Согласно закону, ведение бухучета для ИП не является обязательным. Это приносит большое облегчение частным предпринимателям, поскольку означает, что им не нужно разносить все операции по счетам, формировать баланс и делать проводки. Однако при этом нельзя сказать, что ИП совсем не нужна бухгалтерия. Как гласит закон «О бухгалтерском учете», предприниматель может обходиться без бухучета, если у него организован учет доходов, расходов и других объектов налогообложения.
С чего начинается организация бухучета для ИП
Еще на стадии планирования бизнеса следует предпринять некоторые меры, которые впоследствии позволят организовать хозяйственную деятельность и учет ее показателей на надлежащем уровне.
Выберите налоговый режим, в котором вы будете работать. От него зависит, как будет вестись бухгалтерия для ИП.
Изучите правила организации учета доходов, расходов и других показателей деятельности. При этом важно учитывать, что бухучет для ИП на УСН, общей и других системах налогообложения имеет существенные отличия.
Для самостоятельного приобретения знаний и навыков в этой сфере можно воспользоваться специализированными сервисами и программами.
Ведение бухгалтерского учета ИП в 2018 году
Нужно понимать, что, когда речь идет о частном предпринимателе, нельзя говорить о бухгалтерском учете в классическом виде. Работа бухгалтера в этом случае заключается в основном в осуществлении налогового учета и включает в себя выполнение следующих задач.
Определение доходов, расходов и других объектов налогообложения с целью правильного исчисления и уплаты налогов, а также предоставления налоговым органам возможности проверить, насколько верны расчеты и нет ли переплат либо недоплат.
Расчет и уплата начисленных в соответствии с выбранной системой налогообложения налогов.
Подготовка и подача отчетности по налоговым платежам.
Расчет и уплата налогов, а также взносов по работникам, если ИП использует наемную рабочую силу.
Организация хранения документов, подтверждающих проведенные операции.
Что конкретно необходимо делать бухгалтерии для ИП, непосредственно зависит от выбранного налогового режима и наличия у предпринимателя работников. Согласно действующему законодательству, кроме налогового учета, предусмотрено также обязательное ведение ИП процедуры учета наемных работников и подготовка отчетности по ним. Это еще одна задача бухгалтерии. Кроме этого, следует заниматься первичной документацией, банковскими и кассовыми документами, а также выполнять ряд других задач.
Зачастую предприниматели путают разные виды учета и все их обобщают, называя бухгалтерским учетом. Это неверная трактовка, но она уже вошла в обиход и сегодня широко распространена. Упоминания о бухучете в отношении ИП можно услышать очень часто. Однако следует понимать, что на самом деле скрывается за этой формулировкой, т. е. что ведет ИП (на УСН это будет одна бухгалтерия, а на общей и других системах налогообложения - совершенно иная).
Отвечая на вопрос, как вести учет ИП (на УСН, ОСН и других налоговых режимах) в 2018 году, следует в первую очередь упомянуть о профессионализме. Ведением бухгалтерии ИП на УСН или любой другой системе может заниматься наемный бухгалтер или компания-аутсорсер. При небольшом количестве операций расходы на оплату услуг постоянных специалистов могут быть неоправданными. Если вы готовы к самостоятельной организации учета, мы можем помочь в этом. Чтобы упростить задачу ведения бухгалтерии для ИП, предлагаем воспользоваться подготовленной нами поэтапной инструкцией.
Как ИП вести бухгалтерию самостоятельно
1-й этап. Рассчитайте, какие доходы будет предположительно получать ваш бизнес и какие возможные расходы он будет нести. Эти сведения нужны для определения налоговой нагрузки.
2-й этап. Определите налоговый режим, который больше всего вам подходит. Можно выбрать общую систему налогообложения или одну из специальных (патентную, УСН, ЕСХН или ЕНВД). От этого выбора зависит, какой будет налоговая нагрузка.
3-й этап. Изучите, какой должна быть отчетность по налогам при выбранном режиме. Действующие формы можно найти на нашем сайте.
4-й этап. Решите, будете ли вы нанимать работников или справитесь своими силами. Самый простой бухгалтерский учет у ИП на УСН без работников. Принимая кого-либо на работу, следует понимать, что вы приобретаете статус работодателя и должны будете подавать довольно сложную отчетность, состав которой не зависит от системы налогообложения или количества сотрудников. В 2018 году работодатели подают отчеты в Пенсионный фонд РФ, ФСС и налоговую инспекцию. Кроме того, необходимо обеспечить подготовку и надежное хранение кадровой документации.
5-й этап. Ознакомьтесь с налоговым календарем по своей системе. Если вы не сдадите отчет в срок или не вовремя уплатите налоги, это приведет к начислению штрафа, блокировке счета и другим негативным последствиям.
6-й этап. Определите, как будет осуществляться бухгалтерское обслуживание. Легче организовать бухгалтерский учет ИП на УСН «Доходы», ПСН и ЕНВД, поскольку даже при наличии наемной рабочей силы эти режимы считаются простыми. С такой бухгалтерией индивидуальный предприниматель может справиться самостоятельно. Если же вы работаете на общей системе налогообложения, УСН «Доходы минус расходы» или проводите множество операций, лучше воспользоваться помощью бухгалтера на аутсорсинге.
7-й этап. Обеспечьте оформление и хранение всех относящихся к хозяйственной деятельности бумаг, в частности входящей корреспонденции, первичной документации, отчетности по использованию кассовой техники, кадровой документации, выписок из банка, договоров, документов, в которых зафиксированы расходы, и т. п. Налоговая служба может проверить документы предпринимателя даже на протяжении трех лет после снятия с регистрационного учета.
Бухгалтерия ИП на ОСНО
При выборе общей системы налогообложения организация бухгалтерии будет самой сложной по сравнению с ведением бухгалтерского учета ИП на УСН и при других специальных налоговых режимах. Нужно подавать декларацию 3-НДФЛ по результатам деятельности за год, а также квартальную отчетность по налогу на добавленную стоимость. В некоторых случаях требуется также оформление декларации 4-НДФЛ. Больше всего затруднений возникает с НДС. Учет особенно усложняется в связи с необходимостью возмещения входящего налога и с получением вычетов. Чтобы удобнее было проводить налоговые платежи и перечислять страховые взносы, рекомендуем открыть в банке расчетный счет.
Ведение бухгалтерии ИП на УСН
У бухгалтера ИП на УСН намного меньше хлопот, чем при общем режиме налогообложения. Сдавать нужно только одну годовую декларацию. Учет на упрощенке ведется по-разному в зависимости от того, какой вариант налогообложения выбрал индивидуальный предприниматель: «Доходы», с которых уплачивается 6 %, или «Доходы минус расходы» с уплатой 15 %. Как ИП на УСН «Доходы» стоит вести учет показателей своей деятельности, разобраться несложно. В этом случае расходы никак не влияют на налогообложение.
Перейдем к рассмотрению вопроса, как вести бухгалтерию ИП на УСН «Доходы минус расходы». Основное усложнение по сравнению с УСН с объектом «Доходы» состоит в том, что нужно собирать документы, которые подтверждают расходы предпринимателя. Среди них, к примеру, могут быть кассовые чеки, выписки со счетов, платежные поручения и т. п. База налогообложения уменьшается на их сумму, поэтому налоговики признают заявленные расходы исключительно при условии правильного оформления всех подтверждающих документов. Процедура признания расходов на УСН с объектом «Доходы минус расходы» практически идентична той, что предусмотрена при общем режиме налогообложения. Чтобы от суммы доходов можно было отнять определенные расходы при определении размера налога, они должны иметь обоснование с экономической точки зрения и присутствовать в перечне, содержащемся в статье 346.16 НК.
Все поступления и затраты фиксируются в специальной Книге учета доходов и расходов. Причем упрощенцы, которые платят 6%, учитывают только доходы, а плательщики 15% должны дополнительно учитывать и расходы.
Бланк налоговой декларации по УСН за 2018 год для ИП размещен .
Сроки сдачи отчетности ИП в 2018 году
Календарь бухгалтера для индивидуального предпринимателя содержит сроки подачи деклараций и отчетов. Так, хозяйствующие субъекты, использующие наемную рабочую силу, должны подавать такую отчетность в качестве работодателей, независимо от выбранной системы налогообложения.
В Фонд социального страхования (форма 4-ФСС) - раз в квартал. Сроки подачи отчетности зависят от ее формы. Бумажная предоставляется до 20 января/апреля/июля/октября, а электронная - не позднее 25-го числа этих же месяцев.
В Пенсионный фонд РФ (СЗВ-М, СЗВ-стаж) - ежемесячно до 15 числа следующего за отчетным месяца и до первого марта последующего года соответственно.
В ФНС - квартальная 6-НДФЛ до конца месяца, следующего за отчетным периодом, и квартальный единый расчет по взносам до 30 числа того же периода. Подается также годовая отчетность, 2-НДФЛ и отчет о среднесписочной численности, но в 2018 году этот процесс уже завершен.
Сроки, касающиеся налогообложения, которых следует придерживаться до конца 2018 года, приведены в таблице.
При работе в условиях патентного режима декларации не подаются, а срок оплаты стоимости патента определяется исходя из продолжительности его действия.
Ведение бухгалтерского учета для ИП с помощью сервиса «Моё дело»
Онлайн-бухгалтерия - это удобная программа, которая станет для вас эффективным помощником в вопросах учета результатов хозяйственной деятельности при любой системе налогообложения.
Вам больше не потребуются услуги штатного или стороннего специалиста для выполнения подобных задач. Со всеми операциями вы сможете справляться самостоятельно. Расчеты проводятся автоматически, после чего заполняется отчетность и отправляется в соответствующие ведомства. Система выступает и в роли кадровика, оформляя необходимые документы. При этом каждый ваш шаг сопровождается подсказками, и программа следит за тем, чтобы вы не допустили ошибку. Чтобы получить доступ к сервису и лично оценить все его преимущества, достаточно пройти регистрацию.
Те из вас, кто решил самостоятельно вести учет своего ИП, делают это либо из экономии, либо из любви к бухгалтерии. Последних я видела намного меньше, обычно все-таки хочется сэкономить, особенно начинающим предпринимателям. Есть много реальных вариантов сэкономить, и не попасть впросак.
Почему популярные – чем более популярен сервис, тем больше шансов, что в нем меньше технических недочетов. Почему онлайн – чтобы не быть привязанному к одному компьютеру. Обязательно используйте онлайн-сервисы, чтобы не вести учет вручную на бумажке. Иначе потом при первой же проверке запутаетесь, и придется все восстанавливать уже через профессионала за деньги.
Стоимость основных онлайн-сервисов, позволяющих выставлять документы клиентам, вести учет, составлять и сдавать отчетность, колеблется в пределах 3600-10000 руб. в год.
Из практики: все сервисы имеют бесплатный (демонстрационный) период, в течение которого их можно попробовать и выбрать тот, который будет вам наиболее понятен и приятен.
Постарайтесь не накладывать документы кучей в надежде, что потом разберете аккуратно – не разберете. Лучше сразу неаккуратно кладите в соответствующую папку. Если документы будут не востребованы в дальнейшем, вы не потратите время на разбор. Будут нужны – разберете по необходимости или наймете бухгалтера, который все разложит.
Примерные названия папок:
Закупки . Сюда нужно положить документы от поставщиков товаров, канцтоваров, рекламных материалов и услуг. Если у вас торговля, лучше разделить отдельно "поставщики товаров" и "поставщики услуг". Комплект документов: "акт + счет-фактура + счет" храните вместе, лучше в одном файле. Договоры на разовые поставки можно хранить вместе с комплектом документов. На постоянные (договоры аренды, договор на телефонную связь, интернет) – лучше хранить в отдельной папке.
Поставщики. Постоянные договоры с поставщиками товаров и услуг лучше хранить отдельно, вы к ним будете возвращаться.
Продажи . Сюда нужно складывать все акты с клиентами, которые вы выписываете, с подписью клиента; или накладные на продажу товара. Нужно ли вообще выписывать акты, если вы на УСН 6%? Акт подтверждает, что ваш клиент услугу принял, без акта он может потребовать деньги назад. Счета на оплату распечатывать и складывать в папку не нужно, счет не несет в себе бухгалтерской функции. Если он когда-либо потребуется, вы сможете его распечатать из онлайн-сервиса.
Клиенты . Если вы оказываете регулярные услуги (например, услуги SEO, или услуги по подбору персонала), то договор является важнейшим документом, его обязательно нужно иметь подписанным с обеих сторон и сложенным в эту папку. Договор нужен, чтобы защитить ваши права в споре с клиентом и в суде.
Госорганы . Даже если вы сдаете отчетность электронно, всегда может появиться какой-то отчет в бумажном виде. Его лучше хранить в отдельной папке. Также сданную отчетность лучше дублировать и хранить отдельно от онлайн-сервиса. Мы в таких случаях отчетность храним в файле формата *.pdf, в котором собран сам отчет и квитанции-подтверждения сдачи. Такие файлы мы храним на отдельном сервере. Если вам сложно организовать такое, лучше распечатайте отчет с подтверждениями, и сложите в папку, это надежнее.
Что не надо распечатывать и хранить: счета (они не несут бухгалтерских последствий), банковские платежки и выписки (они есть в банке электронно, и загружены в ваш онлайн-сервис).
Из практики: если вам сложно вести столько папок, а документов мало, тогда купите одну большую архивную папку (ее еще называют "корона") и складывайте документы туда. Можно даже не сортировать. Как минимум, вся бухгалтерия у вас будет в одном месте.
Делайте сверку не реже одного раза в год, примерно через неделю после крайнего срока сдачи отчетности и уплаты налога (на УСН берите сверку 10 мая). Проверьте, чтобы не было задолженности по уплате налога.
Свериться можно следующими способами:
На сайте nalog.ru в личном кабинете. Здесь вы получите выписку операций по расчетам с бюджетом. На мой взгляд, не особо информативный документ для самостоятельного использования.
Запросить сверку в используемом онлайн-сервисе. Если ваш онлайн-сервис – это не позволяет, купите другой. Если вы только приобретаете такой сервис впервые, проверьте сразу у него наличие такой опции.
Не стесняйтесь, не тушуйтесь. Консультируйтесь везде, где есть возможность легально задать свой вопрос и получить ответ. На специализированных форумах , в Facebook и в других соцсетях. Очень много нюансов и подводных камней даже у простого ИП на УСН 6%.
При этом всегда учтите, что консультанты могут ошибаться. Как и умные статьи на популярных сайтах, которые устаревают. Отделяйте актуальное от устаревшего.
Сроки сдачи отчетности иногда меняют. Следить удобнее всего через налоговый календарь, такие есть на многих сайтах. Выбирайте популярные и известные сайты – больше шансов, что календарь правильный. В идеале – ищите налоговый календарь на сайте ФНС России.
Налоги – это как квартплата: заплатишь невовремя, и потом постоянно будут вылезать копеечные пени, недоимки, зачеты-перезачеты. Если вы любитель закрытых гештальтов, то не нарушайте сроки оплаты.
Так, например, декларацию по УСН за 2016 год нужно сдать до 2 мая 2017 года (), а налог уплатить до 25 апреля, 25 июля, 25 октября 2016 года и 2 мая 2017 года ().
Скорее всего, если вы не бухгалтер, вам будет сложно отследить все изменения и изучить правила, и вы можете попасть на штрафы.
Многие коммерсанты, открывая свой бизнес, не уделяют достаточного внимания ведению бухгалтерского, налогового, кадрового учета. Следует задуматься о серьезных последствиях в случае неправильного документооборота на предприятии. Фискальные органы могут начислить большие штрафы, пени за отсутствие требуемых бумаг и деклараций. Чтобы избежать такой ситуации, нужно знать, как организовать систему бухгалтерского учета в зависимости от выбранной схемы налогообложения, какие документы сдавать сотрудникам Федеральной налоговой службы (далее – ФНС).
Согласно положениям Федерального закона от 6.12.2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", индивидуальным предпринимателям (далее – ИП), допускается не применять сложную систему документооборота и бухучета с зачастую непонятными операциями и проводками. Многие коммерсанты ошибочно трактуют это постановление как разрешение не заниматься совсем бухучетом, ограничиваясь регулярным заполнением Книги учета доходов и расходов (далее – КУДиР). Между тем, налоговую отчетность предпринимателю сдавать придется, а для этого требуется ведение первичной документации.
Оформление бухгалтерского учета ИП, нюансы и особенности делопроизводства напрямую связаны с выбираемой бизнесменом системой обложения налогами. Если предприниматель предпочел один из льготных спецрежимов, то управлять документооборотом проще. Если выбрана основная система налогообложения (далее – ОСНО), то не обойтись без квалифицированных специалистов, которые смогут рассчитать уплачиваемый и вычитаемый налог на добавленную стоимость (далее – НДС).
Чтобы грамотно и верно рассчитать налоговую базу для выплаты сборов государству, взносов в федеральные фонды, требуется постоянно учитывать первичную документацию. Если предприниматель нанимает работников, то бухгалтерский учет для ИП усложняется, поскольку потребуется начислять налоги за работников, уплачивать их ФНС, сдавать своевременно декларации и отчетность проверяющим органам.
В обязанности любого предпринимателя входит ведение КУДиР в бумажном или электронном варианте. Если бизнесмен предпочитает вручную заполнять книгу, то потребуется пронумеровать все страницы, сшить их, скрепить печатью. В документе отражается информация обо всех хозяйственных операциях, проводимых компанией – приходе наличных и безналичных средств, понесенных расходах. КУДиР служит объектом проверки налоговой службы. Грамотность и правильность бухучета могут проверить в течение трех лет после официального закрытия фирмы.
Освобождены от ведения КУДиР только предприниматели, применяющие Единый налог на вмененный доход (далее – ЕНВД), все прочие бизнесмены обязаны представлять налоговой службе данный документ. Если же предприниматель «сидит» на ОСНО, то придется вести учет всех первичных документов, счетов-фактур с НДС, осуществлять бухгалтерские проводки, связанные с начислением и вычетом этого налога. Основная система налогообложения предусматривает уплату налогов на прибыль, имущество, которые придется рассчитывать отдельно, определяя базу для исчисления сборов.
Ведение документации, необходимой для исчисления и уплаты необходимых сборов называется налоговым учетом. Зачастую бизнесмены объединяют бухгалтерский и налоговый учет, поскольку ведение внутреннего делопроизводства напрямую связано с начислением и выплатой взносов в бюджеты всех уровней. Чтобы заниматься исчислением и уплатой требуемых сборов, нужно досконально изучить, какая отчетность требуется в применяемой системе налогообложения.
Если коммерсант неграмотно составляет официальные бумаги, злоумышленно или ненамеренно вводит в заблуждение ФНС, предоставляя неверную отчетность, занижает базу для исчисления налогов, то придется нести ответственность. Законодательство предусматривает суровые меры наказания для предприятий, неправильно организовавших бухучет в организации, вплоть до уголовного преследования, если есть свидетельства наличия недоимки по уплате налогов свыше 600 т.р. Судебные приставы могут конфисковать не только имущество фирмы, но и личную собственность хозяина.
Поскольку грамотно организованный бухучет имеет предпринимателя для огромное значение, то сразу после проведения процедуры регистрации и выбора системы налогообложения (далее – СН), коммерсанту следует определиться, как он будет осуществлять документооборот, следить за правильностью начисления налогов и сборов. Есть три варианта ведения коммерсантом бухучета:
Льготные СН предусматривают облегченное ведение документации. Для уменьшения затрат можно самостоятельно вести делопроизводство. Ведение бухгалтерии ИП на УСН предусматривает последовательное и планомерное заполнение КУДиР, фиксацию первичной отчетности. Если бизнесмен применяет ЕНВД, то бухучет упрощается. КУДиР вести не нужно, можно ограничиваться лишь фиксацией документации, служащей базой для исчисления основного налога.
Самостоятельное ведение официальных бумаг выгодно с финансовой точки зрения – бизнесмен не тратит деньги на наем работников, которым можно поручить такую задачу. Переход на сервисы онлайн-бухгалтерии сильно упрощает бухучет компании. Выбранная система обходится дешевле, чем услуги приходящего или постоянно работающего в штате организации сотрудника, но следует трезво относиться к своим возможностям по ведению делопроизводства компании. Самостоятельное ведение бухучета для ИП трудоемкое, чревато ошибками при начислении налогов.
Если хозяин предприятия не хочет или не имеет времени для того, чтобы самому отладить бухучет фирмы, то следует нанять квалифицированного специалиста, разбирающегося во всех нюансах, сложностях выбранной коммерсантом СН, ориентирующегося в последних изменениях законодательства, знающего сроки отчисления платежей по сборам и налогам. Привлечение к работе опытного бухгалтера поможет работодателю сэкономить денежные ресурсы, поскольку стоимость сотрудничества с одним человеком гораздо ниже, чем передача делопроизводства на аутсорс.
К выбору сотрудника, отвечающего за бухучет для ИП, нужно подойти ответственно, учитывая все последствия от некачественной и неграмотной работы. Стоимость услуг наемного бухгалтера по России колеблется в пределах 40-60 тыс. рублей. Можно договориться о сдельном выполнении обязанностей, например, сдаче отчетности в установленные сроки, а в обычное время вести бухучет самостоятельно.
Самый простой способ вести бухучет индивидуальному предпринимателю – полная передача делопроизводства «на откуп» компании, целенаправленно занимающейся ведением налогового и бухгалтерского учета. Такой способ приемлем, если хозяину некогда заниматься документооборотом, он хочет потратить свое время на решение более важных хозяйственных или финансовых вопросов. Специализированные фирмы будут вести учет «с нуля» и сдавать отчетность налоговой инспекции согласно установленным срокам.
Преимуществом сотрудничества с аутсорсинговой компанией является то, что бизнесмену не нужно беспокоиться о том, как заполняются налоговые декларации и перечисляются платежи в бюджеты всех уровней. Ответственность за бухучет для ИП берет специализированная организация. Недостатком такой формы ведения отчетности является то, что руководитель предприятия полностью «выключен» из процесса формирования официальных бумаг. Кроме того, стоимость услуг аутсорсинга гораздо дороже найма бухгалтера. За полное ведение бухучета придется отдать в Москве около 100 т.р.
Правильно организованный документооборот фирмы – залог успешной хозяйственной и финансовой деятельности, поэтому следует внимательно отнестись к ведению бухучета для ИП. После проведения процедуры регистрации бизнесмену отводится месяц на выбор СН, иначе ФНС автоматически переводит предпринимателя на ОСНО. Продумать все нюансы и мелочи ведения бухучета следует заранее, изучая принципы отчисления налогов, взносов. Действовать нужно в такой последовательности:
Чтобы грамотно выбрать подходящую СН, налогоплательщику нужно определиться с ее основными элементами. Согласно законодательству, учитываются такие факторы:
Чтобы подобрать СН, нужно ориентироваться на такие критерии:
Государственными нормативными постановлениями предусматривается ведение КУДиР в бумажном или электронном виде. Предприниматель на любой СН обязан вести документацию, фиксируя поступления и расходы, делая отметки о первичных приходных и расходных ордерах, счетах-фактурах, накладных, свидетельствующих о закупках, движении денежных средств на расчетном счету. Кроме этого, в обязанности коммерсанта вменяется аналитический учет прибыли и убытков, необходимый для правильного начисления налоговых платежей.
Если ИП ведет бухучет с применением ОСНО, то, помимо КУДиР, нужно учитывать всю первичную документацию по налогу на добавленную стоимость, анализировать поступающие и выписываемые счета-фактуры, где заложен НДС, с регистрацией в соответствующем журнале. Обеспечение ведения КУДиР очень важно – на основе имеющихся в книге сведений, коммерсант сдает налоговую декларацию 3-НДФЛ в конце отчетного периода. Если ИП работает с наличными средствами, нужно вести кассовую книгу с учетом всех приходных и расходных ордеров.
Если бизнесмен нанимает работников, то, для верного исчисления взносов в фонды и налоговых платежей, необходим грамотно поставленный кадровый учет сотрудников. Трудовым законодательством предусмотрена ответственность для ИП, пренебрегающих ведением необходимой документации. При приеме гражданина на работу предприниматель обязан совершить следующие действия:
При найме гражданина на работу, ИП обязан выдавать ему заработную плату с начислением НДФЛ, взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации (далее - ПФ РФ), Фонд социального страхования (далее - ФСС), Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС). Все выплаты по начисленным сборам проводятся ежемесячно, до 15 числа следующего отчетного периода.
Сведения о наемных работниках, учитывая трудовые договора, личные карточки, приказы о назначении на должность, переводе, увольнении, взысканиях, должны храниться не менее 75 лет. Копии и оригиналы трудовых книжек, которые не пригодились трудящимся, берегутся 50 лет. После ликвидации предприятия, работодатель обязан сдать все сведения о нанимавшихся гражданах в архив. Срок хранения данных о работодателе не ограничен.
Коммерсанту придется вести бухучет и предоставлять сразу несколько форм отчетности в ФНС, не забывая оформлять декларации в сроки, установленные законодательством. Если у ИП есть работники, то надлежит сдавать следующие официальные бумаги:
Если не хочется тратить финансы на наем офисного сотрудника или передавать документы аутсорсинговой фирме, то можно доверить бухучет и администрирование ИП электронным программам, связанным с автоматизацией бухгалтерии. Можно воспользоваться онлайн-сервисами «1С: Предприниматель» или системой «Мое дело». Электронные технологии предлагают ИП следующий инструментарий для ведения бухучета:
При всем удобстве электронных сервисов для бухгалтерского учета, коммерсанту придется понести затраты – купить программу, заплатить за ее установку, постоянно вносить абонентскую плату, приобретать обновления. Если была выбрана покупка патента или ЕНВД, то можно управлять делопроизводством самостоятельно, без использования автоматических сервисов. Учет по ОСНО сложный, отнимает много времени, поэтому практичней будет использовать труд наемных работников или аусторсинговых фирм, а не приобретать спецпрограммы.
Около 70% предпринимателей России предпочитают вести бухгалтерский учет, пользуясь УСН. Данная схема отчисления сборов отличается простотой – от бизнесмена требуется оформление КУДиР, грамотная фиксация первичной документации, начисление заработной платы работникам со своевременными налоговыми платежами. Выплата единого сбора по УСН заменяет НДС, налоги на прибыль и имущество.
Есть два варианта системы – «Доходы» и «Доходы минус расходы». Если ИП выбирает первую схему, то в КУДиР учитываются только поступающая выручка, от которой требуется уплатить 6% государству. Если был предпочтен второй вариант, то документация должна учитывать выручку, расходы. От разницы между этими двумя показателями требуется заплатить 15%. Надлежит внимательно следить за учетом расходов, поскольку, согласно положениям законодательства, не все затраты относятся к ним.
Коммерсант, использующий ЕНВД, может не оформлять КУДиР. Для исчисления основного налога государство требует выдачу данных, характеризующих работы или услуги, оказываемые компанией. К ним относится вид деятельности, общая площадь помещения, количество нанимаемых работников, размер предполагаемой прибыли. Налоговая база учитывает данные показатели. Общая сумма платежа фиксированная, зависит от применяемых региональных и районных повышающих или понижающих коэффициентов. Сдавать отчеты по ЕНВД требуется поквартально, до 20 числа следующего месяца.
Выбранная система обложения налогами обязывает сдавать декларации, иную официальную документацию инспекции федеральной налоговой службы (далее - ИФНС) «за себя» согласно установленным срокам. Виды отчетности, в зависимости от принятой СН, можно увидеть в нижеприведенной таблице:
| Вариант схемы обложения налогами | Декларация по основному сбору | ||
В 2019 году годовой размер платежей, которые обязан отчислять предприниматель за себя ПФ РФ и Фонду обязательного медицинского страхования (далее - ФОМС), изменился. Государством установлены фиксированные суммы следующей величины:
Взносы выплачиваются ежегодно, не позднее 31 декабря текущего отчетного периода. Если, согласно отчетным данным, размер доходов коммерсанта выше 300 т. рублей, то придется отчислять Пенсионному фонду дополнительно 1% от суммы, превышающей этот показатель, начиная с момента фиксации разницы. Максимальный размер взносов ПФ РФ не должен превышать 186 тыс. рублей.
Если бизнесмен принимает на работу физических лиц, то является работодателем. Вне зависимости от схемы обложения налогами, требуется предоставлять отчетность за работников в ИФНС и федеральные фонды. Виды деклараций за сотрудников можно увидеть в нижеприведенной таблице:
Правильное ведение бухгалтерского учета предпринимателем предусматривает своевременные авансовые и итоговые перечисления установленных сборов. Для каждой СН есть свои сроки погашения задолженности по выплатам. Ознакомиться с датами перечисления платежей и подачи отчетов можно в нижеприведенной таблице:
| Название СН | 6 месяцев | 9 месяцев | 12 месяцев |
|
Для учета при обычной системе налогообложения используется книга доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утвержденная утвержденный приказом Минфина РФ и МНС РФ от 13 августа 2002 г. № 8 бн/БГ-3-04/430. В нем также урегулирован порядок ведения этой книги доходов и расходов.
Обратите внимание! Пункт 13 и пп.1-3 пункта 15 признаны несоответствующими Налоговому кодексу РФ и недействующими (решение ВАС от 08.10.2010 № ВАС-9939/10)
Для субъектов, применяющих упрощенную систему налогообложения, предусмотрено ведение Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения. Книга и Порядок отражения в ней хозяйственных операций утверждены Приказом Минфина РФ от 22 октября 2012 г. № 135н.
Для индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН на основе патента, предусмотрена книга учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента. Книга и Порядок отражения в ней хозяйственных операций так же утверждены Приказом Минфина РФ от 22 октября 2012 г. № 135н.
Не урегулирована ситуация с порядком ведения учета имущества, обязательств и хозяйственных операций субъектами, уплачивающими единый налог на вмененный доход и единый сельскохозяйственный налог. Дело в том, что в соответствии с Налоговым кодексом, данные налогоплательщики должны вести учет доходов и расходов. Но утвержденной формы ведения учета для них не установлено. Таким образом, в соответствии с законом о бухгалтерском учете, учет доходов и расходов они ведут в соответствии с налоговым законодательством. Но налоговое законодательство этот вопрос оставляет без внимания. Не могут они вести учет и в соответствии с книгой учета доходов и расходов для индивидуальных предпринимателей - плательщиков налога на доходы физических лиц, поскольку в "Порядке учета" прямо указано, что он не распространяется на доходы индивидуальных предпринимателей, по которым применяется упрощенная система налогообложения, учета и отчетности, предусмотренная для субъектов малого предпринимательства, а также на доходы, по которым уплачиваются единый налог на вмененный доход и единый сельскохозяйственный налог.
Вместе с тем, пунктом 7 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ предусматривается обязанность плательщика единого налога на вмененный доход вести учет имущества, обязательств и хозяйственных операций.
Поскольку величина полученных доходов и произведенных расходов не влияют на исчисление единого налога на вмененный, поэтому налоговый учет тех показателей, которые на величину взимаемых налогов не влияют, вряд ли можно признать целесообразным. Данный вывод подтверждает и тот факт, что индивидуальные предприниматели, уплачивающие единый налог по упрощенной системе с доходов, не отражают в Книге доходов и расходов произведенные ими расходы.
В то же время, плательщикам единого налога на вмененный доход необходимо вести учет тех показателей, которые используются при исчислении налогооблагаемой базы по этим налогам. Если учет этих показателей не производится, индивидуальные предприниматели могут быть привлечены к ответственности за непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля.
Например, для расчета ЕНВД при бытовых услугах, используется физпоказатель – количество работников. Поэтому предприниматель должен вести табели учета рабочего времени и рассчитывать среднесписочную численность для правильного расчета налога.
При некоторых видах деятельности учитывать в общем то и нечего. Например, в розничной торговле в магазине. Для расчета налога нужны только правоустанавливающие документы на этот магазин (например, договор аренды)
При ведении учета при ОСНО и УСН надо учитывать следующее:
Индивидуальные предприниматели должны обеспечивать полноту, непрерывность и достоверность учета всех полученных доходов, произведенных расходов и хозяйственных операций при осуществлении предпринимательской деятельности.
В Книге учета отражаются имущественное положение индивидуального предпринимателя, а также результаты предпринимательской деятельности за налоговый период.
Учет доходов и расходов и хозяйственных операций ведется индивидуальными предпринимателями путем фиксирования в Книге учета информации о полученных доходах и произведенных расходах в момент их совершения позиционным способом.
Все хозяйственные операции, проводимые предпринимателем, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется налоговый учет.
На местах налоговые органы часто требуют от физических лиц, чтобы при документальном оформлении товарных операций они использовали унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций". Такие требования, как правило, не обоснованы, так как в п.2 этого постановления указано, что данные формы предназначены для юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность в отраслях экономики. Это означает, что физическими лицами они могут не применяться (или применяться добровольно и выборочно). В то же время в Порядке установлено, что индивидуальные предприниматели должны использовать первичные документы утвержденной формы. Во избежание лишних споров с налоговыми инспекторами, унифицированные формы по торговым операциям лучше применять, тем более что вашим покупателям-организациям они для учета необходимы.
Книги учета могут вестись как на бумажных носителях, так и в электронном виде. При ведении Книги учета в электронном виде индивидуальные предприниматели обязаны по окончании налогового периода вывести ее на бумажные носители. ИП на ОСНО должны книгу учета заверить в налоговой инспекции, ИП на УСН и ПСН делать этого не должны.
Вовремя и правильно составленная отчетность — необходимое условие для успеха любого, и малого, и среднего бизнеса. Итак, какие документы должны быть у ИП? Какая отчетность должна вестись им как работодателем? Во избежание проблем, самое важное - знать правильные ответы на все эти вопросы, а также быть способным предъявить все необходимые данные в свой срок и в корректном формате.
В сравнении с различными трудностями предпринимательской деятельности, регистрация ИП является достаточно простой и быстрой процедурой. Это предполагает точное соблюдение правил, при выполнении которых желающий стать бизнесменом приобретает свой заветный статус в течение 3 дней. На первый взгляд кажется, что самое трудное позади, и вы можете спокойно начинать заниматься выбранным видом деятельности, но, разумеется, это только начало. Параллельно со статусом ИП вы возлагаете на себя ответственность за грамотность составления отчетности в указанные сроки, которая должна быть оформлена в пределах специфики вашего бизнеса.
Какие документы должны быть у ИП? Этот вопрос интересует многих. Список необходимых бумаг, которые обязан вести ИП, бывает определить довольно проблематично, так как он зависит от ряда факторов, таких как сфера деятельности вашего бизнеса, место регистрации организации, условия труда и т.д.
Ниже приведен перечень документов, которые необходимо иметь каждому индивидуальному предпринимателю:
Как бы там ни было, прежде чем приготовить полный список всех документов, нужно сразу четко определиться с тем, какой способ налогообложения вам наиболее удобен, а также планируется ли в вашей компании организация рабочих мест.
Наиболее лояльный путь ведения своего дела — ИП без найма сотрудников. В подобной ситуации вы сами выступаете для себя хозяином по ведению дел. На фоне этого вы не обязаны каждый месяц платить заработную плату персоналу. Что не менее важно, нет необходимости вести дополнительную отчетность. Но все же полностью избежать ответственности перед государством не выйдет. Ведь налоговые обязательства выполнять придется.
Попав в предпринимательскую деятельность, вы сразу становитесь перед выбором: то ли осуществлять свою деятельность в стандартном, то ли остановиться на одном из подходящих налоговых режимов. Каждому из таких вариантов соответствует свой метод отчетности. Рассмотрим, какие документы должны быть у ИП при стандартном налоговом режиме.
В тех случаях, когда предприниматель останавливает свой выбор на стандартном налоговом режиме, он должен в указанный срок представлять в налоговые органы следующие документы:
Декларация в форме 3-НДФЛ:
ИНН ИП - основной документ, но что еще ему необходимо?
Декларация, имеющая форму 4-НДФЛ:
Декларация по НДС:
Книга покупок НДС. Речь идет о примерах отражения записей по книгам продаж и счетам-фактурам, где отмечаются коды видов операций.
Так называемая книга по учету хозяйственных операций, расходов и доходов - КУДиР.
Документы, необходимые для ИП, зависят от многих нюансов. Налоговый режим по отчетности считается наиболее простым в понимании. Но он не всегда оказывается выгодным. Для упрощения деятельности малых предпринимателей законодательство Российской Федерации ввело различные налоговые режимы. Рассмотрим их ниже.
Наиболее распространенный и упрощенный из всех режимов — система налогообложения (УСН), заменяющая три налога сразу. УСН не обременяет предпринимателей необходимостью платить начисления по имуществу, НДС и НДФЛ. Прочие же налоги должны быть оплачены в порядке, предусмотренном для индивидуальных предпринимателей в рамках общего налогового режима.
Основными документами, которые обязаны вести бизнесмены на УСН, выступают налоговая декларация и КУДиР.
Это отдельно разработанный налоговый режим исключительно для тех предпринимателей, которые связаны с сельскохозяйственной продукцией. В случае если ИП относят к категории Единого налога по сельскому хозяйству (ЕСХН), то он становится обязанным вести такие же документы, как и предприниматели при упрощенной системе налогообложения, а именно декларацию и КУДиР.
Если вы выбираете Единый налог на вмененный доход (ЕНВР), независимо от размеров вашего заработка вы станете оплачивать установленные 15% от вмененных доходов. Выбрав эту систему отчетности, из общего перечня документов нужно представлять:
Очередной вид режима налогообложения — патентная система (ПСН). Патентная стоимость обычно зависит от типа деятельности предпринимателя. Но обязательным документом всегда выступает Книга учета доходов и патент на год для ИП.
Подробную информацию о различных налоговых режимах для ИП всегда можно прочитать на официальном сайте ФНС. Для этого нужно зайти в специальный раздел с информацией о документах по налогообложению, которые обязан представлять каждый бизнесмен, ведущий свою деятельность на территории России.
Когда бизнес невозможен без привлечения дополнительной рабочей силы, становится необходимым ведение дополнительных документов. Наем граждан на работу влечет за собой дополнительную ответственность и составление соответствующей отчетности.
Начав заниматься собственным бизнесом, вы попадаете под постоянный контроль Фонда социального страхования (ФСС) и, конечно же, Федеральной налоговой службы Российской Федерации (ФНС).
Каждый из этих органов ждет от индивидуального предпринимателя, являющегося работодателем, представления определенного перечня отдельных документов.
Федеральной налоговой службе требуются от ИП с наемными работниками данные по форме 2-НДФЛ до 1 апреля следующего года. Кроме того, необходимо сообщать количество работников до 20 января. В случаях закрытия предпринимательской деятельности информация о численности сотрудников подается до даты снятия с учета.
В Фонд социального страхования отправляют отчетность в формате 4-ФСС. Предоставление информации осуществляется в бумажном виде не позднее начала второй декады месяца. Кроме того, передача данных возможна в электронном виде.
Пенсионный фонд России требует информационный документ по форме РСВ-1. В нем необходимо указать данные в целом по предприятию и информацию индивидуального учета по каждому отдельному наемному работнику.
Выписка из ЕГРИП для ИП - также один из самых важных документов.
Каждый предприниматель как работодатель обязан иметь следующие кадровые документы:
Кроме того, для общего соблюдения кадровой системы требуется наличие таких отчетных документов, как штатное расписание, табель регистрации времени, проведенного на работе, график отпусков, расходная книга, а также книга по учету трудовых.
На самом деле оформление нового сотрудника на работу в частный бизнес не столь сложная процедура. Главное — это осуществлять полный документооборот и правильно вести кадровый учет. А своевременное заполнение всех форм по трудоустройству даст шанс избежать неприятных проблем с контролирующими государственными органами и самими сотрудниками.
Пользуясь вышеприведенным списком, всегда можно проверить, все ли документы имеются в наличии. Также это позволит понять, какие из них только предстоит получить. Опытные предприниматели отмечают, что следует даже завести для себя папку официальных документов индивидуального предпринимателя. Это непременно станет весьма удобным инструментом в ведении своего бизнеса и позволит контролировать любую ситуацию, что упростит взаимодействие с государственными органами. Кроме того оставит время на реализацию собственных новшеств как бизнесмена. Вот какие документы должны быть у ИП.
