Поскольку информация о начислении отпускных пользуется на нашем сайте и форуме большой популярностью, мы решили составить для начинающих бухгалтеров небольшую памятку с примерами расчетов. В статье показано, как вычислить отпускные в двух случаях: когда расчетный период отработан полностью и когда в расчетном периоде были исключения. Также в статье есть ответ на вопрос, почему среднемесячное число календарных дней равно 29,3.
Для того, чтобы рассчитать отпускные (или компенсацию за неиспользованный отпуск), необходимо определить величину среднего дневного заработка. При ее вычислении нужно использовать некий коэффициент, который называется «среднемесячное число календарных дней». Этот коэффициент неизменный, и его значение всегда равно 29,3 (ст. ТК РФ).
Чем обусловлена данная цифра? Она представляет собой количество календарных дней в году, уменьшенное на число нерабочих праздничных дней и деленное на 12 месяцев.
Средний дневной заработок = заработок за расчетный период: 12: среднемесячное число календарных дней
Приведем пример.
Пример 1
Работник уходит в очередной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Заработок за расчетный период составляет 780 000 руб. Бухгалтер вычислил, что средний дневной заработок равен 2 218,43 руб. (780 000 руб.: 12 мес.: 29,3). Значит, сумма отпускных — 31 058,02 руб. (2 218,43 руб. × 14 дн.).
В расчетном периоде работник мог быть, например, на больничном. Это время из расчетного периода исключается (п. 5 Положения).
Формула для расчета среднего дневного заработка в такой ситуации будет следующей:
Средний дневной заработок = выплаты, которые включаются в расчет среднего заработка: (среднемесячное число календарных дней × количество полностью отработанных месяцев + количество отработанных календарных дней в неполных месяцах)
Приведем примеры расчетов.
Пример 2
Оклад работника составляет 20 000 рублей. Работник подал заявление о предоставлении ему отпуска с 8 июля 2019 года на 14 календарных дней. Расчетный период — с 1 июля 2018 года по 30 июня 2019 года. При этом в апреле 2019 года работник брал больничный на 10 дней (с 1 по 10 апреля). Поэтому за апрель 2019 года он получил зарплату в общей сумме 13 000 рублей.
Шаг 1. Определяем выплаты, которые включаются в расчет.
20 000 руб. × 11 мес. = 220 000 руб. (общая сумма выплат за полностью отработанные 11 месяцев, кроме апреля).
За апрель 2019 года работнику выплачено 13 000 рублей. Поэтому для расчета принимается сумма 233 000 руб. (220 000 руб. + 13 000 руб.).
Шаг 2. Определяем количество отработанных календарных дней в неполных месяцах.
Апрель 2019 года отработан не полностью. Всего в апреле 30 календарных дней, а на отработанные дни (с 11 числа, когда работник вышел на работу после болезни) приходится 20 календарных дней (30 дн. - 10 дн.).
Для определения количества отработанных дней в апреле используем формулу:
29,3 дн.: количество календарных дней в месяце, когда работник был на больничном × количество календарных дней в месяце, которые приходится на отработанное время в этом месяце.
Итого в апреле 2019 года отработано 19,5333 дн. = 29,3 дн.: 30 дн. × 20 дн.
Шаг 3. Определяем средний дневной заработок.
Теперь применяем полученные значения в приведенной выше формуле. Итого средний дневной заработок составит 681,6187 руб. (233 000 руб.: (29,3 × 11 мес. + 19,5333 дн.)).
Шаг 4. Определяем размер отпускных.
Работник уходит в отпуск на 14 календарных дней. Значит, сумма отпускных составит 9 542,66 руб. (681,6187 руб. × 14 дн.).
Как определить расчетный период для начисления отпускных?
Что необходимо учитывать при расчете среднего дневного заработка?
Нестандартные ситуации при расчете компенсации за неиспользованный отпуск: как выйти из положения?
Предоставляя работнику очередной отпуск, необходимо учитывать следующее:
3 случая, когда замена отпуска компенсацией недопустима (ст. 126 ТК РФ):
работник — беременная женщина;
несовершеннолетний;
занят на работах с вредными или опасными условиями труда.
Право на первый ежегодный отпуск на новом месте работы возникает у сотрудника через шесть месяцев непрерывной работы в компании (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Однако по согласованию с руководством отпуск может быть предоставлен авансом.
Обратите внимание!
Право на отпуск при длительности трудовой деятельности менее 6 месяцев должно быть предоставлено:
несовершеннолетним лицам (ст. 122, 267 ТК РФ);
женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него или по окончанию отпуска, связанного с уходом за ребенком (ст. 122, 260 ТК РФ);
работающим, усыновившим ребенка возрастом до 3 месяцев;
в других случаях, предусмотренных законодательством.
Отпуска предоставляются на основании графика отпусков. В соответствии с требованиями законодательства в графике отпусков указываются порядок и время предоставления отпусков работникам на будущий год. Он должен быть утвержден не позже 17 декабря ежегодно.
Работник о времени начала предстоящего отпуска должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
В этом случае для расчета отпускных используется формула:
Сумма отпускных = Среднедневной заработок × Количество календарных дней отпуска.
Среднедневной заработок (ЗП ср) рассчитывается по формуле:
ЗП ср = ЗПф / 12 / 29,3,
где ЗП ф — сумма фактически начисленной заработной платы за расчетный период;
12 — количество месяцев, которое надо брать при расчете отпускных;
29,3 — среднее количество дней в месяце.
Коэффициент 29,3 применяется лишь в том месяце, который отработан полностью в расчетном периоде.
Предположим, сотрудник учреждения идет в очередной отпуск с 01.07.2015 на 28 календарных дней. Расчетным периодом для начисления отпуска — с 01.07.2014 по 30.06.2015. Работник отработал его полностью. В этот период сотруднику начислена заработная плата, принимаемая для расчета, в размере 295 476 руб. Рассчитаем сумму начисленных отпускных за 28 календарных дней:
(295 476 руб. / 12 мес. / 29,3) × 28 = 23 530,51 руб.
______________________
На самом деле редко так бывает, что сотрудник отработал полностью весь расчетный период: в течение года он может находиться какое-то время на больничном, в командировке, очередном отпуске, отпуске без сохранения заработной платы и т. д.
Предположим, что сотрудник отработал не весь месяц. В этом случае количество календарных дней в неполном календарном месяце надо пересчитать по формуле:
Д м = 29,3 / Д к × Д отр,
где Д м — количество календарных дней в неполном месяце;
Д к — количество календарных дней этого месяца;
Д отр — количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Для расчета среднедневного заработка для оплаты отпусков в случае, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из этого периода исключалось время, когда работнику начислялся средний заработок, используется формула:
ЗП ср = ЗП ф / (29,3 × М п + Д н),
где ЗП ср — среднедневной заработок,
ЗП ф — сумма фактически начисленной зарплаты за расчетный период,
М п — количество отработанных полных календарных месяцев,
Д н — количество календарных дней в неполных календарных месяцах.
Пример 2
Работник ушел в очередной отпуск продолжительностью 28 дней с 07.09.2015. В расчетном периоде с 01.09.2014 по 31.08.2015 он находился на больничном с 16 по 19 марта 2015 г., а с 23 по 28 апреля был в командировке.
В расчетном периоде сотруднику начислена заработная плата в сумме 324 600 руб. (без учета выплат по больничному листу и командировочных).
Рассчитаем сумму отпускных.
Сначала определим количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в марте и апреле 2015 года:
Определим средний заработок для оплаты отпуска:
324 600руб. / (29,3дн. × 10 + 25,52 + 23,44) = 949,23 руб.
Сумма начисленных отпускных составит:
949,23 руб. × 28 дн. = 26 578,44 руб.
_______________________
Предположим, врач-эпидемиолог Ильин С. А. уходит в дополнительный отпуск с 03.08.2015 на 14 календарных дней. Расчетный период — с 01.08.2014 по 31.07.2015. В этот период он уже находился в отпуске с 9 по 31 января 2015 г.
Начисления в январе у сотрудника отсутствуют, а дни этого месяца (их 8 в нашем случае), которые не вошли в период отпуска, следует учитывать.
С учетом вышесказанного определим количество календарных дней для расчета дополнительного отпуска.
Сначала подсчитаем количество календарных дней в расчетном периоде:
(29,3 × 11 мес. + 29,3 / 31 × 8) = 329,86.
Начисленная зарплата за расчетный период без отпускных составляет 296 010 руб. Рассчитаем сумму полагающихся отпускных:
296 010 / 329,86 × 14 = 12 563,33 руб.
__________________
По правилам расчет отпускных производится исходя из зарплаты за 12 месяцев, предшествующих отпуску. Если женщина берет очередной оплачиваемый отпуск сразу после отпуска по уходу за ребенком, то, соответственно, доходов за последний год у нее нет. В данной ситуации для расчета отпуска следует брать 12 месяцев, предшествующих периоду, который исключается из расчетного периода, то есть 12 месяцев, предшествующих ее декрету (Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (в ред. от 15.10.2014)).
Если заработка у сотрудника вообще не было (например, работник идет в отпуск сразу после перевода из другого учреждения), отпускные рассчитываются исходя из оклада.
Повышение зарплаты влияет на расчет отпускных в случае если это произошло:
Если зарплата была повышена для всех сотрудников учреждения, то прежде чем произвести расчет среднего заработка, следует проиндексировать его ставку и все надбавки к ставке, которая была установлена в фиксированном размере.
Период повышения зарплаты влияет на порядок индексации. Выплаты принято индексировать на коэффициент повышения. Для определения суммы отпускных находим коэффициент (К):
К = Зарплата каждого месяца за расчетный период / Месячный заработок на дату ухода в очередной отпуск.
В случае если зарплата поднялась во время отпуска, нужно скорректировать только часть дохода в среднем, при этом она должна приходиться на период со дня окончания отпуска до даты увеличения заработка; если после рассчитываемого периода, но до начала отпуска, следует скорректировать среднедневную выплату.
Химику-эксперту Деевой Е. В. предоставлен очередной основной отпуск с 10.08.2015 на 28 календарных дней. Ежемесячный оклад — 25 000 руб. Расчетный период — с августа 2014 г. по июль 2015 г. — отработан полностью.
Рассчитаем сумму отпускных:
(25 000 руб. × 12) / 12 / 29,3 × 28 календ. дн. = 23 890,79 руб.
В августе 2015 г. всем сотрудникам учреждения было повышена зарплата на 10 %, следовательно, оклад увеличился с учетом индексации:
(25 000 × 1,1) = 27 500 руб.
Сумма отпускных после корректировки составит:
23 890,79 руб. × 1,1 = 26 279,87 руб.
Техник Соколов И. Н. идет в очередной основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 12.10.2015. Расчетный период для начисления отпускных — с 01.10.2014 по сентябрь 2015 г. включительно.
Оклад техника — 22 000 руб. В сентябре он был увеличен на 3300 руб. и составил 25 300 руб. Определим коэффициент повышения:
25 300 руб. / 22 000 руб. = 1,15.
Следовательно, зарплату нужно проиндексировать. Рассчитываем:
(22 000 руб. × 1,15 × 11 мес. + 25 300) / 12 / 29,3 × 28 = 24 177,47 руб.
При увольнении работник имеет право рассчитывать на компенсацию за дни неиспользованного отпуска.
Чтобы определить количество неиспользованных календарных дней отпуска, необходимы следующие данные:
Единственным действующим нормативным документом, разъясняющим порядок расчета компенсации за неиспользованный отпуск, остаются Правила об очередных и дополнительных отпусках, утвержденные НКТ СССР 30.04.1930 № 169 (в ред. от 20.04.2010; далее — Правила).
Первый рабочий год исчисляется со дня поступления на работу к данному работодателю, последующие — со дня, следующего за днем окончания предыдущего рабочего года. В случае увольнения работника течение его отпускного стажа заканчивается. Сотрудник, устраиваясь на новую работу, с первого дня работы снова начинает зарабатывать отпускной стаж.
Высчитываем количество заработанных дней отпуска
Количество заработанных дней отпуска определяется пропорционально отпускному стажу следующим образом:
К сведению
Обычно последний месяц отпускного стажа оказывается неполным. Если в нем отработано 15 календарных дней и более, то этот месяц округляется до целого месяца. Если отработано менее 15 календарных дней, дни этого месяца в расчет брать не надо (ст. 423 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ)). (п. 35 Правил)
Количество дней отпуска, положенное за каждый месяц года, рассчитывается в зависимости от установленной продолжительности отпуска. Так, за каждый полностью отработанный месяц полагается 2,33 дня отпуска, за полностью отработанный год — 28 календарных дней.
Денежная компенсация за все неиспользованные дни ежегодных оплачиваемых отпусков, которые образовались у работника с начала работы в организации, выплачивается только при увольнении работника (ст. 127 ТК РФ).
Как компенсировать неиспользованные дни отпуска работнику, который увольняется, не отработав учетный период?
Работник, не отработавший в организации период, дающий право на полную компенсацию, при увольнении имеет право на пропорциональную компенсацию календарных дней отпуска. На основании п. 29 Правил количество дней неиспользованного отпуска рассчитывается путем деления продолжительности отпуска в календарных днях на 12. Это означает, что при продолжительности отпуска 28 календарных дней должны быть компенсированы 2,33 календ. дня за каждый месяц работы, включаемый в стаж, дающий право на получение отпуска (28 / 12).
__________________
В отличие от очередного отпуска, который предоставляется в целых днях, при расчете компенсации за неиспользованный отпуск дни отпуска не округляются.
Прогулы, отпуск, предоставляемый без сохранения зарплаты, превышающие 14 дней, уменьшают отпускной стаж (ст. 121 ТК РФ).
Обратите внимание!
Сотрудникам, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, компенсация за неиспользованный отпуск не положена, так как нормы Трудового кодекса РФ на них не распространяются.
Борисов П. И. принят в организацию 08.12.2014, уволен — 30.09.2015. В июне 2015 г. он находился в отпуске продолжительностью 14 дней, а в июле 2015 г. 31 календарный день в отпуске без содержания. Период работы в организации составил 9 месяцев 24 дня. Поскольку продолжительность отпуска за свой счет превысила 14 календарных дней за рабочий год, то общий трудовой стаж нужно уменьшить на 17 календарных дней (31 - 14). Значит, отпускной стаж составит (9 мес. 24 дня - 17 дней).
Так как 7 календарных дней составляют меньше половины месяца, по правилам в расчет они не берутся. Из этого следует, что в стаж, дающий право на отпуск, засчитаются только 9 целых месяцев.
Две недели основного отпуска работник использовал, компенсацию за них ему платить не надо. В данном случае работнику полагается компенсация за 6,97 календарных дней (9 мес. × 2,33 - 14дн.).
Пример 3
Работник устроился в организацию 12.01.2015, а 29.06.2015 уволился. Его оклад составлял 40 000 руб. Определим сумму начисленной компенсации при увольнении.
С 12 января по 11 июня работник отработал пять полных месяцев. Июнь засчитываем за целый месяц, так как с 12 по 29 июня отработано 18 календарных дней, а это более половины месяца (п. 35 Правил). В итоге для расчета принимаем 6 месяцев.
Компенсация положена за 14 календарных дней (28 / 12 × 6).
Расчетный период с 12 января по 31 мая 2015 г. состоит из 4 целых месяцев (февраль, март, апрель, май):
29,3 × 4 = 117,2 дн.
Определяем количество дней для расчета в январе:
29,3 / 31 × 20 = 18,903.
Итого в расчетном периоде:
117,2 + 18,903 = 136,103 календ. дн.
За расчетный период начислена зарплата:
40 000 × 5 = 200 000 руб.
Рассчитаем сумму компенсации:
200 000 руб. / 136,103 × 14 дней = 20 572,65 руб.
Пример 4
Сотрудник принят на работу 01.06.2013 с окладом 30 000 руб., а 09.10.2015 он уволился.
В октябре 2014 г. сотрудник использовал ежегодный очередной отпуск продолжительностью 28 календарных дней. За этот месяц ему начислено 29 050 руб.
С 01.06.2013 по 09.10.2015 отработано 28 месяцев и 9 дней, округляем до 28 месяцев (9 дней меньше половины месяца).
Определяем количество дней отпуска, положенных за весь период:
28 мес. × 2,33 = 65,24 дн.
Но 28 дней уже использовано, поэтому компенсировать следует:
65,24 - 28 = 37,24 дн.
Расчетный период — это 12 месяцев перед отпуском, в нашем примере — с 01.10.2014 по 30.09.2014. За этот период всего начислено 320 012,48 руб., для расчета среднедневного заработка надо взять сумму без отпускных:
320 012,48 - 29 050 = 290 962,48 руб.
Для расчета фактически отработанного времени берем 11 полностью отработанных месяцев и 3 календарных дня октября 2014 г. (31 - 28 дней отпуска).
Таким образом, в расчетном периоде:
29,3 × 11 + 3 / 31 = 322,397 календ. дн.
Среднедневная зарплата составит:
290 962,48 руб. / 322,397 = 902,50 руб./день.
Следовательно, должна быть начислена компенсация за неиспользованный отпуск в размере:
902,50 × 37,24 = 33 609,10 руб.
Законодательство запрещает не предоставлять отпуск два года подряд, заменять очередной основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней денежной компенсацией.
О дате начала отпуска работник должен быть предупрежден под роспись за две недели до его начала, отпускные должны быть выданы не позже чем за три дня до начала отпуска.
Отпуск можно разбивать на части, но с условием, что одна его часть должна быть не менее 14 календарных дней подряд.
Отпускные исчисляются в календарных днях. В случае если на период отпуска попадают нерабочие праздничные дни, эти дни не оплачиваются, а отпуск продлевается.
В соответствии с п. 8 ст. 255 Налогового кодекса РФ в целях налогообложения прибыли расходами может быть признана только та сумма компенсации за неиспользованный отпуск, которая рассчитана в соответствии с общеустановленными правилами. Округление количества дней неиспользованного отпуска в большую сторону приведет к завышению размера выплат, произведенных в пользу работника, и занижению налоговой базы по налогу на прибыль, а округление в меньшую сторону (с 2,33 дня до 2 дней) — к выплате работнику меньшей суммы, чем полагается по закону.
С. С. Велижанская,
заместитель главного бухгалтера ФФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в Октябрьском и Кировском районе город Екатеринбург»
2019 год внес изменения в порядок расчета отпускной компенсации сотрудникам компаний. Работающие граждане РФ должны знать об этом. Кроме того, данные изменения в законодательстве касаются напрямую и бухгалтеров.
Рассмотрим, что же изменилось в расчете отпускных к 2019 году, а также определим, как рассчитать выплату за отпуск.
Официально выплата денежных средств положена всем работникам, которые отправляются в отпуск. Изменения могут произойти из-за того, что в течени года может быть больше праздничных дней. Именно от них зависит общая сумма отпускных.
Основной закон, контролирующий расчет, - положение под номером 922, утвержденное Правительством РФ.
При всех ситуациях, перечисленных выше, будет считаться отработанное время и общий заработок.
При расчете денежного вознаграждения во время отдыха будут учитывать сведения о:
Все премии и надбавки, которые можно выплатить работнику, будет утверждать руководитель, директор компании. Обычно бухгалтер подает расчет, в котором описывает всевозможные доплаты и общую сумму отпускных. Какую учитывать - выбирает работодатель.
Заметьте, что квартальные премии будут начислены только в том случае, если в момент их расчета следует расчетный период.
Чтобы определить средний заработок за 1 день, необходимо воспользоваться такой формулой:
Ей можно воспользоваться при полном отработанном месяце.
За 2018 год гражданка Иванова заработала 120 тысяч рублей (СЗ). К этой сумме вы можете добавить все премии, которые получали за год.
Рассчитывая средний заработок выплаты в 2018 году, было решено учитывать коэффициент, равный 29,3.
Показатель необходим, чтобы знать, каково среднее количество дней в месяце, и рассчитывать правильно среднедневной заработок, а затем и размер выплаты отпускных.
1. Когда специалист отработал полный год
При таких обстоятельствах порядок расчета будет таким:
2. Если расчетный период составляет неполный месяц или год
Это наиболее частая ситуация, так как сотрудники могут попроситься уйти на отдых ранее отработанного года.
Следуйте такой инструкции:
Гражданка Иванова трудилась в компании неполный год – 9 месяцев. Бухгалтер приняла ее заявление и начала рассчитывать отпускные:
3. Когда отпуск гражданин не использовал
Каждый работник может рассчитывать на компенсацию за отдых, которым не воспользовался. При увольнении или во время продолжения работы расчет будет одинаковым.
Чтобы определить размер компенсации, следует воспользоваться инструкцией, указанной в случае неполного расчетного периода. Но в схеме меняется только один последний пункт – СДЗ умножается на число дней общего вашего периода отдыха.
Итак, выбрав нужную цифру из таблицы, вы сможете подставить ее в ту же формулу расчета.
4. При учете полученных премиальных выплат
Начнем сразу с примера: Гражданка Сидорова отработала полностью год – с февраля 2016 по март 2017 года. Ее положенный отпуск составляет 28 дней. Годовой доход Сидоровой – 150 тыс.руб. В декабре 2016 года ей была выплачена премия в 12 тыс.руб.
Для расчета выплаты за отпуск вместе с премиальными выплатами следуем такой схеме:
Годовой заработок + премия / 12 / 29,3 x 28
Получается, что Сидоровой выплатят отпускные в размере: 150 тыс.руб. + 12 тыс.руб. / 12 /29,3 x 28 = 12 901 руб.
Если бы гражданка Сидорова отработала неполный год, например, уходила на больничный, то премия рассчитывалась бы по такой формуле:
Заметьте, что квартальные, ежемесячные премии учитываются полностью. А вот годовая, отчетная премия, может подлежать корректировке. Например, если будет выплачена после отпуска.
|
Вид премии |
Время начисления, только расчетный период |
|
Разовые поощрения, которые выплачиваются по системе ОТ. |
Учитываются все. |
|
Доплаты 1 раз в месяц. |
Учитываются все. Но 1 доплата равна 1 месяцу. За один и тот же календарный месяц не может быть учтено 2 доплаты. |
|
Выплаты, положенные 1 раз в квартал, 1 раз в полгода. |
Учитываются все. Бухгалтер может их разделить на части, выплачивая сотруднику их ежемесячно, но считаться будет вся сумма. |
|
Премии, положенные 1 раз в год, либо за выслугу лет. |
Учитываются те, которые будут начислены за год, который будет предшествовать отпуску. |
Теперь вы можете подставить необходимые числа в формулу и подсчитать свои премиальные и отпускные выплаты.
5. При повышении, но без премий
При таком порядке расчета отпускных вы должны, прежде всего, знать коэффициент индексации. Он рассчитывается так:
Гражданин Федоров отработал в компании «Ромашка» с апреля 2016 по апрель 2017 года. Уже подписан приказ, что он отправится в отпуск с 15 апреля 2017 года на 28 дней. Период гражданин отработал полностью, без уходов на больничный. Оклад специалиста малого звена составлял 15 тыс.руб. Спустя 6 месяцев, то есть в сентябре 2016 года Федорова повысили. Его оклад стал составлять 25 тыс.руб.
1) За апрель-сентябрь 2016 года доход составил 90 тыс.руб. Первоначальный оклад (15 тыс.руб.) следует умножить на число месяцев, которые были отработаны.
2) За октябрь-март 2017 года доход Федорова составил 240 тыс.руб. Оклад, который был повышен, следует умножить на полученный коэффициент и количество месяцев: 25 000 x 1,6 x 6.
6. При повышении и возможных премиальных
Определение размера отпускных будет рассчитано по общей формуле, но изменится только коэффициент.
– долгожданное время для всех трудоустроенных граждан. Согласно законодательству РФ, сотрудникам, работающим по условиям трудового договора, гарантирован ежегодный отпуск длительностью в 28 календарных дней. При этом 14 из них должны идти непрерывно. Во время отпуска сотрудник получает специальное денежное вознаграждение – отпускные. Система расчета выплат довольно проста и не меняется с годами. Определить сумму отпускных для сотрудника, который работал весь год и получал стабильную зарплату, несложно. Но некоторые ситуации могут сбить с толку даже опытного бухгалтера. В этой статье мы рассмотрим тонкости расчета отпускных, действительные для 2017 года.
Для каждого сотрудника предусмотрен отпуск на 28 календарных дней в год
В прошедшем году порядок начисления отпускных немного изменился.
Начисление выплат происходит на основе среднего дневного оклада за расчетный период. Как правило, он составляет 12 месяцев, если иной порядок не предусмотрен трудовым договором. В таком случае формула расчета среднего дневного заработка довольно проста:
СДЗ=ЗП / (12*29.3)
Сотрудник может пойти в отпуск после первых 6 месяцев работы в компании
Казалось бы, определить сумму выплат не так уж сложно. Однако некоторые случаи требуют особого рассмотрения. Часто сотрудники предприятия не могут выполнять свои обязанности из-за болезней или по личным обстоятельствам. В таком случае пропущенные дни вычитаются из формулы. К примеру, сотрудник Н. был на больничном с 1 по 10 апреля 2017 г. и пропустил 10 рабочих дней.
Общее количество дней в месяце – 30. Считаем: 30-10=20 – столько дней Н. отработал. Теперь рассчитаем суммарное число календарных дней по формуле: 29.3/30*20. У нас получится 19.5. Подставим эти данные в общую формулу: ЗП / (11*29.3+19.5). Полученное число и будет средней дневной зарплатой за расчетный период.
Также оклад работника может . Это происходит в случаях, когда возрастают оклады всех сотрудников компании. В такой ситуации следует рассчитать коэффициент индексации. Для этого вознаграждение после повышения зарплаты делим на оклад до индексации. Например, в течение 10 месяцев сотрудник М. получал 30 000 рублей. После того, как заработная плата работников предприятия возросла, оклад М. составил 35 000 рублей.
За весь год М. ни разу не брал отгулов и не выходил на больничный. Итак, считаем: 35 000: 30 000 = 1.2. Это и есть коэффициент индексации. Подставляем его в формулу: 10*30 000*1.2+2*35 000 = 430 000. Мы получили общий заработок М. за год. Теперь определим средний дневной заработок сотрудника: 430 000: 12: 29.3=1 222. Умножаем это число на количество дней отпуска и получаем общую сумму отпускных. Если же зарплату повысили только одному сотруднику, коэффициент индексации в расчете не участвует.
С увеличением зарплат в компании оклад работника индексируется
Часто сотрудники получают особые дивиденды. В их число входят премии, надбавки, оклады за класс сотрудника, выслугу лет, сложность работы и так далее. Эти суммы также учитываются при расчете отпускных. Ежемесячные премии включаются в заработок за месяц. Стоит отметить, что если в течение одного месяца сотрудник получил несколько премий, то в расчете может фигурировать только одна из них на выбор работодателя.
Одноразовые премиальные делятся на количество месяцев в расчетном периоде, и полученная сумма прибавляется к ежемесячному окладу. Эта система действует только в том случае, если вознаграждение начисляется по итогам работы в рамках расчетного периода. Если в январе 2017 года сотрудник получил премию за 2016 год, она уже не будет влиять на сумму отпускных.
При начислении оклада не учитываются следующие выплаты:
Ряд выплат не входят в перечень данных при расчете отпускных
Учитывая количество всевозможных выплат, которые сотрудник может получить в течение года, расчет отпускных становится непростым делом для бухгалтера. Тем более что система начисления этих вознаграждений меняется из года в год. Возможно, что в 2017 году вступят в силу другие новшества, о которых пока ничего не известно. Поэтому счетоводам остается следить за новостями.
Для расчета отпускных предусмотрен свой алгоритм расчета. Связано это с тем, что в данном случае оплачивают календарные, а не рабочие дни. Как рассчитать отпускные, какую формулу брать, мы показали на примерах.
Порядок расчета отпускных зависит от того, полностью ли отработан расчетный период. Если в него входят все 12 полных календарных месяцев, для расчета отпускных используется следующая формула:
Коэффициент 29,3 показывает среднее количество дней в месяце без учета федеральных праздников. Отсюда и получается 29,25 ((365 дн. - 14 дн.) : 12 мес.). Чиновники округлили эту цифру до 29,3. Именно ее следует применять при расчете отпускных.
Однако ситуация, когда расчетный период отработан полностью, скорее редкость. В течение 12 месяцев сотрудник мог быть в отпуске, болеть, не работать из-за простоя или находиться в командировке. Это время исключается из расчетного периода. Само собой, что и начисления за эти периоды также не учитываются при расчете отпускных. Сам расчет календарных дней, приходящихся на отработанное время, выглядит так, как показано на схеме.
При расчете календарных дней не нужно исключать нерабочие праздничные дни, а также обычные выходные дни. Это означает, что нерабочие дни не участвуют в расчете среднего заработка только в тех случаях, когда они попадают на какой-либо промежуток времени, исключаемый из расчетного периода согласно пункту 5 Положения № 922. Например, на дни временной нетрудоспособности, отпуска, командировки и т.п.
До какого знака округлять число календарных дней, приходящихся на отработанное время, ни в каком нормативном документе не сказано. Вы можете округлять до второго знака, до четвертого или же не округлять вовсе. Соответственно, чем больше у вас знаков после запятой, тем точнее расчет.
С 15 августа 2016 года сотрудник уходит в отпуск. Расчетный период — август 2015 года — июль 2016 года. С 10 по 23 августа 2015 года включительно этот человек был в отпуске. Данное время исключается из расчетного периода. От августа в расчетном периоде остается 17 дней. Остальные 11 месяцев сотрудник отработал полностью. Количество расчетных календарных дней составит:
11 мес. * 29,3 дн. + (29,3 дн. : 31 дн. * 17 дн.) = 338,3677 дн.
Если месяц отработан сверх обычной нормы рабочего времени, например норма — 20 дней, а человек отработал 23 дня из-за того, что выходил на работу в выходные или праздничные дни, отпускные в этом случае рассчитывают в обычном порядке. Дело в том, что в данном случае месяц является отработанным полностью. В нем нет нерабочих дней, связанных, например, с болезнью, отпуском, простоем и т. д. Следовательно, количество дней в этом месяце для целей расчета отпускных составит стандартные 29,3 дня. То есть какие-либо повышающие коэффициенты пересчета применять не нужно.
После подсчета календарных дней отпускные рассчитывают по следующей формуле:
Приведем пример. Работнику установлен оклад в размере 36 000 руб. в месяц. С 4 июля 2016 года ему предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период — с 1 июля 2015 года по 30 июня 2016 года.
Сведения об исключаемых из него периодах приведем в таблице.
Теперь определим, какая сумма начислена работнику за расчетный период (исключив при этом сумму пособия и отпускные):
36 000 руб. * 9 мес. + 27 000 руб. + 1714,29 руб. + 22 285,71 руб. = 375 000 руб.
Девять месяцев отработаны сотрудником полностью. Следовательно, количество дней, которое необходимо принять в расчет, бухгалтер компании посчитал так:
9 мес. * 29,3 дн. + 29,3 дн. : 28 дн. * 23 дн. + 29,3 дн. : 31 дн. * 3 дн. + 29,3 дн. : 30 дн. * 20 дн. = 310,1367 дн.
375 000 руб. : 310,1367 дн. * 28 дн. = 33 856,04 руб.
Как показывает практика, даже в простых на первый взгляд ситуациях расчет отпускных может вызвать затруднения. Что уж говорить про нестандартные случаи. Разберем пять таких ситуаций.
В период командировки вошел выходной день. Вот первая неоднозначная ситуа-ция. Сотрудник в расчетном периоде был в командировке. Причем уехал или вернулся в выходной день. За такой день работнику полагается либо отгул, либо оплата в двойном размере (ст. 153 ТК РФ , п. 5 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Но не средний заработок, который сохраняется за работником только за рабочие дни командировки (письмо Минтруда России от 25 декабря 2013 г. № 14-2-337).
Вместе с тем при расчете отпускных исключить нужно весь период командировки, то есть в том числе и выходные дни. Также не надо учитывать и суммы, начисленные за эти дни (п. 5 Положения № 922).
Работник идет в отпуск с 25 июля 2016 года на 28 календарных дней. Расчетный период — с 1 июля 2015 года по 30 июня 2016 года. В течение всего этого времени оклад сотрудника составлял 32 000 руб.
При этом в период с 23 по 26 февраля 2016 года он был в командировке. За 24—26 февраля сотруднику начислили средний заработок, а за выходной день 23 февраля двойной оклад. Но исключить нужно весь период командировки. Значит, в феврале остается 25 календарных дней, за отработанное в них время сотруднику начислили 27 200 руб. Остальные месяцы расчетного периода он отработал полностью. Значит, сумма учитываемого заработка составит:
32 000 руб. * 11 мес. + 27 200 руб = 379 200 руб.
11 месяцев отработаны сотрудником полностью. Следовательно, количество дней, которое необходимо принять в расчет, бухгалтер компании посчитал так:
11 мес. * 29,3 дн. + 29,3 дн. : 29 дн. * 25 дн. = 347,5586 дн.
379 200 руб. : 347,5586 дн. * 28 дн. = 30 549,09 руб.
Отпуск начинается с первого числа месяца. Теперь разберем такую ситуацию. Работник идет в отпуск в первых числах месяца. По общему правилу отпускные нужно выдать работнику не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ , письмо Роструда от 21 декабря 2011 г. № 3707-6-1). И может получиться так, что выплатить ему отпускные нужно будет еще до окончания предыдущего месяца. Например, отпуск начинается 1 сентября. Значит, перечислить отпускные нужно в конце августа. Но это вовсе не говорит о том, что август не надо включать в расчетный период. Если же работник, скажем, заболеет 30 или 31 августа, то есть уже после выплаты ему отпускных, их всегда можно будет пересчитать.
Работник идет в отпуск с 1 сентября 2016 года на 28 календарных дней. Отпускные ему бухгалтер выплатил 29 августа. Тем не менее расчетный период — с 1 сентября 2015 года по 31 августа 2016 года. Оклад работника в 2015 году составлял 25 000 руб., а с 1 января в рамках общего повышения по всей компании вырос до 30 000 руб.
Весь расчетный период сотрудник отработал полностью. Коэффициент индексации для выплат 2015 года составит 1,2 (30 000 руб. : 25 000 руб.). Исходя из этих данных, бухгалтер так посчитал сумму отпускных:
((25 000 руб. * 4 мес. * 1,2) + 30 000 руб. * 8 мес.) : (29,3 дн. * 12 мес.) * 28 дн. = 28 668,94 руб.
В отпуск идет внутренний совместитель. В отпуск по всем своим должностям совместитель может уйти только одновременно. Ведь иначе ни о каком отдыхе не может быть и речи. А если на должности по совместительству человек не отработал шесть месяцев, отпуск ему предоставьте авансом (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Если продолжительность отпуска на основном месте больше, чем на работе по совместительству, организация обязана предоставить совместителю дополнительные дни отдыха по другой должности. Но за свой счет.
Другой важный момент: оформить отпуск нужно отдельно по каждой должности. Как будто вы отправляете отдыхать двух разных людей. Ведь у внутреннего совместителя как минимум два трудовых договора, две разные должности, два табельных номера. Да и стаж для отпуска по основному месту работы и стаж по совместительству, как правило, не совпадают из-за того, что дополнительные функции у такого сотрудника появились не сразу. Поэтому приказ на отпуск составьте по форме № Т-6а , которая применяется при оформлении отпуска двум и более работникам. Если, конечно, вы используете унифицированные формы.
Иными словами, отпускные внутреннему совместителю нужно рассчитать отдельно по основному месту работы и отдельно по совместительству. А потом суммировать получившиеся результаты.
Сотрудник работает в компании в должности товароведа с 13 апреля 2010 года. Его оклад составляет 25 000 руб. С 1 октября 2015 года он стал выполнять также работу кладовщика на условиях внутреннего совместительства на полставки. По штатному расписанию оклад кладовщика — 16 000 руб. Других выплат работник не получает.
С 18 июля 2016 года сотруднику предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
Сначала бухгалтер посчитал отпускные по основному месту работы. Расчетный период — с 1 июля 2015 года по 30 июня 2016 года. В течение этого времени сотрудник в период с 3 по 30 августа был в ежегодном отпуске. За отработанный в этом месяце один рабочий день ему начислили 1190,48 руб.
Всего за расчетный период работнику начислено:
25 000 руб. * 11 мес. + 1190,48 руб. = 276 190,48 руб.
Поскольку 11 месяцев отработаны сотрудником полностью, количество дней, которое необходимо принять в расчет, составит:
11 мес. * 29,3 дн. + 29,3 дн. : 31 дн. * 3 дн. = 325,1355 дн.
Сумма отпускных по основному месту работы бухгалтер рассчитал так:
276 190,48 руб. : 325,1355 дн. * 28 дн. = 23 784,96 руб.
Затем он перешел к подсчету отпускных по работе по совместительству. В этом случае расчетный период — с 1 октября 2015 года по 30 июня 2016 года. Он отработан полностью. Заработок кладовщика за это время составил:
16 000 руб. * 0,5 * 9 мес. = 72 000 руб.
Сумма отпускных оказалась равна:
72 000 руб. : (29,3 дн. * 9 мес.) * 28 дн. = 7645,05 руб.
А всего сотруднику нужно начислить 31 430,01 руб. (23 784,96 + 7645,05).
В месяце, который попал в расчетный период, нет начислений, но есть учитываемые дни. В расчетном периоде сотрудник был в отпуске, причем так получилось, что в каких-то месяцах он не отработал ни одного дня. Например, работник брал отпуск с 11 по 31 января 2016 года или с 4 мая и до конца месяца. В таком случае начислений в январе и мае у него не будет, а вот те дни этих месяцев, которые не вошли в период отпуска, учесть нужно. То есть с 1 по 10 января и с 1 по 3 мая, а также 9 мая. Ведь День Победы как праздничный день в число дней отпуска не входит.
Сотрудник идет в отпуск с 11 июля 2016 года на 14 календарных дней. Расчетный период — с 1 июля 2015 года по 30 июня 2016 года. В этот период он также был в отпуске с 11 по 31 января. За этот месяц, кроме отпускных, ему ничего не начислили. А за другие месяцы он заработал 363 000 руб.
Сумму причитающихся ему отпускных бухгалтер компании определил так:
363 000 руб. : (29,3 дн. * 11 мес. + 29,3 дн. : 31 дн. * 10 дн.) * 14 дн. = 15 318,69 руб.
Обратная ситуация: работник устроился в компанию 11 января 2016 года, а в августе идет в отпуск. За январь он получил полный оклад, если, конечно, отработал все 15 рабочих дней этого месяца. И всю начисленную сумму нужно включить в заработок для отпускных. Однако расчетный период — с 11 января по 31 июля. Поэтому за январь нужно взять в расчет не 29,3 дн., а 19,8484 дн. (29,3 дн. : 31 дн. * 21 дн.).
На период отпуска пришелся региональный праздник. Региональным законодательством могут быть установлены дополнительные нерабочие праздничные дни помимо общероссийских. То есть тех, что предусмотрены в статье 112 Трудового кодекса РФ. Такой вывод следует из пункта «к» части 1 статьи 72 Конституции РФ. Например, в Башкирии 11 октяб-ря — День Республики — праздничный нерабочий день (ст. 1 Закона Республики Башкортостан от 27 февраля 1992 г. № ВС-10/21). Так вот, если на период отпуска пришелся такой день, отдых нужно продлить. И оплачивать такой праздник не следует (письмо Роструда от 12 сентября 2013 г. № 697-6-1).
Сотрудник уфимской компании написал заявление на отпуск с 10 октября 2016 года на 28 календарных дней. На этот период приходится региональный праздник — День Республики (11 октября). Кроме того, 4 ноября федеральный праздник — День народного единства. Значит, работник выйдет из отпуска на два дня позже — 9 ноября. Но оплатить нужно только 28 дней.
Если в вашем регионе тоже есть свои официальные нерабочие праздники, не забудьте скорректировать общероссийский производственный календарь. Для этого вычтите из него те рабочие часы, которые пришлись на региональный праздник. Скажем, если в целом по России месячная норма рабочего времени составляет 184 часа, а ваш сотрудник трудится восемь часов в день, то норма для вашего региона составит 176 часов (184 - 8). Это за тот месяц, в котором есть один официальный региональный праздник.
Величину отпускных вам, как бухгалтеру, нужно зафиксировать в специальной записке-расчете по унифицированной форме № Т-60 или по доработанной вами под себя. Кроме того, в ней следует привести и другие показатели, в частности:
— рабочий год, за который предоставляется отпуск;
— продолжительность отпуска;
— выплаты, учитываемые при расчете отпускных (при этом указывают как общую сумму, так и с разбивкой по месяцам, на которые приходится отпуск);
— количество календарных дней, приходящихся на отработанное время;
— среднедневной заработок;
— итоговую сумму на руки.
Заполнив документ, не забудьте поставить на нем свою подпись.
Давайте посмотрим на конкретном примере, как заполнить записку-расчет по форме № T-60.
Сотрудник ООО «Радуга» Михайлов П.С. был в отпуске с 14 июня 2016 года в течение 28 календарных дней. То есть на июнь приходится 17 дней и 11 — на июль. При этом 14 дней работнику предоставляется за рабочий год с 11 мая 2015 года по 10 мая 2016 года, а вторые 14 дней — за период с 11 мая 2016 года по 10 мая 2017 года.
Расчетный период для исчисления среднего заработка — с июня 2015 года по май 2016 года. В течение всего этого времени оклад работника составлял 30 000 руб. Других выплат, кроме заработной платы, у сотрудника не было. В течение расчетного периода Михайлов уже был в отпуске продолжительностью 14 календарных дней в период со 2 по 16 ноября 2016 года включительно (4 ноября как праздник в число дней отпуска не включаем).
Таким образом, в ноябре он отработал 10 дней, за которые ему начислили 15 000 руб. То есть всего за расчетный период ему начислили 345 000 руб. (30 000 руб. * 11 мес. + 15 000 руб.).
Количество дней, которое необходимо принять в расчет, составит:
11 мес. * 29,3 дн. + 29,3 дн. : 30 дн. * 16 дн. = 337,9267 дн.,
где 16 дн. — количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в ноябре 2015 года.
Сумма среднедневного заработка будет равна:
345 000 руб. : 337,9267 дн. = 1020,93 руб.
Общая величина отпускных отсюда составит 28 586,04 руб. (1020,93 руб. * 28 дн.). Из этой суммы на июнь приходится 17 355,81 руб., а на июль — 11 230,23 руб.
Стандартные налоговые вычеты работнику не полагаются. Сумма НДФЛ составит (работник — налоговый резидент России) 3716 руб. (28 586,04 руб. * 13%). На руки он получит 24 870,04 руб. (28 586,04 - 3716). Образец записки-расчета.
Учебный отпуск оплачивайте по тем же правилам, что и ежегодный. Точно так же рассчитываются отпускные и при получении среднего профессионального образования.
Отличие, по сути, только одно. При расчете учебных отпускных оплате подлежат все календарные дни такого отпуска, включая и праздничные нерабочие дни (п. 14 Положения № 922). Допустим, работнику предоставлен учебный отпуск с 18 мая по 26 июня 2016 года включительно. Это означает, что оплатить нужно в том числе и праздничный выходной день 12 июня.
Работник, как правило, знает только размер своей зарплаты. Именно с ней он и сравнивает все свои начисления за месяц, в том числе и отпускные. И если они меньше оклада, у него возникает естественный вопрос, отчего так вышло. Ваша задача — объяснить сотруднику, что вы нигде не ошиблись, а все дело в особенностях расчета зарплаты и отпускных.
Рассмотрим две ситуации — один сотрудник идет в отпуск в мае, а второй — в августе. Продолжительность отпуска в обоих случаях одинакова — 21 календарный день.
Работник был в отпуске с 4 по 25 мая 2016 года, то есть 21 календарный день или 15 рабочих. 9 мая как праздничный день в число дней отпуска не входит.
Расчетный период — с мая 2015 года по апрель 2016 года — отработан сотрудником полностью. Его оклад в течение этого времени не менялся и составлял 50 000 руб. Тогда сумма отпускных составит:
50 000 руб. * 12 мес. : 12 мес. : 29,3 дн. * 21 дн. = 35 836,18 руб.
Кроме того, бухгалтер начислит сотруднику еще зарплату за четыре отработанных в мае дня (19 - 15). Эта сумма составит 10 526,32 руб. (50 000 руб. : 19 дн. * 4 дн.).
В сумме получается 46 362,50 руб. (35 836,18 + 10 526,32), что значительно меньше оклада.
Отпуск в августе
Теперь предположим, что работник взял отпуск с 8 по 28 августа на тот же срок — 21 календарный день. При сохранении тех же условий работнику начислят ту же сумму отпускных — 35 836,18 руб.
Кроме того, сотруднику полагается зарплата за восемь отработанных в августе дней из 23 (23 - 15). Эта сумма составит 17 391,30 руб. (50 000 руб. : 23 дн. * 8 дн.).
В сумме получается 53 227,48 руб. (35 836,18 + 17 391,30), что на 3227,48 руб. больше оклада.
Как видим, разница почти 7000 руб. Связано это с количеством рабочих дней в тех месяцах, в которых сотрудник берет отпуск. В мае их 19, в августе — 23. Ведь зарплата выплачивается только за отработанные дни. Чем меньше рабочих дней в том месяце, в котором сотрудник идет в отпуск, тем меньше он заработает. И наоборот.
Поэтому выгоднее всего идти в отпуск в те месяцы, в которых больше рабочих дней. И если таких дней много, то общая сумма за месяц может превысить оклад, что и видно из нашего примера.
