Факторы, определяющие допустимый уровень дебиторской задолженности
Образование дебиторской задолженности является объективным фактом процесса функционирования предприятия: отгружая произведенную продукцию или оказывая некоторые услуги, предприятие, как правило, не получает деньги в оплату немедленно, т. е. оно, по сути, кредитует покупателей. При этом, с одной стороны, возникающая дебиторская задолженность отвлекает средства из сферы производства, что приводит к снижению эффективности использования оборотных средств в целом, отражается на показателях выполнения плана поставок по договорам, планов по прибыли и рентабельности. Но с другой стороны, увеличивая продажи в кредит (и соответственно размер дебиторской задолженности), предприятие может привлечь новых покупателей, увеличить объем продаж и получаемую прибыль. На величину дебиторской задолженности предприятия влияют внешние факторы: ♦ состояние экономики в стране (спад производства увеличивает размеры дебиторской задолженности); ♦ состояние расчетов в стране (кризис неплатежей приводит к росту дебиторской задолженности); ♦ уровень инфляции (при высокой инфляции не торопятся расстаться с долгами – чем позже срок уплаты долга, тем меньше его сумма); ♦ эффективность денежно-кредитной политики ЦБ РФ (ограничение эмиссии вызывает «денежный голод» и затрудняет расчеты); ♦ вид продукции (если это сезонная продукция, то дебиторская задолженность возрастает); ♦ емкость рынка и степень его насыщенности (если рынок мал и насыщен данным видом продукции, то возникают трудности с реализацией продукции). Внутренние факторы, определяющие уровень дебиторской задолженности: ♦ общий объем продаж и доля в нем реализации на условиях последующей оплаты (с ростом объема продаж растут и остатки дебиторской задолженности); ♦ условия расчетов с покупателями и заказчиками (увеличение сроков, снижение требований по оценке надежности дебиторов ведут к росту дебиторской задолженности); ♦ политика взыскания дебиторской задолженности (чем активнее предприятие во взыскании дебиторской задолженности, тем меньше ее остатки и тем выше «качество» дебиторской задолженности); ♦ платежная дисциплина покупателей и общее экономическое состояние тех отраслей, к которым они относятся.
Мониторинг состояния дебиторской задолженности рекомендуется начинать с запроса учетной информации и проверки ее достоверности.
Для управления дебиторской задолженностью нужна следующая информация : данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на текущий момент; время просрочки платежа по каждому из счетов должников; размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности; кредитная история контрагента (сумма долга, период просрочки и пр.). Мониторинг расчетов заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах ООО «РЭМЗ». Устанавливаются причины образования дебиторской задолженности, давность ее возникновения, реальность получения; выясняется, не пропущены ли сроки исковой давности, и какие меры принимались для взыскания задолженности. При мониторинге состояния расчетов ООО «РЭМЗ» необходимо изучить качество и ликвидность дебиторской задолженности. Графики инкассации средств в расчетах ООО «РЭМЗ» можно сопоставить за ряд смежных лет и по результатам сопоставления выявить общие тенденции в оборачиваемости долговых обязательств и отклонения от них в отдельные периоды.
В ходе выполнения мониторинга ООО «РЭМЗ» целесообразно сформировать развертку дебиторской задолженности по периодам просрочек, что позволит аналитику представить четкую картину состояния расчетов завода с разными дебиторами, а также выявить просроченную задолженность. Для определения оптимального размера дебиторской задолженности можно использовать ряд методов. Например, метод ранжирования дебиторов в зависимости от суммы задолженности. Кроме того, можно рекомендовать ранжирование контрагентов по значению кредитных рейтингов (таблица 1).
Таблица 1 – Ранжирование кредиторов по кредитным рейтингам
Формы и методы контроля над дебиторской задолженностью являются одной из важнейших политик, относящихся к системе управления дебиторской задолженностью предприятия . Значительный удельный вес дебиторской задолженности в составе оборотных активов большинства компаний определяет важность её системного контроля.
Контроль дебиторской задолженности, несомненно, способствует :
Система контроля дебиторской задолженности - это, прежде всего, жёсткое распределение функций и ответственности подразделений, должностных лиц, на всех этапах продажи связанных с предоставлением отсрочки платежа и инкассацией денежных средств. Начиная с заключения договора и принятия решения о предоставление отсрочки платежа, определение её срока и лимита, заканчивая кассовой дисциплиной на предприятии.
С целью обеспечения эффективности при разработке и анализе системы контроля дебиторской задолженности следует учитывать:
Минимальный перечень обязательных документов системы контроля дебиторской задолженности должен включать:
Следует отметить, что после качественного внедрения процесса контроля дебиторской задолженности, руководителю становится не обязательным постоянно контролировать каждую процедуру в отдельности. Результат работы системы достаточно контролировать на основе анализа изменения коэффициента оборачиваемости дебиторской задолженности. В свою очередь, эффективность работы отдельных подразделений и служб можно оценивать на основе анализа данных таблицы старения дебиторской задолженности.
Пример, ООО «ВЭД», контроль возврат просроченной части дебиторской задолженности (контроль текущей задолженности регламентируется отдельным документом) осуществляют:
Важно, что таблица старения дебиторской задолженности в программе 1С настроена таким же образом. Следовательно, руководитель или владелец бизнеса, отслеживая изменение сумм в указанных временных интервалах, может наблюдать эффективность работы подразделений и отдельных сотрудников компании, а также определять объём их текущей загрузки. Временные периоды старения дебиторской задолженности необходимо изменять в зависимости от отраслевых показателей или в связи с изменениями внешней экономической ситуации. На практике, временные периоды контроля, в сочетании с регламентами контроля, должны обеспечить необходимую скорость реакции системы на изменение платёжеспособности дебитора. Это связанно с тем, что доля безнадежных долгов растёт в зависимости от продолжительности периода дебиторской задолженности. Усреднённый показатель безнадежной дебиторской задолженности в общей сумме дебиторской задолженности, по срокам погашения, выглядит следующим образом:
до 30 дней около 4 % относится к разряду безнадежной дебиторской задолженности
31 - 60 дней, около 10 %
61 - 90 дней, около 17 %
Оборотной стороной роста объема продаж практически всегда является увеличение дебиторской задолженности. В современной посткризисной ситуации увеличение производства, сбыта уже не являeтся ключевым фактором развития компании. Основным показателем стабильности становится грамотный контроль, планирование и управление дебиторской задолженностью.
На этапе принятия решения о предоставлении кредита покупателю первоочередное значение имеют:
Вначале анализируются уровень и динамика задолженности в предшествующем периоде с помощью формулы:
Кдз = З/А,
где Кдз - коэффициент, показывающий уровень вовлеченности оборотных средств в дебиторскую задолженность;
З - сумма задолженности;
А - общая сумма оборотных средств.
Важным показателем качества дебиторской задолженности является скорость обращения оборотных средств, вложенных в ДЗ, которая рассчитывается по следующей формуле:
КО = ОР/З,
где КО - количество оборотов ДЗ в рассматриваемом периоде;
ОР - сумма оборота в рассматриваемом периоде;
После этого определяется уровень безнадежной задолженности по формуле:
Кпр = Зпр/З,
где Кпр - коэффициент, выражающий уровень просроченной задолженности;
Зпр - задолженность, не оплаченная в рамках договора в рассматриваемом периоде;
З - сумма задолженности в рассматриваемом периоде.
Затем определяется коэффициент эффективности вложения оборотных средств в дебиторскую задолженность:
Эдз = Пдз - Здз - Пдз,
где Эдз - коэффициент эффективности вложенных средств в дебиторскую задолженность;
Пдз - прибыль, полученная благодаря реализации на договорных условиях;
Здз - затраты, связанные с осуществлением кредитования (проверка, работа с должниками и пр.);
Пдз - сумма финансовых потерь от невозврата долгов.
Сдз = Ор + Кс х (Пдн + Ппр),
где Сдз - сумма средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность;
Ор - запланированный объем сбыта в кредит;
Кс - соотношение себестоимости и цены продукции;
Пдн - средневзвешенный показатель количества дней, на которые товар отгружается в долг;
Пдр - период просрочки платежей, дней.
Когда компания не может инвестировать необходимые средства в дебиторскую задолженность, необходимо произвести корректировку планируемой выручки и прибыли, получаемых от реализации в долг.
Одним из новых методов управления задолженностью является рефинансирование дебиторской задолженности, основными формами которой являются факторинг, форфейтинг, вексельный учет.
Особый интерес для компании представляет факторинг как инструмент, покрывающий значительное количество рисков поставщика. К тому же увеличивается срок оборачиваемости капитала, за сравнительно небольшой процент компания оптимизирует структуру финансов, не несет дополнительных расходов по работе с проблемными заказчиками.
Одним из ключевых условий предоставления кредита является определение срока действия договора. Благодаря увеличению срока действия договора растут объем реализации и выручка, однако вырастает количество средств, которые необходимо инвестировать в дебиторскую задолженность, и увеличивается финансовый цикл компании. Устанавливая лимит кредитного договора, необходимо учитывать все изложенные моменты.
Определяя для себя важность каждого из факторов, взвешивая все потенциальные риски, компания выстраивает свою кредитную политику, которая и определяет кредитный лимит для каждого отдельно взятого периода.
В сочетании со сроком, на который предоставляется кредит, особое значение имеет его стоимость. Определяется системой ценовых скидок при немедленных расчетах за поставку продукции. Исходя из этих показателей, рассчитывается норма процентной ставки за предоставленный кредит:
Пг = Цс х 360/Сп,
где Пг - норма процентной ставки на предоставляемый кредит;
Цс - скидка при немедленной оплате без отсрочки;
Сп - срок действия кредитного договора.
Особенностью установления названной нормы является ее привязка к процентной ставке по банковскому кредиту. В любых ситуациях она должна быть ниже, чем в финансовых организациях. В противном случае контрагенту выгоднее брать кредит в банке и рассчитываться за поставку на условиях предоплаты.
Основываясь на опыте работы отечественных компаний, можно составить некий алгоритм, показывающий степень ответственности каждого сотрудника в процессе управления дебиторской задолженностью. Как правило, коммерческое подразделение компании (отдел сбыта) курирует вопросы продаж и поступления денежных средств, финансовая служба отвечает за информационную и аналитическую работу. Юридическая служба несет ответственность за безупречное состояние документооборота по проблемным отгрузкам (необходимое условие в случае судебного разбирательства). Если задолженность становится проблемной, то к работе подключается служба безопасности компании.
Кроме того, важно, чтобы функции исполнителей при работе с клиентом не дублировались. В противном случае возникает несогласованность действий между отделами, приводящая к снижению эффективности деятельности. Поэтому необходимо не только четко распределять функции между подразделениями, но и ясно описать их действия на всех этапах работы с проблемным клиентом (см. таблицу).
Распределение функций исполнителей при работе с клиентами
Этап управления дебиторской задолженностью | Действия подразделений по управлению дебиторской задолженностью | Ответственное подразделение |
| Установление срока оплаты в пределах действия договора | Подписание договора | Финансовый директор |
| Выписывание счета на оплату | Отдел сбыта | |
| Отгрузка товара и сопровождение отгрузки (выписывание расходных накладных, получение подтверждения от клиента о получении товара в надлежащих количестве и качестве) | Отдел сбыта | |
| Напоминание о дате платежа (за три рабочих дня до окончания срока действия договора) | Отдел сбыта | |
| Контроль за просроченными платежами до 7 рабочих дней | Выяснение причин задержки платежа | Отдел сбыта |
| Согласование графика погашения просроченной задолженности | Финансовый отдел | |
| Прекращение дальнейших отгрузок | Коммерческий директор | |
| Письменное уведомление о начале применения штрафных санкций | Финансовый директор | |
| от 7 до 30 рабочих дней | Начисление штрафа | Финансовый директор |
| Ежедневные звонки с напоминанием о необходимости уплаты | Отдел сбыта | |
| Личная встреча с руководителем или собственником компании должника | Коммерческий директор, отдел сбыта | |
| Письменное уведомление о подготовке к судебному разбирательству | Юридическая служба | |
| от 30 до 60 рабочих дней | Повторная личная встреча с руководителем или собственником компании должника, принятие всех возможных мер к поиску компромиссного решения | Начальник службы безопасности, отдел сбыта |
| Официальная претензия (письменно) | Юридическая служба | |
| более 60 рабочих дней | Подача иска в суд | Юридическая служба |
Дополнительным стимулом, который может снизить количество проблемных задолженностей, является такая непопулярная мера, как установление зависимости между премиальными выплатами сотрудникам отдела сбыта и состоянием общей дебиторской задолженности в компании. Несмотря на то что в процессе оценки платежеспособности потенциального клиента, его надежности принимают участие все без исключения подразделения компании, именно специалисты отдела сбыта являются первым звеном в цепочке начала договорных отношений, они всегда обладают более достоверной и оперативной информацией о состоянии рынка, платежеспособности тех или иных контрагентов. Именно на основании информации, переданной отделом сбыта в иные подразделения компании, принимаются решения подписывать или не подписывать договоры на отсрочку платежа.
Неменьшую ответственность несет финансовый отдел компании, в обязанности которого входит проведение безошибочного анализа состояния общей дебиторской задолженности в целом по компании. Системные ошибки, которые могут быть допущены при этом, не менее опасны для деятельности компании, чем возникновение безнадежной задолженности из-за сбора неверной информации о потенциальных клиентах.
Учет и своевременный анализ состояния дебиторской задолженности в настоящее время невозможны без использования специальных компьютерных программ и автоматизации учета денежных поступлений. Связано это с ростом объемов отгрузок, количества выписываемых счетов и договоров на отсрочку платежа. При этом возможно делать анализ не только по контрагентам и периодам, но и выявлять, по каким именно товарным группам, в каком ценовом сегменте наиболее часто возникают безнадежная и проблемная задолженности. Это в свою очередь позволяет более точно оценивать риски при принятии решения о подписании договора с тем или иным покупателем.
В заключение добавим, что в процессе управления дебиторской задолженностью большое значение имеют профессионализм и высокая степень мотивации персонала, вовлеченного в этот процесс. Оформление всех необходимых документов, подтверждающих факт отгрузки, возложение на контрагента обязательств должны быть выполнены точно в установленные сроки и надлежащим образом. Практика знает немало примеров, когда должник в ходе судебного разбирательства освобождался от платежей из-за того, что истец не представил все необходимые, правильно оформленные документы, подтверждающие факт отгрузки и предоставление кредита.
Организации или ИП с безналичной системой оплаты зачастую недоумевают: «Что такое: дебиторская задолженность ежемесячно становится все больше, растет как снежный ком?» Кто-то скажет, что это хорошо - продукция (услуги) имеет спрос, а с расчетом можно некоторое время и подождать. Но не стоит обольщаться - в основном такое увеличение является сигналом того, что фирма в скором будущем понесет убытки. Вы никогда не задумывались о том, что некоторые постоянные должники используют вас как банк? Те средства, которые не выплачены вам в срок - это свободные деньги для ваших клиентов. Они направляют их на другие нужды, дескать, с платежами вам можно и подождать (никто ж не требует). А что делают кредитные организации в таком случае? Естественно, штрафуют за несвоевременную оплату или начисляют проценты. Так что пришла пора понять, что такое и как ее уменьшить, взяв под строгий контроль!
Советы, которые помогают снизить дебиторскую задолженность
В принципе, вся «дебиторка» делится на следующие виды: нормальная (период между отгрузкой (оказанием услуг) и сроком расчета по договору); просроченная (сумма не поступила в оговоренную контрактом дату) и безнадежная (когда нет возможности вернуть денежные средства). И чтобы не оказаться во второй и третьей ситуациях, необходимо придерживаться следующих советов. Постоянная работа с дебиторской задолженностьюимеет несколько этапов.
Зачем нужен аудит долгов?
При правильном управлении эффективно срабатывает постоянное наблюдение за долгами. Большинство клиентов, как правило, платят своевременно. Кроме того, желательно делать проверку состояния счетов, проводя аудит дебиторской и По его результатам выявляются слабые и сильные стороны деятельности фирмы, а также предлагаются соответствующие меры, направленные на улучшение ее финансового состояния. Основные шаги следующие:
В принципе, область работы с дебиторской и кредиторской задолженностью требует лишь отлаженной системы организации и контроля. Устанавливайте свои правила, а затем следуйте им.
Контроль дебиторской задолженности включает несколько этапов.
1. Контроль за отгрузкой продукции, выпиской счета и его отправкой покупателю, составление картотеки дебиторов.
На этом этапе необходимо контролировать дату отгрузки продукции, отслеживать время выписки счета с тем расчетом, чтобы время выписки счета было максимально приближено ко времени отгрузки продукции. Лучше всего синхронизировать выписку счета и отгрузку продукции. После этого надо следить за тем, чтобы счет был отправлен плательщику как можно быстрее. На этом этапе следует составить картотеку дебиторов с указанием по каждому размера и сроков погашения дебиторской задолженности.
2. Контроль за финансовым состоянием дебиторов.
Финансовое состояние дебиторов может измениться в худшую сторону. Важно не упустить этот момент и получить с должника хотя бы часть суммы долга. Для ускорения процесса оплаты можно использовать телефонные звонки, телексы и другие формы напоминаний об оплате, а также взаимную выверку сроков и размеров дебиторской задолженности.
При поступлении средств делаются соответствующие пометки в регистрах учета и сумма дебиторской задолженности уменьшается.
Большие и качественные изменения в организацию бухгалтерского учета и управления вносит использование компьютеров и создаваемых на их основе автоматизированных систем управления производством. При этом ведение отдельного учета состояния дебиторской задолженности по каждому дебитору повысит детальность информации, позволит прослеживать ее динамику. На основе такой информации целесообразно будет составлять кредитную историю покупателя для принятия решения о дальнейших с ним взаимоотношениях.
По Указу Президента РФ от 20 декабря 1994 г. № 2204 "Об обеспечении правопорядка при осуществлении платежей по обязательствам за поставку товаров (выполненных работ или оказание услуг", предельный срок исполнения обязательств по расчетам за поставленные по договору товары (выполненные работы, оказанные услуги) равен трем месяцам с момента фактического получения товаров. Суммы не истребованной кредитором задолженности по обязательствам, порожденным указанными сделками, подлежат списанию по истечении четырех месяцев со дня фактического получения предприятием-должником товаров как безнадежная дебиторская задолженность на убытки предприятия – кредитора.
Если должник признает долг и не отказывается уплатить его, то в соответствии с письмом Банка России от 11 августа 1995 г. № 31-1868-95 "О порядке бесспорного списания средств на основании признанных должником претензий" в предъявляемых в банк распоряжениях на взыскание в бесспорном порядке признанной должником суммы претензии должна быть сделана ссылка на пункт законодательного акта либо договора, которыми взыскателю предоставлено право решения спорных вопросов в претензионном порядке. К распоряжению прилагается ответ должника о признании претензии с указанием суммы за подписью руководителя предприятия.
В случае признания долга может происходить совместная выработка нового графика его погашения, т.е. реструктуризация долга. При этом за каждый день просрочки платежа начисляются пени в размере одной трехсотой действующей ставки рефинансирования Банка России, но не более 0,1% от суммы долга.
3. Обращение предприятия-кредитора в Арбитражный суд с иском о взыскании просроченной задолженности.
Если должник отказывается признать долг и не оплачивает его, предприятие-кредитор вправе подать иск в арбитражный суд о взыскании долга. Эта процедура регулируется Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации (АПК РФ). В соответствии со ст. 4 АПК РФ заинтересованное лицо вправе обратиться в арбитражный суд за защитой своих нарушенных прав и законных интересов в порядке, установленном этим кодексом. Отказ от права на обращение в суд недействителен.
В том случае, если установлен претензионный порядок урегулирования споров, в соответствии с ч. 3 ст. 4 АПК РФ спор может быть передан на рассмотрение арбитражного суда лишь после соблюдения такого порядка. Основанием для взыскания средств является исполнительный лист арбитражного суда, что регулируется ст. 198 АПК РФ.
Принудительное исполнение судебного акта производится на основании исполнительного листа, выдаваемого арбитражным судом, принявшим этот акт. Исполнительный лист выдается взыскателю после вступления судебного акта в законную силу. Исполнительный лист на взыскание денежных средств в доход бюджета направляется налоговому органу по месту нахождения должника.
Исполнительный лист на взыскание денежных средств направляется взыскателем банку или иному кредитному учреждению, а в отдельных случаях – судебному исполнителю. Для списания средств со счета должника предприятие – кредитор направляет исполнительный лист в банк предприятия – должника.
4. Возбуждение дела о банкротстве.
В случае неспособности должника оплатить счет поставщика, тот может обратиться в арбитражный суд с иском о несостоятельности (банкротстве). Данная процедура регулируется Федеральным законом от 26 октября 2002 г. № 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" (далее – Закон о банкротстве). В соответствии с ГК РФ этот федеральный закон устанавливает основания признания должника несостоятельным (банкротом) или объявления должником о своей несостоятельности (банкротстве), регулирует порядок и условия осуществления мер по предупреждению несостоятельности (банкротства), проведения внешнего управления и конкурсного производства и иные отношения, возникающие при неспособности должника удовлетворить в полном объеме требования кредиторов.
Закон о банкротстве распространяется на все юридические лица за исключением казенных предприятий, политических партий и религиозных организаций.
Признаки банкротства: юридическое лицо считается неспособным удовлетворить требования кредиторов по денежным обязательствам и (или) исполнить обязанность по уплате обязательных платежей, если соответствующие обязательства и (или) обязанности не исполнены им в течение трех месяцев с момента наступления даты их исполнения.
Дело о банкротстве может быть возбуждено арбитражным судом, если требования к должнику – юридическому лицу в совокупности составляют не менее 100 000 руб., а к должнику-гражданину – не менее 10 000 руб.
Правом на обращение в арбитражный суд с заявлением о признании должника банкротом в связи с неисполнением денежных обязательств обладают должник, конкурсный кредитор и уполномоченные органы.
С момента принятия арбитражным судом к производству заявления о признании должника банкротом кредиторы не вправе обращаться к должнику в целях удовлетворения своих требований в индивидуальном порядке.
Требования кредиторов удовлетворяются в порядке установленной законом очередности. Вне очереди погашаются судебные расходы должника и все расходы, связанные с проведением конкурсного производства.
В первую очередь удовлетворяются требования граждан, перед которыми должник несет ответственность за причинение вреда жизни и здоровью путем капитализации соответствующих повременных платежей.
Во вторую очередь производятся расчеты по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту, и по выплате вознаграждений по авторским договорам.
В третью очередь удовлетворяются требования кредиторов но обязательствам, обеспеченным залогом имущества должника.
5. Возмещение убытков из фонда компенсации безнадежных долгов.
В случае признания должника банкротом дебиторская задолженность списывается как безнадежная и возмещается из фонда компенсации безнадежной дебиторской задолженности.
Согласно п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, предприятия могут создавать резервы сомнительных долгов. Сомнительной считается дебиторская задолженность, которая не погашена в сроки, установленные договором и не обеспечена соответствующими гарантиями.
До 1 января 1999 г. резерв мог создаваться только в конце отчетного года по итогам проведения годовой инвентаризации дебиторской задолженности, теперь же его разрешено создавать в течение всего года. Для предприятий это выгодно, так как суммы резерва учитываются в составе внереализационных расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, а следовательно, снижают сумму налога на прибыль. Если предприятие платит налог на прибыль раз в квартал, то инвентаризацию дебиторской задолженности следует проводить по окончании квартала, если раз в месяц – ежемесячно. Инвентаризация расчетов с дебиторами оформляется актом по форме № ИНВ-17, утв. постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
По результатам инвентаризации руководитель организации принимает решение о создании резерва сомнительных долгов. Сумма резерва относится на финансовые результаты деятельности организации. Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния должника и вероятности погашения долга полностью или частично. Обязательным условием создания резерва является истечение сроков погашения задолженности. Резерв сомнительных долгов создастся на всю сумму задолженности с учетом НДС. Резервы сомнительных долгов могут создаваться только по расчетам за продукцию, товары, работы или услуги.
