Каждый человек, работающий на предприятии или в небольшой фирме, окружен большим количеством предметов и вещей. На промышленном предприятии – это станки или оборудование, в офисе – это офисная техника и канцелярия. При этом мало кто задумывается, что каждый предмет проходит по бухгалтерским статьям предприятия и представляет собой ТМЦ или товарно-материальную ценность.
К товарно-материальным ценностям относятся все активы предприятия или организации, которые включают в себя используемое сырье, материалы, всю технику или оборудование, которое применяется для создания товара или оказания услуг. Все, что имеет в наличии предприятия, именуется ТМЦ.
Но каждая вещь, поскольку она приобреталась компанией или предприятием, проходила по бухгалтерии и находится на балансе организации. Это требует проведения периодической инвентаризации или сверки действительного наличия материальных ценностей с данными бухгалтерии. Проведение инвентаризации включает в себя не только сверку количества, но также определение стоимости предмета или вещи в соответствии с данными, которые находятся в документах бухгалтерского учета.
Сама процедура проведения сверки ТМЦ отражена в методических рекомендациях по проведения инвентаризации и финансовых обязательств организации, которые утверждены соответствующим приказом Министерства Финансов РФ. Также в данных рекомендациях содержатся формы соответствующей отчетности, которая составляется по результатам проведенной сверки.
Частота проведения процедуры сверки материальных ценностей устанавливается в учетной политике компании или же определяется руководителем по мере необходимости или в силу иных причин.
Законодательно определяются обязательные случаи проведения инвентаризации, которые закреплены в п.27 Положения о ведении бухгалтерского учета и отчетности. Среди случаев обязательного проведения сверки значатся:
Главной целью, по которой необходимо проводить инвентаризационную сверку является меры, по сохранению имущества компании или предприятия, а также организация своевременной процедуры расчетов по налогам и хозяйственным договорам.
Процесс инвентаризации ТМЦ проходит в несколько этапов, каждый из которых имеет свою направленность, цели и конечный результат.
Первым этапом является составление соответствующего распоряжение руководителя организации в виде приказа, в котором прописываются сроки проведения процедуры сверки, перечень ценностей, надлежащие проверить.
Также в ходе первого этапа на предприятии необходимо сформировать комиссию, которая должна состоять минимум из двух человек. Состав комиссии также должен утверждаться соответствующим распоряжением руководителя. Следует отметить, что в комиссию не должны входить материально ответственные лица.
Следующим шагом первого этапа является сбор подписей материально ответственных лиц, подтверждающих, что к началу проведения сверки ими были сданы все учетные документы первичного характера. Также собранные подписи являются подтверждением оприходования всех поступивших ТМЦ и списаниях выбывших из употребления.
Второй этап включает в себя непосредственную проверку ТМЦ и составление соответствующих описей. Проведение инвентаризации – это полное переписывание, пересчет и взвешивание всего, что числиться на балансе предприятия. Сама проверка может осуществляться методом сплошного прохода, когда все, что присутствует в помещении, описывается. При этом в процессе инвентаризации обязательно присутствие материально ответственного лица.
После завершения сверки ценностей, находящихся в одном помещении, оно опечатывается до завершения процедуры инвентаризации. Допуск в данное помещение разрешается только с непосредственного письменного разрешения руководителя в случае крайней надобности.
Если в процессе инвентаризации учету подлежат хозяйственные ценности, которые были выданы для непосредственного их применения по назначению, то они должны описываться по месту фактического их нахождения.
В процессе проведения проверки все данные вносятся в инвентаризационные описи, которые могут составляться вручную или с использование компьютеров. При этом существуют требования к их заполнению: все надписи должны быть сделаны разборчивым почерком, не допускается помарок, исправлении или стирания.
Если в составленных инвентаризационных ведомостях обнаруживаются ошибки, следует немедленно сообщать об этом председателю комиссии, чтобы была возможность исправить ситуацию до момента снятия опечатывания с соответствующего помещения. При этом вносимые исправления должны быть согласованы со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.
Составленная по итогам инвентаризации опись передается в бухгалтерию организации.
Третьим этапом процесса сверки ТМЦ является проверка поступивших в бухгалтерию описей данным бухгалтерского учета. В случае выявление нестыковок или обнаружении недостачи должны быть оформлены сличительные ведомости.
Оформление сличительной ведомости осуществляется в двух экземплярах, один из которых должен быть передан на хранение в бухгалтерию, второй экземпляр должен находиться у материально ответственного сотрудника.
В случае выявления факта недостачи стоимость материальных ценностей указывается в соответствии с первичными, приходными документами, а излишки должны быть оценены в соответствии с рыночной стоимостью оборудования или вещи.
Если в предприятии имеются ценности, которые находятся в обороте организации, но при этом никоим образом не проходят по бухгалтерским ведомостям, то для них следует составлять отдельные сличительные ведомости.
После проведения процесса бухгалтерской сверки все результаты отправляются инвентаризационной комиссии, которая должна провести тщательный анализ полученных результатов и выявить причины появление излишков или недостачи. Результаты заседания комиссии должно оформляться в виде заключительного протокола.
Последнее слово в процедуре инвентаризации имеет руководитель организации, который подписывает результаты и приказ, утверждающий результаты проведенной сверки.
Последним этапом проведения инвентаризации ТМЦ является приведение полученных результатов в соответствии с имеющимися данными бухгалтерии. Это означает, что данному отделу потребуется оприходовать образовавшиеся излишки или списать недостачу. Происходит это по следующим статьям и проводкам:
При этом отнести недостачу можно на три статьи:
Принято различать несколько видов проведения процедуры сверки товарно-материальных ценностей.
Также разделение инвентаризации по типам осуществляется в зависимости от временных характеристик. В данном случае различаются плановые проверки, которые проводятся по заранее составленному графику или внеплановые, назначаемые в исключительных случаях, например, в случае существования подозрений на пропажу материальных ценностей или при образовании крупной недостачи по бухгалтерской отчетности.
Инвентаризация ТМЦ – это обязательная процедура, которая должна проводится с регулярной периодичностью для предотвращения образования крупных недостач или «дыр» в бухгалтерии, возникающих вследствие отсутствия учета и сверки поступающих ценностей и имеющихся в наличии.
Вконтакте
Чтобы выяснить, соответствуют ли учетные данные фактическим, необходимо провести инвентаризацию. Инвентаризацию перед составлением годовой отчетности проводят в конце года. Однако ее результаты зачастую оформляются уже в начале следующего года. Предлагаем разобраться, какие документы должны быть в наличии у организации, чтобы результаты инвентаризации имущества не признали недействительными. Также выясним, какими документами следует оформить эти результаты и как их отразить в бухгалтерском учете.
Инвентаризация имущества проводится организацией для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. В ходе нее проверяется наличие имущества, определяется его состояние и делается оценка.
Приведем нормативные документы, регламентирующие случаи и порядок проведения инвентаризации:
Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются организацией, за исключением тех ситуаций, когда инвентаризация обязательна (ст. 11 Закона № 402-ФЗ). Обязательная инвентаризация должна проводиться в случаях, перечисленных в п. 22 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н , а также в п. 27 Положения № 34н. Так, обязательной является инвентаризация перед составлением бухгалтерской отчетности. Случаи, когда организация будет проводить инвентаризацию по желанию, должны быть указаны в ее учетной политике.
Порядок проведения инвентаризации имущества организации и оформления ее результатов подробно описан в Методических указаниях по инвентаризации.
Итак, если ваша организация провела инвентаризацию для составления годовой бухгалтерской отчетности в декабре прошлого года, проверьте, все ли необходимые документы имеются и правильно ли они составлены. Если же вы только планируете проводить инвентаризацию имущества для иных целей, то все указанные далее документы вам нужно будет оформить в аналогичном порядке.
Первый документ, который составляется перед проведением инвентаризации, - это приказ или распоряжение руководителя о ее проведения. Существует унифицированная форма приказа о проведении инвентаризации № ИНВ-22, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. Однако с 1 января 2013 г. организации вправе использовать собственные формы документов, утвержденные учетной политикой (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Рекомендуем проверить этот документ очень внимательно. В приказе или распоряжении о проведении инвентаризации должны быть указаны:
Если какой-то информации нет, то документ лучше переделать.
Согласно п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации в состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Также в состав инвентаризационной комиссии могут входить представители службы внутреннего аудита организации, а также независимых аудиторских организаций.
Важно иметь в виду следующее. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Поэтому если в инвентаризационную комиссию был включен работник, который впоследствии заболел или уехал в командировку, то во избежание ненужных споров приказ лучше переделать.
Объем инвентаризуемого имущества, который указывается в приказе, зависит от причины проведения инвентаризации. Если это инвентаризация перед составлением годовой отчетности, то в соответствии с п. 1.3 Методических указаний по инвентаризации, проверке подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения. Кроме того, инвентаризировать перед составлением отчетности следует производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки).
Отметим, что если инвентаризация проводится по причине смены материально ответственного лица, то инвентаризироваться будет только имущество, закрепленное за данным лицом. Сверять наличие остального имущества и обязательств в этом случае нет необходимости.
Законодательных требований, ограничивающих продолжительность проведения инвентаризации и сроки сдачи материалов по инвентаризации в бухгалтерию, не установлено, поэтому определяются они исходя из потребностей организации. Но затягивать сроки проведения инвентаризации не стоит в силу того, что это создает определенные неудобства в хозяйственной жизни организации. Например, на время проведения инвентаризации необходимо организовать обособленное хранение ТМЦ, поступивших уже после начала этой инвентаризации. Кроме того, инвентаризация, проводимая перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, должна проводиться до окончания периода, за который отчетность будет составляться.
До начала фактической проверки наличия имущества комиссия обязана была получить последний отчет о движении материальных ценностей и денежных средств в бухгалтерии организации. Необходимо проверить следующее. Все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, должны быть завизированы председателем комиссии с указанием формулировки «до инвентаризации на (указывается дата начала)». Данное визирование является подтверждением остатков имущества на начало инвентаризации. Если такой пометки нет, нужно обратиться к председателю комиссии для внесения соответствующих исправлений в документы.
Также перед началом проведения инвентаризации материально ответственные лица должны дать расписки о том, что все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии. В расписке указывается, что все ценности, поступившие под ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Расписки предоставляют и подотчетные лица, получившие денежные средства, но еще не отчитавшиеся за них. Если расписок нет, то постарайтесь получить их задним числом. Образец расписки материально ответственного лица дан в приложении 2 .
При проведении инвентаризации фактически используются два вида проверок:
Натуральная проверка обычно используется для проверки основных средств и МПЗ, то есть активов, имеющих материально-вещественную форму, которые можно подсчитать, взвесить, обмерить. Такая проверка имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 2.7 и 2.8 Методических указаний по инвентаризации).
При документальной проверке наличие объекта учета подтверждается непосредственно документами.
В ходе осуществления вещественной и документальной проверки должны быть заполнены инвентаризационные описи и описи по видам имущества. Они заполняются по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88н, или по формам, разработанным организацией самостоятельно и утвержденным учетной политикой. В описи по инвентаризации имущества заносится информация о его фактическом наличии. Описи заполняются не менее чем в двух экземплярах.
Описи составляются вручную чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Также разрешается оформлять описи с использование технических средств (компьютера и принтера).
На каждой странице описи, заполняемой при инвентаризации имущества, указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти материальные ценности показаны.
Если в инвентаризационных описях обнаружены ошибки, их исправляют в следующем порядке. Зачеркиваются неправильные записи и ставятся над зачеркнутыми правильные показатели. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Если вы обнаружили, что в уже составленной инвентаризационной описи применили иной способ исправления ошибки, то нужно внести коррективы (при возможности) или заменить документ, иначе опись будет недействительна.
При проверке инвентаризационных описей обратите внимание еще на такой момент. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.
Описи должны подписать все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи дается расписка материально ответственных лиц, подтверждающая проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии каких-либо претензий к членам комиссии и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если такой расписки нет, следует внести соответствующие исправления.
При инвентаризации, проводимой при смене материально ответственных лиц, опись подписывает также сдавшее и получившее ценности материально ответственное лицо.
Отметим, что на имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.
Образец описи, составленной при инвентаризации основных средств, дан в приложении 3 .
Документы для оформления результатов инвентаризации составляются уже после ее проведения. То есть если в вашей организации проводили инвентаризацию перед составлением годовой отчетности в декабре прошлого года, то можно оформить документы по ее результатам уже в январе.
В ситуации, когда при сопоставлении полученных в ходе инвентаризации фактических данных с данными бухгалтерского учета комиссия выявила расхождения, их необходимо зафиксировать в сличительной ведомости. На арендованные или находящиеся на ответственном хранении объекты составляется отдельная сличительная ведомость.
Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.
Кроме того, после проведения инвентаризации назначается заседание инвентаризационной комиссии. На нем должны быть рассмотрены и проанализированы все выявленные расхождения и по возможности установлены причины их возникновения для принятия решений по корректировке показателей в бухгалтерском учете. По результатам рассмотрения оформляется протокол. В нем приводятся сведения о производственных запасах, пришедших в негодность, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц (см. образец в приложении 5).
Результаты инвентаризации утверждаются приказом руководителя организации. В нем также даются предписания по устранению выявленных в ходе инвентаризации расхождений фактического наличия имущества и учетных данных. Поскольку именно руководитель принимает окончательное решение по результатам инвентаризации, приказ является основанием для отражения соответствующих решений в бухгалтерском учете.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке (п. 28 Положения № 34н):
Излишки имущества приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты коммерческой организации;
Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты коммерческой организации.
Таким образом, при выявлении излишков бухгалтерская проводка будет следующей:
Дебет 01 (10, 41) Кредит 91-1
Выявленные в ходе инвентаризации излишки основных средств (материалов, товаров) оприходованы по рыночной стоимости.
Недостачи в бухгалтерском учете списываются с использованием счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Бухгалтерские проводки зависят от того, как будет списываться эта недостача. Сумма ущерба определяется исходя из стоимости имущества по данным бухгалтерского учета.
Недостача и порча материальных ценностей в пределах норм естественной убыли по распоряжению руководителя списывается на счета учета затрат на производство или на расходы на продажу. При этом нормы убыли применяются лишь при выявлении фактических недостач (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации). При этом убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице (если организация производит такой зачет). Если после зачета все же оказалась недостача, то нормы естественной убыли применяются только по тому наименованию имущества, по которому установлена недостача.
Отметим, что нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При списании недостающего имущества в пределах норм естественной убыли будут сделаны бухгалтерские проводки:
Дебет 94 Кредит 10 (41)
Отражена недостача материалов (товаров);
Дебет 20 (44) Кредит 94
Включена в расходы сумма недостачи за счет норм естественной убыли.
Если недостачи и потери товаров или материалов превышают нормы естественной убыли или по данному виду материально-производственных запасов нормы не установлены, тогда сумму недостачи рассматривают как сверхнормативную и относят на виновных лиц. Кроме того, на виновных лиц может быть отнесена недостача основных средств. По заявлению работника сумма недостачи будет погашаться из его заработной платы. Бухгалтерские проводки такие:
Дебет 94 Кредит 10 (41, 01)
Дебет 73-2 Кредит 94
Отнесена на виновных сверхнормативная сумма недостачи.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то сумма ущерба от недостачи или порчи имущества списывается в прочие расходы. Для отражения данной операциию, кроме приказа директора, потребуются документы, подтверждающие отсутствие виновных лиц. Бухгалтерские проводки следующие:
Дебет 94 Кредит 10 (41, 01)
Отражена недостача материалов (товаров, основных средств);
Дебет 91-2 Кредит 94
Отнесена на прочие расходы организации сумма недостачи.
Отметим, что если инвентаризация имущества проводилась перед составлением бухгалтерской отчетности, то для достоверности отчетности бухгалтерские проводки, отражающие результаты инвентаризации, нужно внести в тот период, когда инвентаризация закончена (то есть в декабрь прошлого года).
И оформления ее результатов каждая фирма устанавливает в своих локальных актах. Основу для разработки собственного алгоритма действий берут из норм приказа Минфина от 13 июня 1995 г. № 49 и Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011. Систематизированные итоги всех процедур проверки имущества предприятия документально оформляются комиссией и утверждаются руководителем. После этого данные инвентаризации отражаются в учете.
Схематично все инвентаризационные мероприятия и их последовательность можно очертить так:
Важность оформления всех результатов проверки в первичных инвентаризационных документах подчеркивается необходимостью представления этих бланков при решении споров с выявленными виновными лицами, признанными нарушителями правил хранения активов. Оформление результатов инвентаризации в локальной документации предприятия позволяет привлечь к ответственности материально ответственное лицо , обосновать требование о возмещении ущерба.
Данные по итогам пересчета ценностей вносятся членами комиссии в описи. Материально ответственные лица подтверждают правильность содержащихся в описях сведений своей подписью. Итоги инвентаризации подводятся после сличения полученной информации с нормативными показателями учета, выявления отклонений. Если расхождения между учетными и фактическими значениями были обнаружены, заполняются сличительные ведомости .
Результаты инвентаризации обсуждаются на заседании членов комиссии и выносятся в протокол. Протокольный документ должен содержать блок с информацией о предложениях участников проверки по урегулированию обнаруженных несоответствий. Итоговая документация передается руководству компании для ознакомления, утверждения и принятия решения о дальнейших действиях для устранения недочетов.
Директор после завершения комплекса инвентаризационных действий просматривает содержание документации, подводящей итоги проверки, которая была получена им от комиссии. После анализа всего спектра информации руководство издает приказ по результатам инвентаризации, образец которого составляется в произвольной форме. В форме приказа должны присутствовать обязательные реквизиты:
Положения приказа приобретают юридическую силу после проставления в нем подписи руководителя. Главный бухгалтер или лицо, ответственное за организацию бухгалтерского учета, визирует документ для подтверждения факта ознакомления с его содержанием. Результаты инвентаризации оформляются в приказах, которые обязательны для исполнения всеми службами в касающейся их части.
Бухгалтерия, руководствуясь приказом, осуществляет операции по списанию недоимок на убытки организации, при необходимости отражает приходование ресурсов по фиксированным ценам. Как оформить результаты инвентаризации? Образец приказа должен составляться с учетом таких требований:
В результате проведения инвентаризации может быть выявлено расхождение между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета – излишек имущества либо недостача.
Для отражения результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (товаров, тары), по которым выявлены отклонения от данных учета, применяется сличительная ведомость (форма № ИНВ-19).
В сличительной ведомости отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй – передается материально ответственному(ым) лицу (лицам).
На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации в следующем порядке:
убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на издержки производства и обращения. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;
недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства.
В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.
О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.
В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.
Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в организациях на издержки обращения и производства.
На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.
Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.
Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26 ).
Выявленный в результате инвентаризации излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации (пп. «а» п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете, пп. «а» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета).
Недостача имущества в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения (расходы), а недостача сверх норм – за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации (пп. «б» п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете, пп. «б» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета).
В бухгалтерском учете суммы, выявленных на предприятии недостач и хищений материальных ценностей и денежных средств, а также потери от порчи ценностей отражаются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Причем недостачи отражаются на счете 94 независимо от того, подлежат они списанию на издержки производства (обращения) или отнесению на виновных лиц.
В то же время необходимо иметь в виду, что на счете 94 не отражаются: потери от стихийных бедствий (уничтожение и порча производственных запасов, готовых изделий и других материальных ценностей, потери от остановки производства и пр.), включая затраты, связанные с предотвращением или ликвидацией последствий стихийных бедствий; некомпенсируемые убытки в результате пожаров, аварий, других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями. Эти потери относятся на счет 99 «Прибыли и убытки» как убытки отчетного года и учитываются при определении налогооблагаемой прибыли (п. 2 ст. 265 ч. IIНК РФ).
В том случае, когда решением следственных или судебных органов подтверждено, что виновные лица отсутствуют недостачи списываются на счет 91 «Прочие доходы и расходы».
Если же в результате проведения инвентаризации обнаружена недостача, виновные лица которой не установлены и предприятие не принимает мер к розыску виновных лиц или рассмотрению дела в судебном порядке, то такая недостача подлежит списанию за счет средств, оставшихся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.
В случаях обнаружения излишков и недостач в результате пересортицы предприятие может допустить взаимный зачет таких ценностей, если они обнаружены за один проверяемый период у одного и того же проверяемого лица по материальным ценностям одного и того же наименования. Если при зачете стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница относится на виновных лиц.
Суммы НДС, относящиеся к списываемому в результате недостачи имуществу, отражаются в бухгалтерском учете в соответствии с п. 13 письма Минфина РФ от 12.11.1996 № 96 «О порядке отражения в бухгалтерском учете отдельных операций, связанных с налогом на добавленную стоимость и акцизами» .
Если недостача материальных ресурсов обнаружена до момента их оплаты поставщикам, то сумма НДС, приходящаяся на эти ценности, подлежит списанию в дебет счета 94. При этом в бухгалтерском учете делается проводка: Дебет 94 Кредит 19.
Первичный документ |
Корреспондирующие счета |
||
Отражена недостача товаров в пределах норм естественной убыли | |||
Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ |
Установлен факт потерь сверх норм естественной убыли | ||
Бухгалтерская справка-расчет |
Списана сумма НДС по недостающим ценностям | ||
Претензионное письмо |
Предъявлена претензия юридическому лицу на сумму потерь по покупной цене (с учетом НДС) | ||
Выписка банка |
Получены денежные средства от юридического лица по претензии | ||
Решение суда |
При отказе суда удовлетворить претензию | ||
Бухгалтерская справка |
Списаны на убытки суммы претензий не признанных судом | ||
По распоряжению администрации работник, с которым заключен договор о полной материальной ответственности, возмещает недостачу, выявленную в результате инвентаризации |
|||
Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ |
Отражена недостача товаров, выявленная в результате инвентаризации | ||
Бухгалтерская справка-расчет |
Отражена торговая наценка по недостающим товарам | ||
Бухгалтерская справка-расчет |
Восстановлена сумма НДС по недостающим товарам | ||
Счет-фактура, бухгалтерская справка-расчет |
Восстановленная сумма НДС по недостающим товарам отнесена на счет учета недостач | ||
Бухгалтерская справка-расчет |
Отражено списание недостачи за счет виновного лица | ||
Распоряжение администрации, бухгалтерская справка-расчет |
Списана за счет виновного лица разница между продажной и покупной ценой товара | ||
Приходный кассовый ордер |
Работником внесены денежные средства в возмещение задолженности по выявленной недостаче | ||
Бухгалтерская справка |
Списана на доходы разница между продажной и покупной ценами недостающего товара | ||
Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ |
Суммы недостач при отсутствии конкретных виновников, а также суммы, во взыскании которых отказано судом, признаны прочими расходами организации | ||
Акт о порче, бое, ломе ТМЦ, акт о списании товаров |
Отражены потери товаров сверх норм естественной убыли за счет виновного лица | ||
Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ |
Оприходованы излишки товаров, выявленные в результате инвентаризации | ||
Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ |
Списаны не компенсируемые потери в связи с чрезвычайными обстоятельствами (уничтожение и порча товаров в результате стихийных бедствий и т.п.) |
Инвентаризация на складе – необходимая процедура для поддержания порядка и надлежащего учета остатков. С ее помощью можно не только управлять продажами, но оценить эффективность производства. Существуют специальные организации, которые посредством аутсорсинга могут провести инвентаризацию четко и без лишней волокиты. Вполне реально провести ее и своими силами, главное знать общие правила ее проведения. В статье рассматривается порядок и проведение инвентаризации на складе, какие документы необходимо подготовить и как оформить результаты.
Инвентаризация – довольно трудоемкое и дорогостоящее мероприятие. При ее проведении стоит учесть затраты в рабочее и не рабочее время.
В рабочее время:
Вне рабочее время:
Именно поэтому никто особо не использует внеплановые проверки. Эффективнее в этом случае будет изначально настроить работу таким образом, чтобы велся автоматизированный учет, а работники были максимально обучены и компетентные по вопросам приема и отгрузки ТМЦ.
Общие правила инвентаризации:
Проводится она как в форме внезапной проверки, так и в виде запланированной проверки, периодичность которой прописывается в учетной политике организации . Отличие первых от вторых в том, что на подготовку к ней работников не отводится времени, главная цель не столько сверка остатков на складах, сколько проверка работы самих сотрудников, их компетенции. Рекомендуемая частота инвентаризации ТМЦ – не менее раза в месяц
Обязательные проверки проводятся:
Подробные инструкции о порядке проведения инвентаризации прописаны в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Процедура эта будет признана действительно только при условии 100% выполнения всех правил.
Целесообразно разделить процедуры на 3 этапа:
Этапы | Действия |
Подготовительный | · выход приказа о проведении инвентаризации и ее сроках (); · создание комиссии и выбор ее председателя; · задача последнего оценить фронт предстоящей работы, контролирует пломбирование склада, проверяет, корректно ли использование имеющейся измерительной техники; · согласование по видам проверяемого имущества и закрепления за каждым из ним ответственного из комиссии; · прошение расписок от материально-ответственных лиц до начала подсчета и т.п. |
Этап по счету | · по факту считается наличие имущества проверяемого на складе; · занесение результатов в инвентаризационные описи (форма ИНВ-3) |
Сличительный | · сопоставление данных фактического учета с бухгалтерскими отчетами; · выявление расхождений и составление сличительных ведомостей. |
Заключительный | · по факту инвентаризации проходит анализ ее результатов; · выявляются виновники неправильного учета имущества предприятия. |
В состав комиссии включают следующие категории работников:
Утвержденный приказом руководства предприятия комиссия в обязательном порядке должна присутствовать на протяжении всей ревизии в полном составе. В противном случае, инвентаризации будет считаться недействительной.
До начала инвентаризации необходимо удостовериться, что вся документация проведена бухгалтерией и занесена в соответствующей системе учета. При обнаружении расхождения на этапе подготовки к ревизии, данные доносят до сведения бухгалтера. Конечным действием материально-ответственных лиц является расписка, что все в порядке.
Если на предприятии имеется большой склад или несколько складов, для оперативности работы создаются счетные (рабочие) комиссии на каждом участке. Перед работой все члены данных комиссий должны пройти подробный инструктаж по предстоящей работе. Если имеет место выборочная инвентаризация, необходимо убедиться, что товар, подлежащий проверки, собран в одном месте. Результаты всей работы фиксируются в инвентаризационных описях ручкой.
Человеческий фактор можно свести к минимуму, применив автоматизированную систему учета: каждому товару присваивается штрихкод, считывая его с помощью сканера, комиссия сразу видит автоматическую аналитику. При этом важно внимательно следить за соответствием товара и наименование, отображаемому в системе согласно его штрихкода.
Если обнаружен порченный товар, с целью дальнейшего его списания и непопадания в результаты инвентаризации, учет его ведется по форме ТОРГ-16.
Навалочные товары проверяются путем обмера габаритов и сравнения с аналогичной информацией, указанной в сопроводительных документах от поставщика ТМЦ.
При наличии товаров, хранящихся в нетронутых упаковках, количество засчитывается в соответствии с маркировкой. В качестве контрольной проверки вскрывают несколько упаковок и смотрят, соответствует ли количество в них, указанному на маркировке.
Движение ТМЦ во время инвентаризации неизбежно приведет к путанице. Причем под движением понимается не только приемка и выдача товара со склада, а также перемещение его внутри склада/складов. На деле сложно представить ситуацию, при которой нормальный руководитель захочет полностью парализовать свой бизнес, пусть даже на один день. Тем более если режим работы 7 дней в неделю.
На практике вполне допускается отгрузка учтенной при ревизии готовой продукции контрагентам либо укомплектование ее в заказ. Это хоть и накладывает определенную долю риска в корректность инвентаризации, зато минимизирует ваши потери от простоя на складе. Важно учесть, что отгрузку ТМЦ производят только с письменного разрешения Главбуха. На данную группу товаров заводит инвентаризационный ярлык по . В нем фиксируется количество ТМЦ до и после отгрузки. После чего заполняется акт инвентаризации по отгруженным позициям (). Приемка ТМЦ также имеет место быть. Фиксируют эту операцию вся инвентаризационная комиссия по форме ИНВ-3.
При инвентаризации заполняется следующие документы:
Действия | Форма для заполнения |
Фактически имеющиеся на складе ТМЦ, пересчитанные путем автоматизированного учета или вручную | |
Товар числится за складом, но находится в пути | |
ТМЦ на ответхранении (числится за одним, а фактически находится на другом складе) | Отдельная инвентаризационная опись со списком таких товаров по |
Порченный, бракованный товар и товар, подлежащий списанию | Соответственно акты по , |
Сравнение фактических остатков ТМЦ с данными автоматизированного учета |
Если последние три придется можно отнести скорее к нестандартной ситуации, инвентаризационная опись ИНВ-3 – главный документ любой проверки. С его помощью не только фиксируется фактическое количество остатков на складах, но и впоследствии составляется сличительная ведомость о расхождении с ранее представленной бухгалтерской отчетностью.
По завершении ревизии все члены комиссии подписываются под ее результатами в инвентаризационной описи. Составляется она в двух экземплярах: один для бухгалтера, второй для материально-ответственного лица. Последние при обнаружении ошибки в документе доводят их до сведения бухгалтера и только после этого дают свое письменное согласие с результатами проверки.
Если в ходе заполнения сличительной ведомости обнаружены значительные расхождения, следует пересчет товаров. Причем корректнее выполнять его не членами комиссии, а специально созданной для этого группой людей. Любые исправления в заполненных формах должны быть осуществлены по согласованию всех членов комиссии.
В результате всей проверки оформляется акт инвентаризации, где в фактическом и стоимостном выражении отображаются реально имеющиеся на складе остатки ТМЦ.
Чтобы отобразить все имеющиеся сведения бухгалтер заполняет ведомость по , где по конкретным колонкам вносят данные о пересорте, излишках, недостаче. Документ подписывается всеми членами комиссии. На основании него впоследствии можно взыскивать убытки с материально-ответственных лиц. Результаты инвентаризации склада входят в отчетность месяца, в котором проводилась (как правило проводят при закрытии месяца).
Вопрос №1. В ходе инвентаризации была допущена ошибка при заполнении описи, обязательно ли переделывать документ?
Нет, необязательно. Строка, где была допущена ошибка, зачеркивается линией, поверх нее записываются правильные цифры. Подобным исправлениям подлежат все документы, где ошибка могла оказать искажение данных.
Вопрос №2. В штате всего 3 человека, бухгалтер, кладовщик и директор склада. Будут ли результаты инвентаризации считаться законными, если состав инвентаризационной комиссии будет состоять из трех этих людей.
Нет, не будут, поскольку материально-ответственные лица, коими в данном случае является кладовщик, не может входить в состав комиссии.
Вопрос №3. Установлено ли нормативными актами минимально необходимое количество человек в составе комиссии по инвентаризации ТМЦ?
В документах, регламентирующих порядок проведения инвентаризации, а именно Приказе Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010 ) “Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации” (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 N 1598 ) и Приказе Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010 ) “Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества” прописывается лишь требования к занимаемым должностям в организации тех лиц, кто входит в состав комиссии, иных предписаний касательно численности нет.
Вопрос №4. В ходе инвентаризации обнаружилась недостача. Возместить ее хотят в счет удержания с кладовщика, который не был извещен о проводимой проверки и не присутствовал при ней лично. Законны ли данные действия?
Инвентаризация склада без присутствия материально-ответственного лица, в данном случае кладовщика, считается недействительной, равно как и ее результаты. Исключение является личный отказ от участия в ревизии.
Вопрос №5. Сотрудник склада подал заявление на увольнение, при этом не был издан приказ и собственно не была проведена необходимая в данной ситуации ревизия, не составлены акты приема передач, не подписывались акты недостачи. Спустя определенное время, работодатель предъявляет требования к возмещению выявленных потерь в ходе проведения инвентаризации. Есть ли вероятность, что бывшего сотрудника обяжут к уплате недоимки.
Поскольку сотрудник уже не работает в данной организации, он не является материально-ответственным лицом. Работодатель может обратиться в суд, но шансы выиграть дело ничтожны малы.