Проводки по зарплате формируются с обязательным применением счета 70. Изучим их перечни в контексте зарплатных операций и налоговых перечислений.
Бухгалтерский учет заработной платы осуществляется в рамках следующих основных операций:
Указанные хозяйственные операции могут дополняться иными, которые обусловлены особенностями производственного процесса на предприятии. Например, осуществлением депонирования зарплаты.
В регистрах бухучета подлежит отражению каждая из отмеченных операций. Проводятся они в разные сроки, которые могут определяться исходя из особенностей налогового учета на предприятии и требований трудового законодательства.
Изучим, каким образом устанавливаются сроки проведения отмеченных операций для бухгалтерского учета, а также какие проводки задействуются при начислении и выплате зарплаты.
Зарплата должна выплачиваться не реже чем за каждые полмесяца. Например, до конца текущего месяца за первую его половину и до середины следующего месяца за вторую половину (письмо Минтрудсоцзащиты России от 21.09.2016 № 14-1/В-911). Таким образом, общераспространен подход, по которому составляющими зарплаты являются:
В бухгалтерском учете отражается лишь факт выплаты аванса (далее в статье мы рассмотрим проводки, применяемые в таких целях).
Если начислена заработная плата, проводка применяется следующая: Дт 20 Кт 70 — на сумму зарплаты за весь месяц (вне зависимости от суммы перечисленного аванса).
При этом проводка может быть сформирована и по дебетам счетов:
Дата начисления зарплаты определяется исходя из норм налогового учета, по которым зарплата признается доходом только в конце расчетного месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ).
Сразу же после начисления зарплаты исчисляются:
Факт исчисления НДФЛ отражается в регистрах бухгалтерского учета проводкой: Дт 70 Кт 68.
Если по зарплате применяется налоговый вычет, то в бухучете его отражать не нужно.
Факт их начисления отражается проводкой: Дт 20 Кт 69. Как и в случае с проводками по зарплате, корреспонденция может формироваться и по дебетам таких счетов, как 23, 25, 26, 29, 44 и иных, рассмотренных нами выше.
Начисление НДФЛ и взносов показывается, как и начисление зарплаты, в последний день месяца.
НДФЛ и взносы начисляются на общую сумму зарплаты без какой-либо поправки на аванс.
Если заработная плата выдана, проводки будут иными. Изучим их.
Факт выплаты зарплаты отражается в бухгалтерском учете проводкой: Дт 70 Кт 51 (или 50).
Аналогичная проводка применяется при выплате аванса.
Узнать больше об особенностях расчета аванса на предприятии вы можете в статье .
Дата формирования указанной выше проводки по зарплате или авансу определяется исходя из даты проведения каждой из выплат.
При этом фактическая сумма «основной» трудовой выплаты исчисляется за вычетом аванса и НДФЛ. Получается, что налог «изымается» из соответствующей суммы, хотя и начисляется на общую зарплату (суммированная величина «основной» выплаты и аванса). Данное обстоятельство отражает специфику налогового учета.
В бухгалтерском учете, таким образом, в любом случае должны обособляться:
Проводки выплаты заработной платы в части аванса и второй ее половины фиксируются в бухрегистрах в день выдачи средств сотрудникам.
После всех перечислений заполняются лицевые счета сотрудников по заработной плате(по форме Т-54). Сведения в них вносятся ежемесячно.
Узнать больше о применении формы Т-54 вы можете в статье .
С выплаченной зарплаты («основной» выплаты) удерживается и перечисляется НДФЛ — не позднее дня, следующего за днем выдачи денежных средств. Взносы переводятся до 15 числа месяца, идущего за тем, за который начислена зарплата.
Сведения об этом отражаются в бухгалтерских регистрах при задействовании проводок:
В целях отражения в бухгалтерском учете сведений о прочих разновидностях трудовых выплат — отпускных, командировочных — применяются те же корреспонденции. Но нужно иметь в виду, что в применяемых при начислении заработной платы проводках и тех, что характеризуют выдачу, к примеру, отпускных, даты удержания и исчисления НДФЛ определяются по-разному.
Дело в том, что начисление НДФЛ по отпускным осуществляется не в конце месяца, а в момент назначения отпуска. Удержание налога производится в день выдачи работнику средств (п. 4 ст. 226 НК РФ, постановление Президиума ВАС РФ от 07.02.2012 № 11709/11 по делу № А68-14429/2009). Перечислен НДФЛ с отпускных может быть в любой день до конца расчетного месяца (п. 6 ст. 226 НК РФ).
К распространенным видам удержаний из зарплаты можно отнести:
В регистрах бухгалтерского учета оно отражается проводкой: Дт 70 Кт 76. Последующая выплата алиментов получателю — проводкой: Дт 76 Кт 51 (50).
Здесь для отражения удержаний в учете применяется проводка: Дт 70 Кт 73.2.
В таких случаях применяется проводка: Дт 70 Кт 71.
Удержания производятся только после того, как с зарплаты работника удержан НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ, п. 1 ст. 99 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ).
Рассмотрим пример нетиповой схемы выплаты зарплаты — когда речь идет о депонировании средств. Что она представляет собой?
На некоторых предприятиях зарплата выдается через кассу. Это значит, что для ее получения сотрудник должен лично явиться на предприятие. Но в силу тех или иных причин, например из-за нахождения на больничном, он может не успеть прибыть на выдачу зарплаты в установленный срок.
Чтобы сотрудник имел возможность получить зарплату позже, бухгалтерия осуществляет ее депонирование — временное резервирование на будущую выплату посредством возврата на расчетный счет в банке либо размещения в кассе (но в этом случае депонированная зарплата уменьшит лимит кассы).
Если формируется депонированная заработная плата, то проводка, отражающая данный факт, будет выглядеть так: Дт 70 Кт 76.4. Факт возврата суммы, соответствующей депонированной зарплате, на расчетный счет (если принято такое решение) отражается проводкой: Дт 51 Кт 50. Факт ее выплаты при обращении сотрудника показывается корреспонденцией: Дт 76.4 Кт 50.
Получить депонированную зарплату сотрудник может в течение 3 лет с момента начисления зарплаты (письмо ФНС России от 6.10.2009 № 3-2-06/109). Если он этого не сделает, то выплата списывается во внереализационные доходы. Данный факт отражается проводкой: Дт 76.4 Кт 91.
Узнать больше о специфике учета депонированной зарплаты вы можете в статье .
Бухгалтерские проводки по заработной плате фиксируются в бухрегистрах с использованием счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
По разным видам трудовых выплат, например по обычной зарплате и по отпускным, даты проводок могут определяться с учетом разных принципов, что предопределено требованиями налогового законодательства.
Узнать больше об особенностях расчета зарплаты на предприятии вы можете в статьях:
Дебет 73 Кредит 10 (01, 41...50)
– выявлена утрата имущества (материалов, товаров, основных средств, денег и т. д.).
Сумму ущерба, которую организация компенсирует стороне, пострадавшей от действий своего сотрудника, отразите проводкой:
Дебет 73 Кредит 76 (60)
– отражена задолженность перед пострадавшей стороной.
Сумму ущерба сверх норм естественной убыли спишите за счет виновных лиц (подп. «б» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности).
На сумму средств, удержанных из заработка сотрудника , сделайте проводку:
Дебет 70 Кредит 73
– удержана из зарплаты сотрудника стоимость ущерба по приказу руководителя.
Если добровольно или по решению суда сотрудник компенсирует суммы сверх заработка, отразите это так:
Дебет 50 Кредит 73
– возмещена сотрудником сумма ущерба.
На сумму, которую сотрудник не возмещает организации (суд признал его невиновным, или он несет ограниченную материальную ответственность), сделайте проводку:
Дебет 91-2 Кредит 73
– списана на прочие расходы стоимость ущерба.
Руководитель организации может принять решение о взыскании недостачи по рыночной цене. Разницу между рыночной и балансовой стоимостью недостачи отразите проводкой:
Дебет 73 Кредит 98
– отражена разница между балансовой стоимостью недостающих ценностей и суммой, подлежащей взысканию с виновного лица.
По мере того как виновный будет погашать задолженность, сумму недостачи включают в состав прочих доходов:
Дебет 98 Кредит 91-1
– учтена в составе прочих доходов часть доходов будущих периодов.
Руководитель организации может принять решение полностью или частично не взыскивать недостачу с виновного сотрудника (ст. 240 ТК РФ). Причины могут быть различными: прежние заслуги сотрудника, тяжелое материальное положение, малозначительность ущерба и т. д. Сумму ущерба включают в состав прочих расходов:
Дебет 91-2 Кредит 73
– отражена остаточная стоимость недостающих ценностей в составе прочих расходов.
Если организация отказалась взыскать с сотрудника сумму ущерба, то с него нужно удержать НДФЛ, а на стоимость ущерба начислить страховые взносы.
Такие же проводки сделайте, если организация заплатила за сотрудника административный штраф (например, за нарушение ПДД) и в дальнейшем решила не взыскивать данную сумму. Не забудьте также удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
Если организация взыскивает ущерб с сотрудника, удерживать НДФЛ не нужно, так как в этом случае дохода у сотрудника не возникает. Это следует из статьи 41 Налогового кодекса РФ.
Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ, если организация отказалась взыскать с сотрудника материальный ущерб?
Ответ: да, нужно.
НДФЛ облагается доход сотрудника, полученный в денежной или натуральной форме (ст. 209, п. 1 ст. 211 НК РФ). К доходам в натуральной форме относится, в частности, оплата организацией за сотрудников товаров, работ, услуг (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Обязанность сотрудника возместить работодателю причиненный ему прямой материальный ущерб прописана в статье 238 Трудового кодекса РФ. Так, если вина сотрудника в причинении материального ущерба доказана, и сумма ущерба определена, у сотрудника возникает обязательство перед организацией возместить данный ущерб. Однако руководитель может полностью или частично отказаться от взыскания ущерба с виновного (ст. 240 ТК РФ). В такой ситуации получается, что организация возместила ущерб (себе или третьим лицам) вместо сотрудника. И соответственно, у последнего возникает доход в натуральной форме. С этого дохода удержите НДФЛ (ст. 210, 211 НК РФ).
Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 10 апреля 2013 г. № 03-04-06/1183, от 8 ноября 2012 г. № 03-04-06/10-310.
При этом НДФЛ рассчитайте с суммы прямого ущерба , который включает:
– стоимость уничтоженного (поврежденного) имущества;
– затраты на приобретение, восстановление имущества (например, на ремонт);
– затраты на возмещение ущерба, причиненного сотрудником третьим лицам (например, на возмещение ущерба при ДТП).
Вместе с тем ФНС России считает, что удерживать НДФЛ с суммы уплаченного за сотрудника штрафа за нарушение ПДД не нужно.
Ситуация: нужно ли удерживать НДФЛ, если административный штраф за сотрудника заплатила организация (например, за нарушение ПДД на машине организации)?
Ответ: да, нужно. Хотя разъяснения контролирующих ведомств по данному вопросу неоднозначны.
По мнению представителей финансового ведомства, расходы на оплату административного штрафа являются ущербом, нанесенным работодателю. Отказ от взыскания суммы штрафа с виновного сотрудника приводит к возникновению у последнего дохода в натуральной форме. Следовательно, в такой ситуации организация должна удержать НДФЛ (письма Минфина России от 17 июня 2014 г. № 03-04-05/28925, от 12 апреля 2013 г. № 03-04-06/12341, от 10 апреля 2013 г. № 03-04-06/1183, от 8 ноября 2012 г. № 03-04-06/10-310).
Однако, по мнению ФНС России, в данном случае удерживать НДФЛ не нужно. Ведь если организация не взыскивает сумму штрафа с сотрудника, допустившего нарушение, он не получает доход в натуральной форме. Значит, оснований для начисления НДФЛ нет.
Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 18 апреля 2013 г. № ЕД-4-3/7135.
Стоит отметить, что право разъяснять законодательство о налогах и сборах возложено на Минфин России (п. 1 ст. 34.2 НК РФ). При этом налоговые инспекции обязаны руководствоваться письменными разъяснениями специалистов финансового ведомства по вопросам применения законодательства о налогах и сборах (подп. 5 п. 1 ст. 32 НК РФ).
Таким образом, при решении вопроса об удержании НДФЛ в случае, когда организация не взыскала с виновного сотрудника сумму административного штрафа, руководствуйтесь позицией Минфина России. Например, в случае уплаты административного штрафа за сотрудника, который нарушил ПДД на машине организации. При этом неважно, как зафиксировано нарушение: камерой фотовидеофиксации или непосредственно сотрудником полиции.
Совет : есть факторы, позволяющие не удерживать НДФЛ с административного штрафа, который организация не взыскала с виновного сотрудника. Они заключаются в следующем.
Из писем Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-04-06/12341, от 10 апреля 2013 г. № 03-04-06/1183 следует, что в некоторых случаях НДФЛ удерживать не нужно. Это возможно, если:
В таких ситуациях сотрудник не может быть привлечен к материальной ответственности. Значит, при оплате организацией штрафа за сотрудника обязанности удержать НДФЛ у нее не возникает.
Порядок расчета остальных налогов при возмещении ущерба, нанесенного сотрудником, зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.
Если организация взыскивает ущерб с сотрудника, начислять страховые взносы не нужно. Ведь в данном случае объект обложения взносами отсутствует (ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Ситуация: нужно ли начислить страховые взносы, если административный штраф за сотрудника заплатила организация (например, за нарушение ПДД на машине организации)?
Ответ: да, нужно.
По общему правилу административный штраф должен заплатить тот, кого привлекли к ответственности (ч. 1 ст. 32.2 КоАП РФ). То есть в данном случае это сам сотрудник.
Если же штраф за него заплатила организация, то в таком случае у сотрудника возникает доход. При этом в перечне сумм, освобожденных от взносов, уплата административного штрафа за сотрудника не предусмотрена. Значит, взносы надо начислять в общем порядке (ст. 7 и 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ст. 20.1 и 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Данные правила применяются и при уплате административного штрафа за сотрудника, который нарушил ПДД на машине организации. При этом неважно, как зафиксировано нарушение: камерой фотовидеофиксации или непосредственно сотрудником полиции.
При расчете налога на прибыль стоимость ущерба, которую должен погасить виновный, отразите в составе внереализационных доходов (п. 3 ст. 250 НК РФ).
При кассовом методе размер внереализационных доходов будет равен сумме удержаний из зарплаты сотрудника в каждом отчетном периоде (п. 2 ст. 273 НК РФ).
При методе начисления доход определяйте на дату признания ущерба виновным лицом. Если организация добивается возмещения ущерба через суд, датой признания дохода является день вступления судебного решения в законную силу. Об этом сказано в подпункте 4 пункта 4 статьи 271 Налогового кодекса РФ. Если решение не будет обжаловано, оно вступает в силу через месяц после вынесения (п. 1 ст. 209, п. 2 ст. 321 ГПК РФ). В этом случае доходы признаются в размере, указанном в судебном решении.
Ситуация: можно ли включить сумму материального ущерба, нанесенного сотрудником организации, в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль? Сотрудник возмещает ущерб полностью.
Ответ: да, можно, если его размер обоснован и документально подтвержден.
В Налоговом кодексе РФ прямо не сказано, можно ли уменьшить налогооблагаемый доход на сумму материального ущерба, нанесенного сотрудником. Вместе с тем, материальный ущерб приводит к уменьшению экономических выгод организации, то есть является расходом. Чтобы учесть материальный ущерб в составе расходов, его размер должен быть обоснован и документально подтвержден (п. 1 ст. 252 НК РФ). Обоснованием является то, что при возмещении недостачи сотрудником организация получает и доход (п. 3 ст. 250 НК РФ). Документальным подтверждением расхода является сличительная ведомость, объяснительная записка сотрудника и другие документы. Если указанные требования соблюдены, то сумму материального ущерба можно включить в состав прочих внереализационных расходов в полном размере (подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ).
Такая позиция подтверждается и письмом Минфина России от 17 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/245.
Совет: есть аргументы, позволяющие учесть расходы, даже если ущерб с сотрудника не взыскали. Они состоят в следующем.
Если сотрудник своими действиями нанес ущерб организации, расходы по возмещению этого ущерба можно учесть при расчете налога на прибыль. И неважно, были эти убытки взысканы с сотрудника или оплачены из собственных средств организации. Налоговое законодательство не обязывает для принятия таких расходов истребовать их с виновного лица. Важен лишь сам факт возмещения ущерба (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). А требовать возмещения убытков с виновного сотрудника или нет, зависит от волеизъявления организации.
К такому выводу приходят судьи в постановлениях ФАС Московского округа от 16 июня 2014 г. № Ф05-5735/2014 и Уральского округа от 13 марта 2009 г. № Ф09-1303/09-С2.
Со стоимости утерянного (украденного) имущества восстановите входной НДС, ранее принятый к вычету .
Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержаний в счет погашения материального ущерба организации, нанесенного сотрудником. Организация применяет общую систему налогообложения
Средняя зарплата сотрудника составляет 44 000 руб.
Общая сумма ущерба, взыскиваемая с сотрудника, равна 40 700 руб.
Руководитель организации принял решение взыскать материальный ущерб с виновного сотрудника.
Максимальная сумма удержания составляет:
Дебет 94 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»
– 40 700 руб. – списана остаточная стоимость;
Дебет 73 Кредит 94
– 40 700 руб. – отнесена за счет сотрудника сумма причиненного ущерба;
Дебет 26 Кредит 70
– 9900 руб. (45 000 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;
– 1305 руб. (45 000 руб. × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование;
– 2295 руб. (45 000 руб. × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;
– 90 руб. (45 000 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
– 5850 руб. (45 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ.
В марте (удержание ущерба):
Дебет 70 Кредит 73
– 7830 руб. – исчислена сумма удержания в погашение ущерба.
В апреле (выплата зарплаты):
Дебет 70 Кредит 50
– 31 320 руб. (45 000 руб. – 5850 руб. – 7830 руб.) – выдана зарплата сотруднику за вычетом удержаний.
Налог на прибыль «Альфа» рассчитывает ежеквартально (методом начисления). В марте бухгалтер организации включил в расходы сумму ущерба 40 700 руб., а в доходах отразил сумму возмещения, начисленную в этом месяце, 7830 руб.
Пример отражения в бухучете и при налогообложении отказа организации взыскать ущерб с виновного сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения
ЗАО «Альфа» применяет общую систему налогообложения. Тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 0,2 процента. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация платит по общим тарифам.
Первоначальная стоимость ксерокса по данным бухучета составляет 45 000 руб.
Сумма начисленной амортизации по данным бухучета равна 4300 руб.
Сумма облагаемых взносами выплат виновному сотруднику не превысила с начала года установленный лимит. Детей у Кондратьева нет, поэтому стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.
Должностной оклад сотрудника – 45 000 руб.
Остаточная стоимость основного средства составляет 40 700 руб. (45 000 руб. – 4300 руб.).
Руководитель организации полностью отказался взыскивать ущерб с виновного. Так как организация сама возместила ущерб вместо сотрудника, у Кондратьева возникает доход в натуральной форме, с которого бухгалтер «Альфы» удержал НДФЛ в сумме 5291 руб. (40 700 руб. × 13%).
В бухучете выбытие основных средств бухгалтер отражает с использованием субсчета «Выбытие основных средств» к счету 01. Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие записи.
В марте (начисление зарплаты и налогов, списание ущерба):
Дебет 01 субсчет «Выбытие основных средств» Кредит 01
– 45 000 руб. – списана первоначальная стоимость основного средства;
Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»
– 4300 руб. – списана сумма начисленной амортизации;
Дебет 73 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»
– 40 700 руб. – отражена остаточная стоимость основного средства на возмещение сотрудником;
Дебет 91-2 Кредит 73
– 40 700 руб. – списана сумма, подлежащая возмещению сотрудником, на убытки;
Дебет 26 Кредит 70
– 45 000 руб. – начислена зарплата сотруднику;
Дебет 26 Кредит 69 «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
– 18 854 руб. ((45 000 руб. + 40 700 руб.) × 22%) – начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;
Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 2485,30 руб. ((45 000 руб. + 40 700 руб.) × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование;
Дебет 26 Кредит 69 «Расчеты с ФФОМС»
– 4370,70 руб. ((45 000 руб. + 40 700 руб.) × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;
Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 171,40 руб. ((45 000 руб. + 40 700 руб.) × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 11 141 руб. ((45 000 руб. + 40 700 руб.) × 13%) – удержан НДФЛ.
В апреле (выплата зарплаты):
Дебет 70 Кредит 50
– 33 859 руб. (45 000 руб. – 11 141 руб.) – выдана зарплата сотруднику за вычетом НДФЛ.
Налог на прибыль «Альфа» рассчитывает ежеквартально (методом начисления). Сумму ущерба в размере 40 700 руб. бухгалтер не учел при расчете налога на прибыль. При этом все начисленные страховые взносы в сумме 25 881,40 руб. (18 854 руб. + 2485,30 руб. + 4370,70 руб. + 171,40 руб.) были отражены в расходах для целей налогообложения прибыли.
Пример отражения в бухучете и при налогообложении отказа организации взыскивать с сотрудника административный штраф за нарушение ПДД на автомобиле, зарегистрированном на организацию. Организация применяет общую систему налогообложения
ЗАО «Альфа» применяет общую систему налогообложения. Тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 0,2 процента. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация платит по общим тарифам. В марте водитель организации А.С. Кондратьев нарушил правила дорожного движения (превысил установленную скорость движения на 85 км/ч). Данное нарушение было зафиксировано камерой фотовидеофиксации. Уведомление о нарушении поступило в организацию в марте. Штраф составил 5000 руб. (ч. 5 ст. 12.9 КоАП РФ).
Сумма облагаемых взносами выплат виновному сотруднику не превысила с начала года установленный лимит. Детей у Кондратьева нет, поэтому стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.
Должностной оклад сотрудника – 45 000 руб.
Организация уплатила штраф в полном размере. При этом руководитель организации полностью отказался взыскивать ущерб (сумму штрафа) с виновного. В связи с чем у Кондратьева возникает доход в натуральной форме, с которого бухгалтер «Альфы» удержал НДФЛ в сумме 650 руб. (5000 руб. × 13%).
Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие записи.
В марте (начисление зарплаты и налогов, списание ущерба):
Дебет 73 Кредит 76
– 5000 руб. – отражена сумма штрафа на возмещение сотрудником;
Дебет 91-2 Кредит 73
– 5000 руб. – списана сумма, подлежащая возмещению сотрудником, на убытки;
Дебет 26 Кредит 70
– 45 000 руб. – начислена зарплата сотруднику;
Дебет 26 Кредит 69 «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
– 11 000 руб. ((45 000 руб. + 5000 руб.) × 22%) – начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;
Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 1450 руб. ((45 000 руб. + 5000 руб.) × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование;
Дебет 26 Кредит 69 «Расчеты с ФФОМС»
– 2550 руб. ((45 000 руб. + 5000 руб.) × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;
Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 100 руб. ((45 000 руб. + 5000 руб.) × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 6500 руб. ((45 000 руб. + 5000 руб.) × 13%) – удержан НДФЛ.
В апреле (выплата зарплаты):
Дебет 70 Кредит 50
– 38 500 руб. (45 000 руб. – 6500 руб.) – выдана зарплата сотруднику за вычетом НДФЛ.
Налог на прибыль «Альфа» рассчитывает ежеквартально (методом начисления). Сумму ущерба в размере 5000 руб. бухгалтер не учел при расчете налога на прибыль. При этом все начисленные страховые взносы в сумме 15 100 руб. (11 000 руб. + 1450 руб. + 2550 руб. + 100 руб.) были отражены в расходах для целей налогообложения прибыли.
Если организация применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами, то суммы, удержанные с сотрудника в возмещение ущерба, увеличивают налоговую базу (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Сумму внереализационного дохода учтите в момент удержания из зарплаты, при внесении денег в кассу и т. д. (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).
При расчете единого налога расходы в виде сумм нанесенного ущерба не уменьшают налоговую базу организации на упрощенке. Этих затрат нет в перечне расходов, которые можно учитывать при расчете единого налога (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
ООО «Альфа» применяет упрощенку. Объект налогообложения – разница между доходами и расходами.
В марте по вине менеджера организации А.С. Кондратьева вышел из строя ксерокс. По заключению специалистов, аппарат восстановлению не подлежит.
Первоначальная стоимость ксерокса по данным бухучета составляет 45 000 руб.
Сумма начисленной амортизации по данным бухучета равна 4300 руб.
Договор о полной материальной ответственности с Кондратьевым не заключен.
Должностной оклад сотрудника – 45 000 руб.
Остаточная стоимость основного средства составляет 40 700 руб. (45 000 руб. – 4300 руб.).
Размер материального ущерба меньше средней зарплаты сотрудника, поэтому Кондратьев возмещает потери в полной сумме.
(45 000 руб. – 45 000 руб. × 13%) × 20% = 7830 руб.
Если организация применяет упрощенку и платит единый налог с доходов, то суммы, удержанные с сотрудника в возмещение ущерба, тоже увеличивают налоговую базу (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Сумма самого ущерба на расчет единого налога не влияет.
Пример, как учесть на упрощенке («доходы минус расходы») удержание в счет погашения материального ущерба, нанесенного сотрудником
ООО «Альфа» применяет упрощенку. Объект налогообложения – доходы.
В марте по вине менеджера организации А.С. Кондратьева вышел из строя ксерокс. По заключению специалистов, аппарат восстановлению не подлежит.
Первоначальная стоимость ксерокса по данным бухучета составляет 45 000 руб.
Сумма начисленной амортизации по данным бухучета равна 4300 руб.
Средняя зарплата сотрудника равна 44 000 руб.
Договор о полной материальной ответственности с Кондратьевым не заключен.
Должностной оклад сотрудника – 45 000 руб.
Остаточная стоимость основного средства составляет 40 700 руб. (45 000 руб. – 4300 руб.).
Общая сумма ущерба равна 40 700 руб. (остаточная стоимость имущества признана его рыночной ценой).
Размер материального ущерба меньше средней зарплаты сотрудника, поэтому Кондратьев возмещает потери в полной сумме.
Максимальная сумма удержания в месяц составляет:
(45 000 руб. – 45 000 руб. × 13%) × 20% = 7830 руб.
Ежемесячно до полного погашения задолженности сотрудника на эту сумму бухгалтер «Альфы» будет увеличивать внереализационные доходы организации. Сумма материального ущерба при расчете единого налога не учитывается.
ЕНВД
Если организация платит ЕНВД, то сумма удержаний, как и стоимость самого ущерба, на расчет налога не влияет. ЕНВД рассчитывают исходя из вмененного дохода (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).
Удержания из заработной платы делятся на три группы: обязательные (предписанные законом), по инициативе работодателя (также, регулируемые трудовым правом), по заявлению сотрудника. Рассмотрим основные типовые проводки по удержаниям из зарплаты.
К обязательным удержаниям относят налоги с доходов сотрудника – НДФЛ. Для разных категорий работников своя налоговая ставка.
Отражается проводкой:
Оформляется записью:
Выплата удержанных обязательств в пользу взыскателя производится в исполнительном документе или в течение трех дней и оформляется записью:
Расходы на перечисление производятся за счет сотрудника (комиссия банка и т.д.).
В размере 35 000 руб. Он является резидентом, ставка по НДФЛ 13%. Ежемесячно с него удерживаются алименты в размере 7000 руб.
Проводки:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| 35 000 | ||||
| 68 НДФЛ | 4550 | Ведомость по начислению заработной платы | ||
| 76 | Удержаны алименты | 7000 | Исполнительный лист | |
| 66 | Ежемесячное погашение задолженности по кредиту | 112 500 | Платежное поручение исх. |
Бывают в случае порчи или утрате имущества (Дебет Кредит 73.2), задолженности по подотчетным суммам (Дебет Кредит 71). Также работодатель может удерживать из зарплаты сотрудника часть денежных средств в счет погашения ранее выданного им займа (Дебет Кредит 73.1).
Иногда работодатель по ошибке может выплатить зарплату в большем размере. Тогда часть переплаты удерживается у сотрудника.
Еще одна ситуация: сотрудник взял полный оплачиваемый отпуск, но уволился до окончания периода, за который он взят. Суммы отпускных за те дни, на которые работник не имеет права, удерживаются (Дебет Кредит 73).
У сотрудника из заработной платы ( 000 руб.)удержаны денежные средства в счет погашения займа в размере 5500 руб.
Проводки:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| Начислена зарплата сотруднику | 000 | Ведомость по начислению заработной платы | ||
| 68 НДФЛ | Удержан налог НДФЛ | 3640 | Ведомость по начислению заработной платы | |
| 73.1 | Удержана сумма займа | 5500 | Договор займа Бухгалтерская справка |
Работник может сам попросить удерживать ежемесячно определенную сумму из его заработной платы. Это могут быть суммы на погашение займа от работодателя, на благотворительность, добровольное страхование или членские профсоюзные взносы (Дебет
По инициативе сотрудника из его зарплаты можно удерживать суммы на любые цели. Это могут быть выплаты на погашение займа, за товары, купленные в кредит, в оплату страховых взносов и услуг сотовой связи, в счет членских взносов и т. д. Указанные суммы не считаются удержаниями по смыслу статей 137 и 138 Трудового кодекса РФ, поскольку речь идет о волеизъявлении сотрудника распорядиться начисленной зарплатой. При этом сотрудник должен подтвердить свое желание на удержания письменным заявлением.
Ситуация: можно ли удержать задолженность по займу из зарплаты сотрудника? Организация предоставила сотруднику заем, который он отказывается возвращать .
Ответ на этот вопрос зависит от того, какой порядок погашения заемного обязательства предусмотрен в договоре между организацией и сотрудником.
Если в договоре указано, что заем погашается путем удержания сумм из зарплаты должника, организация может взыскивать их без согласия сотрудника. Ведь свою готовность погашать заем через удержания из зарплаты он подтвердил, подписав договор. Если же в соглашении предусмотрен другой способ погашения займа (например, внесение денег в кассу), то удерживать суммы из заработка сотрудника можно только по его письменному заявлению.
Такой порядок следует из пункта 1 статьи 810 Гражданского кодекса РФ.
Ситуация: можно ли удерживать из зарплаты сотрудника по его письменному заявлению алименты? Исполнительный лист или нотариально удостоверенное соглашение об уплате алиментов, подписанное супругами, сотрудник не представил.
Ответ: да, можно.
По инициативе сотрудника из его зарплаты можно удерживать суммы на любые цели, в том числе на алименты. Единственное условие: свое желание на добровольное удержание сотрудник должен подтвердить письменным заявлением. Наличие исполнительного листа или соглашения об уплате алиментов не является условием для проведения указанной операции. Объяснение такое.
По статье 109 Семейного кодекса РФ алименты представляют собой обязательные удержания из дохода сотрудника (независимо от его желания), которые проводятся на основании исполнительного листа либо нотариально удостоверенного соглашения об уплате алиментов. Эти документы могут поступить в организацию от судебного пристава (как правило, по почте) или от самого взыскателя (например, от бывшей супруги сотрудника с требованием выплатить алименты). Сумма удержания по исполнительному листу ограничивается 50 (70) процентами месячного дохода сотрудника (ч. 2-3 ст. 99 Закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ).
В то же время сотрудник вправе платить алименты в добровольном порядке с удержанием любой по размеру суммы из дохода.
При этом в случае поступления к работодателю в отношении данного плательщика исполнительного листа или нотариально удостоверенного соглашения на уплату алиментов в первую очередь необходимо провести удержания по ним, уведомив об этом сотрудника (ст. 109 Семейного кодекса РФ, ст. 98 Закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ, письмо Роструда от 19 декабря 2007 г. № 5204-6-0).
Сотрудник, который платит алименты по собственной инициативе, может прекратить делать это, когда захочет. Для этого он должен написать новое заявление с просьбой не удерживать часть его доходов с определенной даты.
Ситуация: как удержать из зарплаты сотрудника дополнительные страховые взносы в Пенсионный фонд РФ на финансирование накопительной пенсии ?
Существует особый порядок удержания из зарплаты сотрудника дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию.
Чтобы уплачивать эти взносы, сотрудник должен сначала сообщить в Пенсионный фонд РФ о своем намерении вступить в отношения по пенсионному страхованию в целях уплаты дополнительных взносов. Сделать это он может самостоятельно либо через организацию до 31 декабря 2014 года (ч. 1 ст. 12 Закона от 30 апреля 2008 г. № 56-ФЗ).
Если заявление сотрудник подает через организацию, то в течение трех рабочих дней она должна перенаправить данное заявление в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ по месту регистрации в качестве страхователя своего сотрудника или передать через многофункциональный центр. Причем некоторые организации обязаны представлять такие заявления в электронной форме. Это относится к организациям, среднесписочная численность сотрудников которых за предшествующий год превышает 25 человек, а также к вновь созданным (в т. ч. путем реорганизации) организациям, численность сотрудников которых превышает 25 человек.
Подтвердить свое желание на удержание взносов из зарплаты сотрудник должен письменным заявлением. В этом заявлении человек сообщает размер ежемесячно уплачиваемого взноса, который может быть определен:
Начиная с 1-го числа месяца, следующего за месяцем получения от сотрудника заявления, организация должна начать удерживать из зарплаты указанную в заявлении сумму и перечислять ее в Пенсионный фонд РФ единым платежом и отдельным платежным поручением. Уплачивайте дополнительные страховые взносы в Пенсионный фонд РФ в те же сроки, что и обязательные пенсионные взносы.
Организация, уплачивающая взносы, должна формировать реестр застрахованных лиц по форме № ДСВ-3, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 12 ноября 2008 г. № 322п. Реестр представьте в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ не позднее 20 дней со дня окончания квартала, в течение которого перечисляли взносы (ч. 6 ст. 9 Закона от 30 апреля 2008 г. № 56-ФЗ, п. 1.3 Порядка, утвержденного постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 12 ноября 2008 г. № 322п). Следует отметить, что порядок определения сроков, указанных в днях, Законом от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ и постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 12 ноября 2008 г. № 322п не предусмотрен. Поэтому неясно, какие дни принимать в расчет (рабочие или календарные). Разъяснения контролирующих ведомств по этому вопросу отсутствуют. В связи с этим срок представления реестра целесообразно исчислять в календарных днях (например, реестр за I квартал 2015 года представить не позднее 20 апреля 2015 года).
Порядок подачи реестра по форме № ДСВ-3 зависит от того, сколько человек работает в организации. Если среднесписочная численность сотрудников за предыдущий год превысила 25 человек, то реестр необходимо подавать только в электронном виде. Если среднесписочная численность сотрудников за предыдущий год не превысила 25 человек, то организации предоставлено право выбора. По своему усмотрению она может подавать реестр либо в электронном виде, либо на бумаге. Такой порядок следует из пункта 7 статьи 9 Закона от 30 апреля 2008 г. № 56-ФЗ.
Сумму удержанных и уплаченных дополнительных страховых взносов в Пенсионный фонд РФ укажите в расчетном листке сотрудника.
Прекращайте удерживать и уплачивать дополнительные страховые взносы, если от сотрудника поступит заявление об этом, а также при увольнении сотрудника (ч. 3 ст. 5, ч. 2 ст. 7 Закона от 30 апреля 2008 г. № 56-ФЗ).
Ситуация: какую сумму можно удержать из зарплаты сотрудника по его инициативе ?
Удержания из зарплаты сотрудника по его инициативе проводите без ограничений.
Закон об исполнительном производстве ограничивает размеры удержаний по исполнительным документам (ст. 99 Закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ). Трудовой кодекс РФ устанавливает основания и нормативы удержаний по распоряжению организации (ст. 130 ТК РФ). Других ограничений на размер удержаний законодательство не накладывает.
Поэтому по инициативе сотрудника из его заработка может удерживаться до 100 процентов дохода, но только после того, как из суммы дохода будет удержан НДФЛ (абз. 2 п. 1 ст. 210 НК РФ).
Аналогичные выводы следуют из письма Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1.
По общему правилу в бухучете суммы удержаний по заявлению сотрудника нужно отражать записью:
Дебет 70 Кредит 76
- удержаны платежи из зарплаты по инициативе сотрудника.
Пример отражения в бухучете удержаний из зарплаты сотрудника по его инициативе. Организация применяет общую систему налогообложения
По заявлению менеджера ООО «Альфа» А.С. Кондратьева из его зарплаты ежемесячно удерживается 900 руб. и перечисляется на его лицевой счет оператору мобильной связи. Ежемесячный оклад Кондратьева составляет 16 000 руб. Прав на вычеты по НДФЛ у Кондратьева нет. Страховые взносы на пенсионное (медицинское, социальное) страхование «Альфа» начисляет по общему тарифу. Организация платит взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний по тарифу 0,2 процента.
Дебет 26 Кредит 70
- 16 000 руб. - начислена зарплата Кондратьеву;
Дебет 26 Кредит 69 «Расчеты с ПФР»
- 3520 руб. (16 000 руб. × 22%) - начислены пенсионные взносы на финансирование страховой пенсии;
- 464 руб. (16 000 руб. × 2,9%) - начислены взносы на социальное страхование;
- 816 руб. (16 000 руб. × 5,1%) - начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;
- 32 руб. (16 000 руб. × 0,2%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
- 2080 руб. (16 000 руб. × 13%) - удержан НДФЛ из зарплаты Кондратьева;
Дебет 70 Кредит 76
- 900 руб. - удержаны деньги из зарплаты Кондратьева по его заявлению;
Дебет 70 Кредит 50
- 13 020 руб. (16 000 руб. - 2080 руб. - 900 руб.) - выдана из кассы зарплата Кондратьеву;
Дебет 76 Кредит 51
- 900 руб. - перечислены деньги оператору связи.
Пример отражения в бухучете удержаний из зарплаты сотрудника в счет погашения займа, выданного организацией
30 июня ООО «Альфа» предоставило своему менеджеру А.С. Кондратьеву заем в сумме 48 000 руб. на приобретение автомобиля.
Заем предоставлен на 12 месяцев под 13 процентов годовых. Согласно договору проценты за пользование заемными средствами начисляются со дня, следующего за днем выдачи займа, и уплачиваются ежемесячно до момента возврата долга. Сотрудник погашает долг ежемесячно равными частями. Сумму долга и проценты бухгалтер удерживает из зарплаты Кондратьева.
Ставка процентов по договору займа (13 процентов) превышает 2/3 ставки рефинансирования, действующей на дату уплаты сотрудником процентов по займу. Поэтому материальной выгоды по займу Кондратьев не получает.
Месячная зарплата Кондратьева - 30 000 руб.
Из его зарплаты за июль бухгалтер «Альфы» удерживает:
48 000 руб. : 12 мес. + 48 000 руб. × 13% : 365 дн. × 31 дн. = 4529,97 руб.
В бухучете организации сделаны следующие записи.
В июне:
Дебет 73 Кредит 50
- 48 000 руб. - выдан денежный заем Кондратьеву;
В июле и последующих месяцах срока действия договора займа:
Дебет 73 Кредит 91-1
- 529,97 руб. - начислены проценты за пользование заемными средствами;
Дебет 70 Кредит 73
- 4529,97 руб. - погашена сотрудником часть займа и проценты за пользование им.
Удержание дополнительных страховых взносов в Пенсионный фонд РФ на финансирование накопительной пенсии отразите записью:
- удержаны страховые взносы из зарплаты сотрудника.
При перечислении взносов сделайте проводку:
- перечислены страховые взносы в Пенсионный фонд РФ.
Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов.
Пример отражения в бухучете удержания из зарплаты сотрудника дополнительных страховых взносов в Пенсионный фонд РФ на финансирование накопительной пенсии. Организация применяет общую систему налогообложения
Сотрудник ООО «Альфа» А.С. Кондратьев представил обществу заявление об удержании дополнительных взносов в Пенсионный фонд РФ. Сумма платежа фиксированная - 1000 руб. в месяц.
Ежемесячный оклад Кондратьева составляет 20 000 руб. Прав на вычеты по НДФЛ у Кондратьева нет. Страховые взносы на пенсионное (медицинское, социальное) страхование «Альфа» начисляет по общему тарифу. Организация платит взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний по тарифу 0,2 процента.
Бухгалтер «Альфы» ежемесячно делает в учете такие проводки:
Дебет 26 Кредит 70
- 20 000 руб. - начислена зарплата Кондратьеву;
Дебет 26 Кредит 69 «Расчеты с ПФР по страховой пенсии»
- 4400 руб. (20 000 руб. × 22%) - начислены пенсионные взносы на финансирование страховой пенсии;
Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
- 580 руб. (20 000 руб. × 2,9%) - начислены взносы на социальное страхование;
Дебет 26 Кредит 69 «Расчеты с ФФОМС»
- 1020 руб. (20 000 руб. × 5,1%) - начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;
Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
- 40 руб. (20 000 руб. × 0,2%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 2600 руб. (20 000 руб. × 13%) - удержан НДФЛ из зарплаты Кондратьева;
Дебет 70 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной пенсии»
- 1000 руб. - удержана сумма дополнительных страховых взносов в Пенсионный фонд РФ;
Дебет 70 Кредит 50
- 16 400 руб. (20 000 руб. - 2600 руб. - 1000 руб.) - выдана из кассы зарплата Кондратьеву;
Дебет 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной пенсии» Кредит 51
- 1000 руб. - перечислены деньги в Пенсионный фонд РФ.
Порядок налогообложения удержаний из зарплаты по инициативе сотрудника зависит от того, кому предназначены эти средства: стороннему получателю или самой организации.
Если удержания должны быть переведены стороннему получателю, то организация только оказывает услуги по переводу денег. При этом вся сумма зарплаты сотрудника (до добровольных удержаний) участвует в расчете налогов и обязательных взносов. Сами же удержания никак не влияют на порядок налогообложения. Такой порядок следует из положений Налогового кодекса РФ и статьи 8 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.
Если же получателем удержанных сумм является сама организация, они также могут участвовать при расчете налогов. Например, если организация удерживает проценты за выданный сотруднику заем.
