Под инвентаризацией понимается оценка наличия и состояния имущества организации на определённую дату за счет сравнения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация - основной способ контроля за сохранностью имущества предприятия.
Инвентаризацию разделяют на виды по назначению, объему и методу проведения.
По назначению выделяют плановую, повторную, внеплановую и контрольную; по объему — полную и частичную; по степени охвата - выборочную и сплошную; по обязательности проведения - обязательную и инициативную; по методу проведения - натуральную и документальную инвентаризации.
Инвентаризация способ учёта, при котором регламентирован механизм периодической проверки и документального подтверждения состояния, наличия и оценки имущества и обязательств предприятий. Задача инвентаризации состоит в подтверждении «правдивости» данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности.
Базовым документом, определяющим порядок осуществления инвентаризации (кроме нормативно-правовых документов по ведению бухгалтерского учета), является Приказ Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (редакция от 08.11.2010).
Также обязательства по проведению инвентаризации закреплены в Федеральном законе № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» . Инвентаризация на предприятии проводится обязательно:
Инвентаризация осуществляется постоянно действующей комиссией. Перечень членов инвентаризационной комиссии утверждает руководитель организации.
В члены инвентаризационной комиссии включают:
В состав комиссии также могут быть включены сотрудники службы внутреннего аудита или представители независимой аудиторской компании.
Задание на проведение инвентаризации на предприятии прописывается в приказе (распоряжении, постановлении) о проведении инвентаризации (в виде формы № ИНВ-22). Задание включает в себя порядок, срок и объем работ по инвентаризации.
В процессе инвентаризации формируются акты или инвентаризационные описи. Каждый документ составляется не менее чем в двух экземплярах. Перечень возможных форм документов:
| Вид документа | Форма |
|---|---|
| Инвентаризационная опись основных средств | ИНВ-1 |
| Инвентаризационный ярлык | ИНВ-2 |
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей | ИНВ-3 |
| Акт инвентаризации товаров отгруженных | ИНВ-4 |
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение | ИНВ-5 |
| Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути | ИНВ-6 |
| Акт инвентаризации незаконченных ремонтом основных средств | ИНВ-10 |
| Акт инвентаризации расходов будущих периодов | ИНВ-11 |
| Акт инвентаризации наличных денежных средств | ИНВ-15 |
| Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности | ИНВ-16 |
| Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами | ИНВ-17 |
| Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств | ИНВ-18 |
| Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей | ИНВ-19 |
| Ведомость результатов, выявленных инвентаризацией | ИНВ-26 |
Для отражения результатов проверок корректности проведения инвентаризаций составляется акт (
1. Контроль за сохранностью материальных денежных средств.
2. Выявление сверхнормативных неиспользуемых материальных ценностей.
3. Проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств.
4. Проверка реальной стоимости, учёт на балансе материальных ценностей.
1. Передача имущества организации.
2. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
3. При смене материально ответственных лиц.
4. Если установлен факт хищения или порча ценностей.
5. При чрезвычайных обстоятельствах.
6. При ликвидации и реорганизации предприятия.
Требование к инвентаризации:
Комиссионность – состав комиссии, председатель, отвечает за правильное проведение инвентаризации.
Действительность – все члены комиссии должны непосредственно проверять фактическое наличие материальных ценностей.
Должна проводиться непрерывно, в случае невозможности проведения ее в 1 день, помещение опечатывается комиссионно, печатью председателя, ключ остается у материально- ответственного лица.
Обязательное участие материально- ответственного лица. (хотя бы один должен участвовать)
Подготовительный этап-формируется состав, сроки начала проведения инвентаризации. Материально-ответственное лицо дает расписку о том что к началу проведения инвентаризации, все приходные, расходные документы сдаются в бухгалтерию.все ценности, переданные на хранение, поставлены на учет.
Основной(рабочий)- в присутствии материально ответственного лица идет подсчет ценностей. Пишется документ (инвентаризационная опись, 3-4 экземпляра, один член комиссии). В конце, материально-ответственное лицо дает расписку, о том что нет претензий к проведению инвентаризации)
Заключительный этап- посредством сравнения данных бухгалтерского учета, с данными инвентаризационной описи, выводятся и оформляются результаты инвентаризации.
Результаты инвентаризации могут быть:
-полное совпадение бухгалтерских и фактических остатков.
- недостача – превышение бухгалтерских остатков над фактическими. Недостача возмещается виновным лицом т.е кладовщик.
- излишки - превышение фактических остатков над бухгалтерскими. Они должны приходоваться (ставятся на учет, отражается на финансовом положении предприятия).
Документы результатов инвентаризации:
Сличительная ведомость, если его нет то акт результатов инвентаризации.
Пересортица - это ситуация когда товар одного наименования, но разных сортов, одновременно находится и в излишке и в недостаче.
Приччины
Злоупотребление- искусственно создают (обман)
Бухгалтерская ошибка
Умышленное внесение записей в первичный документ.
В виде исключения: если пересортица создалась за один и тот же период, у одного и того же лица, в отношении одного и того же товара материальных ценностей и если только одинаковое кол-во товаров.
Виды пересортицы:
Случайная- в результате неопытности бухгалтера или материально –ответственного лица
Умышленная- по вине материально-ответственного лица или бухгалтера.
Простая, образуется за один рабочий прием.
Сложная, суммовые разницы от пересортицы, накапливаются постепенно.
При недостачи имеет значение правильно исчислить естественную убыль.
Естественная убыль – это товарные потери, обусловленные естественными процессами, которые вызывают изменение кол-ва товара.
Виды естественной убыли:
Раструстка
Раскрошка
Выветривание
Начисление естественной убыли производится только после инвентаризации, при ее наличии и пределах недостачи. Убыль в пределах установленных норм относится на издержке производства или обращения, а сверх норм на виновных лиц.
От естественной убыли необходимо отличать испорченные товарно-материальные ценности. Составляют специальный акт.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в документах, того месяца, когда была завершена инвентаризация.
Действующий Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не устанавливает, в каких случаях проведение инвентаризации обязательно. Согласно его положениям такие случаи устанавливаются либо российским законодательством, либо отраслевыми или федеральными стандартами. На сегодняшний день данные стандарты отсутствуют. Поэтому, чтобы определить эти случаи, необходим анализ действующего законодательства.
Есть два основных нормативно-правовых акта, регулирующих проведение инвентаризации:
В этих документах определены правила и процедуры проведения инвентаризаций хозяйствующими субъектами, в том числе случаи обязательного проведения инвентаризации. Помимо этих двух актов обязательные процедуры инвентаризации предусмотрены и законами. В таблице ниже мы объединили основные такие случаи.
| Проведение инвентаризации обязательно при: | Сроки проведения | Нормативно-правовое основание |
|---|---|---|
| составлении годовой бухгалтерской отчетности | До составления годовой бухгалтерской отчетности | п. 27 Приказа № 34н |
| смене (увольнение, отпуск и другие причины) материально ответственных работников | В день приемки-передачи дел | п. 27 Приказа № 34н |
| хищении, порче или злоупотреблениях с имуществом | п. 27 Приказа № 34н | |
| стихийных бедствиях и других чрезвычайных событиях (пожары, наводнения и др.) | В срок, установленный приказом руководителя | п. 27 Приказа № 34н |
| выкупе, продаже или передаче имущества в аренду | В срок, установленный приказом руководителя | п. 27 Приказа № 34н |
| ликвидации, реорганизации компании | До составления ликвидационного баланса (при ликвидации) или подписания передаточного акта (при реорганизации) | п. 27 Приказа № 34н |
| банкротстве и назначении конкурсного управляющего | В разумные сроки после назначения конкурсного управляющего | ст. 129 Закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ о банкротстве |
| продаже предприятия | До подписания договора продажи предприятия | ст. 561 ГК РФ |
Несмотря на то, что причины инвентаризации могут быть разными, все эти процедуры объединяет направленность на установление фактического состояния имущества организации.
Результаты инвентаризации нужны для конкурсного производства. Посредством инвентаризации конкурсный управляющий устанавливает имущество, за счет которого могут быть погашены долги банкрота перед кредиторами.
Они нужны для целей налогообложения, когда при недостаче или повреждении имущества (из-за хищения, порчи, пожара и т.д.) фирма показывает убыль имущества в бухгалтерской отчетности, что позволяет учесть убыток во внереализационных расходах.
Если имущество застраховано, то документы, составляемые по итогам инвентаризаций, потребуются для получения страховых выплат. Эти же акты по итогам инвентаризации могут стать документальным подтверждением материальных требований к работникам, ответственным за причиненный ущерб.
При реорганизации или ликвидации фирмы на основании инвентаризационных документов будет составлен разделительный или ликвидационный баланс организации.
Все это обуславливает большое значение соблюдения правил и процедур инвентаризации, которые установлены Приказом N 34н и Методическими указаниями , в том числе в части, касающейся сроков инвентаризации, состава инвентаризационных комиссий, оформления результатов. В противном случае итоги инвентаризации могут быть признаны недостоверными.
Предприятие само решает, сколько инвентаризаций необходимо будет провести в отчетном периоде и назначает даты, когда они будут проведены. Во время каждой инвентаризации производится выявление фактического наличия материальных ценностей и иного имущества, контролируется его сохранность и соответствие условиям эксплуатации, выявляется неучтенное и неиспользуемое имущество и проверяется реальная стоимость того имущества, которое стоит на балансе.Из этих основных задач инвентаризации ясно, что внеплановую проверку следует проводить дополнительно в следующих случаях:
- когда материальные ценности и имущество передается в аренду или предприятие меняет форму собственности и преобразуется в акционерное общество;
- перед тем как будет составлена годовая бухгалтерская отчетность;
- когда меняется материально-ответственное лицо или назначается новое;
- когда были обнаружены факты хищения и порчи имущества;
- когда имущество пострадало в ходе пожара или иного стихийного бедствия;
- когда происходит банкротство или ликвидация предприятия.
Существует два вида инвентаризации – полная и частичная. Порядок их проведения регламентируется Федеральным законом «О бухгалтерском учете», нормативными актами по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, методическими указаниями №49, утвержденными Министерством Финансов РФ в 1995 году.
При этом инвентаризовать требуется и имущество, не принадлежащее субъекту, но числящееся на его учете. Многообразие видов проверяемых объектов обуславливает особенности инвентаризации. В чем они заключаются?
Частота инвентаризаций в году, порядок их проведения, объекты проверки определяются руководителем организации. Положение об инвентаризации закрепляется в посредством издания надлежащего приказа.
Кроме того ФЗ №402 предусматривает случаи, когда инвентаризационная проверка обязательна:
Внезапная инвентаризация может проводиться в любое время, по инициативе руководства.
Основанием может становиться факт обмана клиентов, изготовление неучтенной продукции, неучтенные продажи или просто желание проверить компетентность ответственного работника и прочее.
Ответственной за проведение инвентаризации является специальная комиссия из не менее чем трех человек. Назначается она и является постоянно действующей.
При необходимости в комиссионный состав могут включаться специалисты узкой направленности. Присутствие всех членов комиссии при проведении проверки непреложно, иначе итоги не могут признаваться действительными.
Еще одно неукоснительное требование – это присутствие при инвентаризации ответственного материально лица.
Инвентаризация это процедура проверки фактического наличия имущественных ценностей и состояния имеющихся финансовых обязательств на предопределенную дату.
При этом фактические показатели сравниваются с данными бухучета, что позволяет обнаружить расхождения. С помощью инвентаризации обеспечивается контроль над сохранностью имущества организации.
Инвентаризация бывает разных видов, что зависит от разных факторов. Так по периодичности осуществления различают инвентаризацию:
| Плановую | Проверка выполняется согласно заранее утвержденному графику. Таковой является и обязательная инвентаризация перед подготовкой годового отчета |
| Внеплановую (внезапную) | Проводиться таковая может как по утвержденному секретному графику руководителя, так и в любой момент времени при наличии весомой причины. Главное условие ее это внезапность для материально ответственного лица. Таким способом чаще всего проверяется добросовестность и компетентность работника. Также внеплановая проверка может выполняться при возникновении случаев, когда инвентаризация становится обязательной в силу обстоятельств. Инициатива такой проверки может исходить и от сотрудников |
Отличается инвентаризационная проверка и по объему охвата имущества. Например, инвентаризация может быть:
Упомянуть стоит и инвентаризационную комиссию. В основном приказом руководств назначается постоянная комиссия, которая проводит абсолютно все виды инвентаризаций, включая и контрольные проверки в межинвентаризационные периоды.
Иногда при большом объеме инвентаризации дополнительно могут назначаться рабочие комиссии, что позволяет одновременно повести проверку при большом объеме имущества или территориальной его разобщенности.
Например, сплошная проверка всех структурных подразделений. В отдельных случаях назначается разовая комиссия, чья деятельность продолжается лишь в течение определенной поверки.
Главные цели любой инвентаризации это:
Осуществляется инвентаризация такими методами как:
Объекты проверки инвентаризуются по месту своего непосредственного местонахождения. Дополнительной целью инвентаризации становится выявление испорченных товаров, продукции с истекшим сроком годности, не пригодных к эксплуатации объектов.
Основными требованиями к инвентаризационной проверке являются:
Инвентаризационный порядок регламентируются базой документов, состоящей из:
Так порядок проверки регулируется «Методическими указаниями по инвентаризации …» ().
Необходимость инвентаризации определяет (в прежней редакции ). Вопросы, не урегулированные законодательно, могут уточняться в локальных актах в составе учетной политики организации.
Руководитель разрабатывает регламент инвентаризации, образец которого являют собой Методические указания, но создается образец с учетом направленности деятельности и важных аспектов.
Документальное оформление итогов инвентаризации осуществляется посредством унифицированных форм. Таковые утверждены .
Суть инвентаризационной проверки заключается в полном пересчитывании проверяемых объектов и сверке их с учетными показателями. Ценности пересчитываются в порядке их расположения.
Недопустимо проводить подсчет по последовательности описи, это препятствует выявлению излишков имущества, какое в учете числится по нулевым остаткам.
Учтенные по массе материалы перевешиваются, по длине и объему – измеряются. Отдельные виды имущества могут инвентаризоваться посредством нормативов относительно перевода объема в весовые единицы, например, сельхозпродукция.
Ценности, хранящиеся в неповрежденной упаковке, могут проверяться выборочно, но если надпись на упаковке и содержимое не соответствуют, то вскрываются все упаковки для полного пересчета.
Денежная наличность и ценные бумаги считаются полистно. Целесообразным считается включение в условия, о запрете хранения личных вещей на рабочем месте.
В процессе проверки данные заносятся в инвентаризационные описи. Таковые могут создаваться бухгалтером заранее с указанием учетных остатков. Категорически не допустимо внесение фактических показателей без пересчета, к примеру, со слов работника.
В помещение проверки закрывается доступ посторонних лиц. На время перерывов помещение с ценностями опечатывается, а инвентаризационная документация сохраняется в сейфе.
Общая схема инвентаризации, какую определяет Приказ 49, об инвентаризации имущества, выглядит следующим образом:
| Руководителем предприятия издается приказ о проведении инвентаризации | В документе указываются сроки процедуры, ее порядок, виды имущества, состав комиссии |
| Перед проверкой ценности | Сортируются по отличительным признакам, если в этом есть необходимость |
| Инвентаризуемое имущество пересчитывается | И данные заносятся в |
| Осуществляется сверка | Фактических и учетных значений |
| Определяются итоги проверки | Что подтверждается составлением инвентаризационной ведомости |
| утверждается руководителем | И осуществляются мероприятия по выправлению бухучета и привлечению к ответственности виновных лиц, при наличии таковых |
| Отчетная документация по инвентаризации | Передается на архивное хранение |
Проведение инвентаризации способствует подтверждению учетных данных. Но иногда проверка осуществляется заинтересованными лицами.
Особенно это актуально для небольших организаций, когда большинство сотрудников поддерживает приятельские отношения.
В такой ситуации данные проверки могут быть подкорректированы, при подсчете указываются превышения показателей с целью сокрытия расхождений.
В целях обеспечения абсолютной объективности инвентаризации целесообразной является независимая проверка. Проводится таковая привлеченными экспертами.
Можно воспользоваться услугами специализированных компаний. Выгода такого привлечение очевидна, обеспечивается:
Допускается проводить независимую инвентаризацию любого вида. Дополнительным бонусом становится оптимизация временных и материальных затрат.
Нет необходимости отрывать от обычной деятельности сотрудников и оплачивать их дополнительное рабочее время.
Производственная деятельность может осуществляться по обычному графику, если это не препятствует пересчету. Все результаты независимой проверки остаются строго конфиденциальными и доступны только ответственным представителям организации.
При инвентаризации незавершенного производства объектами проверки становятся:
В процессе проверки определяется фактическое наличие незаконченных изделий посредством подсчета, перемеривания, перевешивания. Также устанавливается действительная комплектность и определяется остаток незавершенного производства.
Целью проверки становится определение суммы, какую подлежит отобразить в «Расходах будущих периодов». При этом выявляются средства, которые следует причислить к издержкам обращения.
Точное установление остатка незавершенного производства обеспечивает достоверность расчетов себестоимости производимой продукции. Инвентаризация незавершенного производства проводится ежегодно, перед составлением годового отчета.
Но, исходя от условий и специфики деятельности, такая проверка может выполняться чаще, ежеквартально или ежемесячно. В некоторых случаях проверку проводят ежесменно или по завершении всякой рабочей недели.
При заключении с сотрудником договора о материальной ответственности непременно прописывается необходимость инвентаризации при увольнении.
Одновременно с инвентаризацией осуществляется передача материальных ценностей новому работнику. Сроки такой инвентаризации законом точно не определяются.
Основное требование – проведение проверки в течение двух недель с момента . Почему целесообразно совместить проведение инвентаризации при смене материально ответственного лица и передачу ценностей?
В противном случае придется отдельно осуществлять передачу имущества, что удваивает временные затраты. Относительно передачи ценностей особого порядка не предусмотрено.
Видео: как провести инвентаризацию основных средств
После завершения инвентаризации и составления материальных ценностей ответственное лицо считается уволенным и никаких претензий к нему предъявляться не может.
Некоторые возникающие по поводу инвентаризации вопросы связаны с ее особенностями относительно специфики деятельности. Также разногласия возникают относительно имущества, не принятого к учету, но фактически используемого организацией.
Нередко инвентаризацию путают с обычной ревизией. Каковы нюансы инвентаризационной проверки?
Инвентаризоваться с той или иной периодичностью должно все имущество организации. В том числе и то, которое не является собственностью субьекта, но используется им. К примеру, объекты могут быть или переданы на ответственное хранение.
Это обуславливает необходимость инвентаризации имущества, учтенного на забалансовых счетах. Проверяются такие объекты в обычном порядке с составлением отдельной ведомости.
Учет ведется по стоимости, предусмотренной договорами, и прочей сопутствующей документацией. Один экземпляр описи передается непосредственному владельцу имущества, чтобы тот мог сопоставить данные со своим учетом.
При инвентаризации в аптечном учреждении обязательно присутствие всех работников аптеки, несущих материальную ответственность. В день проверки отпуск лекарств не осуществляется.
Проводиться инвентаризация может как ручным способом при помощи описных листов, так и при помощи сканирования этикеток. Различается два способа инвентаризации аптеки.
В первом – лекарственные средства считаются по алфавиту. При этом часто выявляется недостача, поскольку часть препаратов может сохраняться отдельно или отдельные позиции просто пропускаются.
Более эффективен второй вариант, когда лекарства считаются по полкам. Это позволяет подсчитать все имеющиеся препараты и не допустить «потери» товара.
Ревизия, как и инвентаризация, осуществляется в целях отслеживания движения объектов имущества в организации. И зачастую данные понятия путаются. Отличие заключается, прежде всего, в целях проведения.
Инвентаризация осуществляется с целью выявления расхождений меж фактическими и учетными данными. Ее задача исправить бухгалтерский учет в соответствии с действительным положением.
Ревизия проводится для обнаружения операций, осуществляемых незаконно и безосновательно. То есть исследуется правомерность операций и их соответствие действующим нормативам.
Другое отличие заключено в том, что ревизия всегда проводится внезапно и осуществляют ее внешние контролирующие органы.
Проведение инвентаризации это мероприятие плановое (даже внезапная проверка спланирована руководителем), а проводят его внутренние службы предприятия.
По завершении ревизии составляется акт, где указываются все ошибки, недостатки и злоупотребления со стороны проверяемого субъекта.
Суть инвентаризации понять не сложно, но провести ее правильно можно только при соблюдении всех правил и учете отдельных нюансов.
Малейшее нарушение порядка проведение инвентаризационной проверки может способствовать признанию итогов процедуры недействительными.
Сегодня сложно представить компанию без IT инфраструктуры. Компьютеры имеются у любой организации. И как любое имущество их нужно периодически инвентаризовать. Каковы особенности инвентаризации компьютерной техники? Инвентаризации подлежит абсолютно все имущество организации. Но компьютеры довольно существенно...
Учет участков вне зависимости от их назначения – важная процедура, которая должна выполняться периодически. СодержаниеЧто нужно знать Особенности проведения процедуры Чтобы не столкнуться с трудностями, специалист должен знать методику проведения инвентаризации земель. Что нужно знать Для обеспечения рационального...
Одна из обязательных для проведения процедур в коммерческих и муниципальных предприятиях является инвентаризация. Причем она осуществляется не только в отношении различного рода имущества, но также дебиторской, кредиторской задолженностей. Существует большое количество различных нюансов, связанных с проведением...
В статье будет идти речь о технической инвентаризации. Что это за процесс, какие функции выполняет, и каков порядок проведения – далее. СодержаниеЧто нужно знать Техническая инвентаризация объектов недвижимости Возникающие нюансы Любое имущество предприятий подлежит описи. Техническая инвентаризация касается объектов...
Для определения соответствия фактических данных относительно имущества данным учета проводится инвентаризация. Но недостаточно провести процедуру, нужно правильно ее оформить. Какими бланками оформляются итоги проверки? СодержаниеВажные аспекты Документальное оформление инвентаризации Когда результаты инвентаризации...
Проведение инвентаризации является требованием обязательным для организаций. Проверяться должно любое имущество субъекта, в том числе и недвижимое. Как инвентаризуются объекты недвижимости? В процессе своей деятельности любой хозяйствующий субъект сталкивается с необходимостью проведения...
Одно из обязательных условий работы сегодня – ведение отчетной документации в соответствии с установленными законодательством стандартами. Одним из таких документов является бланк инвентаризации. Процедура должна проводиться различными коммерческими и муниципальными предприятиями, другими учреждениями....
Предприятий, где производство ведется без образования отходов, практически не существует. В той или иной мере утильсырье способствует загрязнению природы. Одним из способов минимизировать ущерб является инвентаризация отходов. Любое утильсырье, образующееся на территории РФ, подлежит непременной паспортизации. В...
Достоверность бухгалтерского учета обеспечивает инвентаризация имущественных ценностей и финансовых обязательств. В процессе проверки ревизуется действительное наличие имущества. Как часто следует инвентаризовать активы? В Законе «О бухучете», в ст.12, сказано о необходимости проведения инвентаризации с целью...
