1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
(см. текст в предыдущей редакции)
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.
(см. текст в предыдущей редакции)
4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
(см. текст в предыдущей редакции)
5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.
"Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2011, N 3
В бухгалтерском учете все хозяйственные операции совершаются на основании первичных учетных документов. Информация, содержащаяся в них, обобщается в регистрах бухгалтерского учета. Какие формы данных документов применяются в АУ в связи с переходом на новую методологию ведения бухгалтерского учета? Каковы основные требования к их оформлению? Каков порядок формирования и движения документов в АУ? Кто несет ответственность за их оформление и хранение? Об этом и многом другом вы узнаете, прочитав данную статью.
Первичные документы принимаются учреждением к учету, если они составлены надлежащим образом (по формам и в порядке, которые установлены законодательством РФ). Отражение хозяйственных операций по принятым к учету первичным документам осуществляется в регистрах бухгалтерского учета, где данная информация систематизируется и накапливается (п. 2 ст. 9, п. 1 ст. 10 Федерального закона N 129-ФЗ <1>). Формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемые автономными учреждениями начиная с 2011 г., утверждены Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н (далее - Приказ N 173н) <2>. Стоит отметить, что формы и порядок их заполнения, утвержденные данным Приказом, в большинстве своем аналогичны тем, которые были установлены Приказами Минфина России N N 123н, 148н <3>. Поэтому для автономных учреждений, осуществлявших до 2011 г. бюджетный учет, многие формы не являются новыми. Что касается АУ, которые вели коммерческий (бухгалтерский) учет, при формировании ими учетной политики начиная с 2011 г. (в связи с переходом на новую методологию бухгалтерского учета) им необходимо руководствоваться Приказом N 173н. С этой целью следует изучить данный документ наряду с новыми инструкциями по ведению бухгалтерского учета. Общие требования к оформлению первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета учреждениями установлены Федеральным законом N 129-ФЗ и Инструкцией N 157н <4>.
<1> Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
<2> Приказ N 173н применяется при формировании учетной политики учреждения начиная с 2011 г. (п. 7 данного документа).
<3> В настоящее время данные Приказы утратили силу.
<4> Приказ Минфина России от 01.12.2010 N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению".
Формы первичных документов. Согласно п. п. 6, 7 Инструкции N 157н при ведении финансово-хозяйственной деятельности в автономных учреждениях начиная с 2011 г. применяются:
Обратите внимание! Учреждение вправе включать в первичные (сводные) учетные документы, сформированные на основе унифицированных форм, дополнительные реквизиты (данные) с целью обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах и хозяйственных операциях, их изменяющих, в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, методических указаний по бухгалтерскому учету, в том числе с учетом особенностей автоматизированной технологии обработки учетной информации (п. 7 Инструкции N 157н).
Оформление первичных документов. При принятии к учету документов следует обращать внимание на заполнение всех реквизитов, предусмотренных в них унифицированной формой (при отсутствии унифицированной формы - обязательных реквизитов (перечисленных выше)), и на наличие на документе подписи руководителя учреждения или уполномоченного им на то лица.
В соответствии с п. 8 Инструкции N 157н документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами (расчетные документы, документы по оформлению финансовых вложений, займов, кредитов и т.п.), должны содержать две подписи: руководителя и главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица (за исключением документов, подписываемых руководителем органа государственной власти, органа местного самоуправления, особенности оформления которых определяются законами и (или) нормативными правовыми актами РФ).
Напомним, учреждения при проведении расчетно-кассовых операций руководствуются Порядком ведения кассовых операций, утв. Решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40. В п. 14 данного Порядка указано, что в случаях когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя учреждения, его подпись на самой форме расходного кассового ордера не обязательна.
Несмотря на это, если следовать нормам п. 3 ст. 7 Федерального закона N 129-ФЗ (имеющим большую юридическую силу), без подписи главного бухгалтера (уполномоченного лица) денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Однако в случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности (предусмотренную законодательством РФ) за последствия осуществления таких операций (п. 4 ст. 7 Федерального закона N 129-ФЗ, п. 8 Инструкции N 157н).
Обратите внимание! Если первичные документы составлены на иностранном языке, они должны иметь построчный перевод на русский язык.
Ответственность за своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных возлагается на лиц, составивших и подписавших эти документы. В большинстве своем первичные документы оформляются в момент совершения операций, а в случае, если это не представляется возможным, - по окончании операции (п. п. 8, 9 Инструкции N 157н).
Регистры бухгалтерского учета. Согласно Приказу N 173н в автономных учреждениях при ведении бухгалтерского учета теперь применяются регистры класса 05 "Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации сектора государственного управления" ОКУД <6>. Рассмотрим отдельные из них.
<6> Общероссийский классификатор управленческой документации, утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299.
Данные проверенных и принятых к учету первичных (сводных) учетных документов систематизируются в хронологическом порядке (по датам совершения операций) и (или) группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета накопительным способом с отражением в таких регистрах, как (п. 11 Инструкции N 157н):
В соответствии с Методическими указаниями по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бюджетного учета, утвержденными Приказом N 173н, журналы операций (ф. 0504071) открываются путем перенесения данных бухгалтерского учета (остатков) по соответствующим счетам на начало очередного периода. По истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) в Журнале операций (ф. 0504071) отражаются обороты за весь период, выводятся остатки на конец периода и формируются обороты для переноса в Главную книгу (ф. 0504072).
К указанным журналам в хронологическом порядке подбираются и сброшюровываются соответствующие первичные (сводные) документы, сформированные на бумажном носителе. Журналы операций (ф. 0504071) и Главная книга (ф. 0504072) подписываются главным бухгалтером учреждения или его заместителем и исполнителями, ответственными за формирование соответствующих регистров.
Обратите внимание! Лица, составившие и подписавшие регистры бухгалтерского учета, обеспечивают правильность отражения хозяйственных операций в них (п. 11 Инструкции N 157н, Приказ N 173н).
Далее (на с. 35) приведена таблица, содержащая отдельные регистры бухгалтерского учета, применяемые автономными учреждениями в 2011 г. (их предназначение, основания и особенности формирования, основные показатели).
| Наименование регистра (форма) | Назначение регистра, основание, особенности формирования | Показатели регистра (содержательная часть) |
|||||||||
| Инвентарная карточка учета основных средств (ф. 0504031) | Заполняется на основании Акта приема-передачи здания (сооружения) (ф. 0306030), Акта приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), Акта о приеме- передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031), паспортов заводов-изготовителей, технической и иной документации, характеризующий объект, принимаемый к учету | Паспортные данные: паспорт, свидетельство, чертеж, проект, модель, тип, марка, заводской номер объекта (детали), иной номер объекта детали, дата выпуска или изготовления (для животных, многолетних насаждений и земли должна быть указана дата рождения, закладки, регистрации); дата и номер акта ввода в эксплуатацию; первоначальная {восстановительная), кадастровая стоимость; сведения по амортизации; дата окончания начисления амортизации, норма амортизационных отчислений в процентах и сумма начисленной амортизации за месяц и за год, суммы начисленной амортизации с начала эксплуатации, за какой период производилось начисление амортизации; сведения о реконструкции, модернизации, достройке, капитальных вложениях; сведения о результатах переоценки, оприходовании, перемещении, выбытии объекта (с указанием причины, суммы, даты и номера журнала операций). Краткая характеристика объекта (наименование признаков, характеризующих объект (для животных указываются порода (породность), кличка, масть, приметы; для многолетних насаждений и земли указываются количество деревьев (кустов), номер участка, (полосы) площадь в квадратных метрах); материалы, размер и прочие сведения по основному объекту и важнейшим пристройкам и принадлежностям, относящимся к основному объекту; сведения о содержании драгоценных материалов (металлов, камней и т.п.) с указанием наименования объекта (детали), драгоценного материала, единицы измерения (по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ)) драгоценного материала, количества (массы) драгоценного материала | |||||||||
| Инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. 0504032) | Заполняется на основании Акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031), Накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032). Для объектов библиотечных фондов открывается одна инвентарная карточка. Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой. Учет сценическо-постановочных средств ведется по количеству и по стоимости объектов. Учет производственного и хозяйственного инвентаря, приобретенного единовременно по одной учетной стоимости, имеющего одно и то же производственное и хозяйственное назначение, технические характеристики, осуществляется с присвоением индивидуального инвентарного номера в количественном и стоимостном выражении | Первоначальная (восстановительная) стоимость, дата изменения стоимости в результате переоценки, сведения по амортизации: дата окончания начисления амортизации, норма амортизационных отчислений в процентах и сумма начисленной амортизации за месяц и за год, суммы начисленной амортизации с начала эксплуатации, за какой период производилось начисление амортизации; сведения о поступлении и выбытии (дата и номер журнала операций, количество, сумма); остаток в количественном и денежном выражении | |||||||||
| Оборотная ведомость по нефинансовым активам (ф. 0504035) | Применяется для обобщения данных по наличию и стоимости нефинансовых активов (основных средств, нематериальных, непроизведенных активов, продуктов питания) и для проверки правильности записей, произведенных по счетам аналитического учета, с данными счетов учета основных средств, непроизведенных, нематериальных активов, материалов Главной книги (ф. 0504072) | Составляется ежеквартально (по материальным запасам - ежемесячно) по соответствующим счетам аналитического учета счетов "Основные средства", "Непроизведенные активы", "Нематериальные активы", "Материальные запасы" по материально ответственным лицам с указанием наименования объекта, инвентарного номера объекта, единицы измерения, количества и суммы на начало месяца, оборотов по дебету и кредиту, количества и суммы на конец месяца | |||||||||
| Оборотная ведомость (ф. 0504036) | Предназначена для обобщения данных по счетам учета, а также для контроля за соответствием данных бухгалтерского учета по счетам учета и Главной книги (ф. 0504072) | Составляется (при необходимости) в стоимостном выражении по соответствующим счетам аналитического учета счетов финансовых активов и обязательств с указанием номера карточки; наименования счета; суммы на начало месяца, оборотов по дебету и кредиту, суммы на конец месяца | |||||||||
| Накопительная ведомость по приходу продуктов питания (ф. 0504037) | Предназначена для учета обобщения сведений о поступлении продуктов питания в течение месяца (на основании документов от поставщика) | Наименование поставщика, числа месяца поступления продуктов, номер документа, сумма, всего по приходу, сведения о продуктах питания: наименование и код, единица измерения, количество, сумма | |||||||||
| Накопительная ведомость по расходу продуктов питания (ф. 0504038) | Применяется для обобщения сведений о расходовании продуктов питания в течение месяца (на основании меню- требований (ф. 0504202) и других документов, прилагаемых к Накопительной ведомости (ф. 0504038) | Наименование продуктов питания и код, числа месяца (дата выдачи продуктов), число довольствующихся, количество израсходованных продуктов, цена за единицу, сумма, количество прилагаемых штук меню-требований | |||||||||
| Карточка количественно- суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) Книга (карточка) учета материальных ценностей (ф. 0504042, 0504043) | Применяется для аналитического учета объектов ОС, материальных ценностей, использованных при изготовлении экспериментальных устройств; материальных ценностей, выданных на транспортные средства взамен изношенных; переходящих наград, призов, кубков; товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, включая спецоборудование, приобретенное для выполнения научно-исследовательских работ; нефинансовых активов в пути; материальных запасов (за исключением продуктов питания, молодняка животных и животных на откорме), а также материальных ценностей, принятых в переработку; полученных в аренду, безвозмездное пользование, на хранение | Дата и номер журнала операций, содержание операции, срок эксплуатации и дата списания по нормативу, цена, количество и сумма по дебету, кредиту; остаток (количество и сумма). Карточка ведется: по наименованию, количеству, стоимости; по каждому объекту арендованного имущества - по инвентарным номерам арендодателя (при наличии номеров); по нефинансовым активам в пути - по отдельным поставщикам; по товарно- материальным ценностям, принятым на ответственное хранение, - по владельцам (собственникам); по сырью и материалам, принятым в переработку, - по заказчикам, видам, сортам материалов и месту их нахождения | |||||||||
| Применяется для учета в местах хранения материальных ценностей лицами, ответственными за их сохранность. Учреждение систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе (в местах хранения), а также производит сверку данных по счетам бухгалтерского учета с материальных запасов записями, которые ведут материально ответственные лица по местам хранения материальных ценностей. О результатах проверок должны быть сделаны соответствующие записи на отведенной для этого странице в конце Книги (ф. 0504042). При ограниченном объеме наименований материальных ценностей материально ответственные лица вправе вести учет наличия материальных ценностей и операций по их поступлению и выбытию в Карточке учета материальных ценностей (ф. 0504043) | Номер склада, стеллажа, ячейки; наименование и код единицы измерения; цена; марка; сорт; профиль; размер; норма запаса; наименование и код материала; дата записи; дата и номер документа; от кого получено и кому отпущено; приход; расход; остаток; контроль (дата выдачи и подпись); результаты проверок (дата проведения проверки, замечания, предложения, должность и подпись проверяющего) | ||||||||||
| Авансовый отчет (ф. 0504049) | Применяется для учета расчетов с подотчетными лицами, которые приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1 - 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к нему, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии учреждения авансовый отчет проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета заполняются графы 7 - 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения | Наименование показателя, сумма (в рублях и в иностранной валюте) остатка/перерасхода по предыдущему авансу, сумма, дата получения аванса и коды соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета; итоговая сумма полученного аванса; сумма израсходованного аванса; сумма остатка, перерасхода по авансовому отчету; итоговые бухгалтерские записи с указанием номера счета бухгалтерского учета по дебету и кредиту и суммы в рублях в соответствии с расшифровкой сумм произведенных расходов, принятых к учету, с указанием номеров счетов бухгалтерского учета по дебету и по кредиту на основании приложенных документов; приложения к авансовому отчету (количество документов, листов); подпись руководителя структурного подразделения (с расшифровкой), подтверждающая целесообразность произведенных расходов. Отметка о проверке отчета (сумма к утверждению; подпись главного бухгалтера (с расшифровкой)). Сведения о сумме внесенного остатка (выданного перерасхода), номер счета бухгалтерского учета, номер и дата кассового ордера, должность, подпись и расшифровка подписи лица, принявшего остаток (выдавшего перерасход). Расписка о принятии от подотчетного лица авансового отчета (номер и дата), заверенная подписью бухгалтера, дата выдачи расписки | |||||||||
| Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051) | Применяется для аналитического учета операций с финансовыми активами и обязательствами в разрезе счетов бухгалтерского учета, а при необходимости - в разрезе дебиторов и кредиторов: по движению денежных средств; расчетов с юридическими и физическими лицами; расчетов с поставщиками по выданным авансам, за поставленные материальные ценности, оказанные услуги; расчетов с дебиторами; расчетов с подотчетными лицами; расчетов по суммам выявленных недостач и хищений денежных средств и ценностей; расчетов по оплате пенсий, пособий и иных социальных выплат | Дата; номер журнала операций; содержание операции; сумма операции (по дебету и кредиту); сумма остатка (по дебету и кредиту). Текущие записи производятся не позднее следующего дня после совершения операции. В конце месяца в карточке подсчитываются итоги по остаткам | |||||||||
Первичные документы и регистры бухгалтерского учета в большинстве своем формируются на бумажных носителях. Однако при наличии технической возможности могут формироваться в виде электронного документа, содержащего электронную цифровую подпись. В соответствии с установленной в рамках документооборота периодичностью формирования регистров бухгалтерского учета (журналов операций) на бумажном носителе (месяц, квартал) по первичным электронным документам, принятым к учету и относящимся к соответствующему регистру бухгалтерского учета (журналу операций), формируется реестр электронных документов (регистр, содержащий перечень (реестр) электронных документов), которые подшиваются в отдельную папку (дело).
Правила документооборота (в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения их в бухгалтерском учете, а также график документооборота) утверждаются в составе учетной политики (п. 6 Инструкции N 157н).
При обнаружении ошибок в первичных документах допускается внесение исправлений в отдельные из них, если они вносятся по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что подтверждается подписями тех же лиц, с указанием надписи "Исправленному верить" ("Исправлено") и даты внесения исправлений. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов с исправлениями, которыми оформляются операции с наличными или безналичными денежными средствами (п. 10 Инструкции N 157н).
Исправление ошибок, обнаруженных в регистрах бухгалтерского учета, необходимо производить в соответствии с нормами, установленными п. 18 Инструкции N 157н. Рассмотрим их в таблице.
| Ошибка, обнаруженная за отчетный период до момента представления бухгалтерской отчетности и не требующая внесения изменения данных в регистры бухгалтерского учета (журналы операций) | Исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно в регистре бухгалтерского учета, в котором производится исправление ошибки, на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись "Исправлено" |
|
| Ошибка, обнаруженная до момента представления бухгалтерской отчетности и требующая внесения изменений в регистр бухгалтерского учета (журнал операций) | Отражается последним днем отчетного периода дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью, оформленной по способу "Красное сторно", и дополнительной бухгалтерской записью (в зависимости от характера ошибки) | |
| Ошибка, обнаруженная в регистрах бухгалтерского учета за отчетный период, за который бухгалтерская отчетность в установленном порядке уже представлена | Отражается датой обнаружения ошибки дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью, оформленной по способу "Красное сторно", и дополнительной бухгалтерской записью (в зависимости от характера ошибки) |
Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом "Красное сторно" оформляются Справкой (ф. 0504833), содержащей информацию по обоснованию внесения исправлений, наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета (журнала операций), его номер (при наличии), а также период, за который он составлен.
Хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета в учреждениях осуществляется в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. В настоящее время сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения". Согласно этому Приказу для отдельных документов предусматриваются иные сроки их хранения (например, личные карточки работников, реестры доходов физических лиц нужно хранить 75 лет, документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами хранятся постоянно). Кроме того, в течение установленного срока в учреждении должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений (п. 14 Инструкции N 157н).
Обратите внимание! Оформление и хранение первичных документов, регистров бухгалтерского учета, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, а также формирование журналов операций и главной книги по таким сведениям осуществляется обособленно и с соблюдением норм законодательства РФ о защите государственной тайны (п. п. 12, 15 Инструкции N 157н).
Заметим, в рамках налогового законодательства учреждение обязано обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Хранение первичных документов (регистров) в учреждении может осуществляться также в электронном виде с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной цифровой подписи в электронных документах <7>.
<7> Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".
В случае пропажи, уничтожения или порчи первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета руководитель, а при отсутствии у него полномочий - орган, осуществляющий функции и полномочия учредителя, назначает комиссию по расследованию причин случившегося и выявлению виновных лиц, а также принимает меры по восстановлению утраченных документов. При необходимости для участия в работе комиссии привлекаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора.
Далее рассмотрим, кто несет ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов и какие меры ответственности могут быть применены к учреждению в указанном случае в рамках законодательства РФ (в том числе и налогового).
Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер учреждения, в то время как ответственность за организацию хранения первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета несет руководитель учреждения (п. п. 14, 15 Инструкции N 157н). Однако меры ответственности в различных случаях могут налагаться как на должностное лицо, так и на само учреждение.
Статьей 15.11 КоАП РФ нарушение порядка и сроков хранения учетных документов расценивается как грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб.
В случае нарушения установленных сроков хранения учетных документов по валютным операциям или паспортов сделок на должностных лиц налагается административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб.; на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.25 КоАП РФ).
В рамках налогового законодательства отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского или налогового учета, так же как и систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений, также является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (ст. 120 НК РФ). Если указанные деяния выявлены в одном налоговом периоде, это влечет взыскание штрафа в размере 10 000 руб., если в течение более одного налогового периода, - в размере 30 000 руб., если же деяние повлекло занижение налоговой базы, это наказывается штрафом в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.
Поскольку в силу гл. 15, 16 и 18 НК РФ в соответствующих случаях субъектами ответственности являются сами учреждения, а не их должностные лица, привлечение последних к административной ответственности не исключает возможности привлечения учреждений к ответственности, установленной налоговым законодательством (ст. 2 Постановления Пленума ВАС РФ от 27.01.2003 N 2).
О.Сизонова
Редактор журнала
"Автономные организации:
бухгалтерский учет и налогообложение"
О регистрах синтетического и аналитического учета мы рассказывали в . В этом материале приведем перечень учетных регистров бухгалтерского учета.
Напомним, что регистры бухгалтерского учета - это вид , предназначенных для регистрации, систематизации и накопления информации, которая содержится в первичных документах, принятых к бухучету (ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Бухгалтерские регистры - это не только основа для сводного отражения информации на счетах учета. Учетные регистры в бухгалтерском учете используются для составления бухгалтерской отчетности.
Регистры бухгалтерского учета по назначению подразделяются на хронологические и систематические регистры, а по степени обобщения информации на синтетические регистры и регистры аналитического учета. К примеру, в отличие от хронологических систематические регистры бухгалтерского учета предназначены для обобщения информации об учетных объектах за определенный период, представляя сводные данные об оборотах и остатках в разрезе синтетических счетов.
Покажем, что такое регистры бухгалтерского учета на примере. Одним из наиболее распространенных регистров синтетического учета, широко применяемых бухгалтерами при составлении бухгалтерского баланса, является оборотно-сальдовая ведомость. В этом регистре за определенный период по каждому синтетическому счету приводится информация об остатке на начало периода, оборотах за период и сальдо на конец периода. Естественно, информация о сальдо и оборотах представляется раздельно по дебету и кредиту соответствующих счетов:
| Счет | Сальдо на начало периода | Обороты за период | Сальдо на конец периода | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | |
| 01 | ||||||
| … | ||||||
| 99 | ||||||
| Итого | ||||||
Бухгалтерское законодательство предоставляет организации право самостоятельно разрабатывать формы и виды регистров бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Вопросы ведения регистров бухгалтерского учета также отданы на усмотрение организации. Так, регистры бухгалтерского учета могут вестись на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Выбор организация делает сама.
Перечень регистров бухгалтерского учета для является обязательным разделом. Виды учетных регистров бухгалтерского учета при наряду с ведомостями могут быть применены, в частности, следующие (Письмо Минфина СССР от 08.03.1960 № 63 , Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н):
| Наименование регистра бухгалтерского учета | Кредитуемый счет бухгалтерского учета |
|---|---|
| 50 «Касса» | |
| 51 «Расчетные счета» | |
| 55 «Специальные счета в банках» | |
| 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»; 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» |
|
| 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | |
| 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | |
| 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные»; 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Авансы полученные»; 68 «Расчеты по налогам и сборам»; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»; 79 «Внутрихозяйственные расчеты» |
|
| 20 «Основное производство»; 21 «Полуфабрикаты собственного производства»; 23 «Вспомогательные производства»; 25 «Общепроизводственные расходы»; 26 «Общехозяйственные расходы»; 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»; 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»; 96 «Резервы предстоящих расходов»; 97 «Расходы будущих периодов» |
|
| 40 «Выпуск продукции (работ, услуг); 41 «Товары»; 43 «Готовая продукция»; 45 «Товары отгруженные»; 46 «Выполненные этапы по незавершенным работам»; 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»; 90 «Продажи» |
|
| 86 «Целевое финансирование» | |
| 01 «Основные средства»; 02 «Амортизация основных средств»; 80 «Уставный капитал» |
|
| 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»; 98 «Доходы будущих периодов»; 99 «Прибыли и убытки» |
|
| 07 «Оборудование к установке»; 08 «Вложения во внеоборотные активы» |
При ведении бухгалтерского учета в специализированных бухгалтерских программах в учетной политике может предусматриваться, что регистры бухгалтерского учета ведутся в виде специальных форм в электронном виде и на бумажных носителях, в основе которых лежат регистры, предусмотренные программой. Такими регистрами, формируемыми в бумажном виде или на компьютере (с электронной подписью), могут быть Главная книга, оборотно-сальдовая ведомость.
Поступившие в бухгалтерию первичные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей). Затем осуществляются регистрация и экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры.
— это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
Все имеющиеся регистры можно подразделить по трем признакам: назначение, обобщение данных, внешний вид.
По назначению учетные регистры можно разделить на хронологические, систематические и комбинированные синхронистические. К хронологическим относятся регистры, в которых запись фактов хозяйственной жизни выполняется по мере их возникновения без иной систематизации (журналы регистрации, реестры и т.д.). В систематических регистрах запись выполняется в разрезе группировочных признаков — счетов. Записи в хронологических и систематических регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров. Если водном регистре выполнять как хронологическую, так и систематическую запись, то такой регистр будет комбинированным (синхронистическим). Самый типичный пример такого регистра — «Журнал-Главная».
По обобщению данных регистры делятся на интегрированные и дифференцированные. Каждый регистр может рассматриваться индуктивно — от частного к общему, т.е. от первичных документов до отчетности, и/или дедуктивно — от общего к частному, т.е. от отчетности до первичных документов. В первом случае имеет место интеграция данных, во втором — их дифференциация.
По внешнему виду все учетные регистры имеют форму книги, карточки, свободного листа или машинного носителя.
Книга — разграфленный определенным образом учетный регистр, переплетенный, прошнурованный и подписанный главным бухгалтером.
Карточкой называется бланк, отпечатанный в виде таблицы.
Свободным листом называется таблица, помещенная на бланке, подлежащем брошюровке. Свободные листы являются компромиссом между книгами и карточками. Свободные листы — это те же карточки, но отпечатанные на тонкой бумаге, их размер больше размера карточек. Если карточки хранятся в картотеках, то свободные листы хранятся и брошюруются в папках. Для карточек и свободных листов необходимо вести реестры (перечни открытых карточек и свободных листов).
Основной смысл реестра в том, что их наличие не позволяет подменить карточки, а в случае утери какой-либо из них всегда легко установить, какой карточки не хватает.
Внешний вид применяемых на практике карточек может быть различным, но наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные и многоколончатые.
Контокоррентные карточки имеют одностороннюю форму, так как колонки «Дебет» и «Кредит» помещены рядом, наличие двух параллельных колонок позволяет четко видеть состояние расчетов предприятия.
Инвентарные карточки применяются для учета материальных ценностей. В связи с этим вводится новая графа «Остаток», в которой отражается остаток средств данного вида ценностей после регистрации факта хозяйственной жизни, таким образом, в каждом счете присутствуют три графы: приход, расход и остаток. Каждая графа делится на две колонки: количество, сумма. В заголовке карточки проставляется лимит (норматив) запаса; наличие норматива позволяет легко выяснить, не имеет ли предприятие данных средств больше, чем ему нужно, а если меньше, то в какой степени.
Многоколончатые карточки предназначены для учета фактов хозяйственной жизни с выделением в колонках их составляющих. В частности, в тех случаях, когда один факт отражается комплексными суммами, т.е. фиксируется, например оплата различных расходов предприятия.
Машинные носители отличаются технически и размещают данные не на бумажном, а, как правило, на магнитном носителе, его особенности диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления в соответствии со ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете».
Поэтому далее остановимся лишь на характеристике такого элемента, как выбор формы бухгалтерского учета как совокупности используемых носителей информации (учетных регистров) и адекватною отражения в них учетного процесса.
Для систематизации и накопления учетной информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, и отражения на счетах бухгалтерского учета ФХЖ используются регистры бухгалтерского учета.
Это таблицы специальной формы, предназначенные для учетных записей на основе первичных документов. Практика организации бухгалтерского учета строится на сочетании различных учетных регистров. В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» дается перечень возможных видов регистров бухгалтерского учета в виде бумажных и машинных носителей информации, применение которых в организациях обусловливается объемом и спецификой учитываемых объектов, массовостью хозяйственных операций, способом регистрации и обработки информации и т.п.
Для уяснения сущности учетных регистров их принято классифицировать по определенным признакам, основными из которых являются внешний вид. содержание и характер записей.
По внешнему виду учетные регистры представляют собой бухгалтерские книги, карточки, свободные листы, машинные носители.
Бухгалтерские книги - это таблицы, разграфленные определенным образом для регистрации фактов хозяйственной жизни (хозяйственных операций) в зависимости от специфики объектов бухгалтерского наблюдения, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, заключены в отдельный переплет; на обороте последней страницы указывается количество страниц в книге, затем проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя и печать организации. Книги, как правило, используются в качестве учетных регистров, когда перечень учитываемых объектов в организации незначителен. Однако по некоторым объектам учета (например, кассовые операции) все организации ведут учет регистрации операций в книгах (кассовая книга). Обобщение движения всех объектов бухгалтерского учета ведется в Главной книге.
Карточки - это бланки, отпечатанные в виде таблицы. Карточки можно легко сортировать, они нагляднее, удобнее, доступнее в обращении, чем книги. Внешний вид карточек может быть различным, но наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные, многоколончатые.
Контокоррентные карточки имеют одностороннюю форму, так как колонки дебета и кредита помещаются рядом. Такие карточки используются для учета расчетов с юридическими и физическими лицами. Наличие параллельных колонок дебета и кредита позволяет четко видеть состояние расчетов, т.е. кто, кому, за что и сколько должен.
Инвентарные карточки применяются для учета материальных ценностей. В таких карточках вводится графа «Остаток», где указывается остаток данного вида ценностей после регистрации факта хозяйственной жизни (хозяйственной операции), по приходу и расходу данного вида ценностей. В этих карточках обязательно присутствуют три графы: приход, расход и остаток. При этом каждая графа делится на две колонки: количество и сумма. Для учета материалов, сырья и т.п. в таких карточках указывается лимит (норматив) запаса, что позволяет осуществлять контроль за обеспеченностью организации этими ценностями для бесперебойной работы.
Многоколончатые карточки предназначены для учета производственных затрат в постатейном разрезе (по статьям калькуляции), связанных с выпуском продукции, выполнением работ и услуг. Совокупность данных по этим статьям позволяет исчислять себестоимость конкретных видов продукции (работ, услуг), так как эти карточки ведутся по каждому виду выпускаемой продукции, выполняемым работам, услугам.
В течение всего отчетного года карточки хранятся в специальных ящиках. Совокупность однородных по назначению карточек называется картотекой. Карточки в картотеке располагаются по номерам счетов, алфавиту, номенклатурным номерам и другим признакам. Применение особых разделителей и индикаторов (металлические пластинки с обозначением букв алфавита, обозначения счетов и т.д.) облегчает их быстрое нахождение. Карточки в основном применяются для учетной регистрации по аналитическим счетам. С целыо обеспечения сохранности карточек их регистрируют в специальных регистрах, где им присваиваются порядковые номера. Это дает возможность проверять их наличие и тем самым осуществлять контроль за их сохранностью.
Свободные листы, так же как и карточки, представляют собой бланки с отпечатанными таблицами, но большие по размеру и объему отражаемой в них информации. В бухгалтерской практике это главным образом различные ведомости. Такие учетные регистры используются для обобщения однородной информации, например начисления амортизации основных средств, ведомость отгрузки (отпуска) продукции и т.п. В целях контроля за сохранностью этих видов учетных регистров их хранят в отдельных папках. Использование в качестве учетных регистров карточек и свободных листов предоставляет большие возможности для разделения труда учетных работников и заполнения их средствами вычислительной техники.
Машинные носители как учетные регистры размещают данные не на бумаге, а на магнитном носителе (магнитные ленты, магнитные диски, дискеты и т.д.). Особенности машинных носителей информации диктуют и порядок ее расположения. При использовании машинных носителей в качестве учетных регистров организация обязана изготовлять копии таких регистров на бумажных носителях (равно как и первичных документов), в том числе и по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
По характеру записей бухгалтерские регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.
Хронологическими называют учетные регистры, в которых информацию о хозяйственных операциях записывают в последовательном порядке поступления и обработки первичных документов. Никакой группировки регистрируемых данных в этих регистрах не производится. Примерами хронологических регистров являются журнал регистрации операций, книга продаж и книга покупок, где ведется регистрация счетов-фактур соответственно на отгруженную продукцию и приобретенные ценности.
Систематическими называют учетные регистры, в которых регистрация хозяйственных операций группируется по определенным (установленным) признакам, например группировка информации непосредственно по счетам синтетического и аналитического учета. Примеры таких регистров — ведомость остатков материалов на складе (сальдовая ведомость), Главная книга, в которой обобщаются итоговые данные по всем синтетическим счетам.
Записи в хронологических и систематических учетных регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических учетных регистров (так называемое правило Мендеса):
Если в одном регистре выполняются хронологическая и систематическая записи, то такой регистр будет называться комбинированным. Типичными примерами такого регистра являются «Журнал-Главная», многие журналы-ордера. Применение комбинированных учетных регистров позволяет сделать учетные записи более наглядными, при этом сокращается и количество учетных записей.
Синтетическими называют регистры, в которых все операции отражаются в обобщенном виде в денежном измерителе. Информация о хозяйственных операциях в этих учетных регистрах отражается в разрезе синтетических счетов. Примером такого учетного регистра является Гчавная книга.
Аналитическими называют учетные регистры, в которых информация отражается по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического счета. Записи в аналитические регистры должны быть более подробными, чем записи в синтетические регистры: приводится пояснительный текст и наряду со стоимостными указываются в необходимых случаях натуральные или трудовые измерители.
В настоящее время большое распространение получают комплексные учетные регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет, а также хронологическую и систематическую записи. Они применяются, например, при журналыю-ордерной форме учета. Совмещение синтетического и аналитического учета обеспечивает автоматическое совпадение итогов по синтетическим и аналитическим счетам и освобождает от необходимости составления оборотных ведомостей для сверки данных.
Для формирования достоверной и своевременной информации о деятельности предприятия и предоставления ее пользователям важное значение имеет техника учетной регистрации. Запись хозяйственных операций в соответствующие учетные регистры на основании документов называется разноской операций. Эти записи осуществляются на основе котировки (т.е. указания дебетуемого и кредитуемого счетов по хозяйственной операции).
В целях исключения повторной регистрации информации в учетном регистре по одному и тому же документу на документах делается соответствующая отметка о разноске операции в виде знака ». Часто на документе указывается страница учетного регистра, где произведена запись поданной хозяйственной операции, оформленной этим документом. Проставление отметок в документах о разноске операций имеет также значение для последующей проверки правильности произведенных записей.
В практике бухгалтерского учета применяются различные способы счетных записей в учетные регистры. Записи в учетных регистрах бывают простыми и копировальными. Копирование записей применяется в тех случаях, когда необходимо иметь оттиск или копию записи.
Записи в учетные регистры могут осуществляться линейно-пози- ционным и шахматным способами.
Сущность линейно-позиционной записи состоит в том, что дебетовые и кредитовые обороты отражаются в одну линию, что особенно удобно для ведения учета разного рода расчетов. Применение такого способа учетных записей обеспечивает наблюдение за своевременностью погашения дебиторской и кредиторской задолженности.
Преимущество использования линейно-позиционной записи состоит в том, что в учетных регистрах, как правило, совмещаются синтетический и аналитический учет. Тем самым упрощается техника ведения бухгалтерского учета и повышается его достоверность.
Шахматный принцип записи в учетных регистрах заключается в том, что за один прием в учетном регистре отражается сумма хозяйственной операции по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. При таком способе регистрации учетных данных возрастает наглядность и раскрывается внутреннее содержание корреспонденции счетов. Такой порядок записи используется в построении многих регистров (журналов-ордеров) при журнально-ордерной форме учета.
Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица.
Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей:
Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Документы принимаются к учету, если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты.
Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе, таковыми являются:
Все первичные документы имеют унифицированные, т.е. типовые формы. К основным первичным документам относятся:
Документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера),
Документы по перечислению денежных средств с расчетного счета (платежные поручения),
Документы по поступлению и отпуску материалов (доверенности, требования, акты о приемке, накладные) и т.д.,
Документы подразделяются также на внутренние , которые используются непосредственно на предприятии, и внешние , поступающие от других физических и юридических лиц.
Бухгалтерские проводки , составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации, в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций. Учетные регистры различаются по внешнему виду, способу ведения учета и содержанию.
По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги, карточки и свободные листы. Первыми учетными регистрами можно назвать амбарные книги, которые вели купцы для учета своих товаров. С увеличением числа хозяйственных операций стали применять книги других форм: по учету прихода и расхода материалов, денежных средств и т. п. Позднее, для того чтобы разделить труд между работниками, которые ведут учет, вместо книг стали применять карточки и свободные листы. Карточки предназначены, как правило, для организации учета различных объектов аналитического учета, например, инвентарные карточки для учета основных средств, карточки учета материалов на складе. Свободные листы представляют собой учетные регистры большого формата, они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д.
По способу ведения учета регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах операции записываются в последовательности, их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию, например, кассовая книга, карточки учета материалов и т.д.
Учетные регистры (или регистры бухгалтерского учета) - это таблицы специальной формы (книги, журналы, карточки, ведомости и пр.). Регистры классифицируются по разным признакам: по характеру записей; по объему содержания; по форме построения; по внешнему виду, по способу заполнения.
На вопрос, что является результатом работы бухгалтера, можно ответить одним словом — отчетность. Отчетные документы составляются в конце каждого квартала по данным учетных регистров. Отчетность — это набор форм и показателей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Под документооборотом в бухгалтерском учете понимают порядок и путь прохождения документов по всем инстанциям с момента их составления до сдачи в архив.
Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который составляется бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В графике документооборота устанавливается назначение первичных документов, порядок их оформления и сроки сдачи в архив. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, графика или перечня работ, с указанием исполнителей и сроков движения документов. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов. Контроль за выполнением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.
Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах или сейфах. Установлены определенные правила и сроки хранения документов в архиве. Например, первичные и учетные документы хранятся в течение 5 лет, инвентаризационная документация, акты проведения ревизии — 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы — 3 года, годовые — 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих — 75 лет и т.д.
