Авансовый отчет - первичный документ, который составляется для отчета работника о расходовании денег на покупку товаров, услуг, работ. Заполним авансовый отчет вместе: рассмотрим всю цепочку операций, итогом которой будет правильное составление авансового отчета. Скачать бланк авансового отчета можно будет в конце этой статьи.
Организация должна разработать и утвердить локальные нормативные акты, регулирующие порядок оборота наличных денежных средств, в том числе их выдачу подотчетным лицам. Такими документами являются:
Таким образом, подотчетные суммы выдаются только в определенном порядке на основании приказа директора компании и/или заявления работника.
Общий порядок выдачи денежных средств под отчет установлен п. 6.3 Порядка № 3210-У. Следовательно, организация может выдать подотчетные денежные средства следующими способами:
Выдавать наличные деньги можно работникам, с которыми заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (см. Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).
Непосредственно перед выдачей денежных средств работнику бухгалтерии предприятия необходимо проверить наличие задолженности работника по раннее выданным авансам. Если такой информации нет (работник не отчитался по ранее выданным денежным средствам), он не имеет права получить другие подотчетные суммы (абз. 3 п. 6.3 Порядка № 3210-У).
Форма авансового отчета 2019 года осталась без изменений. Не забудьте, что к авансовому отчету в обязательном порядке должны прилагаться оправдательные документы.
В законе не содержится требований об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов. Одновременно с этим каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, что определено п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Организации имеют право выбора:
Скачать бланк авансового отчета по форме № АО-1 в формате таблицы Excel бесплатно можно в конце статьи, а пример заполнения показан на рисунке ниже.
Все применяемые первичные документы должны быть утверждены в учетной политике (закон № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).
После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, передать авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У) в бухгалтерию. Если авансовый отчет не составлен своевременно, то это нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).
Рассмотрим, как заполнить авансовый отчет (образец заполнения 2019 г. смотрите ниже). Для примера подойдет унифицированная форма АО-1 «Авансовый отчет».
Подотчетное лицо вносит данные в следующие поля.
Заполнение лицевой стороны формы № АО-1:
Заполнение оборотной стороны формы № АО-1:
Работник финансовой или бухгалтерской службы проверяет поля, заполненные подотчетным лицом, и дополнительно заполняет следующие поля:
После проверки правильности заполнения документа, точности, а также целевого использования выданных средств бланк направляется на утверждение руководителю организации.
После утверждения авансового отчета на его оборотной стороне указываются суммы в столбце «Сумма расхода, принятая к учету» с указанием счетов бухгалтерского учета, на которые будут отнесены затраты подотчетного лица. Авансовый отчет, проводки по нему должны соответствовать записям, сделанным в регистрах бухгалтерского учета. Далее проводятся окончательные расчеты с подотчетным лицом.
Отрывную часть авансового отчета возвращают работнику. Этот корешок является доказательством предоставления отчетности по подотчетным средствам.
Оправдательные документы можно условно разделить на две группы:
Все оправдательные документы должны содержать обязательные реквизиты: наименование контрагента, дата, содержание факта хозяйственной жизни, количество, стоимость, а также Ф.И.О., должность и подпись лица, составившего отчет.
Рассмотрим особенности заполнения различных видов оправдательных документов.
Кассовым чеком или бланком строгой отчетности (далее — БСО) подтверждается фактическая оплата (то есть факт, что подотчетное лицо полученные деньги потратил). Бланки должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 4.7 54-ФЗ.
С учетом специфики деятельности или особенностей своего местонахождения контрагенты производят расчеты без применения ККТ (п. 2, 3, 5-7 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
Обязательными реквизитами БСО являются:
БСО должны содержать сведения о типографии (название, адрес, ИНН); в специальной строке типографским способом должны быть нанесены серия и номер бланка.
Товарный чек не имеет унифицированной формы. Соответственно, каждая организация вправе разрабатывать бланки самостоятельно. Это касается и накладных. Необходимо проверить в бланке только наличие обязательных реквизитов.
Следует отметить, что эти документы являются товаросопроводительными и не содержат подтверждения оплаты, соответственно, не уменьшают размер подотчетных сумм, за исключением случаев, когда приобретение ТМЦ осуществляется у плательщиков ЕНВД, не использующих ККТ. В этом случае подтверждением затрат будет являться товарный чек (см. Письмо Минфина России от 19.01.2010 № 03-03-06/4/2, от 11.11.2009 № 03-01-15/10-499, от 06.11.2009 № 03-01-15/10-492, от 01.09.2009 № 03-01-15/9-436).
Счет-фактура является налоговым документом, предоставляющим в данном случае возможность принять НДС к вычету из бюджета. Обратим внимание, что счета-фактуры физическим лицам, приобретающим товары (работы, услуги) за наличный расчет, выдаются только при наличии доверенности на получение данной формы (п. 7 ст. 168 НК).
Универсальный передаточный документ является одновременно налоговым и товаросопроводительным документом. По УПД можно одновременно принять ТМЦ и учесть к вычету из бюджета НДС.
Счет-фактура и УПД не являются документами, подтверждающими оплату материальных ценностей, соответственно, не уменьшают размер подотчетных сумм.
В 2019 году введены новые формы счета-фактуры и УПД!
Отдельного рассмотрения требует порядок документального оформления командировочных и представительских расходов. Ниже отметим ключевые моменты для этих групп затрат.
После вступления в силу изменений, принятых Постановлением Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Постановление № 749), бланки командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о выполненной в командировке работе не являются обязательными для заполнения. Организации вправе в локальном нормативном акте предусмотреть необходимость заполнения указанных форм.
Если организация примет решение не применять командировочные удостоверения, то для подтверждения суточных необходимо к авансовому отчету по командировке приложить бухгалтерскую справку произвольной формы. Форму справки следует утвердить в составе учетной политики.
Законодательство не ограничивает размер выплат в виде суточных работникам организации. Размер выплаты суточных следует утвердить приказом или указать в положении о командировочных расходах. Суточные освобождены от уплаты страховых взносов в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ, и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 2 ст. 422 НК). В том же размере суточные не включаются в доход работника при исчислении НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Не следует забывать, что при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, или направлении сотрудника в однодневную поездку, суточные не выплачиваются (п. 11 Постановления № 749).
Авансовый отчет по командировке 2019 необходимо заполнить с учетом мнения Минфина, изложенного в письме № 03-03-06/1/35214 от 06.06.2017. В данном письме разъясняется, что если авиабилет приобретен в электронной форме, для целей налогообложения прибыли документальным подтверждением являются квитанция электронного билета и посадочный талон.
При этом посадочный талон должен подтверждать факт услуги воздушной перевозки подотчетному лицу. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.
При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт оказания подотчетному лицу услуги воздушной перевозки иным способом.
Очень часто проездной билет повышенной комфортности включает стоимость сервисных услуг (набор питания, предметы первой необходимости и гигиены, включая постельные принадлежности, печатную продукцию и т. д.).
Минфин в письме № 03-03-РЗ/37488 от 16.06.2017 разъяснил, как учитывается стоимость дополнительных сервисных услуг.
Не облагается НДФЛ стоимость дополнительных услуг при проезде в вагонах повышенной комфортности (п. 3 ст. 217 НК).
Для целей налогообложения прибыли организаций стоимость дополнительных сервисных услуг учитывается полностью в составе прочих расходов (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК).
А вот по НДС мнение обратное: если сумма дополнительных сборов и сервисных услуг сформирована с учетом стоимости услуг по предоставлению питания, сумма НДС вычету не подлежит (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Ни один из действующих нормативных актов не содержит указаний на объем и порядок оформления представительских расходов. Исходя из этого, организация должна самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике или специальном нормативном акте перечень оправдательных документов, которые подтверждают обоснованность и деловые цели представительских расходов, осуществляемых подотчетными лицами.
Для правильного отражения расходов по приему и обслуживанию российских и иностранных делегаций рекомендуем оформлять следующие документы (см. Письма Минфина № 03-03-06/4/26 от 22.03.2010 и № 03-03-06/1/807 от 13.11.2007):
К отчетам должны быть приложены документы, подтверждающие приобретение продуктов, сувениров и других товарно-материальных ценностей.
К затратам на представительские расходы относят расходы в сумме, не превышающей 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период. Не признаются представительскими расходами следующие затраты:
Датой признания представительских расходов, оформленных через подотчетное лицо, является дата утверждения руководителем организации авансового отчета.
Для целей налогового учета документы необходимо хранить 4 года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Следует учесть, что если получен убыток, то документы, подтверждающие расходы, должны храниться 10 лет (п. 4
Авансовый отчет выступает обязательным условием . Работник должен отчитаться о совершенных тратах в положенный срок именно таким образом.
Образец заполнения авансового отчета 2019 г. подотчетным лицом относится к обязательной отчетности предприятия. Его основная цель — полный контроль над финансовыми расходами в бюджетной организации. С помощью отчетности можно не только проверить движение расходуемых средств, выданных на исполнение потребностей учреждения, но и списать произведенные траты.
Подотчетные средства выдаются руководителем работнику предприятия на осуществление общепроизводственных или общехозяйственных расходов. За выданные суммы сотрудник должен отчитаться в положенный срок посредством авансового отчета. Именно поэтому служащий, получив денежные средства на нужды предприятия, называется подотчетным лицом.
С 2014 года получать аванс могут не только непосредственные работники предприятия, но и внештатные служащие, которые заключили с работодателем гражданско-правовые договоры (п. 5 Указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014).
Подотчетные средства могут быть переданы ответственным служащим не только в наличной форме, но также на банковскую карту путем безналичного перевода (Письмо Минфина РФ № 03-11-11/42288 от 25.08.2014).
Работодатель также может определить круг подотчетных сотрудников в специальном приказе. Работники, в свою очередь, должны выразить согласие с данным назначением. Распоряжение руководства утверждает список ответственных сотрудников, которые могут получать подотчетные средства.
Все подотчетные лица должны в обязательном порядке отчитываться о произведенных расходах, прилагая подтвердительную документацию, и предоставлять авансовый отчет в бухгалтерию в положенный срок.
Поговорим о сроках предоставления расчета. В текущем финансовом году срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом, равно как и порядок заполнения, остались прежними.
Положения п. 6.3. Указаний Центрального Банка России от 11.03.2014 № 3210-У законодательно утверждают сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом. Сдача документации должна производиться в положенный срок — отчет должен быть оформлен и предоставлен в бухгалтерию в течение 3 дней по факту выхода сотрудника на работу.
Нет единого, законодательно регламентированного формального вида. Бухгалтер может оформлять авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или же разработать персональную форму отчета, издав соответствующий приказ.
Документация может вестись как в бумажном, так и в электронном виде. Если заполнение в учреждении предусмотрено в электронной форме, то АО подписывается электронной подписью каждым из участников подотчетного процесса.
Существует ряд общепринятых правил заполнения (Постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001):
Нужно отразить сведения:
В лицевой части также фигурируют данные о движении и списании аванса и об аналитических счетах, отражающих учет денежных средств в организации. Вся заполненная информация заверяется подписями ответственного бухгалтера, выдававшего деньги и принявшего возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, а также главного бухгалтера и служащего, получившего требуемую сумму подотчет.
Бухгалтером заполняется отрывная расписка, подтверждающая проверку первичных документов. После оформления и отрыва она остается у подотчетного лица.
На оборотной стороне работником вносится детализированная расшифровка расходов по отчету, а ответственный сотрудник бухгалтерии указывает сумму к учету и бухгалтерский счет, через который будут проведены затраты.
Авансовая отчетность формируется в единственном оригинальном экземпляре. Так как она входит в номенклатурный внутренний документооборот учреждения, оттиск печати ставить не обязательно.
Исправления исключены! При допущении помарок и тем более ошибок придется оформлять новый бланк.
Заполнение авансового отчета не составит большого труда. Его должны сформировать в положенный срок подотчетный сотрудник и бухгалтер.
Сотрудник, получивший денежные средства подотчет, заполняет лицевую сторону.
Ему необходимо указать следующую информацию:
После внесения первичной информации подотчетному служащему необходимо заполнить табличную часть отчета.
Если руководствоваться формой АО-1, то сотруднику надлежит вписывать сведения в левую и правую таблицы.
В левой таблице указываются данные об авансированных денежных средствах:
В правой таблице приводятся бухгалтерские сведения: счета и субсчета, по которым будет проведен аванс, с указанием точных размеров затрат. Эту часть заполняет бухгалтер.
В лицевой части документа также отведено место для резолюции главного бухгалтера. После проверки сведений таблицы и документов, предоставленных в срок, главбух прописывает цифрами и прописью отчетную сумму.
Если по авансу образовался перерасход или же, наоборот, остаток денежных средств, это также нужно отразить в отчетности. Указывается и приходный (расходный) кассовый ордер, на основании которого были произведены операции с остатками.
После табличной части отчета ставят подписи бухгалтер, кассир и главный бухгалтер.
В первую очередь в таблице приводятся реквизиты и наименование всех приложений — подтвердительной документации (чеки, счета, билеты, квитанции). Нужно прописывать не только их номер и дату, но также точную учетную сумму и счета, субсчета, по которым будут проводиться данные операции. Табличную часть оборотной стороны заверяет своей подписью лицо, которое получило аванс.
В завершении оформляется расписка бухгалтера, которая будет отрезана и передана служащему. Отрезная часть подтверждает факт того, что сотрудник отчитался за выданный аванс и предоставил все необходимые документы. Бухгалтер под свою подпись заполняет данные: Ф.И.О. ответственного работника, реквизиты АО-1, сумму аванса прописью, количество оправдательных документов и дату, в которую отчитался служащий. Бухгалтер подписывает документ только в том случае, если отчетность предоставлена в положенный срок.
Как было сказано выше, авансовый отчет должен быть предоставлен в бухгалтерию в положенный срок. При этом компания имеет право определить свой срок для предоставления отчета, закрепив этот норматив в своих локальных правовых актах, а также в учетной политике.
После того как отчетность по выданному авансу будет предоставлена в бухгалтерию, ее необходимо проверить. Бухгалтер должен проверить не только корректность заполнения документации, но и правильность внесенных сумм, и их соответствие предоставленным чекам и прочим подтвердительным регистрам.
После проверки бухгалтер заполняет лицевую сторону отчета и отдает ответственному сотруднику отрывную расписку, подтверждающую сдачу авансовой отчетности.
В том случае, когда работник заполняет в связи с командировкой, порядок оформления остается прежним. Отчетность также должна быть предоставлена в трехдневный срок с момента возвращения сотрудника на рабочее место, а подтверждающими первичными документами командировки будут проездные (авиа и ж/д) билеты, счета за гостиничное обслуживание, чеки. Без подтверждения остаются только суточные.
Составляется в одном экземпляре и подписывается всеми ответственными сотрудниками.
Отдельный вопрос — отчеты индивидуальных предпринимателей и сроки их подачи. Например, если ИП имеет возможность вести хозяйственный учет, то заполнение авансовых отчетов ему не требуется. В случае ведения хозяйственного учета ИП надлежит заполнять книгу учета доходов и расходов в соответствии с установленными правилами. ИП надлежит составлять финансовые отчеты для налоговой инспекции с целью корректной процедуры налогообложения. Однако стоит помнить, что вести хозяйственный учет можно, только если предприниматель оформил упрощенную систему налогообложения. В таких случаях отчеты составляются на основании фактически произведенных расходов и оформленных проводок.
Если же ИП находится на основной системе налогообложения, то авансовый отчет он составляет в том же порядке и в те же сроки, что и компании. Согласно Указаниям 3210-У, отчетность можно формировать и в специализированных бухгалтерских программах.
Порядок составления авансового отчета для ИП:
Таким образом, наличие авансового отчета подотчетного лица индивидуального предпринимателя, находящегося на УСН, не является обязательным. Законодательством не предусмотрены нормативные документы, устанавливающие обязанность и сроки подачи отчетов по авансу для ИП на упрощенке.
Аналогичной является ситуация и для индивидуальных предпринимателей на ЕНВД. Все приходные и расходные операции отражаются в книге учета доходов и расходов, и подтверждаются приходными и расходными ордерами соответственно. Вся документация и отчетность подтверждаются подписью самого ИП. Реквизиты приходных и расходных ордеров вносятся в книгу учета согласно срокам их исполнения.
При выдаче подотчетных денежных сумм на предприятии работнику возникает необходимость в составлении авансового отчета.
Рассмотрим, каков порядок оформления такого документа действует в 2019 году, чтобы не нарушать законодательства и не нарваться на претензии от проверяющих структур.
Обязанность подотчетного работника – представить в установленные сроки отчет и документы, что могут обосновать понесенные расходы.
Но при подготовке такой отчетности стоит придерживаться четких правил, что устанавливаются не только законодательством России, но и руководителем компании посредством утверждения локальных документов.
Авансовый отчет – один из документов, составляемых на предприятии, при подготовке которого стоит придерживаться законов.
Разберемся, в каких нормативных документах дано определение и на какие положения законодательства необходимо опираться бухгалтерам и подотчетным сотрудникам фирмы.
Под авансовым отчетом понимают тип бухгалтерского документа, что необходим для отчета сотрудника компании о расходовании денег на приобретение товара, услуг, работ.
Такой документ должен предоставляться бухгалтеру вместе с документацией, что подтвердит обоснованность понесенных затрат.
Авансовые же суммы могут выдаваться только при издании , в котором есть перечень подотчетных лиц, отражены сроки, цели, на которые могут выдаваться деньги, их размер.
С помощью авансового отчета работниками компаний предоставляется подтверждение израсходованных сумм, что ранее выдавались по приказу работодателя.
Авансовые отчеты заполняются работниками, которым выдавались целевые средства организацией. Передается заполненный бланк сотруднику бухгалтерии предприятия, его проверяют и подписывают уполномоченные лица.
Все оставшиеся средства подотчетный сотрудник должен вернуть в кассу компании по в соответствии с утвержденными правилами.
Сумма сверх предусмотренного лимита выдается по . На базе авансовых отчетов списывают деньги, выданные подотчет.
Используют регламентированную форму первичной учетной документации АО-1 (ОКУД 0302001), что принята правительством (в соответствии с ).
Применим такой бланк для учета денег, что выдаются лицу, что считается подотчетным, на хозяйственные или иные затраты.
После утверждения составленного бланка авансового отчета, бухгалтер его списывает и проводит в бухучете.
При необходимости осуществляется возмещение расходов сверх лимитов. Такой документ стоит составлять в одном экземпляре на бумаге или в электронном виде.
Чтобы не допустить этого, выясним, когда стоит представить отчет руководству и сколько такие бланки должны храниться на предприятии.
Лицо, что получило подотчетные деньги, должно в течение 3 дней после окончания сроков, которые они выданы, подать отчет. Все сроки предоставления документации устанавливает руководитель предприятия.
Такие особенности рассмотрены в п. 11 правил ведения всех кассовых операций в России, что были принят .
Подается отчет:
Период, в течение которого авансовые отчеты будут храниться, установлен законодательством Российской Федерации.
Есть одно «Но» — таких сроков 3. документацию со сведениями о сроках хранения можно разделить на такие группы:
Сроки оговариваются в таких положениях:
Компания должна обеспечить сохранность таких документов, предусмотреть безопасные условия.
При смене руководства документы должны передаваться в соответствии с правилами, прописанными в локальных документах предприятия ().
Основным источником является , где указано, что отчет должен храниться не менее 5 лет (подпункт 4 п. 4 второго раздела).
Если нужно направить работника в командировку, оформляются такие справки:
После того, как будет предъявлено приказ и будет составлено расходный кассовый ордер, подотчетное лицо получает деньги из кассы.
Если такой сотрудник будет тратить выданные средства, он должен собраться справки, что подтвердят расходы.
| Он не считается разновидностью первичной документации, но налоговые работники при проведении проверок могут его затребовать, поскольку им подтверждается фактическая оплата. На чеках должна стоять четкая печать, все сведения должны быть читаемыми. Если такой документ не будет представлен, затраты можно принимать при наличии других справок. То есть, допускается предоставление авансового отчета без кассового чека в 2019 году | |
| Бланк строгой отчетности | При проверке такого документа будет проверяться, правильно ли он составлен и использована ли установленная форма.
На нем должны отражаться такие данные:
|
| Которые не имеет унифицированной формы. Как оформить по чекам израсходование сумм?
В обязательном порядке нужно отражать такие сведения:
Указание номера и печати не обязательное требование |
|
| Накладные | |
| — | |
| Чеки кассовой техники | — |
| Платежные документы | По приходным кассовым ордерам |
После возвращения командированный работник представить авансовый отчет и сопутствующие документы в бухгалтерию.
Если сотрудник расходует больше денег, причем не оправданно, излишняя сумма из авансового отчета вычитается из прибыли такого работника.
Все справки оформляются согласно требованиям, прописанным в законодательных документах. Если нарушить их, вас ожидают претензии от представителей налоговых структур, штрафы.
Есть ряд нюансов, о которых стоит помнить компаниям, которые практикуют выдачу подотчетных средств своему персоналу.
К примеру, не все знают, как быть с нумерацией авансовых отчетов, какие особенности составления документа на хозяйственные потребности. Новички также допускают ошибки при заполнении бланка в программе 1С.
К примеру, работнику выдаются деньги на хозяйственные нужды в кассе. Он ставит подпись в .
После выполнения задания представляется акт выполненных работ, что подписывается комиссией. Должна ли бухгалтерия дать документ, что подтвердит закрытие аванса?
Но для получения суммы подотчет все работники должны написать заявление, в котором отражаются такие данные:
Раньше директор проставлял на каждом сумму и сроки. В 2019 году такие сведения можно набирать на персональном компьютере.
От руководителя требуется только поставить подпись. Образец заявления:
Если работник не отчитается по средствам, что были выданы подотчет ранее, он не имеет права получить другую сумму.
Право производить перечисления на расчетные счета подотчетных средств появилось после утверждения .
Для перечисления на карту нужно:
Наличные средства теперь также должны отражаться в налоговом и бухгалтерском учете:
Допускается отражение подотчетных денег, что перечислены на корпоративные карты. Пишется заявление в свободной форме, руководителем издается приказ.
Помните, что не нужно списывать подотчетные суммы по налогу на прибыль до тех пор, пока работником не будет представлено авансовый отчет со всеми необходимыми документами.
Не стоит также начислять страховые взносы и удерживать налог на доход физического лица. Может включаться НДС в авиабилетах. В остальном же просто следуйте простым правилам.
Авансовый отчет - это документ, которым подтверждается расходование средств, выданных подотчетным сотрудникам. Он оформляется получателем денег и предоставляется в бухгалтерию для проверки. После этого авансовый отчет передается руководителю на утверждение. Расходы, отраженные в документе, подлежат списанию в порядке, установленном ПБУ. Рассмотрим далее особенности и образец заполнения авансового отчета.
Получение наличности подотчетным сотрудником осуществляется в кассе предприятия. Основанием для этого выступает расходный ордер. В нем должно указываться целевое назначение средств.
Руководитель предприятия издает приказ, в котором закрепляет перечень служащих, имеющих право получить средства на хозяйственные нужды. В этом же локальном акте устанавливаются сроки, на которые суммы могут быть выданы.
Этот документ передается в бухгалтерию в трехдневный срок с момента окончания периода, на который были выданы средства. Бланк сдается вместе с бумагами, подтверждающими расходование денег. При этом сотрудник осуществляет расчет затрат и остатка средств.
Документ предоставляется в одном экземпляре.
Если взять любой образец авансового отчета, можно увидеть, что он заполнен с обеих сторон. На лицевой части подотчетный сотрудник указывает:
В левой части на этой же стороне необходимо заполнить таблицу. В ней приводятся данные о предыдущем авансе, средствах, полученных в настоящее время, сумме расходов, перерасхода и остатке.
Обратная часть образца авансового отчета предназначена для указания перечня документов, подтверждающих затраты. В качестве них могут выступать:
Подотчетный сотрудник указывает также суммы расходов по документам. Нумерация бумаг, приложенных к отчету, осуществляется в порядке их указания в бланке.
На лицевой стороне присутствует строка 1а, а на оборотной - 6 и 8. В авансовом отчете эти поля заполняются в случае, если средства были выданы подотчетному лицу в инвалюте. К примеру, служащий был направлен в командировку за границу.
Специалист заполняет сначала лицевую сторону бланка. В первую очередь, в таблицу "Бухгалтерская запись" необходимо внести сведения о номерах корреспондирующих счетов и суммах.
На обратной стороне бланка отражаются расходы, принятые к учету. В авансовом отчете эти сведения заносятся в графы 7 и 8. Кроме того, указываются счета (субсчета), по дебету которых проводятся суммы затрат (гр. 9).
После этого оформляются подтверждающие документы, проверяется правильность оформления бланка и целевого расходования средств. Завершив все процедуры, бухгалтер ставит отметку на отчете. Он указывает, что документ проверен, и утверждена сумма затрат (она пишется цифрами и прописью).
На лицевой стороне также заполняется расписка, которая передается подотчетному сотруднику.
На бланке должны стоять подписи проверявшего документ сотрудника и гл. бухгалтера с расшифровками.
При необходимости в форму отчета вносятся сведения о суммах остатка либо перерасхода, реквизиты документов (ордеров), по которым будет осуществляться окончательный расчет.
Проверенный отчет передается директору организации. Он должен его подписать. Для этого в верхней части на лицевой стороне документа есть соответствующая графа. Подписать бланк может не только руководитель, но и другой сотрудник, имеющий полномочия. После утверждения отчет принимают к учету на списание средств.
Остаток аванса приходуется в кассу предприятия.
Если подотчетное лицо имеет задолженность по ранее предоставленным авансам, выдача средств не допускается. Кроме того, запрещено передавать деньги, полученные служащим, третьим лицам.
Они устанавливаются законодательством. Для разных документов установлены свои периоды хранения. Как правило, предприятия выбирают максимальный период.
На основании подп. 8 1 пункта 23 статьи НК, налоговые и бухгалтерские бумаги и прочие справки необходимо хранить не меньше 4-х лет. В п. 4 283 нормы Кодекса предусмотрен 10-летний период для документов, подтверждающих убытки. Стоит сказать, что сведения о расходах используются организациями для уменьшения облагаемой базы.
В ФЗ № 402 установлено, что хранить первичную документацию нужно не меньше 5 лет с момента завершения отчетного периода.
На компьютере. Для этого можно использовать программу Exel или "1С". Последняя применяется на большинстве предприятий. Рассмотрим коротко схему оформления в "1С".
Для работы нужно открыть документ "Авансовый отчет". Его создают из вкладки "Производство" или "Касса". В меню следует выбрать необходимый пункт.
После этого откроется журнал документации. Здесь хранятся данные обо всех отчетах. Для создания нового документа нужно нажать на кнопку "Добавить". Далее необходимо выбрать "Физическое лицо".
После этого выбирается необходимый тип документа. Например "Выдача средств в кассах по РКО". Далее откроется Здесь выбирается нужный документ.
В табличной части отражаются сведения, присутствующие в ордерах.
После этого заполняется вторая закладка. Здесь нужно указать продукцию, приобретенную подотчетным сотрудником. К примеру, это могут быть бланки. Нажав на "+", можно добавить новую позицию.
Если при приобретении использовалась возвратная тара, эту информацию необходимо отразить в соответствующей графе.
При оприходовании материалов и товара с помощью сч. 631 используется вкладка "Оплата". В графе "Прочее" отражается информация о дополнительных расходах. К примеру, это могут быть затраты на горюче-смазочные материалы, пользование Интернетом и т. д.
Чтобы вывести документ на бумажный носитель, нужно нажать на кнопку "Печать".
Авансовый отчет применяется для подтверждения расходования сумм подотчетными лицами по ранее выданным им авансам на определенные цели. Основанием для выдачи авансовых сумм является , изданный руководителем, в нем перечисляются кадры, сроки, цели и размеры выдаваемых средств. Основанием выдачи денег командируемому является . Для подтверждения совершенных расходов сотрудником применяется унифицированная форма №АО-1 – заполняется как подотчетным лицом, так и работниками бухгалтерии.
Рассмотрим образец заполнения авансового отчета.
Заполнение авансового отчета по форме № АО-1 подотчетным лицом начинается с лицевой стороны. Первым делом вносятся следующие данные: наименование организации, фамилия и инициалы сотрудника, его должность или профессия, табельный номер, дата составления документа, графа назначение аванса (представительские либо хозяйственные расходы).
Далее на оборотной стороне унифицированной формы АО-1 указываются документы, которые подтверждают произведенные расходы, в графах 1-6, также вносятся сумма понесенных затрат по ним. К отчету прикладываются все подтверждающие документы, их необходимо пронумеровать в том же порядке, как они занесены в ведомость.
В графе 1 указывается номер по каждому оправдательному документу, присваивается по порядку.
В строке 2 необходимо писать дату, когда был составлен документ, а в графе 3 вносится его номер.
В графе 4 необходимо указать виды произведенного расхода (к примеру, это могут быть канцелярские затраты).
В строке 5 вносится сумма расхода денежных финансов, если она производилась в рублях, а коль она была в иностранной валюте, то данные о средствах заносятся в графу 6.
В конце указывается итоговая сумма, израсходованная подотчетным лицом, в зависимости от типа валюты, либо в “Итого” Графы 5 (в рублях), либо Строки 6 (в валюте).
После заполнения подотчетным лицом своей части документа, он передает его вместе со всеми оправдательными бумагами в бухгалтерию. Бухгалтер получает авансовый отчет по форме № АО-1 от подотчетного лица, расписывается в принятии бланка, проставляет его номер и дату, итоговую сумму расходования денежных средств и указывает количество подтверждающих произведенные затраты документов. В конце отчета ставится дата предоставления документа, после этого подотчетному лицу передается расписка бухгалтера.
После проверки правильного оформления документов и расходования денег, сцетовод на оборотной стороне заполняет строки 7-8, где указывает суммы затрат, которые будут приняты к бухгалтерскому учету, а в графе 9 вносятся данные по дебетуемым бухгалтерским счетам, куда относятся суммы расходов.
Далее на лицевой стороне формы указывается: остаток денежных средств (или сумма перерасхода) от предыдущего аванса, сумма полученного аванса из кассы организации, сумма израсходованных по нему денег, остаток авансовых сумм или величина перерасхода, бухгалтерская запись отражения хозяйственных операций с отнесением их на соответствующие счета учета. Графа “Бухгалтерская запись” заполняется на основании данных из оборотной стороны графы 9.
После этого проводится проверка правильного оформления документа, арифметического соответствия всех сумм отчета и факт расходования денег по назначению. Если все нормально и не выявлено никаких ошибок, отчетность передается руководителю организации на утверждение. После утверждения руководителем производится списание подотчетных сумм, а также окончательные взаиморасчеты с подотчетным лицом.
В случае неполного расходования авансовых сумм подотчетное лицо должно вернуть остаток денежных средств в кассу организации на основании , а если был произведен перерасход авансовых сумм, то выплачивается разница сотруднику по
