Е.В. Виговский,
советник налоговой службы III ранга
1. Общие положения
Одной из форм стимулирования труда является предоставление работникам компенсаций, поощрений и премий.
Таковыми могут быть премии и надбавки, оплата питания и обучения работников, компенсации за проезд работников на городском транспорте и пользование личным имуществом, оплата стоимости жилья и разговоров по мобильным телефонам, а также многое другое.
В ст. 191 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) перечислены следующие виды стимулирующих поощрений работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности: благодарность, премия, награждение ценным подарком, почетной грамотой, представление к званию "Лучший по профессии". Другие виды поощрений работников за добросовестный труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также иными локальными актами.
2. Налогообложение премий и надбавок
Премия является стимулирующей денежной выплатой, которая дополняет основной заработок.
Для работников бюджетных организаций рекомендации по установлению систем оплаты труда, в том числе премий и надбавок, ежегодно разрабатываются Российской трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений, которые учитываются Правительством РФ, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления при определении объемов финансирования бюджетных организаций.
Согласно ст. 135 ТК РФ премирование работников может быть предусмотрено локальным актом организации - положением о премировании, в котором должна раскрываться следующая информация:
Условия премирования;
Источники премирования;
Шкала и размеры премирования;
Показатели премирования;
Информация о премируемых сотрудниках.
Премии выплачиваются работникам организации на основании приказа, составленного по форме N Т-11 или N Т-11а (в случае премирования группы работников), утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Решение о разовых поощрительных премиях принимается руководством организации.
Премии могут начисляться и выплачиваться за счет нераспределенной прибыли, а также включаться в состав расходов по обычным видам деятельности или в состав прочих расходов, что подразумевает их различное налогообложение.
1. Премии выплачиваются за счет нераспределенной прибыли на основании решения собрания учредителей и облагаются налогом на доходы физических лиц и взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Единый социальный налог на премии согласно п. 3 ст. 236 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) не начисляется, так как они не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации.
2. Премии, начисленные работникам за достижение хороших производственных результатов, включаются в расходы по обычным видам деятельности и начисляются так же, как и заработная плата. Точно так же они облагаются и налогами, а именно налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом и взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Данные премии включаются в состав расходов на оплату труда и учитываются при расчете налога на прибыль на основании ст. 255 НК РФ.
3. Премии, выплачиваемые работникам организации в связи с непроизводственными результатами трудовой деятельности, например за организацию разного рода мероприятий, не связанных с основной деятельностью (выставок, показов и пр.), включаются в состав прочих расходов. На суммы таких премий начисляются только налог на доходы физических лиц и взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Данный вид премий не уменьшает налогооблагаемую прибыль организации, а следовательно, единым социальным налогом такие выплаты не облагаются.
Помимо заработной платы, руководство организации может выплачивать работникам надбавки различного характера. При этом надбавки за работу вахтовым методом и за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях установлены законодательством и выплачиваются в обязательном порядке. Кроме того, работодатель может установить по своей инициативе и другие надбавки, например связанные с особыми условиями труда (за разъездной характер работы) или с выслугой лет (за работу в организации долгое время).
Размер таких надбавок законодательно не ограничен, и организация может установить их самостоятельно. Единственное условие - размер надбавок должен быть экономически обоснован. Обычно надбавки к заработной плате устанавливают в процентах от дневной ставки или месячного оклада сотрудника. Порядок начисления и выплаты надбавок к заработной плате должен быть закреплен в трудовых договорах с работниками.
На выплаченные суммы надбавок начисляются налог на доходы физических лиц, единый социальный налог и взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Исключение составляют надбавки за вахтовый метод работы: они не облагаются налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом на основании письма ФНС России от 27.06.2005 N 05-1-03/590.
Если надбавки, которые выплачиваются организацией, предусмотрены законом или отражены в коллективном трудовом договоре (трудовых договорах с сотрудниками), то их сумма включается в состав расходов на оплату труда, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (ст. 255 НК РФ).
3. Налогообложение компенсаций
Согласно ст. 164 ТК РФ компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные для возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных настоящим Кодексом и другими федеральными законами. Законодательством установлено много случаев выплаты компенсаций и гарантий, которые перечислены в ст. 165 ТК РФ.
Рассмотрим наиболее распространенные из них: компенсации за использование личного автотранспорта и другого личного имущества работника в служебных целях, а также компенсации за проезд работника на общественном транспорте и компенсации в виде оплаты услуг мобильной связи, которые носят поощрительный характер.
Компенсации за пользование личным автомобилем в служебных целях. Размер компенсации за использование личного автомобиля работника для служебных поездок устанавливается руководителем организации в локальном акте (приказе, распоряжении), в который включаются расходы работника, понесенные в связи с эксплуатацией автотранспорта в служебных целях (расходы на топливо и на ремонт автомобиля).
Для получения компенсации работник должен предъявить нотариально заверенные документы, подтверждающие, что автотранспорт находится в его собственности, или доверенность, если он управляет автомобилем по доверенности.
Для целей налогообложения данных компенсаций применяются нормы постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией", которые установлены в зависимости от объема двигателя автомобиля. Так, компенсация в размере 1200 руб. в месяц выплачивается при использовании автомобиля, объем двигателя которого не превышает 2000 куб.см. Если же объем двигателя больше 2000 куб.см, компенсация составляет 1500 руб. в месяц.
Если работник, использующий личный автомобиль в служебных целях, находился в отпуске или болел, то за этот период компенсацию он не получает, ведь в этом случае он не мог использовать автомобиль для служебных поездок.
Порядок налогообложения компенсаций за использование личного автотранспорта следующий:
Компенсация в пределах нормы уменьшает налогооблагаемую прибыль организации и не облагается налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, а также взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
Компенсация, превышающая установленные нормы, не уменьшает налогооблагаемую прибыль и не облагается единым социальным налогом, но подлежит обложению налогом на доходы физических лиц и взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Использование личного имущества в служебных целях. Встречаются ситуации, при которых работник вынужден использовать личное имущество в служебных целях, например компьютеры, принтеры, мобильный телефон, инструменты.
Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником личного имущества в интересах работодателя работнику должна выплачиваться компенсация.
Основанием для выплаты такой компенсации является соглашение об использовании личного имущества работника в интересах работодателя. Такое соглашение должно быть оформ-лено письменно в виде приложения к трудовому договору. В этом случае компенсацию можно считать выплатой по трудовому договору и учитывать в расходах при исчислении налога на прибыль.
В данном соглашении должно быть подробно описано используемое имущество: вид, на-именование, марка, модель, год выпуска, технические характеристики и т.д., срок использования данного имущества. Если такой срок в соглашении не указан, то он считается равным сроку действия соглашения.
Для получения компенсации работник должен подтвердить свои имущественные права на используемое имущество. Это, на первый взгляд, просто, но на практике трудновыполнимо - такие документы у работников, как правило, отсутствуют. Однако согласно п. 1 ст. 209 Гражданского кодекса Российской Федерации собственнику принадлежат права владения, пользования и распоряжения своим имуществом. Таким образом, тот, кто фактически владеет имуществом, и является его собственником. Доказать обратное и лишить имущества можно только в судебном порядке в соответствии со ст. 35 Конституции Российской Федерации.
Компенсация за использование личного имущества может выплачиваться только в случае, если доказано, что работнику необходимо использовать данное имущество при исполнении трудовых обязанностей. Доказательством могут служить локальные нормативные акты организации, например должностная инструкция.
Размер компенсации не ограничен ни трудовым, ни налоговым законодательством, поэтому работодатель вправе самостоятельно устанавливать ее величину в локальных актах организации.
Выплаченная компенсация освобождается от обложения налогом на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ) и единым социальным налогом (подпункт 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Это также подтверждено Минфином России в письме от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43.
Сумма выплаченной компенсации включается в состав расходов при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в соответствии с подпунктом 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом должны соблюдаться условия, установленные ст. 252 НК РФ, а именно: расходы должны быть экономически оправданны, подтверждены документами и должны производиться в рамках деятельности, направленной на получение дохода.
Оплата услуг мобильной связи. Руководители организаций могут оплачивать услуги мобильной связи за своих работников, если в этом имеется производственная необходимость.
Возможность установления компенсации за использование личного мобильного телефона подтверждается письмом Минфина России от 03.09.2004 N 03-05-01-04/9.
Оплата услуг мобильной связи может иметь компенсационный характер, если она предусмотрена в трудовом договоре или в дополнительном соглашении с работником.
При этом организациям следует иметь в виду, что компенсации подлежит только стоимость телефонных разговоров, вызванных производственной необходимостью. Доказательством фактического использования мобильного телефона в производственной деятельности служит счет оператора сотовой связи с детализацией вызовов, на основе которого работник и работодатель ежемесячно составляют акт о размерах расходов, подлежащих возмещению.
Данные компенсационные выплаты, если они оформлены надлежащим образом (а переговоры являются производственной необходимостью), относятся к расходам при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Такие выплаты не облагаются налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом на основании ст. 217 и 238 НК РФ.
Если же работники организации ведут телефонные разговоры, не связанные с производственной деятельностью, то выплачиваемые им компенсации расцениваются налоговыми органами как доходы работников, полученные в натуральной форме, подлежащие обложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом.
Оплата проезда работников на общественном транспорте . Оплата проездных билетов работников организации может быть признана компенсационной выплатой, если будет доказано, что работники организации используют общественный транспорт при исполнении трудовых обязанностей. Для этого руководитель организации должен издать приказ, в котором должны быть перечислены должности работников, которые дают право на получение оплаченных проездных документов.
Стоимость билетов, компенсированная работникам, занимающим вышеуказанные должности, не подлежит обложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом (ст. 217 и подпункт 2 п. 1 ст. 238 НК РФ).
Во всех остальных случаях организации следует включать оплату проезда работников в их доход и начислять на нее налог на доходы физических лиц и единый социальный налог.
Данные выплаты, если они закреплены в локальном акте организации, уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на основании ст. 255 НК РФ.
4. Налогообложение поощрений в нематериальной форме
Бесплатное питание. Во многих организациях работникам предоставляют так называемый социальный пакет в виде определенных льгот, который является важным фактором стимулирования труда. Данный социальный пакет может включать оплату питания, обучения, коммунальных услуг, аренды жилых помещений и многое другое.
Обеспечивая сотрудников питанием, организация не только проявляет заботу по отношению к ним, но и сокращает время, затрачиваемое на обеды.
Бесплатное питание может быть установлено законодательством, а также может предусматриваться в трудовом (коллективном) договоре или вводиться по решению работодателя.
Статья 222 ТК РФ требует от работодателей предоставлять работникам бесплатное лечебно-профилактическое питание за работу во вредных и опасных условиях. Перечень опасных для здоровья работников профессий, нормы предоставления питания и критерии вредности труда определяются нормативными актами Минздравсоцразвития России.
Предоставление лечебно-профилактического питания работникам является в данном случае компенсацией за работу во вредных условиях. Расходы на предоставление такого питания должны учитываться в составе расходов на оплату труда при расчете налоговой базы по налогу на прибыль (п. 4 ст. 255 НК РФ). В данном случае стоимость предоставляемого работникам лечебно-профилактического бесплатного питания не облагается налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Если бесплатное питание, выплата компенсации за питание или обеспечение сотрудников питьевой водой предусмотрены в коллективном или индивидуальных трудовых договорах, то расходы на это учитываются при расчете налога на прибыль (п. 25 ст. 270 НК РФ). Эта норма НК РФ подтверждена письмами УМНС России по г. Москве от 30.09.2002 N 26-12/45789, от 13.03.2003 N 26-08/13973.
Что касается единого социального налога, то согласно п. 1 ст. 237 НК РФ в налоговую базу по этому налогу включаются любые выплаты и вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг. Оплата питания признается выплатой по трудовому (коллективному) договору и, следовательно, должна быть включена в налоговую базу, облагаемую единым социальным налогом (письмо Минфина России от 20.02.2002 N 04-04-04/24).
Получая бесплатное питание, сотрудник получает доход в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК РФ), поэтому на стоимость питания должен начисляться налог на доходы физических лиц.
При этом читателям журнала следует учитывать п. 8 информационного письма Президиума ВАС РФ от 21.06.1999 N 42 "Обзор практики рассмотрения споров, связанных с взиманием подоходного налога", где говорится о том, что доход в виде материального блага подлежит включению в совокупный доход физического лица, если можно определить конкретный размер дохода, относящийся к данному лицу.
Таким образом, для правильного расчета, начисления и уплаты налога на доходы физических лиц при предоставлении работникам бесплатного питания в организации должен вестись точный персонифицированный учет. Если такой учет невозможен, то оснований для начисления налога на доходы физических лиц не имеется.
Если питание сотрудникам предоставляется на основании приказа или распоряжения руководителя организации, но не отражено в трудовом (коллективном) договоре, то расходы на питание не могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
На основании п. 3 ст. 236 НК РФ оплата питания не является в этом случае выплатой по трудовым договорам, и, следовательно, на нее не начисляются единый социальный налог и взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Однако стоимость полученного питания долж-на включаться в доход работников, если можно определить точную сумму дохода, приходящуюся на каждого конкретного сотрудника.
Иногда у организаций возникает вопрос: куда относить расходы, связанные с питанием участников совещаний? Ответ на данный вопрос можно найти в судебно-арбитражной практике, в частности в постановлении ФАС Центрального округа от 18.08.2004 N А64-1002/04-13, в котором сделан следующий вывод: такие расходы по своей сути являются представительскими. Представительские же расходы не являются выплатами и вознаграждениями, начисляемыми в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам и включаемыми в фонд оплаты труда, а относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией продукции.
Следовательно, данные расходы единым социальным налогом не облагаются.
Оплата обучения. Многие организации оплачивают обучение своих сотрудников в учебных заведениях различного уровня.
Обучение может производиться по инициативе работодателя исходя из производственной необходимости и по инициативе работника - исходя из его личных интересов. Различная мотивация влечет различный подход к налогообложению.
В соответствии со ст. 196 ТК РФ работодатель может проводить профессиональную подготовку, переподготовку или повышение квалификации своих работников. К формам обучения работников организации могут быть отнесены их участие в семинарах, конференциях, получение специального и дополнительного образования, проведение стажировки. Главное - чтобы обучение было вызвано производственной необходимостью.
Обучение работника должно быть предусмотрено в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Кроме того, работодателю необходимо издать приказ или распоряжение, указав в нем формы профессиональной подготовки (переподготовки), специальности, по которым повышается уровень квалификации работников, и т.д. Данные документы могут понадобиться, чтобы подтвердить производственную необходимость обучения и обоснованность расходов.
Стоимость обучения работников должна учитываться в составе расходов на подготовку и переподготовку кадров, находящихся в штате налогоплательщика на договорной основе (подпункт 23 п. 2 ст. 264 НК РФ). Если доказать производственную необходимость обучения невозможно, то организация не может уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль на произведенные расходы на обучение.
Оплата обучения не относится к выплатам, поэтому единый социальный налог не начисляется независимо от того, учтены данные расходы при расчете налога на прибыль или нет.
Оснований для начисления налога на доходы физических лиц также не возникает. Ведь обучение проводилось по инициативе работодателя и имело целью повысить эффективность выполнения работником своих обязанностей. В этом случае оплата обучения не считается доходом работника. Такая точка зрения высказана в постановлении Президиума ВАС РФ от 18.07.2000 N 355/00.
Согласно ст. 197 ТК РФ работник может заниматься профессиональной подготовкой, переподготовкой и повышать свою квалификацию по собственной инициативе.
Как правило, по своей инициативе сотрудник получает образование (среднее, высшее или дополнительное), не связанное с его трудовой деятельностью.
Работодатель вправе оплатить такое обучение, но учесть данные расходы при расчете налога на прибыль не может.
Единый социальный налог на оплату обучения по инициативе работника не начисляется по тем же причинам, что и в случае оплаты обучения по инициативе работодателя.
Если обучение проводится в личных целях работника, а оплачивает такое обучение работодатель, то у работника возникает доход в натуральной форме, на который должен быть начислен налог на доходы физических лиц.
Оплата жилья и коммунальных услуг. Организации могут бесплатно предоставлять своим сотрудникам жилые помещения и оплачивать за работников коммунальные услуги. Конкретный размер возмещения данных расходов должен быть определен в соглашении сторон трудового договора.
Как должны облагаться налогами подобные выплаты, разъяснено в письме Минфина России от 18.12.2007 N 03-03-06/1/874.
Налог на прибыль. В соответствии со ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда могут быть включены любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме. К ним можно отнести и расходы, связанные с проживанием работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации и трудовыми договорами.
Согласно ст. 131 ТК РФ оплата труда может производиться и в иных формах, кроме денежной, если они не противоречат законодательству. Такая оплата должна быть установлена в трудовом договоре или производиться по письменному заявлению работника. При этом в неденежной форме может выплачиваться не более 20% начисленной месячной заработной платы.
Таким образом, стоимость найма жилого помещения или коммунальных услуг, возмещаемую работнику, организация вправе учесть для целей налогообложения прибыли в размере, не превышающем 20% от суммы заработной платы, установленной работнику.
Единый социальный налог. Как уже говорилось, не подлежат обложению единым социальным налогом компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, если они выплачиваются в пределах норм, установленных законодательством (подпункт 2 п. 1 ст. 238 НК РФ).
К таким выплатам относятся, в частности, оплата переезда на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов. Однако расходы по найму жилых помещений и оплата коммунальных услуг в случае, о котором идет речь, не связаны ни с переездами, ни с командировками.
Статья 169 ТК РФ также регулирует возмещение расходов только при переезде работника на работу в другую местность по предварительной договоренности с работодателем.
Таким образом, расходы организации по найму для работников жилых помещений или оплате за них коммунальных услуг не являются компенсационными выплатами, установленными законодательством Российской Федерации.
Следовательно, они подлежат обложению единым социальным налогом в общеустановленном порядке с учетом п. 3 ст. 236 НК РФ.
Налог на доходы физических лиц. Предположим, что сотрудник организации получает 80% заработка в денежной форме и 20% - в форме платы за наем жилого помещения. При этом налог на доходы физических лиц должен быть начислен на всю сумму заработка работника.
Возможно, 20% заработка, предусмотренные на оплату жилья (коммунальных услуг), не полностью покрывают расходы сотрудника, и организация производит доплату. В этом случае сотрудник получает дополнительный доход в натуральной форме, который также облагается налогом на доходы физических лиц.
При этом читателям следует иметь в виду, что если договор найма заключен с физическим лицом - владельцем жилого помещения, то получателем дохода будет и это лицо, и с него организации также необходимо удержать налог. Согласно ст. 226 НК РФ организация будет выступать в данной ситуации в роли налогового агента, обязанного исчислить, удержать и уплатить сумму налога на доходы физических лиц.
Выплачивается работнику в случае его увольнения из компании. Такая выплата является обязательной и рассчитывается по определённым правилам. Особого внимания заслуживает льготное налогообложение такого расчёта.
Сотруднику, решившему поменять своё место работы, при условии наличия невостребованных дней отпуска работодатель обязан заплатить денежную компенсацию. Бухгалтеры довольно часто рассчитывают такую выплату, так как на день увольнения практически у всех остаются отпускные дни.
При увольнении начисляется не в последний день месяца, как принято рассчитывать заработную плату, а в срок увольнения сотрудника. Естественно, выплачивается такой расчёт также в день ухода работника. Размер компенсационных выплат напрямую зависит от количества дней всех накопившихся отпусков и не зависит от причины увольнения.
Компенсация за неиспользованный является особым доходом сотрудника, поэтому такое начисление попадает под частичное налогообложение. По действующему законодательству компенсационная выплата за неиспользованные дни отпуска освобождается от начисления страховых взносов в пенсионный и медицинский фонды. Также расчёт не входит в налогооблагаемую базу фонда социального страхования и не участвует в начислении взносов на страхование от травматизма.
В связи с такой льготой контролирующие органы пристально следят за тем, чтобы начисление компенсации производилось только в случае частичной замены сверхнормативных дней отпуска или при увольнении сотрудника. В других ситуациях замена отпуска компенсацией запрещена.
Приступая к расчёту компенсационной выплаты, многие бухгалтеры задаются вопросом о том, облагается ли компенсация при увольнении НДФЛ. В НК РФ (ст.217 п.3) говорится о том, что такой заработок на доходы на общих основаниях, независимо от того, по какой причине была начислена выплата - в связи с заменой дополнительного отпуска или увольнением.
Компенсация за невостребованный отпуск также попадает в расчётную базу по налогу на прибыль. Сумма расчёта включается полностью, даже при условии наличия резерва для оплаты отпусков. Если компания применяет упрощённую систему налогообложения со ставкой 15%, то компенсация также попадает в статью расходов в полном размере (НК РФ ст.346.16).
Несмотря на то что бланк 6-НДФЛ содержит всего пару листов, его заполнение вызывает у бухгалтеров массу вопросов. Компенсация при увольнении в 6 НДФЛ отражается по общим правилам заполнения формы. Но в данной ситуации следует обратить пристальное внимание на то, что в отчётном периоде придётся вносить данные по двум начислениям: заработной плате и компенсации за отпуск. Сложность состоит в том, что эти два начисления могут быть рассчитаны и выплачены в разный период времени. Например, НДФЛ при компенсации при увольнении начисляется в последний рабочий день увольняющегося сотрудника (НК РФ ст.223), а с зарплаты - по итогам месяца.
Выплата за неиспользованный отпуск записывается в 6-НДФЛ в два раздела. В первом она указывается в сумме начисленного дохода по строке 020 (налог по строкам 040 и 070). В том случае если компенсация выплачивается обособленно от других начислений, то её вписывают отдельной строкой в расчёте 6-НДФЛ. Во втором разделе расчёта по строкам 100 и 110 нужно проставить именно ту дату, которая отражает момент выплаты компенсации сотруднику.
На основании данных внесённых в бланк 6-НДФЛ в дальнейшем будет заполнена форма 2-НДФЛ. Для этого в справке предусмотрен код 4800, а НДФЛ при компенсации при увольнении будет указан в общей сумме налога.
Так как компенсация облагается необходимую сумму нужно своевременно перечислить в бюджет. Компенсационная выплата не является оплатой труда, а начисляется работнику вместо неиспользованного отпуска, поэтому НДФЛ при компенсации при увольнении нужно перечислить в день отправки денежных средств на счёт сотрудника или в момент наличной выплаты (НК РФ ст.226).
Выплаты, производимые при увольнении сотрудникам организации на основании соглашения о расторжении трудового договора, являющегося неотъемлемой частью трудового договора, освобождаются от обложения НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ в сумме, не превышающей в целом трехкратный размер среднего месячного заработка. Суммы превышения трехкратного размера подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке. Я примерно подсчитала, что суммы 9290+6999+5000 минус 13% = 18521,43 рубля. Плюс 50 000 компенсации не облагается, если не превышает 3 средних заработка. В таком случае общая сумма должна была бы быть 68521,43. Но у Вас она ниже на 2 с лишним тысячи - возможно, сумма компенсации все же превышает 3-хкратный среднемесячный заработок, и на превышение берется налог. Если же не превышает - тогда нужно уточнять в расчетном листке, что и как считали.
Ирина Шлячкова
В соответствии с п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ , не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) следующие виды доходов физических лиц: все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с увольнением работников, за исключением: - компенсации за неиспользованный отпуск; - суммы выплат в виде выходного пособия, среднего месячного заработка на период трудоустройства, компенсации руководителю, заместителям руководителя и главному бухгалтеру организации в части, превышающей в целом трехкратный размер среднего месячного заработка или шестикратный размер среднего месячного заработка для работников, уволенных из организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Имеется разъяснения ФНС Минфина РФ о порядке исчисления НДФЛ с сумм выходного пособия, выплачиваемому сотруднику организации при увольнении по соглашению сторон (письмо от 13.09.2012 г. № АС-4-3/), в соответствии с которыми установлено, что выплаты, производимые с 1 января 2012 года работнику организации при увольнении, в том числе выходного пособия и среднего месячного заработка на период трудоустройства, освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц в сумме, не превышающей в целом трехкратный размер среднего месячного заработка.
Указанные положения пункта 3 статьи 217 Кодекса применяются независимо от занимаемой должности работников организации.
Соответственно следует признать, что подлежать налогообложению может только та часть суммы, которая превышает трехкратный размер среднемесячного Вашего заработка.
Рекомендую Вам обратиться с письменным заявлением к работодателю, где просить предоставить детальный расчет, который произведен с Вами при увольнении по соглашению, а также с требованием провести соответствующую проверку по правомерности выплаченных Вам сумм и при выявлении нарушения вернуть излишне удержанные суммы.
В соответствии с пунктом 1 статьи 231 Кодекса излишне удержанная налоговым агентом из дохода налогоплательщика сумма налога подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика.
Если Ваше заявление не будет удовлетворено, Вы имеете полное право обратиться в суд за защитой своих прав, где будут проверены действия работодателя.
Nadezhda1972
Здравствуйте! Да, не высчитывается НДФЛ с компенсации, по этому поводу есть письмо Министерства Финансов РФ. МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА ПИСЬМО от 13 сентября 2012 г. N АС-4-3/ О ПОРЯДКЕ ИСЧИСЛЕНИЯ НДФЛ С СУММ ВЫХОДНОГО ПОСОБИЯ, ВЫПЛАЧИВАЕМОМУ СОТРУДНИКУ ОРГАНИЗАЦИИ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ ПО СОГЛАШЕНИЮ СТОРОН Федеральная налоговая служба по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц выходного пособия, выплачиваемого сотруднику организации при увольнении по соглашению сторон, разъясняет следующее.С 1 января 2012 года вступила в силу новая редакция пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс), в соответствии с которой освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц компенсационные выплаты, установленные законодательством Российской Федерации, связанные с увольнением работников, в виде выходного пособия, среднего месячного заработка на период трудоустройства, компенсации руководителю, заместителям руководителя и главному бухгалтеру организации в части, не превышающей в целом трехкратный размер среднего месячного заработка или шестикратный размер среднего месячного заработка для работников, уволенных из организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Данные изменения внесены Федеральным законом от 21.11.2011 N 330-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации, статью 15 Закона Российской Федерации „О статусе судей в Российской Федерации“ и признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации».Таким образом, выплаты, производимые с 1 января 2012 года работнику организации при увольнении, в том числе выходного пособия и среднего месячного заработка на период трудоустройства, освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц в сумме, не превышающей в целом трехкратный размер среднего месячного заработка.Указанные положения пункта 3 статьи 217 Кодекса применяются независимо от занимаемой должности работников организации.В соответствии с пунктом 1
Единого мнения по поводу налогообложения выплат, производимых физическому лицу в возмещение понесенных им расходов, на сегодняшний день нет. Налоговые органы рассматривают компенсации как доходы. Если придерживаться этой позиции, важно понять, относится или нет полученная компенсация к доходам, не облагаемым НДФЛ в соответствии со ст. 217 Налогового кодекса. А отдельные специалисты и даже Высший Арбитражный Суд РФ считают, что в подобных ситуациях дохода не возникает в принципе. Ведь физическое лицо, казалось бы, не получает экономической выгоды. А если так, то не должен возникать и объект обложения НДФЛ. Перед тем как разобраться с этой проблемой на конкретных примерах, вспомним основополагающие нормы.
Согласно ст. 209 Налогового кодекса признается доход, полученный налогоплательщиком.
При определении налоговой базы учитываются доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме либо право на распоряжение которыми у него возникло (п. 1 ст. 210 НК РФ). А дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода либо передачи дохода в натуральной форме (пп. 1 и 2 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Общий принцип определения доходов в целях налогообложения закреплен в ст. 41 Налогового кодекса. В соответствии с этой нормой доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить.
При этом законодатель уточняет, что экономическая выгода определяется в соответствии с гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" Налогового кодекса. Но из нее не всегда легко понять, что такое доход налогоплательщика.
Формально круг дефиниций замкнулся, и остается признать, что применительно к исчислению НДФЛ Налоговый кодекс не содержит четкого определения доходов.
Между тем критерий экономической выгоды используется в интересах налогоплательщика даже в официальных разъяснениях. Например, в Письме от 06.05.2006 N 03-05-01-04/117 специалисты Минфина России сообщили, что суммы возмещения компанией проезда работника не могут быть признаны экономической выгодой (доходом) работника, если его работа носит разъездной характер.
Правда, суд классифицировал эти выплаты вполне конкретно - как компенсации, связанные с исполнением трудовых обязанностей. На них прямо распространяются льготы, предусмотренные п. 3 ст. 217 Налогового кодекса (Постановление ФАС Московского округа от 27.05.2008 N КА-А40/4343-08 по делу N А40-49620/07-118-330).
Любая ли сумма, полученная физическим лицом, является ? Пожалуй, с этим придется согласиться. По общему правилу даже компенсация, полученная в возмещение предшествующих расходов, признается доходом.
Случаи, в которых это не так, законодатель специально выделил как исключения из общего правила.
Перечислим, когда фактические расходы налогоплательщика, обусловливающие получение дохода и предшествовавшие (сопутствующие) ему, уменьшают налоговую базу:
1) при продаже имущества, доли в уставном капитале или при уступке прав требования по договору участия в долевом строительстве (абз. 2 пп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ);
2) по операциям с ценными бумагами и с финансовыми инструментами срочных сделок (п. 14 ст. 214.1 НК РФ);
3) если налогоплательщик имеет право на профессиональные налоговые вычеты (ст. 221 НК РФ);
4) когда доход представляет собой компенсационную выплату, предусмотренную действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, но в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Примечание. В данном случае речь идет о льготе. Компенсация признается доходом, но он освобождается от налогообложения.
Следовательно, придется сделать вывод, что компенсации порождают экономическую выгоду на общих основаниях. И лишь в специально оговоренных законодателем ситуациях эти доходы не облагаются НДФЛ. В иных случаях возмещаемые расходы физического лица налоговую базу по НДФЛ не уменьшают.
Нормы Гражданского кодекса . В п. 2 ст. 709 Гражданского кодекса прямо определено, что цена работы в договоре подряда включает в себя:
Примечание. Компенсация (от лат. compencatio - уравновешивать) подразумевает погашение фактически понесенных затрат.
Данный подход распространяется и на оказание услуг (ст. 783 ГК РФ). Из приведенной формулировки можно было бы сделать вывод, что доходом является разница между ценой договора и суммой издержек подрядчика (исполнителя).
Нормы Налогового кодекса . Налоговое законодательство не пошло по пути, предложенному Гражданским кодексом.
Для термина "компенсация" в том смысле, в котором он используется в гражданских правоотношениях, не предусмотрено "норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации", то есть ограничений размера. Поэтому расходы подрядчика в налоговом законодательстве под действие льгот п. 3 ст. 217 Налогового кодекса не подпадают. Для регулирования налогообложения доходов физических лиц - подрядчиков введена специальная норма.
В Налоговом кодексе рассматриваются профессиональные вычеты, на получение которых, в частности, имеют право налогоплательщики, получающие доходы по гражданско-правовым договорам на выполнение работ (оказание услуг) (пп. 2 ч. 1 ст. 221 НК РФ). Указанные вычеты практически являются компенсациями.
Профессиональные вычеты предоставляет налоговый агент в сумме фактически произведенных налогоплательщиком и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с выполнением работ или оказанием услуг (пп. 2 ч. 1 ст. 221 НК РФ).
Перечень компенсаций, которые не облагаются НДФЛ, установлен п. 3 ст. 217 Налогового кодекса и является открытым. Из абз. 1 п. 3 ст. 217 НК РФ следует, что от налогообложения освобождается возмещение любых расходов, если соответствующая компенсация удовлетворяет общим критериям. В связи с этим обратите внимание на оговорку: компенсации не облагаются НДФЛ "в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации". Решающее значение этого условия мы оценили выше, когда обсуждали профессиональные вычеты.
Рассмотрим с этих позиций налогообложение компенсаций на конкретных примерах.
Споры с участием граждан, не связанные с ведением ими предпринимательской деятельности, подведомственны судам общей юрисдикции (пп. 1 п. 1 ст. 22 ГПК РФ). При этом стороне, в пользу которой состоялось решение суда, суд присуждает возмещение другой стороной всех понесенных "победителем" по делу судебных расходов (п. 1 ст. 98 ГПК РФ).
Примечание. В случае трудового спора работник освобождается от уплаты судебных расходов, в том числе и госпошлины (ст. 393 ТК РФ).
Примечание. Из чего состоят судебные расходы
Судебные расходы состоят из государственной пошлины и издержек, связанных с рассмотрением дела (п. 1 ст. 88 ГПК РФ). К издержкам, связанным с рассмотрением дела, относятся (ст. 94 ГПК РФ), в частности:
- расходы на проезд и проживание стороны, понесенные ею в связи с явкой в суд;
- оплата услуг представителей;
- почтовые расходы, связанные с рассмотрением дела.
Предположим, ваша компания проиграла спор физическому лицу и вам предстоит возместить понесенные им расходы. Облагаются ли они НДФЛ?
Позиция Минфина России . Представители финансового ведомства настаивают, что возмещение судебных издержек - это налогооблагаемый доход физического лица.
Однако свою позицию представители Минфина России не аргументируют (Письма от 07.08.2012 N 03-04-06/6-221, от 03.07.2012 N 03-04-05/3-827 и от 02.07.2012 N 03-04-06/9-189). Они лишь констатируют, что в результате физическое лицо получает экономическую выгоду. Хотя очевидно, что материального выигрыша у физического лица здесь нет.
В ряде других Писем (от 20.12.2011 N 03-04-06/3-351 и от 07.12.2011 N 03-04-05/3-1008) специалисты Минфина России ошибочно утверждают, что п. 3 ст. 217 Налогового кодекса определен исчерпывающий перечень компенсационных выплат, установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления, не подлежащих обложению НДФЛ. Выше мы отметили, что это не так.
Примечание. Компенсация за потерю времени
В гражданском процессе (в том числе по трудовым спорам) суд может взыскать в пользу другой стороны даже компенсацию за фактическую потерю времени. Она применяется при недобросовестном поведении другой стороны. А ее размер определяется судом в разумных пределах и с учетом конкретных обстоятельств (ст. 99 ГПК РФ). Но ввиду отсутствия каких-либо законодательных ограничений по размеру эта компенсация также образует налогооблагаемый доход физического лица. В итоге нужно согласиться, что любая компенсация - доход.
Гражданский процессуальный кодекс РФ не ограничивает и не устанавливает компенсации (случаи их выплаты, размеры), то есть не нормирует их. Их присуждает суд. Такова формулировка закона. Поэтому на эти возмещения действие п. 3 ст. 217 Налогового кодекса не распространяется.
Намек на норму . Впрочем, к налогообложению судебных расходов можно подойти дифференцированно.
Дело в том, что размеры государственной пошлины устанавливаются федеральными законами о налогах и сборах. Такой порядок установлен п. 2 ст. 88 Гражданского процессуального кодекса РФ и ст. 333.19 Налогового кодекса.
Следовательно, в этой части возмещаемых расходов нормируемая сумма все же есть. Поэтому налогообложение компенсации за уплату пошлины можно попытаться оспорить. Хотя эта позиция уязвима. Ведь сумма пошлины не является твердой, а зависит от цены иска.
Если организация спорит с предпринимателем . В спорах между компанией и индивидуальным предпринимателем судопроизводство ведется на основании Арбитражного процессуального кодекса. Но аналогичные нормы о компенсациях предусмотрены и в нем (ст. ст. 101, 102, 106 и 110 АПК РФ).
При этом возмещение судебных расходов, присужденное индивидуальному предпринимателю, облагается НДФЛ в общеустановленном порядке независимо от применяемого им режима налогообложения. Ведь извлечение дохода в виде компенсаций не может быть квалифицировано как ведение экономической деятельности.
Компания, выплачивающая физическому лицу налогооблагаемую компенсацию, является налоговым агентом и исполняет соответствующие обязанности на общих основаниях (п. 1 ст. 226 НК РФ).
Но когда компенсация физическому лицу перечисляется на основании исполнительного листа по реквизитам службы судебных приставов - дело обстоит несколько иначе (п. 5 Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24.01.2011 по делу N А27-4701/2010).
Если компенсация была выплачена через судебных приставов без удержания НДФЛ, компания должна сообщить в налоговую инспекцию по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Во избежание конфликта интересов рекомендуем следовать разъяснениям Минфина России, содержащимся в Письме от 20.12.2011 N 03-04-06/3-351. В нем сообщается, что компания вправе обратить внимание суда на необходимость определения задолженности, подлежащей взысканию, с учетом требований законодательства о налогах и сборах.
Тогда судом в резолютивной части решения будет указана сумма дохода, подлежащая взысканию непосредственно в пользу физического лица, и отдельно - сумма, которую необходимо удержать в качестве налога и перечислить в бюджет.
Аналогичная позиция отражена в Письме ФНС России от 28.10.2011 N ЕД-4-3/17996.
Если гражданин все же получил компенсацию, с которой НДФЛ не удержан, он обязан задекларировать этот доход и уплатить налог самостоятельно (пп. 4 п. 1 ст. 228 НК РФ).
Судебная практика в пользу налогоплательщиков представлена одним единственным делом. Это Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 02.08.2010 по делу N А29-10481/2009. Данный документ примечателен тем, что его решение поддержано Определением ВАС РФ от 13.12.2010 N ВАС-16460/10.
В данном Постановлении ФАС Волго-Вятского округа рассматривался спор между налоговой инспекцией и налоговым агентом, который не удержал НДФЛ при выплате работнику компенсации судебных расходов.
Арбитры согласились, что применение штрафных санкций к компании по ст. 123 Налогового кодекса необоснованно. Они сочли, что работник не получил экономической выгоды, поскольку всего лишь возместил свои затраты.
Чиновники полагают, что в связи с компенсацией налогоплательщик получает доход в натуральной форме. Якобы за него компания произвела оплату работ, услуг в его интересах. Эта точка зрения представлена в п. 3 Письма Минфина России от 19.11.2007 N 03-04-06-01/386.
Автор позволит себе с ней не согласиться. На таком пути нас подстерегает неувязка в дате получения дохода. Ведь окажется, что доход получен в момент приобретения налогоплательщиком товаров, работ или услуг, оплаченных им самим.
Между тем очевидно, что на эту дату никакой экономической выгоды у него нет и быть не может, да и финал судебного спора наперед неизвестен.
Если экономическая выгода и возникает, то в денежной форме в момент выплаты компенсации (разумеется, если сама компенсация не выплачивается в натуральной форме).
Рассмотрим другой случай. Представим, что ваша компания повредила имущество физического лица и в этой связи возмещает ему реальный ущерб. Основание - ст. 15 Гражданского кодекса. Примеров из жизни предостаточно. Например, строители, выполняя ремонт квартиры, затопили жильцов на нижнем этаже. Или другой пример: ремонтируя крышу здания, рабочие уронили строительный инструмент на припаркованный внизу автомобиль.
Пострадавшие физические лица могут рассчитывать на благосклонность налоговых органов. Хотя опять же конкретных аргументов в поддержку своего мнения чиновники не приводят. Они утверждают, что физическое лицо не получило экономической выгоды. Такой вывод специалистами финансового ведомства сделан в Письмах от 07.10.2010 N 03-04-06/6-243, от 05.05.2010 N 03-04-06/10-89 и от 08.04.2010 N 03-04-05/10-172. Соответственно, суммы возмещения не являются доходом и не учитываются при определении налоговой базы по НДФЛ.
Но предположим, что ваша компания компенсирует моральный вред покупателю на основании ст. 15 Закона РФ от 07.02.1992 N 2300-1 "О защите прав потребителей".
Управление ФНС России по г. Москве в Письме от 06.05.2010 N 20-14/3/047952@ справедливо разъясняет, что такая компенсация не облагается НДФЛ только в том случае, если она назначена судом. Этот вывод опирается на формулировку, примененную в Законе РФ от 07.02.1992 N 2300-1.
Из формулировки п. 1 ст. 217 Налогового кодекса буквально следует, что от обложения НДФЛ освобождаются виды доходов физических лиц в виде выплат и компенсаций, выплачиваемых в соответствии с действующим законодательством
.
Из грамматического построения этой фразы не следует, что речь в ней идет исключительно о выплатах за государственный счет. Формально такие доходы могут иметь любой источник.
На основании этой нормы можно отклонить любые претензии о налогообложении компенсаций судебных расходов. Ведь все неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах толкуются в пользу налогоплательщика (п. 7 ст. 3 НК РФ). А здесь они налицо. Для сопоставления формулировок воспользуемся таблицей:
Сравнение норм пунктов 1 и 3 статьи 217 НК РФ
Другой вопрос, что в правоприменительной практике по ст. 217 Налогового кодекса п. 1 не рассматривается в качестве альтернативы п. 3.
В п. 1 ст. 217 Налогового кодекса нас вводят в заблуждение упоминания о пособиях. В то же время в п. 6 ст. 3 Налогового кодекса говорится о том, что при установлении налогов должны быть определены все элементы налогообложения. Акты законодательства о налогах и сборах должны быть сформулированы таким образом, чтобы каждый точно знал, какие налоги (сборы), когда и в каком порядке он должен платить. При этом применять нормы НК РФ по аналогии мы не обязаны.
Однако имейте в виду, что в ответ на эту "военную хитрость" представители налоговых органов будут руководствоваться Письмом ФНС России от 18.06.2009 N ШС-17-3/121@, так как они обязаны ему следовать.
Письмо содержит разъяснение по применению интересующей нас нормы. В нем сообщается, что в соответствии с п. 1 ст. 217 Налогового кодекса от налогообложения освобождаются не любые государственные пособия и выплаты, поскольку прямо перечислены виды пособий, как исключаемые из освобождаемых, так и освобождаемые от налогообложения.
Поименованные в п. 1 ст. 217 Налогового кодекса пособия объединяет то, что они имеют характер возмещения утраты гражданами источника доходов (временная нетрудоспособность, безработица, беременность и рождение ребенка).
В судебной практике единой оценки этого подхода не сложилось (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 01.03.2010 по делу N А33-13702/2009, Кассационное определение Вологодского областного суда от 01.07.2011 N 33-3042/2011). Так что на этом пути судебный спор неизбежен.
Затронем еще один вид выплат работникам, не образующих у них доходов. Речь пойдет о возмещении расходов, осуществленных по их собственной инициативе в интересах работодателя, без получения задания.
Работник платит за работодателя
Для многих, наверное, знакома ситуация, когда в принтере закончился картридж. Бухгалтер, не теряя времени, оплатил его заправку из собственных средств. Или другой случай, когда водитель оперативно приобрел за свой счет деталь, необходимую для ремонта автомобиля.
В связи с подобными затратами работник также оформляет авансовый отчет, хотя номинально подотчетным лицом он не является. Ведь предварительно денег из кассы на хозяйственные нужды компании он не получал (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденного Банком России от 12.10.2011 N 373-П).
Однако применять форму авансового отчета в таких ситуациях не запрещено. Этот вариант желательно закрепить в правилах документооборота (п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации").
Почему возмещение расходов работника в интересах работодателя не облагается НДФЛ
Несанкционированные покупки (товаров, работ, услуг или имущественных прав) квалифицируются как действия в чужом интересе без поручения (п. 1 ст. 980 ГК РФ).
При этом работодатель выступает заинтересованным лицом, а утверждение им авансового отчета является одобрением действий в его интересе. Это следует из п. 1 ст. 981 и ст. 982 Гражданского кодекса.
Если авансовый отчет утвержден - работник оказывается в положении поверенного, а работодатель - доверителя.
На основании п. 2 ст. 975 Гражданского кодекса доверитель обязан возмещать поверенному его издержки. Следовательно, возмещение затрат представляет собой выплату, предусмотренную законодательством. Она не облагается НДФЛ согласно п. 1 ст. 217 Налогового кодекса. Ограничений для подобных возмещений не установлено. В то же время отсутствие налога на доходы физических лиц в таких расчетах никогда не встречало возражений.
Примечание. Очевидно, что п. 3 ст. 217 НК РФ в этих ситуациях неприменим.
Примечание. Каждому случаю - особый анализ
Мы убедились, что нормы о налогообложении НДФЛ компенсаций и возмещений сформулированы и интерпретируются неоднозначно. Поэтому их использование требует от бухгалтера навыков профессионального суждения. Нельзя бездумно облагать или не облагать НДФЛ все подряд компенсации (возмещения) расходов физических лиц. С каждой выплатой необходимо разбираться в индивидуальном порядке.
Компенсация за использование личного транспорта выплачивается работнику, если он эксплуатирует таковой в служебных целях. Возместить расходы сотруднику можно либо путем оформления выплат в рамках трудовых взаимоотношений, либо путем заключения гражданско-правового договора аренды автотранспорта. Обо всех нюансах, связанных с этим вопросом, расскажем далее.
Российское трудовое законодательство гарантирует работникам денежные выплаты за эксплуатацию их личных вещей в интересах хозяйствующих субъектов.
Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ работник вправе рассчитывать на выплаты, только если работодатель позволил эксплуатировать личное имущество в служебных целях (или просто был в курсе). В этом случае сотруднику выплачиваются:
Данный вопрос стороны должны согласовать письменно. Сделать это можно как при заключении трудового контракта, так и позднее в качестве дополнительного соглашения к нему.
И в том и в другом случае сторонам необходимо определить:
При наличии необходимости в эксплуатации автотранспорта работника в хозяйственной деятельности компании работник и работодатель самостоятельно определяют величину компенсации и фактических денежных расходов, связанных с такой эксплуатацией.
Соглашением могут быть закреплены любые размеры компенсации за использование личного автомобиля. Как правило, это зависит:
Расходы по эксплуатации автотранспортного средства (на приобретение горюче-смазочных материалов, топлива, комплектующих и расходных материалов, ремонт, обновление и т. п.) определяются и возмещаются на основании документов, обосновывающих эти затраты. Это могут быть:
ВАЖНО! Расходы работника как владельца автотранспорта (например, на техосмотр, уплату транспортного налога) работодатель не компенсирует.
Подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) определено, что расходы компании на содержание служебного автотранспорта снижают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль. Освобождение от налогообложения возможно только при наличии документального подтверждения:
Однако величина расходов не должна быть больше норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Нормируется в этом случае общая сумма — компенсация и реальные эксплуатационные расходы (на горюче-смазочные материалы и т. д.).
Если размер компенсации за использование личного транспорта превышает нормативы, то сумма превышения в вышеназванные расходы не входит (письмо Минфина России от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050).
Выплаты, согласованные сторонами, не облагаются:
При этом не имеет значения, что величина компенсации может быть больше установленных нормативов (постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 № 10627/06).
ВАЖНО! Компенсация за использование личного транспорта, если она выплачивается за периоды пребывания работника в отпуске, командировке или за периоды временной нетрудоспособности, не входит в расходы, снижающие налогооблагаемую прибыль компании (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).
Предельные нормы компенсации за автомобиль в 2018 — 2019 году, применяемые для целей налогообложения, определяются, как и прежде, постановлением Правительства РФ «Об установлении норм...» от 08.02.2002 (в ред. от 09.02.2004) № 92. Зависят они от объема двигателя автотранспортного средства:
В эту сумму включаются фактические эксплуатационные расходы (ГСМ и т. д.).
Для федеральных государственных служащих предусмотрен иной подход (Правила выплаты компенсаций…, утв. постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563). Госслужащим, работа которых связана с регулярными рабочими поездками, назначение ежемесячной компенсации за использование личного транспорта осуществляется в размере, установленном решением работодателя на заявление конкретного работника, но в пределах, определенных в приложении к указанным Правилам.
Возмещение денежных расходов на приобретение ГСМ для госслужащих — это отдельные выплаты, которые должны подтверждаться соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).
Назначение компенсации за использование личного транспорта в хозяйственной деятельности компании работникам производится приказом лица, руководящего этой компанией.
Допустимо закрепление правил выплаты компенсации в локальных нормативных актах компании.
Форму приказа каждая компания разрабатывает самостоятельно. Как правило, в нем указывают:
Документами, обосновывающими издание приказа, являются:
Согласно пояснению контролирующих органов компенсация за использование работником личного транспорта в деятельности компании подлежит освобождению от налогов, только если речь идет об имуществе, принадлежащем работнику на праве собственности. Автотранспорт, которым работник пользуется по доверенности, к такому имуществу не относится.
В этом случае компенсационные выплаты:
Судебные органы придерживаются другого мнения на этот счет. Суды считают имущество личным, если оно принадлежит работнику на любом законном основании, в том числе на основании доверенности (постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2013 № А76-15748/2012, постановление 13-го ААС от 22.09.2014 по делу № А56-74147/2013). Такой же вывод содержится в определении ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14.
Для того чтобы компания не была привязана к упомянутым выше нормам, эксплуатацию личного автотранспорта сотрудника можно оформить путем заключения договора аренды автомобиля.
Гражданское законодательство предусматривает 2 вида аренды транспортных средств:
Соглашение заключается письменно и не требует никакого удостоверения, регистрации (ст. 633, 643 ГК РФ).
Предмет соглашения (существенное условие) должен содержать сведения, однозначно идентифицирующие объект. Они зафиксированы в свидетельстве о регистрации ТС и паспорте ТС.
Если работник — не собственник автомобиля, то к соглашению надо приложить доверенность собственника, которая предоставляет возможность сдавать доверенное имущество в аренду.
К договору аренды без экипажа следует приложить также полис ОСАГО с изменениями (перечень конкретных лиц либо без ограничений).
Оба вида договора аренды являются реальными, поскольку условием их заключения, помимо согласования существенных условий, является передача арендодателем арендатору автотранспортного средства. Передача автомобиля осуществляется путем оформления акта приема-передачи. В нем должны были перечислены и совпадать с указанными в договоре основные характеристики автомобиля, а также описано его техническое состояние по результатам осмотра.
Руководствуясь подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, компания может отнести всю сумму арендных платежей к расходам, снижающим ее налогооблагаемую прибыль. Для этого, как и в случае с компенсацией, денежные расходы должны быть обоснованы и задокументированы.
Для работника-арендодателя выплаты по договору аренды являются доходом физического лица по гражданско-правовому договору. С этих доходов должен быть удержан НДФЛ по ставке:
Причем компания в данном случае выступает как налоговый агент (ст. 228 НК РФ) и обязана произвести все соответствующие перечисления в бюджет.
Страховые взносы на сумму арендных платежей не начисляются, как и на любые выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (ч. 2 п. 3 ст. 9 закона № 212-ФЗ, постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № А65-16395/2012).
Исключение — оплата услуг по управлению транспортом в договоре аренды с экипажем. В этом соглашении выплаты лучше разбить на составляющие:
Транспортный налог платит собственник автотранспорта (ст. 357 НК РФ), однако стороны могут определить условие о частичном или полном участии компании в таких расходах.
Таким образом, законодательство РФ предусматривает различные варианты выплаты компенсации за использование личного транспорта работника в деятельности компании. В случае если расходы работника не выше законодательно установленных нормативов, то экономически оправданна будет компенсация в рамках трудовых правоотношений. В противном случае целесообразно заключить соглашение об аренде автотранспорта.
