Авансовый отчет является документом, который отражает информацию о понесенных денежных затратах в служебной командировке. Его обязательное наличие и оформление четко прописано в законодательстве (ст.252; п.1 ст. 264 НК РФ; ст.313; ст. 314 НК РФ). На основании этого документа бухгалтерия перечисляет деньги по возмещению денежных затрат. Он подтверждает расходы и позволяет получить доплату, если весь аванс не был потрачен полностью или вернуть оставшиеся деньги.
Следует также владеть информацией о том, какие документы нужны для отчета по командировке. Вместе с ним бухгалтеру предоставляются оригиналы квитанций, билетов, накладных, чеков, которые служат доказательством затрат. После проверки на предмет целевого расходования средств, наличия удостоверяющей документации, правильности составления бухгалтером передает авансовый отчет на подпись руководителю организации.
Постановлением Госкомстата № 55 от 01.08.2001 предложены рекомендации составления данного документа.
Крайним сроком предъявления является третий рабочий день с момента приезда сотрудника (п.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У). Во внимание принимаются только рабочие дни: например, если работник вернулся в пятницу, он будет иметь возможность отдохнуть и оформить авансовую документацию в начале рабочей недели.
Оформление подразумевает использование одного из трех вариантов:
Обратите внимание
Сотрудник может отказаться от командировки по уважительным причинам — нужно только их документально подтвердить. В ином случае за отказ от командировки может последовать дисциплинарная ответственность в виде выговора или замечания. Подробнее читайте
Следует помнить, что ненадлежащее оформление собственной формы гарантирует отказ налоговых органов в принятии прописанных в документации денежных расходов. Поэтому каждый сотрудник, отправляющийся в командировку, должен знать о том, как правильно заполнить авансовый отчет.
Если сотрудник расплачивался наличными, он прикладывает к отчету кассовые чеки и квитанции. В случае безналичного расчета прикрепляются оригинальные слипы (оформленные документы в случае оплаты покупок при помощи карты) и квитанции от произведенных операций в терминалах либо банкоматах.
В случае невозвращения остатков командировочных средств, они удерживаются из заработка последующем месяце. Эта процедура выполняется на вполне законном основании: все оставшиеся со служебной поездки деньги подлежат обязательному возврату в кассу организации. Данное решение следует принять в течение месяца после выполненной командировки.
Образец отчета о командировке в 2017 году состоит из 3 листов:
Обязательно нужно приложить всю документацию, которая доказывает целевую трату авансовых средств.
Важно! Налоговые органы могут отказать в принятии затрат, если на авансовом документе отсутствует подпись руководства.
Заполнением авансового отчета занимается бухгалтер и командируемый сотрудник, который начинает оформление с написания основных сведений на лицевой стороне:
В графах 1-6 оборотной стороны должна быть перечислена вся необходимая документация, подтверждающая произведенные траты. Нумерация документов идет с учетом очередности по их перечислению:
Графа №1
содержит порядковый номер удостоверяющего документа.
Графы №2-3
: время оформления и соответствующий номер.
Графа №4
содержит сведения о типах затрат.
Графа №5
:размер понесенных расходов.
Графа №6
: в строчке «Итого» указывается общая сумма затрат.
После проведенной проверки документ подписывается бухгалтером. При этом прописывается дата и номер авансового отчета, общий размер расходов и число приложенной документации.
Заполненная расписка содержит дату подачи документа и передается сотруднику.
На лицевой стороне бухгалтером отмечаются:
Сведения для табличного заполнения находятся в графе №9 на обратной стороне.
В дальнейшем отчет отправляется на подпись к директору организации (ФИО с росписью + расшифровка) либо к лицу, временно исполняющему его должностные обязанности. Специально предназначенная для подписи строчка находится на лицевой стороне в верхней части документа. Затем он принимается к учету для списания выданного аванса.
Как сделать авансовый отчет — смотрите в видео ниже:
Правило подачи авансового отчета в течение трех рабочих дней после возвращения из поездки также действует на заграничную служебную командировку (п.6.3 Указания ЦБ РФ №3210-У).
В таком случае при отправке работника за границу выдача авансовых денежных средств производится в виде иностранной валюты. Сумма указывается в валюте, а также в рублях. Необходимо заполнить строчки с реквизитами для иностранной валюты (1 «а» с лицевой стороны бланка, графы № 6, 8 оборотной стороны). Кстати, какие есть особенности расчета суточных для загранкомандировки — можно прочитать в этой статье
Обратите внимание — если имеются какие-либо подтверждающие траты документы на иностранном языке, их нужно перевести на отдельном листе на русский язык. Можно сделать перевод самому либо обратиться к услугам бюро переводов. В данной ситуации эти траты будут отнесены к пункту «прочие расходы».
В случае ухода сотрудника в отпуск сразу после возвращения, не обязательно спешить на работу и заполнять авансовый документ: срок подачи не будет нарушен (Постановление Правительства РФ от 13.10.2013 №749). Его заполнение можно сделать сразу же по выходу из отпуска.
Как правило, составление авансового отчета не является проблемой для сотрудников: бланк имеет четко указанные графы для заполнения. При возникновении трудностей на помощь придет бухгалтер. Наличие всех подтверждающих документов и соблюдение сроков подачи также гарантирует благоприятный исход процедуры.
Больше информации можно получить, задав вопросы в комментариях к статье.
Служебные поездки сотрудников – обычное дело и для крупных, и малых компаний. Они повышают эффективность работы предприятия и решают поставленные перед ним задачи. Каждому вернувшемуся нужно составить авансовый отчёт по командировке . Он подтвердит понесённые траты и сам факт нахождения в командировке. Рассмотрим детально правила заполнения этого важного документа, состав затрат, их обоснование и отражение в бухучёте в 2019 году.
Для начала рассмотрим общий механизм того, как заполнить образец авансового отчёта по командировке .
Однако эти реквизиты обычно уже указывают, если предприятие использует бухгалтерское программное обеспечение.
То есть для того, чтобы бухгалтерия приняла документ, нужно всего лишь сохранить все чеки и сделать правильный арифметический подсчёт. Поэтому в том, как составить авансовый отчёт по командировке по образцу , нет ничего сложного.
На нашем сайте бланк рассматриваемого отчета .
Перед командировкой сотрудник примерно знает, сколько ему понадобится на поездку. Либо аванс рассчитает бухгалтерия, согласно утверждённым на предприятии нормам и прошлым расценкам на аналогичную командировку.
Во многих организациях бухгалтерия самостоятельно заказывает билеты от имени предприятия. Бухгалтерский учёт таких расходов будет отличен от ситуации, когда сотрудник покупает билеты сам.
Независимо от того, кто будет вести расчёт будущих и состоявшихся затрат, состав включаемых в авансовый отчёт командировочных расходов будет неизменным. К ним относят:
Также дополнительно учитывают расходы на:
По возвращении на предприятие сотруднику надлежит приложить к авансовому отчёту по командировке документы – доказательства:
Одна из самых распространённых «ошибок» при проверке документов – это отсутствие кассового чека. Однако ведение торговли или оказания определенных услуг без применения кассового аппарата – вполне допустимо. Главное – попросить продавца, чтобы он по всем правилам оформил БСО либо поставил свой штамп, написал «Работаем без ККМ» и подписал.
На деле бланки строгой отчетности – это практически главнейшие документы командировки: билет на поезд, автобус, самолёт и др.
Работник (или бухгалтерия за него) может оформить билет через Интернет. Тогда для него будет сформирован электронный посадочный талон. Авансовый отчёт впоследствии нужно обязательно сопроводить этим квитком.
После проверки расходов на целесообразность, были ли они целевыми или нет, арифметической стороны документации, бухгалтер проверяет приложенные к отчёту документы.
В бухгалтерском учёте, когда утвержден авансовый отчёт по командировке, проводки будут такие:
| Ситуация | Проводка |
| Покупка работником материалов | Дт 10 – Кт 71 |
| При покупке товаров | Дт 41 – Кт 71 |
| Списание суточных | Дт 20 Кт 71 |
| Возврат невостребованных денег в кассу предприятия | Дт 50 – Кт 71 |
| Возврат невостребованных денег на расчётный счет | Дт 51 – Кт 71 |
| Доначисление денег работнику, если пришлось вложить свои | Дт 71 – Кт 50 или Дт 71 – Кт 51 |
| Работник не предоставил подтверждающие документы или понёс нецелевые расходы. Сумму списывают в недостачи | Дт 94 – Кт 71 |
| Недостачу удерживают с работника | Дт70 – Кт 94 |
Воспользовавшись приведённой в статье информацией, вам не придется испытывать сложности с составлением авансового отчёта по командировке , а бухгалтерии – с отражением проводок в учёте.
В строке “Назначение аванса” напишите “Командировочные расходы”.
На обороте указывают суточные за все дни командировки и перечисляют все расходы, оплаченные командированным работником, а также дату, номер и наименование подтверждающих документов. Эти документы надо приложить к отчету.
Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.
Авансовый отчет - один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.
Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.
Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что составление отчета обязательно.
Правовые акты:
Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:
Отчет о командировке - это завершающий этап всей процедуры: от составления до возвращения сотрудника.
Правильно составленный отчет должен подтвердить финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.
Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.
На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.
Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?
Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.
Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.
Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.
Как правильно заполнить:
Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.
Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.
Пример оформления авансового отчета по командировке 2019:
Пример заполнения авансового отчета
Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.
Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.
После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.
Постановление №749 от 13.10.2008г установило определенный пакет командировочных документов:
Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.
При нарушении требований или отсутствии оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать произведенные сотрудником расходы. В случаях внесения при налоговой проверке будет выявлено нарушение и наложение штрафа.
Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.
Наиболее часто встречающийся – кассовый чек.
Если в нем не указано, какой товар был приобретен, обязательно предоставление его с товарным чеком или квитанцией.
Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:
Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:
Оформление сотрудника в процедура несколько сложнее, чем по России.
Основные расходы при командировке за границу:
Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.
Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.
Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.
Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.
Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.
Отправляя сотрудника в , вы выдаете ему деньги под отчет: на проживание, питание и прочие расходы.
Возвращаясь из командировки, сотрудник в течение трех дней должен отчитаться о потраченных суммах. Этот порядок прописан в п. 4.4 Порядка , утвержденного Положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение N 373-П). Сотрудник заполняет ту часть авансового отчета, которая предназначена именно ему. В остальном документ оформляет уже бухгалтер. И если авансовый отчет заполнен по загранкомандировке, бухгалтеру нужно обратить внимание на некоторые нетипичные нюансы, о которых мы сейчас поговорим.
Если же заграничных командировок у вас нет, данная статья все равно будет вам интересна и полезна, поскольку пояснит все основные правила оформления авансового отчета.
Авансовый отчет можно оформлять либо по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, либо разработать свой бланк отчета и утвердить его в качестве приложения к учетной политике. Ведь с 1 января 2013 г. организации и предприниматели больше не обязаны применять унифицированные бланки. Это следует из п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Обязанность применять унифицированную "первичку" сохранилась только в отношении тех документов, которые непосредственно указаны в Положении N 373-П. А таковыми являются расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость и банковские документы. Авансовый отчет там не указан.
Для справки. Составлять авансовый отчет можно либо по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, либо по форме, разработанной самостоятельно.
Также совсем недавно Минфин России в своем Письме от 12.04.2013 N 03-03-07/12250 дал добро на оформление электронных отчетов, заверенных цифровой подписью. Если у кого-то из "упрощенцев" есть необходимое для этого программное обеспечение - можно использовать.
Прежде чем заполнять бухгалтерскую часть авансового отчета, проверьте правильность сведений, записанных работником. Так, на лицевой стороне должно быть указано: наименование вашей фирмы (предпринимателя), подразделение, фамилия сотрудника, его должность и назначение аванса. На оборотной стороне (в графах 2 - 4) в хронологическом порядке перечислены реквизиты документов, подтверждающих расходы. А в графе 5 - суммы затрат. Если же деньги выдавались в инвалюте, то сотрудник должен отразить еще и сумму валюты в графе 6 оборотной стороны отчета. Сами документы при этом работник прикладывает к отчету, поэтому, прежде чем принять его, бухгалтеру нужно сверить соответствие тех записей, что сделал сотрудник в отчете, с оригиналами. Если эти бумаги составлены на иностранном языке, нужен построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по бухучету и бухотчетности, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Перевод может сделать сам работник или специализированная фирма (Письмо Минфина России от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66). Еще проверьте, чтобы сотрудник расписался в отчете.
Обратите внимание! На лицевой стороне авансового отчета работник указывает: наименование фирмы (предпринимателя), подразделение, свою фамилию, должность и назначение аванса. На оборотной - реквизиты документов, подтверждающих расходы, и суммы затрат.
Обратите внимание! Если документы, подтверждающие расходы на загранкомандировку, составлены на иностранном языке, то они должны иметь построчный перевод на русский язык.
Порядок оформления авансового отчета зависит от того, в какой валюте работодатель выдал деньги под отчет. Если это была иностранная валюта, то отчет следует оформлять как в ней, так и в рублях. Сначала вам нужно отразить суммы в инвалюте, а затем перевести их в рубли (п. п. 4 - 6 ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте"). Пересчет в этом случае делается по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета (Приложение к ПБУ 3/2006).
Если же аванс был выдан в рублях (что в большинстве случаев и происходит), то работник сам покупает инвалюту, однако отражать в отчете вы будете лишь рубли. Но есть одна сложность. Так как траты за границей сотрудник осуществлял в валюте, их также нужно будет пересчитать на рубли. При этом порядок пересчета будет зависеть от того, подтверждена покупка валюты справкой банка или нет. Информация о том, по какому курсу и на какую дату делать пересчет инвалюты, представлена в таблице.
Заполнение строк авансового отчета, если деньги на загранкомандировку выданы в рублях
|
Наименование строки авансового отчета |
|
|
"Израсходовано" |
Переведите сумму потраченных сотрудником денег за границей (ее вы узнаете из документов, приложенных к авансовому отчету) в рубли. При этом курс пересчета израсходованной суммы будет зависеть от того, подтверждена покупка инвалюты справкой банка или нет. Если покупка инвалюты подтверждена справкой банка, переведите потраченную сумму денег в рубли по курсу обмена на дату выдачи справки. Такие разъяснения содержатся в Письмах ФНС России от 21.03.2011 N КЕ4-3/4408 и Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193 и от 15.06.2011 N 03-03-06/1/347. Несмотря на то что они адресованы плательщикам налога на прибыль, их можно применять и "упрощенцам". Если справки нет, пересчитайте израсходованную сумму денег в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета |
|
"Остаток" |
Если при возврате неизрасходованных средств сотрудник представил вам справку банка об обмене оставшейся валюты, то пересчитайте остаток по курсу Банка России, указанному в этой справке. Если же по каким-либо причинам документов, подтверждающих обмен валюты, нет, то пересчитайте сумму остатка по курсу Банка России на дату утверждения отчета |
|
"Перерасход" |
Сумму перерасхода возместите сотруднику в рублях. Ведь деньги под отчет вы выдавали тоже в рублях. Для этого величину перерасхода в валюте переведите в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета |
Суть вопроса . Порядок заполнения авансового отчета по загранкомандировке зависит от того, в какой валюте работодатель выдал деньги под отчет. Если это инвалюта - отчет нужно оформлять и в валюте, и в рублях. Если рубли - только в рублях.
Пример . Отражение в авансовом отчете сумм, выданных на загранкомандировку в рублях
ООО "Рига", применяющее УСН, отправляет замдиректора А.П. Смолина в командировку в Германию. Срок командировки - с 17 по 24 мая 2013 г. 17 мая 2013 г. из кассы фирмы бухгалтер выдал А.П. Смолину под отчет 80 860 руб. В этот же день полученную сумму А.П. Смолин обменял на 2000 евро по курсу 40,43 руб/евро. Справка, подтверждающая покупку валюты, имеется. В командировке А.П. Смолин потратил 1000 евро на проживание в гостинице и 150 евро на суточные. То есть израсходовал 1150 евро. Посмотрим, каким образом бухгалтер оформил авансовый отчет.
Выданную сумму - 80 860 руб. бухгалтер отразил по строке 1 "Получен аванс" и по строке "Итого получено". Строку "Израсходовано" бухгалтер рассчитал самостоятельно. Для этого он перевел все потраченные средства в валюте на рубли по курсу Банка России, указанному в справке банка. Получилось 46 494,5 руб. (1150 евро x 40,43 руб.). Оставшиеся 850 евро (2000 евро - 1150 евро) А.П. Смолин продал банку 24 мая 2013 г. по цене 40,4 руб/евро (справка имеется). И весь остаток в размере 34 340 руб. (850 евро x 40,4 руб.) вернул ООО "Рига" в день утверждения авансового отчета. Эту сумму бухгалтер ООО "Рига" записал по строке "Остаток".
Направление сотрудника в командировку предполагает издание соответствующего приказа и выдачу денег на расходы авансом. Обязательными для оформления считаются приказ, служебная записка и авансовый отчет – командировочные расходы в этом случае при условии правильности заполнения каждого из бланков будут зачтены в бухгалтерском учете. Особенности процедуры подтверждения затрат на командировку и подготовки сопроводительной документации приведены в постановлении Правительства, датированном 13 октября 2008 г., под № 749.
При желании использовать в оформлении командировки бланк служебного задания (которое нынче не обязательно, т.к. пункт 6 Положения о командировках, требующий от работодателя оформлять этот документ, с января 2015 г. утратил силу) этот факт следует отразить в локальном нормативном акте. В качестве образца можно использовать форму Т-10а. Порядок составления задания состоит из:
Отчет о командировке будет опираться на данные, указанные в задании. В числе сведений, которые целесообразно отразить в служебном задании следующие:
В конце проставляются подписи, а по окончании командировки сотрудник заполняет результат – выполнено порученное ему задание или нет.
Отчет о командировке – образец документа, составленный в произвольной форме, который утверждается локальным актом по предприятию. Необходимость его использования на практике каждая организация определяет самостоятельно. С 2015 года, опять же, можно обойтись и без этого бланка.
Если же вы решили, что нужен отчет о командировке, пример его структуры должен содержать несколько блоков:
Когда заполняется отчет о командировке, пример написания может содержать лаконичное изложение итогов поездки или более подробное раскрытие сложившейся ситуации. Иногда отведенного пространства для отражения результатов недостаточно. В этом случае разрешается приложить чистый лист формата А4 и продолжить изложение информации на нем.
Отчет о командировке, образец которого разрабатывается предприятием, нужен для обоснования необходимости осуществления конкретной служебной поездки перед контролирующими органами. Именно с этой целью и даются развернутые ответы о результатах командировки. Если поставленная цель не была достигнута, то отчет о командировке должен содержать пояснения причин, послуживших препятствием к выполнению задания.
После возвращения из служебной поездки сотруднику отводится трехдневный срок на подготовку и сдачу авансового отчета с приложениями. Составление авансового отчета по командировке является обязательным условием покрытия соответствующих расходов на всех предприятиях. Этот документ составить надо. После проверки документации и принятия ее к учету, производится окончательный расчет с сотрудником. Как заполнить авансовый отчет по командировке? Образец должен содержать информацию о:
Как составить авансовый отчет по командировке?
Образец по форме АО-1 выглядит так:
Алгоритм действий при подаче авансового отчета:
Авансовый отчет по командировке оформляется в одном экземпляре. Квитанции с чеками и другими подтверждающими расход документы необходимо приклеивать на лист бумаги формата А4. В качестве сопроводительных документов могут выступать оригиналы:
Образец заполненного отчета
