Непосредственно после поступления в бухгалтерию вся первичная документация проходит проверку. Специалисты определяют полноту и правильность оформления бумаг, достоверность реквизитов. Кроме этого, осуществляется проверка по содержанию. Она предполагает контроль правомерности зафиксированных хозяйственных операций, логической взаимосвязи между конкретными показателями. После этого данные вносятся в первичные регистры бухгалтерского учета. Рассмотрим их подробнее.
Первичные документы и регистры бухгалтерского учета используются для фиксации и обобщения информации о хозяйственных операциях. Они представлены в виде утвержденных унифицированных бланков. Регистры и формы бухгалтерского учета содержат сведения, которые отражаются на счетах отчетности. Таблицы создаются в соответствии с принципом экономической группировки информации об имуществе компании и источниках его возникновения.
Документы и регистры бухгалтерского учета можно подразделить на несколько категорий:
Но и это не все. В зависимости от назначения различают документы и регистры бухгалтерского учета:
В хронологические учетные регистры бухгалтерского учета записи вносятся по ходу совершения операций. При этом дополнительная систематизация не используется. В систематических таблицах сведения фиксируются по принципу счетов. При заполнении нужно следить, чтобы информация этих двух регистров дополняла друг друга. При этом сумма оборотов одной таблицы должна совпадать с показателями другой. Если регистры бухгалтерского учета содержат записи сразу обоих видов - хронологическую и систематическую, то их именуют комбинированными. Классическим примером может выступать "Журнал - главная".
По этому критерию регистры бухгалтерского учета подразделяют на дифференцированные и интегрированные. Рассмотрение последних осуществляется индуктивно. Это значит, что информация обобщается от первичной документации до отчетности. Дедуктивный метод рассмотрения сведений характерен, соответственно, для дифференцированных таблиц.
По этому признаку регистры бухгалтерского учета подразделяются на карточки, книги, свободные листы. Таблицы могут находиться и на цифровых носителях. Книги представлены в виде документа, разграфленного специфическим способом. Их прошнуровывают и переплетают. Такие регистры бухгалтерского учета в обязательном порядке подписываются старшим специалистом. Карточка представляет собой бланк, который оформлен в виде таблицы. Промежуточным регистром между указанными видами документов выступает свободный лист. Этот бланк представлен в виде таблицы, которую брошюруют. В отличие от карточки, свободные листы печатаются на большем формате. Они хранятся в папках. По свободным листам и карточкам на предприятии ведутся реестры. Их задача состоит в обеспечении контроля над отчетными документами. Это исключает вероятность подмены бумаг. Если же какой-то документ будет утерян, то по реестру можно установить, какой именно.
Эти регистры бухгалтерского учета могут иметь разный внешний вид. Наиболее популярными считаются:
Последние предусматривают выделение в колонках конкретных показателей. Это актуально для случаев, когда одну операцию фиксируют комплексными суммами (к примеру, оплата расходов). Инвентарные карточки предназначены для учета материальных ценностей предприятия. В них присутствует колонка под названием "Остаток". В ней отражается количество материальных ценностей, оставшееся после окончания конкретной операции. Всего в инвентарной карточке три колонки. Кроме "Остатка", в ней присутствует "Приход" и "Расход". Каждая из них поделена на 2 части: количество и сумма. В начале карточки указывают лимит запаса. Это позволяет увидеть наличие конкретных материальных ценностей предприятия. Если появится, например, недостача, то она будет сразу заметна. Контокоррентные карточки имеют 2 колонки - дебет и кредит. Такая односторонняя форма позволяет контролировать финансовое положение компании.
За достоверность сведений, отражаемых в регистрах учета, отвечают служащие, подписывающие бухгалтерский отчет. Хранение бумаг должно производиться таким образом, чтобы вероятность несанкционированного исправления информации была абсолютно исключена. Если необходимо внести корректировки, то их следует удостоверять подписью лица, их сделавшего, с указанием даты. По ФЗ "О бухучете" все данные, присутствующие в регистрах, относятся к коммерческой тайне. Лица, которые имеют доступ к такой информации, должны сохранять ее. При разглашении тайных сведений предусмотрена ответственность по действующему законодательству.
Документирование в бухучете используется для первичной регистрации и юридического оформления событий. На этом этапе вся информация должна отображаться в соответствии с действительностью и иметь обоснование. Учетный документ оформляется в момент проведения операции. Если по каким-то причинам это сделать нельзя, то заполнение бумаг может осуществляться и после события.
Классификация документов учета производится по форме и показателям, от которых зависят отображаемые в них факты. К последним, в частности, относят реквизит. Он представляет собой определенный информационный элемент, несущий смысловую нагрузку. Например, "вид материала". Реквизиты подразделяются на содержательные и качественные. Последние отражают объект учета ("стройматериал", например). Содержательными реквизитами определяются характеристики предмета: сорт, габариты и проч. 
В зависимости от назначения учетные документы могут быть:
Первичная документация по учету всегда составляется в момент совершения какой-либо операции. Такие бумаги фиксируют непосредственно сам факт произведенного действия. Необходимо отметить, что большая часть учетных документов относится именно к категории первичных.
Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета
Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, в связи с этим любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей.
Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Документы принимаются к учету, в случае если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты. Реквизитами принято называть совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе, таковыми являются:
Все первичные документы имеют унифицированные, ᴛ.ᴇ. типовые формы . К основным первичным документам относятся:
· документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера),
· документы по перечислению денежных средств с расчетного счета (платежные поручения),
· документы по поступлению и отпуску материалов (доверенности, требования, акты о приемке, накладные) и т.д.,
Документы подразделяются также на внутренние , которые используются непосредственно на предприятии, и внешние , поступающие от других физических и юридических лиц.
Бухгалтерские проводки , составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах . Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, регистры несут вторичную информацию , источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации , в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций. Учётные регистры различаются по внешнему виду, способу ведения учета и содержанию.
По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги , карточки и свободные листы . Первыми учетными регистрами можно назвать амбарные книги, которые вели купцы для учета своих товаров. С увеличением числа хозяйственных операций стали применять книги других форм: по учету прихода и расхода материалов, денежных средств и т. п. Позднее, для того чтобы разделить труд между работниками, которые ведут учет, вместо книг стали применять карточки и свободные листы. Карточки предназначены, как правило, для организации учета различных объектов аналитического учета͵ к примеру, инвентарные карточки для учета базовых средств, карточки учета материалов на складе. Свободные листы представляют из себяучетные регистры большого формата͵ они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д.
По способу ведения учета регистры подразделяются на хронологические , систематические и комбинированные . В хронологических регистрах операции записываются в последовательности, их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию, к примеру, кассовая книга, карточки учета материалов и т.д.
Учётные регистры (или регистры бухгалтерского учета) - ϶ᴛᴏ таблицы специальной формы (книги, журналы, карточки, ведомости и пр.). Регистры классифицируются по разным признакам: по характеру записей; по объёму содержания; по форме построения; по внешнему виду, по способу заполнения.
На вопрос, что является результатом работы бухгалтера, можно ответить одним словом - отчетность. Отчетные документы составляются в конце каждого квартала по данным учетных регистров. Отчетность - это набор форм и показателей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Под документооборотом в бухгалтерском учете понимают порядок и путь прохождения документов по всем инстанциям с момента их составления до сдачи в архив.
Движение первичных документовв бухучёте регламентируется графиком документооборота͵ который составляется бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В графике документооборота устанавливается назначение первичных документов, порядок их оформления и сроки сдачи в архив. График документооборота должна быть оформлен в виде схемы, графика или перечня работ, с указанием исполнителей и сроков движения документов. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота͵ в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов. Контроль за выполнением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.
Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах или сейфах. Установлены определенные правила и сроки хранения документов в архиве. К примеру, первичные и учетные документы хранятся в течение 5 лет, инвентаризационная документация, акты проведения ревизии - 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы - 3 года, годовые - 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих - 75 лет и т.д.
Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета" 2017, 2018.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством РФ.
Под термином «регистры бухгалтерского учета» принято понимать большое количество документов, предназначенных для отражения и систематизации данных из «первички». Порядок ведения этих документов регламентирован статьей 10 ФЗ №402 от 06 декабря 2011 года.
Обязанность заполнять регистры возлагается на бухгалтеров коммерческих организаций, которые сводные данные должны использовать для составления финансовой и налоговой отчетности. Они классифицируются по назначению и по степени обобщения информации.
Самым главным учетным регистром любой коммерческой организации является , которая используется при составлении и отражения сводных данных в главной книге.
Федеральным законодательством предусмотрены формы учетных регистров, которые должны заполнять юридические лица , имеющие любую организационно-правовую форму собственности.
При этом действующие законы не запрещают субъектам предпринимательской деятельности самостоятельно разрабатывать для себя регистры бухгалтерского учета.
Они могут вести аналитический и синтетический учет как на бумажных носителях, так и в электронной форме. В последние годы многие коммерческие организации используют специальное программное обеспечение, посредством которого осуществляется разноска данных по бухгалтерским счетам, заполнение и распечатка первичной документации, составление учетных регистров и формирование отчетности.
Каждая коммерческая организация обязана разработать и утвердить собственную . В этом документе будут отражаться все важные моменты, касающиеся ее работы в целом, взаимоотношений со штатными сотрудниками, ведения документооборота и т.д.
В учетной политике организации в обязательном порядке должна присутствовать информация, касающаяся учетных регистров, которые будут вестись бухгалтерами. Стоит отметить, что указывается форма и способ ведения данных документов. Что касается государственных предприятий, то для них форма учетных регистров утверждается Министерством Финансов РФ.
В 2018 году субъекты предпринимательской деятельности могут не использовать ранее утвержденные формы учетных регистров, в соответствии с регламентом Информации Минфина ПЗ №10/2012 от 04 декабря 2012 года.
При их формировании следует соблюдать лишь требование ФЗ №402 от 06 декабря 2011 года , касающееся присутствия обязательных реквизитов.
При составлении таких документов бухгалтера должны в обязательном порядке указывать следующие реквизиты :
В этом документе должны группироваться данные в хронологическом порядке. Также может проводиться систематическое группирование объектов бухучета. В обязательном порядке указываются единицы измерения. Все данные, которые вносятся в учетные регистры, должны подтверждаться соответствующей первичной документацией.
Запрещается указывать заведомо ложную информацию, которая будет искажать итоговые результаты, из-за чего организация минимизирует налоговые обязательства перед бюджетом. Если контролирующими органами будет выявлен этот факт, то компании и ответственным лицам грозят финансовые санкции.
В 2018 году субъекты предпринимательской деятельности должны вести следующие регистры :
После того как главным бухгалтером организации будут разработаны все формы учетных регистров, они передаются на утверждение руководителю
. Если у него не возникнет никаких возражений, то издается приказ, регистрирующийся в соответствующем журнале.
Контролирующие органы, которые рано или поздно будут проводить проверку хозяйственной деятельности компании, в обязательном порядке будут требовать этот документ . После изучения приказа проверяющий затребует все интересующие его формы (если компания ведет электронный документооборот, то истребует их распечатки). Именно поэтому юридическим лицам не стоит забывать о его издании, так как в противном случае им не избежать конфликтов с контролирующими органами.
Начиная с 2013 года, юридические лица обязаны издавать приказ , которым будут утверждаться все регистры, используемые ими при . Этот порядок регламентирован ФЗ №402 от 06 декабря 2011 года. К приказу прикладывается приложение, в котором расшифровывается полный перечень регистров бухгалтерского учета.
В соответствии с Приказом №94н , изданным Министерством Финансов РФ 31 октября 2000 года, субъекты предпринимательской деятельности, которые обязаны вести бухгалтерский учет и сдавать соответствующую отчетность, должны заполнять следующие виды регистров :
| № журнала-ордера | № бухгалтерского счета | |
|---|---|---|
| 1 | 50 | Поступления в кассу организации в денежной форме, расход средств |
| 2 | 51 | Движение денежных средств по расчетным счетам |
| 3 | 55 | Систематизируется информация о денежных средствах, которые поступают и списываются со специальных банковских счетов |
| 4 | 66, 67 | Проведения расчетов по краткосрочным и долгосрочным займам и кредитам |
| 5, 5А | 20-99 | Отражаются все расходы предприятия |
| 6 | 60 | Расчеты, которые проводит компания с поставщиками и подрядчиками |
| 7 | 71 | Расчеты, которые проводит предприятие с подотчетными лицами (командировки, выданные авансы на покупку товарно-материальных ценностей и т.д.) |
| 8 | 60, 62, 68, 76 | Расчеты, которые проводит компания с покупателями, бюджетом, дебиторами и кредиторами |
| 9 | 79 | Проведение внутрихозяйственных расчетов |
| 10 | 20, 21, 23, 25, 26, 29, 69, 70, 94, 96, 97 | Производственные и общехозяйственные расходы, расчеты с работниками по заработной плате, налоги с зарплаты, потери и недостачи, резервы и расходы будущих периодов |
| 11 | 40, 41, 43, 45, 46, 62, 90 | Готовая продукция и товары, расчеты с заказчиками и покупателями, реализация |
| 12 | 86 | Целевое финансирование различных программ |
| 13 | 01, 02, 80 | Основные фонды, амортизация, Уставный капитал |
| 14 | 14 | Отражается информация сельскохозяйственной направленности, например, учет животных на выращивании и откорме и т.д. |
| 15 | 84, 98, 99 | Прибыли, убытки, доходы будущих периодов, нераспределенная прибыль |
| 16 | 07, 08 | Вложения компании в необоротные активы, оборудование, предназначенное для установки |
| № ведомости | Информация, которая должна отражаться |
|---|---|
| 1-М | Денежные средства в наличной и безналичной форме, финансовые документы |
| 2-М | Запасы |
| 3-М | Расчеты с дебиторами и кредиторами, работниками, бюджетом, кредиторами, доходы будущих периодов |
| 4-М | Основные средства, амортизация, необоротные активы, финансовые и капитальные инвестиции |
| 5-М | Расходы, затраты будущих периодов, учет доходов, финансовых результатов, собственного капитала, обеспечение будущих платежей и расходов |
Субъектами предпринимательской деятельности часто задействуются следующие виды регистров :
| Вид регистра | Содержание |
|---|---|
| Карточки (инвентарные) | Используются для учета основных средств (в том числе и группового) |
| Ведомости | Юридические лица ведут оборотные и накопительные ведомости по финансовым и нефинансовым активам, приходу расходу товаров и продуктов питания и т.д. |
| Книги | Главным документом любой коммерческой организации является главная книга, в которой отражаются итоговые данные по всем счетам, а также указываются по ним остатки на начало и на конец отчетного периода (месяца). Кассовая книга необходима для учета поступлений и расхода денежных средств в наличной форме |
| Журналы | Субъекты предпринимательской деятельности в процессе ведения бизнеса должны составлять первичную документацию, которую следует регистрировать в соответствующих журналах (например, бланки строгой отчетности, приказы, путевые листы и т.д.) |
| Реестры | В таких документах, как правило, систематизируется информация |
| Карточки | Предназначены для учета товарно-материальных ценностей, основных средств, нематериальных активов и т.д. |
| Описи | Составляются в тех случаях, когда возникает необходимость в пересчете каких-либо ценностей, документов |
Бухгалтер, который занимается заполнением учетных документов, должен внимательно следить за правильностью и полнотой отражения в них информации. Очень часто в этих документах допускаются механические или математические ошибки, которые можно исправлять определенным способом.
Федеральным законодательством предусмотрены следующие методы корректирования записей в учетных регистрах (запрещается стирать, замазывать корректором и использовать лезвие для исправления ошибок):
Если при заполнении учетных регистров была допущена ошибка, которая не связана с корреспонденцией счетов и не отразилась на итоговых цифрах, то бухгалтер может применить метод корректуры . Ему следует тонкой линией зачеркнуть неправильную запись, и рядом с ней вписываются точные данные.
В нижней части регистра следует сделать запись «исправленному верить» «исправлено (например) двадцать пять на тридцать восемь», ставится дата и подпись. В большинстве случаев данная методика применяется при исправлении ошибок в бухгалтерских справках и пояснительных записках к балансам.
Если в учетном регистре была допущена ошибка, которая затронула корреспонденцию счетов, то бухгалтером должна быть применена методика «красное сторно». Ее принцип заключается в следующем. Бухгалтер красными чернилами повторяет неправильную корреспонденцию, после чего синей пастой пишет правильную проводку.
В том случае, когда в сводном документе была неверно указана сумма, но правильно составлена корреспонденция счетов, бухгалтер может применить метод дополнительной проводки. Ему необходимо отразить неучтенную сумму в той же корреспонденции.
Как создать регистры бухгалтерского учета? Подробности — в данной инструкции.
Первичные документы бухгалтерского учета важны и в вопросах ведения бухучета, и в определении объема налоговых обязательств. Ответственному за составление первичных документов бухгалтерского учета специалисту компании важно четко понимать содержание и формы таких документов, а также знать специфику ведения учетных регистров.
Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.
Однако для таких документов законодательно установлен перечень обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
ВАЖНО! Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 21/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).
Перечень первичных документов бухгалтерского учета в 2018-2019 годах может быть таким:
Образец такого акта смотрите .
Подробнее об указанных ведомостях см. в статье «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49» .
Подробнее о данном акте см. в материале «Унифицированная форма № ОС-1 — Акт о приеме-передаче ОС» .
Об этом подробнее см. в статье «Унифицированная форма № ОС-1а — бланк и образец» .
Подробнее см. в материале «Унифицированная форма № ОС-4 — Акт о списании объекта ОС» .
Подробнее о таком первичном документе см. в статье «Унифицированная форма № ИНВ-1 — бланк и образец» .
Об этом см. в материале «Унифицированная форма № ИНВ-1а — бланк и образец» .
Подробнее о его составлении см. в статье «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?» .
О правилах оформления этого документа читайте .
Об особенностях применения этого документа читайте .
О принципах ее оформления см. материал «Бухгалтерская справка об исправлении ошибки - образец» .
Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.
ВАЖНО! Не являются первичными документами бухгалтерского учета из перечня 2018-2019 - список был предложен выше:
Следует иметь в виду, что приведенные в перечне унифицированные формы первичных бухгалтерских документов не являются обязательными для применения, т. к. с 2013 года (после принятия закона № 402-ФЗ) бланки таких форм можно разрабатывать самостоятельно. Но в большинстве случаев они продолжают использоваться. Поэтому в 2018-2019 годах перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов,содержащихся в постановлениях Госкомстата, продолжает оставаться актуальным.
Несмотря на то что обязательных для всех форм первичных документов в настоящее время не существует, законодателем установлены требования к содержанию таких документов. Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в каждом первичном документе, приводится в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Это, в частности:
Как могут быть классифицированы первичные документы бухгалтерского учета?
Если первичный документ выпустила сама компания, то он может относиться либо к группе внутренних, либо к группе внешних. Документ, который составлен внутри фирмы и распространяет свое действие на компанию-составителя — это внутренний первичный документ. Если же документ был получен со стороны (или составлен фирмой и выдан на сторону), то это будет внешний первичный документ.
Внутренние документы фирмы подразделяются на следующие категории:
После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом, далее требуется отразить произошедшее событие в учетных регистрах. Они, по сути, являются носителями упорядоченной информации, в них аккумулируются и распределяются признаки и показатели хозяйственных сделок.
По внешнему виду выделяют следующие регистры:
Исходя из способа ведения регистра, выделяют следующие группы:
По критерию содержания информации, отражаемой в регистрах, выделяются:
Подробнее о бухгалтерских регистрах см. в статье «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)» .
Обязательных для всех форм и перечня первичных документов бухгалтерского учета в настоящее время не существует: любой хозсубъект вправе самостоятельно определить для себя формы первичных документов, которые он будет применять в своей деятельности.
Вместе с тем наиболее распространенными первичными документами бухгалтерского учета выступают имеющие аналоги среди унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом.
После того как первичный документ оформлен, необходимо перенести информацию из него в учетный регистр.
