Для того, что бы держать все под контролем и иметь возможность легкого отслеживания движения средств, на вашем предприятии должна быть заведена кассовая книга КО-4, а так же все расходные операции по выдаче наличности должны своевременно вносится в данную книгу.
Ведение данной книги заключается в том, что кассир, или сотрудник бухгалтерии вносит и фиксирует суммы получаемые предприятием или передаваемые другим лицам, через кассу. Вносить данные в данную книгу можно только при наличии соответствующего сопроводительного документа, таких как приходной или расходный кассовый ордер.
Заполненный лист кассовой книги (форма КО-4). Начало листа
Ниже мы опишем как правильно заполнять кассовую книгу, а для визуального восприятия прикреплен образец формы КО-4.
Если ваша кассовая книга имеет бумажный вид, следите строго за тем, что бы все листы содержали нумерацию, даже если они на текущий момент пустые. На первой странице данной книги, должно быть указано полное число листов и данная информация обязана быть заверена мокрой печатью организации с подписью руководителя. Записи в книге ведутся ежедневно, и каждую операцию с наличкой непременно вносят в день ее свершения, и прикреплением сопроводительных документов, подтверждающих данную операцию.
При поступлении материальных ценностей в кассу, на бланке КО-4 необходимо вписать “Приход”, в случае, если средства изымаются из кассы, в данную строку вписываем слово “Расход”.
Каждая операция сопровождается порядковым номером, кратким содержанием операции, и номером счета (корреспондирующий с счетом наличности). Ежедневно, в конце рабочего дня (смены) кассир производит подсчет наличности в кассе, сверяет сумму поступивших и выбывших средств и на основании полученной информации, вносит ее в кассовую книгу в соответствующее поле “Остаток на конец дня: ____ руб. ___ коп.”
Заполненный документ, должен быть заверен личной подписью кассир и бухгалтер организации. Стоит отметить, что число подтверждающих операции документов должно совпадать с числом дневных операций. Вся эта информация вносится в кассовую книгу КО-4 и фиксируется в 2-х экземплярах, первый остается в книге, а второй передается в бухгалтерию вместе с оригиналами подтверждающими документами.
Заполненный лист кассовой книги (форма КО-4). Конец листа с подписями
Бухгалтерский учет с нуля Крюков Андрей Витальевич
Примеры кассовых операций
Рассмотрим на конкретных примерах порядок регистрации кассовых операций в кассе и бухгалтерии организации.
Но начнем с отражения кассовых операций в бухгалтерии организации после их регистрации кассиром в кассовой книге.
В нижней части последней страницы заполняется следующий фрагмент:
Фрагмент страницы журнала проводок по операциям, соответствующим рассмотренным выше кассовым документам, представлен ниже:
Представленный фрагмент содержит проводки, соответствующие кассовым операциям ООО «Белая ромашка» за конкретный день. В этот день произошли хозяйственные события, которые уже рассматривались: касса организации получила денежную сумму от предпринимателя Глебова, выдала другую сумму работнику организации Сергееву, выдала основную часть зарплаты работникам организации.
Фрагмент страницы Главной книги по счету 50 «Касса» с записями движения средств по счету в течение той же даты на основании записей журнала проводок будет выглядеть следующим образом:
Источником информации для бухгалтерии, на основании которой делаются все эти записи, может быть только кассовая книга. Кассовые документы, хотя и оформляются в бухгалтерии, означают, что хозяйственные события только планируются, но могут и не произойти.
Кассовая книга выглядит проще, если она ведется с помощью компьютера. При этом она распечатывается в виде отдельных вкладных листов. Ниже представлен вкладной лист кассовой книги с записями тех же хозяйственных событий:
В кассовой книге зафиксированы три кассовые операции, но кассир сдал в бухгалтерию только два исполненных кассовых документа – один приходный и один расходный. Эта нестыковка связана с тем, что выдача зарплаты по четвертому документу – платежной ведомости еще не закончена. Платежная ведомость будет сдана в бухгалтерию только после завершения процедуры выдачи зарплаты.
Вкладной лист содержит все предусмотренные реквизиты листа кассовой книги. Как уже упоминалось, одновременно с вкладным листом распечатывается его копия – отчет кассира.
Ниже представлен внешний вид лицевой стороны листа кассовой книги при рукописном способе ее ведения. Оборотная сторона листа кассовой книги выглядит так же. Перед заполнением лист следует согнуть и подложить копирку так, чтобы одновременно заполнялись лицевая и оборотная стороны:
6. Учет кассовых операций Кассовые операции – это операции, связанные с приемом, хранением и расходованием различных денежных средств, поступающих в кассу организации из обслуживающего банка. Поступление денежных средств в кассу с расчетного счета в бухгалтерском
Из книги Банковский аудит автора Шевчук Денис Александрович22. Аудит кассовых операций банка. Цель проведения проверок кассовых операций банка:1) Оценка соответствия осуществляемых кредитной организацией кассовых операций федеральному законодательству и нормативным актам ЦБ РФ.2) Оценка соблюдения кредитной организацией
Из книги 1С: Предприятие в вопросах и ответах автора Арсентьева Александра Евгеньевна8. Учет кассовых операций Для формирования отчетов по кассовым операциям существует отчет «Кассовая книга», который формируется на основании кассовых документов. Отчет по кассе предназначен для выявления остатков денег в кассе и для осуществления контроля денежных
автора Мельников ИльяУЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ На предприятии касса служит для приема, хранения и расходования наличных денег. Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией Центрального банка России.Размер сумм наличных денег в кассе предприятия ограничен лимитом, который
Из книги Бухгалтерский учет автора Мельников ИльяУЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В ИНВАЛЮТЕ И ОПЕРАЦИЙ ПО ВАЛЮТНОМУ СЧЕТУ Для учета операций в инвалюте создастся специальная касса, с кассиром по валюте заключают договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Кассы должны быть обеспечены всеми инструкциями,
Из книги Теория бухгалтерского учета автора Дараева Юлия Анатольевна19. Учет кассовых операций Кассовые операции – это операции, связанные с приемом, хранением и расходованием различных денежных средств, поступающих в кассу организации из обслуживающего банка.Первичная документация:1) приходный кассовый ордер;2) расходный кассовый
Из книги Практический аудит: учебное пособие автора Сиротенко Элина Анатольевна2.2. АУДИТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ Предварительное знакомство с системой внутреннего контроля на предприятии позволяет аудитору оценить, как обеспечивается сохранность и целевое использование наличных денежных средств. При возникновении подозрений в возможных хищениях
Из книги Теория бухгалтерского учета. Шпаргалки автора Ольшевская Наталья106. Учет кассовых операций В соответствии с правилами, установленными действующим законодательством, все предприятия, независимо от формы собственности, должны хранить свои денежные средства в учреждении банка.Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на
Из книги Контроль и ревизия: конспект лекций автора Иванова Елена Леонидовна11. Контроль кассовых операций Важнейшим объектом бухгалтерского учета, заслуживающим особого внимания, являются кассовые операции.Такое положение существует, в частности, потому что данные операции связаны с наличными деньгами и вероятность злоупотреблений здесь
Из книги Контроль и ревизия автора Иванова Елена Леонидовна52. Контроль кассовых операций Основные задачи контроля денежных средств, кассовых операций состоят в том, чтобы выявить состояние сохранности денежных средств, правильность и законность их использования, подлинность и достоверность совершения денежных операций,
Из книги Восстановление бухгалтерского учета, или Как «реанимировать» фирму автора Уткина Светлана Анатольевна4.3. Порядок выявления и исправления ошибок, выявленных при отражении операций по ведению кассовых операций и расчетных счетов При проверке правильности ведения кассовых операций следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации,
Из книги Бухгалтерское дело автора Бычкова Светлана Михайловна9.6. Аудит кассовых операций Цель аудита кассовых операций – установление соответствия применяемой в организации методики бухгалтерского учета, действующей в анализируемом периоде, нормативным документам.Основными задачами аудита кассовых операций
Из книги Бухгалтерский финансовый учет автора Карташова Ирина2.1. Учет кассовых операций 2.1.1. Какими нормативными документами регламентируется порядок ведения кассовых операций на предприятиях Российской Федерации?? Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров Центрального
Из книги Вмененка и упрощенка 2008-2009 автора Сергеева Татьяна Юрьевна6.4. Ведение кассовых операций и применение ККМ В соответствии с п. 4 ст. 346.11 гл. 26.2 НК РФ для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, сохраняются действующие порядок ведения кассовых операций и порядок представления
Из книги Бухгалтерский учет: Шпаргалка автора Коллектив авторов35. Порядок ведения кассовых операций в РФ Утвержден Решением Совета директоров Центрального банка России (ЦБ РФ) от 22 сентября 1993 г № 40. Согласно этому документу организации обязаны хранить свободные денежные средства в банках. Расчеты же производятся преимущественно
Из книги Бухгалтерский управленческий учет. Шпаргалки автора Зарицкий Александр Евгеньевич83. Учет кассовых операций В соответствии с правилами, установленными действующим законодательством, все предприятия, независимо от формы собственности, должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на
Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.
Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):
В организации должен быть установлен кассовый лимит.
Лимит кассы - допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.
Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.
Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей .
Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).
Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС .
В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).
Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.
Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.
Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.
Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.
С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).
Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.
Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.
Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).
Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.
Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.
Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).
ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания , п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).
При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.
Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.
Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.
При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):
Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.
Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.
При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.
Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):
При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.
Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.
Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.
Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.
Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.
Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).
Работник обязательно должен расписаться в ведомости.
Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:
Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость - можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.
В этом случае РКО оформляется на основании , написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.
Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.
При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче - расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).
Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):
В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».
Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.
Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.
В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате - оригинал.
Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).
Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.
Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).
Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.
В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.
Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.
Электронные документы подписываются электронными подписями.
Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.
Кассовая книга — документ, который в силу требований законодательства должны составлять юрлица, организующие оборот наличных денежных средств. Как правильно вести и заполнять кассовую книгу?
Главный правовой акт, регламентирующий ведение кассовых книг российскими организациями, — указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 (далее — Указание).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 в кассовый порядок внесены изменения. Подробнее о них читайте:
Основная часть его положений (включая те, что непосредственно касаются ведения кассовых книг) вступила в силу с 01.06.2014. В соответствии с ними оформление кассовых книг обязательно для всех предприятий, осуществляющих те или иные операции с наличными средствами, вне зависимости от применяемой формы налогообложения.
Не снимает обязанность по ведению кассовой книги и использование онлайн-касс.
Что это такое и для чего ввели онлайн-кассы, читайте .
Да, с переходом на онлайн-ККТ необходимость ведения некоторой кассовой первички отпала. Ее теперь заменяют фискальные документы, которые формируются и хранятся в электронном виде. Но кассовой книги это не касается. Она ведется по так называемой «главной кассе», в которой происходят не только расчеты с покупателями, но и другой наличный оборот. Поэтому вести кассовую книгу нужно, как и прежде.
Кассовая книга может на законном основании не заполняться индивидуальными предпринимателями, которые ведут в установленном порядке учет доходов, расходов, физических показателей и иных объектов налогообложения, характеризующих тот или иной вид коммерческой деятельности (п. 4.1. Указания). Поскольку ИП практически всегда обязаны вести учет доходов и расходов (как при ОСН, так и при ЕСХН, УСН, ПСН) либо физических показателей (при ЕНВД), то данную норму правомерно трактовать как распространяющуюся на всех ИП.
Подробнее о ведении учета доходов и расходов индивидуальными предпринимателями читайте в статье «Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?» .
Наша задача в данной статье — исследовать, как заполнить кассовую книгу, рассмотреть образец алгоритма внесения в нее данных, порядок обращения с соответствующим документом.
Кассовая книга должна вестись организацией по форме КО-4, утвержденной постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998 и соответствующей номеру 0310004 в ОКУД (п. 2 Указания). Скачать ее можно на нашем сайте:
Заполнять кассовую книгу нужно только в те дни, когда организацией осуществлялся практический прием (выдача) денежных средств.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 делать записи в кассовой книге не обязательно должен кассир. Это может быть любой уполномоченный на это работник организации, к примеру, бухгалтер. Соответствующее изменение в кассовый порядок было внесено указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У (что еще поменялось, см. ). Но дальше в статье мы продолжим привычно называть такого работника кассиром.
Существует 3 способа заполнения кассовых книг:
Заполненный образец кассовой книги можно скачать на нашем сайте.
Кассовая книга, соответствующая форме № КО-4, содержит 3 типа страниц:
На лицевых страницах указываются сведения о фирме, а также год, за который кассовая книга отражает операции с денежными средствами. На внутренних страницах документа присутствуют следующие графы:
В графе «Перенос» кассовой книги может фиксироваться суммарная величина денежных средств по ордерам обоих типов, отражаемая в конкретной таблице, для того чтобы у кассира была возможность продолжить внесение сведений на следующей странице.
В конце каждой внутренней страницы кассовой книги должны стоять подписи:
На последней (завершающей) странице документа указывается, сколько листов прошито и пронумеровано, дата составления кассовой книги, а также проставляются подписи:
Порядок ведения кассовой книги вручную требует прошить и пронумеровать ее еще до внесения данных. Основная особенность бумажного варианта кассовой книги — документ предполагает деление на 2 части — основную и отрывную.
Кассир, приступая к смене, должен подложить отрывную часть кассовой книги под основную, а между ними расположить копировальную бумагу. После нужно зафиксировать остаток наличных средств по состоянию на начало дня. В ходе смены следует фиксировать в кассовой книге данные о ПКО и РКО — по тем графам, что рассмотрены нами выше.
Заполнение формы № КО-4 на компьютере может осуществляться с помощью бухгалтерской программы либо офисного приложения (например, Excel). После внесения на ПК в кассовую книгу необходимых сведений в соответствии с алгоритмом, рассмотренным нами выше, кассиру необходимо:
Ежегодно все распечатанные листы кассовой книги следует прошивать и пронумеровывать (в случае с заполнением формы вручную они, как мы отметили выше, должны быть прошиты и пронумерованы изначально), а после этого направлять на подпись главному бухгалтеру и руководителю компании.
Фирмы вправе заполнять и вести кассовую книгу без распечатки на принтере (п. 4.7 Указаний), формируя соответствующий документ полностью в электронном виде. Данная возможность может задействоваться, если в распоряжении составителя кассовой книги имеются технические средства, гарантирующие:
Электронные образцы кассовых книг должны подписываться ЭЦП, соответствующей требованиям ФЗ № 63 от 06.04.2011. Виртуальный образец оформления кассовой книги может отличаться от формы № КО-4 по внешнему виду, но графы в нём будут такими же.
См. также «Порядок внесения исправлений в кассовую книгу (нюансы)» .
Кассовая книга — обязательный документ при работе с денежной наличностью, будь то выручка или иные платежи. Её форма и порядок ведения строго регламентированы, а нарушения при работе с ней могут повлечь ответственность. Поэтому очень важно вести этот кассовый регистр аккуратно и без ошибок.
Несмотря на то, что сейчас многие бизнесмены осуществляют свою деятельность по безналичным расчетам, вместе с тем, еще используются операции с финансовыми средствами в наличной форме.
Как следствие предпринимателям требуется кассовая книга. Поэтому возникает необходимость разобраться, что это такое и как правильно ее заполнять.
Кассовая книга является специализированным журналом (регистром), куда вносятся все сведения об осуществляемых компанией операциях сопровождающихся наличными расчетами.
Журнал входит в бухгалтерскую отчетность ИП. Ведение кассовой книги является обязательным. Составляется и оформляется регистр по правилам налогового законодательства.
С 2019 года кассовая книга обязательна для всех предпринимателей, включая тех, кто работает по упрощенной налоговой системе. Журнал составляется строго по .
К ведению книги кассового учета нужно относиться серьезно, потому что во время налоговой проверки ее тщательно изучают сотрудники ФНС .
В случае неправильного оформления кассовой книги или по причине совершенных ошибок, внесения недостоверной информации с предпринимателя взимается штраф.
Ведется журнал кассового учета с начала и до конца текущего года. Как вести кассовую книгу должно быть известно каждому бизнесмену.
Книга кассового учета – документ, в котором собраны все кассовые операции, проводимые предпринимателем на протяжении дня. Кассовая книга ведется каждодневно, за исключением выходных.
В ней должно отражаться движение наличных денег, которое подтверждается приходной и расходной кассовой документацией. В конце дня в нее вписываются итоговые данные, которые включают обороты и расчеты лимита кассы.
В журнале регистрируются все приходно-расходные операции, включая расчеты сумм, корреспондирующих счетов и характер проведенных транзакций. Благодаря регистру фиксируются все финансовые потоки в наличной форме в работе фирмы.
Кассовая книга является обязательным документом, в который руководство фирмы может включать самостоятельно разработанную первичную документацию.
Кассовая книга как собственно и любое обращение наличности должна соответствовать нормативным актам Центробанка .
Каждый бизнесмен, осуществляя предпринимательскую деятельность должен вести ее в соответствии с законодательством России.
Тем более если это касается расчетов по оплате налогов, составлению и оформлению отчетности и другой аналогичной документации.
К числу таких обязательных документов можно отнести кассовую книгу, наличие которой является обязательной для тех, чья деятельность связана с наличными деньгами.
В отдельных случаях ИП может обойтись без кассовой книги. Однако если зарплата выплачивается работникам в наличной форме через кассу фирмы, то потребуется кассовая книга.
При этом если заработная плата сотрудникам компании начисляется безналичным платежом на платежные карточки, то предприниматель обязательно должен знать, что собой представляет кассовая книга, и какую информацию надо в нее вносить.
ИП должен уметь правильно ее вести, оформлять разбираться в нюансах ее заполнения. Поэтому иногда лучше воспользоваться услугами бухгалтера, который знает, как нужно вести .
Основанием для заполнения кассовой книги является . В журнале должны учитываться все денежные поступления/ отчисления.
В организации по закону должна быть одна книга кассового учета. На листах обязательно должна быть нумерация. Журнал также должен быть прошнурован, а в конце книги ставится сургучная или мастичная печать.
Прошитые листы заверяются подписью руководителя или уполномоченного лица. Опечатка производится мастичной печатью с использованием клея в составе, которого есть жидкое стекло.
Листы журнала должны быть сделаны из папиросной бумаги, краска штемпельная. При этом бумагу с оттиском печати нужно смазать с обеих сторон клеем, а после того как она будет опечатана, следует нанести повторно слой клея.
Все записи в книге кассового учета осуществляются в 2-х экземплярах. Для этого можно использовать обычную копирку.
Копия должна быть отрывной, так как она является частью отчета кассира.Оригинал сохраняется в кассовой книге. Нумерация оригинала и копии должна быть идентичной.
В кассовой книге нельзя подчищать и исправлять записи, за исключением исправлений, подтвержденных подписями кассира и главбуха.
Допускается автоматизированное ведение кассовой книги. В этом случае листы должны быть созданы в форме машинограмм, а нумерация листов осуществляется автоматически.
Выдачу средств из кассы, без подтверждения в виде росписи поставленной получателем в расходном кассовом ордере или при остатке наличных денег в кассе делать категорически запрещено.
Вся выданная денежная сумма будет отнесена к недостаче, затем взыскана с кассира. Все денежные средства в наличной форме, без подтверждения соответствующими кассовыми документами, считаются излишком и зачисляются в прибыль фирмы.
Руководство предприятия обязано оборудовать помещение надлежащим образом и создать условия для хранения денег в помещении кассы.
Это правило распространяется также на период транспортировки денег из финансовых учреждений и вовремя сдачи их в отделение банка. Иначе руководство компании будет нести административную или уголовную ответственность.
Требования, касающиеся технической оснащенности, а также установки сигнализации в помещении кассы компании распорядительным документов не установлены.
До того, как открыть помещение и несгораемый шкаф кассиру надо убедиться в сохранности замков, решеток на окнах, дверях и печатей, а также в исправности сигнализации.
При обнаружении повреждений кассир должен сообщить об этом инциденте руководству фирмы и в полицию.
Если на предприятии работает только один кассир, то при необходимости его временной замены нужно заключить договор с другим сотрудником. Это поможет избежать возможных недоразумений в будущем.
Имеются готовые формы, по которым заполняется кассовая книга. Все операции, которые проходят в кассе в течение суток, должны отображаться на одной странице регистра.
По истечении рабочего дня нужно свести остатки и подвести итоги. Далее кассир по результатам своей работы составляет отчет, а всю наличность сдает в отдел бухгалтерии.
В кассовой книге все листы отрываются, так как одна часть сделана для того, чтобы отрывать, а другая остается в ней. Чтобы оторвать лист можно согнуть его по специальной линии и писать под копирку.
Журнал заполняется так:
| Колонка «Остаток на начало дня» | Включает в себя сумму, которая отображена на предыдущем листе в столбце «Остаток на конец дня» |
| В колонку «Номер документа» | Пишется специальный номер ордеров прихода и расхода |
| В колонку №2 | Вносятся данные из ордеров, сумма прихода и расхода пишется полностью (руб./коп) |
| В корреспондирующий счет вписывается | счет – 51, заказчики и покупатели – 62, зарплата – 70, подотчет – 71 (ИП номер могут не писать) |
| Перенос» объединяет операции из предыдущих строк | Оборот бланка нужно заполнить или прочеркнуть символом Z |
| Итоги в течение дня выводятся по приходу/расходу | Остаток на конец дня должен быть идентичен остатку на его начало |
| В нижней части листа кассир и бухгалтер | Фиксируют число поступивших кассовых ордеров и ставят подписи |
Внешне регистр выглядит как 50-100 страничный журнал. В ней должен быть бланк титульного листа, который заполняется сведениями о периоде действия регистра. Для книги учета финансовый лимит не устанавливается.
Титульный лист журнала отображает:
Если журнал ведется вручную, то следует все листы пронумеровать, прошнуровать и опечатать на последнем листе. Все записи производить в 2-х экземплярах.
Для этого используется копировальная бумага. Обязанности кассира:
Все записи в регистре должны проверяться бухгалтером и соотносится с числом ордеров. После чего он обязан подтвердить документ, поставив подпись в регистре.
В кассовой книге, составленной вручную можно делать исправления, перечеркивая неправильные данные и вписывая достоверные.
А вот подчистки в журнале недопустимы. Если же происходят какие-то исправления, то необходимо подтвердить их подписью главбуха и кассира.
Любое поступление и расход наличности на протяжении дня занесутся в книгу кассового учета. Также операции должны подтверждаться / .
В журнал записи вносятся каждый день, за исключением выходных. Под конец дня кассир должен проверить все записи, которые были внесены в книгу, потом все подсчитать и поставить подпись.
Бухгалтеру следует отдать отрывной лист и документы, подтверждающие операции. Дальше он заносит в кассовую книгу число переданных документов и скрепляет все своей подписью.
Затем бухгалтер все еще раз перепроверяет. Кассовая книга состоит из 2 частей. Они заполняются параллельно:
Каждый день журнал начинается с нового листа, где указывается:
Кассовую книгу нужно открывать ежегодно. В конце года журнал прошнуровывается, а на последнем листе ставиться печать и вносится следующая запись «прошнуровано и пронумеровано столько-то листов».
Оформление титульного листа журнала:
В книге учета записи вносятся в готовый формуляр. Приходные/расходные операции, проведенные в течение одних суток, делаются на одном листе.
В конце рабочего дня сводится остаток, который подтверждается отчетом кассира. Затем деньги передаются в бухгалтерию.
Каждый лист журнала делиться на 2 части благодаря линии отрыва. Одна из них является страницей книги с показателями о совершаемых операциях, другая – отчет кассира.
Свернув лист по линии отрыва, и подложив его под копирку можно одновременно внести записи в обе части. Графы книги. В верхней части листа вписывается дата, месяц, год и номер страницы.
| «Остаток на начало дня» | Вносится сумма остатка в кассе на начало дня. Размер суммы берется с предыдущего листа – графа «Остаток на конец дня» |
| Колонка «Номер документа» | Это номер кассового ордера |
| В следующую колонку | Вносится ФИО предпринимателя или название организации |
| Номер субсчета или корреспондирующего счета | Это данные о способе расхода или поступления денег (51 – счет, 62 – покупатели/заказчики, 70 – зарплата). ИП не заполняют эту колонку |
| «Приход» и «Расход» | Вносится сумма цифрами в руб./коп через запятую (129,05 руб.) |
| «Перенос» | Вносится сумма всех операций из предыдущих строк |
| «Итого за день» | Подбивается итог полученных и выданных денег |
| «Остаток на конец дня» | Суммируются наличные деньги прибытия и остаток за прошлый день. Из этой суммы вычитаются выданные деньги. Полученная сумма должна быть аналогична сумме наличных денег в кассе |
Незаполненные строки нужно перечеркнуть ручкой, так чтобы невозможно было что-то дописывать в пустые поля. Это можно делать символом Z. Внизу записывается фамилия бухгалтера и кассира. Там же ставятся их подписи.
Ведение кассовой книги сопровождается следующими вопросами:
Также налогоплательщиков волнует вопрос о том, какой штраф ожидает предприятие в случае несвоевременных или не полностью внесенных операции с наличными деньгами?
Представители налоговой службы могут оштрафовать предприятие за неведение кассовой книги в соответствии с КоАП РФ. Сумма штрафа составляет от 40 до 50 тыс. руб.
Как уже говорилось, что кассовая книга – это документ, который разработан для каждодневной фиксации всех кассовых операций компании.
Унифицированная форма журнала была утверждена . Следовательно, вопрос, кто осуществляет контроль над ведением кассовой книги, отпадает сам собой.
Так как согласно этому документу обязанность контролировать правильность ведения журнала возложена на главного бухгалтера.
Порядок проведения контроля утверждается приказом руководителя или отображается в учетной политике предприятия.
Обычно методы ведения контроля предусматривают следующие аспекты:
Каждое специальное подразделение предприятия, когда проводятся операции с наличной денежной массой, должно отмечать это в кассовой книге. Правила ее оформления такие же, как и в головном предприятии.
Вместе с тем в обособленных подразделениях есть некоторые особенности:
| Когда филиал предприятия самостоятельно вносит наличность на расчетный счет | Который открыт предприятием в банке, то остаток суммы устанавливается как для организаций. Если подразделение сдает наличность в кассу предприятия, то лимит они устанавливают самостоятельно. Тем не менее, в обоих случаях лимит должен быть закреплен приказом директора предприятия |
| Передача копий страниц кассовой книги обособленных подразделений | Головную организацию осуществляется в установленном порядке |
| На обложке кассовой документации обязательно указывается | Структурное подразделение |
В компании разрешается ведение нескольких журналов, если:
Подбивая итог нужно выделить несколько ключевых моментов. Ведение кассовой книги является обязательным, если субъект хозяйствования осуществляет операции с наличными деньгами.
Ответственным за ведение журнала является главный бухгалтер предприятия или предприниматель. Нарушение порядка ведения кассовой книги предусматривает наложение штрафных санкций на налогоплательщика.
