Организация или ИП, нанимающие сотрудников, вправе отправить их в служебные поездки, связанные с решением рабочих задач. Это создает для специалистов дополнительные траты, не учтенные в составе заработной платы. Ст. 167-168 НК РФ обязывают нанимателя их возместить. НДФЛ с командировочных расходов 2017 не выплачивается, если они не больше установленных законом лимитов. Из величины превышения бухгалтер обязан удержать подоходный налог.
Существует два типа расходов, связанных со служебными поездками и подлежащих материальной компенсации:
Это карманные деньги, на которые работник живет за пределами родного города (страны). Согласно п. 1 ст. 346.16 в 2017 году организация или ИП вправе прописать во внутренних документах (коллективном договоре, трудовых контрактах, Положении о командировка и т.д.) любую форму суточных для внутрироссийских и международных командировок. Нормирование не применяется, верхний лимит отсутствует. Такой подход вполне оправдан: крупные коммерческие структуры могут позволить большие траты на деловые поездки, маленькие вынуждены экономить.
Для компенсации суточных не требуется подтверждающих документов, роль которых ранее выполняли служебные задания и командировочные отчеты. Достаточно представления сотрудником авансового отчета и служебной записки. Эти документы должны быть переданы в бухгалтерию работодателя в течение трех дней после возвращения специалиста из деловой поездки.
Иные типы трат, необходимые для организации деловой поездки: приобретение билетов на самолет или поезд, бронирование гостиницы, аренда квартиры и т.д. Компания обязана выдать сотруднику материальную компенсацию по факту представления подтверждающих документов: чеков, выписок по счету и т.д.
Согласно нормам законодательства, суточные, выплачиваемые работникам, не облагаются подоходным налогом, если их размер не превышает:
Выплаты, произведенные сверх установленных размеров, облагаются НДФЛ, на них начисляются страховые взносы. Базой для исчисления подоходного налога служит не весь объем командировочных расходов, а та их часть, которая превышает законодательные лимиты.
В компании «Интеграция» размер суточных для внутрироссийских поездок установлен на уровне 1 100 рублей в день. Бухгалтер фирмы должен рассчитывать НДФЛ с суммы 400 рублей (1 100 – 700) за каждый день служебной командировки сотрудников. На эту разницу необходимо начислить страховые взносы.
С 2017 года у компаний и ИП появилась новая обязанность – уплачивать со сверхнормативных суточных страховые взносы. Речь идет о социальном, медицинском и пенсионном страховании. Взносы на «травматизм» не присутствуют в законодательном перечне, а потому не рассчитываются и не перечисляются.
Служебная поездка предполагает широкий перечень дополнительных расходов:
Все перечисленные расходы не облагаются НДФЛ согласно п. 3 ст. 217 НК РФ, если по ним представлены подтверждающие документы: чеки, бланки строгой отчетности, договоры посуточной аренды жилого помещения и т.д. При отсутствии документации величина компенсации трат подлежит обложению подоходным налогом.
НДФЛ со сверхнормативных суточных надо удерживать после того, как руководитель утвердит авансовый отчет по командировке. Если компания не смогла сделать это при выплате доходов, то удержать налог надо с ближайших денежных доходов.
Суточные не облагаются НДФЛ:
Нередко руководитель устанавливает во внутренних документах повышенный размер суточных для работников. Тогда с суммы превышения лимитов нужно удерживать НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Допустим, коллективным договором установлен размер суточных 1500 рублей для поездок по России, а также прописано условие о возмещении сумм НДФЛ работникам, получившим суточные сверх норматива.
Сотрудника направили в командировку на пять дней, выдав ему 7500 руб. суточных (1500 руб. × 5 дн.). После утверждения авансового отчета бухгалтер исчислил НДФЛ в размере 520 руб. ((7500 руб. – (700 руб. × 5 дн.)) × 13%). А затем возместил работнику эту сумму, уменьшив ее на НДФЛ. Налог он исчислил так: 520 руб. × 13% = 68 руб. Эта сумма удерживается из ближайшей зарплаты работника.
Обратите внимание, Минфин неоднократно разъяснял, что исчислить НДФЛ с суточных надо только после того, как директор утвердит авансовый отчет (письмо от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5).
Пример
Работник поехал в командировку на 3 дня и получил 4500 руб. (1500 руб. × 3 дн.). От НДФЛ освобождены суточные 700 рублей в день. Директор утвердил авансовый отчет 21 апреля. Датой получения дохода считается последний день месяца, в котором утвержден отчет, - 30 апреля. Доход - 2400 руб. (4500 руб. – 700 руб. × 3 дн.). НДФЛ равен 312 руб. (2400 руб. × 13%). Ближайшая выплата, зарплата за апрель, 4 мая. При выплате надо удержать налог, исчисленный с заработной платы и суточных.
Иногда руководство возмещает работникам удержанный НДФЛ. То есть выдает суточные, не вычитая ничего дополнительно. Однако на этот счет в Минфине предупредили: с подобной компенсации нужно также удержать НДФЛ. Ведь возмещение - это, по сути, тот же доход сотрудника.
Перед командировкой нужно выдавать суточные без учета НДФЛ, а налог удержать из ближайшей зарплаты после того, как руководитель утвердит авансовый отчет.
С прошлого года изменились правила удержания НДФЛ, который компания не смогла вычесть сразу. Возникла путаница, когда удерживать налог и из каких выплат. Раньше удержание НДФЛ проводилось с ближайших денежных выплат. Теперь налоговый агент обязан удержать НДФЛ с доходов физлица при фактической выплате. Сделать это возможно не всегда.
По мнению налоговиков, новая формулировка статьи 226 НК РФ ничего не меняет. В абзаце 1 пункта 4 сказано, что налоговые агенты обязаны удержать НДФЛ. Поэтому, если компания не смогла сделать это при выплате доходов, то удержать НДФЛ надо с ближайших денежных доходов.
Нужно ли платить НДФЛ с суточных при командировке.
НДФЛ с суточных нужно исчислить, если их размер превышает:
С суточных, выплаченных сверх этих норм, удержите НДФЛ . Такие правила установлены в абзаце 10 пункта 3 статьи 217 и Налогового кодекса РФ.
Пример 1 . Иванов едет в командировку по России на 10 календарных дней. В компании действует положение о командировках. В нем записано, что суточные по России выплачиваются работникам в сумме 1000 в сутки. Нужно ли удержать НДФЛ и с какой суммы?
Решение . НДФЛ нужно удержать с суммы превышения суточных сверх норм. Она составляет 3000 руб. (1000 руб. × 10 календ. дн. - 700 руб. × 10 календ. дн.). Сумма НДФЛ составит 390 руб. (3000 руб. × 13%).
Обратите внимание . При выдаче подотчетного аванса на командировку НДФЛ не удерживайте. Вы сможете зафиксировать доход в виде сверхнормативных суточных только после того, как работник сдаст авансовый отчет, а директор его утвердит. Дата получения таких доходов последний день месяца, в котором директор утвердил авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).
НДФЛ, исчисленный с суммы сверхнормативных суточных, удержите из любого дохода работника в денежной форме, например из зарплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). Но сумма удержаний долга по НДФЛ не должна превышать 20% от суммы зарплаты к выдаче на руки с учетом удержания текущего налога (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).
Пример 2 . Иванов вернулся из командировки, сдал авансовый отчет, директор его утвердил 21 ноября. 30 ноября бухгалтер начислил работнику зарплату за ноябрь в сумме 50 000 руб. Аванс он получил в сумме 20 000 руб. Права на вычеты работник не имеет. Как удержать НДФЛ со сверхнормативных суточных?
Решение . Бухгалтер удержит налог при выдаче зарплаты за ноябрь НДФЛ. Из начисленной зарплаты он удержит текущий налог 6500 руб. (50 000 руб. × 13%) и НДФЛ с суточных 390 руб., всего 6890 руб.
Долг по НДФЛ 390 руб. меньше чем 20% от суммы к выдаче на руки за вычетом текущего налога 23 500 руб. (50 000 руб. - 20 000 руб. - 6500 руб.).
За вычетом долга по НДФЛ с суммы сверхнормативных суточных работник получит на руки 23 110 руб. (23 500 руб. - 390 руб.).
Командировка – это служебная поездка на определенный срок, в которую работник направляется для исполнения поручения работодателя (ст. 166 ТК РФ). Работнику за период командировки выплачивается средний заработок, а также должны быть возмещены командировочные расходы. Это расходы, связанные с оплатой проезда, проживания в пункте назначения, а также суточные.
Кроме того, работнику могут быть возмещены иные расходы, совершенные им с разрешения или ведома работодателя (ст. 167, 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются локальным нормативным актом работодателя или коллективным договором (ст. 168 ТК РФ). Средний заработок за период командировки облагается НДФЛ. А вот законодательно установленные компенсации, выплачиваемые работникам при направлении их в командировки, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Не облагаемые НДФЛ расходы на проезд
Оплата работнику документально подтвержденных расходов на проезд до места назначения командировки и обратно не облагается НДФЛ в полной сумме. Также при наличии подтверждающих документов не облагается налогом возмещение расходов на проезд до вокзала, аэропорта, иного места отправления транспорта к пункту назначения (Письмо Минфина № 03-04-06/3305), в том числе на такси (Письма Минфина № 03-04-05/9-549, № 03-04-06/6-180), комиссионные сборы (например, при покупке билетов у посредника), сборы за услуги аэропортов, провоз багажа (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Если нет документов, подтверждающих расходы на проезд
По мнению Минфина, возмещение работнику стоимости проезда в отсутствие билетов подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина № 03-03-06/1/26918). В то же время для подтверждения расходов на проезд могут быть использованы и другие документы, вплоть до справки от перевозчика. В ней должны быть указаны сведения о том, когда ваш сотрудник пользовался данным видом транспорта, куда направлялся и какова стоимость такой перевозки (Письмо Минфина № 03-03-05/18).
Не облагаемые НДФЛ расходы на проживание
Оплата работнику расходов по найму жилого помещения в месте командировки не облагается НДФЛ в полной сумме при наличии подтверждающих расходы документов. При проживании в гостинице это может быть чек ККТ, БСО. Если же работник арендовал квартиру, то – договор аренды и платежный документ (к примеру, чек ККТ или расписка).
Если подтверждающих документов у работника нет, то освобождается от налогообложения возмещение в сумме не более 700 руб. в день, если командировка была по России, и не более 2500 руб. в день, если командировка была за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы превышения должны облагаться НДФЛ.
Не облагаемые НДФЛ суточные
Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день, если работник направлен в командировку по России, и в пределах 2500 руб. в день, если направлен за границу РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Но размер выплачиваемых работникам суточных определяет работодатель. И если в соответствии с вашим локальным нормативным актом работники получают суточные в большем размере, то с сумм превышения нужно исчислить и удержать НДФЛ (Письмо Минфина № 03-04-05/58060).
Также не облагаются НДФЛ следующие виды командировочных расходов:
На услуги связи;
На оформление заграничного паспорта;
На получение визы;
На комиссии в связи с обменом валюты (п. 3 ст. 217 НК РФ);
На услуги VIP-залов на вокзалах и в аэропортах (Письмо Минфина № 03-04-06/39125).
НДФЛ с командировочных расходов в 2017 году
Оплата командировочных расходов в 2017 году будет облагаться НДФЛ по тем же правилам, которые действовали и в 2016 году.
Не облагаемые НДФЛ суточные 2018 года остались на прежнем уровне и составляют 700 руб. по командировкам внутри страны и 2 500 руб. по зарубежным командировкам. Напомним особенности налогообложения этих выплат.
В процессе трудовой деятельности у работников возникает необходимость выезда в служебных целях за пределы территории нахождения постоянного рабочего места. Согласно ст. 166 ТК РФ подобная поездка считается командировкой, за исключением случаев, когда выполнение служебных обязанностей уже предполагает разъездной характер работы. Командировочные затраты обязан компенсировать работодатель (ст. 168 ТК РФ), в том числе и выплаты работнику на дополнительные расходы за каждый день пребывания в командировке - суточные. В некоторых случаях на командировочные выплаты (в том числе суточные) НДФЛ необходимо начислить как на прямой доход сотрудника.
Выплатить суточные можно как перед поездкой в командировку (авансом из расчета запланированных дней поездки), так и по ее завершении (по фактическому количеству дней нахождения в командировке).
Из текста ст. 217 п. 3 НК РФ понятно, что не весь размер командировочных затрат попадает под налогообложение. Документально подтвержденные затраты на проезд и проживание, суточные выплаты в пределах 700 руб. для поездок по стране и 2 500 руб. по загранкомандировке не являются объектом налогообложения НДФЛ. То есть в пределах обозначенных норм суточные НДФЛ-2018 не облагаются. С выплат суточных, произведенных организацией работникам свыше указанных норм, удерживается налог на доходы физических лиц на общих основаниях.
О том, как поступить, если работник вовремя не отчитался по командировке, читайте в материале «Как быть, если подотчетное лицо не отчиталось в срок» .
Если затраты на проживание и транспортные расходы во время командировки не были документально оформлены и нет возможности их подтвердить, то они будут облагаться НДФЛ, за исключением суточных в пределах сумм, указанных выше. Потраченные и документально не подтвержденные сверх нормативов средства фискальные органы также могут учесть в базе для начисления НДФЛ (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.2013 № А27-1862/2013). Обоснованность выплаты самих суточных в пределах установленных законодательством норм при утрате командировочных документов можно подтвердить локальными документами предприятия - приказами о направлении в командировку, табелями учета рабочего времени, отчетами о выполнении служебного задания.
При возникновении однодневных командировок компенсационные выплаты сотрудникам не считаются суточными. Такие затраты следует отнести к иным расходам (ст. 168 ТК РФ). Однако облагаются НДФЛ подобные компенсационные выплаты по тем же нормам - 700 руб. по РФ, и свыше 2 500 руб. - за территорией РФ. Это подтверждают чиновники («Минфин рассказал, как облагать НДФЛ ”однодневные” суточные» ).
В некоторых случаях командировочные поездки происходят на территории одного населенного пункта. При выезде работника за пределы оговоренного в трудовом договоре рабочего места в обособленные подразделения организации или головное отделение поездка также считается командировкой (п. 3 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). При этом поездки не должны носить постоянный характер, и деятельность работника не может быть связана с разъездным графиком.
При однодневной командировке за пределы государства выплата суточных положена в размере 50% от нормы расходов за пределами РФ (п. 20 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Подобные суточные также не являются объектом налогообложения НДФЛ в общепринятых лимитах.
Направляя сотрудников в командировку по служебной необходимости, величину суточных выплат каждая организация вправе устанавливать на свое усмотрение. Сумма или порядок расчета компенсационных затрат должны быть закреплены локальными нормативными актами. Налог на доходы физических лиц удерживается с выплат работникам сверх установленных общероссийских норм, то есть с выплат более 700 руб. в сутки при командировках по России и с сумм, превышающих 2 500 руб., во время нахождения на территории иностранных государств.
