Сомнительный долг - это имеющаяся у организации дебиторская задолженность, которая не погашена или с высокой степенью вероятности не будет погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена гарантиями (п. 70 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). При этом не имеет значения, на каком счете учитывается такая дебиторская задолженность.
Если долг признан сомнительным, по нему нужно создать резерв. Это не право, а обязанность организации. Величина такого резерва определяется по каждому долгу в зависимости от платежеспособности должника и оценки вероятности полного или частичного погашения долга. Порядок определения величины резерва устанавливается . При этом в бухучете может быть предусмотрен порядок, аналогичный .
Счет 63 - пассивный счет. Потому образование резерва отражается по кредиту данного счета, а уменьшение - по дебету.
Так, в бухгалтерском учете организации на сумму созданного резерва делается бухгалтерская запись (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):
Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» — Кредит счета 63 «Резервы по сомнительным долгам»
По сомнительным долгам, признанным безнадежными (к примеру, по ним истек установленный срок исковой давности), долг списывается за счет созданного резерва:
Дебет счета 63 - Кредит счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
1. Когда и зачем необходимо проводить инвентаризацию задолженности.
2. Какие документы и счета подлежат проверке в процессе инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности.
3. Как оформить проведение инвентаризации задолженности, чтобы наиболее эффективно использовать ее результаты.
Дебиторская и кредиторская задолженность, как часть активов и обязательств организации, подлежит обязательной инвентаризации, в соответствии со статьей 11 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом не секрет, что значимость инвентаризации часто недооценивают и проводят ее лишь «для галочки» перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, чтобы формально не нарушить закон. Однако в случае с долгами дебиторов и кредиторов такой поход неприменим и, более того, не выгоден самой организации. Главная причина, по которой инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности заслуживает особого внимания, в том, что эта процедура позволяет выявить сомнительные и безнадежные долги. Результаты инвентаризации используются в управленческом учете, как информационная база для работы с дебиторской задолженностью, а также в бухгалтерском и налоговом учете для создания резерва по сомнительным долгам и списания дебиторской задолженности, нереальной ко взысканию. Поэтому очень важно своевременно и качественно проводить инвентаризацию задолженности, а также правильно оформлять ее результаты. Как это сделать – узнаете из этой статьи.
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности, или инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами, что фактически одно и то же, должна обязательно проводиться в следующих случаях (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н):
! Обратите внимание: Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности должна проводиться по состоянию на 31 декабря отчетного года включительно (Письме Минфина России от 09.01.2013 № 07-02-18/01). Таким образом, работа по инвентаризации задолженности может и, скорее всего, будет проводиться уже после 31 декабря, соответственно, и документы, оформляющие проведение инвентаризацию будут датированы более поздней датой. Однако в учете результаты инвентаризации, например, списание задолженности с истекшим сроком исковой давности или не подтвержденной документально, должны быть отражены той датой, по состоянию на которую проводится инвентаризация, то есть 31 декабря отчетного года (п. 4 ст. 11 Закона № 402-ФЗ).
Помимо обязательной инвентаризации, организация вправе выверять дебиторскую и кредиторскую задолженность в те сроки и с такой периодичностью, которые максимально отвечают потребностям учета, менеджмента и т.д. Например, если в организации предусмотрено поквартальное составление и предоставление бухгалтерской отчетности собственникам, то вполне логично проводить инвентаризацию задолженности на последнее число каждого отчетного периода. При этом порядок проведения инвентаризации (периодичность, сроки, количество инвентаризаций, конкретное виды расчетов, подлежащие проверке и т.д.) должен быть закреплен в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н «Об утверждении положений по бухгалтерскому учету»).
Целью проведения как обязательной, так и добровольной инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности является:
Таким образом, инвентаризация задолженности предполагает не только «техническую» работу по сверке учетных данных с первичными учетными документами, но и последующий анализ полученных результатов.
На первоначальном этапе необходимо определить «фронт работ», то есть те счета бухгалтерского учета, которые подлежат проверке. В случае обязательной инвентаризации задолженности проверяться должны дебетовые и кредитовые сальдо на всех счетах расчетов. Если же инвентаризация проводится по инициативе самой организации, то перечень счетов может быть сокращен.
|
Счет бухгалтерского учета |
Что проверяется | |
| Дебиторская задолженность |
Кредиторская задолженность |
|
| 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | Суммы авансов и предоплат, выданные поставщикам и подрядчикам | Задолженность по оплате приобретенных товаров, работ, услуг, в том по неотфактурованным поставкам |
| 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» | Задолженность покупателей и заказчиков за отгруженные товары, продукцию, выполненные работы, оказанные услуги | Суммы полученных от покупателей и заказчиков авансов и предоплат |
| 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» | — | Задолженность по непогашенным кредитам и займам, а также процентам по ним перед банками (организациями-заимодавцами) |
| 68 «Расчеты по налогам и сборам» | Суммы переплат по налогам и другим платежам в бюджет | Задолженность по уплате налогов и других обязательных платежей в бюджет |
| 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» | Суммы переплат по взносам во внебюджетные фонды, задолженность ФСС РФ по возмещению расходов страхователя | Задолженность по страховым взносам перед внебюджетными фондами |
| 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | Суммы переплат по заработной плате (с выяснением причин их возникновения), выданной заработной платы за первую половину месяца. | Суммы начисленной, не выплаченной работником заработной платы, больничных, отпускных и т.д. |
| 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | Выданные под отчет суммы, не подтвержденные авансовыми отчетами; соблюдение сроков пользования подотчетными средствами | Суммы перерасходов по авансовым отчетам, подлежащие возмещению подотчетным лицам; целесообразность использования подотчетных средств |
| 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» | Задолженность работников по возврату беспроцентных займов, по возмещению материального ущерба, причиненного результате недостач и хищений, брака, и т.п. | Задолженность перед работниками по выплате компенсации за использование личного автотранспорта (иного имущества) в служебных целях и т.п. |
| 75 «Расчеты с учредителями» | Задолженность участников ООО (акционеров АО) по оплате доли в ООО (акций АО и т.п.) | Задолженность перед участниками ООО (акционерами АО) по выплате доходов от участия в организации (дивидендов) |
| 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» | Подлежащие получению доходов от участия в других организациях, суммы претензий, предъявленных поставщикам и подрядчикам, суммы НДС, начисленные при получении авансов и предоплат | Депонированные суммы заработной платы, суммы НДС, принятые к вычету при перечислении авансов и предоплат поставщикам и подрядчикам |
Суммы задолженности, числящиеся на счетах расчетов, должны быть подтверждены соответствующими документами:
При проверке документальной обоснованности дебиторской и кредиторской задолженности в процессе инвентаризации довольно часто возникает вопрос: обязательно ли составлять акты сверки расчетов с контрагентами? В соответствии с п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, «расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными». Это означает, что задолженность, отраженная в учете, должна быть подтверждена первичными документами, договорами, приказами, однако она необязательно должна совпадать с данными контрагента. Таким образом, составление и согласование актов сверки расчетов не является обязательным при проведении инвентаризации задолженности. Исключение составляют расчеты с банками и бюджетом.
! Обратите внимание: Сверка расчетов с банками и бюджетом должна проводиться в обязательном порядке перед составлением годовой отчетности. Об этом свидетельствует п. 74 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации: «отражаемые в бухгалтерской отчетности суммы по расчетам с банками, бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны. Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается».
Очевидно, что составлять акты сверки расчетов с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками имеет смысл, даже несмотря на отсутствие такого требования в законодательстве. Во-первых, это поможет быстрее обнаружить ошибки в собственном учете, а во-вторых, это способ напомнить дебиторам об их задолженности. Кроме того, подписание дебитором акта сверки свидетельствует о признании им долга и продлевает течение срока исковой давности для взыскания задолженности, что, несомненно, в Ваших интересах. При этом нужно помнить, что акт сверки не является первичным учетным документом, и никакие записи в учете не могут быть сделаны только на основании акта сверки (например, корректировка суммы задолженности).
С 2013 года организации вправе самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов, в том числе документов, оформляющих проведение инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Принятые формы документов должны быть отражены в учетной политике организации и утверждены руководителем. Однако нет необходимости «изобретать велосипед», так как за основу можно взять формы документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:
Поскольку инвентаризация задолженности проводится, в том числе, с целью выявления сомнительных и безнадежных долгов, в справку к акту инвентаризации расчетов целесообразно внести дополнительные сведения .
Примечание: в графе «За что числится задолженность» необходимо указать: связана задолженность с реализацией товаров, работ, услуг или нет, поскольку это является одним из условий отнесения задолженности к сомнительной.
Перечисленные выше сведения помогут Вам без проблем определить сумму сомнительной дебиторской задолженности для создания а также сумму безнадежной задолженности для ее . Кроме того, результаты инвентаризации задолженности вполне могут пригодиться в управленческих целях. Поэтому лучше тщательно продумать порядок оформления результатов инвентаризации задолженности с учетом потребностей Вашей организации, а также дальнейших учетных операций. Как Вы наверняка уже убедились, затраченное время и усилия на проведение инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности окупятся с лихвой.
Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!
Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!
Yandex_partner_id = 143121; yandex_site_bg_color = "FFFFFF"; yandex_stat_id = 2; yandex_ad_format = "direct"; yandex_font_size = 1; yandex_direct_type = "vertical"; yandex_direct_border_type = "block"; yandex_direct_limit = 2; yandex_direct_title_font_size = 3; yandex_direct_links_underline = false; yandex_direct_border_color = "CCCCCC"; yandex_direct_title_color = "000080"; yandex_direct_url_color = "000000"; yandex_direct_text_color = "000000"; yandex_direct_hover_color = "000000"; yandex_direct_favicon = true; yandex_no_sitelinks = true; document.write(" ");
1. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утверждено Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н
3. Положение по бухгалтерскому учету 1/2008 «Учетная политика организации», утверждено Приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н
Федеральный закон и приказы Минфина РФ доступны на http://pravo.gov.ru/
4. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»
Сч. 63 «Резервы по сомнительным долгам» предназначен для обобщения информации о резервах по сомнительным долгам, созданных в организации.
Налоговое законодательство устанавливает для российских компаний возможность формировать резервы по сомнительным долгам. Для организации бухгалтерского учета этих источников финансирования в плане счетов утвержден сч. 63 под названием «Резервы по сомнительным долгам».
Сомнительным долгом признается задолженность контрагентов, которая не погашена в установленные договором сроки и не обеспечена необходимыми финансовыми гарантиями. Основополагающим фактором, влияющим на создание в компании фонда, является наличие сомнительного к взысканию дебиторского долга.
Внимание! Сотрудники ФНС устанавливают необходимость периодически проводить инвентаризацию дебиторской задолженности с целью своевременного обнаружения неплатежеспособных дебиторов.
В ситуации, когда в ходе ревизии выявлен сомнительный к получению долг контрагента, руководитель должен издать приказ о создании фонда, который станет финансовым балластом в случае финансовой несостоятельности партнера.
Счет 63 в бухгалтерском учете является пассивным, соответственно, увеличение величины ресурса производится по кредиту этого счета. Дебет данного счета задействован, когда средствами созданного фонда осуществляется покрытие безнадежных к получению долгов контрагентов.
Возможность создания в компании фонда для покрытия долгов партнеров установлена НК РФ, в частности ст. 266, определяющей критерии отнесения дебиторского долга к группе безнадежных. Помимо требований налогового права, механизм формирования этого финансового балласта регламентирован такими Положениями по бухгалтерскому учету, как ПБУ 9/99 «Доходы организации», ПБУ 10/99 «Расходы организации» и иные.
Планом счетов предусмотрено право субъектов бизнеса открывать субсчета к сч. 63. Налоговым правом закреплена возможность компании вести аналитический учет по каждому отдельному источнику финансирования. Таким образом, количество открытых субсчетов к счету будет совпадать с количеством сомнительных дебиторов организации.
В первую очередь, правомерность формирования фонда должна быть подкреплена результатами проведенной инвентаризации состояния дебиторских долгов. Все нюансы, в решении которых государством установлена самостоятельность компании, должны быть отражены в ее учетной политике.
В связи с тем, что обязательного требования формировать источник обеспечения маловероятных к взысканию долгов в налоговом учете, в отличие от бухгалтерского, не устанавливается, каждая компания имеет право принять решение о создании такого ресурса и уменьшить тем самым величину налога на прибыль.
Внимание! Руководство организации должно максимально ответственно отнестись к формированию фонда для покрытия долгов дебиторов, так как сотрудники ФНС тщательно проверяют все аспекты деятельности российских компаний, которые снижают размер налога на прибыль к уплате в бюджет.
Резерв может быть создан только после проведения ревизии имеющегося в компании дебиторского долга. По итогам проведенной инвентаризации сведения подаются руководителю компании для ознакомления. Если им принято решение о создании фонда, издается приказ и оформляется бухгалтерская справка, отражающая историю взаимоотношений контрагентом, а также причины возникновения задолженности.
Ст. 266 НК РФ определено, что суммы резерва, которые не использованы полностью в течение налогового периода могут быть перенесены на следующий год. При этом если в организации создается новый источник, то его сумму следует скорректировать на величину уже имеющегося в компании источника покрытия сомнительных долгов дебиторов.
Обоснованно это делать в том случае, если вероятности погашения долга контрагентом в ближайшее время не существует. Если же от партнера все-таки поступает сигнал об улучшении финансового состояния и скором погашении долга, величину резерва следует восстановить с отнесением к прочим доходам.
Дт 91 - 2 Кр 63
Дт 63 Кр 76 - 2
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности (ДЗ и КЗ) - для организации процедура обязательная. Инвентаризация расчетов необходима как при составлении годовой бухгалтерской отчетности, так и для того, чтобы принять верное управленческое решение либо убедить инвестора вложиться в развитие бизнеса. Крайне важно соблюсти установленный порядок проведения инвентаризации расчетов и не забыть некоторые нюансы документального оформления ее результатов. Расскажем, как это сделать.
По общему правилу перед составлением итоговой бухгалтерской отчетности за год организация обязана провести инвентаризацию совокупных активов и обязательств (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н), в частности расчетов с дебиторами и кредиторами.
Кроме того, инвентаризация по решению руководителя может быть проведена и в иных случаях. Таким случаем, к примеру, может стать подготовка отчетности для потенциального инвестора либо совета директоров, на котором будут решаться стратегические вопросы развития фирмы.
При этом компании важно объективно представлять, на какие объемы задолженности к получению можно рассчитывать и в какой срок, а также каковы действительные объемы кредиторки предприятия перед контрагентами. Иными словами, требуется корректно провести инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами.
Инвентаризация расчетов заключается в сверке величин, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета, оценке обоснованности их отражения, а также проверке задолженности на предмет просроченности.
Инвентаризация расчетов проводится в сроки, определенные во внутреннем документе (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).
Чтобы провести инвентаризацию расчетов, компания по общему правилу должна сформировать специальную инвентаризационную комиссию, функционирующую на постоянной основе (п. 2.2 Методических указаний). В такую комиссию могут входить сотрудники административных подразделений фирмы, бухгалтерии, а также иных департаментов (юридического, финансового и т.д.). По своему усмотрению компания вправе включить в состав комиссии сотрудников аудиторских структур (как внутренних, так и внешних).
Инвентаризация расчетов оформляется приказом руководителя (форма ИНВ-22), в котором, в частности, указываются основания для ее проведения, сроки, а также состав комиссии.
ВАЖНО! Если хотя бы один член комиссии не присутствует при непосредственном проведении инвентаризации, результаты такой проверки будут считаться недействительными (п. 2.3 Методических указаний).
После проведения сверки расчетов с дебиторами и кредиторами и выявления актуальных масштабов задолженности компания должна корректно оформить результаты инвентаризации расчетов. Для этого в приложениях к Методическим указаниям предусмотрены унифицированные формы первичных документов.
Одной из таких форм (приложение 16) является акт инвентаризации расчетов с поставщиками, покупателями и прочими дебиторами и кредиторами (форма ИНВ-17). Компании целесообразно оформить результаты проверки объемов задолженности именно этим актом.
Если инвентаризация расчетов проводится перед составлением годовой отчетности, то ее результаты нужно отразить в бухгалтерской отчетности за год. Если же инвентаризация расчетов проводится по другим основаниям, то ее результаты подлежат отражению в учете и отчетности того месяца, в котором была она была завершена (п. 5.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 №49).
Для того чтобы выявить действительные масштабы ДЗ организации, необходимо провести сверку расчетов по каждому должнику в разрезе отдельных договоров и оснований.
Традиционными для учета ДЗ являются счета, на которых отражаются расчеты с контрагентами (покупателями и поставщиками):
Чтобы объективно оценить ДЗ контрагентов, лучше всего провести сверку взаиморасчетов с каждым из них. Если в ходе сверки будет выявлена какая-либо неточность в учете ДЗ по отдельному основанию, организация должна скорректировать отчетность и отразить исправление ошибки в месяце, когда она была выявлена (п. 5 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности», утвержденного приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н).
ВАЖНО! На практике бухгалтерские службы нередко забывают, что если организация регулярно подписывала акты сверки взаиморасчетов с контрагентом-должником, то такую ДЗ нельзя списать и включить в расходы по налогу на прибыль через 3 года после ее образования. Причина в том, что подписание акта сверки прерывает срок давности по ДЗ, и он начинает отсчитываться заново (письмо ФНС России от 17.07.2015 № СА-4-7/12693).
На данном этапе важно верно оценить объемы сомнительной и просроченной задолженности, а также определить, можно ли сформировать под нее резерв по сомнительным долгам и в каком размере. Каждую дебетовую сумму на указанных счетах (в разрезе конкретных оснований возникновения ДЗ) нужно анализировать на предмет ее сомнительности.
ДЗ персонала по оплате труда, а также по выданным под отчет денежным средствам также необходимо оценить и объективно выявить. Для этого проводится инвентаризация по счетам 70, 71 и 73. Обычно проверяется, имеется ли у уволенных работников ДЗ перед фирмой, какие сотрудники не отчитались по выданным авансам, а также какие еще несоответствия имели место.
Кроме того, анализируются дебетовые остатки по счетам 68, 69 на предмет выявления переплаты в бюджет по налогам и сборам и во внебюджетные фонды.
КЗ по аналогии с ДЗ может быть корректно выявлена по результатам сверки взаиморасчетов с контрагентами-кредиторами. Инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками предполагает анализ записей по кредитовому счету:
ВАЖНО! При этом есть плюс в плане налогообложения: если компания регулярно подписывала акты сверки, то КЗ по таким контрагентам не нужно включать в состав налогооблагаемых доходов после истечения 3 лет со дня образования задолженности.
Чтобы выявить действительные объемы задолженности перед бюджетом (по налогам), а также внебюджетными фондами (по страховым взносам), целесообразно обратиться в ФНС или ПФР с запросом о выдаче справки о состоянии расчетов с налоговой службой, а также по страховым взносам. Кроме того, по инициативе любой из сторон может быть проведена совместная сверка расчетов. При этом сальдо расчетов по страхвзносам по состоянию на 31.12.2016 фиксируются в актах форм 21-ПФР и 21-ФСС РФ. После 01.01.2017 сверка по налогам и взносам (в части взносов, администрируемых налоговиками) проводится с ФНС России и оформляется бланком, утвержденным приказом ФНС от 16.12.2016 № ММВ-7-17-685@ (письмо ФНС России от 26.01.2017 № БС-4-11-/1304@).
Инвентаризация расчетов с кредиторами по оплате труда также имеет большое значение при выявлении действительных объемов ДЗ и КЗ организации, поскольку уровень КЗ по оплате труда напрямую влияет на коллектив и его работоспособность. В данном контексте счет 70 проверяется на предмет выявления случаев невыплаты заработной платы, а также причин этого (п. 3.46 Методических указаний).
ВАЖНО! Чтобы проверка была эффективной, организации следует провести анализ всех расчетных ведомостей, а также расходных кассовых ордеров и платежных поручений.
Поскольку нередко основную КЗ в организации составляет задолженность перед банками и иными финансовыми учреждениями, обязательна проверка кредитовых остатков по счетам 66 и 67. При этом важно правильно оценить, какие остатки представляют собой краткосрочную, а какие — долгосрочную КЗ. Выполнить задачу поможет анализ бухгалтерских регистров организации, а также полученных от банка документов (графика погашения КЗ, справок и выписок об уплате).Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности (образец оформления результатов)
Инвентаризация расчетов должна быть документально оформлена после того, как все операции по выявлению актуальных ДЗ и КЗ завершены. Для этой цели следует сформировать акт инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме ИНВ-17 или форме, самостоятельно разработанной организацией, а также справку - приложение к акту. Причем составить такой акт необходимо в двух экземплярах.
Акт инвентаризации расчетов по форме ИНВ-17 можно скачать на нашем сайте.
Заполненный акт инвентаризации расчетов должен быть подписан ответственными членами специально созданной комиссии.
Скачать заполненный акт инвентаризации
Инвентаризация расчетов требует детального анализа расчетов с каждым контрагентом в разрезе каждого отдельно взятого основания (к примеру, договора поставки, предоставленного займа и т. д.). Для этого бухгалтерская служба компании проводит проверку остатков на соответствующих счетах. Получить объективное представление об объемах имеющихся ДЗ и КЗ помогает сверка расчетов с контрагентами и бюджетом.
Обязательно помнить о том, что просроченные ДЗ и КЗ нужно списать и учесть такое списание должным образом при налогообложении прибыли. Кроме того, важно правильно составить документы, в которых будут отражены результаты инвентаризации.
По каким счетам бухгалтерского учета проводить инвентаризацию. Порядок проведения инвентаризации, отражение в учетной политике. На какую дату проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности?
Вопрос: Компания проводит ежегодную инвентаризацию. По каким счетам бухгалтерского учета нужно проводит инвентаризацию, а по каким нет. И на основании каких документов это делается? И если делается, то какой инвентаризационный документ нужно использовать для каждого конкретного счета? Особенно интересуют счета 02, 05, 14, 19, 50, 59, 63, 80, 81, 82, 84. Нужно пояснение по всем счетам бухгалтерского учета.
Ответ: Помимо случаев, когда инвентаризация обязательна (полный перечень случаев, когда организация обязана проводить инвентаризацию, есть в пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности), в учетной политике можно предусмотреть еще и другие.
То есть те, когда организация проведет подобную ревизию в добровольном порядке (ч. 3 ст. 11 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 2.1 ).
Порядок проведения инвентаризации (как обязательной, так и добровольной) отразите в учетной политике. Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике, в котором укажите: график инвентаризаций (в т. ч. обязательных) в отчетном году; их сроки; перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации.
Инвентаризация – это процесс сверки данных бухучета с фактическими данными. Если остаток в бухучете нулевой, инвентаризировать счет не нужно. Это следует из методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
Конкретный порядок инвентаризации счета 19 в законодательстве не прописан.
При проведении инвентаризации необходимо проверить правильность отражения сумм "входного" НДС на счете 19 "НДС по приобретенным ценностям" и правомерность их списания с кредита счета 19. На конец отчетного периода на счете 19 должны оставаться только суммы "входного" НДС по неоплаченным ценностям (если оплата является одним из условий вычета) и по объектам капитальных вложений, не принятым на учет. Остальные суммы "входного" НДС списываются с кредита счета 19 в дебет счета 68, субсчет "Расчеты по НДС" (принимаются к вычету), или в дебет счетов учета активов (включаются в стоимость приобретенных ценностей).
Например, можно взять за основу ИНВ-17 и переделать ее под инвентаризацию счета 19, отразив в графе «наименование субсчета бухгалтерского учета» НДС по субсчетам 19.1 «НДС по ОС», 19.2 «НДС по НМА», 19.3 «НДС по МПЗ и др» 19.4 «НДС экспорт» и так далее.
Инвентаризация кассы (счет 50). Порядок и сроки проведения инвентаризации организация определяет самостоятельно. При инвентаризации денежных средств остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета кассовой книги. При осуществлении наличных расчетов с применением ККТ проверку следует начать с операционных касс. Суммы денежной наличности должны соответствовать данным книги кассира-операциониста, показателям на кассовой ленте и счетчиках кассового аппарата. В данном случае применяется ИНВ-15 для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе организации. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах.
Например, инвентаризация резервов, счет 14 – снижение стоимости ТМЦ и счет 59-резерв под обесценение финансовых вложений, 63-резерв по сомнительным долгам. При инвентаризации резервов проверяйте правильность их расчета и обоснованность их создания. При инвентаризации резерва по сомнительным долгам проверьте обоснованность сумм, которые не погашены в установленные договорами сроки и не обеспечены соответствующими гарантиями. Данные проверяются на конец отчетного года п. 3.49–3.55 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. В действующем законодательстве нет четких требований к оформлению результатов инвентаризации резерва. Поэтому вы можете либо использовать типовые бланки (например, акт по ф. № ИНВ-17), или же заполнить специальную справку-расчет. Выбранный вариант закрепите в учетной политике.
Порядок проведения обязательной инвентаризации организация устанавливает самостоятельно. Для этого в приложении к приказу об учетной политике указывается перечень имущества и обязательств, проверяемых при инвентаризации. Таким образом, проводить ли инвентаризацию уставного капитала, добавочного капитала, нераспределенной прибыли, отложенных налоговых активов и обязательств, прочих оборотных активов и прочих обязательств, Вы вправе решить самостоятельно.
Инвентаризация счета 81. При инвентаризации ценных бумаг проверьте их фактическое наличие.
Для этого проверьте:
При инвентаризации применяется Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности. Применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг. Опись составляется в двух экземплярах, подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии и материально-ответственным(и) лицом(ами) (п. 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88)
Порядок проведения инвентаризации счета 02 и 04 законодательством не предусмотрено. Порядок разработайте самостоятельно.
Это подтверждает Минфин России в письме от 25 декабря 2015 г. № 07-01-12/76134 .
На какую дату проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности*
Инвентаризацию активов и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проведите по состоянию на 31 декабря отчетного года. Ведь отчетным годом является календарный год – с 1 января по 31 декабря включительно. Это следует из части 1 статьи 15 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, приложения к письму Минфина России от 9 января 2013 г. № 07-02-18/01 .
Добровольная инвентаризация
Помимо случаев, когда инвентаризация обязательна , в учетной политике можно предусмотреть еще и другие. То есть те, когда организация проведет подобную ревизию в добровольном порядке ( , п. 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).*
Отражение в учетной политике
Нужно ли в учетной политике отразить порядок проведения инвентаризации
Порядок проведения инвентаризации (как обязательной, так и добровольной) отразите в учетной политике . Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике, в котором укажите:*
график инвентаризаций (в т. ч. обязательных) в отчетном году;
их сроки;
перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации.
Инвентаризационная комиссия
Нужно ли создавать комиссию для проведения инвентаризации*
По действующим правилам проводить инвентаризацию должна специальная комиссия. Ее состав утверждает руководитель организации приказом . В комиссию могут входить административно-управленческий персонал, а также специалисты других служб и отделов организации. Но вот материально ответственные сотрудники членами такой комиссии быть не могут. Такие правила прописаны в пунктах 2.2 и 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .
Когда объем работ большой, для инвентаризации можно создать еще и рабочую комиссию. Проверить требуется немного? Тогда сделать это может ревизионная комиссия, если такая уже есть в организации. То есть создавать еще иинвентаризационную комиссию в этом случае не надо. Это следует из пункта 2.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .
Участие материально ответственных сотрудников
Кто обязан участвовать в проведении инвентаризации*
Материально ответственные сотрудники обязаны присутствовать при инвентаризации и других подобных ревизиях, во время которых проверяют сохранность и состояние вверенного им имущества. В этом давно убеждены представители Минфина России (письмо от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16). Обязанность материально ответственного лица присутствовать при инвентаризации предусмотрена также условиями договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к ).
Главбух советует: если в организации подписан договор о коллективной материальной ответственности, то в нем стоит прямо зафиксировать условие о том, что сотрудники обязаны присутствовать при инвентаризации вверенного им имущества.
Такую рекомендацию дали представители Минфина России в письме от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16 . В типовой форме такое участие в инвентаризации отнесено к правам коллектива (приложение 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85). Однако специалисты из Минфина России советуют записать это в обязанности, изменив положения договора . Ведь правила именно обязывают сотрудников присутствовать при инвентаризации имущества, за которое они ответственны. Об этом прямо сказано в пункте 2.8 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .
Подготовка к инвентаризации
Какие документы нужно оформить до начала инвентаризации*
Прежде чем начать инвентаризацию, нужно, во-первых, подготовить приказ о ее проведении . И во-вторых, собрать подписи от материально ответственных сотрудников в том, что к началу ревизии они сдали все документы на имущество в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии. А также в том, что все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны. Для таких подписей предусмотрен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте) .
Такие требования содержатся в пункте 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .
Как составить приказ о проведении инвентаризации*
Приказ о проведении инвентаризации можете составить по форме , разработанной самостоятельно. Такую форму должен утвердить руководитель организации. Но можно воспользоваться и типовой формой , которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 .
Порядок проведения инвентаризации зависит от того, что именно нужно проверить (раздел 3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Особенности инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств организации приведены в таблице .
Результаты инвентаризации
Как оформить результаты инвентаризации*
Результаты инвентаризации зафиксируйте в инвентаризационной описи ( не менее, чем в двух экземплярах.">п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Для этого есть унифицированные бланки. Для каждого вида имущества заполните свою форму (п. 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).
Инвентаризационная опись
Как составить инвентаризационную опись*
Опись заполните вручную или на компьютере. Подробные правила описаны в пункте 2.9 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 . Так, наименования и количество проверяемых объектов указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. А на каждой странице описи впишите прописью число порядковых номеров материальных ценностей и их общее количество, которое значится на данной странице. При этом не важно, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.
Излишки и недостачи
Как оформить излишки или недостачи по результатам инвентаризации*
Если в результате инвентаризации выявлены излишки или недостача, то оформите сличительную ведомость. Ее составьте только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ведомость заполните вручную или на компьютере. Такой порядок предусмотрен в пункте 4.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .
Сличительные ведомости можно разработать самостоятельно. Или же проще воспользоваться формами , которые утверждены пунктом 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Такой вывод следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Из справочника
| Особенности проведения инвентаризации | Основание | |
| Основные средства |
Перед инвентаризацией проверьте: В случае отсутствия документов или обнаружения в них неточностей оформите их или скорректируйте до проведения инвентаризации. Инвентаризацию основных средств можно проводить не чаще одного раза в три года. При инвентаризации производите осмотр объектов и соответствие их данным бухучета по следующим параметрам: Если основные средства в момент инвентаризации находятся вне организации, их инвентаризируйте до момента временного их выбытия. Например, такая ситуация может возникнуть с отправленными в капитальный ремонт машинами и оборудованием, с уходящими в дальние рейсы автомашинами и т. п. При инвентаризации объектов недвижимости проверьте также наличие документов о праве собственности организации на эти объекты. Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяйте основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. Их учитывают на забалансовых счетах. Основные средства, стоимость которых списана в момент их ввода в эксплуатацию, также должны инвентаризироваться. Их инвентаризацию проводите в таком же порядке, как и все остальные основные средства |
п. 3.1–3.7 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 , п. 27 приказа от 29 июля 1998 г. № 34н |
| Нематериальные активы |
При инвентаризации нематериальных активов проверьте: – наличие документов, подтверждающих права организации на их использование; – правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе |
п. 3.8 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 |
| Финансовые вложения* |
При инвентаризации ценных бумаг проверьте их фактическое наличие. Для этого проверьте: При хранении ценных бумаг в организации их инвентаризацию проводите одновременно с инвентаризацией наличных денежных средств в кассе. Если ценные бумаги хранятся в специализированных хранилищах (депозитарии, банке и др.), сверьте остатки сумм, числящихся на счете 58, с данными выписок этих хранилищ. Суммы остальных финансовых вложений (в уставные капиталы других организаций, займы, предоставленные другим организациям) должны быть подтверждены соответствующими документами. Это могут быть договоры (учредительный, договор простого товарищества, договор займа), а также первичные и расчетные документы (акты приемки-передачи имущества, накладные, платежные поручения), подтверждающие факт передачи имущества и денежных средств по указанным договорам |
Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 |
| Товарно-материальные ценности |
При инвентаризации товарно-материальные ценности (ТМЦ) нужно обязательно пересчитывать, перевешивать или перемеривать. Инвентаризацию проводите в порядке расположения ТМЦ в помещении. Ценности, закрепленные за одним материально ответственным лицом, могут храниться в разных помещениях. В этом случае инвентаризацию проводите последовательно в местах хранения. После проверки ценностей в одном помещении вход в него не допускается. Помещения, инвентаризация в которых уже проведена, закрывайте (опломбируйте) до окончания инвентаризации (в части ТМЦ, закрепленных за данным материально ответственным лицом). При длительном проведении инвентаризации отпуск ТМЦ разрешается только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера. Отпуск ТМЦ должно производить материально ответственное лицо в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Прием ТМЦ во время инвентаризации должен производиться также в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Если товары выбыли из организации, но продолжают числиться на счетах бухучета (например, право собственности на товары переходит после их оплаты), инвентаризируйте их обособленно. Инвентаризацию производите на основании документов, подтверждающих отгрузку товаров (например, накладных). Если в организации есть ТМЦ, принятые на ответственное хранение (такое имущество учитывают на забалансовых счетах), проверьте документы, на основании которых они находятся на складе. Инвентарь и хозяйственные принадлежности, выданные для использования, инвентаризируйте по их местонахождению и материально ответственным лицам |
п. 3.15–3.26 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 |
| Расчеты |
При инвентаризации расчетов с персоналом по оплате труда выявляйте суммы невыплаченной зарплаты (депонированные суммы), а также переплаты сотрудникам. В аналогичном порядке проводите ревизию расчетов с подотчетными лицами, в ходе которой проверяйте целевое использование выданных сотрудникам организации денежных средств. При инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками проверяйте правильность и обоснованность числящихся на счетах бухучета сумм дебиторской и кредиторской задолженности. В ходе инвентаризации составляются акты сверки, в которых указываются данные о состоянии расчетов. Отраженные в акте суммы сверьте с данными бухучета. При инвентаризации расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами сверьте данные бухучета по счетам 68 и 69 с суммами налогов и взносов, начисленных (налоговые декларации, расчеты) и уплаченных (платежные поручения). На налоги, не уплаченные в установленный срок, проконтролируйте начисление (бухгалтерские справки) и уплату пеней (платежные поручения) |
п. 3.44–3.48 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 |
| Незавершенное производство и расходы будущих периодов |
При инвентаризации незавершенного производства нужно: Проверку проводите путем подсчета, взвешивания, перемеривания. По незавершенному капитальному строительству проверяйте: При инвентаризации расходов будущих периодов нужно проверить правильность отнесения данных расходов на счета учета затрат. Также надо сверить соответствие расчетов учетной политике |
п. 3.27–3.35 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 |
| Денежные средства, денежные документы, бланки строгой отчетности* |
Порядок и сроки проведения инвентаризации организация определяет самостоятельно. При инвентаризации денежных средств остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета кассовой книги. При осуществлении наличных расчетов с применением ККТ проверку следует начать с операционных касс. Суммы денежной наличности должны соответствовать данным книги кассира-операциониста, показателям на кассовой ленте и счетчиках кассового аппарата. Проверка фактического наличия бланков строгой отчетности производится по видам бланков с учетом их начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухучета с данными квитанций банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т. п. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков |
|
| Резервы* |
При инвентаризации резервов проверяйте правильность их расчета и обоснованность их создания. Данные проверяются на конец отчетного года. Резерв на оплату отпусков сотрудникам, отражаемый в годовом балансе, уточните исходя: Отвечает Владислав Волков, заместитель начальника Управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС России «Инспекторы сравнят доходы физлиц в 6-НДФЛ с суммой выплат в расчете по страховым взносам. Такое контрольное соотношение инспекторы станут применять с отчетности за I квартал. Все контрольные соотношения для проверки 6-НДФЛ приведены в . Инструкцию и образцы заполнения 6-НДФЛ за I квартал смотрите в рекомендации.» |
