Задают много вопросов, касающихся учета бланков строгой отчетности (БСО). В частности, бухгалтеров интересует, где нужно регистрировать бланки, как организовать их учет и какие создать проводки. Мы подготовили статью, которая поможет прояснить сложные моменты, связанные с созданием и учетом БСО.
Бланки строгой отчетности нужны компаниям и предпринимателям, которые оказывают услуги населению и пользуются правом не применять контрольно-кассовую технику. Такое право предоставлено им пунктом 2 статьи 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ*.
Получив деньги за услугу, организация или предприниматель вместо кассового чека выдает покупателю другой документ, подтверждающий оплату — к примеру, квитанцию, билет или талон. Эти документы оформляются на бланках строгой отчетности, которые приравнены к кассовым чекам. Правила создания, учета, хранения и уничтожения БСО приведены в Положении об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденном постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359 (далее — Положение).
Существуют БСО, форму которых разрабатывают органы исполнительной власти. Это некоторые отраслевые бланки, например, железнодорожный билет и экскурсионная путевка (утверждены Минтрансом России и Министерством культуры соответственно).
Но в большинстве случаев компании и предприниматели могут изобретать свои собственные формы бланков. Главное, чтобы эти формы содержали все необходимые реквизиты, перечисленные в пункте 3 Положения: наименование, шестизначный номер и серию, вид и стоимость услуги, ИНН организации или предпринимателя и проч. Не возбраняется позаимствовать форму, разработанную другим налогоплательщиком. Об этом сообщило УФНС России по г. Москве в письме от 01.03.10 № 17-15/020721 .
Регистрировать выбранный вариант бланка в государственных органах, в том числе в Министерстве финансов, не нужно. Такова официальная точка зрения Минфина России, изложенная в письме от 29.01.13 № 03-01-15/1-14 (см. « »). Достаточно утвердить форму БСО в своей учетной политике.
Печатать бланки строгой отчетности можно одним из двух способов: либо в типографии, наделенной правом выпускать БСО, либо своими силами при помощи автоматизированной системы. В качестве такой системы подойдет контрольно-кассовый аппарат, прошедший специальную доработку. Причем в отличие от обычной кассовой техники, которая печатает традиционные чеки, машину для изготовления БСО в налоговой инспекции регистрировать не надо. Это подтвердила ФНС России в письме от 24.08.12 № АС-4-2/14038 (см. « »).
Что же касается обычного компьютера с принтером, то он для печати бланков строгой отчетности не подходит. Подобную точку зрения неоднократно высказывали чиновники Минфина России — в частности, в письме от 25.11.10 № 03-01-15/8-250 (см. « »).
Учет бланков, изготовленных типографским способом, нужно организовать следующим образом. Поступление фиксировать в акте приемки, а дальнейшее движение отражать в книге учета бланков строгой отчетности.
В пункте 13 Положения говорится, что учет в книге надо вести по наименованиям, сериям и номерам бланков. Листы книги должны быть подписаны руководителем и главбухом (либо ИП), пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.
Форма книги учета БСО для коммерческих организаций законодательно не утверждена. Поэтому, как сообщили чиновники финансового ведомства в письме от 31.08.10 № 03-01-15/7-198, компании и предприниматели вправе разработать свой вариант книги (см. « »).
Как правило, в книгу учета БСО включаются графы, где отражается дата поступления бланков, количество поступивших бланков, лицо, передавшее бланки, и реквизиты соответствующего документа. Аналогичные графы предусмотрены для бланков, переданных для использования. Кроме того, в книге выводится текущий остаток по каждому наименованию, серии и номеру БСО. Данный остаток должен подтверждаться актом инвентаризации бланков строгой отчетности. Она проводится в те же сроки, что и инвентаризация наличных денег в кассе (п. 17 Положения).
Далее, в момент приема денег у клиента, работник компании или предприниматель заполняет БСО и указывает в нем полученную сумму. Основную часть заполненного бланка он передает клиенту, а отрывной корешок оставляет себе. Если в форме бланка отрывная часть отсутствует, то клиенту передают оригинал бланка, а себе оставляют копию. Сумма, полученная от клиента, фиксируется в приходном кассовом ордере и отражается в кассовой книге. А корешок (либо копия) БСО служит документом, подтверждающим поступление наличности.
При проверке полноты учета наличной выручки налоговики пересчитают корешки (либо копии) выписанных БСО и убедятся, что их количество совпадает с тем, что зафиксировано в книге учета бланков строгой отчетности. Затем инспекторы сложат суммы, указанные в корешках (или копиях) использованных БСО и сравнят с величиной наличной выручки, проведенной по кассе. Если эти показатели не совпадут, налоговики заподозрят нарушение и потребуют объяснений.
В случае, когда бланки строгой отчетности печатаются посредством автоматизированной системы (в частности, созданной на базе ККТ), учет осуществляет эта система. То есть она фиксирует и сохраняет данные обо всех выпущенных БСО, их номерах и сериях. По этой причине книгу учета бланков вести не нужно.
Во время проверки инспекторы потребуют предоставить информацию о выпущенных бланках, которая хранится в автоматизированной системе. А налогоплательщик, в свою очередь, обязан ее предоставить (п. 12 Положения).
Проводки, которые следует создать при поступлении и списании БСО, а также способ налогового учета зависят от дальнейшей судьбы бланков. Здесь возможны два варианта. Первый подразумевает, что бланки будут использованы компанией или предпринимателем. При втором варианте существует вероятность, что часть незаполненных БСО может быть реализована.
В подавляющем большинстве случаев организации и предприниматели приобретают и создают БСО исключительно для того, чтобы использовать при расчетах с клиентами. В такой ситуации стоимость «типографских» бланков можно сразу списать на счет 20 «Основное производство» или на счет 44 «Расходы на продажу». Если же бланки изготовлены своими силами, то расходные материалы (бумага, чернила и проч.), а также амортизация ОС (например, ККТ, печатающего бланки) также относится на счета 20 или 44.
Помимо этого, необходимо организовать учет бланков на забалансовом счете 006. Здесь БСО отражаются в условной оценке, к примеру, по закупочной стоимости или по сумме, затраченной на создание. Аналитический учет следует вести по видам бланков и по местам хранения.
В налоговом учете стоимость бланков можно включить в текущие расходы в момент приобретения или создания.
Если в момент приобретения или создания БСО бухгалтер не уверен, будут бланки использованы или проданы, то отразить их лучше на счете 10 «Материалы».
Потом, в случае реализации бланков, их следует сначала перевести на счет 41 «Товары», а затем отразить продажу проводками:
ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 91 - выручка от реализации БСО;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 68 - НДС, начисленный при реализации БСО;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 41 - закупочная стоимость (либо стоимость создания) реализованных БСО
Помимо этого, нужно вести учет на забалансовом счете 006 по видам бланков и по местам хранения.
В налоговом учете стоимость реализованных бланков строгой отчетности следует списать на расходы в момент продажи.
* Название закона — «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
В случае того, если компания применяет в качестве наличных расчетов бланки строгой отчётности, то необходимо учитывать этот факт в специальной учетной книге. При этом имеется полное право на:
Здесь можно найти и скачать бланк по ОКУД 0504045. Помимо этого здесь можно найти образец того, как заполнять учетную книгу БСО.
Этот и другие виды документации участвуют в образовании правильной системы документооборота, улучшая доступность и структуру.
Применение бланков строгой отчётности освобождает организацию (ИП) от использования кассового аппарата. Одновременно законом РФ предусмотрена ответственность за соблюдение требований по грамотному учёту БСО в специальных книгах.
БСО (бланк строгой отчётности) является финансовым документом. Иными словами, бланк подтверждает получение денежных средств без выдачи кассового чека. Такой вариант рассматривается только при оказании услуг (работ) населению.
Выдача БСО при продаже товара является незаконной. Это прописано в Федеральном Законе № 54-ФЗ от 2003г. с изм. доп. Актуально в 2017г.
Примеры БСО: ж/д билеты, авиабилеты, билеты в театр (кино, выставку и прочее), путёвка в санаторий и т. д.
Законодательством РФ разрешено самостоятельно разрабатывать форму бланка, но печатать предпочтительнее в типографии (постановление №359 РФ от 06.05.2008 с изм. и доп.). Однако есть бланки, форма которых унифицирована законом РФ. Коррекция таких бланков недопустима.
К утверждённым законом РФ бланкам относятся:
- железнодорожные, авиабилеты и др. документы по перевозке пассажиров;
- билеты на прочие пассажирские перевозки общественным транспортом (автобусные и пр.);
- багажные квитанции, квитанции на провоз ручной клади;
- сохранная квитанция, выдаваемая ломбардами;
- театральные билеты и абонементы, кинобилеты;
- экскурсионные путёвки;
- туристические путёвки.
Бланк БСО заполняется одновременно с копией. Нужное количество копий прописано на каждом бланке. На некоторых бланках предусмотрены отрывные части.
Для учёта бланков строгой отчётности предусмотрена специальная книга. Она так и называется: «Книга учёта БСО». Оформляется книга в строгом порядке: обязательная нумерация, листы прошнурованы и скреплены печатью и подписью руководителя (главного бухгалтера) или ИП. Каждая организация или ИП вправе самостоятельно разработать форму книги по учёту БСО либо приобрести готовый вариант.
Организация или ИП не обязаны вести книгу учёта БСО, если бланки изданы при помощи автоматизированных систем.
Бланки, изданные при помощи типографии, обязательно требуется фиксировать в журнале учёта БСО.
Напомним, что бланки строгой отчётности заполняются при отсутствии кассового чека.
Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт без применения контрольно-кассовой техники»
Первое, что потребуется при учёте БСО - издание приказа, где чётко прописаны правила заполнения журнала БСО. В этом же приказе можно назначить материально ответственное лицо по учёту бланков.
Внимание! ИП имеет право на налоговый вычет в сумме, потраченной на приобретение БСО. Поэтому правильный учёт приобретённых бланков крайне важен.
В день поступления в организацию бланков строгой отчётности необходимо их принять на баланс. Сначала проводится инвентаризация поступивших бланков только в присутствии членов комиссии. По итогам заседания комиссии составляется соответствующий акт. И только на основании акта бланки принимаются на учёт назначенным материально ответственным лицом (п.14 постановления 359 РФ от 06.05.2008).
Как быть, если член комиссии только один. Акт приёмки БСО - обязателен, поэтому комиссия может состоять из единственного члена.
Можно ли ИП самому себе выдать бланки БСО? Лучше соблюсти формальности и требования закона РФ и оформить акт передачи бланков БСО самому себе. Этим вы ничего не нарушите, а наоборот, только перестрахуетесь.
В соответствующей строке пишется полное название организации (ИП). Если есть структурные подразделения - указываются соответствующие сведения (если подразделений нет - ставится прочерк).
Правильно заполняем поля книги - таблица.
Внимание! На каждый вид бланка (квитанция, билет и прочее) заполняется отдельный лист книги учёта БСО.
Заполнение сведений о БСО - таблица.
| Наименование столбца | Как заполнять |
| Дата | Ставится дата получения БСО материально ответственным лицом. |
| От кого получено (кому отпущено) | Указываются сведения от кого получены (например, типография). При передаче бланков указывается лицо, которому они выдаются. |
| Основание | Указываются реквизиты документа, на основании которого производится приём или выдача бланков (например, накладная на получение или приказ на выдачу БСО). |
| Приход | Указываются сведения о поступивших бланках (серия, номер первый и последний, количество). |
| Расход | Сведения о выданных бланках. Обязательно ставится подпись сотрудника, получившего бланки. |
| Остаток | Количество оставшихся в наличии БСО. |
| Итого | Сводные данные по приходу, расходу, остатку БСО. |
Заполнение книги БСО на примере бланка «Квитанция»
Каждый вид бланков строгой отчётности нумеруется по порядку. В случае проверки контролирующими органами обязательно производится сверка использованных и оставшихся бланков. Поэтому испорченные бланки сразу подлежат списанию с обязательным сохранением самого бланка.
А вот использование БСО не по порядку не грозит никакими штрафными санкциями.
Руководителем организации (ИП) приказом назначается ответственный за бланки сотрудник. Как вариант - сотрудник бухгалтерии. Он и является материально ответственным лицом, отвечающим за сохранность и правильный учёт БСО.
Отвечать за ведение книги и сохранность БСО вправе сам ИП, если у него нет штата работников.
Ответственный за БСО сотрудник обязательно должен ознакомиться под подпись с приказом о назначении его материально ответственным лицом. Этот сотрудник заполняет графы книги в соответствии с инструкцией.
Одновременно ответственное лицо отвечает и за сохранность бланков. Где и как хранить бланки решается в каждой организации индивидуально. Главное - обеспечить полную сохранность.
Если БСО хранятся в сейфе организации или ИП, то его ежедневно следует опечатывать.
Сейф следует опечатывать ежедневно
Материально ответственное за БСО лицо обязано соблюдать порядок и сроки хранения документов. При нарушении требований статьи 15.11 КоАП РФ на виновное лицо накладывается штраф в размере 2–3 тыс. рублей.
Сроки проведения инвентаризации БСО определяются в локальных нормативных актах организации (ИП). Часто эту процедуру совмещают с инвентаризацией наличных денежных средств в кассе предприятия (ИП).
Срок хранения использованных бланков, в т. ч. копий (корешков) - 5 лет, неиспользованных - неограниченный срок (ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ).
Сверка всех БСО организации (ИП) осуществляется специальной комиссией. Делать акт сверки разрешено единственному члену комиссии. В нём обязательно перечисляются реквизиты использованных, испорченных, неиспользованных бланков.
С момента инвентаризации срок хранения списанных бланков - 1 месяц. Далее они уничтожаются (сжигаются).
Вести грамотный учёт БСО - это:
Своевременное заполнение книги учёта БСО. Ответственность за сохранность БСО. Своевременная инвентаризация и списание бланков.
Если ответственное за БСО лицо действует по закону РФ, то риск возможных неприятностей в виде штрафов сводится к минимуму.
Учет бланков строгой отчетности и организация их хранения — процедуры, которые предприятия обязаны проводить согласно требованиям законодательства. Какие нормы права могут использоваться при организации и обеспечении сохранности БСО?
Правила, в соответствии с которыми российские организации должны хранить БСО, зафиксированы в Положении о денежных расчетах без применения ККТ (далее — Положение), утвержденном Постановлением Правительства РФ № 359 от 06.05.2008.
Традиционный способ изготовления БСО — обращение в типографию (п. 4 Положения). Законодательство РФ также допускает выпуск бланков при задействовании автоматизированных систем (п. 11 Положения).
Что касается БСО, изготовленных типографскими методами, их следует размещать в сейфах либо в специальных помещениях предприятия, в котором гарантируется сохранность бланков. Каждый день место, где хранятся БСО, подлежит опечатыванию или опломбированию (п. 16 Положения).
Функции по обеспечению сохранности бланков строгой отчетности обязано выполнять материально ответственное лицо (далее — МОЛ) — сотрудник организации, с которым работодатель должен подписать договор о полной материальной ответственности (п. 14 Положения).
Свои функции МОЛ начинает исполнять с момента поступления БСО в распоряжение организации (например, из типографии). Его задачи в момент получения бланков сводятся к тому, чтобы:
Все 3 действия МОЛ должен осуществить в присутствии комиссии, которая создается на основании приказа руководителя фирмы (п. 15 Положения).
В качестве книги учета БСО (либо основы для ее создания) коммерческими компаниями может быть использована форма, соответствующая номеру 0504045 по ОКУД. Для государственных и муниципальных организаций ее использование обязательно (приказ Минфина РФ № 52н от 30.03.2015).
Акт приемки (чуть позже мы рассмотрим, на основе какой формы он должен составляться) подлежит подписанию всеми членами комиссии. Он также должен быть утвержден руководителем. Книгу учета бланков строгой отчетности следует прошить и пронумеровать. Она должна быть подписана руководителем фирмы, главным бухгалтером, а также скреплена печатью.
«Инновационный» сценарий изготовления БСО — с помощью автоматизированных систем (АС) — значительно упрощает руководству фирмы задачу по организации хранения бланков. Если соответствующая система удовлетворяет критериям, содержащимся в п. 11 Положения (обладает защищенностью от несанкционированного доступа, идентифицирует и фиксирует операции с БСО в течение 5 лет и более, сохраняет в памяти данные о бланке), то необходимости в осуществлении отмеченных выше процедур не возникает, так как:
Вместе с тем однажды распечатанные с помощью АС, но по тем или иным причинам испорченные БСО должны, как и те, что созданы типографским способом, храниться в сейфах организации либо в иных надежных местах.
Функции МОЛ в случае использования АС возлагаются чаще всего на бухгалтера, обученного работе с соответствующим ПО, реже — на системного администратора, управляющего автоматизированной системой.
Если расчеты, при которых используется БСО, осуществляет не МОЛ, а другой работник фирмы, то передача в его распоряжение соответствующих бланков осуществляется материально ответственным лицом на основании письменной заявки. Данные о выданных БСО заносятся МОЛ в книгу учета бланков строгой отчетности .
Копии БСО, выданных клиентам организации, либо корешки бланков (в зависимости от того, какая конкретная форма БСО используется) передаются работниками материально ответственному лицу. Данные об этом также фиксируются в книге учета БСО. Если какой-либо из ранее выданных бланков оказался испорченным, то он перечеркивается, после чего прилагается к книге учета.
Некоторые положения законодательства, регулирующие оборот БСО, содержатся в протоколе заседания Государственной межведомственной экспертной комиссии (ГМЭК) № 4/63-2001 от 29.06.2001. Имеют ли они юридическую силу, распространяющуюся на все российские организации?
Несмотря на то что ГМЭК прекратила существование с 09.08.2004, ее решения, которые были приняты в период осуществления данным учреждением полномочий, носят общеобязательный характер (письмо ФНС РФ № ЕД-18-2/947 от 17.06.2014).
Так, в том, что касается формы акта приемки БСО, следует использовать ту форму, которая соответствует номеру 070000 по ОКУД. Предписание задействовать данную форму включает п. 18 протокола ГМЭК № 4/63-2001.
Аналогично сохраняют юридическую силу и иные положения протокола ГМЭК № 4/63-2001. В частности, те, что регулируют бухгалтерский учет БСО.
Оборот БСО фиксируется на забалансовом счете 006, который называется «Бланки строгой отчетности». Бухучет БСО осуществляется посредством проводок, отражающих суммы затрат на изготовление бланков (п. 22 протокола заседания ГМЭК № 4/63-2001). Как правило, это проводки:
В некоторых случаях бухучет БСО предполагает создание субсчетов для счета 006. Это возможно, если бланки, оприходованные бухгалтерией, впоследствии выдаются другим сотрудникам, фактически распоряжающимся БСО (выше мы рассмотрели подобный сценарий). В этом случае может быть сформирован субсчет 006-1 «БСО в бухгалтерии», а также субсчет 006-2 «БСО у исполнителей».
Важный критерий, характеризующий учет и хранение БСО, — корректная нумерация соответствующих бланков.
Главное требование к БСО — наличие уникального 6-значного порядкового номера и серии, состоящей из 2 букв. На уровне федерального законодательства отмеченные критерии не закреплены, однако они регулярно встречаются в ведомственных правовых актах, регулирующих изготовление БСО (например, в письме Минкультуры РФ № 2344-01-39/03-Е4 от 13.04.2009). Данные положения могут быть применены субъектами правоотношений в иных отраслях по принципу правовой аналогии.
Соответствующие реквизиты бланков — серия, номер — необходимо будет фиксировать в отмеченных формах (акт приемки БСО, книга учета БСО).
Как мы отметили в начале статьи, БСО подлежат изготовлению типографским методом либо при задействовании автоматизированных систем. В первом случае организация, как правило, заказывает изготовление бланков у стороннего подрядчика, обладающего необходимым типографским оборудованием. Если подобный заказ осуществляется впервые, то можно начать выпуск БСО с серии АА и номера 000001. Но в последующих заказах распечатанные бланки должны начинаться с номера, следующего за тем, что присутствовал на последнем БСО предыдущего тиража.
Задействование автоматизированных систем выпуска бланков предполагает, что корректная нумерация БСО (в корреляции с занесением необходимых сведений в реестры системы) будет осуществляться соответствующим ПО автоматически.
В число задач, которые включает в себя процесс хранения бланков строгой отчетности, входит инвентаризация. Данная процедура предполагает сверку имеющихся копий БСО, а также их корешков с данными, содержащимися в книге учета бланков строгой отчетности . Инвентаризация БСО должна проводиться одновременно с аналогичной процедурой, установленной в отношении наличных денежных средств в кассе (п. 17 Положения).
По истечении 5 лет хранения бланков (включая испорченные либо некомплектные) в организации необходимо осуществлять списание БСО. Эта процедура осуществляется посредством составления отдельного акта (можно использовать форму, соответствующую номеру 0504816 по ОКУД, а для государственных и муниципальных структур ее задействование обязательно). Данный документ составляется при участии комиссии, создаваемой на основании приказа руководителя фирмы.
В структуре современных автоматизированных систем, как правило, присутствуют решения, позволяющие издавать необходимые акты об инвентаризации и списании БСО в электронном виде. Также в соответствующих системах предусмотрены алгоритмы исключения списанных цифровых БСО из аппаратных регистров.
Предпринимателей. Они применяются как организациями, так и ИП. Строго говоря, БСО - это документ, который используется вместо кассового чека при расчетах наличными или с применением платежных банковских карт. Применяются БСО только в расчетах с населением - то есть, с физическим лицам.
В случае, если клиентом выступает организация, юридическое лицо или предприниматель, то использовать БСО нельзя. Впрочем, проверять статус физического лица клиента законодательство не обязывает. Неприятности с налоговой инспекцией могут быть только в том случае, если у вас есть договор оказания услуг с предпринимателем. Об этом указал Высший арбитражный суд.
Существуют различные формы БСО, которые используются при расчетах с населением:
Применение БСО должно происходить в строгом соблюдении законодательства. Регулированию вопроса применения бланков строгой отчетности посвящены Постановление Правительства РФ от 06 мая 2008 № 359 действующее в редакции от 15 апреля 2014 года и многочисленные информационные письма Минфина РФ.
Мнение эксперта
Мария Богданова
Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология
С 1 июля 2019 года большинству ООО и ИП придется перейти к использованию БСО в новом, электронном формате. Для этого потребуется приобрести специальное автоматизированное оборудование, а именно ККТ, предназначенную для формирования бланков БСО и печати их на бумажных носителях. Новые БСО в электронном виде будут передаваться в налоговую и направляться на электронную почту покупателю либо по смс.
Допускается самостоятельно разрабатывать бланки строгой отчетности или пользоваться типовыми формами. В случае, если разрабатывается самостоятельно, в них обязательно должны присутствовать следующие сведения:
В случае, если БСО изготавливались в типографии, то в бланке должна быть отражена информация о типографии и заказе:
Законодательством могут быть предусмотрены исключения для конкретных бланков.
В подавляющем большинстве случаев бланки строгой отчетности заказываются в типографии. Законодательством допускается изготовление бланков с применением автоматизированных систем. В то же время, обычный компьютер и принтер, которые стоят у вас в офисе или дома для печати БСО не подойдут.
Минфин разъясняет, что для подготовки бланка с помощью автоматизированных систем, такая система должна обладать следующими параметрами:
Разумеется, такими автоматизированными системами обладают далеко не все предприниматели и организации. Они пока дорогостоящи и не получили широкого применения.
Обратите внимание: Распечатать бланк документа строгой отчетности на обычном принтере нельзя.
Поступившие из типографии бланки БСО принимаются материально ответственным сотрудником в присутствии комиссии. Такая приемка должна быть осуществлена в день поступления бланков. Лицо ответственное за учет, хранение и выдачу БСО назначается приказом руководителя или индивидуального предпринимателя. Аналогично приказом назначаются председатель и члены комиссии, присутствующие при приемке бланков из типографии. Сверке с накладными, по которым бланки были получены, подлежат фактическое количество, серии и номера бланков. По завершении приемки составляется акт. Акт приемки БСО является основанием для постановки бланков на учет. Прием-передача бланков отражается в книге учета.
Предусмотрены специальные условия для хранения бланков. Хранение допускается только:
Для хранения бланков должны быть обеспечены условия, исключающие их порчу. В конце рабочего дня место, где хранятся бланки, должно быть опечатано и опломбировано. Возможность доступа к месту хранения посторонних лиц должна быть исключена. Только лицо, отвечающее за получение и выдачу бланков, должно иметь доступ к их месту хранения.
Так же предусмотрен специальный порядок хранения копий БСО и (или) отрывных корешков к ним, которые должны оставаться у предпринимателя. Для их хранения применяются специальные мешки, которые подлежат опечатыванию и последующему хранению в течение пяти лет. В дальнейшем, по прошествии установленного срока, БСО уничтожаются. При уничтожении бланков составляется Акт на списание. Аналогично поступают и с некомплектными и испорченными бланками. Списание бланков, их копий и отрывных частей также производится в присутствии комиссии, назначенной приказом руководителя или индивидуальным предпринимателем. Поступление и расходование бланков отражается в книге учета БСО.
В случае применения предпринимателем бланков строгой отчетности, ведение книги учета БСО обязательно. Первоначально нужно определиться с формой книги учета БСО. Для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц - организаций и форма книги (или как иначе называют - журнала) учета бланков строгой отчетности государством не установлена. В этом случае рекомендуется использовать форму, предусмотренную для государственных и муниципальных организаций. Она утверждена Приказом Минфина России № 173н от 15 декабря 2010 года. В случае необходимости допустимо дополнять её необходимыми графами и столбцами. Приобрести книгу можно в магазине или изготовить самостоятельно. В книге учета БСО все листы должны быть пронумерованы. Книга должна быть прошита и подписана индивидуальным предпринимателем. Подпись на прошивке скрепляется печатью.
Заполнение книги должно быть аккуратным. Необходимо указывать все полученные из типографии бланки. Их номера, серии и наименования.
Обратите внимание: ошибочно заполненные или испорченные БСО не выкидываются. Их следует перечеркнуть и приложить к книге учета БСО.
Книга учета бланков строгой отчетности ведется специально назначенным материально ответственным лицом из числа сотрудников предпринимателя или организации. Индивидуальный предприниматель (или руководитель организации) обязан подписать соглашение о материальной ответственности с сотрудником, которому поручается прием денежных средств и операции с бланками строгой отчетности. Внесение записей в книгу учета производится периодически в зависимости от условий работы.
Обратите внимание: Записи в книге отражают только получение бланков в типографии и передачу их тому лицу, которое непосредственно и будет выдавать документы клиентам. При каждой операции по принятию оплаты записи в книгу делать не нужно.
Книга учета БСО. Пример заполнения:
С недавних пор ИП не ведут кассовую книгу. Но это не освобождает их от обязанности вести книгу учета БСО и выдавать соответствующие бланки. Особенно это актуально, когда применяется ЕНВД, УСО, или предприниматель ведет свою деятельность на основании патента.
Обратите внимание! ИП не может применять бланки строгой отчетности при оказании услуг организациям и при продаже товаров.
Даже если условия налогообложения позволяют выбирать: применять ККМ или БСО, выбор в пользу бланков строгой отчетности для предпринимателя предпочтителен. Преимущества использования БСО очевидны, так как в противном случае предприниматель должен:
У бланков строгой отчётности есть следующие преимущества:
В свою очередь, у таких бланков есть свои недостатки:
За выявление нарушений, связанных с использованием бланков строгой отчётности, а также за невыдачу БСО клиентам предусмотрен штраф по статье 14.5 КОАП РФ:
За несоблюдение порядка и сроков хранения бланков строгой отчётности, для ИП и должностных лиц организаций предусмотрен штраф в размере от 2 000 до 3 000 рублей (статья 15.11 КОАП РФ). Кроме этого, за отсутствие БСО (как первичного документа) предусмотрена ответственность по статье 120 НК РФ.
