Справка 2 ндфл excel. Частые коды доходы и вычетов. Основные обязанности возложены на работодателя

Справка 2 ндфл excel. Частые коды доходы и вычетов. Основные обязанности возложены на работодателя

Мы рассказывали в отдельных консультациях о том, а также приводили актуальную форму справки и . О форме 2-НДФЛ (в ред. Приказа ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@), актуальной в 2018 году, расскажем в этом материале.

Что изменилось в 2-НДФЛ?

Форма справки 2-НДФЛ применяется с отчетности за 2017 год. То есть налоговые агенты по ней уже отчитывались.

Если же говорить об изменениях в 2-НДФЛ по сравнению с той формой, по которой организации и ИП отчитывались за 2016 год, то необходимость обновления справки и порядка ее заполнения была вызвана тем, что «старая» форма не позволяла представлять сведения о доходах физлиц за налогового агента его правопреемниками.

Основные перемены в действующей форме справки по сравнению с ее более ранней редакцией представлены в таблице.

Раздел справки 2-НДФЛ Показатель Что изменилось
1 «Данные о налоговом агенте» Форма реорганизации (ликвидации) (код) В «старой» форме справки (по которой отчитывались за 2016 год) этих показателей не было. В действующей же справке они заполняются при представлении 2-НДФЛ за реорганизованную фирму ее правопреемниками (Раздел III Приложения N 2 к Приказу ФНС от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@)
ИНН/КПП реорганизованной организации
2 «Данные о физическом лице - получателе дохода» Адрес места жительства в Российской Федерации В актуальной форме справки данные сведения не приводятся
4 «Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты» Наименование раздела Из наименования исключено слово «инвестиционные»

Соответственно, и подписать справку 2-НДФЛ за 2017 год может как сам налоговый агент (его правопреемник), так и его представитель.

Когда подавать справки по форме 2-НДФЛ по итогам 2018 года?

Представить справки 2-НДФЛ за 2018 год нужно будет в общеустановленный срок - не позднее 01.04.2019 (п. 2 ст. 230 НК РФ).

В случае невозможности в течение 2018 года удержать НДФЛ у налогоплательщика налоговый агент должен подать в свою налоговую инспекцию, а также передать самому физлицу справки 2-НДФЛ не позднее 01.03.2019, указав в справках признак «2» (

2-НДФЛ – это форма справки о доходах физического лица, которая заполняется работодателями по итогам года на каждого сотрудника, которому выплачивался доход. В 2016 году действует новая форма 2-НДФЛ, которая была утверждена Приказом ФНС России от 20 октября 2015 года №MMB-7-11/485@.

Приложения к данному приказу содержат актуальный бланк справки о доходах и инструкцию по ее заполнению. Рассмотрим порядок заполнения новой формы 2-НДФЛ за 2015 год. Справки нужно сдать в налоговую не позднее 1 апреля 2016 года.

Скачать бланк

Бланк справки о доходах физического лица содержит 5 разделов для заполнения, а также титульную часть для указания общей информации об отчете. Заполнять 2-НДФЛ должны все работодатели (организации и индивидуальные предприниматели).

Подать справки в налоговую может руководитель организации или сам ИП либо данная функция может быть передана доверенному лицу (представителю), при этом доверенность на представление интересов налогового агента в ФНС должна быть приложена к справкам. Подпись на справке ставит лицо, подающее отчеты в налоговую.

Каждая страница 2-НДФЛ должна быть пронумерована и подписана.

Помимо годовой отчетности по НДФЛ по каждому сотруднику, необходимо сдавать также квартальную отчетность с 2016 года. Для этих целей налоговой разработана форма квартального расчета 6-НДФЛ. Бланк 6-НДФЛ и образец его заполнения можно скачать в статье – .

Основные правила заполнения

Новая форма 2-НДФЛ представлена на одном листе, но если информация не влезает на один лист, то допускается заполнить дополнительные страницы справки. При этом нужно поставить номер каждого заполненного листа.

Строки для указания сумм должны быть заполнены либо соответствующей денежной суммой, либо нулем.

Если 2-НДФЛ подает представитель налогового агента, то реквизиты документа, дающего право представлять интересы, следует прописать внизу бланка.

Форму 2-НДФЛ можно заполнить, отчитываясь о выплаченных доходах физическому лицу, начисленному и удержанному налогу. Также данная форма может быть заполнена в случае, когда налоговый агент желает сообщить о тех доходах, с которых он не удержал подоходный налог по какой-либо причине, в связи с чем физическому лицу нужно самостоятельно отчитаться о своих доходах и уплатить налог в надлежащем размере. В первом случае следует в поле “признак” вверху бланка поставить “1”, во втором случае – “2”.

Инструкция по заполнению новой формы 2-НДФЛ находится внизу статьи.

Образец заполнения за 2015 год

В 2016 году 2-НДФЛ нужно заполнить за календарный 2015 год. Количество заполненных справок будет зависеть от количество физических лиц, в отношении которых организация или ИП выступил в отчетном году в качестве налогового агента.

Вверху бланка нужно прописать год, за который отчитывается налоговый агент, поставить порядковый номер документа и указать дату заполнения справки.

В поле “признак” нужно поставить 1 или 2, об этом было сказано выше.

“Номер корректировки”:

  • 00 – если 2-НДФЛ подается в налоговую в первый раз;
  • 01, 02, 03 и т.д. – если справка изменилась и подается повторно;
  • 99 – если подает справка, аннулирующая поданную ранее.

Код ИФНС должен соответствовать тому отделению налоговой, в которую подаются справки и в которой налоговый агент стоит на учете.

Раздел 1

Указывается информация о налоговом агент, в роли которого выступает юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, выплачивающий в отчетном году доходы физическому лицу. В поле “налоговый агент” нужно прописать либо сокращенное наименование организации, согласно учредительным документам, либо ФИО ИП.

Раздел 2

Заполняется информацией о физическом лице, которому выплачивались доходы налоговым агентом.

Для указания ИНН имеется два поля, в первое вносится номер налогоплательщика, полученный в ФНС России, второе поле следует заполнить, если имеется ИНН или аналогичный номер в других государствах, отличных от РФ.

ФИО пишется согласно паспорта.

Статус налогоплательщика – ставится цифра от 1 до 6, в зависимости от особенностей налогоплательщика. Если физическое лиц – это гражданин РФ и платит налоги в РФ, то следует поставить “1”.

В поле “гражданство” нужно поставить код страны, гражданином которой является физическое лицо. Граждане РФ ставят код 643.

Документ, удостоверяющий личность, для граждан РФ – это паспорт, соответствующий код – 21. Коды для других документов можно посмотреть в инструкции по заполнению 2-НДФЛ, скачать которую можно в конце статьи.

Адрес физическое лица указывается на основании подтверждающего документа – это может быть прописка в паспорте или иной документ.

Раздел 3

Следует указать доходы физического лица в каждом месяце 2015 года. Для каждой ставки НДФЛ доходы указываются отдельно. Над таблицей ставится соответствующая ставка. Месяцы прописываются цифрами от 01 до 12. Для каждого вида дохода прописывается свой код. В отношении дохода в виде заработной платы ставится код 2000.

Раздел 4

Если физическому лицу положены льготы в виде налоговых вычетов по НДФЛ, то их годовой размер и соответствующий код следует указать в этом разделе.

Здесь отражаются стандартные вычеты (1400 руб. на первого ребенка, 3000 руб. на второго и последующих детей, 500 руб. или 3000 руб. для категорий граждан, указанный в пунктах 1 и 2 ст.218 НК РФ), имущественные, социальные и инвестиционные вычеты.

Если физическое лицо претендует на получение имущественного или социального вычета, то необходимо получить уведомление в налоговой, подтверждающее право физического лица на данный вычет. Уведомление следует получить самому физическому лицу и предоставить налоговому агенту.

Подводятся итоги – выводится общая сумма дохода, сведения об исчисленном, удержанном, неудержанном налоге.

В поле “общая сумма дохода” должен быть прописан суммарный доход физического лица за 2015 год.

Налоговая база – это сумма, подлежащая налогообложению. Если физическому лицу не положены никакие налоговые вычеты, то налог считается от общей суммы дохода. В противном случае следует из общей суммы дохода вычесть общую сумму вычетом, положенных в 2015 году, это и будет налоговой базой для НДФЛ.

В данной статье вы узнаете, как заполнить справку 2-НДФЛ, также вы можете посмотреть заполненный образец данной формы, а в конце статье предложена ссылка, по которой вы можете скачать бланк 2-НДФЛ.

Справка 2-НДФЛ заполняется на каждого работника, в ней отражена информация о доходах физического лица за отчетный период. Заполненный бланк формы 2-НДФЛ предоставляется в налоговую инспекцию раз в год, в срок до 1 апреля года, следующего за отчетным.

Сведения по 2-НДФЛ подаются в электронном виде, если же предприятие небольшое и отчитывается за доходы до 10 человек, то можно заполнить справки 2-НДФЛ вручную.

В справке 2-НДФЛ все суммы за исключением налогов указываются полностью вплоть до копеек. Налоги указываются в рублях.

Если ранее для каждой налоговой ставки организация заполняла отдельную справку 2-НДФЛ, то теперь это можно оформить все в одном бланке, последовательно заполнив для каждой ставки пункты 3-5. К заполненным справкам оформляется .

Как заполнить 2-НДФЛ?

В шапке бланка указывается расчетный период (год), за который , а также номер справки и текущая дата.

В поле «признак»:

  • цифра «1» означает, что справка предоставляется согласно ст.230 п.2 НК РФ, то есть при обычной сдаче НДФЛ.
  • Цифра «2» означает, что справка предоставляется согласно ст.226 п.5 НК РФ, если нет возможности удержать исчисленный НДФЛ с физического лица.

В строке «ИФНС» пишется код налоговой, в которой налоговой агент стоит на учете.

Справка 2-НДФЛ содержит 5 подразделов.

Пункт 1 заполняется данными о налоговом агенте. Налоговым агентом будет выступать либо организация, которая уплачивает НДФЛ на своих сотрудников, либо сам человек, отчитывающийся за свои доходы.

Указывается:

  • ИНН/КПП, если налоговый агент - предприятие,
  • ИНН, если физическое лицо самостоятельно отчитывается,
  • наименование предприятия или ФИО,
  • код ОКАТО по классификатору, на территории которого находится предприятие либо адрес проживания (для физического лица),
  • телефон для получения разъяснительной информации при необходимости.

Пункт 2 заполняется данными о налогоплательщике, то есть о физическом лице, доходы которого облагаются НДФЛ.

С первыми двумя подпунктами все понятно: ИНН и ФИО налогоплательщика.

2.3 «Статус налогоплательщика»:

  • «1» – справка 2-НДФЛ заполняется на резидента РФ,
  • «2» – если справка заполняется на не резидента РФ,
  • «3» – на лицо, не являющееся резидентом РФ, но согласно Федеральному закону от 25.07.2002 №115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в РФ» признающееся высококвалифицированным специалистом.

2.4 «Дата рождения» – заполняется день рождения, месяц и год цифрами.

2.5 «Гражданство» – пишется код страны согласно ОКСМ, например, для российского гражданства - 643, для украинского - 804.

2.6 «Код документа» – определяется по справочнику «Коды документов», для паспорта - 21.

2.7 «Серия, номер документа» – пишется серия и номер паспорта.

2.8 «Адрес» – заполняется адрес, по которому проживает налогоплательщик.

2.9 «Адрес в стране проживания» – заполняется на не резидентов РФ и на иностранных граждан.

В пункте 3 «Доходы» пишутся доходы работника, с которых следует удержать НДФЛ. Для каждой налоговой ставки НДФЛ пункты 3-5 заполняется отдельно.

Таблица с перечнем доходов содержит несколько столбцов:

  • «месяц» (указываются только те месяцы, в которых налогоплательщик получал доход),
  • «код дохода» (некоторые распространенные коды дохода указаны ниже),
  • «сумма дохода» (без учета вычетов, вычеты выделяются в отдельный столбик),
  • «код вычета» (указываются коды профессиональных вычетах),
  • «сумма вычета» (для профессиональных вычетов).

Самые распространенные коды дохода:

  • 2000 - заработная плата работника,
  • 2010 - доходы по гражданско-правовым договорам,
  • 2012 - отпускные (в том числе компенсация отпускных при увольнении),
  • 2300 - пособия по временной нетрудоспособности.

В пункте 4 справки 2-НДФЛ «Налоговые вычеты» содержится информация о льготах, положенных налогоплательщику:

4.1 «Суммы налоговых вычетов» – пишутся причитающиеся работнику социальные, стандартные и имущественные вычеты за отчетный год. В графах этого пункта необходимо вписать код вычета и итоговую величину вычета за год.

  • 104 - 500 руб.,
  • 105 - 3000 руб.,
  • 114 - на первого ребенка в размере 1400 руб.,
  • 115 - на второго ребенка в размере 1400 руб.,
  • 116 - на третьего и последующих детей в размере 3000 руб.

4.2, 4.3 и 4.4 следует заполнять для тех налогоплательщиков, у которых были в отчетный период имущественные вычеты.

Пункт 5 «Общие суммы дохода и налога по итогам года»:

5.1 «Общая сумма дохода»: доход физического лица за год, вычеты не учитываются.

5.2 «Налоговая база»: указывается доход за год, с которого начисляется НДФЛ, за минусом вычетов.

5.3 «Сумма налога исчисленная»: пишется рассчитанная сумма налога с налоговой базы.

5.4 «Сумма налога удержанная»: в соответствии с названием пишется налог, который удержан с физического лица.

5.5 «Сумма налога перечисленного»: указывается величина перечисленного в бюджет налога (на доходы, полученные с 2011г.)

5.6 «Сумма налога излишне удержанного»: заполняется в том случае, если удержана лишняя сумма налога.

5.7 «Сумма налога не удержанная»: пишется сумма налога, которую налоговый агент не удержал с физического лица.

Если же налог невозможно удержать, то есть в поле «Признак» указана цифра «2», то в п. 5.1 указывается сумма дохода, налог с которого не удержан, в п.5.3 указывается НДФЛ, который не удержан, а пункты 5.4-5.6 не заполняются.

Скачать бланк 2-НДФЛ

Сервис позволяет:

  1. Подготовить отчет
  2. Сформировать файл
  3. Протестировать на ошибки
  4. Распечатать отчет
  5. Отправить через интернет!

Справки 2-НДФЛ в 2018 году: новая форма и образец заполнения

Форма справки 2-НДФЛ и порядок заполнения утверждены приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ (в ред. приказа ФНС России от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@). Она действует весь 2018 год. С 1 января 2019 года будет применяться новая справка. Она утверждена приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@.

Изменения в новой форме:

  • составляется на машиночитаемом бланке;
  • для работников и для ФНС формируется на разных бланках.

Кто должен составлять и сдавать справки 2-НДФЛ

Справки по форме 2- НДФЛ должны сдавать организации и ИП, которые выплачивают доход физическим лицам. Эта обязанность закреплена в п.1, п.2 ст. 226 и п. 2 ст. 230 НК РФ.

Справки 2-НДФЛ сдавать не нужно, если выплатили физлицу:

Только необлагаемые доходы (п. 28 ст. 217 НК РФ, письмо ФНС России от 19.01.2017 № БС-4-11/787@);

Доходы, с которых физическое лицо само должно заплатить налог и подать декларацию (ст. 227, ст. 228 НК РФ);

Доходы, указанные в ст. 226.1 НК РФ.

Если в отчетном (истекшем) году организация не выплачивала физическому лицу доходов, с которых необходимо было удерживать НДФЛ, то справку 2-НДФЛ («нулевую») представлять не нужно. К примеру, если выплатили только необлагаемые доходы, указанные в ст. 217 НК РФ.

Куда сдавать 2-НДФЛ

В соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ отчетность по 2-НДФЛ налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета.

2-НДФЛ за работников обособленных подразделений сдавайте в ИФНС по месту их учета. То же самое, когда обособленное подразделение выплачивает доходы физлицам по ГПД.

Какие доходы включить в справку 2-НДФЛ 2018

Как заполнить справку 2-НДФЛ

Общие требования к заполнению справки 2-НДФЛ следующие:

  1. Справки 2-НДФЛ заполняются налоговым агентом на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета.
  2. Если налоговый агент начислил физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам налога, разделы 3-5 заполняются для каждой из ставок.
  3. При заполнении формы Справки используются коды видов доходов налогоплательщика, коды видов вычетов налогоплательщика, Справочники «Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика» (Приложение 1 Порядка заполнения справки) и «Коды субъектов Российской Федерации и иных территорий» (Приложение 2 Порядка заполнения справки).
  4. В форме Справки заполняются все реквизиты и суммовые показатели. При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль.
  5. Справки в электронной форме формируются в соответствии с форматом (xml) представления сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ.

Таблица 2. Как заполнять справки 2-НДФЛ

Раздел

Указываемая информация

Заголовок

Указываются:

Налоговый период, за который составляется форма Справки;

Порядковый номер Справки в отчетном налоговом периоде;

Дата составления формы;

Указывается «Признак» и проставляется: цифра 1 - если Справка 2-НДФЛ представляется исходя из положений п. 2 ст. 230 НК РФ; цифра 2 - если Справка представляется согласно положениям п. 5 ст. 226 НК РФ.

При составлении первичной формы Справки проставляется "00" в поле «Номер корректировки»;

При составлении корректирующей Справки взамен ранее представленной указывается значение на единицу больше, чем указано в предыдущей Справке (Например, "01", "02" и т.д.);

При составлении аннулирующей Справки взамен ранее представленной проставляется цифра "99".

В поле "в ИФНС (код)" - четырехзначный код налогового органа, в котором налоговый агент состоит на налоговом учете. (Раздел II Порядка заполнения справки)

Раздел 1 «Данные о налоговом агенте»

Указываются Код по ОКТМО, контактный телефон налогового агента; ИНН и КПП; наименование организации согласно ее учредительным документам (Раздел III Порядка заполнения справки)

Раздел 2 «Данные о физическом лице - получателе дохода»

Указываются ИНН физического лица-налогоплательщика; фамилия, имя и отчество физического лица - налогоплательщика; код статуса налогоплательщика; дата рождения; числовой код страны, гражданином которой является налогоплательщик; код вида документа, удостоверяющего личность и его реквизиты; полный адрес места жительства налогоплательщика; (Раздел IV Порядка заполнения справки)

Раздел 3 «Доходы, облагаемые по ставке __%»

указываются сведения о доходах, начисленных и фактически полученных физическим лицом в денежной и натуральной форме, а также в виде материальной выгоды, по месяцам налогового периода и соответствующих вычетов. (Раздел V Порядка заполнения справки)

Раздел 4 «Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты»

отражаются сведения о предоставляемых налоговым агентом стандартных, социальных, инвестиционных и имущественных налоговых вычетах. (Раздел VI Порядка заполнения справки)

Раздел 5 «Общие суммы дохода и налога»

отражаются общие суммы начисленного и фактически полученного дохода, исчисленного, удержанного и перечисленного налога на доходы физических лиц по соответствующей ставке, указанной в заголовке раздела 3. (Раздел VII Порядка заполнения справки)

Как заполнить 2-НДФЛ в бухгалтерской программе

Рассмотрим порядок заполнения справок в бухгалтерских программах: Бухсофт Онлайн , 1C:Бухгалтерия и Контур.Бухгалтерия.

Бухсофт Онлайн

1. Зайдите в модуль « » в раздел Фонды/НДФЛ и выберите «2-НДФЛ».

2. В открывшемся окне во вкладке «Анкета» заполните и проверьте данные по сотруднику.

4. В открывшемся окне отразите данные по разделам 3-5 справки 2-НДФЛ.

1C:Предприятие

1. Зайдите в раздел «Зарплата и кадры/НДФЛ/2-НДФЛ для передачи в ИФНС». Нажмите «Создать».

2. Заполните шапку и подписи.

3. Затем с помощью кнопки «Заполнить» запустите процедуру автоматического сбора сведений о доходах физических лиц по данным информационной базы. Список подготовленных справок о доходах физических лиц отобразится в табличной части документа. При автоматическом заполнении в документ попадают только те суммы доходов, вычетов и налогов физических лиц, которые относятся к указанному в шапке документа ОКТМО/КПП. При необходимости данные документа 2-НДФЛ сотрудника можно корректировать вручную, однако вместо этого рекомендуется исправлять собственно учетные данные, после чего перезаполнять данные в документе.

4. Данные на закладке «Личные данные» заполняются автоматически. Если некоторые личные данные не заполнены или заполнены некорректно, то можно непосредственно из формы документа по ссылке «Редактировать карточку сотрудника» изменить персональные данные сотрудника. Отредактированные данные обновятся в форме автоматически.

Реквизиты уведомления на уменьшение налога на авансовые платежи (номер, дата уведомления и код ИФНС, выдавшей его) заполняются автоматически данными, указанными в документе «Авансовый платеж по НДФЛ».

5. После подготовки сведений документ «2-НДФЛ для передачи в ИФНС» следует записать.

Контур.Бухгалтерия

1. В главном окне программы выбираем вкладку «Отчетность» и нажимаем кнопку «Создать отчет».

2. В открывшемся окне в разделе «ФНС» выбираем пункт «2-НДФЛ». И указываем отчетный период.

В многие принятые акты каждый год вносятся многочисленные поправки и изменения, призванные улучшить законодательную базу. Не обошли они стороной налоговые выплаты и доходы.

Появилась более совершенная форма 2-НДФЛ 2019 года, которую следует грамотно заполнить и представить в отведенные сроки. Внесены некоторые дополнения и новшества, их придется учитывать во время заполнения этого документа.

В первую очередь, это коснется работодателей, заключивших . Представленная информация показывает довольно четкую картину выплаты налогов и предоставления льгот за каждый конкретный месяц.

Стандартный бланк изменился не очень значительно, но требует предварительной подготовки. Желательно заранее найти все кодовые обозначения, указанные в статистической литературе и классификаторах. Имея их под рукой, удастся довольно быстро заполнить бумагу и не допустить досадных ошибок.

Зачем нужна

Главная задача внесенных дополнений в этот официальный бланк довольно проста. Удается наиболее полно представить важную информацию о каждом сотруднике.

В разделах указывают:

  • сведения о работнике, куда входит фамилия и полные инициалы, реквизиты паспорта, адрес пребывания или регистрации;
  • документ заполняется и на , так как они могут быть квалифицированными специалистами, беженцами или работать по патентной системе;
  • присутствуют данные о самом работодателе и инспекции, занимающейся начислением налогов и отсылкой уведомлений, связанных с различными льготами;
  • указывается ставка, на сегодняшний день она составляет 13 процентов;
  • определяются средства, потраченные на социальные и имущественные, стандартные и инвестиционные выплаты;
  • можно узнать о всех заработках и налогах, даже если речь идет об ошибках, сделанных сотрудниками налоговой службы.

Для получения документа достаточно обратиться к бухгалтеру. Отводится 3 дня для подготовки бумаги, заверенной печатью и подписью руководителя.

Правила

Нельзя забывать и о других правилах, действующих в настоящий момент.

Основные обязанности возложены на работодателя:

  • электронный отчет теперь может включать до 25 человек, вместо прежних десяти (это не помешает подготовить соответствующее количество справок на бумаге);
  • срок перечисления теперь перешел на другой день после выплаты;
  • налоги перечисляют до конца месяца, а не сразу, если это отпускные или пособия, касающиеся нетрудоспособности;
  • когда дело связано с кредитами, то срок получения выгодных процентов отодвигается на последний день месяца;
  • подарки и доходы, полученные в натуральной форме или во время проведения акций, не облагаются налогами (только надо поставить признак 2, чтобы сдать документ к первому марту, а не февраля).

Неправильное оформление грозит штрафами от 200 до 500 рублей, особенно если путаница произошла с суммами от заработков и налогов. Лучше своевременно внести изменения, пока не истекло последнее число для представления формы.

Заполнение формы 2-НДФЛ за 4 квартал

Представленный образец заполнения новой формы справки 2-НДФЛ поможет избежать ненужных помарок и переписывания:

Заголовок Вписан в стандартный бланк
за__год Указывается конкретный срок (период)
Присвоенный номер необходим для отчетности и вписывается уполномоченным представителем.
от Точное число с указанием месяца и года прописывается арабскими цифрами.

После внесения корректировок или для аннулирования пишут присвоенный номер, но проставляется новая дата.

Признак Проставление цифры 1 или 2 зависит от 2 и 5 статьи налогового кодекса. Единица касается справок, сданных к первому апрелю. Двойка потребуется для документа, представленного к первому марту этого года. Если отчет с 2 был сдан, то не поздно сдать до апреля еще один, указав 1. При путанице с цифрами инспекторы могут подумать, что произошло запоздание или данные вообще не были сданы.
Номер корректировки/ИФНС
  • Для первичного экземпляра следует проставить два нуля (00). Когда вносятся корректировки, то добавляет еще одно число (01 или 02 и так далее).
  • Неверно указанные сведения или несколько справок на одного работника приведут к аннулированию и следует вписать 99. Обращаться с запросом в инспекцию больше не понадобится, это одно из новшеств этого документа.
  • Код включает четыре цифры налогового органа, из которых первые две указывают регион.
Первый раздел Предназначен для данных об налоговом агенте.
  • Код муниципии или одного из филиалов можно найти в выпуске классификатора. Для этого оставлено 11 знаков, но заполнять их все необязательно, указывается только код и пустые строчки. Выбирается то отделение, где удается получать доход.
  • Индивидуальные предприниматели и люди, имеющие частную практику, будут предоставлять справку по месту своего проживания. Исключение делают для тех, кто использует патент или вмененку.
Телефон Вписывается свой стационарный или мобильный телефон
Проставляется номер свой идентификации, который можно узнать на официальном сервисе.
Этот код присутствует в выданном документе в своей инспекции или в одном из подразделений, особенно если речь идет об организации и компании.
Налоговый агент В этой графе нужно написать наименование организации, указанное в учредительных документах. Физическое лицо пишет свои полные инициалы (Ф.И.О.).
Второй раздел Расскажет о человеке, подготовившем справку.
ИНН в РФ Граждане страны ставят полученный номер идентификации.
ИНН в стране гражданства Иностранцы могут указать свой номер, выданный на родине или не предоставлять подобную информацию.
Ф.И.О. Фамилию и инициалы указывают без сокращений. Не надо забывать ставить дефис при двойной фамилии. Точное написание соответствует паспортным данным. Допускается отсутствие отчества.
Статус налогоплательщика Чтобы выяснить статус используют 6 цифр:
  • единица предназначена для резидентов;
  • двойка говорит о нерезиденте;
  • тройка свидетельствует, что это высококвалифицированный специалист, но нерезидент страны;
  • четверка отведена для тех, кто участвует в программе переселения;
  • пятерку вписывают иностранцы, ставшие беженцами или временно проживающие в стране;
  • шесть отводится иностранцам из безвизовых стран, работающих по патенту.
Дата рождения Ставится число, порядковый номер месяца и год, только не римскими цифрами.
Гражданство Узнать присужденное кодовое обозначение страны можно в специальном классификаторе. Вписывается код того государства, где было выдано удостоверение.
Код документа Эти цифры тоже есть находят в интернете или официальном приложении. Для нашей страны он 21.
Серия и номер Их нужно переписать из выданного удостоверения.
Адрес Необходимо написать свой адрес по месту проживания, регистрации или последнего пребывания, что особенно актуально для иностранцев. Сюда входит район и город, улица и дом, корпус и т.д.
Почтовый индекс Он непосредственно связан с квартирой или домом, где живет человек.
Код субъекта
  • его придется вновь поискать в статистической литературе или интернете;
  • для указания дома используют числа и буквы, разделительный знак.
Третий раздел Расскажет о полученных доходах. Рядом с заголовком ставят налоговую ставку. Для физических лиц она составляет 13 процентов.
Месяц Месяца располагаются в хронологическом порядке и указывается тот из них, который связан с доходами.
Код дохода Выбирается нужное стандартное число.
Сумма дохода Указывают цифру, связанную со всеми заработками.
Код вычета Эти цифры предназначены только для тех доходов, для которых они предусмотрены
Сумма выплаты Следует понимать, что указанное число не должно превышать весь свой доход. Их не стоит путать с другими выплатами, которые встречаются в четвертом разделе, иначе будет сделан неправильный расчет.
Четвертый раздел Типы выплат подразделяет на социальный и стандартный, имущественный и инвестиционный вариант.
Код и сумма вычета Кодированное значение находится во втором приложении. Исходя из него будет определена сумма.
Уведомления В расположенной ниже строке присутствует число и присвоенный номер, а также кодовое число своей инспекции. Если прислано несколько уведомлений, то заполняется соответствующее количество строк.
Пятая рубрика Затрагивает налоговые и доходные средства.
Общая сумма дохода Для признака 1 важно сделать суммирование, без основных выплат. Для 2 нужно написать цифру, не связанную с удержанием налогов.
Налоговая база Прописывают число, идентичное цифре полученных заработков и доходов.
Начисленный налог Чтобы узнать установленный налог, производят умножение на процент выплачиваемой ставки.
Авансовые платежи Выплаченные авансом платежи помогут снизить налоговое бремя.
Удержания Обозначаются средства, удержанные с заработка работника.
Перечисления В графе прописывается уже сделанные выплаты.
Излишние налоги Перечисляют переплаты, неверно начисленные высокие налоги.
Не удержанные средства Здесь надо указать цифры, которые не удержаны за определенный период, хотя и начислены
Уведомление Призвано подтвердить законность получения льгот, связанных с авансовыми платежами. Должны присутствовать реквизиты инспекции.
Номер и дата В конце обязательно прописывают выданный номер и число заполнения справки.
Документ для подтверждения полномочий Справку подготавливает как налоговый агент, так уполномоченный представитель. Необходимо написать его полную фамилию, имя и отчество, наименования документа, подтверждающего полномочия и поставить личную подпись.

Налогообложение доходов

Взимаемый налог считается неплохим источником пополнения бюджета и не намного уступает средствам, полученным от прибыли организаций или НДС:

  • доходы расписаны на каждый месяц, вне зависимости от денежной или натуральной формы и месторасположения предприятий (для нерезидентов учитывают только источники получения, находящиеся в стране);
  • должны быть включены проценты и дивиденды, гонорары и зарплаты, средства от реализации и использования имущества, а также аренды;
  • учитываются льготные выплаты, в среднем составляющие от 300 до 3000 рублей (на расходы, связанные с обучением и лечением, отводится до 24 тысяч);
  • уменьшить налоговое бремя поможет приобретение, строительство дома и квартиры или их продажа (все варьируется в пределах от 125 тысяч до одного миллиона);
  • в доходную часть не включают пособия, стипендии, пенсии, единоразовые выплаты, алименты, средства от грантов и премий;
  • при заключении трудового и правового договора проставляется кодовое значение 2000 и 2010 соответственно;
  • указывается выплата отпускных (2012), больничных (2300) или другие вычеты (4800).

Расчеты ведутся только в рублях и копейках. В зависимости от проставленного признака некоторые пункты могут не заполняться.

Изменения в 2019 году

Изменения позволили добавить несколько важных пунктов, которые отсутствовали в старом образце:

  • Благодаря номеру корректировки удастся узнать, сколько раз переделывалась справка. В первом случае достаточно проставить два нуля, а затем добавлять по единице (01, 02 и т.д.).
  • Прибавилось количество кодов. Они коснулись как резидентов, так иностранцев, работающих и живущих в стране. Для каждой категории добавили свой статус, всего их шесть.
  • Без труда можно определить последнее местонахождение налогоплательщика (ОКТМО) и самой инспекции в каждом городе и регионе.
  • Добавилась строчка четырех типов выплат (появились инвестиционные) с указанием точных сумм.
  • Будут упомянуты пришедшие уведомления, где указано число, номер и кодовое значение учреждения, которое его выдало.
  • Иностранцы, работающие по патенту, вправе отчитаться за выплаченные авансы. При временном убежище указывают 19, а не 18. Для жителей Крыма и Севастополя предусмотрена кодировка 91 и 92.

Заполняется нужное количество страниц, если одной не хватило. Верхний заголовок должен быть повторен и обязательно присутствует строка налогового агента.

Где могут требовать бланк

Кроме исчерпывающей информации новая форма используется и для других целей:

  • она востребована при приеме на новую работу (если ее автоматически не выдали при увольнении, то нужно сделать заявку и не позднее трех дней получить документ);
  • справка пригодится льготникам, особенно для прохождения лечения или обучения в платном вузе;
  • станет гораздо проще получить нужную сумму в кредит (особенно при оформлении ипотеки);
  • подробная форма поможет оформить пенсию или усыновить ребенка (она может прилагаться к заявлению во время решения судебных споров, связанных с увольнением и алиментами);
  • при оформлении визы также могут затребовать новый образец документа.

Следует тщательно подготовиться к его заполнению, стараясь правильно вписать сведения в поля и разделы.

Возможные ошибки

Бланк не должен содержать следы исправлений и поэтому его придется заполнять снова.

Типичные проблемы таковы:

  • отсутствует подпись уполномоченного, она сделана не синей ручкой или закрыта печатью (чаще всего это вина сотрудника бухгалтерии, занимающего заполнением);
  • число находится не на том месте (нужно с начала проставить день, затем месяц и год, использовать только арабские цифры);
  • печать переместилась с нижнего левого угла в правый или стоит вообще в другом месте (для нее определена специальная отметка);
  • кодированные значения указаны неправильно или перепутаны местами (особенно это касается выплат);
  • не заполнены все графы, использованы сокращения, что категорически запрещено;
  • неправильно указан первый или второй признак, что повлияет на числа рассмотрения.

Новая форма предоставляет реальную картину доходов и заработков за один год, но помесячно. На один месяц сдвинулись сроки, когда ее нужно сдавать.