В данном статье мы рассмотрим тему: форма KM-9 (Акт о проверке наличных денежных средств кассы ) и разберемся, какие существуют рекомендации по заполнению формы и где она используется. А также разберем типичные ошибки и самые распространенные вопросы.
Акт формы КМ-9 отражает результаты по внезапной проверке кассовой денежной наличности предприятия. Документ входит в перечень унифицированных форм, имеет код 0330109.
Комиссия в составе представителей контролирующего органа, должностных лиц организации и кассира осуществляет пересчет денежного остатка, строго следуя последовательному алгоритму действий. Заключение по результатам проверки передается для ознакомления руководителю предприятия.
Наличность операционной кассы организации подлежит обязательной и постоянной инвентаризации. Внезапность проверки является особенностью осуществления контрольных действий с целью сохранения денежной наличности в предприятии .
Шапка документа состоит из стандартных регистрационных данных организации:
На основании занесенных в документ данных происходит дальнейшее оформление акта, рассчитываются контрольные результаты проверки:
Обнаруженные недостатки по условиям хранения денежных документов отмечаются в строке «Замечания».
Занесенная в документ информация подтверждается подписями представителя контролирующей инстанции, членов комиссии и материально-ответственного работника. В завершении проверки кассир принимает на ответственное хранение фактическую денежную наличность, Данную процедуру подтверждает подпись МОЛ. Ознакомьтесь с .
(нажать для увеличения)
Контроль состояния денежных средств осуществляется на предприятиях с различными организационными формами (ООО, ОАО, ПАО, ИП)
Отсутствие ККТ не является препятствием к проведению внезапной проверки. Документально фиксируется фактическое наличие денежных средств. По данным бухгалтерского учета и имеющихся на момент проверки в кассовом помещении приходно-расходных документов рассчитывается остаток учетных денежных средств.
(нажать для увеличения)
Внезапная проверка кассы может быть вызвана:
Сроки предоставления оформленного акта КМ-9 зависят от места предоставления:
Особенностью заполнения формы КМ-9 является факт внезапности, а потому у каждого из значений акта есть своя граница дозволенности исправления.
Показатели | Возможность исправления ошибки |
Учетные данные организации | есть |
Регистрация акта (дата, номер) | есть |
Показания ККМ на начало смены | есть |
Показания ККТ на начало проверки | нет |
Фактическая денежная наличность на начало проверки | нет |
Количество денежной наличности по учетным данным | есть |
Расчет итоговых значений по данным акта |
Исправления в недопустимых случаях могут означать подтасовку значений, поэтому негативно отражаются на деловой репутации проверяемого предприятия.
(нажать для увеличения)
Представитель контролирующей организации и члены комиссии, личной подписью подтверждающие правильность вносимых в документ значений, несут административную ответственность в случае недостоверности показателей.
Современные профессиональные компьютерные программы значительно упрощают заполнение типовых форм бланков:
Проверка фактического состояния денежной наличности является важным моментом определения уровня организации учета на предприятии, поэтому во всех компьютерных программах первоначально заложена возможность формирования акта формы КМ-9.
Вопрос № 1. Кем определяется срок проведения инвентаризации денежной наличности в кассе предприятия? Кто входит в круг лиц, которых заранее оповещают?
Ответ: Срок проведения проверки операционной кассы предприятия не планируется заранее. Материально-ответственные лица не предупреждают, практикуется факт внезапности.
Вопрос № 2. Сколько экземпляров акта КМ-9 нужно оформлять?
Ответ: В зависимости от количества заинтересованных лиц заполняется два или три экземпляра бланка.
Вопрос № 3 . На основании каких исходных данных происходит заполнение формы акта?
Показатели | Источники |
1. Значение ККТ на начало рабочей смены | Журнал кассира-операциониста |
2. Показание ККМ на начало проверки | Распечатка Z-отчета перед началом внезапной проверки |
3. Выручка по показаниям счетчика | Расчетным способом (п.2 – п.1) |
4. Фактическое наличие денежных средств по учетным данным | Сумма значений фактического денежного остатка и расходно-приходных кассовых документов. |
5. Недостача | По расчету (п.3 – п.4) |
6. Излишки | Рассчитывается (п.4 – п.3) |
Вопрос № 4 . Кто присутствует при проведении инвентаризации оперативной кассы?
Ответ: Внезапная проверка производится в присутствии представителя налогового органа и одного из руководителей организации.
Ревизия кассы
Ревизия кассы – это элемент внутреннего контроля в организациях и предприятиях индивидуальных предпринимателей.
Согласно п. 1.11 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 № 373-П, юридическое лицо, индивидуальный предприниматель самостоятельно определяют порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег.
При этом пунктом 2 ст.12 закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ о бухгалтерском учете для юридических лиц установлены случаи, когда проведение инвентаризации кассы является обязательным, а именно:
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
При смене кассиров;
При выявлении фактов хищения или злоупотребления.
В организациях и на предприятиях индивидуальных предпринимателей, как правило, ревизия кассы производится ежемесячно – утром в первый рабочий день каждого месяца или в конце последнего рабочего дня каждого месяца. Это гарантирует сохранность денежных средств, а также дисциплинирует материально ответственных лиц. Кроме этого, периодически необходимо проводить внезапные ревизии кассы. Приказ о проведении такой ревизии составляется непосредственно перед ее началом. Инициатором такого приказа являются руководитель, либо главный бухгалтер, либо внутренний аудитор. Другие лица до начала ревизии не должны знать об ее проведении.
Индивидуальный предприниматель, который сам ведет кассу, также должен проводить ревизию и оформлять ее результаты документами унифицированных форм. Ему необходимо определить в своем решении периодичность проведения таких ревизий. Например, ежеквартально, один раз в полугодие или только по окончании года. В данном случае этого будет достаточно, так как предприниматель в силу исполнения обязанностей кассира ежедневно пересчитывает наличные денежные средства и сверяет их наличие с остатком по кассовой книге.
Ревизия кассы производится с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Фактическое наличие денежных средств в кассе сравнивается с книжным остатком, то есть остатком по кассовой книге. Фактическое наличие денежных документов, ценных бумаг, которые хранятся в кассе организации, сравнивается с данными бухгалтерского учета и книгой учета ценных бумаг, книгой учета денежных документов.
Для производства ревизии кассы приказом руководителя (индивидуального предпринимателя) назначается комиссия, которая составляет акт. Приказ на проведение ревизии составляется по унифицированной форме № ИНВ-22. Акт инвентаризации наличных денежных средств составляют по унифицированной форме № ИНВ-15. Унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.
При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.
В бухгалтерском учете организации делают такие проводки:
Дебет 50.1 Кредит 91.1 – оприходованы излишки, выявленные ревизией кассы;
Дебет 94 Кредит 50.1 – выявлена недостача денежных средств в кассе;
Дебет 73.2 Кредит 94 – выявленная в кассе недостача отнесена на виновное лицо (кассира).
Унифицированная форма № КМ-9 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Утверждена постановлением Госкомстата |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
России от 25.12.98 № 132 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Форма по ОКУД | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
(организация, адрес, номер телефона) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
(структурное подразделение) |
Вид деятельности по ОКДП | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Контрольно- |
производителя | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
кассовая машина |
(модель (класс, тип, марка)) |
регистрационный | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Прикладная программа | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
(наименование) |
Вид операции | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Номер документа |
Дата составления |
Время проверки, ч. мин. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
О ПРОВЕРКЕ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ КАССЫ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
РАСПИСКА | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
На время проверки наличных денежных средств личных денег в кассе не имеется. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
(должность) |
(фамилия, имя, отчество) |
(подпись) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
В результате проверки установлено: | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Сумма, руб. коп. |
Порядковый номер контроль- ного счетчика (отчета фискаль- ной памяти) на конец рабочего дня (смены) |
Номер отдела (секции) |
Показания счетчика |
Выручка со- гласно показа- нию счетчика, руб. коп. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
на начало рабочего дня (смены) |
на время проверки |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Фактическое наличие денег | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
в том числе по расчетным чекам, чековым книжкам, кредитным картам | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
По учетным данным | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Недостача | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Замечания | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Представитель контролирующей организации | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
(место работы, должность) |
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Представитель проверяемой организации (индивидуальный предприниматель) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
(место работы, должность) |
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Кассир-операционист (продавец, официант, приемщик заказов) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Заведующий отделом (секцией) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
(должность) |
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
(должность) |
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Деньги в сумме | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
(цифрами) |
(прописью) |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
принял на ответственное хранение | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
(должность) |
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Каждое отечественное предприятие может столкнуться с необходимостью ведения операций с наличными денежными средствами. В данном случае помимо самого порядка оформления действий с ценностями законодательством Российской Федерации разработан и введен в обиход алгоритм ревизии кассы.
В 2016 году ревизия кассы может проводиться согласно предписаниям Минфина РФ, поименованным выше.
Как следует из буквального толкования п. 3.39 Указаний Министерства финансов Российской Федерации, ревизия и инвентаризация ценностей являются тождественными понятиями. Отсюда следует, что для надлежащего оформления результатов ревизии кассы можно использовать формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 .
Вышеназванным нормативным документом утверждена форма № ИНВ-15 . Важно отметить, что поименованный акт не является обязательным к применению. Предприятие вправе разработать свой собственный бланк. Однако использование для оформления результатов ревизии средств в кассе именно утвержденного формуляра позволит избежать рисков, связанных с ненадлежащим оформлением итогов сверки.
Заполнять названный документ можно с применением компьютерной техники или от руки. Независимо от способа оформления бланка допускается использование чернил следующих цветов:
Для того, чтобы правильно составить акт ревизии кассы, ответственному сотруднику надо помнить следующие правила:
В заключение следует отметить, что порядок ревизии кассы существенно не отличается от алгоритма сверки других подразделений, активов или обязательств. Как и при иных видах проверок, при анализе наличности не допускается включение в состав комиссии сотрудника, ответственного за сохранность ценностей.
Игнорирование указанного запрета может явиться основанием для признания итогов ревизии денежных средств в кассе недействительными.
Работа с наличностью (прием и выдача) в любой организации всех форм собственности предполагает наличие кассы. Одним из основных контрольных мероприятий, позволяющим оценить правомерность производимых операций с денежными средствами и денежными документами, является ревизия кассы. Результат ревизии кассы, оформленный надлежащим образом, обычно позволяет оценить наличие недостачи или излишков и, соответственно, сделать выводы о честности и профессиональности сотрудников. Иногда эти выводы могут перерасти в уголовное преследование.
Ревизия кассы представляет собой совокупность мероприятий, проводимых контрольными органами (внешний контроль) или руководством организации (внутренний контроль), нацеленных на проверку соблюдения кассовой дисциплины. Порядок ведения кассовых операций устанавливается Банком России. Очередные изменения в него вносились с 01 июля 2017 года и были обусловлены переходом на применение онлайн-касс.
На предмет соблюдения кассовой дисциплины обычно проверяют кассира, непосредственно работающего с контрольно-кассовой техникой, с которым подписывается договор о полной материальной ответственности.
Проверяются:
Чаще всего именно отсутствие возможности выделить под кассу оборудованное специальным образом помещение (с железной дверью и т.п.) ведет к переходу на безналичные расчеты и использованию банковских карт для выплаты заработной платы и выдачи подотчетных сумм сотрудникам.
Внешний контроль за состоянием кассовой дисциплины обычно осуществляют работники налоговой службы или Росфиннадзора, внутренний – руководство предприятия, уполномочив на это кого-то из сотрудников или обратившись к аудиторам.
В обязательном порядке ревизию кассы проводят после завершения финансового года (во время подготовки годового отчета), в случае замены кассира (например, если он уходит в отпуск или увольняется), или в случае подозрений о наличии фактов злоупотреблений с денежными средствами. Основанием для проведения в таких случаях является письменный приказ руководителя, в котором указывается срок, за который должны быть проведены все контрольные мероприятия и период, который должен быть обревизован.
В случае, если инициатором ревизии являются контрольные органы, то должен быть соблюден следующий порядок:
При любой ревизии кассы, независимо от того, внешние или внутренние контролеры ее осуществляют, выделяется несколько этапов:
По результатам отчета оформляется акт ревизии денежной наличности по форме ИНВ-15, в котором уже могут появиться сведения о выявленных недостаче или излишке. Одинаково нехорошо воспринимается и то, и другое. Излишек денежных средств вызывает предположения о том, что не все принимаемые средства отражаются надлежащим образом. Так что хранить в сейфе предприятия свою заначку категорически нежелательно.
Если выявлены нарушения, то по каждому нарушению берется объяснительная, а в случае обнаружения неотраженных документов, они отражаются уже с соответствующими записями ревизором. В обязательном порядке сверяются с кассовой книгой банковские выписки чековая книжка на предмет проверки полноты оприходования в кассу наличных средств, полученных с банковского счета. По результатам документальной ревизии кассы выводится остаток кассовой наличности, который числится по данным бухгалтерского учета, и сравнивается с данными актами ревизии кассовой наличности.
Если данные отличаются, то снова делается обоснованный вывод о недостаче или излишке. В процессе проверки также анализируется соблюдение установленного лимита кассовой наличности, который может превышаться только в дни выдачи заработной платы. Лимит кассы определяется расчетным путем самим предприятием. Однако, стоит отметить, что для субъектов малого и среднего предпринимательства действующее законодательство позволяет не устанавливать данный лимит.
После подписания акта руководитель ревизионной группы готовит предложения по устранению выявленных нарушений. Излишки обычно приходуются, а недостача вносится кассиром. Кадровые выводы делает руководитель.
Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!
Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов.
Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов
Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру
Акт по форме № КМ-9 служит для отражения результатов проверки фактического наличия денежных средств в кассе торговой организации. Как правило, такая инвентаризация носит внезапный характер и может быть инициирована руководителем организации или сотрудниками налоговых органов.
Унифицированная форма № КМ-9 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.
(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Бизнес.Ру)
Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию
До начала проверки кассир даёт расписку о том, что его личных денег в кассе нет.
Акт может быть составлен в двух или трёх экземплярах. В случаях, когда проверка наличных денежных средств проводится по указанию руководства организации, акт составляют в двух экземплярах. Один из них направляется в бухгалтерию организации, второй остаётся у материально ответственного лица, которое приняло денежные средства на ответственное хранение.
В случаях, когда проверка денег в кассе проводится с участием налогового инспектора, акт оформляется в трёх экземплярах. Один из экземпляров направляется в контролирующую организацию, второй - в бухгалтерию организации, третий остаётся у материально ответственного лица, которое приняло денежные средства на ответственное хранение.
Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.
Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:
С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.
Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру