ЗАО «Консалтинговая группа «Зеркало»
И.П. Комиссарова, консультант ЗАО «Консалтинговая группа «Зеркало»
Каждая организация в процессе своей деятельности помимо безналичных денежных средств получает и расходует наличные деньги. В статье рассмотрены наиболее актуальные вопросы документального оформления, возникающие при осуществлении этих операций.
Все операции с наличными деньгами организации обязаны вести по правилам, которые изложены в Порядке ведения кассовых операций (далее -- Порядок). Он утвержден решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40. Помимо этого организации должны соблюдать нормы Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее -- Закон № 54-ФЗ).
Одновременное применение указанных нормативных актов в основном и создает проблемы, связанные с документальным оформлением, которые появляются у бухгалтеров при работе с денежной наличностью. Причем они возникают, когда организация выступает как в роли продавца, так и покупателя. Рассмотрим эти проблемы.
Приход денег в кассу
Как известно, приход наличных денег одной организации от другой оформляется следующим образом. На сумму полученных наличных денег организации пробивают кассовый чек и, кроме того, обязательно выписывают .
Такой порядок применяется по требованию налоговых органов. Они исходят из того, что организации, получая наличные деньги, обязаны пробивать кассовый чек на основании Закона № 54-ФЗ. Напомним, что в этом законе говорится, что наличные денежные расчеты за реализованные товары (выполненные работы, оказанные услуги) должны осуществляться с применением контрольно-кассовой техники (ККТ). При этом покупателям независимо от того, гражданин это или организация, надо выдавать кассовые чеки.
Приходный кассовый ордер продавцы должны выписывать, руководствуясь пунктом 13 Порядка, который после принятия Закона № 54-ФЗ по-прежнему продолжает действовать. В этом пункте предусмотрено, что прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам. Ордера должны быть подписаны главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным распоряжением руководителя предприятия.
Таким образом, при расчетах между организациями на сумму полученных наличных денег обязательно пробивается кассовый чек и выписывается приходный кассовый ордер. Но, соблюдая эти правила, организации, по сути, должны отражать поступившие наличные деньги в кассовой книге два раза.
Первый раз они записывают полученную сумму в кассовой книге на основании приходного кассового ордера, а второй -- после снятия Z-отчета с ККТ.
Чтобы избежать двойного отражения поступивших сумм, вести учет в кассовой книге надо следующим образом. После снятия Z-отчета с ККТ выручку в кассовой книге нужно отражать за минусом сумм, на которые уже выписан приходный кассовый ордер и которые в ней уже записаны. Именно такой выход предлагают в своих письмах налоговые органы.
Нарушать этот порядок, то есть оформлять приход денег одним из названных выше документов, по ряду причин нельзя. Так, если бухгалтер заполнит приходный кассовый ордер, но не выдаст кассовый чек, то в этом случае он нарушит законодательство о применении ККТ. Статьей 14.5 КоАП РФ за такое деяние предусмотрен административный штраф. Его размер составляет от 3000 до 4000 руб. для должностных лиц и от 30 000 до 40 000 руб. для организаций.
А если бухгалтер, напротив, выдаст кассовый чек, но не заполнит приходный кассовый ордер? Тогда банк, обслуживающий эту организацию, может расценить отсутствие этого документа как неоприходование в кассу денежной наличности. Дело в том, что действующий порядок требует проверять соблюдение правил работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций. При проверке банки руководствуются пунктом 13 Порядка. В нем установлено, что принимать деньги в кассу организации должны по приходному кассовому ордеру.
Штрафовать организацию за это нарушение будет не банк. На основании полученных из банка сведений штраф за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций взимают налоговые органы. Согласно статье 15.1 КоАП РФ они имеют право оштрафовать организацию на сумму от 40 000 руб. до 50 000 руб., а ее должностных лиц на сумму от 4000 руб. до 5000 руб. Организациям же в этом случае придется доказывать, что на самом деле нарушения нет. Поэтому, чтобы не допускать нареканий со стороны контролирующих органов, принимая наличные деньги от организации, надо выдать ей и приходный кассовый ордер, и чек.
Расход денег из кассы
Другая проблема, как сказано выше, появляется у организаций, когда наличными деньгами они расплачиваются за купленные товары (выполненные работы, оказанные услуги). Такая оплата, как правило, производится через подотчетных лиц организации.
Выдача наличных денег подотчетным лицам осуществляется по правилам, которые изложены в пунктах 11 и 14 Порядка. Так, организация не имеет права выдавать подотчетные суммы работнику, если он не отчитался перед ней по ранее выданному авансу. Наличные деньги из кассы выдаются по расходному кассовому ордеру или другому надлежаще оформленному документу, например по заявлению на выдачу денег. На заявлении обязательно должен быть штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписывают руководитель и организации либо уполномоченные на это лица. Если на прилагаемых к расходным ордерам документах (например, заявлении) имеется разрешительная надпись руководителя организации, то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна.
Приобретение товаров (выполнение работ, оказание услуг) должно быть подтверждено соответствующими документами. Вид этих документов зависит от двух факторов.
Во-первых, от имени кого работник, получивший деньги под отчет, выступает во время оплаты товаров (работ, услуг)? А именно: действует он от своего имени, то есть как физическое лицо, или от имени организации как ее представитель. Частным лицом он является, если у него нет доверенности от организации. При наличии довереннности он уже выступает как представитель организации.
Во-вторых, как он оплачивает товар (работы, услуги): через кассира- операциониста (например, в организации розничной торговли), через приемщика заказов (например, в организации бытового обслуживания населения) или непосредственно в кассу организации?
Рассмотрим эти варианты оплаты.
Работник как частное лицо
Если работник выступает как частное лицо и при этом оплачивает товары (работы, услуги) через кассира-операциониста (приемщика заказов), то организация вправе выдать покупателю только кассовый чек или иной документ, подтверждающий оплату. Например, бланк строгой отчетности. Приходные кассовые ордера и счета-фактуры при такой оплате организации выписывать не обязаны. Поэтому квитанцию к приходному кассовому ордеру и счет-фактуру работнику не выдадут.
Объясняется это следующим. Согласно пункту 13 Порядка приходные кассовые ордера оформляются при поступлении денег в кассу предприятия. В пункте 29 этого документа сказано, что кассой является изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Такое помещение должно иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки. Оно должно закрываться на две двери: внешнюю и внутреннюю. В кассе должно быть специальное окошко для выдачи и получения денег. Помимо этого помещение кассы должно быть оборудовано охранной и охранно-пожарной сигнализацией.
Понятно, что место, где принимают деньги кассир-операционист и приемщик заказов, под это определение не подходит. А значит, оно не является кассой организации и приходный кассовый ордер в этом случае не оформляется. Кроме того, кассир-операционист и приемщик заказов в своей работе руководствуются не Порядком, а Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением. Данный документ утвержден письмом Минфина России от 30.08.93 № 104. Согласно этим правилам оприходование денег и отражение их в кассовой книге в обязанности кассира-операциониста и приемщика заказов не входит. Эту работу, как правило, выполняет старший (главный) кассир, состоящий в штате организации.
Что касается счетов-фактур, то они в рассматриваемом случае не выписываются на основании пункта 7 статьи 168 НК РФ. В нем говорится, что требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. Речь идет об организациях, которые реализуют товары за наличный расчет, выполняют работы и оказывают платные услуги непосредственно населению.
Несколько иначе оформляются расчеты, если работник, не имея доверенности, вносит деньги за товары (работы, услуги) прямо в кассу организации-продавца . Счет-фактура в этом случае также не выписывается. Однако помимо кассового чека организация-продавец должна выдать работнику квитанцию к приходному кассовому ордеру. Таким образом, документами, подтверждающими оплату наличными деньгами товаров (работ, услуг), в рассматриваемой ситуации являются кассовый чек и квитанция к приходному кассовому ордеру, которые выдала организация-продавец.
Поскольку работник, не имеющий доверенности организации, при расчетах выступает как частное лицо, в отношении него действуют нормы Налогового кодекса, касающиеся физических лиц, а именно пункта 6 статьи 168. Этим пунктом установлено следующее. При реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма НДС включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма НДС не выделяется.
Это означает, что, даже если НДС будет выделен отдельной строкой в кассовом и товарном чеках, при отсутствии счета-фактуры у организации-покупателя нет права на вычет НДС. Ведь согласно статье 172 НК РФ счет-фактура является одним из документов, который необходим для предъявления уплаченного НДС к вычету.
Работник как представитель организации
Работник, выступающий от имени организации, должен иметь доверенность. Выдача доверенности регулируется статьей 185 Гражданского кодекса. В этой статье сказано, что доверенность представляет собой письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность от имени организации должна выдаваться за подписью ее руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами. Она заверяется печатью организации. Доверенность, выдаваемая государственным и муниципальным предприятием, должна быть подписана главным (старшим) бухгалтером этой организации.
Доверенность оформляется бухгалтерией организации в одном экземпляре и выдается получателю под расписку. Сегодня используются формы доверенности № М-2 и М-2а, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а. Форму № М-2а применяют организации, в которых получение товарно-материальных ценностей по доверенности носит постоянный характер.
Выдача доверенностей регистрируется в специальном журнале. В доверенности должны быть заполнены все предусмотренные реквизиты. Она должна иметь образец подписи лица, на которое она выписана. Как правило, доверенность выдается на 15 дней. Однако в ряде случаев она может быть выдана на месяц. Такая доверенность используется для получения материальных ценностей, оплаченных в порядке плановых платежей.
Подотчетному лицу, приобретающему товары за наличный расчет по доверенности, организация-продавец выписывает товарную накладную по форме № ТОРГ-12. Эта форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132.
Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.
Давайте посмотрим, какие документы должны быть выданы подотчетному лицу, оплачивающему товары (работы, услуги) от имени организации-покупателя по доверенности.
В подтверждение получения денег от подотчетного лица организация-поставщик товаров (или организация -- исполнитель работ, услуг) обязана выписать приходный кассовый ордер. Квитанция к приходному кассовому ордеру, заверенная подписями главного бухгалтера организации-продавца (организации-исполнителя) или лица, на это уполномоченного, и кассира, с печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата выдается подотчетному лицу -- представителю организации.
Кроме того, ему должен быть выдан кассовый чек. Согласно пункту 3 статьи 168 НК РФ поставщик товара (исполнитель работ, услуг) обязан выписать подотчетному лицу, действующему по доверенности, счет-фактуру.
Обратите внимание : наличие у организации всех перечисленных документов дает ей право сумму НДС, уплаченную в стоимости товаров (работ, услуг), предъявить к вычету из бюджета.
Если среди названных документов по каким-либо причинам не окажется кассового чека, применить вычет по НДС организация не сможет. Такую позиция высказал Минфин России в письме от 17.06.2004 № 03-03-11/100. Как считает главное финансовое ведомство, кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товаров. Если чека нет, то не соблюдаются условия, указанные в пункте 2 статьи 171 НК РФ, которые необходимы для получения налогового вычета.
Подотчетное лицо, купившее товар для организации или оплатившее выполненные работы и услуги, обязано отчитаться перед бухгалтерией организации об израсходованных суммах. Причем сделать это нужно не позднее трех дней после истечения срока, на который были выданы наличные деньги. Отчет составляется по форме № АО-1 «Авансовый отчет», которая утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. В отчете отражается остаток или перерасход выданных денежных средств. Утвержденный руководителем организации авансовый отчет бухгалтерия принимает к учету. Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо должно сдать по приходному кассовому ордеру в кассу организации. Перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.
К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расход наличных денег подотчетным лицом.
Предельный размер расчетов наличными
В заключение обратим внимание еще на один важный момент, касающийся наличных денежных расчетов.
Как известно, в расчетах наличными деньгами между собой организации должны соблюдать предельный размер, который составляет 60 000 руб. по одной сделке. Так определено пунктом 1 Указания ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке». В совместном письме ЦБ РФ от 02.07.2002 № 85-Т и МНС России от 01.07.2002 № 24-2-02/252 содержится разъяснение о том, что предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам по одному договору. Это значит, что независимо от того, сколько денежных документов оформлено по договору (один или несколько), сумма, внесенная наличными деньгами по нему, не должна превышать 60 000 руб.
За несоблюдение этого порядка со стороны, совершившей такой платеж, может быть взыскан штраф согласно статье 15.1 КоАП РФ. Об этом сказано в пункте 5 Разъяснений по отдельным вопросам Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и условий работы с денежной наличностью. Они приведены в письме ЦБ РФ от 16.03.95 № 14-4/95.
Источник материала: «РОССИЙСКИЙ НАЛОГОВЫЙ КУРЬЕР» №17
При получении денег за отгруженные товары поставщик должен пробить кассовый чек (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ). Идеальный вариант — если сотрудник привез с собой мобильную ККТ. Тогда время на чеке и момент будут совпадать и у инспекторов не возникнет претензий (письмо от 10.07.13 № АС-4-2/12406@).
На практике мобильные кассы есть не у всех компаний. Поэтому можно пробить чек заранее или сразу же, как только вернется в офис с деньгами. Главное, чтобы чек был выбит в тот же день, когда покупатель принял деньги. Иначе инспекторы на проверке могут оштрафовать поставщика на 40 тыс. рублей (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).
После того как сотрудник привезет деньги, он внесет их в кассу компании. Надо оформить приходный кассовый ордер. В нем записать, от какой организации получены деньги и кто их внес.
При выдаче денег из кассы надо потребовать у представителя поставщика доверенность на получение денег по конкретному договору или накладной (п. 6.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У). А оригинал документа приложить к расходнику. Доверенность подтвердит, что компания выдала деньги «физику», у которого есть полномочия на их получение. Документ не нужен, только если деньги из кассы забирает лично компании-поставщика.
В расходнике нужно записать, что деньги из кассы компания выдает поставщику, но через представителя. И обязательно внести его Ф. И. О. и паспортные данные. Также надо записать реквизиты договора и доверенности. А представитель должен записать сумму, которую получил, и поставить подпись (см. образец). Кассовый чек, который выдаст поставщик, не обязательно прикладывать к расходнику. Его можно хранить вместе с накладной на отгрузку.
При оформлении расходника стоит также учесть, что на оплату товаров покупатель может расходовать наличную выручку. А вот при расчетах за аренду недвижимости необходимо получить деньги в (п. 4 Указания № 3073-У). Кроме того, выдать наличные по одному договору можно в сумме, не превышающей 100 тыс. рублей (п. 6 Указания № 3073-У).
Как заполнить расходный кассовый ордер - приведем образец РКО.
Мы работаем на упрощёнке доходы-расходы. К нам приезжает поставщик с товаром, за товар мы расплачиваемся наличными денежными средствами, он нам дает доверенность в получении денежных средств. В книге доходов и расходов я его списываю по расходнику, к которому прилагаю доверенность. Правильно ли это.
Описанный вами способ можно использовать, если расчеты наличными не превышают 100 000 руб. по одному договору (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).
Сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого (п. 1 ст. 182 ГК РФ). Доверенность есть письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ).
В данном случае расчеты производятся с физическим лицом, представляющим организацию-продавца по доверенности, поэтому выдавать из кассы организации представителю продавца можно не более 100 тыс. руб. по одному договору. Деньги выдаются по расходному кассовому ордеру получателю по предъявлении доверенности и документа, подтверждающего его личность (п. 6, абз. 2 пп. 6.1 п. 6 Указания Банка России N 3210-У).
Организация вправе расходовать выручку (наличные деньги, поступившие в ее кассу за проданные товары) только на цели, перечисленные в п. 2 Указания Банка России N 3073-У, которым, в частности, предусмотрена возможность расходования средств на оплату товаров.
Заметим, что выдача денег представителю продавца по доверенности равнозначна внесению денег непосредственно в кассу продавца. При этом право поставщика требовать от организации оплаты прекращается именно в момент передачи денег представителю продавца, уполномоченному на получение денег доверенностью, а не в момент внесения денег в кассу продавца его представителем. Аналогичный по сути вывод сделан в Постановлении ФАС Московского округа от 12.11.2012 по делу N А40-24114/12-114-219.
В то же время представитель продавца должен выдать кассовый чек, так как оплата происходит наличными денежными средствами. Однако если чек контрольно-кассовой техники представителем организации не будет выдан, то это грозит административным штрафом только самой организации-продавцу (поставщику). Сумма штрафа: от 3000 руб. до 4000 руб. - для руководителя организации, и от 30 000 руб. до 40 000 руб. - для самрой организацию (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт", ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).
Из всего вышесказанного следует, что выдавая деньги подобным образом, вы не нарушаете порядок ведения кассовых операций. А вот ваш поставщик нарушает.
В то же время мы не можем гарантированно утверждать, что отсутствие чека ККТ, либо других документов от поставщика, например - накладной по форме ТОРГ-12, товарной накладной и т.п. дает вам возможность оприходовать товары в целях бухучета и списать их расходы при УСН. Ведь описанный вами способ передачи денег затрагивает только операции по кассе. А для того, чтобы списать стоимость ценностей, должны быть документы, подтверждающие их покупку и переход к вам права собственности на них. У вас же есть документы, только подтверждающие их оплату.
Поэтому на наш взгляд, получая от вас деньги, пусть и по доверенности, представитель поставщика должен вам выдать документы на товары, а также чек ККТ - этого сейчас существует автономные переносные кассы. Либо иногда бывает, что представитель сразу приезжает с чеком.
Либо, например, если продавец - плательщик ЕНВД, по вашему требованию он должен выдавать товарный чек с обязательными реквизитами. Если продавец выдает произвольный документ - у вас могут не принять расходы в целях налогообложения по УСН. И подобные судебные разбирательства случаются, например - постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 09.09 2014 по делу № А72-10750/2012
Ошибки в документах, выданных продавцом на ЕНВД, привели к тому, что покупателю доначислили налог по УСН
Таким образом, тот факт, что вы выдали кому-то деньги из кассы по расходному кассовому ордеру, еще не означает, что на эти деньги вы купили что-то для нужд организации, и имеете основания списать эту покупку на расходы по УСН. Ведь при отсутствии документов о переходе права собственности производственная необходимость покупки не подтверждена.
"Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение", 2011, N 7
Отношения с поставщиками и подрядчиками - неотъемлемая часть деятельности любого предприятия. Предприятия общественного питания не являются исключением. Рассмотрим, какие виды безналичных расчетов применяются на практике, а также какие требования установлены законодательством для наличной и безналичной форм расчета с поставщиками.
Для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками Планом счетов <1> предназначен счет 60, на котором отражаются сведения о:
Все операции, связанные с расчетами, отражаются на счете независимо от времени оплаты. Принимаемые к бухгалтерскому учету ТМЦ, работы и услуги отражаются по дебету счетов учета этих ценностей (либо счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей") или счетов соответствующих затрат в корреспонденции с кредитом счета 60. В синтетическом учете счет 60 кредитуется согласно расчетным документам поставщика независимо от оценки ТМЦ в аналитическом учете.
Если счет поставщика акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке на склад обнаружена недостача ТМЦ или если после акцепта были обнаружены несоответствие цен, обусловленных договором, а также арифметические ошибки, счет 60 кредитуется на соответствующую сумму со счетом 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по претензиям"). Неотфактурованные поставки отражаются по кредиту счета 60 в сумме поступивших ценностей, определенной исходя из цены и условий, предусмотренных в договорах.
При оплате исполнения обязательств перед поставщиками (подрядчиками), включая авансы и предварительную оплату, счет 60 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. При этом суммы выданных авансов и предоплаты учитываются обособленно. Задолженность перед поставщиками, обеспеченная векселем, выданным организацией, со счета 60 не списывается, а учитывается в аналитическом учете обособленно.
Аналитический учет по счету ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей - по каждому поставщику и подрядчику. При этом должны быть доступны данные о:
В силу п. 2 ст. 861 ГК РФ расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. При этом данным положением определено также, что расчеты между этими лицами могут осуществляться и наличными деньгами, если иное не установлено законом. При использовании данного вида расчетов предприятия должны учитывать ряд требований законодательства, в противном случае они рискуют быть оштрафованными. Рассмотрим эти требования.
Лимит расчетов. В соответствии с п. 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У расчеты наличными деньгами между юридическими лицами, между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, а также между предпринимателями в связи с их предпринимательской деятельностью в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тыс. руб. Согласно Официальному разъяснению ЦБ РФ от 28.09.2009 N 34-ОР запрет на расчеты наличными деньгами в размере, превышающем 100 тыс. руб., распространяется на обязательства, предусмотренные договором и (или) вытекающие из него и исполняемые как в период действия договора, так и после окончания срока его действия.
Нарушение данного требования грозит штрафом: должностным лицам в размере от 4000 до 5000 руб., юридическим лицам - от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Предприятия обходят данное ограничение, заключая с поставщиком не один договор, а несколько. В некоторых случаях для судей то обстоятельство, что расчеты производятся обществом по разным договорам, а не в рамках одной сделки, является достаточным для освобождения его от ответственности (см., например, Постановления ФАС ПО от 10.09.2010 N А65-29900/2009, ФАС ВСО от 08.04.2010 N А33-20038/2009 <2>).
<2> Определением ВАС РФ от 15.07.2010 N ВАС-8618/10 в передаче дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора отказано.
Разрешение на расходование наличных денег. В силу п. п. 2.2, 2.7 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.1998 N 14-П наличные денежные средства, поступающие в кассы предприятий, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления их на счета. Деньги в кассе могут храниться только в пределах лимита, установленного банком, обслуживающим предприятие. Поступающую в кассу денежную выручку по согласованию с банком можно расходовать на цели, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами, действующими на территории РФ, и принятыми в их исполнение нормативными актами Банка России. Решение о расходовании денежной выручки из кассы принимается банком ежегодно на основании письменных заявлений предприятий и представленного расчета (ф. 0408020) с учетом соблюдения ими порядка работы с денежной наличностью, состояния расчетов с бюджетами всех уровней, государственными внебюджетными фондами, поставщиками сырья, материалов и услуг, а также с учреждениями банков по ссудам.
Так, в соответствии с п. п. 7, 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. Также предприятия вправе выдать наличные деньги под отчет, в том числе на хозяйственно-операционные расходы.
В силу п. 2 Указания ЦБ РФ N 1843-У юридические лица и предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные работы и оказанные ими услуги, а также страховые премии на заработную плату, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии, командировочные расходы, на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги с учетом положений п. 1 настоящего Указания. На основании данных положений можно сделать вывод: для того чтобы предприятие имело право расходовать выручку на расчеты с поставщиками, необходимо получить разрешение у банка.
Порядок осуществления наличного платежа. Деньги в кассу поставщика при наличных расчетах, как правило, вносит сотрудник предприятия общепита. Для этого из кассы ему выдаются денежные средства под отчет с оформлением расходного кассового ордера <3>. После осуществления оплаты работник оформляет авансовый отчет <4>, к которому прикладываются документы, подтверждающие факт передачи поставщику денежных средств (чек ККТ, квитанцию к приходно-кассовому ордеру <5>).
<3> Унифицированная форма КО-2 "Расходный кассовый ордер", утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
<4> Унифицированная форма АО-1 "Авансовый отчет", утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.
<5> Унифицированная форма КО-1 "Приходный кассовый ордер", утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
В отношении чека ККТ отметим, что в соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ <6> организации и предприниматели при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг в обязательном порядке применяют ККТ. В момент оплаты они обязаны выдать покупателям (клиентам) отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки (п. 1 ст. 5 Федерального закона N 54-ФЗ). Исходя из этого, расчеты между юридическими лицами и предпринимателями не являются исключением (Письмо УФНС по г. Москве от 27.04.2009 N 17-15-042431).
<6> Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".
Также известно, что согласно п. 3 Порядка ведения кассовых операций в РФ для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Прием наличных денег кассами предприятий ведется по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на то письменным распоряжением руководителя предприятия (п. 13 Порядка ведения кассовых операций в РФ). Соответственно, о приеме денег выдается заверенная печатью (штампом) квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера (или лица, уполномоченного на это) и кассира (Письмо ФНС России от 10.06.2011 N АС-4-2/9303@).
Дата утверждения авансового отчета работника руководителем предприятия является основанием для списания с первого подотчетной суммы и погашения задолженности перед поставщиком.
Пример 1 . ООО "Вкусный мир" заключило договор на поставку продуктов питания с ООО "Продукты" на сумму 50 000 руб., в том числе НДС - 18%. Поставка осуществлена 20.06.2011. Согласно условиям договора оплата производится наличными денежными средствами путем внесения денег в кассу поставщика в срок не позднее 10 календарных дней после получения продуктов. Для осуществления оплаты заместителю директора 27.06.2011 были выданы денежные средства в подотчет. Авансовый отчет работника был утвержден 28.06.2011.
Безналичные расчеты в силу п. 3 ст. 861 ГК РФ производятся через банки, иные кредитные организации, в которых открыты соответствующие счета, если иное не вытекает из закона и не обусловлено используемой формой расчетов. При осуществлении безналичных расчетов допускаются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, расчеты по инкассо, а также расчеты в иных формах, предусмотренных законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота (ст. 862 ГК РФ). Стороны вправе избрать и установить в договоре любую из этих форм расчетов.
Таким образом, форму расчета, а также реквизиты, необходимые для осуществления платежа, следует указать в договоре. В положениях, регламентирующих условия договора поставки, установлено, что если соглашением сторон не определены порядок и форма расчетов, расчеты осуществляются платежными поручениями (п. 1 ст. 516 ГК РФ). Рассмотрим немного подробнее каждый вид безналичных расчетов.
Расчеты платежным поручением. Данный способ безналичных расчетов является самым распространенным на сегодняшний день. При расчетах платежным поручением банк обязуется по поручению плательщика за счет средств, находящихся на его счете, перевести определенную денежную сумму на счет указанного им лица в срок, предусмотренный законом или устанавливаемый в соответствии с ним, если более короткий срок не предусмотрен договором между плательщиком и банком либо не определяется применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота (п. 1 ст. 863 ГК РФ).
В силу п. 3.2 Положения о безналичных расчетах в РФ <7> платежными поручениями денежные средства могут перечисляться за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды, в целях возврата/размещения кредитов (займов)/депозитов и уплаты процентов по ним, в других целях, предусмотренных законодательством или договором. Составляется такое поручение на бланке формы 0401060 (Приложение 1 к Положению о безналичных расчетах в РФ).
<7> Утверждено ЦБ РФ 03.10.2002 N 2-П.
В соответствии со ст. 80 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" общий срок осуществления платежей по безналичным расчетам не должен превышать два операционных дня, если платеж осуществляется в пределах субъекта РФ, и пять операционных дней - если платеж осуществляется в пределах территории РФ. Налоги должны перечисляться в течение одного операционного дня, следующего за днем получения поручения (п. 2 ст. 60 НК РФ).
Об исполнении поручения банк обязан по требованию плательщика информировать незамедлительно (п. 3 ст. 865 ГК РФ). В силу п. 3.9 Положения о безналичных расчетах в РФ такую информацию банк должен предоставить не позже следующего рабочего дня после обращения плательщика в банк, если иное не закреплено договором банковского счета. Порядок информирования плательщика определяется договором банковского счета.
Пример 2 . Изменим условия примера 1. Согласно договору оплата производится путем перечисления денег на расчетный счет поставщика в срок не позднее 10 кал. дн. после поставки продуктов. Денежные средства перечислены 28.06.2011.
В бухгалтерском учете ООО "Вкусный мир" будут сделаны следующие записи:
Расчеты по аккредитиву. При таких расчетах банк, действующий по поручению плательщика об открытии аккредитива (банк-эмитент), обязуется произвести платежи в пользу получателя средств при представлении последним документов, соответствующих всем условиям аккредитива, либо предоставить полномочие другому банку произвести такие платежи (банк-исполнитель) (п. 1 ст. 867 ГК РФ, гл. 4 Положения о безналичных расчетах в РФ). В качестве исполняющего банка могут выступать банк-эмитент, банк получателя средств или иной банк. Аккредитив обособлен и независим от основного договора.
В банке могут быть открыты следующие виды аккредитивов:
При открытии покрытого аккредитива банк-эмитент перечисляет сумму аккредитива (покрытие) за счет денег плательщика (или предоставленного ему кредита) в распоряжение исполняющего банка на весь срок действия аккредитива. В случае открытия непокрытого аккредитива исполняющему банку предоставляется право списывать всю сумму аккредитива с ведущегося у него счета банка-эмитента. Порядок списания денег определяется соглашением между банками, а порядок их возмещения - договором между плательщиком и банком-эмитентом.
Отзывным признается аккредитив, который может быть изменен или отменен банком-эмитентом без предварительного уведомления получателя средств (п. 1 ст. 868 ГК РФ). Безотзывным признается аккредитив, который не может быть отменен без согласия получателя средств (п. 1 ст. 869 ГК РФ). Аккредитив считается отзывным, если в нем не установлено иное.
Кратко документооборот при расчете аккредитивом можно представить следующим образом. Покупатель (плательщик) и продавец заключают договор, в котором указывается, что расчеты по нему будут осуществляться с использованием аккредитива. Далее плательщик обращается в банк-эмитент с соответствующим заявлением на открытие аккредитива, в котором, среди прочих сведений, указываются дата его закрытия и сроки представления документов (форму заявления банк разрабатывает самостоятельно). Далее банком составляется аккредитив по форме 0401063. Заметим, что требование об использовании бланка этой формы установлено п. 5.2 Положения о безналичных расчетах в РФ только для аккредитива на бумажном носителе. Как отмечается в Письме ЦБ РФ от 18.08.2010 N 14-27/447, при передаче аккредитива в электронном виде должны соблюдаться требования Положения о безналичных расчетах в РФ к реквизитам аккредитива и обеспечиваться достоверность информации. Порядок передачи аккредитива в электронном виде определяется по соглашению между банком-эмитентом и исполняющим банком.
Следующим этапом является либо перечисление банком-эмитентом суммы аккредитива в исполняющий банк (при покрытом аккредитиве), либо предоставление исполняющему банку права на списание денег (при непокрытом аккредитиве). Далее исполняющий банк извещает продавца (получателя) о поступлении денег. Продавец отгружает покупателю товары (выполняет работы, оказывает услуги) и представляет исполняющему банку документы, подтверждающие выполнение договора, а также четыре экземпляра реестра счетов формы 0401065 (Приложение 21 к Положению о безналичных расчетах в РФ). Банк проверяет эти документы и, если с ними все в порядке, зачисляет сумму аккредитива на расчетный счет получателя денег.
Как видим, отличие расчетов по аккредитиву от расчетов платежным поручением в том, что денежные средства не сразу поступают на расчетный счет поставщика, а на какое-то время "зависают" в исполняющем банке на весь срок действия аккредитива. Поставщик получит эти деньги только после того, как представит в установленные сроки документы, подтверждающие выполнение всех условий аккредитива.
Бухгалтерский учет аккредитива зависит от его вида (покрытый или непокрытый). Согласно Плану счетов расчеты по покрытому аккредитиву отражаются на счете 55 "Специальные счета в банках", субсчет 55-1 "Аккредитивы". Аналитический учет по субсчету ведется по каждому выставленному организацией аккредитиву. Зачисление денег в аккредитивы отражается по дебету счета 55-1 и кредиту счетов 51, 52, 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" и др. Списываются денежные средства со счета 55 по мере их использования (согласно выпискам банка), как правило, в дебет счета 60. Неиспользованные средства в аккредитивах возвращаются на тот счет, с которого они были перечислены. Открытие непокрытого аккредитива отражается на забалансовом счете 009 "Обеспечения обязательств и платежей выданные". Поставщик (получатель денег) независимо от вида аккредитива отражает его открытие на забалансовом счете 008 "Обеспечения обязательств и платежей полученные".
Пример 3 . ООО "Вкусный мир" заключило договор на поставку продуктов питания с ООО "Продукты" на сумму 50 000 руб., в том числе НДС - 18%. Согласно условиям договора расчеты производятся покрытым аккредитивом при представлении поставщиком документов, подтверждающих отгрузку продуктов питания. Аккредитив был открыт 20.06.2011. Отгрузка произведена 27.06.2011. Исполняющий банк зачислил сумму аккредитива на расчетный счет поставщика 30.06.2011. Вознаграждение банка-эмитента за услуги по обслуживанию аккредитива составило 1000 руб.
В бухгалтерском учете ООО "Вкусный мир" будут сделаны следующие записи:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| 20.06.2011 | |||
| Отражено открытие покрытого аккредитива | 55-1 | 51 | 50 000 |
| Отражено вознаграждение банка по обслуживанию аккредитива | 76 | 51 | 1 000 |
| 27.06.2011 | |||
| Получены продукты питания от поставщика | 41 | 60 | 42 373 |
| Отражена сумма комиссии в стоимости продуктов питания <*> | 41 | 76 | 1 000 |
| Отражен "входной" НДС по продуктам питания | 19 | 60 | 7 627 |
| "Входной" НДС принят к вычету | 68 | 19 | 7 627 |
| 30.06.2011 | |||
| Отражено использование суммы аккредитива | 60 | 55-1 | 50 000 |
В налоговом учете, по мнению автора, можно применить аналогичный порядок: в зависимости от выбранного в учетной политике способа учесть затраты, связанные с открытием аккредитива, в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ), или в стоимости приобретенных товаров (пп. 3 п. 1 ст. 268, ст. 320 НК РФ). Заметим, если комиссия за открытие аккредитива выражена в процентном отношении, чиновники считают, что такие расходы в целях налогообложения прибыли следует учитывать как проценты по долговым обязательствам (Письма Минфина России от 18.06.2009 N 03-03-06/1/408, от 19.01.2009 N 03-03-06/1/22). Обосновывают они свой вывод тем, что согласно п. 3 ст. 43 НК РФ процентами признается любой заранее заявленный (установленный) доход, в том числе в виде дисконта, полученный по долговому обязательству любого вида (независимо от способа его оформления). При этом процентами считаются, в частности, доходы, полученные по денежным вкладам и долговым обязательствам.
В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ расходы в виде процентов по долговым обязательствам любого вида, в том числе процентов, начисленных по ценным бумагам и иным обязательствам, выпущенным (эмитированным) налогоплательщиком, учитываются при расчете налога на прибыль в составе внереализационных расходов с учетом особенностей, предусмотренных ст. 269 НК РФ. Исходя из этого, Минфин считает, что проценты по долговым обязательствам учитываются в составе внереализационных расходов и, например, в первоначальную стоимость объекта основных средств не включаются.
Попробуем не согласиться с данными выводами. В силу п. 1 ст. 269 НК РФ под долговыми обязательствами понимаются кредиты, товарные и коммерческие кредиты, займы, банковские вклады, банковские счета или иные заимствования независимо от способа их оформления. Однако, как мы помним, в силу ст. 862 ГК РФ аккредитив - одна из форм безналичных расчетов. И вознаграждение, выплачиваемое банку, не является платой за пользование денежными средствами.
Расчеты чеками. Порядок расчетов чеками регулируется § 5 гл. 46 ГК РФ, гл. 7 Положения о безналичных расчетах в РФ.
В силу ст. 877 ГК РФ чеком признается ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Выдача чека не погашает денежного обязательства, во исполнение которого он выдан.
Чекодателем является юридическое лицо, имеющее денежные средства в банке, которыми оно вправе распоряжаться путем выставления чеков, чекодержателем - юридическое лицо, в пользу которого выдан чек, плательщиком - банк, в котором находятся денежные средства чекодателя (п. 7.1 Положения о безналичных расчетах в РФ). Банк-плательщик оплачивает чек за счет денежных средств чекодателя. Для оплаты чек предъявляется в банк, обслуживающий чекодержателя (п. 7.5 Положения о безналичных расчетах в РФ). Плательщик обязан удостовериться всеми доступными ему способами в подлинности чека (п. 7.6 Положения о безналичных расчетах в РФ). Убытки, возникшие вследствие оплаты плательщиком подложного, похищенного или утраченного чека, возлагаются на плательщика или чекодателя в зависимости от того, по чьей вине они были причинены (п. 4 ст. 879 ГК РФ).
Чек должен содержать реквизиты, установленные ст. 878 ГК РФ, и отсутствие какого-либо из указанных реквизитов лишает его силы чека. Он может быть именным и переводным (ордерным) (ст. ст. 880, 146 ГК РФ). Именной чек не подлежит передаче, а ордерный передается посредством передаточной надписи на его обороте. Платеж по чеку может быть гарантирован полностью или частично посредством аваля (ст. 881 ГК РФ). Такая гарантия может даваться любым лицом, за исключением плательщика.
Движение денежных средств, находящихся в чековых книжках, учитывается на счете 55 "Специальные счета в банках", субсчет 55-2 "Чековые книжки" (согласно Плану счетов). Аналитический учет по субсчету ведется по каждой полученной чековой книжке. Депонирование средств при выдаче чековых книжек отражается по дебету счета 55-2 кредиту счетов 51, 52, 66 и других аналогичных счетов.
Со счета 55-2 суммы списываются по мере погашения банком предъявленных ему чеков (согласно выпискам банка) записью: дебет счетов учета расчетов (60, 76) кредит счета 55-2. Соответственно, обязательство перед поставщиком считается исполненным только в момент получения им как чекодержателем платежа по чеку. Суммы на чеках, не предъявленных к оплате, остаются на счете 55-2, а суммы по неиспользованным чекам отражаются по кредиту счета 55-2 в корреспонденции со счетами 51, 52.
Пример 4 . ООО "Вкусный мир" 20.06.2011 оформило в банке чековую книжку, при выдаче которой были депонированы денежные средства в размере 300 000 руб. Вознаграждение банка за оформление чековой книжки составило 50 руб. (списаны банком с расчетного счета).
22.06.2011 общество заключило договор на поставку продуктов питания с ООО "Продукты" на сумму 50 000 руб., в том числе НДС - 18%. 23.06.2011 общество получило продукты питания и передало поставщику чек на сумму 50 000 руб. Согласно выписке банка поставщик предъявил чек к оплате 27.06.2011.
В бухгалтерском учете ООО "Вкусный мир" будут сделаны следующие записи:
<*> Расходы, связанные с оформлением чековой книжки, являются оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями, и учитываются в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99). В налоговом учете данные расходы также учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, признаваемых на дату списания денежных средств банком (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).Расчеты по инкассо. Порядок расчетов по инкассо регулируется § 4 гл. 46 ГК РФ, гл. 8 Положения о безналичных расчетах в РФ. В соответствии со ст. 874 ГК РФ при данном виде расчетов банк (банк-эмитент) обязуется по поручению клиента осуществить за счет клиента действия по получению от плательщика платежа и (или) акцепта платежа. Для выполнения поручения банк-эмитент вправе привлекать иной банк (исполняющий банк).
Расчеты по инкассо осуществляются на основании:
Предъявляются эти документы получателем средств (взыскателем) в его обслуживающий банк вместе с реестром переданных на инкассо расчетных документов формы 0401014 (Приложение 22 к Положению о безналичных расчетах в РФ), составляемом в двух экземплярах (п. 8.3 данного Положения). Банк-эмитент, принявший на инкассо расчетные документы, доставляет их по назначению (п. 8.6 Положения о безналичных расчетах в РФ).
Платежные требования применяются при расчетах за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, а также в иных случаях, предусмотренных основным договором (п. 9.2 Положения о безналичных расчетах в РФ). Без акцепта плательщика расчеты платежными требованиями осуществляются в случаях, установленных законодательством и предусмотренных сторонами по основному договору, при условии предоставления банку, обслуживающему плательщика, права на списание денег со счета плательщика без его распоряжения (п. 9.4 Положения о безналичных расчетах в РФ). В таком случае в документе должна быть ссылка или на закон (номер, дата принятия и соответствующая статья), на основании которого осуществляется взыскание, или на дату, номер основного договора и соответствующий его пункт, предусматривающий право безакцептного списания (п. 11.1 Положения о безналичных расчетах в РФ).
Инкассовые поручения применяются (п. 12.2 данного Положения):
В данном документе также должна быть ссылка на закон, исполнительный документ, договор (п. п. 12.4, 12.5 Положения о безналичных расчетах в РФ). Причем инкассовые документы, выставленные на основании исполнительных документов, должны быть с приложением подлинника исполнительного документа либо его дубликата.
При безакцептном списании денег по основному договору плательщик обязан предоставить в обслуживающий банк сведения о кредиторе (получателе средств), который имеет право выставлять платежные требования и инкассовые поручения, обязательстве, за которое будут производиться платежи, а также об основном договоре (дата, номер и соответствующий пункт, предусматривающий право безакцептного списания) (п. п. 11.2, 12.8 Положения о безналичных расчетах в РФ). В договоре банковского счета (или в дополнительном соглашении к нему) также должно быть условие о безакцептном списании денежных средств.
Итак, мы рассмотрели, какие требования законодательства необходимо учитывать предприятию общепита, если оно будет рассчитываться с поставщиками наличными денежными средствами, а также в каких случаях и в каком порядке осуществляются такие виды безналичных расчетов, как расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, по инкассо.
В первом случае денежные средства поступают на счета поставщиков практически сразу, однако данный вид расчетов не дает сторонам стопроцентной гарантии, что оплаченный товар будет поставлен (или, наоборот, отпущенный товар будет оплачен).
При расчете покрытым аккредитивом денежные средства резервируются в банке на срок действия аккредитива. Чтобы их получить, поставщик должен выполнить условия аккредитива и представить в банк пакет документов. При использовании в расчете чеков чекодатель дает банку распоряжение уплатить предъявителю чека указанную в нем сумму. Обязательство между чекодателем и чекодержателем погашается в момент оплаты чека, а не при его выдаче.
По платежному требованию денежные средства по поручению клиента снимаются банком с его счета с акцептом или без акцепта, а оплата инкассовых поручений производится в бесспорном порядке (без распоряжения плательщика). При инкассовой форме расчетов инициатором платежа является получатель.
В.А.Кузнецова
Эксперт журнала
"Предприятия общественного питания:
бухгалтерский учет и налогообложение"
Может ли предприятие напрямую рассчитаться с поставщиком ч/з сотрудника поставщика (например, пришел директор за оплатой к покупателю) за товарпо РКО, без составления авансового отчета у покупателя?Куда в таком случае "прицепить" чек кас.аппарата, который выдал поставщик? Или так делать нельзя и все-таки необходимо оформить в учете покупателяоплату за товар по ав. отчету?Спасибо.
Если деньги выдаются представителю поставщика непосредственно из кассы предприятия-покупателя, достаточно оформить РКО. Авансовый отчет, т.к. деньги сотрудникам под отчет не выдавались, оформлять не нужно.
При выдаче денег из кассы надо потребовать у представителя поставщика паспорт (или другой документ, удостоверяющий личность) и доверенность на получение денег по конкретному договору или накладной (п. 6.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 №3210-У), которую приложить к расходнику. Если деньги получает руководитель организации-продавца, доверенность не нужна.
Обоснование
Можно упростить кассовый учет, если поставщик сам приехал за деньгами
Многие компании убеждены, что нельзя выдать наличные из кассы напрямую представителю поставщика. Для этого сначала надо оформить подотчет на сотрудника, затем взять у него авансовый отчет с подтверждающими документами. Но это лишняя процедура. Кассовые правила не запрещают выдавать наличные напрямую поставщику. Ведь выдача денег под отчет и оплата товаров - это разные статьи расходов (п. 2 Указания ЦБРФот07.10.13 №3073-У). Но главное без ошибок составить документы.
Оформление у поставщика
При получении денег за отгруженные товары поставщик должен пробить кассовый чек (п. 1 ст. 2 Федерального закона от22.05.03 №54-ФЗ). Идеальный вариант - если сотрудник привез с собой мобильную ККТ. Тогда время на чеке и момент расчетов будут совпадать и у инспекторов не возникнет претензий (письмо ФНС России от10.07.13 №АС-4-2/12406@).
На практике мобильные кассы есть не у всех компаний. Поэтому можно пробить чек заранее или сразу же, как только представитель вернется в офис с деньгами. Главное, чтобы чек был выбит в тот же день, когда покупатель принял деньги. Иначе инспекторы на проверке могут оштрафовать поставщика на 40 тыс. рублей (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).
После того как сотрудник привезет деньги, он внесет их в кассу компании. Надо оформить приходный кассовый ордер. В нем записать, от какой организации получены деньги и кто их внес.
Оформление у покупателя
При выдаче денег из кассы надо потребовать у представителя поставщика доверенность на получение денег по конкретному договору или накладной (п. 6.1 Указания ЦБРФот11.03.14 №3210-У). А оригинал документа приложить к расходнику. Доверенность подтвердит, что компания выдала деньги «физику», у которого есть полномочия на их получение. Документ не нужен, только если деньги из кассы забирает лично руководитель компании-поставщика.
В расходнике нужно записать, что деньги из кассы компания выдает поставщику, но через представителя. И обязательно внести его Ф. И. О. и паспортные данные. Также надо записать реквизиты договора и доверенности. А представитель должен записать сумму, которую получил, и поставить подпись (см. образец). Кассовый чек, который выдаст поставщик, не обязательно прикладывать к расходнику. Его можно хранить вместе с накладной на отгрузку.
