При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа – оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой доку-мента реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантий-ные письма и пр.
Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:
по причинам возникновения –
небрежность, бухгалтер-ская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;
по месту возникновения –
в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;
по значению –
локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).
Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:
зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.
В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.
Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в от-дельности.
Типичные ошибки при работе с первичными документами:
использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных ре-квизитов;
отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;
наличие подчисток и помарок в документах;
нарушение правила исправления ошибок в документах;
исправления в кассовых документах;
записи простым карандашом;
отсутствие прочерков в свободных строках;
отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;
арифметические ошибки при таксировке документов.
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
После приемки инфор-мация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом докумен-те делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного исполь-зования.
Первичные данные о хозяйственной деятельности предприятия являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка полученных сведений, а выходом из нее необходимая информация для лиц, принимающих решение.
В бухгалтерском учете порядок создания, принятия и отражения первичных документов регламентируется «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденным МФ СССР от 29.07.83 № 105.
Документ это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.
Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материальноответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетноплатежной дисциплины.
Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:
При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Именно исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом. Главные бухгалтера предприятий (особенно вновь созданных) должны уделять особое внимание документальному оформлению хозяйственных операций по приемке, складскому учету и движению товара, в особенности, если товар перемещается между структурными подразделениями предприятия. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных операций запутывает бухучет и негативно сказывается на расчетах с бюджетом. Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Итог этих разногласий практически всегда легко предсказать финансовые санкции по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуации, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, рекомендуем обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.
Создание носителей первичной учетной информации (документов) это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.
Все хозяйственные операции должны производиться с оформлением первичных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:
Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:
К организационнораспорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.
К оправдательным (исполнительным) документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Оправдательные документы составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.
Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, такие документы относят к комбинированным (платежная ведомость, расходный кассовый ордер).
Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи; распределение прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др.). Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.
Проверка первичных документов контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:
При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счетафактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачиприемки, гарантийные письма и пр.
Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:
Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:
В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.
Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.
Типичные ошибки при работе с первичными документами:
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного использования.
Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Порядок проведения налоговых проверок изложен в Налоговом кодексе (часть первая) главе 14 «Налоговый контроль». Выемка документов производится в соответствии со статьей 94 НК РФ и с требованиями, изложенными в Инструкции Министерства финансов РСФСР от 26.07.91 № 16/176 «О порядке изъятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан».
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Руководителю предприятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции предъявляется постановление о производстве изъятия документов.
При изъятии документов оформляется протокол и одновременно составляется специальная опись изъятых документов и производится фиксация их содержания, а в необходимых случаях оформляются копии изъятых документов, о чем указывается в Протоколе изъятия. Копия описи изъятых документов вручается должностным лицам предприятия под роспись.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Организация финансового контроля в Российской Федерации. Виды контроля. Ревизия, виды ревизий, отличия плановой ревизии от ревизии, проводимой по инициативе правоохранительных органов. Документальна ревизия и аудит, их отличия.
Понятие судебноэкономических экспертиз. Виды судебноэкономических экспертиз. Судебнобухгалтерская экспертиза. Содержание заключения экспертабухгалтера.
Первичные бухгалтерские документы имеют важное значение не только в вопросах учета, но и касательно налогового законодательства, в частности определения объема обязательств. Потому ответственному за составление первичной документации крайне важно знать все нюансы ведения учета, а кроме того, понимать их классификацию для упрощения работы.
Первичными принято считать те документы, которые регистрируют определенные хозяйственные действия, уже осуществленные. Оставить запись в бухгалтерском учете и внести ее в регистр можно исключительно при наличии документации первичного учета. Она считается неотъемлемой частью системы управления предприятием. Исходя из этого можно смело утверждать, что первичные документы бухгалтерского учета - это документальное подтверждение осуществленных сделок, связанных с хозяйственной деятельностью субъекта и принесших некий экономический эффект.
Классификация
Все моменты, затрагивающие вопрос касательно первички, подчиняются положениям и нормам 402-ФЗ. В нормативе обозначено, что данные справки нужны при взаимодействии с налоговыми структурами в качестве подтверждения правильности расчетов. А это означает, что у налоговиков не возникнет никаких нареканий касательно процесса определения базы налогообложения.
В соответствии с действующими регламентами, первичная документация подлежит обязательному хранению в течение 4-х лет . В этот период налоговики могут в любой момент запросить документы для изучения и проверки. Кроме того, первичная документация часто выступает в качестве доказательной базы в судебных тяжбах.
Стоит отметить, что на законодательном уровне не закреплены конкретные формы первичной документации. По данному вопросу у хозяйствующего субъекта появляется возможность выбора того варианта, который удовлетворит его запросы и будет служить хорошим подспорьем в дальнейшей работе.
Как правило, полный список справок, выполняющих основополагающие функции, остается неизменным и утверждается на высшем уровне. На текущий момент к данной категории относят:
Виды первичных документов в бухгалтерском учетов довольно разнообразны и прежде всего зависят от конкретной цели использования документа в обозримом будущем. Однако самый популярный классификационный признак заключается в разделении первичной документации на внутреннюю и внешнюю.
Внутренний документ является собственностью компании и выпускается ею для разрешения определенных вопросов. Он составляется специалистами фирмы и распространяет свое действие исключительно в пределах юрисдикции данной фирмы. Таким образом, указанная категория состоит из тех документов, которые необходимы для эффективного ведения хозяйственной деятельности в рамках одной компании. В то же время, если документ поступает на фирму со стороны или же составляется специалистами компании и впоследствии передается другим юрлицам (налоговым органам, клиентам и т. д.), то он будет признан как внешний.
В свою очередь, внутренние документы также имеют свои классификационные признаки, которые дают возможность сгруппировать их в три категории:
При определенных обстоятельствах документация также может быть комбинированной. В данную группу можно отнести те бумаги, которые могут одновременно содержать в себе ключевые признаки организационной и оправдательной документации. Самыми яркими примерами здесь являются различные кассовые ордера, требования, авансовая отчетность и многое другое.
При совершении любой сделки подготавливается первичная документация. Как только она полностью оформлена, все сведения, указанные в ней, должны быть продублированы в соответствующий учетный регистр. А он являет собой своеобразный носитель, аккумулирующий основную информацию по сделке. Отталкиваясь от сути регистра, можно выделить несколько классификационных признаков. К примеру, по внешнему облику регистры предстают перед пользователями в виде книг, простых листов и учетных карт.
Исходя из механизмов ведения регистра можно выделить еще 3 группы:
У многих пользователей возникает вопрос о том, что относится к первичным документам бухгалтерского учета, и какие требования к ним предъявляются. На законодательном уровне закреплено несколько положений, которые устанавливают, что в документах первичного чета в обязательном порядке должны присутствовать определенные сведения. В частности, в соответствии с п.2 ст.9 ФЗ-402, первичная документация должна содержать следующую информацию:
Образец первичного бухгалтерского документа
Законодатель устанавливает определенные правила оформления документов первичного учета. Так, одним из ключевых требований считается аккуратность и отсутствие любых грамматических и пунктуационных ошибок и опечаток. Если налоговая служба обнаружит определенные недочеты, нарушителю придется заново переделывать документ, а при повторном нарушении можно попасть на штрафные санкции. В целом, по данному вопросу следует обратить пристальное внимание на следующие рекомендации:
Если не придерживаться данных рекомендаций, можно столкнуться со значительными сложностями. Так, если налоговая служба при проверке признает документ некорректным, появятся сомнения в правильности проведенных расчетов и определении налоговой базы.
Если по каким-то причинам необходимо внести определенные корректировки, ни в коем случае нельзя пользоваться корректорами и штриховкой, так как они недопустимы . Исправления можно сделать следующими способами:
Первичка может составляться как в письменной, так и в электронной форме. В последнее время многие компании дублируют сведения и составляют как бумажные, так и электронные версии. Первые в дальнейшем используются для внутренних интересов, а вот электронные копии передаются на проверку в ФНС по требованию.
Можно сделать несколько выводов. Государство не утверждает никаких обязательных форм для первичной документации, что дает хозяйствующим субъектам право самостоятельного определения формы документа, которая будет в дальнейшем использоваться на практике. Сразу же после оформления документа все данные из него должны быть перенесены в учетный регистр.
Прежде всего, необходимо проверить документы на наличие обязательных реквизитов.
Правильно оформленные первичные документы — это половина успеха любой налоговой проверки. Организацию, не позаботившуюся о наличии необходимых учетных документов, ждут суровые налоговые санкции.
Отсутствие «первички» контролеры часто рассматривают как грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, что влечет наложение штрафа в размере 5000 руб. (ст. 120 НК РФ). Кроме того, по данному обстоятельству проверяющие вправе привлечь «безответственных» должностных лиц к административной ответственности и взыскать штраф в размере от 20 до 30 минимальных размеров оплаты труда (ст. 15.11 КоАП РФ).
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:
При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа – оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета–фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи–приемки, гарантийные письма и пр.
Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:
Кроме наличия документов и правильности их оформления необходимо проверить систему учета документов: их регистрацию, систематизацию и учет. Для этого нужно обратить внимание на различные книги и журналы учета и регистрации, например журнал учета трудовых договоров, приказов по личному составу или журнал выдачи справок, командировочных удостоверений и пр.
Вместе с тем, при проверке документов могут возникнуть спорные вопросы.
Приведем примеры.
Что делать, если в первичном документе нет расшифровок подписей, отсутствуют печати или документ подписан не уполномоченным на то лицом? Как принять расходы по таким документам?
По данному вопросу существует несколько точек зрения.
Федеральный арбитражный суд Дальневосточного округа в Постановлении от 04.08.2006, 02.08.2006 N Ф03-А73/06-2/2540 по делу N А73-15382/2005-18 указал, что документы, подтверждающие расходы и не соответствующие требованиям ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, не могут служить основанием для признания расходов налогоплательщика, учитываемых при исчислении налога на прибыль.
В то же время имеются судебные решения, согласно которым расшифровка подписи не является основанием для признания документа недействительным. Например, в Постановлениях ФАС Московского округа от 02.11.2009 N КА-А40/11423-09 по делу N А40-77437/08-87-337, от 27.09.2010 N КА-А40/10957-10 по делу N А40-169401/09-116-1035 суд указал, что отсутствие в товарной накладной расшифровки подписи лица, принявшего груз, не может служить основанием для отказа в признании расходов.
При этом первичные учетные документы организации подписываются лицами, которые являются ответственными за совершение операции. Перечень таких лиц устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.
На практике проконтролировать полномочия лиц, которые подписывают первичные учетные документы от имени контрагента, не всегда возможно. Кроме того, такая обязанность не предусмотрена законодательством.
Обязательно ли наличие оттиска печати на первичном учетном документе или нет, зависит от того, следует ли обязанность заверять документ печатью из порядка заполнения документа или его формы. Так, большинство форм, приведенных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, содержат пометку «М.П.». Следовательно, на нее нужно ставить печать.
В то же время, как отмечено в Постановлении ФАС Московского округа от 19.06.2006 N КА-А40/5456-06, оттиск печати не входит в число обязательных реквизитов первичного учетного документа.
Таким образом, если в форме, которую разработал налогоплательщик, место для печати предусмотрено, наличие ее оттиска обязательно. В противном случае без него можно обойтись.
Что делать, если убытки еще полностью не списаны, а документы уже уничтожены (или потеряны)?
Данные бухгалтерского и налогового учета, а также другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, налогоплательщик обязан хранить в течение четырех лет в силу пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.
Документы, подтверждающие объем убытка, налогоплательщик должен хранить в течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Такая обязанность налогоплательщика предусмотрена п. 4 ст. 283 НК РФ. При этом налогоплательщик вправе осуществлять перенос убытка на будущее в течение 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором получен этот убыток.
Существуют две разные точки зрения и разные правовые обоснования.
Минфин России считает, что списание убытков возможно только при наличии первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат (Письма от 23.04.2009 N 03-03-06/1/276 и от 03.04.2007 N 03-03-06/1/206).
Однако арбитражная практика свидетельствует, что спасительными для налогоплательщиков могут стать следующие аргументы:
— размер убытка может быть подтвержден не только первичными документами, но и бухгалтерским балансом , отчетом о прибылях и убытках, оборотно-сальдовыми ведомостями, главной книгой, пояснительной запиской, аналитическими ведомостями, налоговыми регистрами;
— объем убытка подтверждает проведенная ранее налоговая проверка;
— проверка «первички» за те годы, которые выходят за рамки трехлетнего проверяемого периода, незаконна.
Именно эти доводы организаций были приняты судами во внимание при вынесении решений в пользу налогоплательщиков (Постановления ФАС Поволжского округа от 18.11.2008 по делу N А65-3230/2008-СА2-41 , Московского округа от 07.10.2008 N КА-А40/8215-08 , Северо-Западного округа от 26.06.2009 по делу N А56-14177/2007 и др.) .
Однако в большинстве случаев при обнаружении ошибки в документы вносятся изменения.
Согласно п.7 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Новый Закон «О бухгалтерском учете» не содержит запрета на внесение исправлений в кассовые и банковские документы. Данное обстоятельство не означает, что с 1 января 2013 г. такие исправления разрешены. Дело в том, что в ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ содержится оговорка «если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета». При этом согласно п. 2.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) и п. 2.4 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств (утв. Банком России 19.06.2012 N 383-П) внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.
Таким образом, внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается.
В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:
Рассмотрим ситуацию на примере.
Кладовщик ООО «Негоциант» принял на склад от ЗАО «Ромашка» партию обуви в размере 500 пар. В товарной накладной (форма N ТОРГ-12) указана цена одной пары — 983 руб. Общая стоимость товара, согласно накладной, составила 491 500 руб., плюс НДС — 98 300 руб., всего с НДС — 589 800 руб. Товарная накладная в установленном порядке была передана в бухгалтерию. При проверке первичного документа бухгалтером установлено, что в счете и счете-фактуре, а также в договоре поставки с ЗАО «Ромашка» зафиксирована стоимость одной пары в размере 283 руб. При выяснении обстоятельств удалось установить, что материально-ответственное лицо ЗАО «Ромашка» случайно указало в накладной вместо цифры «2» цифру «9».
Для исправления указанной ошибки ООО «Негоциант» должно совершить следующие действия:
1. Аккуратно зачеркнуть цифры «983», «491 500», «98 300» и «589 800».
2. Над ними вписать цифры соответственно «283», «141 500», «28 300» и «169 800».
3. Товарная накладная была подписана заведующим складом и кладовщиком ЗАО «Ромашка» и заверена печатью. Следовательно, при исправлении ошибки необходимо проставить надпись «Исправлено», подписи заведующего складом и кладовщика (с расшифровками), а также печать поставщика.
4. Проставить дату исправления.
5. Проставить подпись кладовщика ООО «Негоциант» и расшифровку подписи.
Если указанные исправления не будут внесены, ООО «Негоциант» может столкнуться с весьма негативными последствиями. В данной ситуации возможны два варианта.
Вариант первый. Товары в бухгалтерском учете будут оприходованы по стоимости, указанной в счете и счете-фактуре. В таком случае при составлении товарного отчета и дальнейшей инвентаризации по складу будет числиться недостача в размере 350 000 руб. Указанную недостачу необходимо будет покрыть либо за счет материально-ответственного лица (которое в общем-то ни в чем не виновато), либо отнести на убытки предприятия.
Вариант второй. Товары в бухгалтерском учете будут оприходованы по стоимости, указанной в накладной. В результате произойдет завышение их себестоимости и при дальнейшей их реализации — занижение налоговой базы по налогу на прибыль, налогам на пользователей автодорог и на содержание жилищного фонда и объектов социально-культурной сферы.
В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.
Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.
Типичные ошибки при работе с первичными документами:
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного использования.
Антонов Д.Н. Первичные документы: что и как готовить к проверке? // Бухгалтерский учет. 2011. N 9. С. 89 — 91.1.2. Проверка первичных документов
1.2.1 Правила проверки первичных документов
Проверка первичных документов - контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:
По форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
Арифметически (подсчет сумм);
При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.
Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.
1.2.2. Исправление ошибок в первичных документов
Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:
По причинам возникновения - небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;
По месту возникновения - в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;
По значению - локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).
Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:
Зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
Надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
На полях соответствующей строки делается оговорка "Исправлено" за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.
В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.
Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.
Типичные ошибки при работе с первичными документами:
Использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
Отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;
Не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;
Наличие подчисток и помарок в документах;
Нарушение правила исправления ошибок в документах;
Исправления в кассовых документах;
Записи простым карандашом;
Отсутствие прочерков в свободных строках;
Отсутствие штампа или записи "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;
Арифметические ошибки при таксировке документов.
1.2.3. Порядок изъятия первичных документов у предприятия
Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией по делам, находящимся у них на рассмотрении, на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Изъятие документов производится в соответствии с требованиями, изложенными в "Налоговом кодексе Российской Федерации (часть первая)" от 31.07.98 № 146-ФЗ и в Инструкции Министерства финансов РСФСР от 26 июля 1991 г. № 16/176 "О порядке изъятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан".
Выемка документов у предприятий производится на основании письменного мотивированного постановления должностного лица Государственной налоговой инспекции, которое должно быть утверждено руководителем (его заместителем) налогового органа.
Должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности. Выемка документов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов, а также, в необходимых случаях, приглашается специалист.
Представитель налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.
Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.
При изъятии документов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных ст.99 Налогового Кодекса.
В протоколе указываются:
Его наименование; место и дата производства конкретного действия; время начала и окончания действия;
Должность, фамилия, имя, отчество лица, составившего протокол; фамилия, имя, отчество каждого лица, участвовавшего в действии или присутствовавшего при его проведении, а в необходимых случаях - его адрес, гражданство, сведения о том, владеет ли он русским языком;
Выявленные при производстве действия существенные для дела факты и обстоятельства.
Изъятые документы перечисляются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества.
Протокол прочитывается всеми лицами, участвовавшими в его проведении или присутствовавшими при нем. Указанные лица вправе делать замечания, подлежащие внесению в протокол или приобщению к делу.
Протокол подписывается составившим его должностным лицом налогового органа, а также всеми лицами, участвовавшими в производстве действия или присутствовавшими при его проведении.
В тех случаях, когда для проведения контрольных мероприятий недостаточно выемки копий документов налогоплательщиков и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинные документы. При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа с указанием на них основания и даты изъятия, и помещаются на место изъятого подлинного документа. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.
Копия акта или протокола с описью изъятых документов вручается должностным лицам предприятия под роспись.
Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.
И проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена системы делопроизводства предприятия. Проведем анализ организации документооборота компании ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». Глава 2 Организация документооборота в компании ЗАО «Жилищный капитал» 2.1 Общие положения организации документооборота в компании В любой организации существует...
Операций в несколько раз. 4 Обоснование экономической эффективности проекта Задачей проекта является проектирование автоматизированной системы управления документооборотом Отдела организации деятельности участковых уполномоченных милиции Ленинского РОВД. Результатом проекта является снижение трудоемкости, сокращение объема документооборота, повышение достоверности и качества входящей и...
