Авансовый отчет предназначен для отражения хозяйственных и командировочных расходов подотчетного лица.
Обычно сначала подотчетному лицу выдаются деньги из кассы или перечисляются на карточку с расчетного счета. В программе 1С Бухгалтерия 8 редакция 2 это оформляется документами «Расходный кассовый ордер» или «Списание денежных средств»,
Чтобы отразить подотчетные суммы в программе нужно заполнить документ «Авансовый отчет». Чтобы заполнить авансовый отчет в 1С 8 ред. 2 следует зайти на закладку «Касса» или меню «Касса» в верхней части программы. Указанный документ имеется также в закладке «Производство». Последовательность формирования авансового отчета идентичен во всех имеющихся редакциях восьмой версии программы 1С Бухгалтерия.
Для заполнения новой формы авансового отчета щелкаем по элементу «Авансовый отчет» и нажимаем кнопку «Добавить» (зеленый плюс) в верхнем меню журнала «Авансовые отчеты».
После нажатия на эту кнопку откроется новый авансовый отчет. Данный документ состоит из четырех закладок: «Авансы», «Оплата», «Товары», и «Прочее».
Во-первых, в справочнике «Физические лица» находим конкретное подотчетное лицо. После этого выбираем его в документ кнопкой «Выбрать» или двойным щелчком левой кнопки мыши.
На первой закладке «Авансы» выбираем документ, которым до этого были выданы денежные средства в программе 1С Бухгалтерия. Этот документ может быть Расходным кассовым ордером, в случае, если деньги были выданы из кассы, Списание с расчетного счета, в случае, если были перечислены деньги со счета предприятия либо Выдача денежных документов.
Если денежные средства не выдавались авансом, указанную вкладку заполнять не требуется. В нижней части документа обязательно указываем назначение аванса: хозяйственные расходы или командировочные; а также необходимо указать количество документов, приложенных к авансовому отчету.
Вторая закладка документа «Авансовый отчет» называется «Товары». На данной вкладке в программе 1С 8 отражаются ценности, приобретенные подотчетным лицом.
Например, это могут быть материалы или товары. Самое главное, при заполнении данной закладки – правильно выбрать папку в справочнике «Номенклатура», так как именно к папке привязан счет бухгалтерского учета и при неправильном выборе папки сформируется неверная бухгалтерская проводка. Поэтому если подотчетное лицо приобрело материалы, выбирать нужно папку «Материалы».
Третья закладка авансового отчета в программе1С Бухгалтерия носит название «Оплата». В ней требуется отразить расходы, оплаченные подотчетным лицом, это могут быть, например: Интернет, услуги связи и т.п.
Здесь также нужно указать счет, который будет корреспондировать со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обычно это счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
На четвертой закладке авансового отчета в программе 1С «Прочее» требуется отразить командировочные расходы. В том случае, если сотрудник был в командировке.
Здесь же указывается документ на основании, которого заполняется авансовый отчет. Это может быть билет, счет гостиницы и т.п. Если документов несколько, каждый записывается в отдельную строчку. Также на этой закладке указывается счет, на который списываются командировочные расходы. Счет зависит от того, что за работник ездил в командировку. Если это работник основного подразделения – выбираем счет 20 «Основное производство», если работник администрации, то счет 26 «Общехозяйственные расходы» и т.д.
На практике, при заполнении формы не обязательно заполнять все закладки документа Авансовый отчет в 1С 8 . Это будет зависеть от того, на какие цели были израсходованы подотчетные деньги.
В данной статье мы рассмотрим заполнение и основные принципы работы с одним из достаточно распространенных документов в бухгалтерии, а именно — документом «Авансовый отчет». в программе 1С Бухгалтерия 8.2 производится подобно тому, как это происходит в более ранних версиях программ 1С версии 8. Однако есть некоторые отличия.
Как известно, авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя предприятия на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса.
Пример заполнения документа «Авансовый отчет» будем проводить в конфигурации 1С Бухгалтерия для Украины. Читатели нашего сайта из России, Белоруссии и Казахстана уже имеют представление о том, что основные действия и алгоритмы работы с программами 1С подобны в локализациях для этих стран. Поэтому приобретение навыков работы как с авансовым отчетом, так и с другими документами будет актуально для бухгалтеров, использующих практически любые версии 1С 8.х
Откроем документ «Авансовый отчет». Это можно сделать перейдя на одну из вкладок панели функций «Касса» или «Производство» и выбрать соответствующую документу позицию. Также к аналогичному результату приведет использование кнопки «Касса» главного меню.
После открытия журнала документов, в которых хранятся записи о документах «Авансовый отчет», создадим новый документ. Для этого нажмем кнопку «+Добавить».
Заполнение документа начинаем с установки значений реквизитов, находящихся в шапке документа. Выбираем значения организации, склада, указываем при необходимости назначение. Обязательно выбираем физическое лицо, которое отчитывается за аванс. Если в справочнике физических лиц нет нужной записи, то можно ее создать не выходя из процесса заполнения основного документа.
Выбор физического лица производится нажатием на кнопку «…» справа, в поле «Физ. лицо».
Обсудить операцию и задать по ней вопросы можно в .
У нас на сайте Вы найдете статьи по темам:
авансовый отчет, авансовый отчет +в 1с, авансовый отчет скачать, заполнение авансового отчета, образец авансового отчета, авансовый отчет +в 1с 8.2, форма авансового отчета, авансовый отчет образец заполнения, кассовая книга, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, расходник, приходно кассовый ордер бланк, счет фактура бланк, платежная ведомость, расчетно платежная ведомость, расчетная ведомость, бланк накладной, товарно транспортная накладная, платежное поручение, платежное требование, кассовая дисциплина, приходный ордер, первичные бухгалтерские документы, товарная накладная, счет фактура, бухгалтерский баланс, кассовый чек, рко, внеоборотные активы, нематериальные активы, капитальные вложения, основные средства, бланк расходного кассового ордера, главная книга
Авансовый отчет от подотчетного лица оформляют , который можно найти в разделе Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты .
В шапке документа нужно указать:
17 октября Дружников Г.П. принес авансовый отчет на выданные ранее подотчетные средства в размере 30 000 руб.
Если сотруднику ранее были выданы денежные средства, то их следует указать на вкладке Авансы .
Заполнить данную вкладку можно только подбором документов по кнопке Добавить . Авансы подотчетным лицам могут выдаваться следующими документами:
В нашем примере Дружникову Г.П. был ранее выдан аванс в размере 30 000 руб.
Если авансы ранее не выдавались, то данная вкладка не заполняется, а возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, Бухэксперт8 рекомендует оформлять через счет «Расчеты по прочим операциям».
Как провести авансовый отчет в 1с 8.3 на покупку материалов, товаров рассмотрим на примере покупки канцтоваров подотчетным лицом.
- чек с выделенным НДС на приобретение канцтоваров у ООО «Контур»:
- бумаги А4 - 5 п. по цене 236 руб. (в т. ч. НДС 18%);
Если подотчетное лицо предоставило первичные документы на покупку материалов, товаров или прочих материально-производственных запасов (МПЗ), то их перечень указывается на вкладке Товары .
На МПЗ, за которые отчитался сотрудник, дополнительные документы Поступление (акт, накладная) создавать не нужно! Оприходование материалов, товаров на склад, приобретенных подотчетным лицом осуществляется документом Авансовый отчет .
На вкладке Товары заполняется наименование, количество МПЗ и сумма, на которую они приобретены, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.
Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ . При проведении документа Авансовый отче т автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС , которую можно будет принять к вычету.
Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС .
В результате проведения документа Авансовый отче т такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.
Если подотчетник рассчитался с поставщиком за МПЗ, и при этом самой поставки не было, МПЗ не поступили на склад, а есть только чек на оплату, то необходимо:
- приобретение ТМЦ оформлять через , когда они поступят в организацию. На в таком случае ничего не указывается;
- оплату контрагенту указывать на вкладке Оплата .
Как отразить суточные в авансовом отчете и затраты на командировку рассмотрим на следующем примере.
Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут., всего - 4 200 руб.
- ж/д билет (Москва-Сочи) на сумму 4 000 руб. (в т. ч. НДС 18% - 120 руб.);
- ж/д билет (Сочи-Москва) на сумму 5 000 руб. (в т. ч. НДС 18% - 130 руб.);
- квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 9 440 руб. (в т. ч. НДС 18%).
Командировочные затраты (в т. ч. суточные выданные сотруднику) указываются на вкладке Прочие .
При приобретении материалов можно распечатать Приходный ордер по форме М-4 по кнопке Печать - Приходный ордер (М-4) Авансового отчета.
Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал
Авансовый отчет в 1С служит для подтверждения сотрудником (подотчетным лицом) израсходованной суммы денег, выданных ему ранее авансом. Рассмотрим пошаговую инструкцию на примере, как правильно сделать, заполнить и провести авансовый отчет в 1С Бухгалтерии 8.3 (3.0).
Кстати! Заполнение авансового отчета в 1С 8.2 (2.0) ничем не отличается. Можете смело использовать эту инструкцию для старых версий программы.
Чтобы создать и заполнить «Авансовый отчет» в 1С 8.3, заходим в меню «Банк и касса», пункт «Авансовые отчеты». В форме списка нажимаем кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.
Аванс может оформляться на следующие цели:
В документе данные операции отражаются в соответствующих закладках.
Первая закладка «Авансы» служит для отражения полученных авансов. Для образца я специально предварительно создал документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача подотчетному лицу» и добавил его в табличную часть «Авансы» ().
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Таким образом, мы видим, что за сотрудником Базиным А.В. числится неизрасходованный аванс в размере 1000 руб.
В одном «Авансовом отчете» можно отразить все предусмотренные операции для списания с подотчетного лица выданного ему аванса.
Допустим, что на эту сумму он приобрел:
Все эти данные заносим в документ.
Как видим, у подотчетного лица произошел перерасход на 100 руб. Теперь авансовый отчет можно провести и распечатать:
Если в вашем учреждении есть расчеты с подотчетными лицами (например, покупка тех или иных товаров или услуг через подотчетных лиц или возмещение расходов сотрудника при выполнении служебных обязанностей), то вы, наверняка, используете в своей работе авансовые отчеты. В этой статье хотелось бы рассказать о правильности заполнения этих документов в программе "1С: Бухгалтерии государственного учреждения, редакция 2.0".
Что такое авансовый отчет? В программе – это документ, подтверждающий факт выдачи аванса сотруднику и отчет по расходам. Поэтому методически правильно сначала формировать в программе документ «Заявление на выдачу аванса», а затем вносить «Авансовый отчет», в котором и будет отражена отчетность подотчетного лица.
Заявление можно найти:
Создадим документ:
Заполняем документ данными:
Обращу ваше внимание на обязательство: правильнее создавать обязательство на каждое заявление подотчетного лица, поэтому в нашем примере создадим обязательство:
Чтобы наше обязательство стало видно в списке, нужно снять флаг:
После заполнения документ выглядит следующим образом:
Проведенный документ формирует следующие движения по счетам:
Затем на основании создается документ «Авансовый отчет»:
Документ состоит из четырех вкладок. Рассмотрим последовательно каждую из них
1. Аванс
На этой вкладке указывается вся информация о выданном авансе сотруднику. При формировании на основании вкладка автоматически заполняется основными данными.
Если имеется перерасход или остаток предыдущего аванса, то нужно воспользоваться кнопкой заполнения:
Также важно заполнить табличную часть, в которой следует указать денежный расходный документ на выдачу средств подотчетнику в качестве аванса:
Сформируем новую строку. Как видно на рисунке, открывается список денежных документов с отбором по контрагенту (в нашем примере - это сотрудник Зайцева Ольга Константиновна). Но так как мы не успели еще создать документ выплаты аванса – список пустой. Поэтому выплатим аванс сотруднику:
Создадим документ выплаты денежных средств:
Заполним документ:
Выберем соответствующую бухгалтерскую операцию:
Выплатим денежные средства сотруднику, установим дату исполнения документа и проведем:
Документ формирует следующие проводки:
Документ создан и проведен. Теперь вернемся к нашему авансовому отчету и попытаемся снова добавить денежный расходный документ в табличную часть вкладки «Аванс»:
Как видно, теперь добавить денежный документ есть возможность:
На этом заполнение первой вкладки окончено. После того, как подотчетное лицо приобретет необходимые материалы, основные средства, услуги и отчитается соответствующими документами в бухгалтерию – заполняется вторая вкладка «Израсходовано».
2. Израсходовано.
Опять же, благодаря созданию на основании заявления, вкладка частично заполнена. В таблице данной вкладки указываются расходы подотчетного лица. Можно просто добавлять строки с описанием затрат либо привязывать приходный документ (для этого необходимо установить флаг в первой строке):
Так как в нашем примере приобретаются книги для библиотеки, создадим и укажем документ поступления основных средств:
Данный документ формирует следующие проводки:
После того, как документ поступления готов, укажем его в табличной части:
Так как в документе поступления основных средств в табличной части уже отражены реквизиты бухгалтерской операции, в авансовом отчете автоматически устанавливается запись:
Если же вы не указывается какой-либо приходный документ, а расшифровываете расходы подотчетного лица в табличной части авансового отчета, в столбцах бухгалтерской записи полностью указываются реквизиты. Для примера добавим такую запись:
Такого рода расходы можно отнести к общехозяйственным – счет 109.80 или сразу на расходы текущего финансового года – счет 401.20:
Также хотелось бы обратить ваше внимание, что при заполнении бухгалтерской записи в таком варианте отчета по расходам при попытке открыть список бухгалтерских счетов мы увидим, что список пуст. Дело в том, что установлен отбор по корректным счетам:
Снимем отбор:
После снятия список заполняется счетами.
Вариант с отчетом без документов прихода мы рассмотрели, но так как он не подходит для нашего примера, удалим эту строчку. Вторая вкладка примет вид:
3. Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода.
Данная вкладка заполняется в случае, когда сумма аванса не равна сумме расходов подотчетного лица (меньше или больше). Если сумма меньше – подотчетное лицо возвращает остаток суммы (также оформляется приходный денежный документ), если сумма расходов больше и вся сумма принимается к учету – подотчетному лицу выдается перерасход (оформляется денежный документ, уже расходного характера). И в авансовом отчете на этой вкладке в табличной части указывается документ, который доказывает выдачу перерасхода или возврат остатка. В нашем примере на всю сумму были закуплены основные средства, поэтому эта вкладка останется пустой.
4. Бухгалтерская операция.
На данной вкладке, как и в других документах, указывается бухгалтерская операция, которая позволит сформировать необходимые проводки при проведении. По умолчанию в документе проставлена бухгалтерская операция:
Это произошло потому, что у данного документа от поставщика поставляется только одна бухгалтерская операция:
После заполнения проводим документ. Необходимо просмотреть, какие проводки будут сформированы документом:
В нашем примере не было создано ни одной проводки. Разберемся, правильно ли это:
- первый документ, который был нами сформирован – это заявление на выдачу аванса. Он формирует проводки по принятию денежных обязательств. То есть мы должны выплатить деньги подотчетному лицу сейчас, не когда-то, когда поступит товар, а сейчас – значит, принимаем денежные обязательства.
- далее формируется расходный денежный документ – в нашем примере это была заявка на кассовый расход. Этот документ сформировал проводки, которые «положили» денежные средства в размере 10 000 руб. с соответствующей аналитикой (субконто «Контрагент») на счет 208.31 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств». Проводки этого документа правильны.
- после того, как подотчетное лицо отчитался – нами был создан документ поступления основных средств, сформировавший проводку, в которой как раз счет 208.31 был указан по кредиту, данная проводка закрывает счет 208 и заканчивает операцию расчетов с подотчетными лицами. Подотчетное лицо больше не имеет задолженности.
- касаемо счетов раздела 5 «Санкционирование», в частности – денежные обязательства – то эти счета закрываются в конце года, в течение года суммы на этих счетах накапливаются.
Поэтому документ «Авансовый отчет» при проведении не сформировал проводок.
Рассмотрим сложившуюся ситуацию в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость»:
Воспользуемся следующими настройками:
Сформируем отчет:
Как видно из отчета, в результате операций у нас осталось дебетовое сальдо на счете 106 – это наши капитальные сложения в основные средства, которые были приобретены через подотчетное лицо. Необходимо принять к учету с этого счета на счет 101, и в учете появится вновь приобретенное основное средство.
Также обратите внимание, что счет 208 закрылся. Это значит, что подотчетное лицо полностью отчиталось за выданный аванс.
Сохраняются остатки на счетах санкционирования, но, как я уже упоминала, это нормально, т.к. закрытие происходит в конце года.
И наконец, хотелось бы заострить ваше внимание на одном важном нюансе заполнения документов: при формировании и заполнении необходимых документов для подотчета обращайте внимание на последовательность, которая обеспечивается дата документа. То есть дата заявления на выдачу аванса должна быть самой ранней, дата авансового отчета – самая поздняя. Даты документов выдачи и принятия денежных средств, документов прихода ТМЦ, услуг должны быть внутри этого интервала.
