Провести в конце года инвентаризацию - святой долг бухгалтера. И каким бы скучным ни казался этот процесс, никуда от него не денешься. Речь пойдет не только о том, как ее провести, но и о возможных инвентаризационных ошибках. В статье вы найдете их конкретный перечень. Вооружившись такой полезной информацией, вы оградите себя от нежелательных последствий ошибок.
В процессе работы организация приобретает различное имущество, рассчитывается с поставщиками и покупателями, выдает и получает кредиты и займы. Все эти сведения отражаются на счетах бухгалтерского учета, формируя финансово-экономические показатели деятельности предприятия.
Достоверность этих показателей не вызывает сомнение, только если они подтверждаются фактическим наличием имущества и обязательств. Проверить, соответствуют ли они данным бухгалтерского учета, поможет инвентаризация.
Прямо в цель
Выявить фактическое наличие имущества, сопоставить полученные результаты с данными бухгалтерского учета, а в случае недостачи, излишков или порчи материальных ресурсов определить виновных лиц - таковы цели инвентаризации. Если при пересчете попадутся бракованные материальные ресурсы, потребуется сформировать обоснованные заключения и подготовить документы для их уценки и списания.
И это далеко не все цели инвентаризации. Вам придется также принять меры по взысканию дебиторской и погашению кредиторской задолженности, списать в установленном порядке обязательства по истечении сроков давности и пр.
Порядок проведения инвентаризации определяется приказом об учетной политике и должен соответствовать требованиям приказа Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее - Методические указания). Провести ее могут постоянно действующая, рабочая или разовая комиссии. При этом в инвентаризации обязательно должны участвовать материально ответственные лица.
«Отделаться» инвентаризацией только одного участка не удастся. Проверить придется все имущество организации, все виды финансовых обязательств. Имущество, которое не принадлежит организации, но числится в бухгалтерском учете, например на хранении, арендованное или полученное для переработки, - не исключение.
Итоги «переписи» оформляются документально. Чтобы отразить полученные результаты в учете, используйте типовые унифицированные формы первичной учетной документации. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Не удивляйтесь «древней» дате этого документа - он все еще действует. Если хотите, можете разработать собственные формы. Но помните: они должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (наименование документа, дату его составления и т. д.).
Но прежде чем говорить об оформлении результатов инвентаризации, разберемся, когда организация вправе, а когда обязана ее проводить.
Добровольно-принудительный режим
Инвентаризация может проводиться добровольно. Но есть случаи, когда провести ее просто необходимо. Перечислим их. Итак, инвентаризация обязательна:
при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, при преобразовании государственного или муниципального (унитарного) предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
если установлены факты хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при ликвидации (реорганизации) организации.
Как видите, этот перечень достаточно обширный. Но есть организации, которые предпочитают не проводить инвентаризацию, когда это необходимо. Благо, их число не так велико (см. рисунок). Помните, что, хотя штраф за непроведенную инвентаризацию не установлен, отсутствие первичных документов об этом мероприятии все же образует состав налогового правонарушения по статье 120 Налогового кодекса.
Нет документов - плати штраф 5000 рублей. А если нет документов по проведенной годовой инвентаризации минимум за два года, то штраф составит 15 000 рублей.
И все же преобладающее большинство участников опроса высказались за инвентаризацию во всех необходимых случаях.
Несмотря на то что, например, материально ответственные лица в одних организациях меняются нечасто, а в других - каждый месяц, инвентаризация в конце года обязательна для всех. Чтобы вам лишний раз не изучать методичку, напомним об этапах, по которым она проводится.
Этап № 1. Готовим «почву»
Для начала руководитель организации должен издать приказ по форме ИНВ-22. В ней определяют содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, сроки представления документов в бухгалтерию, а также персональный состав инвентаризационной комиссии.
Перед началом инвентаризации материально ответственное лицо должно рассортировать все материальные ценности, оформить все приходные и расходные документы.
Комиссия проводит подготовительную работу, которая предшествует подсчету остатков материальных ценностей. Во-первых, она пломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности, во-вторых, проверяет весы и мерную тару. Кроме того, материально ответственные лица представляют комиссии отчеты со всеми документами, подтверждающими движение ТМЦ и денежных средств.
Они дают также расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход.
Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение (или доверенности на получение) имущества.
Если в учреждении материально ответственного лица нет, то им считается руководитель.
Комментарий специалиста
Е. Диркова, аудитор, генеральный директор ООО «БИЗНЕС-БУХГАЛТЕР»:
«Для проведения инвентаризаций в каждой организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав включают представителей администрации, работников бухгалтерии, а также других специалистов (инженеров, экономистов, техников и т. д.). Если у компании заключен договор на проведение аудиторской проверки и имеются значительные объемы материально-производственных запасов, то при их инвентаризации должен присутствовать аудитор. Такой порядок установлен пунктом 2 Правила (стандарта) № 17 Федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности (утв. постановлением Правительства РФ от 23 сентября 2002 г. № 696). По распоряжению руководителя компании представитель аудиторской организации может быть включен в состав инвентаризационной комиссии».
Этап № 2. Опись по факту
Затем описывается имущество и обязательства, т. е. проводится их вещественная и документальная проверка.
После того как проверено наличие материальных ценностей, составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи не менее чем в двух экземплярах. Для каждого вида имущества заполняют свою форму такого документа - например, по результатам инвентаризации основных средств - ИНВ-1, нематериальных активов - ИНВ-1а, товарно-материальных ценностей - ИНВ-3 и т. д. (п. 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).
Этап № 3. «Подобьем» результаты
Далее инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию. Здесь сравниваются данные учета и инвентаризации, а после составляется сличительная ведомость. Она оформляется только по тем активам, по которым выявлены отклонения от учетных данных (п. 4.1 Методических указаний). Например, если обнаружены излишки основных фондов, составляется сличительная ведомость ИНВ-18, а для товарно-материальных ценностей - ИНВ-19.
Когда будете составлять сличительные ведомости, учитывайте пересортицу товарно-материальных ценностей. Помните, что недопустимо учитывать товары одного сорта в составе другого. Не забывайте про суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы, и то, что потери списываются в пределах норм естественной убыли.
На ценности, которые не принадлежат организации, но числятся в бухгалтерском учете (находятся на ответственном хранении, арендованы или получены для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам этих ценностей представляется справка о результатах инвентаризации с приложением копии инвентаризационной описи.
Итоговые данные по всем видам имущества и обязательств заносятся в ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма ИНВ-26).
Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
Этап № 4. Документы - на подпись!
Ведомость подписывается главным бухгалтером и руководителем учреждения. Одновременно издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для того, чтобы внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета. Материалы инвентаризации передают в бухгалтерию, где они хранятся не менее пяти лет.
А самое каверзное в инвентаризации - ошибки. Ведь она может поднести сюрпризы не только в виде излишков и недостач имущества.
В таблице приведены возможные ошибки и их последствия. Надеемся, подготовленный материал поможет вам их не совершать. А на будущее помните - не ошибается тот, кто ничего не делает.
Таблица. Инвентаризационные ошибки и их последствия
|
№ п/п |
Ошибка |
Последствие |
|---|---|---|
|
Неверно оформлен приказ руководителя на проведение инвентаризации, а именно: не указаны сроки проведения инвентаризации, состав комиссии, перечень имущества |
Нет оснований для того, чтобы проводить инвентаризацию и, следовательно, признать ее результаты |
|
|
Во время проведения инвентаризации документально подтверждено отсутствие хотя бы одного члена комиссии |
||
|
Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре |
Результаты инвентаризации недействительны |
|
|
У материально ответственных лиц не взяты расписки, согласно которым все приходные и расходные документы представлены в бухгалтерию |
Выявленные в результате инвентаризации нарушения можно оспорить, предъявив документы, оформленные в период проведения инвентаризации |
|
|
Нарушена процедура инвентаризации: данные бухгалтерского учета сопоставляются с фактическим наличием, а не наоборот |
Из-за возможного искажения фактического наличия некоторые нарушения могут быть не выявлены |
|
|
На каждой странице описей не выверены итоги: число прописью, количество номеров и сумма материальных ценностей, а также общий итог в натуральных показателях |
||
|
На каждой странице нет записей «Цены, итоги проверил» и «Подпись материально ответственного лица» (для форм, в которых такие подписи предусмотрены) |
На основании такого документа претензии к материально ответственному лицу предъявить невозможно |
|
|
На последней странице инвентаризационной описи нет подписи материально ответственного лица об отсутствии у него претензий к членам комиссии, а также о том, что он принимает указанное в описи имущество на ответственное хранение (для форм, в которых такие подписи предусмотрены) |
Если будут выявлены недостачи, предъявить претензии к материально ответственному лицу невозможно |
|
|
Ошибки и исправления не подписаны и не заверены членами комиссии |
Исправления считаются недействительными |
|
|
Инвентаризационные описи после утверждения результатов содержат незаполненные строки (строки не прочеркнуты) |
Имеется возможность несанкционированных исправлений результатов инвентаризации |
|
|
Во время перерывов в работе комиссии не закрыт доступ посторонним лицам в помещение, в котором хранятся инвентаризационные описи |
Имеется возможность несанкционированных исправлений результатов инвентаризации |
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете - финальная стадия проверки активов и обязательств компании. И она чрезвычайно важна, ведь от того, правильно ли вы разнесете результаты, зависит ни много ни мало достоверность вашей отчетности. А за ее искажение предусмотрен штраф. Как оформить и отразить результаты инвентаризации, читайте в материале ниже.
Согласно п. 6 ПБУ 4/99 (утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н) бухотчетность должна давать полное и достоверное представление о финансовом состоянии компании. Для соблюдения данного требования в бухучете используется такой метод контроля — инвентаризация.
Инвентаризация — процедура сопоставления фактического наличия ценностей фирмы и ее обязательств с данными бухучета. Также в ходе инвентаризации дается оценка состояния активов компании.
Порядок проведения инвентаризации строго регламентирован следующими нормативными актами:
Компания должна проводить инвентаризацию по собственному, взятому в аренду или на ответственное хранение имуществу, а также по ценностям, полученным для переработки.
Фирма, согласно п. 27 Положения по ведению бухучета, обязана провести инвентаризацию в следующих случаях:
Если матответственность коллективная, то инвентаризация проводится при смене руководителя коллектива, выбытии из коллектива более 50% участников или по требованию одного или нескольких членов коллектива.
Итак, по общему правилу инвентаризация активов и обязательств фирмы проводится как минимум 1 раз в год. Исключения: ОС разрешено проверять 1 раз в 3 года, библиотечные фонды — 1 раз в 5 лет, а в районах Крайнего Севера (и приравненных к ним территориях) инвентаризацию ценностей на 10-м и 41-м счетах можно проводить в период наименьших остатков.
Для проведения инвентаризации руководитель компании формирует инвентаризационную комиссию, состав которой утверждает в приказе по форме ИНВ-22 .
Каждую инвентаризацию заносят в журнал по форме ИНВ-23 .
До начала процедуры проверки матответственные лица письменно подтверждают, что все учетные документы переданы инвентаризационной комиссии.
Для каждого типа ценностей и обязательств существуют отдельные бланки инвентаризационных описей:
В описях фиксируются сведения о проверяемом имуществе: наименование, количество, состояние, инвентарные номера и т. д. Данные в описи заносят вручную или с использованием вычислительной техники. Помарки не допускаются.
Если при проверке выявлено отклонение данных бухучета от реального наличия имущества, комиссия заводит сличительные ведомости по бланку:
Такие ведомости составляются в 2 экземплярах: для бухгалтерии и матответственного лица, которое должно письменно пояснить причину расхождений.
Расхождения могут быть следующих видов:
ВНИМАНИЕ! Использовать нормы естественной убыли можно, только если они утверждены законодательными актами соответствующих госорганов. Списать недостачу или порчу ценностей сверх норм бухгалтер должен на основании решения суда (при отсутствии виновных или отказе на взыскивание с виновного лица) или заключения о порче имущества, выданного специализированной организацией (п. 5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).
Во время инвентаризации может быть обнаружена пересортица. Тогда излишки и недостачи засчитываются между собой, а матответственные лица предоставляют комиссии письменные объяснения. Зачет может быть проведен только за один и тот же проверяемый период у одного и того же матответственного лица по одним и тем же ценностям (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств). Если же излишков не хватает для покрытия недостач, то порядок действий аналогичен таковому при обнаружении недостачи.
Итоги всех инвентаризаций фиксируются в ведомости результатов по форме ИНВ-26 .
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит в месяце, в котором закончилась инвентаризация. Результаты инвентаризации за год указываются в годовом бухотчете (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).
Если во время проверки выявлены излишки, то бухгалтер сформирует проводку:
Если же обнаружена недостача, то сначала следует сделать проводку по дебету сч. 94 в корреспонденции со счетом недостающих ценностей. Если это естественная убыль, то далее следует проводка:
Если же размер недостачи больше норм естественной убыли либо для объекта такие нормы не установлены, а виновник недостачи работает в компании, то бухгалтер делает в бухучете запись:
Убыток можно удерживать из зарплаты сотрудника — но не более 20% зарплаты за месяц (ст. 138 ТК РФ):
Виновное лицо может самостоятельно внести деньги в кассу компании для погашения долга:
Если же виновник недостачи не обнаружен либо суд не разрешил компании взыскивать с него деньги, делается запись:
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит по строго регламентированному алгоритму в специальных ведомостях, описях и журналах. Излишки приходуются как прочий доход компании, а недостачи списываются за счет виновных лиц, а если их нет — отражаются в учете как прочие расходы.
Инвентаризация на складе – необходимая процедура для поддержания порядка и надлежащего учета остатков. С ее помощью можно не только управлять продажами, но оценить эффективность производства. Существуют специальные организации, которые посредством аутсорсинга могут провести инвентаризацию четко и без лишней волокиты. Вполне реально провести ее и своими силами, главное знать общие правила ее проведения. В статье рассматривается порядок и проведение инвентаризации на складе, какие документы необходимо подготовить и как оформить результаты.
Инвентаризация – довольно трудоемкое и дорогостоящее мероприятие. При ее проведении стоит учесть затраты в рабочее и не рабочее время.
В рабочее время:
Вне рабочее время:
Именно поэтому никто особо не использует внеплановые проверки. Эффективнее в этом случае будет изначально настроить работу таким образом, чтобы велся автоматизированный учет, а работники были максимально обучены и компетентные по вопросам приема и отгрузки ТМЦ.
Общие правила инвентаризации:
Проводится она как в форме внезапной проверки, так и в виде запланированной проверки, периодичность которой прописывается в учетной политике организации . Отличие первых от вторых в том, что на подготовку к ней работников не отводится времени, главная цель не столько сверка остатков на складах, сколько проверка работы самих сотрудников, их компетенции. Рекомендуемая частота инвентаризации ТМЦ – не менее раза в месяц
Обязательные проверки проводятся:
Подробные инструкции о порядке проведения инвентаризации прописаны в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Процедура эта будет признана действительно только при условии 100% выполнения всех правил.
Целесообразно разделить процедуры на 3 этапа:
Этапы | Действия |
| Подготовительный | · выход приказа о проведении инвентаризации и ее сроках (); · создание комиссии и выбор ее председателя; · задача последнего оценить фронт предстоящей работы, контролирует пломбирование склада, проверяет, корректно ли использование имеющейся измерительной техники; · согласование по видам проверяемого имущества и закрепления за каждым из ним ответственного из комиссии; · прошение расписок от материально-ответственных лиц до начала подсчета и т.п. |
| Этап по счету | · по факту считается наличие имущества проверяемого на складе; · занесение результатов в инвентаризационные описи (форма ИНВ-3) |
| Сличительный | · сопоставление данных фактического учета с бухгалтерскими отчетами; · выявление расхождений и составление сличительных ведомостей. |
| Заключительный | · по факту инвентаризации проходит анализ ее результатов; · выявляются виновники неправильного учета имущества предприятия. |
В состав комиссии включают следующие категории работников:
Утвержденный приказом руководства предприятия комиссия в обязательном порядке должна присутствовать на протяжении всей ревизии в полном составе. В противном случае, инвентаризации будет считаться недействительной.
До начала инвентаризации необходимо удостовериться, что вся документация проведена бухгалтерией и занесена в соответствующей системе учета. При обнаружении расхождения на этапе подготовки к ревизии, данные доносят до сведения бухгалтера. Конечным действием материально-ответственных лиц является расписка, что все в порядке.
Если на предприятии имеется большой склад или несколько складов, для оперативности работы создаются счетные (рабочие) комиссии на каждом участке. Перед работой все члены данных комиссий должны пройти подробный инструктаж по предстоящей работе. Если имеет место выборочная инвентаризация, необходимо убедиться, что товар, подлежащий проверки, собран в одном месте. Результаты всей работы фиксируются в инвентаризационных описях ручкой.
Человеческий фактор можно свести к минимуму, применив автоматизированную систему учета: каждому товару присваивается штрихкод, считывая его с помощью сканера, комиссия сразу видит автоматическую аналитику. При этом важно внимательно следить за соответствием товара и наименование, отображаемому в системе согласно его штрихкода.
Если обнаружен порченный товар, с целью дальнейшего его списания и непопадания в результаты инвентаризации, учет его ведется по форме ТОРГ-16.
Навалочные товары проверяются путем обмера габаритов и сравнения с аналогичной информацией, указанной в сопроводительных документах от поставщика ТМЦ.
При наличии товаров, хранящихся в нетронутых упаковках, количество засчитывается в соответствии с маркировкой. В качестве контрольной проверки вскрывают несколько упаковок и смотрят, соответствует ли количество в них, указанному на маркировке.
Движение ТМЦ во время инвентаризации неизбежно приведет к путанице. Причем под движением понимается не только приемка и выдача товара со склада, а также перемещение его внутри склада/складов. На деле сложно представить ситуацию, при которой нормальный руководитель захочет полностью парализовать свой бизнес, пусть даже на один день. Тем более если режим работы 7 дней в неделю.
На практике вполне допускается отгрузка учтенной при ревизии готовой продукции контрагентам либо укомплектование ее в заказ. Это хоть и накладывает определенную долю риска в корректность инвентаризации, зато минимизирует ваши потери от простоя на складе. Важно учесть, что отгрузку ТМЦ производят только с письменного разрешения Главбуха. На данную группу товаров заводит инвентаризационный ярлык по . В нем фиксируется количество ТМЦ до и после отгрузки. После чего заполняется акт инвентаризации по отгруженным позициям (). Приемка ТМЦ также имеет место быть. Фиксируют эту операцию вся инвентаризационная комиссия по форме ИНВ-3.
При инвентаризации заполняется следующие документы:
Действия | Форма для заполнения |
| Фактически имеющиеся на складе ТМЦ, пересчитанные путем автоматизированного учета или вручную | |
| Товар числится за складом, но находится в пути | |
| ТМЦ на ответхранении (числится за одним, а фактически находится на другом складе) | Отдельная инвентаризационная опись со списком таких товаров по |
| Порченный, бракованный товар и товар, подлежащий списанию | Соответственно акты по , |
| Сравнение фактических остатков ТМЦ с данными автоматизированного учета |
Если последние три придется можно отнести скорее к нестандартной ситуации, инвентаризационная опись ИНВ-3 – главный документ любой проверки. С его помощью не только фиксируется фактическое количество остатков на складах, но и впоследствии составляется сличительная ведомость о расхождении с ранее представленной бухгалтерской отчетностью.
По завершении ревизии все члены комиссии подписываются под ее результатами в инвентаризационной описи. Составляется она в двух экземплярах: один для бухгалтера, второй для материально-ответственного лица. Последние при обнаружении ошибки в документе доводят их до сведения бухгалтера и только после этого дают свое письменное согласие с результатами проверки.
Если в ходе заполнения сличительной ведомости обнаружены значительные расхождения, следует пересчет товаров. Причем корректнее выполнять его не членами комиссии, а специально созданной для этого группой людей. Любые исправления в заполненных формах должны быть осуществлены по согласованию всех членов комиссии.
В результате всей проверки оформляется акт инвентаризации, где в фактическом и стоимостном выражении отображаются реально имеющиеся на складе остатки ТМЦ.
Чтобы отобразить все имеющиеся сведения бухгалтер заполняет ведомость по , где по конкретным колонкам вносят данные о пересорте, излишках, недостаче. Документ подписывается всеми членами комиссии. На основании него впоследствии можно взыскивать убытки с материально-ответственных лиц. Результаты инвентаризации склада входят в отчетность месяца, в котором проводилась (как правило проводят при закрытии месяца).
Вопрос №1. В ходе инвентаризации была допущена ошибка при заполнении описи, обязательно ли переделывать документ?
Нет, необязательно. Строка, где была допущена ошибка, зачеркивается линией, поверх нее записываются правильные цифры. Подобным исправлениям подлежат все документы, где ошибка могла оказать искажение данных.
Вопрос №2. В штате всего 3 человека, бухгалтер, кладовщик и директор склада. Будут ли результаты инвентаризации считаться законными, если состав инвентаризационной комиссии будет состоять из трех этих людей.
Нет, не будут, поскольку материально-ответственные лица, коими в данном случае является кладовщик, не может входить в состав комиссии.
Вопрос №3. Установлено ли нормативными актами минимально необходимое количество человек в составе комиссии по инвентаризации ТМЦ?
В документах, регламентирующих порядок проведения инвентаризации, а именно Приказе Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010 ) “Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации” (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 N 1598 ) и Приказе Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010 ) “Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества” прописывается лишь требования к занимаемым должностям в организации тех лиц, кто входит в состав комиссии, иных предписаний касательно численности нет.
Вопрос №4. В ходе инвентаризации обнаружилась недостача. Возместить ее хотят в счет удержания с кладовщика, который не был извещен о проводимой проверки и не присутствовал при ней лично. Законны ли данные действия?
Инвентаризация склада без присутствия материально-ответственного лица, в данном случае кладовщика, считается недействительной, равно как и ее результаты. Исключение является личный отказ от участия в ревизии.
Вопрос №5. Сотрудник склада подал заявление на увольнение, при этом не был издан приказ и собственно не была проведена необходимая в данной ситуации ревизия, не составлены акты приема передач, не подписывались акты недостачи. Спустя определенное время, работодатель предъявляет требования к возмещению выявленных потерь в ходе проведения инвентаризации. Есть ли вероятность, что бывшего сотрудника обяжут к уплате недоимки.
Поскольку сотрудник уже не работает в данной организации, он не является материально-ответственным лицом. Работодатель может обратиться в суд, но шансы выиграть дело ничтожны малы.
Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.
Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных.
В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.
Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на увеличение доходов некоммерческой организации;
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на расходы, сверх норм – за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются у некоммерческой организации на увеличение расходов.
Итак, результаты инвентаризации увеличивают либо доходы, либо расходы некоммерческой организации (в отличие от коммерческих организаций, где они относятся на прибыли и убытки), а следовательно, результаты инвентаризации должны быть учтены при планировании годового бюджета некоммерческой организации.
В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ во взыскании ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).
На разницу в стоимости в сторону недостачи, образовавшуюся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновные лица.
Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.
Для оформления результатов инвентаризации все организации должны заполнять акты инвентаризации по утвержденным унифицированным формам.
Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается в бухгалтерию, другой – остается у инвентаризационной комиссии.
При отсутствии акта инвентаризации расчетов бухгалтерская отчетность организации не может быть признана достоверной.
Кроме того, акт могут потребовать налоговые органы при проведении документальных проверок. Если акт не составлен, это может быть истолковано как неисполнение требований нормативных документов по бухгалтерскому учету об обязательном проведении инвентаризации перед составлением годовой отчетности.
Для выявления фактического наличия имущества и неучтенных объектов, подлежащих налогообложению, сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета руководитель налогового органа (или его заместитель) может назначить инвентаризацию имущества налогоплательщика. В перечень имущества, подлежащего инвентаризации, могут быть включены любое имущество организации, независимо от его местонахождения, и все виды финансовых обязательств. При ненадлежащем ведении бухгалтерского учета в организации руководитель налогового органа вправе принять решение о наложении на эту организацию финансовых санкций.
Если организация подлежит обязательному аудиту, то отсутствие акта инвентаризации расчетов может негативно повлиять на высказываемое аудитором (аудиторской организацией) мнение о достоверности бухгалтерской отчетности.
Акт составляет постоянно действующая инвентаризационная комиссия.
Акт инвентаризации расчетов после составления годовой отчетности передается в архив и хранится не менее пяти лет.
В случае возникновения разногласий следственных и судебных дел акт должен храниться до вынесения окончательного решения.
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц. Проверка должна проводиться до совершения любой операции, которая может повлиять на изменение остатков.
В межинвентаризационный период в организациях могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения.
Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.
Финальным этапом при проведении инвентаризации являются анализ ее итогов и отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. Обнаруженные в процессе инвентаризации отклонения фактического количества ценностей от данных бухучета оформляются в соответствии с утвержденным порядком.
Порядок осуществления инвентаризации имущества и фиксации ее результатов указан в «Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (Приказ Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 (ред. от 08.11.2010). В соответствии с Указаниями инвентаризационная комиссия формирует протокол, фиксирующий результаты инвентаризации, принятые решения и предложения по оформлению результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. Для анализа причин, из-за которых возникает необходимость изменения данных бухучета, проводится совещание инвентаризационной комиссии. По фактам выявления излишков или недостач комиссия берет от них подробные объяснительные.
Фиксация результатов инвентаризации проводится в формате сличительных ведомостей, в которых отображаются суммы недостач. По пригодным к последующей эксплуатации и не подлежащим восстановлению объектам инвентаризации оформляется опись с указанием причин непригодности, даты ввода в эксплуатацию и предложений по списанию. Если ценности были арендованы предприятием, приняты для переработки или состоят на его ответственном хранении, то на них формируются отдельные сличительные ведомости.
Затем в книге контроля за выполнением распоряжений о проведении инвентаризации делают запись с указанием:
Инвентаризация завершается отражением ее результатов в отчетности и учете того месяца, в котором она была завершена. Если это годовая инвентаризация, то результаты проводят в годовом бухгалтерском отчете. Найденные при инвентаризации отклонения фактического количества имущества от данных бухучета разносят в соответствии с требованиями «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (редакция от 24.12.2010, с изменениями от 08.07.2016) и «Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» (редакция от 08.11.2010):
При расчете налога на прибыль налоговое законодательство велит стоимость излишков, обнаруженных при инвентаризации, относить к прочим доходам. Излишки по денежным средствам, основным средствам и материальным ценностям отражаются проводкой:
Независимо от причин возникновения недостачи денежных средств, основных средств, материальных ценностей и другого имущества отражаются проводкой:
Недостачи в рамках норм естественной убыли в бухгалтерском учете относят на расходы на продажу или издержки производства. Указанные нормы естественной убыли утверждены отраслевыми министерствами и ведомствами. Списание недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли производится следующей проводкой.
