Иногда на предприятии складываются такие ситуации, когда сотрудникам выдают денежные средства для выполнения различных служебных поручений, причем эти средства не проводятся через документы на момент выдачи (кроме кассового ордера). Это может быть командировка работника, покупка канцелярии или запчастей для сломавшегося автомобиля. Чтобы подтвердить расходование средств, необходимо составить авансовый отчет (образец заполнения будет приведен ниже), согласно всем правилам. Допускать ошибки при его составлении нельзя, поскольку он является документом строгой отчетности. Рассмотрим, как правильно его составлять и что именно вписывать в бумагу.
Для начала разберем, что, вообще, представляет собой данный термин. Авансовым отчетом называется документ, основной задачей которого является подтверждение произведенного расхода денежных средств подотчетным сотрудником. То есть вся процедура выглядит следующим образом:
Авансовый отчет позволяет проконтролировать выделение средств компании
Заполнением документа занимается бухгалтер и работник, которому были выделены денежные средства. Документ имеет специальную форму, утвержденную Госкомстатом РФ№55 от 2001 года, она носит название АО-1 и является документом первичной отчетности.
Внимание: оформление документа начинает подотчетное лицо, которое вносит в него основные сведения. Затем он передается бухгалтеру, который вносит в него нужные реквизиты и дополнения, после чего передается руководителю компании для утверждения и подписи.
После того как бумага будет подписана руководителем, бухгалтерия закрывает задолженность и проводит приход товарно-материальных ценностей, причисляя ее либо к расходам, либо к погашению имеющихся задолженностей. При этом следует помнить, что согласно законодательству РФ, первичный документ не имеет стандартизированной формы, и руководитель компании имеет право его изменять по своему усмотрению. Но правила заполнения авансового отчета для бюджетных компаний несколько иные, они могут использовать только утвержденные бланки.
Рассмотрим некоторые тонкости составления данного документа. Так, он должен быть составлен не позднее, чем через три дня после выхода работника на рабочее место или после истечения срока, на который данные денежные средства выделялись.
Пример: сотрудник получил 3000 рублей на командировку. По возвращении с нее он выходит на рабочее место и в течение трех дней должен подать отчет в бухгалтерию. Возможна и такая ситуация: сотруднику выдали деньги в понедельник, 15 августа, с целью совершить покупку канцелярии для компании. Срок, на который были выделены средства — 2 дня, то есть за это время работник должен совершить покупку. Соответственно, задание должно быть выполнено до 17 августа включительно, а отчетность необходимо подать до 20 августа включительно (3 дня).
В случае если сотрудник должен был подать отчетность до 20 августа, но заболел и вышел на больничный, то норма о 3 днях переносится на момент выхода работника на рабочее место. К примеру, больничный занял 7 дней начиная с 18 августа. 24 августа он выходит на работу, и у него есть три дня для подачи отчетности. В случае если сотрудник затягивает положенные сроки, то на него могут быть наложены материальные санкции.
Разберем, Он составляется по унифицированной форме на бланке АО-1. В отчет должны присутствовать такие данные:
Стандартная схема составления отчетности
Главное, чтобы документ ответил на такие вопросы:
Внимание: список лиц, которым могут выдаваться авансы, утверждается руководителем. Не каждый сотрудник может получить деньги из кассы — если он не является подотчетным, то выдача запрещена.
Отчет состоит из одного двухстороннего листа. Главную, т. е. лицевую часть, обычно заполняет работник, поскольку там указывается информация, непосредственно касающаяся его персоны и данных, которые ему известны. В лицевой стороне указывается название организации, номер отчетности, ФИО сотрудника и другие данные о нем (должность, табельный номер), дата заполнения документа и назначение. Также с лицевой стороны присутствует табличка, в которую вносятся данные о предыдущих авансах. С оборотной стороны указываются документы, подтверждающие прохождение платежа (чеки, квитанции), а также общая сумма потраченных денег.
После того как документ был заполнен сотрудником, его передают бухгалтеру. Он прописывает в нем соответствующие суммы и счета, а также пометку о том, что отчет был проверен и не содержит ошибок. Сумма всегда указывается цифрами и прописью, после чего ставится подпись бухгалтера с расшифровкой (ФИО, должность), указывается перерасход и остаток, различные реквизиты и прочее. Данный документ составляется в единичном экземпляре, причем его можно заполнять как в традиционном бумажном виде, так и в электронном. Следует понимать, что если при составлении документа будут допущены ошибки и руководитель подпишет его без исправлений, то сотрудники налоговой могут не учесть его и признать выделенную сумму доходом с последующим доначислением НДФЛ и прочих взносов. Поэтому обязательно проверяйте документы перед тем, как их подписывать.
В конце статьи мы приведем а пока разберем детальнее пункты, которые нужно вносить в бумагу.
Учтите, что отчетность можно исправить, если она еще не прошла в учет. Если учет состоялся, но ошибка была найдена, то документ можно аннулировать (это делает руководитель, поскольку он его утверждал). Рекомендуется не выбрасывать и не удалять неправильный бланк, чтобы при необходимости предоставить его налоговикам, как доказательство того, что ошибка была допущена.
Стандартный образец заполнения
Какие документы могут подтвердить, что средства действительно были потрачены в заданном объеме? Есть два варианта:
Внимание: авансовые средства выдаются сотруднику на основании поданного заявления. Срок сдачи отчетности регулируется компанией. Она может установить его хоть в 1 день, хоть в 50. Но лучше придерживаться классического срока в 3 дня.
Также рекомендуется строго прописать сроки погашения задолженностей с обеих сторон. К примеру, если сотрудник потратил больше средств, чем ему выдали, то он должен получить доплату в определенный срок. То же самое должно быть и в противоположной ситуации - если затраты оказались меньше выданного, то сотрудник должен вернуть «сдачу».
У бухгалтеров частенько возникают вопросы по различным нюансам, связанным с его оформлением. Рассмотрим несколько спорных моментов, касающихся данного документа:
Мы перечислили основные сложные ситуации, которые могут возникнуть при оформлении документов. Надеемся, что теперь вы поняли, как правильно заполнять бумаги и каких ошибок следует избегать. По данной
По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.
Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).
Итак, начнём
Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:
Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание - по кредиту.
Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:
Почему я сказал активов ? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:
Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.
Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ "Выдача наличных"):
В виде операции указываем "Выдача подотчетному лицу":
Проводка получилась такой:
В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).
В тройке эта операция оформляется обычным документом "Списание с расчетного счета":
Также не забываем указать в виде операции "Перечисление подотчетному лицу":
Проводка получилась такой:
Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.
После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:
При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ "Выдача денежных документов":
А на закладке "Денежные документы" указывает этот самый билет:
Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):
Отдельно упомяну:
Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.
Это такая печатная форма в которой указывается:
Вот вам пример формы АО-1:
Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).
Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ "Авансовый отчет":
Пробежимся вкратце по его закладкам:
Заполняем закладку "Авансы":
Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.
Заполняем закладку "Товары" (купили кучу всего и поставили на десятку):
Вот проводки этой закладки:
Заполняем закладку "Оплата"(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):
Вот проводки:
Примеры заполнения закладки "Прочее".
Оплата услуг связи:
Оплата объявлений в газете:
Списание суточных и долга за командировочных билетов:
Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):
Кстати, на закладках "Товары" и "Прочее" присутствует галка "СФ", если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная.
Авансовые отчеты – относятся к категории документов первичного учета, что применяются в бухгалтерии для учета финансовых затрат, совершенных работником предприятия в течение командировки . Также данный документ используется в случае расхода материальных средств предприятия наемным персоналом. В данной статье мы предлагаем рассмотреть правила заполнения авансового отчета.
Командировкой считается направление сотрудника на небольшой срок на переговоры в другую организацию, филиал с проверкой и иные мероприятия, находящиеся вне расположения рабочего места
Рассматриваемый бланк обладает унифицированной формой No «АО-1» Следует обратить внимание на то, что юридические лица имеют законное право на использование самостоятельно разработанных бланков . Однако, применение бумаг с учетом унифицированной формы — более предпочтительно. В задачу руководства организации входит создание приказа, содержащего сведения о должностных лицах, имеющих право получения подотчетных финансовых средств. До 2018 года, такие полномочия могли быть возложены только на тех работников предприятия, с кем были заключены трудовые соглашения.
На сегодняшний день, допускается выдача подотчетных средств лицам, с кем заключено гражданско-правовое соглашение.
Следует упомянуть, что в содержании приказа должны раскрываться цели расходования полученных средств, их максимальный объем и конкретный промежуток времени. В том случае, когда работник предприятия ссылается в командировку, выдача материальных средств производится в соответствии с приказом о служебной поездке или на основе командировочного листа.
Сотруднику, получившему финансовые средства для покрытия расходов на протяжении всей служебной поездки, необходимо предоставить отчетность в бухгалтерский отдел. Срок подачи авансового отчета составляет три дня, после истечения срока, фиксируемого на страницах приказа от руководства предприятия. Данный документ является одним из обоснований целесообразности траты финансовых средств компании, что означает необходимость приложения документов, подтверждающих целевой характер использования подотчетных средств.
Для того чтобы подтвердить целесообразность использования подотчетных сумм, работнику необходимо заполнить авансовую отчетность. Такой документ заполняется с обеих сторон, после чего направляется в бухгалтерию для проверки. Проверенный отчет, отправляется руководству организации для утверждения. Согласно текущему законопроекту, этот документ первичного учета заполняется в единственном экземпляре.
Следует обратить внимание на то, что номер авансового отчета в ОКУД (Общероссийский Классификатор Управленческой Документации) был изменен в 2015 году. Ранее данная форма носила номер «0504049». 30 марта 2015 года Министерство Финансов РФ выпустило приказ под номером пятьдесят два, о присвоении данной форме нового номера. На сегодняшний день, номер авансового отчета – ОКУД «0504505». Ниже, вы можете ознакомиться, как выглядит бланк авансового отчета форма по ОКУД 0504505. В этом документе имеется отрывная часть, что должна передаваться работнику предприятия, после проведения бухгалтерской проверки.
Согласно действующему законодательству, каждое предприятие имеет полное право самостоятельно составить рассматриваемый документ. Однако существует четкий регламент, который предусматривает обязательные реквизиты, что должны присутствовать в подобных бумагах. К таким реквизитам относятся:
Авансовая отчетность заполняется в рукописной или машинописной форме (на компьютере). Одним из важных критериев является заверение документа подписью должностного лица с необходимыми полномочиями. В случае с электронным вариантом документа, необходимо наличие цифровой подписи руководителя. Данный вид составления первичной документации допускается только в том случае, когда внутри предприятия используется электронная система документооборота.
При принятии решения о выдачи подотчетной суммы сотруднику предприятия, руководителю необходимо издать соответствующий приказ. Одним из важных этапов написания отчета, является проверка строки «Назначение аванса» . Данная строка должна в точности соответсвовать формулировке, имеющейся в приказе руководства предприятия.
Ниже представлен авансовый отчет, образец заполнения.
В книге бухгалтерского учета расходов, что были выполнены работником фирмы за срок служебной поездки, применяются счета расчетов с наемными сотрудниками, счета учета расходов и другие типы документов. В том случае, когда сумма выдается в виде наличности, необходимо сделать данную отметку: «Дт сч.71 Кт сч.50». Подобные отметки фиксируются на основании правильно составленного расходного кассового ордера.
В том случае, когда финансовые средства зачисляются на банковскую карту работника предприятия, в книге бухгалтерского учета делается вот такая пометка: «Дт сч.71 Кт Сч.51». Для совершения подобных операций, бухгалтеру необходимо заполнить платежку для финансового учреждения. После возвращения сотрудника из служебной поездки, в его обязанности входит предоставление в бухгалтерию корректно оформленного авансового отчета.
На основании данного листа и соответствующих приложений, в книге бухучета фиксируются следующие записи:
В той ситуации, когда у работника предприятия остаются неизрасходованные финансовые средства, ему необходимо передать их руководству компании. При возврате в кассу, указывается код: «Дт сч.50 Кт сч.71». При обратном переводе с банковской карты на банковский счет предприятия, фиксируется код: «Дт сч.51 Кт сч.71». В том случае, когда подотчетная сумма оказалась недостаточной для выполнения определенных операций, предприятие компенсирует сотруднику финансовые траты. В случае с выплатой через кассу указывается код «Дт сч.71 Кт сч.50», а при банковском переводе «Дт сч.71 Кт сч.51».
В некоторых случаях, сотрудник не может предоставить необходимые документы, подтверждающие целесообразность расходов. Такая ситуация может возникнуть при потере документации или невозможности предоставления чеков, в связи с тратами на личные нужды. В этом случае, используется код под номером 94. В книге бухгалтерского учета делается отметка «Дт сч.94 Кт сч. 71», что отражает недостачу финансовых средств. Далее сумма недостачи удерживается из зарплаты сотрудника в соответствии с кодом проводки «Дт сч.70 Кт сч.94».
Используемые термины:
Во время оформления расходов, связанных со служебной поездкой, бухгалтер должен основываться на Постановлении No 749 от 13 октября 2008 года. Данный документ говорит о том, что работник, отправляющийся в служебную поездку, должен получить командировочное удостоверение. Следует отметить, что существует регламент, касаемо формы удостоверения. В нем должны указываться сроки командировки, а также стоять подписи и печати руководства компании.
Сумма расходов считается по чекам, билетам и квитанциями, предоставляемыми в бухгалтерский отдел. Данные, подтверждающие документы, являются неотъемлемой частью авансового отчета. По возвращении из служебной поездки, сотрудник обязан сдать выданное удостоверение. После этого, составляется отчетность, для передачи на утверждение руководству. Для того, чтобы сократить риск появления претензий от налоговых органов, необходимо подойти к заполнению бумаг с повышенной ответственностью. При некорректно заполненном отчете, бухгалтер имеет право отказа в приеме документации.
В задачу сотрудника входит сбор всех кассовых и товарных чеков, а также других бланков строгой отчетности. Все вышеперечисленные документы прикрепляются к бумажному листу формата А4. Подобные действия позволяют сократить риск потери важных приложений к авансовому отчету. Некоторые бухгалтеры рекомендуют сотрудникам делать ксерокопию каждого документа, для того, чтобы снизить риск потери документации из-за выцветания чернил. Подобные приложения к отчету позволяют компании доказать целесообразность финансовых затрат в ходе служебной командировки, в период проведения проверок со стороны налоговых органов.
Рассматривая вопрос о том, как правильно оформить авансовый отчет, следует отметить некоторые тонкости, связанные с процессом отправки работника в служебную поездку за пределы РФ. В данном случае, нет необходимости в выдаче командировочного удостоверения, так как все необходимые даты фиксируются на страницах заграничного паспорта.
После того как будет выбрано должностное лицо для зарубежной командировки, задачей руководства компании становится подготовка необходимого приказа, где фиксируется назначение служебной поездки, должность, фамилия и инициалы сотрудника, а также пункт назначения. Допускается самостоятельная установка размеров суточных расходов. По данным статистики, суточные расходы не превышают сумму, облагаемую налогом на доходы физических лиц. Со стороны компании производится оплата перелета до пункта назначения. В задачу должностного лица, отправленного в служебную командировку, входит подготовка документов, подтверждающих расходы на проживание, перелет, оплату государственных пошлин и услуги переводчиков.
Итак, давайте рассмотрим пример заполнения авансового отчета по командировке. На главном листе бланка следует указать название предприятия и отдела, где осуществляется трудовая деятельность сотрудника, вернувшегося из служебной поездки. Далее указывается должность, цель поездки, регистрационный номер бланка и дата заполнения бумаг.
В табличной части отражаются сведения о финансовых средствах, что были выданы должностному лицу. Здесь же фиксируется сумма полученного аванса и финансовые затраты, совершенные за время командировки. Далее проводится подведение итогов, где выявляется, остались ли неизрасходованные средства. На обратной стороне рассматриваемого документа приводится обобщение сведений о первичной документации, подтверждающей факт целевого характера имеющихся трат. К данному виду документов относятся товарные и кассовые чеки, квитанции, акты и накладные. Важно обратить внимание, что данные должны систематизироваться и фиксироваться в хронологическом порядке. После упорядочивания сведений они прикрепляются к основному документу.
После заполнения всех необходимых бумаг, готовая отчетность передается в бухгалтерский отдел для проверки целесообразности расходования суммы. Также рассматривается корректность заполнения документации. После проведения проверки бухгалтер фиксирует счета, которые прилагаются к отчету о затратах. После этого производится подпись документов подотчетным лицом, что далее передаются на утверждение руководству компании.
В том случае, когда у человека, вернувшегося из командировки, остаются неизрасходованные средства, необходимо вернуть оставшуюся сумму в кассу или бухгалтерский отдел. В случае с перерасходом средств, компания должна восполнить убытки сотрудника. В той ситуации, когда сотрудник имеет задолженность по ранее выданному авансу, личные расходы не компенсируются. Процесс заполнения подобных бланков довольно прост, однако необходимо учитывать различные нюансы.
Для того чтобы избежать ошибок при составлении документа, следует получить консультацию бухгалтера.
Авансовая отчетность заполняется лицом, прибывшим из командировки и представителем отдела бухгалтерии. В задачу проверяющего входит анализ корректности предоставляемых сведений. Помимо этого, сотруднику должна быть выдана бухгалтерская расписка, подтверждающая факт постановления отчета на учет. Распиской является отрывная часть бланка, где указывается регистрационный код, дата написания отчета, фамилия и инициалы должностного лица, кем были получены подотчетные средства. Далее указывается размер учтенных финансовых трат и количество дополнительных вложений к отчету.
В том случае, когда отчетность составлена некорректно, за бухгалтерским отделом остается право в отказе принятия документов . В этой ситуации, должностное лицо становится должником предприятия. При отказе возмещения задолженности, руководство организации имеет полное право удержания необходимых средств из зарплаты сотрудника, в соответствии со статьей сто тридцать семь ТК Российской Федерации. Следует обратить внимание на то, что удержание финансовых средств осуществляется с согласия работника . Данный факт должен быть засвидетельствован в документальном виде. В том случае, когда работник отказывается покрыть сумму расходов, возникший конфликт решается в судебном порядке.
Авансовый отчёт – один из документов, который входит в бухгалтерскую отчётность. Он нужен для подтверждения расходования денежных средств, которые выдаются сотрудникам в виде аванса. Но на этом правила и особенности документа не заканчиваются.
Сам авансовый отчёт имеет форму бланка, заполняемого с лицевой и оборотной сторон. В заполнении должны принимать участие два подотчётных лица: бухгалтер и второй сотрудник.
Унифицированная форма бланков содержит поля, где проставляет подписи каждый из ответственных сотрудников.
Закрепляет всё руководитель. Эти поля надо предусмотреть даже тем, кто занимается разработкой собственных форм.
Сотрудник должен прикладывать к отчёту все документы, способные служить доказательствами и оправданиями. Рекомендуется наклеить их на плотный лист картона, тогда хранения будет более удобным.
Скачать бесплатный образец авансового отчёта в формате word можно .
Напротив итоговой строки пишут суммы как в российской валюте, так и в зарубежных.
Бухгалтер должен составить расписку о принятом пакете документов в присутствии подотчётного лица. Это делается сразу после оформления отчёта первым. В расписке надо обязательно указать дату, когда документы были получены бухгалтером.
На утверждение руководству документ передаётся только после тщательной проверки. И согласия с тем, что ошибки отсутствуют.
Руководитель знакомится с содержанием документа. Если ничего не вызывает сомнений, он ставит свою подпись, подтверждая факт наличия самих расходов, а так же их соответствия закону.
Открытие цветочного магазина – хорошая идея собственного бизнеса. смотрите по ссылке.
Бухгалтер должен выполнить ряд определённых действий после получения отчёта с подписью руководителя .
Бланк можно оформлять не только на бумаге, но и с использованием программы 1C, в электронном виде.
Предельный срок подачи отчёта равен 5 дням, если подотчётному лицу выдавались именно наличные средства, и если это произошло в кассе предприятия. Срок отсчитывается с того дня, когда у работника закончилась командировка.
Другое дело – если произошла выдача средств в виде корпоративного электронного платёжного устройства.
Использование личных платёжных средств приводит к тому, что правила становятся одинаковыми, для наличного и безналичного расчёта.
Бухгалтер должен получить отчёты максимум за три дня.
Без подтверждающих документов отчёт просто не будут принимать. От вида первичных документов зависит и то, сможет ли бухгалтер принять к вычету «входные» разновидности НДС.
Открыть свой бизнес по франшизе намного проще, чем с нуля. Всё – по ссылке.
Есть несколько видов документов, которые прилагаются к авансовому отчёту:
В расчётный день поставщик передаёт отчёт о выборке топлива вместе со счёт-фактурой, если организация заключает договор с топливной компанией, вносит аванс за ГСМ по безналичному расчёту.