Инвентаризация – основной способ контроля деятельности любой организации. Своеобразный «медосмотр» для фирмы. Возможность контроля имущественных ценностей и экономического состояния предприятия. Но что будет, если пренебречь инвентаризацией и не проводить ее вовсе? Может ли это обернуться проблемой для предприятия? И на сколько эти проблемы будут существенны?
Проведение инвентаризации в нашей стране обязательно в нескольких случаях (Положение о бухгалтерском учете и отчетности в РФ):
Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет.
Инвентаризация помогает выявить недостачи, излишки, пересорт, найти потерянное или даже возместить ущерб. Во время инвентаризации проверяется имущество, определяется его состояние и производится переоценка.
Но, что будет, если организация не проводит инвентаризацию вовсе? Преследуется ли это законом на государственном уровне, налагаются ли штрафы и санкции?
Скажем сразу, что как такового штрафа за отсутствие инвентаризации не предусмотрено. Но это не означает, что и проблем не будет.
Известны случаи, когда налоговые органы пытаются штрафовать организацию по ст. 120 НК РФ, мотивируя это тем, что отсутствие актов инвентаризации – есть нарушение правил учета доходов/расходов и объектов налогообложения.
Посетители одного из форумов в сети Internet, обсуждая возможные проблемы при отсутствии актов инвентаризационных проверок предположили, что в некоторых случаях это может повлечь за собой административную, а иногда даже и уголовную ответственность. В защиту они приводили такие аргументы: «При составлении годовой отчетности, инвентаризация обязательств и активов не проводилась, а в учете, наоборот, проводилось имущество или обязательство, получается недостоверная отчетность. Тут уместно будет вспомнить такое понятие как «должностная подделка» (внесение должностным лицом заведомо ложных сведений в официальные документы, другое подделывание документов, а так же составление и выдача заведомо неправдивых документов) . Это, по мнению правоохранительных органов, может привести к уголовной ответственности».
«Уголовная ответственность наступает в случае доказательства фиктивной(поддельной) бухгалтерской отчетности. Это может быть в случае недостоверного указания каких-либо активов и обязательств. Достоверность бухгалтерской отчетности подтверждается своевременно проведенной инвентаризацией. То есть за сам факт отсутствия инвентаризации ответственности нет. Но в таком случае бухгалтерская отчетность может быть признана фиктивной и подвергнуться сомнению».
«Наступление уголовной ответственности из-за не проведения инвентаризации –это только предположение что может быть. Аргументы для наступления уголовной ответственности отвечающие привели. Что касается самого факта отсутствия инвентаризации – за это ответственности нет».
Кроме административной или уголовной ответственности у фирмы могут возникнуть проблемы и другого рода. Например, отказ в вычете НДС и невозможность учесть в составе расходов затраты в пределах норм естественной убыли. А также возможность списания безнадежной задолженности.
Рассуждать о том, чем грозит отсутствие инвентаризации можно долго: приводить доводы как в пользу безнаказанности такого ведения бизнеса, так и грозить уголовной ответственностью. Однако в Статье 11 Закона о бухгалтерском учете в РФ «Инвентаризация активов и обязательств« предусмотрена прямая обязанность организаций проводить инвентаризацию как минимум один раз в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
Кроме того, инвентаризация, как механизм контроля может, помочь избежать нарушений, за которые ответственность четко установлена. Это касается ситуаций, когда при проверке налоговики выявляют излишки материально-производственных запасов, неучтенных в бухгалтерской документации. Считается, что такое имущество получено безвозмездно. И если это приведет к искажению бухгалтерской отчетности на 10% и более, или занижению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%, то должностные лица организации могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности. А это потянет за собой штрафы, привлечение к ответственности и все связанные с этим проблемы.
Но главное, в проведении инвентаризации должен быть заинтересован, прежде всего, сам руководитель. Ведь именно он несет ответственность за бухгалтерский учет своей большой или маленькой организации. И все проблемы о не проведении инвентаризации лягут на его плечи.
А кроме ответственности такой руководитель несет еще финансовые потери: сколько денег может быть потеряно из-за нерадивости и халатного отношения сотрудников? Сколько прибыли недополучено, сколько продано «на сторону» и «вынесено» из компании? Ведь никому, кроме собственника не важен доход.
Боязнь испортить отношения с коллективом или узнать правду, о реальном состоянии дел в компании может помешать вашей компании вырасти, сделать шаг и перейти на новый уровень доходов и прибыли.
Провести в конце года инвентаризацию - святой долг бухгалтера. И каким бы скучным ни казался этот процесс, никуда от него не денешься. Речь пойдет не только о том, как ее провести, но и о возможных инвентаризационных ошибках. В статье вы найдете их конкретный перечень. Вооружившись такой полезной информацией, вы оградите себя от нежелательных последствий ошибок.
В процессе работы организация приобретает различное имущество, рассчитывается с поставщиками и покупателями, выдает и получает кредиты и займы. Все эти сведения отражаются на счетах бухгалтерского учета, формируя финансово-экономические показатели деятельности предприятия.
Достоверность этих показателей не вызывает сомнение, только если они подтверждаются фактическим наличием имущества и обязательств. Проверить, соответствуют ли они данным бухгалтерского учета, поможет инвентаризация.
Прямо в цель
Выявить фактическое наличие имущества, сопоставить полученные результаты с данными бухгалтерского учета, а в случае недостачи, излишков или порчи материальных ресурсов определить виновных лиц - таковы цели инвентаризации. Если при пересчете попадутся бракованные материальные ресурсы, потребуется сформировать обоснованные заключения и подготовить документы для их уценки и списания.
И это далеко не все цели инвентаризации. Вам придется также принять меры по взысканию дебиторской и погашению кредиторской задолженности, списать в установленном порядке обязательства по истечении сроков давности и пр.
Порядок проведения инвентаризации определяется приказом об учетной политике и должен соответствовать требованиям приказа Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее - Методические указания). Провести ее могут постоянно действующая, рабочая или разовая комиссии. При этом в инвентаризации обязательно должны участвовать материально ответственные лица.
«Отделаться» инвентаризацией только одного участка не удастся. Проверить придется все имущество организации, все виды финансовых обязательств. Имущество, которое не принадлежит организации, но числится в бухгалтерском учете, например на хранении, арендованное или полученное для переработки, - не исключение.
Итоги «переписи» оформляются документально. Чтобы отразить полученные результаты в учете, используйте типовые унифицированные формы первичной учетной документации. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Не удивляйтесь «древней» дате этого документа - он все еще действует. Если хотите, можете разработать собственные формы. Но помните: они должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (наименование документа, дату его составления и т. д.).
Но прежде чем говорить об оформлении результатов инвентаризации, разберемся, когда организация вправе, а когда обязана ее проводить.
Добровольно-принудительный режим
Инвентаризация может проводиться добровольно. Но есть случаи, когда провести ее просто необходимо. Перечислим их. Итак, инвентаризация обязательна:
при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, при преобразовании государственного или муниципального (унитарного) предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
если установлены факты хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при ликвидации (реорганизации) организации.
Как видите, этот перечень достаточно обширный. Но есть организации, которые предпочитают не проводить инвентаризацию, когда это необходимо. Благо, их число не так велико (см. рисунок). Помните, что, хотя штраф за непроведенную инвентаризацию не установлен, отсутствие первичных документов об этом мероприятии все же образует состав налогового правонарушения по статье 120 Налогового кодекса.
Нет документов - плати штраф 5000 рублей. А если нет документов по проведенной годовой инвентаризации минимум за два года, то штраф составит 15 000 рублей.
И все же преобладающее большинство участников опроса высказались за инвентаризацию во всех необходимых случаях.
Несмотря на то что, например, материально ответственные лица в одних организациях меняются нечасто, а в других - каждый месяц, инвентаризация в конце года обязательна для всех. Чтобы вам лишний раз не изучать методичку, напомним об этапах, по которым она проводится.
Этап № 1. Готовим «почву»
Для начала руководитель организации должен издать приказ по форме ИНВ-22. В ней определяют содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, сроки представления документов в бухгалтерию, а также персональный состав инвентаризационной комиссии.
Перед началом инвентаризации материально ответственное лицо должно рассортировать все материальные ценности, оформить все приходные и расходные документы.
Комиссия проводит подготовительную работу, которая предшествует подсчету остатков материальных ценностей. Во-первых, она пломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности, во-вторых, проверяет весы и мерную тару. Кроме того, материально ответственные лица представляют комиссии отчеты со всеми документами, подтверждающими движение ТМЦ и денежных средств.
Они дают также расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход.
Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение (или доверенности на получение) имущества.
Если в учреждении материально ответственного лица нет, то им считается руководитель.
Комментарий специалиста
Е. Диркова, аудитор, генеральный директор ООО «БИЗНЕС-БУХГАЛТЕР»:
«Для проведения инвентаризаций в каждой организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав включают представителей администрации, работников бухгалтерии, а также других специалистов (инженеров, экономистов, техников и т. д.). Если у компании заключен договор на проведение аудиторской проверки и имеются значительные объемы материально-производственных запасов, то при их инвентаризации должен присутствовать аудитор. Такой порядок установлен пунктом 2 Правила (стандарта) № 17 Федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности (утв. постановлением Правительства РФ от 23 сентября 2002 г. № 696). По распоряжению руководителя компании представитель аудиторской организации может быть включен в состав инвентаризационной комиссии».
Этап № 2. Опись по факту
Затем описывается имущество и обязательства, т. е. проводится их вещественная и документальная проверка.
После того как проверено наличие материальных ценностей, составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи не менее чем в двух экземплярах. Для каждого вида имущества заполняют свою форму такого документа - например, по результатам инвентаризации основных средств - ИНВ-1, нематериальных активов - ИНВ-1а, товарно-материальных ценностей - ИНВ-3 и т. д. (п. 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).
Этап № 3. «Подобьем» результаты
Далее инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию. Здесь сравниваются данные учета и инвентаризации, а после составляется сличительная ведомость. Она оформляется только по тем активам, по которым выявлены отклонения от учетных данных (п. 4.1 Методических указаний). Например, если обнаружены излишки основных фондов, составляется сличительная ведомость ИНВ-18, а для товарно-материальных ценностей - ИНВ-19.
Когда будете составлять сличительные ведомости, учитывайте пересортицу товарно-материальных ценностей. Помните, что недопустимо учитывать товары одного сорта в составе другого. Не забывайте про суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы, и то, что потери списываются в пределах норм естественной убыли.
На ценности, которые не принадлежат организации, но числятся в бухгалтерском учете (находятся на ответственном хранении, арендованы или получены для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам этих ценностей представляется справка о результатах инвентаризации с приложением копии инвентаризационной описи.
Итоговые данные по всем видам имущества и обязательств заносятся в ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма ИНВ-26).
Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
Этап № 4. Документы - на подпись!
Ведомость подписывается главным бухгалтером и руководителем учреждения. Одновременно издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для того, чтобы внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета. Материалы инвентаризации передают в бухгалтерию, где они хранятся не менее пяти лет.
А самое каверзное в инвентаризации - ошибки. Ведь она может поднести сюрпризы не только в виде излишков и недостач имущества.
В таблице приведены возможные ошибки и их последствия. Надеемся, подготовленный материал поможет вам их не совершать. А на будущее помните - не ошибается тот, кто ничего не делает.
Таблица. Инвентаризационные ошибки и их последствия
|
№ п/п |
Ошибка |
Последствие |
|---|---|---|
|
Неверно оформлен приказ руководителя на проведение инвентаризации, а именно: не указаны сроки проведения инвентаризации, состав комиссии, перечень имущества |
Нет оснований для того, чтобы проводить инвентаризацию и, следовательно, признать ее результаты |
|
|
Во время проведения инвентаризации документально подтверждено отсутствие хотя бы одного члена комиссии |
||
|
Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре |
Результаты инвентаризации недействительны |
|
|
У материально ответственных лиц не взяты расписки, согласно которым все приходные и расходные документы представлены в бухгалтерию |
Выявленные в результате инвентаризации нарушения можно оспорить, предъявив документы, оформленные в период проведения инвентаризации |
|
|
Нарушена процедура инвентаризации: данные бухгалтерского учета сопоставляются с фактическим наличием, а не наоборот |
Из-за возможного искажения фактического наличия некоторые нарушения могут быть не выявлены |
|
|
На каждой странице описей не выверены итоги: число прописью, количество номеров и сумма материальных ценностей, а также общий итог в натуральных показателях |
||
|
На каждой странице нет записей «Цены, итоги проверил» и «Подпись материально ответственного лица» (для форм, в которых такие подписи предусмотрены) |
На основании такого документа претензии к материально ответственному лицу предъявить невозможно |
|
|
На последней странице инвентаризационной описи нет подписи материально ответственного лица об отсутствии у него претензий к членам комиссии, а также о том, что он принимает указанное в описи имущество на ответственное хранение (для форм, в которых такие подписи предусмотрены) |
Если будут выявлены недостачи, предъявить претензии к материально ответственному лицу невозможно |
|
|
Ошибки и исправления не подписаны и не заверены членами комиссии |
Исправления считаются недействительными |
|
|
Инвентаризационные описи после утверждения результатов содержат незаполненные строки (строки не прочеркнуты) |
Имеется возможность несанкционированных исправлений результатов инвентаризации |
|
|
Во время перерывов в работе комиссии не закрыт доступ посторонним лицам в помещение, в котором хранятся инвентаризационные описи |
Имеется возможность несанкционированных исправлений результатов инвентаризации |
Действующий Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не устанавливает, в каких случаях проведение инвентаризации обязательно. Согласно его положениям такие случаи устанавливаются либо российским законодательством, либо отраслевыми или федеральными стандартами. На сегодняшний день данные стандарты отсутствуют. Поэтому, чтобы определить эти случаи, необходим анализ действующего законодательства.
Есть два основных нормативно-правовых акта, регулирующих проведение инвентаризации:
В этих документах определены правила и процедуры проведения инвентаризаций хозяйствующими субъектами, в том числе случаи обязательного проведения инвентаризации. Помимо этих двух актов обязательные процедуры инвентаризации предусмотрены и законами. В таблице ниже мы объединили основные такие случаи.
| Проведение инвентаризации обязательно при: | Сроки проведения | Нормативно-правовое основание |
|---|---|---|
| составлении годовой бухгалтерской отчетности | До составления годовой бухгалтерской отчетности | п. 27 Приказа № 34н |
| смене (увольнение, отпуск и другие причины) материально ответственных работников | В день приемки-передачи дел | п. 27 Приказа № 34н |
| хищении, порче или злоупотреблениях с имуществом | п. 27 Приказа № 34н | |
| стихийных бедствиях и других чрезвычайных событиях (пожары, наводнения и др.) | В срок, установленный приказом руководителя | п. 27 Приказа № 34н |
| выкупе, продаже или передаче имущества в аренду | В срок, установленный приказом руководителя | п. 27 Приказа № 34н |
| ликвидации, реорганизации компании | До составления ликвидационного баланса (при ликвидации) или подписания передаточного акта (при реорганизации) | п. 27 Приказа № 34н |
| банкротстве и назначении конкурсного управляющего | В разумные сроки после назначения конкурсного управляющего | ст. 129 Закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ о банкротстве |
| продаже предприятия | До подписания договора продажи предприятия | ст. 561 ГК РФ |
Несмотря на то, что причины инвентаризации могут быть разными, все эти процедуры объединяет направленность на установление фактического состояния имущества организации.
Результаты инвентаризации нужны для конкурсного производства. Посредством инвентаризации конкурсный управляющий устанавливает имущество, за счет которого могут быть погашены долги банкрота перед кредиторами.
Они нужны для целей налогообложения, когда при недостаче или повреждении имущества (из-за хищения, порчи, пожара и т.д.) фирма показывает убыль имущества в бухгалтерской отчетности, что позволяет учесть убыток во внереализационных расходах.
Если имущество застраховано, то документы, составляемые по итогам инвентаризаций, потребуются для получения страховых выплат. Эти же акты по итогам инвентаризации могут стать документальным подтверждением материальных требований к работникам, ответственным за причиненный ущерб.
При реорганизации или ликвидации фирмы на основании инвентаризационных документов будет составлен разделительный или ликвидационный баланс организации.
Все это обуславливает большое значение соблюдения правил и процедур инвентаризации, которые установлены Приказом N 34н и Методическими указаниями , в том числе в части, касающейся сроков инвентаризации, состава инвентаризационных комиссий, оформления результатов. В противном случае итоги инвентаризации могут быть признаны недостоверными.
инвентаризация имущество документальный законодательство
В соответствии со ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие имущества и обязательств, их состояние и правильность оценки.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно:
При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).
Инвентаризация имущества и обязательств коммерческих организаций является не только важным общехозяйственным мероприятием, но и элементом учетной политики. Согласно п. 3 ст. 6 Закона N 129-ФЗ при формировании учетной политики утверждается порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации.
Необходимо обратить внимание на важность этого положения, так как во многих организациях (особенно в сфере малого бизнеса) инвентаризации либо вообще не проводятся, либо проводятся с нарушением установленных правил. Это приводит к формальному заполнению инвентаризационных описей и актов по данным регистров бухгалтерского учета (без проведения натуральной (вещественной) проверки).
Следует помнить, что если бухгалтерская отчетность организации в соответствии с законодательством должна обязательно подтверждаться независимой аудиторской организацией. Отсутствие документов о проведении инвентаризации имущества и финансовых обязательств перед годовой бухгалтерской отчетностью может служить основанием для отказа в выдаче положительного аудиторского заключения о представленной к аудиторской проверке бухгалтерской отчетности. Даже при отсутствии серьезных нарушений законодательства, регулирующего бухгалтерский учет и отчетность в Российской Федерации.
Законодательством предусмотрены различные формы и методы проведения инвентаризации.
Организация должна использовать эти формы и методы при составлении приказа об учетной политике и определении порядка проведения инвентаризации с учетом специфики своей деятельности и задач, которые необходимо решить в ходе инвентаризации.
Виды инвентаризаций представлены в табл. 1.
Таблица 1
|
Критерий |
Вид инвентаризации |
Отличительные особенности инвентаризации |
|
По обязательности проведения |
Обязательная |
Проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации |
|
Инициативная |
Проводится по решению руководителя |
|
|
Плановая |
Проводится в установленные порядком проведения инвентаризации сроки |
|
|
По периодичности |
Внеплановая |
Проводится по решению руководителя организации вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества, либо если необходимость ее проведения предусмотрена законодательством |
|
Инвентаризации подвергаются все объекты имущества и обязательств |
||
|
По степени охвата |
Частичная |
Проверке подлежит один или несколько видов имущества и обязательств |
|
Натуральная |
Состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера и т.п. |
|
|
По методу проведения |
Документальная |
Состоит в проверке документального подтверждения наличия объектов |
Порядок проведения инвентаризации оформляется в виде приложения к приказу об учетной политике.
Это приложение включает в себя:
Плановые инвентаризации проводятся в заранее установленные сроки.
К плановым инвентаризациям относятся и ежегодные инвентаризации, проводимые перед составлением годового отчета.
Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся неожиданно для материально-ответственного лица, чтобы установить наличие товарно-материальных ценностей. Они могут проводиться как по решению руководителя организации, так и по требованию следственных и контрольных органов.
Организация самостоятельно решает вопросы проведения полной или частичной (выборочной) инвентаризации и отражает это в приказе по учетной политике исходя из требований действующего законодательства.
Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации, а частичная (выборочная) - один или несколько видов имущества и обязательств, например, только денежные средства, сырье и материалы, товары и т.п.
Выборочная инвентаризация наличия товарно-материальных ценностей может проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации, а также установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам.
В период между инвентаризациями в организациях рекомендуется систематически проводить выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Основной задачей выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный период является осуществление контроля:
Внеплановой выборочной инвентаризации подвергаются, как правило, наиболее дорогостоящие материально-производственные запасы, по которым имеются сверхнормативные запасы или продолжительное время не было движения. Выборочные инвентаризации рекомендуется также проводить при поступлении сигналов о фактах нарушения правил приемки, отпуска, отгрузки и реализации товаров.
Организация самостоятельно должна решить, в какие сроки будет производиться инвентаризация соответствующих активов и пассивов баланса, а также других объектов, числящихся на забалансовых счетах.
Порядок проведения инвентаризаций организации определяют таким образом, чтобы проверка наличия ценностей не влияла на ее нормальную работу.
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации в обязательном порядке обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств в полном объеме. Такая ежегодная инвентаризация должна проводиться организацией не ранее 1 октября отчетного года.
Для некоторых видов имущества установлены иные сроки проведения инвентаризации. Согласно п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, инвентаризация может проводиться для основных средств - один раз в три года; для библиотечных фондов - один раз в пять лет. Организациям, расположенным в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, разрешается проводить инвентаризацию товаров, сырья и материалов в периоды их наименьших остатков.
Дата размещения статьи: 13.01.2016
Бухгалтерское законодательство требует проводить инвентаризацию минимум раз в год - перед составлением годовой отчетности. Давайте вспомним, как проходит данная процедура. То есть какие документы оформить и в какой последовательности. А для начала выясним, что будет, если вообще не проводить инвентаризацию.
Информация в бухотчетности может быть признана недостоверной из-за инвентаризации, которую провели не по правилам. Такой же результат, если результаты ревизии оформлены с нарушениями.
Когда подобное обнаружат? Чаще всего это аудиторская проверка. Возможно, что проблемы с инвентаризацией вскроются, если фирма захочет взыскать через суд ущерб с материально ответственного сотрудника. Естественно, служителям Фемиды придется передать и документы по инвентаризации.
К счастью, сам по себе факт непроведения инвентаризации не дает налоговикам повод выписать штраф. Все просто. В действующем законодательстве - ни в налоговом, ни в административном - нет прямой ответственности за то, что не провели инвентаризацию.
Конечно, проводить ревизии имущества в интересах самой компании. Ведь помимо взыскания возможного ущерба именно так удастся выяснить достоверную информацию об активах, имуществе и обязательствах.
Без регулярных же инвентаризаций бухгалтерская отчетность в какой-то момент может оказаться неправильной. И вот за это штрафы уже будут грозить как самой организации, так и ее должностным лицам (ст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП РФ). Конечно, вероятность этих штрафов не очень высокая. Но все же не стоит увлекаться игнорированием инвентаризаций.
Будьте внимательны: в некоторых случаях санкции предусмотрены именно за непроведение инвентаризации либо ошибки в данной процедуре. Например, инвентаризацию оружия и патронов обязательно проводить строго 1 января и когда меняется директор фирмы. Не сделали? Платите штраф, выписанный сотрудниками органов внутренних дел (ч. 3 ст. 14.1, ч. 1 ст. 20.8 КоАП РФ). И даже в суде не удастся оспорить наказание. Об этом свидетельствуют Решения Арбитражного суда Свердловской области от 28.10.2013 N А60-32969/2013, Московского областного суда от 18.06.2013 по делу N 21-611/13 и др.
Еще один специфический вид имущества - наркотические средства, психотропные вещества и их прекурсоры. Штраф за то, что не провели инвентаризацию этих вещей, также весьма существенный (ч. 3 - 4 ст. 14.1, ст. 6.16 КоАП РФ). Судьи традиционно на стороне проверяющих. Об этом свидетельствует и судебная практика (см., например, Решение Арбитражного суда Свердловской области от 05.03.2015 по делу N А60-4465/2015, Постановление Самарского областного суда от 19.11.2014 по делу N 4а-757/2014).
С чего начать
Вообще порядок проведения инвентаризации надо закрепить в учетной политике для целей бухучета. Таково требование п. 4 ПБУ 1/2008.
Конечно, перечислять в учетной политике все случаи обязательной инвентаризации не нужно. А вот если организация хочет проводить дополнительно добровольную инвентаризацию (например, помимо годовой делать и ежеквартальные ревизии имущества), это в учетной политике закрепить придется.
Итак, в приложении к приказу об учетной политике следует отразить следующее. Во-первых, конкретизировать график инвентаризаций (в т.ч. обязательных) и их сроки в течение отчетного года. Поясним. Если активов, обязательств и имущества немного, можно условно все проверить за пару часов. А вот когда в организации есть филиалы, да еще с объемным производством... Тут нужен четкий срок, иначе есть вероятность банально не успеть с той же годовой инвентаризацией к 31 декабря.
Во-вторых, зафиксируйте в приложении к учетной политике перечень имущества и обязательств, которые нужно проверять при каждой инвентаризации. Дело вот в чем. Ревизию основных средств разрешено проводить раз в три года.
Особенности инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств
|
Вид имущества и основание |
Особенности проведения инвентаризации |
|
Основные средства (п. п. 3.1 - 3.7 Методических указаний, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, п. 27 Приказа от 29.07.1998 N 34н) |
Перед инвентаризацией проверяют: Наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей; Наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации; Наличие документов на ОС, сданные или принятые организацией в аренду или на хранение. Если документов нет или в них обнаружены неточности, оформите их или скорректируйте до проведения инвентаризации. Инвентаризацию основных средств можно проводить не чаще одного раза в три года. При инвентаризации производят осмотр объектов и устанавливают соответствие их данным бухучета по следующим параметрам: Полное наименование; Назначение, основные технические или эксплуатационные показатели; Инвентарные и заводские номера; Номера паспортов оборудования, содержащего драгоценные металлы; Год выпуска; Количество объектов. Если основные средства в момент инвентаризации находятся вне организации, их инвентаризируют до момента временного их выбытия. Например, такое возможно с отправленными в капитальный ремонт машинами и оборудованием, с уходящими в дальние рейсы автомашинами и т.п. Основные средства, стоимость которых списана в момент их ввода в эксплуатацию, также надо инвентаризировать. Их инвентаризацию проводят в таком же порядке, как и всех остальных основных средств |
|
Товарно-материальные ценности (п. п. 3.15 - 3.26 Методических указаний, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49) |
При инвентаризации ТМЦ обязательно пересчитывать, перевешивать или перемеривать. Инвентаризацию проводят в порядке расположения ТМЦ в помещении. Ценности, закрепленные за одним материально ответственным лицом, могут храниться в разных помещениях. В этом случае инвентаризацию проводят последовательно в местах хранения. После проверки ценностей в одном помещении вход в него не допускается. Помещения, инвентаризация в которых уже проведена, закрывают (пломбируют) до окончания инвентаризации (в части ТМЦ, закрепленных за данным материально ответственным лицом). Если в организации есть ТМЦ, принятые на ответственное хранение (такое имущество учитывают на забалансовом счете 002), проверяют документы, на основании которых они находятся на складе. Инвентарь и хозяйственные принадлежности, выданные для использования, инвентаризируют по их местонахождению и материально ответственным лицам |
|
Расчеты (п. п. 3.44 - 3.48 Методических указаний, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49) |
При инвентаризации расчетов с персоналом по оплате труда выявляют суммы невыплаченной зарплаты (депонированные суммы), а также переплаты сотрудникам. В аналогичном порядке проводят ревизию расчетов с подотчетниками, в ходе которой проверяют целевое использование выданных сотрудникам организации денежных средств. При инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками проверяют правильность и обоснованность числящихся на счетах бухучета сумм "дебиторки" и "кредиторки". В ходе инвентаризации составляют акты сверки, в которых указываются данные о состоянии расчетов. Отраженные в акте суммы сверяют с данными бухучета. При инвентаризации расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами сверяют данные бухучета по счетам 68 и 69 с суммами налогов и взносов, начисленных (налоговые декларации, расчеты) и уплаченных (платежные поручения). По суммам, не перечисленным вовремя, следует проконтролировать начисление (бухгалтерские справки) и уплату пеней (платежные поручения) |
|
Незавершенное производство (п. п. 3.27 - 3.35 Методических указаний, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49) |
При инвентаризации незавершенного производства определяют: Фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и не законченных изготовлением и сборкой изделий, находящихся в производстве; Фактическую комплектность незавершенного производства (заделов); Остаток незавершенного производства по аннулированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено. Проверку проводят путем подсчета, взвешивания, перемеривания. По незавершенному капитальному строительству проверяют: Не числится ли в его составе оборудование, переданное в монтаж, но фактически не начатое монтажом; Состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов и причины консервации |
Инвентаризация шаг за шагом
Теперь давайте поэтапно рассмотрим, как на практике применять положения учетной политики и нормативных документов насчет инвентаризации.
Шаг N 1. Создайте инвентаризационную комиссию
Проводить инвентаризацию должна специальная комиссия, состав которой утверждает директор фирмы своим приказом. В комиссию должно входить минимум два человека.
Обычно в комиссию включают административно-управленческий персонал, специалистов других служб и отделов компании. При этом материально ответственные лица членами такой комиссии быть не вправе.
Шаг N 2. Издайте приказ о проведении инвентаризации
Перед началом инвентаризации необходимо подготовить еще один документ - приказ о ее проведении. Приказ о проведении инвентаризации можете составить по самостоятельно разработанной форме. Тогда ее должен утвердить гендиректор фирмы. Также никто не запрещает применять типовую форму из Постановления Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
Кстати, вся нужная информация в типовой форме есть. В приказе укажите причину инвентаризации, состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, дату начала и окончания ревизии. Утверждает приказ генеральный директор. Далее документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.
Приказ зарегистрируйте в специальном журнале учета и контроля (например, по типовой форме N ИНВ-23) выполнения приказов о проведении инвентаризации.
Шаг N 3. Обеспечьте участие МОЛ в инвентаризации
Еще одно важное мероприятие касается материально ответственных лиц (то есть сотрудников, на чьем ответственном хранении находится имущество, далее - МОЛ). До начала инвентаризации возьмите расписку от всех МОЛ в том, что к началу ревизии они сдали все документы на имущество в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии. Также МОЛ должны подтвердить, что все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие - списаны. Для этих автографов отведен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте).
Все материально ответственные лица должны присутствовать при инвентаризации и других подобных ревизиях, во время которых проверяют сохранность и состояние вверенного им имущества. На этом настаивают в Минфине России (см. Письмо от 15.07.2008 N 07-05-12/16). Вдобавок обязанность материально ответственного лица присутствовать при инвентаризации предусмотрена условиями договора о полной индивидуальной материальной ответственности (Приложение 2 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85).
Допустим, на предприятии заключен договор о коллективной матответственности. Тогда именно в этом документе имеет смысл зафиксировать условие об обязательном присутствии работников при инвентаризации.
Правда, в типовой форме бланка такое участие в инвентаризации считается правом коллектива (Приложение 4 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85). Но ведь никто не мешает отразить участие в инвентаризации в разделе обязанностей. Ведь действующее законодательство именно обязывает работников присутствовать при инвентаризации имущества, которое у них на ответственном хранении.
Шаг N 4. Проведите инвентаризацию и заполните результаты в документах
Наконец, проведите непосредственно инвентаризацию. То есть сверьте фактическое наличие имущества с учетными данными.
Расхождений нет? Тогда заполните инвентаризационные описи. Напомним, что описи оформляют отдельно по видам имущества. Можно разработать свои формы, если типовые бланки Госкомстата вас чем-то не устраивают.
Пару слов про оформление описей. Наименования и количество проверяемых объектов указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. А на каждой странице описи впишите прописью число порядковых номеров материальных ценностей и их общее количество, которое значится на данной странице. При этом не важно, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
Если приходится исправлять ошибки в первичных документах, то неверные записи зачеркивайте и над ними пишите правильные. Потом все такие правки заверяют все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные сотрудники.
Пустых строк быть не должно. То есть все не заполненные в конце строки прочеркните. И наконец, на последней странице описи сделайте отметку о том, что цены проверены, а итоги подсчитаны. Под этим должны подписаться все те, кто участвовал в инвентаризации.
Заполненную опись подписывают все члены инвентаризационной комиссии. Также материально ответственное лицо расписывается в том, что комиссия проверила имущество в его присутствии и передала его ему на ответственное хранение и что к членам комиссии нет никаких претензий.
