СПРАВКА! Возможен текущий ремонт по плану управляющей компании или по инициативе собственников жилья. Документация в двух случаях различна.
При плановом ремонте ведется следующая документация:
Для собственников недвижимости требуется другой список документов:
При этом, не все из перечисленных документов необходимы. Для планового ремонта в обязанности управляющей компании входит:
Для собственника же достаточно составить отчет для налоговой инспекции, и список обязательных документов ограничивается сметой и договором (при его заключении).
При заказе ремонтных работ самостоятельно можно столкнуться с тем, что строительная компания навязывает большой и достаточно дорогой перечень услуг, в том числе оформление якобы необходимых документов. Не дайте себя обмануть! Если у вас возникают сомнения, стоит обратиться непосредственно в налоговую или ЖКХ для получения достоверной информации.
Расскажем, как оформляется рабочая документация при текущем ремонте.
Заключается контракт со строительной фирмой или непосредственно с подрядом, выделенным для проведения работ. В качестве заказчика может выступать как управляющая компания, так и владелец жилья.
Перед заключением договора заказчик имеет право ознакомиться с информацией о предстоящем ходе ремонта. Исполнитель в свою очередь должен в обязательном порядке предоставить следующие данные:
В случае несоответствия заказа с выполненными работами или нарушения договора претензии предъявляются именно подрядчику. При необходимости разбирательство в суде проходит также с ним. Поэтому данные о нем – важный пункт.
Выдается собственнику в управляющей компании после получения разрешения на проведение ремонта. Но не для каждого вида работ требуется ведение журнала , а только для тех, которые прописаны в пп. 2 и 3 Приложения 1 ППМ №508 , а именно:
Согласно с п.1 Приложения 4 ППМ 508 в редакции 840 , в журнале производства указывается «технологическая последовательность, сроки, качество выполнения и условия производства работ по перепланировке».
Если вам выдали журнал, то за ним закреплен человек, имеющий разрешение на его заполнение. Все записи заверяются его подписью, а также подписями собственника и подрядчика.
Нужен ли проект? Да, его наличие обязательно для капитального, но относительно текущего ремонта составляется по желанию заказчика.
Проект является графическим представлением объекта после проведения всех соответствующих работ. В нем следует указывать:
Может быть составлен как общий проект, так и подробный, каждого помещения.
Проектированием занимается дизайнер, которого вам могут предложить в строительной компании, или вы можете нанять его самостоятельно.
Объединяет в себе техническое задание, проект и смету. Это описание всего процесса ремонта, необходимых работ и услуг с учетом их стоимости, а также предусматривает неожиданные ситуации и выход из них.
План текущего ремонта многоквартирного дома составляется заказчиком совместно с подрядчиком и сотрудником строительной компании.
Скачать образец плана текущего ремонта
В вышеописанных документах, казалось бы, отражены все стороны ремонта, учтены все нюансы. Но следует понимать, что в целом помимо закупки материалов и оплаты услуг подряда возможны дополнительные расходы, как например:
Как оказалось, не так сложно разобраться в документации при текущем ремонте. Но если вы делаете ремонт самостоятельно, рассчитывать только на свои не всегда верное и выгодное решение – смело обращайтесь за помощью к специалистам, знающим свое дело.
Место проведения: г. МоскваОчень важно правильно разграничить понятия «ремонт» и «модернизации и реконструкции». Ведь такие операции нужно по-разному отражать в бухгалтерском и налоговом учете компании. Так, затраты на реконструкцию и модернизацию увеличивают первоначальную стоимость основных средств и списываются через амортизацию. А расходы на ремонт учитываются единовременно в полной сумме. Так что давайте сразу разберемся в понятиях, чтобы потом не возникло неприятностей с налоговиками.
Про отличительные особенности модернизации и реконструкции сказано в пункте 2 статьи 257 НК РФ. В результате таких операций изменяются характеристики основных средств или их назначение. К примеру, увеличивается мощность оборудования, улучшается качество выпускаемой продукции, расширяется ее номенклатура.
А вот что считать ремонтом, в налоговом кодексе не сказано. Ничего конкретного нет об этом и в бухгалтерском законодательстве. Но логично полагать, что ремонт нужен, чтобы исправить поломку или поддержать рабочее состояние имущества, не допустить его преждевременного износа. Так что когда компания проводит ремонт, главная цель – не улучшить или расширить первоначальные характеристики, а сохранить их и обеспечить работу основного средства.
Подтверждает такие выводы и арбитражная практика. Так, судьи подчеркивают, что ремонт не меняет технологического или служебного назначения имущества, не совершенствует производство и не улучшает его технико-экономические показатели. Об этом есть постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 1 ноября 2013 г. № А19-3291/2013 и ФАС Московского округа от 30 марта 2012 г. № А40-34389/10-129-191 .
К примеру, компания решила заменить в офисе проводку и розетки на новые, подкрасить стены, вместо деревянных окон установить пластиковые. Это ремонт. А вот если склад в результате превратился в офис или оборудование стало выпускать больше продукции, то речь идет уже о модернизации и реконструкции.
Так что все зависит от цели и результата работ. А вот их стоимость ни на что не влияет. Представители Минфина России подчеркивают это в письмах от 22 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/289 и от 24 марта 2010 г. № 03-03-06/4/29.
Правда, зачастую определиться, где ремонт, а где реконструкция или модернизация, очень непросто. Тем более когда четко прописанных критериев ремонта нет. Чтобы вам было легче классифицировать работы, пользуйтесь следующими документами:
Несмотря на то что эти документы изданы очень давно, на них вполне можно ориентироваться. Даже чиновники и судьи на них ссылаются. Посмотрите хотя бы письмо Минфина России от 25 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/87 . В нем финансисты, отвечая на вопрос компании, как раз отсылают к этим специальным бумагам.
Кстати, в перечисленных документах сказано, какой ремонт считать текущим, а какой капитальным. Так вот, текущий нужен, чтобы не допустить преждевременного износа, поддержать объект в рабочем состоянии. Для этого можно проводить периодические осмотры, которые позволят найти и избавиться от мелких повреждений и неисправностей, заменить отдельные быстроизнашивающиеся узлы и детали. То есть текущий ремонт – это работы профилактического характера. Обычно его проводят раз в год или даже чаще.
Ну, а капитальный – уже более серьезное мероприятие и по стоимости, и по масштабу. К примеру, во время капитального ремонта зданий изношенные части или целые конструкции, детали, инженерно-техническое оборудование полностью меняются на более долговечные и экономичные. Такой ремонт проводится реже текущего, зачастую один раз в несколько лет.
Подробнее об этом почитайте в Положении , утвержденном постановлением Госстроя СССР от 29 декабря 1973 г. № 279 . Там же есть примерные перечни работ для текущего и капитального ремонта зданий (приложения 3 и 8).
Но независимо от вида ремонта первоначальная стоимость объекта не меняется. Именно это и определяет правила, по которым компании нужно отражать расходы на ремонт в бухгалтерском и налоговом учете.
Затраты на ремонт собственных основных средств компания может списать двумя способами. Во-первых, полностью включить в прочие расходы в том периоде, когда они осуществлены. Ну, а во-вторых, списать за счет специального резерва (см. статью «Как формировать резервы в бухгалтерском и налоговом учете» , № 9, 2012 . – Примеч. ред.). Такие правила прописаны в статье 260 НК РФ и не зависят от того, своими силами компания чинит основное средство или обращается для этого к подрядчику.
Только сразу отмечу, что если организация создаст резерв в налоговом учете, то списывать расходы на ремонт всех основных средств, принадлежащих компании, нужно будет только за счет такого резерва. Одновременно включать одни затраты на ремонт в прочие, а другие списывать за счет резерва нельзя. Чиновники из Минфина России придерживаются такой позиции в письмах от 19 июля 2006 г. № 03-03-04/1/588 и от 20 июня 2005 г. № 03-03-04/1/8 .
К тому же в бухгалтерском учете создать резерв на ремонт не получится. С 2011 года это запрещено. А значит, если компания создаст налоговый резерв на ремонт, между бухгалтерским и налоговым учетом возникнут разницы. И их придется отражать по правилам ПБУ 18/02 . Что, согласитесь, не совсем удобно.
Так что я все же советую пользоваться общим правилом и учитывать ремонтные расходы как прочие. Тем более что создание налогового резерва на ремонт – право, а не обязанность компании (письмо Минфина России от 19 октября 2012 г. № 03-03-06/4/104).
Ну, а списать затраты на ремонт можно в фактическом размере. Это стоимость запасных деталей и расходных материалов, зарплата сотрудников, которые ремонтируют объект, и прочие расходы, связанные с ремонтом своими силами. Или стоимость услуг подрядчика (п. 1 ст. 324 НК РФ).
Не забудьте одно важное правило: все затраты должны быть обоснованны и документально подтверждены. То есть соответствовать критериям из пункта 1 статьи 252 НК РФ. Иначе налоговики снимут расходы и доначислят налог на прибыль. Так что проконтролируйте, чтобы у вас были все бумаги, подтверждающие ремонт.
Во-первых, обязательно подготовьте дефектную ведомость. С ее помощью компания подтвердит, что из-за износа или поломки объекта ремонт действительно был необходим.
Общей обязательной формы дефектной ведомости нет. Так что вы можете разработать и утвердить свой бланк (см. образец дефектной ведомости ниже. – Примеч. ред.). Только при этом не забудьте, что в документе должны быть все обязательные реквизиты первички из части 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. За основу бланка вполне можно взять акт о выявленных дефектах оборудования по форме № ОС-16 , утвержденной постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 .
Если компания решила своими силами устранить выявленные недостатки, тогда дефектную ведомость сделайте в одном экземпляре. А если объект ремонтирует подрядчик, лучше подготовить для него отдельный бланк. И конечно, в этом случае документ должны подписать обе стороны.
Ну, а во-вторых, обоснуют затраты на ремонт такие документы, как приказ директора, смета расходов, бумаги на покупку и отпуск в ремонт необходимых материалов, расчетно-платежные ведомости на выплату зарплаты работникам, ремонтирующим объект, бухгалтерские справки и т. п. А если работы проводит сторонняя компания, конечно, понадобится договор подряда (ст. 702 ГК РФ).
Кстати, если объект для ремонта передается в специальное подразделение компании, к примеру, в ремонтную службу, не забудьте оформить накладную на внутреннее перемещение.
Ну, а уже после окончания ремонта подготовьте акт о приеме-сдаче отремонтированных основных средств. Для этого используйте стандартную форму № ОС-3 или утвержденный компанией бланк. В документе отразите вид ремонтных работ и их стоимость. А также не забудьте прописать сведения о ремонте и в инвентарной карточке основного средства.
Компании должны вести учет основных средств по степени использования. То есть отражать, какие из объектов эксплуатируются, а какие находятся в резерве или ремонте и т. п. Об этом сказано в пункте 20 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н . Поэтому при долгосрочном ремонте советую учитывать основные средства на отдельном субсчете «Основные средства в ремонте» к счету 01 .
А если ремонт краткосрочный, достаточно переставить инвентарную карточку такого объекта в отдельную группу «Основные средства в ремонте». Когда ремонт закончится, просто верните карточку на прежнее место . Так сказано в пункте 68 Методических указаний.
Ну, а теперь о проводках. Они зависят от того, каким способом компания ремонтировала объект – подрядным или хозяйственным. Но в любом случае это текущие расходы (абз. 2 п. 67 Методических указаний).
Так, если в компании есть ремонтная служба, то все расходы собирайте на дебете счета 23 :
ДЕБЕТ 23 КРЕДИТ 10 (16, 69, 70 …)
– отражены затраты на ремонт основного средства.
После окончания ремонта расходы на него со счета 23 спишите на счета учета затрат. На какой именно, зависит от того, для каких целей используется отремонтированный объект. К примеру, если в производстве-то на счет 20 . А если в торговле – на счет 44 .
Сделайте проводку:
ДЕБЕТ 20 (25, 26, 29, 44 …) КРЕДИТ 23
– учтены затраты на ремонт основного средства.
Ну, а когда ремонтной службы в компании нет, списывайте расходы на ремонт без счета 23 . То есть сразу на счета , , , , и т. д.
А если основное средство ремонтирует подрядчик, расходы на его вознаграждение отразите проводкой:
ДЕБЕТ 20 (25, 26, 29, 44 …) КРЕДИТ 60
– учтены затраты на ремонт объекта, выполненный подрядчиком.
«Облагораживание» позаимствованных помещений вполне может влететь арендатору «в копеечку», причем далеко не всегда собственник недвижимости готов возместить понесенные расходы. Благо законодательство позволяет компенсировать затраченные на подобное мероприятие суммы при налогообложении прибыли. Правда, как ни парадоксально, чем больше площади были усовершенствованы, тем меньшие суммы удастся списать.
Подавляющее большинство фирм лишено собственных помещений, а значит, вынуждено арендовать их у компаний «побогаче». К сожалению, подобное заимствование – удовольствие не из дешевых, а поскольку количеством свободных средств сейчас мало кто может похвастаться (фирмы и без того максимально сокращают расходы), «под урезку» запросто могут попасть и арендные затраты. Разумеется, сэкономить можно на количестве арендуемых квадратных метров. Но далеко не во всех случаях подобный способ решения проблем приемлем.
Кроме того, можно попросту переехать в более дешевые помещения. Но, как известно, дешевый не значит хороший. И вполне возможно, что более низкая стоимость таких площадей обусловлена не только менее выгодным территориальным расположением или желанием арендодателя побыстрее «сплавить» имеющиеся квадратные метры, но и состоянием самих помещений. В этом случае фирме придется тратиться еще и на реставрацию арендованных метражей. По крайней мере, «подбивать под себя» новые помещения организации придется уж точно.
Необходимость осуществлять ремонтные работы арендованных объектов предусмотрена гражданским законодательством. Согласно пункту 2 статьи 616 Гражданского кодекса, арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества. Естественно, если иное не установлено договором.
Вместе с тем капитальный ремонт – забота арендодателя. Согласно положениям той же статьи 616 ГК, сторона, передающая во временное пользование площади, должна осуществлять столь серьезное обслуживание объекта за свой счет в течение времени, предусмотренного договором, или (при условии, что в контракте подобный пункт не был оговорен) хотя бы в разумные сроки.
Если арендодатель по каким-то причинам не стал исполнять законодательно установленные обязанности, арендатор имеет право:
– произвести капитальный ремонт, предусмотренный договором или вызванный неотложной необходимостью, и взыскать с арендодателя стоимость ремонта или зачесть ее в счет арендной платы;
– потребовать соответственного уменьшения арендной платы;
– потребовать расторжения договора и возмещения убытков.
На практике же арендатор наверняка пожелает вернуть затраченные средства. Но как это сделать? Разумеется, исключать вероятность того, что арендодатель впоследствии все-таки согласится возместить средства, затраченные на доведение «до ума» помещений, нельзя. Однако полагаться на это особо не стоит.
Очевидно, что поиздержавшейся на проведение ремонта фирме придет в голову компенсировать свои затраты хотя бы за счет налогообложения. В целом провернуть такое дело можно, другой вопрос – как именно?
Списание расходов на приведение в должный вид арендованных площадей зависит прежде всего от того, чем они признаются в налоговом учете: текущими затратами или капитальными вложениями. По мнению Минфина, высказанному в письме от 19 января 2009 г. № 03-03-07/1, решение данного вопроса лежит на поверхности. Если затраты осуществляются с целью текущего поддержания основных средств в рабочем состоянии, то они единовременно учитываются в составе прочих расходов как затраты на ремонт, как следует из положений статьи 260 Кодекса.
Если же имущество преобразовалось до такой степени, что отделить новшества от самого объекта без нанесения ему вреда невозможно, а сам ремонт был связан с реконструкцией или модернизацией, речь идет о неотделимых улучшениях в арендованное имущество. При этом потраченные на данное мероприятие деньги признаются капитальными вложениями, которые можно амортизировать согласно статье 259 Кодекса. Кстати, если речь идет об отделимых улучшениях имущества, они являются собственностью арендатора и во время использования имущества, и после окончания арендных отношений. Разумеется, для этого данные улучшения придется демонтировать. В данном случае признание «отдельных» объектов амортизируемым имуществом осуществляется в обычном порядке.
Обратите внимание, что если речь не идет об упомянутых ранее достройке, дооборудовании или модернизации, затраты не будут считаться капитальными вложениями, даже если сумма издержек крайне высока (вне зависимости от того, о чем идет речь, – об аренде или об усовершенствовании собственного имущества).
В качестве примера можно привести ситуацию, рассмотренную Минфином в письме от 28 октября 2008 г. № 03-03-06/1/609. Данное разъяснение стало результатом запроса налогоплательщика, который планировал израсходовать на ремонт асфальтового покрытия территории склада 2,8 миллиона рублей. Сами же складские площади были приобретены фирмой за 3 миллиона рублей. Посудите сами, стоимость такого ремонта соразмерна цене за объект основных средств, и сомнения налогоплательщика о способе отнесения потраченных средств на «прибыльные» расходы вполне оправданны.
Минфин объяснил, что первоначальная стоимость основных средств изменяется лишь в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, технического перевооружения, частичной ликвидации соответствующих объектов и по иным аналогичным основаниям. Подобные требования, напомнили финансисты, выдвигаются пунктом 2 статьи 257 Налогового кодекса. В указанном же случае ни одно из оснований места не имело. Значит, расходы на ремонт, в том числе превышающие стоимость приобретения самого основного средства, могут быть учтены в расходах для целей налогообложения прибыли организаций.
Таким образом, средства, израсходованные на сохранение работоспособности объекта, относятся к затратам. Это касается и расходов на проведение капитального ремонта. Если же в результате проведения «преобразований» изменилось качество основного средства, затраченные средства следует отнести к капитальным вложениям.
В налоговом учете издержки арендатора на ремонт основных средств относятся к прочим расходам (п. 2 ст. 260 НК). Они признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором были осуществлены, в размере фактических затрат (п. 1 ст. 260 НК).
Однако хотя и разрешено относить на затраты ремонт позаимствованных основных средств при налогообложении прибыли, тем не менее в Кодексе выдвигается несколько условий. Во-первых, арендодатель не должен впоследствии возмещать арендатору затраченные суммы, а во-вторых, это возможно, только если ремонт осуществляется в отношении объектов, признаваемых амортизируемым имуществом.
Подобное обстоятельство позволило чиновникам главного финансового ведомства заключить, что расходы на ремонт нежилого помещения, арендуемого у индивидуального предпринимателя, базу «прибыльного» налога не снижают (письмо Минфина от 12 августа 2008 г. № 03-03-06/1/462). Виной всему тот факт, что объекты, принадлежащие ИП, не относятся к амортизируемым основным средствам, ведь предприниматели не являются плательщиками налога на прибыль.
Примечательно, что в более ранних комментариях финансовое министерство все-таки допускало подобный «маневр». Так, в письме Минфина от 19 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/429 чиновники согласились с тем, что затраты, связанные с ремонтом арендованных у ИП неамортизируемых основных средств, списывать на основании пункта 2 статьи 260 Кодекса нельзя. Вместе с тем они предложили другой ход: отнести указанные затраты в соответствии со статьей 264 Кодекса на прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Таким же образом, по мнению Минфина, можно поступать и в случаях, когда объекты арендуются у физлица, не зарегистрированного в качестве ИП.
Если же объект арендуется у юридических лиц, проблем возникнуть не должно. Так что предлагаемые действия негативной реакции у чиновников Министерства финансов не вызывают (письмо Минфина от 24 апреля 2009 г. № 03-03-06/1/277). Единственное, на что в очередной раз обратили внимание финансисты, – это соответствие понесенных затрат критериям признания расходов, названных в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса (а именно: направленность на деятельность, нацеленную на получение дохода, и наличие документального подтверждения осуществления указанных трат). А потому обязанность арендатора осуществлять капитальный и текущий ремонт лучше оговорить в договоре аренды или дополнительном соглашении к нему.
Если же затраты, понесенные в связи с переоборудованием здания, относятся к капитальным вложениям в неотделимые улучшения, компенсировать потраченные суммы можно посредством амортизации (п. 1 ст. 256 НК). Для этого необходимо исполнение следующих условий:
– арендодатель должен дать согласие на «преобразование» имущества;
– расходы на неотделимые улучшения должны осуществляться именно арендатором;
– арендодатель в дальнейшем компенсировать стоимость капитальных вложений не станет.
Итак, представим себе, что все вышеперечисленные условия выполнены. Можно браться за начисление амортизации? Согласно нормам главного налогового закона приступать к данной процедуре нужно с 1-го числа месяца, следующего за тем, в котором это имущество было введено в эксплуатацию (п. 3 ст. 259.1 НК, п. 6 ст. 259.2 НК).
Таким образом, основной вопрос сводится к тому, что же считать моментом ввода объекта в эксплуатацию. А выбирать, как говорится, есть из чего: подписание актов о завершении работ подрядчиками; появление у арендатора акта приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией; получение документов, подтверждающих внесение органами технической инвентаризации изменений в план помещения; и наконец, начало фактического использования помещений.
Интересно, что, взявшись отвечать на данный вопрос, финансовое ведомство выпустило сразу два письма подряд: от 7 мая 2009 г. № 03-03-06/2/100 и от 8 мая 2009 г. № 03-03-06/2/101. Благо в том и другом эпистолярных творениях ответственные лица министерства пришли к одинаковым выводам. По мнению сотрудников Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина, налогоплательщик имеет право учесть расходы в виде сумм амортизации произведенных капитальных вложений при наличии актов приема-сдачи выполненных работ по арендуемым помещениям и при условии введения указанных объектов в эксплуатацию.
Правда, помимо конкретного ответа, финансисты зачем-то в очередной раз отписались, что их рекомендации не содержат правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не являются нормативным правовым актом, а значит, не препятствуют тому, чтобы руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.
Учтите, что произведенные капитальные вложения могут амортизироваться арендатором в течение всего срока действия договора аренды. К сожалению, после того как срок контракта истечет, право на амортизацию (одновременно с правами на результаты улучшения) перейдет к хозяину помещений (п. 4 ст. 623 ГК).
На практике весьма распространена ситуация, в которой помещение продолжает арендоваться и после окончания первоначального соглашения. В этом случае стороны могут и заключить новый контракт, и пролонгировать старый. Как же быть с амортизацией неотделимых улучшений в этом случае?
Что касается пролонгации, все достаточно просто: поскольку арендные отношения продолжаются в рамках того же договора, арендодатель может преспокойно продолжать амортизировать улучшения. Со стороны ведомств претензий быть не должно, что подтверждается многочисленными разъяснениями чиновников (письмо Минфина от 20 марта 2007 г. № 03-03-06/1/167, письмо УФНС по г. Москве от 28 июня 2007 г. № 20-12/060972 и т. д.)
Однако если стороны решили заключить новый договор в отношении одного и того же объекта, у арендатора, желающего продолжить снижение базы «прибыльного» налога на суммы начисленной амортизации, могут возникнуть проблемы. Ведь в этом случае речь будет идти уже о другом договоре, в то время как капитальные вложения осуществлялись в рамках предыдущего. Именно такой вывод был сделан сотрудниками Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина в письме от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/2/166. Поэтому арендаторам целесообразно заранее обговорить с хозяином помещений, где планируется проведение ремонта, а заодно способ продления арендных отношений.
и в бухгалтерском, и в налоговом учете затраты на текущий ремонт списываются единовременно. При этом важно правильно оформить подтверждающие документы, чтобы текущий ремонт не был расценен налоговыми органами как модернизация или реконструкция.
Подробный порядок учета затрат на ремонт собственными силами приведен ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия
1. Статья: Ведомость, которая подтвердит правомерность расходов компании на ремонт (Журнал «Главбух» №4, 2010)
Когда понадобится документ
Дефектная ведомость – это основной документ, который позволит компании обосновать и подтвердить расходы на любой ремонт имущества - текущий или капитальный, проводимый собственными силами предприятия или с помощью привлеченных подрядных организаций.
Предъявив ведомость налоговым инспекторам, бухгалтер предприятия продемонстрирует, что ремонтные работы действительно были необходимы. И что это именно ремонт, а не модернизация или реконструкция. Следовательно, истраченные средства списаны единовременно в полном соответствии с требованиями Налогового кодекса.*
Вообще перечень документов, которыми в налоговом учете необходимо подтверждать расходы на ремонт основных средств, в кодексе не установлен. Он лишь разрешает в этих целях обращаться к бумагам, косвенно подтверждающим затраты (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).
Как правило, в ходе ремонтных работ бухгалтер составляет несколько документов (см.врезку). Но, повторимся, отличить ремонт от модернизации позволит именно акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства, или по-другому дефектная ведомость.
Тем более что чиновники не раз подтверждали: расходы на ремонт сломанного основного средства можно смело признавать в составе прочих, если есть дефектная ведомость. В частности, такой вывод содержится в письме Минфина России от 4 декабря 2008 г. № 03-03-06/4/94.
Как лучше оформить ведомость и что в ней указать
Строго утвержденной формы для документа, который подтвердит обнаруженные дефекты, нет. Бухгалтер компании может самостоятельно разработать нужный бланк. После этого образец документа важно закрепить в учетной политике. И конечно, проверить, чтобы собственный бланк содержал все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".*
Некоторые бухгалтеры для подтверждения расходов на ремонт используют акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16), утвержденный постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7. Мы не рекомендуем так поступать. Данную форму применяют при выявлении дефектов оборудования в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля. К ремонту такой бланк отношения не имеет.
Как вариант, форму № ОС-16 можно взять за основу, исключив ненужные графы и добавив свои. Главное – в акте необходимо указать выявленные неисправности основного средства. А также предложения, как такие дефекты устранить (см. образец акта). Такая бумага будет свидетельствовать о том, что организация правомерно списала затраты на ремонт*.
Количество экземпляров дефектной ведомости или акта зависит от того, кому принадлежит ремонтируемое имущество и кто будет делать ремонт. Если компания решила своими силами отремонтировать собственное основное средство, достаточно одного экземпляра*.
Если же работы будет выполнять сторонняя организация, лучше заполнить несколько ведомостей. Одну себе и одну подрядчику. В этом случае документы должны подписать представители всех задействованных сторон.
В каких еще случаях поможет документ
Есть еще ряд ситуаций, когда дефектная ведомость поможет обосновать затраты в налоговом учете.
Компания формирует резерв на ремонт. Предприятия могут формировать резерв на ремонт основных средств, закрепив это в своей учетной политике. В налоговом учете такая возможность предусмотрена пунктом 3 статьи 260 кодекса, а в бухгалтерском – пунктом 72Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). Предполагаемую годовую сумму резерва необходимо обосновать соответствующими документами. В числе таких бумаг может быть и дефектная ведомость.
С работника нужно взыскать ущерб. Допустим, работнику было вверено какое-либо имущество, принадлежащее компании. Если человек сломает вещь, потеряет ее или, скажем, не вернет при увольнении, работодатель вправе будет потребовать с него возместить сумму причиненного ущерба. Размер ущерба и причины его возникновения определяет комиссия из специалистов организации. После того как будет проведена проверка, члены комиссии подпишут акт инвентаризации, а также дефектную ведомость. На основании этих документов будет сделано заключение о размере ущерба.
Какие еще документы подтвердят расходы на ремонт основного средства*
1. Приказ руководителя организации о проведении ремонта, составленный в произвольной форме.
2. График ремонтных работ и сметно-техническая документация, отражающая этапы ремонтных работ, затраты труда, перечень и стоимость материалов и общую стоимость ремонта.
3. Накладная на отпуск материалов на сторону по форме № М-15, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.
4. Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме № ОС-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.
5. Инвентарная карточка учета объекта основных средств по форме № ОС-6 (утв.постановлением Госкомстата России № 7), куда вносятся сведения о проведенном ремонте.
Акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства. Образец
2. Статья: Документы, которые помогут вам обосновать затраты на ремонт силами компании (Журнал «Главбух» №1, 2011)
Когда понадобятся документы
Помещение, в котором расположены офис компании или производство, нуждается в ремонте. Нанимать для этого стороннюю компанию порой не имеет смысла – все то же самое, но за меньшие деньги могут сделать свои же рабочие.
Сумму, потраченную на ремонт, можно списать в расходы сразу в полном объеме. Об этом сказано в пункте 1 статьи 260 Налогового кодекса РФ*. Так поступить можно и в случае, когда помещение арендованное. Только основанием здесь уже будет пункт 2 статьи 260 Налогового кодекса РФ. Конечно, при условии, что собственник помещения не возместил вашей компании стоимость ремонта.
Организацией и сметой ремонтных работ займутся управленцы. Главная же забота бухгалтера – оформить бумаги так, чтобы налоговики не придрались и не приняли текущий ремонт за модернизацию или реконструкцию. Ведь при ремонте затраты можно списать сразу, а при реконструкции (модернизации) – через амортизацию.*
Еще одна опасность – доначисления по НДС*. Если инспекторы во время проверки решат, что ремонт относится к строительно-монтажным работам, то могут начислить налог на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ. Разница между ними есть, и вот какая: ремонт основного средства не увеличивает стоимость и не изменяет первоначальные свойства объекта в отличие от строительно-монтажных работ, в результате которых либо возникает новый объект, либо изменяются первоначальная стоимость и свойства существующего. Второе возможно в случае достройки, реконструкции, модернизации*. По крайней мере такое мнение высказали чиновники из Минфина России еще в 2003 году и придерживаются его до сих пор (письмо от 5 ноября 2003 г. № 04-03-11/91) То есть, к примеру, теплый склад в результате ремонта не может превратиться в столовую. И это должно быть четко зафиксировано в ваших документах.* Перечень бумаг, которые подтвердят обоснованность ваших затрат на ремонт, можно увидеть ниже.
Как лучше оформить бумаги
Остановимся подробнее на двух актах – о сдаче-приемке выполненных работ и о списании материалов.*
Первый документ докажет налоговикам, что переданные материалы были потрачены действительно на ремонт *(см. образец ниже). Это убережет вас от доначислений по налогу на прибыль. В нем же нужно зафиксировать объем, в котором были произведены работы согласно утвержденной смете или отклоняясь от нее. Так как работы будут передаваться внутри предприятия, то их стоимость в акте сдачи-приемки указывать необязательно. Лучше сделать это в акте на списание материалов, который вы составите уже на основании первого документа*. См. пример того, как составить акт (образец ниже).
Акт сдачи-приемки ремонтных работ. Образец
Акт на списание материалов. Образец
Ну и конечно, общее правило для всех бумаг, составленных в произвольной форме: в документе должны присутствовать все реквизиты, перечисленные в статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. В данном случае обязательным реквизитом будут подписи всех членов комиссии, которая будет принимать работы или списывать материалы.*
О чем еще нужно не забыть
Вы оформили все документы по учету расходов. Но это еще не все. Не забудьте привести в порядок бумаги на отремонтированное помещение (или другое основное средство). А именно:
– оформить акт о приеме-сдаче отремонтированного объекта основных средств по форме № ОС-3 (в нем также нужно указать вид ремонтных работ и их стоимость);
– внести данные о выполненных работах в инвентарную карточку по форме № ОС-6.*
Эти документы докажут налоговикам, что деньги потрачены на текущий ремонт*
1. Дефектная ведомость и приказ директора о проведении ремонта.
2. Накладные от поставщиков материалов.
3. Смета расходов, ведомости по зарплате сотрудников, занятых в ремонте.
4. Акт о списании израсходованных материалов.
5. Внутренний акт о приемке-сдаче выполненных работ.
6. Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (по форме № ОС-3).
7. Бухгалтерская справка (в ней можно указать общую стоимость ремонта: заработную плату рабочих, сумму страховых взносов, расходы на материалы и пр.).
8.Накладная о перемещении материалов. Последний документ может быть типовым. Например, требование-накладная по форме № М-11, если ремонт проводится на той же территории, что и склад материалов. Или накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) в случае, когда ТМЦ использовались в другом месте.
3. Книга: Годовой отчет-2012
1.9.16 Расходы на ремонт офиса. Бухгалтерский учет.
Согласно требованиям действующего законодательства компания должна списывать затраты на ремонт как текущие расходы в полном объеме. После завершения ремонта все расходы единовременно списываются на счета учета затрат 20 (25, 26, 44) в зависимости от специфики деятельности фирмы*. Если в фирме создана ремонтная служба, то затраты на ремонт сначала отразите по дебету счета 23, а затем спишите с кредита счета 23 в дебет счетов учета затрат.
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Непосредственно списание строительных материалов, израсходованных в целях ремонта помещения хозяйственным способом, оформляется Актом о списании материальных запасов (ф. 0504230), который служит основанием для отражения в учете учреждения выбытия со счетов учета материальных запасов. Иных обязательных к применению унифицированных форм первичных документов, служащих основанием для списания материальных запасов, в том числе строительных материалов, с балансовых счетов действующее законодательство не предусматривает.
Обоснование вывода:
Обязательные для применения учреждениями государственного сектора формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством ( Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, далее - Закон N 402-ФЗ, п. 28 Федерального стандарта "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора", утвержденного Минфина России от 31.12.2016 N 256н, далее - СГС "Концептуальные основы").
С учетом положений Инструкции, утвержденной Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - N 157н), п. 25 СГС "Концептуальные основы" учреждения государственного сектора обязаны применять унифицированные формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета:
- утвержденные Минфина России от 30.03.2015 N 52н (далее - Приказ N 52н);
- установленные правовыми актами уполномоченных органов на основании федеральных законов.
В иных случаях могут применяться формы, разработанные бюджетным учреждением самостоятельно (порядок их применения и заполнения должен быть предусмотрен учетной политикой).
Основным моментом в максимально эффективном использовании ресурсов будет являться деление всей номенклатуры материальных запасов, используемых в госучреждении, на две большие группы, а также в повсеместном применении такого инструмента, как нормирование расхода материалов. Так, материальные запасы могут быть разделены на:
- потребляемые (канцелярские принадлежности; хозяйственные материалы; продукты питания; строительные и горюче-смазочные материалы и т.п.);
- непотребляемые (одежа и обувь; постельное белье и постельные принадлежности; составные части компьютеров, в том числе клавиатуры, манипуляторы типа "мышь"; бензомоторные пилы и т.п.).
При определении в учетной политике порядка списания различных материальных запасов госучреждению желательно исходить прежде всего из того, насколько важно обеспечить контроль за сохранностью конкретной группы (вида) материальных ценностей, насколько они значимы. При этом следует понимать, что действующие в настоящее время нормативные правовые акты не устанавливают четких границ между:
- потребляемыми и непотребляемыми материальными запасами;
- имуществом, подлежащим списанию прямым расходом при выдаче из мест хранения, и ценностями, которые могут списываться с баланса только после оформления дополнительных документов.
Относительно рассматриваемой ситуации отметим следующее.
Во избежание претензий и разногласий со стороны проверяющих органов, необходимость проведения ремонта в помещении должна быть подтверждена документально. Таким документом может быть акт о выявленных неисправностях и (или) дефектная ведомость. Так как унифицированной формы такого документа N 52н не установлено, можно использовать самостоятельно разработанный бланк с указанием в нем неисправностей объекта и предложений по их устранению. Вместе с этим учреждению государственного сектора целесообразно составить смету на проведение ремонтных работ, определяющую объем и критерии нефинансовых активов, необходимых для проведения ремонта, а также иные предполагаемые затраты.
Выдача строительных материалов сотрудникам учреждения в целях осуществления текущего ремонта помещения хозяйственным способом, включая возврат остатков материалов на склад, оформляется Требованием-накладной (ф. 0504204) и (или) Ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).
В свою очередь, списание материальных запасов, использованных на ремонт, в соответствии с прямыми нормами N 52н, оформляется Актом о списании материальных запасов (ф. 0504230), который служит основанием для отражения в учете учреждения выбытия со счетов учета материальных запасов. Иных обязательных к применению унифицированных форм первичных документов, служащих основанием для списания материальных запасов, в том числе строительных материалов, с балансовых счетов действующее законодательство не предусматривает. Такие документы могут быть разработаны в учреждении самостоятельно с содержанием обязательных реквизитов, перечисленных в Закона N 402-ФЗ, п. 25 СГС "Концептуальные основы", Инструкции N 157н, и закреплены в рамках формирования учетной политики. При этом они не отменяют оформление Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230), а могут служить лишь дополнением к нему с целью раскрытия информации о списанных материальных запасах.
После завершения ремонтных работ отремонтированные хозяйственным способом объекты принимаются к учету в общеустановленном порядке на основании соответствующих первичных документов, в частности Акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101), Акта о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. 0504103) (смотрите, в частности, решение Арбитражного суда Краснодарского края от 01.09.2017 по делу N А32-27793/2017).
Таким образом, непосредственно списание строительных материалов, израсходованных в целях ремонта помещения, оформляется Актом о списании материальных запасов (ф. 0504230), который служит основанием для отражения в учете учреждения выбытия со счетов учета материальных запасов. Однако для обоснования проведения ремонта, а также объема осуществленных затрат, в том числе списанных материальных ценностей, учреждению целесообразно оформить соответствующие документы, разработанные учреждением самостоятельно и закрепленные в рамках формирования его учетной политики. Такими документами могут быть акт о выявленных неисправностях и (или) дефектная ведомость, а также смета на проведение ремонтных работ.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
