Учет удержаний из заработной платы: проводки и примеры

Операции по удержанию НДФЛ, проводки ниже, формируются на счетах бухгалтерского учета предприятий-работодателей. Для расчетов Планом счетов предусмотрен сч. 68 «Расчеты с бюджетом», к которому открываются субсчета в зависимости от назначения. Рассмотрим примеры формирования проводок по подоходному налогу при отражении различных ситуаций – выплате зарплаты, дивидендов, пособий и пр.

Согласно стат. 226 п. 4 НК налоговые агенты (работодатели) обязаны произвести удержание налога при выплате любых видов дохода сотрудникам. Необлагаемые операции приведены в стат. 217 НК и включают пособия по БИР, другие виды государственных пособий, пенсии, компенсационные выплат по причинению вреда здоровью и другие.

Обязательно удержание НДФЛ из следующих выплат:

• Зарплата работников.
• Отпускные и больничные, кроме исключаемых.
• Суммы по исполнительным листам.
• Суммы командировочных – по российским поездкам от 700 руб., по зарубежным – от 2500 руб. в день.
• Материальная помощь свыше 4000 руб. работнику, 50000 руб. при рождении ребенка.
• Доходы в натуральном эквиваленте.
• Дивиденды.
• Кредитные проценты.
• Выплаты по материальной выгоде (порядок определения в стат. 212 НК).

– проводка выполняется различными способами, примеры приведены ниже. В кредите счета всегда будет 68, дебет меняется в зависимости от видов удержания. Аналитический учет ведется по ставкам налога, работникам, основаниям выплаты.

НДФЛ – проводки:

• Удержан НДФЛ из заработной платы – проводка Д 70 К 68.1 выполняется при расчетах с работниками, занятыми по трудовым договорам. Аналогично отражается удержание по отпускным.
• Удержан НДФЛ по договорам ГПД – проводка Д 60 К 68.1
• По материальной выгоде начислен НДФЛ – проводка Д 73 К 68.1.
• По материальной помощи начислен НДФЛ – Д 73 К 68.1.
• По дивидендам удержан НДФЛ – проводка Д 75 К 68.1, если физлицо не является сотрудником компании.
• По дивидендам удержан НДФЛ – проводка Д 70 К 68.1, если получатель доходов является работником компании.
• По предоставленным займам краткосрочного/долгосрочного характера отражено начисление НДФЛ – Д 66 (67) К 68.1.
• Перечислен НДФЛ в бюджет – проводка Д 68.1 К 51.

Пример расчета подоходного налога и формирования типовых проводок:

Сотруднику Панкратову И.М. начислен заработок за январь в размере 47000 руб. Физлицу полагается вычет на одного несовершеннолетнего ребенка размером 1400 руб. Рассчитаем сумму налога к удержанию и выполним бухгалтерские проводки.

Сумма НДФЛ = (47000 – 1400) х 13 % = 5928 руб. К выдаче Панкратову «на руки» остается 41072 руб.

Проводки:

• Д 44 К 70 на 47000 руб. – начислен заработок за январь.
• Д 70 К 68.1 на 5928 руб. – отражено удержание НДФЛ.
• Д 70 К 50 на 41072 руб. – отражена выплата наличностью заработка из кассы компании.
• Д 68.1 К 51 на 5928 руб. – произведено перечисление налоговой суммы в бюджет.

Дополним условия примера. Предположим, Панкратов И.М. предоставил займ своей организации размером 150000 руб. с выплатой процентов в сумме 8000 руб. Начислим с процентов НДФЛ по расчетной ставке в 13 %.

Сумма НДФЛ = 8000 х 13 % = 1040 руб.

Проводки:

• Д 50 К 66 на 150000 руб. – отражен займ.
• Д 91 К 66 на 8000 руб. – отражены проценты.
• Д 66 К 68.1 на 1040 руб. – начислен налог.
• Д 66 К 50 на 151040 руб. – с учетом полагающихся процентов займ возвращен наличностью.

Вывод – начисление НДФЛ с помощью проводок – это обязательная процедура выплаты любых доходов физлицам, за исключением необлагаемых операций. Налоговые ставки регламентированы на законодательном уровне и варьируются по категориям сотрудников.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Выплата зарплаты и прочих вознаграждений в пользу работника осуществляется с учетом производимых удержаний. Виды удержаний и порядок из взимания регламентируются действующими законодательными актами. В статье расскажем про учет удержаний из заработной платы в 2018 году, а также разберем распространенные ошибки и ответим на основные вопросы по теме.

Виды удержаний из заработной платы

Согласно действующему законодательству, зарплата, которую сотрудник получает «на руки», при выплате уменьшается на сумму удержаний. Порядок и сумма взыскания зависит от вида производимого удержания.

Обязательные удержания из зарплаты

Данный вид взысканий осуществляется работодателем в обязательном порядке, без наличия согласия работника. Согласно НК, работодатель обязан удерживать из зарплаты работника:

• сумму НДФЛ. Удерживая налог и перечисляя его сумму в бюджет, работодатель выполняет обязательства налогового агента;
• алименты. При наличии исполнительного листа, работодатель удерживает из заработной платы сотрудника алименты, сумма и порядок выплат которых зафиксирован в судебном решении. Читайте также статью: → « ».
• прочие суммы, удерживаемые на основании судебных решений. На практике нередко случаются ситуации, когда работодателю поступают исполнительные листы, утверждающие сумму и порядок удержаний сумм на основании судебных решений. В частности, это могут быть удержания по оплате услуг за пользование энергоресурсами и эксплуатационными услугами, суммы задолженности по которым впоследствии перечисляются в пользу коммунальных служб. Также суд может обязать работника выплачивать компенсацию пострадавшем лицу, различного рода штрафы, возмещения, т.п. Вне зависимости от сути удержания, работодатель обязан исполнить распоряжение, поступившее на основании исполнительного листа.

Удержания по инициативе работодателя

Данный вид взысканий предусматривает обязательное согласование порядка и суммы удержания работником. Как правило, работодатель инициирует следующие виды взысканий:

• остаток сумм авансов на командировку, ранее перечисленных и полностью не использованных;
• погашение сумм недостачи в случае, если работник является МОЛом;
• возмещение ущерба, нанесенного работником (если его вина установлена);
• прочие случаи, предусмотренные внутренними нормативными документами предприятия.

Так как данный вид взысканий не является обязательным, то удержание сумм осуществляется только на основании письменного согласования работодателя. В общем порядке сотрудник получает письменное уведомление с описанием причины, суммы и порядка взысканий. Основанием для удержания является подпись работника в графе «Ознакомлен и согласен».

Удержания по инициативе работника

В некоторых организациях, помимо основных удержаний, работодателем взыскиваются суммы на основании личной инициативы работника. В частности, при выплате зарплаты, бухгалтерия может удерживать сумму кредитных средств, ранее полученных сотрудником, и процентов по ним, после чего перечислять сумму в пользу банковского учреждения. Важно отметить, что подобные удержания осуществляются только на основании письменного согласования сторон (работника и работодателя), в случае, если порядок взысканий предусмотрен внутренними нормативными актами.

Законодательная база и документы

Общим механизм удержаний, осуществляемых работодателем из заработной платы сотрудника, регламентируется действующими законодательными актам, основные из которых представлены в таблице ниже:

Удержания из зарплаты: расчет и отражение в учете

Механизм учета операций по удержаниям с зарплаты сотрудника зависит от вида взыскиваемой суммы. Иными словами, сумма удержания отражается на счетах в соответствии с причиной взыскания (алименты, налоги, погашение недостач, прочее). Ниже в таблице представлен список основных проводок:

Удерживаем НДФЛ с зарплаты работника

Согласно НК, выполняя обязательства налогового агента, работодатель должен ежемесячно производить расчет суммы НДФЛ, удерживать налог с зарплаты работника и перечислять его в бюджет. Данный вид удержаний относится к обязательным, расчет налога производится по фиксированной ставке – 13% от суммы дохода, выплаченной работнику.

Для учета операций по удержанию налога и перечисления обязательных платежей в бюджет используется счет 68 (субсчет НДФЛ).

Пример №1 . Оклад Иволгина, рабочего основного цеха ООО «Транс Авто», составляет 19.840 руб. При выплате зарплаты за август 2017 с Иволгина удержана сумма НДФЛ 2.579 руб. (19.840 руб. * 13%). 04.09.17 Иволгин получил зарплату за август 2017 – 17.261 руб. (19.840 руб. – 2.579 руб.).

В учете ООО «Транс Авто» отражены такие записи:

Отражаем удержание по исполнительному листу

В случае если суд обязал работника к выплате алиментов, возмещению ущерба или прочим компенсациям, то работодатель должен произвести подобные удержания в обязательном порядке. Определение суммы к взысканию, а также периодичность удержаний определяется на основании информации, указанной в исполнительном листе. Для осуществления подобного рода взысканий согласования работника либо работодателя не требуется.

Суммы, удерживаемые на основании исполнительного листа, относятся к категории обязательных взысканий (как и налоги), их следует удерживать в первоочередном порядке.

Пример №2. В июле 2017 в бухгалтерию ООО «Кронос» поступил исполнительный лист, на основании которого компании следует удерживать сумму ущерба, нанесенную сотрудником фирмы Сомовым третьему лицу. Общая сумма ущерба составляет 14.916 руб. По решению суда, Сомов обязан ежемесячно выплачивать пострадавшему 1.243 руб.
Оклад Сомова составляет 13.470 руб. Выплачивая зарплату за июль 2017, бухгалтер «Кроноса» сделал следующие расчеты:

• НДФЛ – 1.751 руб. (13.470 руб. * 13%);
• возмещение ущерба по исполнительному листу – 1.243 руб.;
• выплата Сомову «на руки» – 10.476 руб. (13.470 руб. – 1.751 руб. – 1.243 руб.).

В учете «Кроноса» сделаны такие записи:

Распространенные ошибки при расчетах

Ниже мы разберем основные ошибки, допускаемые работодателями при расчете и оформлении удержания.

Удержание сумм, размер которых больше установленного трудовым законодательством

Оклад Куропаткина – 17.880 руб., сумма удерживаемого НДФЛ – 2.324 руб. Предельный размер удержаний для Куропаткина составляет 7.778 руб. ((17.880 руб. – 2.324 руб.) * 50%) На основании исполнительного листа Куропаткин обязан выплачивать алименты в размере 1/3 от заработка. Кроме того, Куропаткину назначено возмещение ущерба за порчу оборудования компании – 2.384 руб./мес.

В сентябре 2017 с зарплаты Куропаткина удержано:

• НДФЛ – 2.324 руб. (17.880 руб. * 13%);
• алименты – 5.960 руб. (17.880 руб. * 1/3);
• ущерб за порчу оборудования – 2.384 руб.

Таким образом, общая сумма удержаний, без учета налогов, составила 8.344 руб., что превышает установленную величину 50% от дохода (7.778 руб.). В данном случае работодателю необходимо уменьшить ежемесячную сумму возмещения нанесенного ущерба до 1.818 руб./мес. (7.778 руб. – 5.960 руб.).

Нарушение очередности удержаний

На основании исполнительного листа Сойкин обязан ежемесячно возмещать государству сумму неоплаченных штрафов в размере 3.404 руб., до полного погашения задолженности. Кроме того, работодателем Сойкина, ООО «Графит», назначено возмещение недостачи в общей сумме 14.960 руб.

Оклад Сойкина – 17.660 руб., выплата за вычетом НДФЛ – 15.364 руб. Таким образом, граничная сумма удержаний установлена в размере 7.682 руб. (15.364 руб. * 50%). Выплачивая зарплату за ноябрь 2017, бухгалтер «Графита» произвел следующие удержания с зарплаты Сойкина:

• возмещение недостачи – 5.960 руб.;
• погашение задолженности по штрафам – 1.722 руб.

После произведенных взысканий, Сойкин получил «на руки» 7.682 руб. Несмотря на то, что бухгалтер «Графита» произвел удержания в рамках установленного лимита (50%), в данном примере нарушены следующие правила:

• Взыскания, которые не являются обязательными, а осуществляются по согласию работника и работодателя, не должны превышать 20% по каждому случаю. В данной ситуации размер взыскания недостачи не должен превышать 3.072 руб. (15.364 руб. * 20%).
• «Графит» обязан в первую очередь в полном объеме осуществить удержания по исполнительному листу (3.404 руб.). Сумма взыскания штрафа должна быть равна разнице граничной суммы и размеру удержаний по исполнительным документам (7.682 руб. – 3.404 руб.), но не более 20% от общего дохода за вычетом НДФЛ (максимально 3.072 руб.).

Взыскание сумм без наличия согласования работника

На основании инвентаризационной описи и акта, составленного уполномоченной комиссией, завскладом АО «Артемида» Перепелкин признан виновным в недостаче имущества на сумму 7.818 руб. Руководство «Артемиды» обязало Перепелкина ежемесячно, в течение полугода, выплачивать сумму 1.303 руб. Письменное согласование Перепелкина на произведение удержаний отсутствует.

«Артемида» не вправе производить данные удержания без наличия письменного согласования Перепелкина. В данном случае «Артемиде» необходимо подготовить письменное уведомление, в котором указать причину взысканий, а также привести расчет суммы и порядок удержаний. Подпись Перепелкина в графе «Ознакомлен и согласен» будет основанием для удержаний.

Рубрика “Вопрос – ответ”

Вопрос №1. Сотрудник ООО «Компаньон» Савельев ежемесячно выплачивает алименты на основании исполнительного листа. В апреле 2017 Савельев ушел в отпуск на 12 дней, в период которого заболел и оформил больничный (5 дней). Нужно ли «Компаньону» пересчитывать сумму алиментов?

Производить пересчет алиментов не нужно. В данном случае «Компаньону» необходимо перенести дни отпуска с учетом периода болезни (+ 5 дней к отпуску). Расчет алиментов следует производить с общей суммы дохода (зарплата + отпускные) за вычетом налога.

Вопрос №2. На основании исполнительного листа АО «Старт-1» ежемесячно удерживает из зарплаты Каблукова сумму алиментов и перечисляет ее получателю. Также «Старт-1» несет расходы на перевод средств (2,3% от суммы выплаты). Необходимо ли удерживать с Каблукова сумму расходов на перевод алиментов?

Да. Выплачивая зарплату Каблукову, «Старту-1» необходимо удерживать не только основную сумму (алименты), но и дополнительные расходы, связанные с выплатой удержания получателю (расходы на перевод средств).

УЧЕТ УДЕРЖАНИЙ И ВЫЧЕТОВ ИЗ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

В соответствии с законодательством из заработной платы работников производятся следующие удержания:

– подоходный налог (государственный налог, объект обложения – заработную плата);

– погашение задолженности по ранее выданным авансам, а также возврат сумм, излишне выплаченных работнику вследствие неверных расчетов;

– возмещение материального ущерба, причиненного работником предприятию;

– взыскания некоторых видов штрафов.

– взыскание алиментов на содержание несовершеннолетних детей или нетрудоспособных родителей (по исполнительным документам);

– за товары, проданные в кредит.

– за брак продукции.

Обязательными удержаниями являются подоходный налог, удержания а Пенсионный фонд РФ, по исполнительным листам и надписям нотариальных контор в пользу юридических и физических лиц.

По инициативе организации из заработной платы работников могут быть произведены следующие удержания: долг за работником; ранее выданные плановый аванс и выплаты, сделанные в межрасчетный период; долг по подотчетным суммам; квартплата (по спискам, представленным ЖКО организаций); за содержание ребенка в ведомственных дошкольных учреждениях; за ущерб, нанесенный производству; за порчу, недостачу или утерю материальных ценностей; за брак; денежные начеты; за товары, купленные в кредит; плата за периодические издания; членские профсоюзные взносы; перечисления сторонним организациям и в кассу взаимопомощи; перечисления в филиалы Сберегательного банка.

Подоходный налог с физических лиц удерживается в порядке, установленном Правительством РФ, и имеет несколько важных особенностей:

– базой для определения взимаемой с каждого гражданина суммы налога служит сумма совокупного годового дохода из всех источников в истекшем календарном году, а месячный доход рассматривается как промежуточный;

– если гражданин помимо зарплаты на основном месте работы имеет доходы на стороне, он обязан декларировать общую сумму получаемых доходов, включая и заработную плату.

Подоходный налог взимается с дохода работников свыше установленного минимума заработной платы по установленной ставке 13 %. Доходы, полученные в натуральной форме, учитывают в составе совокупного годового дохода по государственным регулируемым ценам, а при их отсутствии – по свободным (рыночным) ценам на дату получения дохода.

В совокупный доход не включают государственные пособия по социальному страхованию и социальному обеспечению (кроме пособий по временной нетрудоспособности), все виды пенсий, кроме назначаемых и выплачиваемых за счет средств организаций и ряд других доходов.

Налог исчисляется и удерживается с граждан организациями по истечении каждого месяца с суммы совокупного дохода граждан с начала календарного года, уменьшенного на установленный законом размер минимальной месячной оплаты труда, сумму, удержанную в Пенсионный фонд РФ, сумму расходов на содержание детей и иждивенцев, сумму 5-кратного, 3-кратного и 1-кратного размера минимальной месячной оплаты труда по категориям граждан, получивших право на снижение налогооблагаемого дохода, а также на сумму доходов, перечисляемых на благотворительные цели, с зачетом удержанной в предыдущие месяцы суммы налога.

По окончании года бухгалтерии производят перерасчет налога исходя из совокупного годового дохода граждан за вычетом всех сумм, подлежащих исключению из совокупного годового дохода.

Подоходный налог с доходов граждан взимают только путем удержания сумм налога из их дохода. Уплата налога с доходов граждан за счет средств организаций не допускается.

С доходов, получаемых не по месту основной работы, налог удерживают по ставке с зачетом ранее удержанной суммы налога, исключение из доходов граждан сумм минимальной месячной оплаты труда и расходов на содержание детей и иждивенцев не производится.

По просьбе граждан организации обязаны выдать им справку о начисленном доходе и удержанной сумме налога.

Организации, выплачивающие гражданам доходы, подлежащие налогообложению, не реже 1 раза в квартал представляют налоговому органу по месту своего нахождения сведения о выплаченных гражданам за истекший год суммах доходов и об удержанных с них суммах налога с указанием адресов постоянного местожительства этих граждан. На лиц, работающих по совместительству или по договорам гражданско-правового характера, такие сведения могут предоставляться по истечении года или по окончании работ.

Указанные сведения налоговые органы пересылают налоговым органам по месту жительства получателей доходов. Налоговые органы учитывают эти сведения при проверке представляемых гражданами деклараций о полученных ими доходах.

Граждане, имеющие доходы от других организаций, обязаны по окончании года включить сведения об этих доходах и о доходах, полученных по месту основной работы, в декларацию, подаваемую к 1 апреля в налоговый орган по месту постоянного местожительства.

Основание для удержания алиментов – исполнительные листы, а при их утрате – дубликаты этих листов, а также письменные заявления граждан о добровольной уплате алиментов. Взыскание алиментов производится со всех видов дохода и дополнительного вознаграждения как по основной, так и по совмещаемой работе, с дивидендов, пособий по государственному социальному страхованию, сумм, выплачиваемых в возмещение ущерба в связи с утратой трудоспособности вследствие увечья или иного повреждения здоровья. Не взыскивают алименты с сумм материальной помощи, единовременных премий, компенсационных выплат за работу во вредных и экстремальных условиях и иных выплат, не носящих постоянный характер.

Удержанные суммы бухгалтерия обязана в течение 3 дней со дня выплаты заработной платы выдать взыскателю лично из кассы, перевести по почте акцептованным платежным поручением (с отнесением расходов по переводу на взыскателя) или перечислить на счета взыскателей по вкладам в отделение Сберегательного банка на основании письменного заявления заявителя.

Если адрес заявителя неизвестен, то удержанные суммы перечисляют на депозитный счет народного суда по месту нахождения организации.

Материальная ответственность работников за причиненный материальный ущерб предприятию предусматривается КЗоТ РФ. Размер ущерба определяют по фактическим потерям по данным бухгалтерского учета. При хищении, недостаче и умышленной порче размер ущерба определяют исходя из рыночных цен на соответствующие виды имущества, а по импортным материальным ценностям – по таможенной стоимости с учетом уплаченных таможенных пошлин, налоговых платежей и других затрат.

В пределах среднего месячного заработка работника ущерб возмещается по распоряжению администрации, которое должно быть сделано не позднее 2 недель со дня обнаружения причиненного ущерба и обращено к исполнению не ранее 7 дней со дня сообщения работнику. Если работник отказался от добровольного возмещения ущерба, администрация предъявляет иск в суд.

Удержания из начисленной заработной платы отражают по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счетов:

68 «Расчеты с бюджетом» (на сумму подоходного налога); 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», субсчет 2 «Расчеты по пенсионному обеспечению» (на сумму обязательных страховых взносов с граждан в Пенсионный фонд в размере 1 %);

28 «Брак в производстве» (на суммы удержаний с виновников брака);

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (на суммы за товары, проданные в кредит, по ссудам банков, по предоставленным займам, на суммы, взысканные в возмещение недостач, уплаченных штрафов);

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (на суммы по исполнительным документам) и др.

Погашение задолженности перед бюджетом и Пенсионным фондом по удержаниям отражают по дебету счетов 68 и 69 с кредита счета 51 «Расчетный счет», а по алиментам – по дебету счета 76 с кредита счетов 50 «Касса» (при выдаче удержанных сумм из кассы), 51 «Расчетный счет» (при переводе по почте или зачислению на счет получателя в Сберегательном банке).

Учет расчетов по возмещению материального ущерба осуществляют на активном счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 3 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

В дебет счета 73 относят суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, с кредита счетов 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (на балансовую стоимость недостающих и испорченных ценностей), 83 «Доходы будущих периодов» (на разницу между балансовой стоимостью указанных ценностей и суммой, взыскиваемой с виновных лиц), 28 «Брак в производстве» (за потери от брака продукции) и др.

По кредиту счета 73, субсчет 3, отражают погашение сумм материального ущерба в корреспонденции со счетами:

50, 51 – на сумму внесенных платежей;

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – на сумму удержаний из заработной платы;

26 «Общехозяйственные расходы» – на суммы, которые по решению суда не могут быть взысканы с виновного из-за его неплатежеспособности.

5.5.1. Выплата заработной платы Если учредитель является еще и сотрудником собственной фирмы, то свою долю дохода он может получать в виде заработной платы.Пример 38Гражданин Токарев является учредителем ООО «Гелиос» и работает в обществе заместителем директора.Свою долю