Первичный документ оформляется тем же числом, что и совершение хозяйственной операции. Например, с расчетного счета списывается комиссия за расчетно-кассовое обслуживание. В этот же день должна быть оформлена выписка и мемориальный ордер.
Как правило, первичные документы оформляются на унифицированных формах, разработанных российским законодательством. Но не все бланки предусмотрены; так, например бухгалтерская справка составляется в произвольной форме. Однако при оформлении необходимо указывать обязательную информацию: наименование и реквизиты организации, название документа, содержание операции, наименование должностей, фамилии сотрудников, роспись и штамп организации.
Зачем нужна первичная документация? Главным образом для того, чтобы зафиксировать все осуществляемые хозяйственные операции. Документация бывает внутренняя и внешняя. Внутренняя необходима для учета и контроля за всеми движениями, например, основное средство передается в эксплуатацию – составляется акт, который является первичным документом. Внешняя документация необходима для работы с поставщиками, покупателями, например, вы выставляете счет на оплату покупателю.
Также существует первичные документы по учету и оплате труда, к ним относят: приказы о приеме и увольнении, штатное расписание, график отпусков и прочие. Выделяют документацию и по учету основных средств; например, акт о приеме ОС, инвентарная карточка и другие. Документация, которая оформляется для учета кассовых операций, содержит такие документы, как авансовый отчет, приходный и расходный кассовый ордер.
В некоторых первичных документах исправления не допускаются, например, в выписке из расчетного счета или в платежном поручении. А вот, например, накладные могут содержать исправления, но рядом с ними должна стоять подпись человека, внесшего корректировку, дата и штамп организации.
Источники:
Первичными документами в бухгалтерском учете являются те, на основании которых оформлена та или иная хозяйственная операция в момент её совершения либо сразу после её завершения. Именно на основании совершается дальнейший бухгалтерский учет конкретных операций.
Вам понадобится
Инструкция
Первичные документы являются первоначальным основанием для начала ведения бухгалтерского учета конкретных операций и совершения записей в регистрах учета. Первичный документ является письменным свидетельством совершения хозяйственной операции, например, выдачи денег под отчет, оплаты товара и т.п.
Формы первичной документации утверждает руководитель предприятия, однако все обязательные реквизиты, закрепленные законодательством, должны присутствовать в документе.
Первичные учетные документы составляются на бумажном носителе и подкрепляются подписью для идентификации лиц, составивших документ. Если же документ составлен в электронном виде, он должен быть подписан электронной подписью.
Формы первичных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм, не являются обязательными к применению, кроме кассовых документов, установленных уполномоченными органами на основании .
Обязательные реквизиты первичных документов в бухгалтерском учете:
- название документа (накладная, акт, список, приказ и т.п.);
- дата совершения операции (составления документа);
- содержание хозяйственной операции в стоимостном и натуральном выражении;
- название организации, от имени которой составляется данный документ;
- данные лиц, совершивших операцию и ответственных за правильность оформления документа (должность, ФИО, подпись).
Первичные документы в бухгалтерском учете делят на документы по:
- учету и оплате труда: приказ о приеме на работу, штатное расписание, график работы, командировочное удостоверение, акт о приеме на работу, расчетная ведомость и т.п.
- учету основных средств: акт о приеме-передаче, инвентарная карточка, накладная на внутреннее перемещение, инвентарная книга, акт о основного средства и др.
- учету кассовых операций: кассовая книга, авансовый отчет, приходный кассовый ордер, журнал регистрации кассовых документов, расходный кассовый ордер, книга учета денежных средств и т.д.
- учету ремонтных и строительных работ: акты о приемке выполненных работ, приостановлении строительства, сдаче в эксплуатацию сооружения; общий журнал работ; журнал выполненных работ и другие подобные документы.
Обратите внимание
В случае, если по законодательству первичные документы бухгалтерского учета изымаются, копии этих документов, изготовленные в законодательном порядке, включаются вместо оригиналов в документы бухгалтерского учета.
Полезный совет
В типовой бланк, при необходимости, могут быть включены дополнительные графы и строки, что обусловливается определенными видами хозяйственной деятельности.
Источники:
Юридические лица – предприятия, организации, разного рода учреждения и банки в ходе осуществления своей деятельности находятся в постоянном общении друг с другом. Деловое общение осуществляется посредством самых разных документов: писем, запросов, требований, платежных поручений и пр. Юридическую состоятельность таких документов подтверждают их реквизиты.
Некоторые реквизиты указываются только на документах одного вида, а некоторые являются обязательными для любого делового документа. К последним относятся: название организации, дата составления документа и его наименование. В названии организации необходимо указывать его краткое и полное наименование в соответствии с учредительными документами, организационно-правовую форму. Дата составления документа указывается как в цифровой, так и в словесно-цифровой форме. Наименование документа указывается во всех случаях, исключение составляет только деловое письмо.
Кроме обязательных, используются бухгалтерские, банковские специальные реквизиты, установленные для какого-то одного вида документов. На документах бухгалтерского учета указываются: наименование и адрес предприятия; его банковские реквизиты; указание сторон сделки-участников хозяйственной операции; ее наименование, содержание и основание; стоимость сделки в денежном или натуральном выражении.
К банковским относится: номер расчетного счета предприятия; наименование банка, в котором оно обслуживается, и его адрес; код банка – БИК и его корреспондентский счет. В банковских реквизитах также должен быть указан ИНН предприятия и банка, коды КПП и ОКПО.
Это же относится и к бланкам документов, для которых предусматриваются и специальные требования к их изготовлению, учету и хранению, особенно к тем, на которых воспроизводится Государственный герб Российской Федерации, а также гербы субъектов РФ. Это мера необходима, поскольку указанные на бланках реквизиты делают их документом, имеющим юридическую силу, чем могут воспользоваться мошенники.
Правильно оформленные при приеме на работу документы нового сотрудника – гарантия того, что у него впоследствии не будет проблем с начислением пенсии, а у работодателя – проблем с трудовой комиссией и налоговой инспекцией. Основным документом, подтверждающим трудовой стаж, является трудовая книжка.
Специфика работы на некоторых предприятиях допускает необходимость предъявления каких-либо других дополнительных документов. Эти случаи оговариваются в ТК РФ, нормативных актах, указах Президента и постановлениях Правительства. Требовать другие документы, не оговоренные законами, кадровики права не имеют. Это же касается и требования иметь постоянную регистрацию по месту расположения данного предприятия. А вот потребовать справку установленной формы о состоянии здоровья работодатель имеет право. Для профессий, связанных с продуктами и бытовым обслуживанием населения, обязательным является и наличие санитарно-медицинской книжки. Если на работу принимают инвалида, может потребоваться рекомендательная справка от ВТЭК, а в случае, когда трудовая деятельность нового сотрудника связана с коммерческой или государственной тайной, от него может потребоваться расписка и другие документы, подтверждающие его допуск.
Все хозяйственные и финансовые операции, происходящие на том или ином предприятии, находят свое отражение в материальных объектах с зафиксированной информацией. Это бухгалтерские документы, без которых невозможен учет любой деятельности. Они являются главным звеном в системе контроля над законностью ведения операций, движением товарных и материальных ценностей, сохранностью имущества, готовой продукцией, оборотом денежных средств.
Своевременность и правильность их составления напрямую влияет на общее качество осуществления бухгалтерского учета. Документооборот в бухгалтерии - это движение документов от начала их составления до полного завершения исполнения. Он регламентируется специальным графиком составления и передачи документации и зависит от количества разнородных операций, производимых в процессе хозяйственно-финансовой деятельности. Чем больше цехов, участков, видов продукции на предприятии, тем большее число различных документов будет задействовано в нем.
Документы бухгалтерского учета бывают нескольких видов: первичные (учетные), организационно-распорядительные, статистические. Документы с зафиксированной в них информацией обеспечивают ее накопление, сохранность, возможность передачи, многоразовое использование. Они выполняют учета.
Наиболее распространенные бухгалтерские документы:
Ведомости, приходные и расходные ордера по выплате денег из кассы предприятия;
Платежные поручения;
Товарные чеки, расходные и приходные накладные;
Доверенности, договора;
Акты выполненных работ и приема-передачи товаров;
Документация на выдачу материальных ценностей;
Распоряжения, приказы, акты ревизий, объяснительные и протоколы собраний, служебные письма, акты комиссий.
Все они различаются по своей природе. Подписывая бухгалтерские документы, каждый работник принимает на себя ответственность за правильность оформления, целесообразность операции, достоверность информации, отраженной в них.
Бухгалтерские документы можно разделить на 3 группы:
Входящие;
Исходящие;
Внутренние.
Входящие поступают в одном потоке документов и обрабатываются специальным работником. После получения и проверки правильности составления и оформления (наличие печати и подписей) они сортируются на нерегистрируемые и регистрируемые и отправляются по соответствующим отделам. Бухгалтерские документы, как правило, не регистрируются. В бухгалтерию поступает также масса данных из иных структурных подразделений.
Дальнейшая обработка информационных носителей имеет свою специфику. Поступившие документы передаются работнику, за которым закреплен соответствующий участок работы (материальная или расчет заработной платы и другие).
Сотрудник проверяет полноту и правильность оформления точность заполнения реквизитов, законность операции, логическую увязку показателей. Принятые документы систематизируются в хронологическом порядке (по датам) и оформляются накопительными ведомостями или в
Порядок формы записей учетных накопительных документов определен в инструкции бухгалтерского учета.
Оформление организационно-распорядительных сведений осуществляется по правилам составления служебных документов.
Проверка и отправка исходящих данных производится в общем потоке через секретаря или канцелярию.
При отправке проверяют правильность составления документа (наличие даты, печати, подписи, всех страниц, правильность адресата).
Первичные учетные документы
(англ. basic record documents) - по законодательству РФ о бухгалтерском учете оправдательные документы, которыми должны оформляться все хозяйственные операции, проводимые организацией, на основании которых ведется , составляемые в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее завершения и удостоверяющие факт совершения соответствующей операции. Поскольку оформление П.у.д. является началом учетной регистрации хозяйственных операций, они составляют основу учетной информации, обеспечивая бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности организации. К П.у.д. относятся заказы, договоры, акты сдачи-приемки, платежные поручения, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, счета-фактуры, наряды, квитанции, товарные чеки и др. подобные документы. Информация, содержащаяся в П.у.д., систематизируется и накапливается в процессе ведения регистров бухгалтерского учета.
Основные о П.у.д. установлены ФЗ «О бухгалтерском учете»** (ст. 9). П.у.д. принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. П.у.д., форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать: наименование документа; дату его составления; наименование организации, от имени которой составлен ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Только при наличии в учетном документе всех перечисленных реквизитов документ может рассматриваться в качестве П.у.д., приниматься к учету и являться документальным подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Не запрещено включение в П.у.д. и иных, помимо обязательных, реквизитов. Законодательством могут устанавливаться специальные требования к составлению некоторых видов П.у.д. Напр., правила составления счетов-фактур установлены Порядком ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным постановлением Правительства РФ от 29.07.1996 г. № 914.
Формы П.у.д., применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности утверждаются при принятии учетной политики организации.
Субъекты малого предпринимательства могут применять для документирования операций типовые межведомственные формы П.у.д., ведомственные формы, а также формы, самостоятельно разработанные применительно к соответствующим типовым, которые содержат обязательные и обеспечивают достоверность отражения в бухгалтерском учете совершенных операций. П.у.д., поступающие в бухгалтерию организации, являющейся субъектом малого предпринимательства, проверяются по форме на полноты и правильности их оформления и по содержанию с точки зрения законности документированных операций и логической увязки отдельных показателей.
Перечень лиц, имеющих П.у.д., утверждает по согласованию с главным бухгалтером. Как правило, такими лицами являются сотрудники бухгалтерии, отделов снабжения и сбыта, договорной и некоторых др. служб. П.у.д., которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
П.у.д. должен быть составлен в момент совершения операции, а если это невозможно, ~ непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление П.у.д., передачу их в установленные для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Внесение исправлений в кассовые и банковские П.у.д. не допускается. В остальные П.у.д. исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали эти документы, с указанием даты внесения исправлений.
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе П.у.д. составляются . Они содержат данные о хозяйственных операциях, зафиксированные в первичных документах, а также новые укрупненные показатели. При помощи составления сводных учетных документов удается уменьшить количество записей в счетах бухгалтерского учета. К числу сводных документов относятся, напр., группировочные ведомости, разработочные таблицы, ведомости распределения расходов, отчеты или ведомости о движении продукции, сырья, материалов и т.п.
П.у.д. могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. В таких случаях или др. организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие П.у.д., снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Большой юридический словарь . Академик.ру . 2010 .
Первичные учетные документы - (англ. basic record documents) по законодательству РФ о бухгалтерском учете оправдательные документы, которыми должны оформляться все хозяйственные операции, проводимые организацией, на основании которых ведется … Энциклопедия права
Первичные учетные документы - (primary accounting documents) Письменные свидетельства о совершении фактов хозяйственной жизни. В них отражаются все данные, которые используются для бухгалтерского учета. П.у.д. составляются либо по унифицированной форме (документы по учету… … Экономико-математический словарь
первичные учетные документы - Письменные свидетельства о совершении фактов хозяйственной жизни. В них отражаются все данные, которые используются для бухгалтерского учета. П.у.д. составляются либо по унифицированной форме (документы по учету материалов, платежные поручения,… … Справочник технического переводчика
Первичные учетные документы - Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к… … Словарь: бухгалтерский учет, налоги, хозяйственное право
ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - (англ. primary accounting documents) – письменное свидетельство о совершении фактов хозяйственной жизни. В них отражаются данные, к рые используются для ведения бухгалтерского учета. Требования к П.у.д. отражены в Федеральном законе «О… … Финансово-кредитный энциклопедический словарь
Первичные учетные документы - 1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет... Источник: Федеральный закон от… … Официальная терминология
Учетные документы Энциклопедия права
См. Первичные учетные документы … Большой юридический словарь
Документы первичные учетные - все хозяйственные проводимые операции должны оформляться оправдательными документами, являющимися первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет … Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия
Сводные учетные документы - см. Первичные учетные документы … Энциклопедия права
Цель: Сформировать у обучающегося знания по основным видам бухгалтерских документов.
Обязательным условием метода документации является отражение фактов хозяйственной деятельности в первичных документах в момент их совершения. Документальность ведения учета придает юридическую обоснованность бухгалтерской информации.
Для непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета - документация.
Документация является основой бухгалтерского учета и заключается в сплошном непрерывном отражении всех хозяйственных операций, проводимых организацией в бухгалтерских оправдательных документах.
Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство о фактическом совершении хозяйственной операции или о праве на ее совершение.
Документы имеют правовое и контрольное значение. В первом случае они используются в качестве доказательства при возникновении споров между организациями и физическими лицами. Правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях, служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы и др. во втором случае документы будут исключать случаи хищения, являются основой при проведении аудиторских проверок, документальных ревизий и анализа работы организации.
Основные требования, предъявляемые к оформлению первичных документов, сформулированы в ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете», Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.
Первичный бухгалтерский документ должен содержать определенные показатели, необходимые для характеристики и подтверждения факта совершении хозяйственной операции, которые называются реквизитами.
Реквизиты делятся на: обязательные и дополнительные.
Обязательные реквизиты придают бухгалтерским документам юридическую силу. К ним относятся:
Наименование документа (формы), код формы;
Дата составления документа;
Наименование организации;
Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильностью ее оформления;
Подписи должностных лиц.
Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов.
В зависимости от характера операций, технологии обработки информации в первичные документы могут быть включены:
Номер документа;
Основание для совершения хозяйственной операции;
Адрес и телефон организации;
Расчетные счета организации и др.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.
Для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, организации могут самостоятельно разрабатывать и утверждать соответствующие формы первичных документов при соблюдении установленных требований.
Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.
В документах должны быть заполнены все реквизиты, отражающие достоверные данные.
Записи в документах ведутся чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение срока, установленного для их хранения в архиве. Производить записи простым карандашом не разрешается. Документ должен быть заполнен четко, без помарок. Свободные строки должны быть прочеркнуты. Перечень лиц, имеющих право подписи, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Для правильного использования в учетном процессе документы классифицируют по следующим однородным признакам: назначению; месту составления; способу отражения; объему содержания операций.
По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинирования.
Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Например, распоряжение на проведение инвентаризации, платежное поручение банку на перечисление денежных средств и др. на основании распорядительных документов не делают учетных записей, так как операция еще не совершена.
Оправдательные (исполнительные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Ими могут служить: счета, подтверждающие произведенные расходы, накладные на получение ценностей. Эти и аналогичные документы составляются в момент совершения операции и являются основанием для отражения ее на счетах бухгалтерского учета.
Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии и служат основанием для записей на счетах бухгалтерского учета. К ним относятся: бухгалтерские справки, разные виды расчетов (амортизационных отчислений по основным средствам, нематериальным активам и др.).
Комбинированные документы - одновременно выполняют функции, свойственные двум и более охарактеризованным выше типам документов. Например, один документ может сочетать функции распорядительного и оправдательного документа или функции оправдательного и бухгалтерского оформления. К числу комбинированных можно отнести приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на заработную плату и др. их применение уменьшает количество записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов.
По месту составления различают документы внутренние и внешние.
Внутренние считаются документы, составляемые и используемые для оформления операций, совершенных внутри данной организации. К ним относятся накладные на внутреннее перемещение материально-производственных запасов, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.
По способу отражения операций документы подразделяются на первичные и сводные.
В первичных документах фиксируют одну или несколько хозяйственных операций непосредственно в момент их совершения или непосредственно после их окончания. Примером первичных документов могут служить: чеки на получение денег из банка, накладные на отпуск материальных ценностей и др.
Сводные документы составляются на основании нескольких ранее оформленных однородных первичных документов путем группировки и обобщения их показателей. Сводными документами являются, например, кассовый отчет (составляют на основании документов, подтверждающих поступление и расходовании денег), товарный отчет (составляют на основании товарных документов). Сводные документы позволяют существенно уменьшить число бухгалтерских проводок: вместо проводок на каждый отдельный документ составляется общая проводка по итогу сводной ведомости, объединяющей данные большого числа первичных документов.
По объему содержания операций первичные документы подразделяют на две группы: накопительные и разовые.
Разовым документом оформляют одну операцию в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения, например, накладная на отпуск товара.
Накопительные документы отражают однородные или периодически повторяющие операции за определенный период. Примером таких документов могут служить лимитно-заборные карты и т.п. В отличие от разовых, накопительные документы отражаются в учете только после внесения в них последней операции и суммирования всех записей. Применение накопительных документов позволяет сократить объем документации и время на ее оформление.
В процессе учетной регистрации операций иногда возникают ошибки. Характер ошибок разнообразен: в документах и учетных регистрах записывают неправильный текст или неверную сумму; неверно подсчитывают итоги; неправильно указывают корреспондирующие счета в бухгалтерских проводках и т. п.
Для правильного и точного отражения всех операций в организации необходимо своевременно выявлять и исправлять все допущенные в учетные записях ошибки.
Ошибки должны быть исправлены до составления отчетности.
Исправление ошибок в учетных записях осуществляется способами: корректурным, дополнительных проводок, «красное сторно ».
Корректурный способ применяется в случаях:
Ошибки не затрагивает корреспонденции счетов;
Ошибки быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.
Использование данного способа предполагает, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправленные ошибки оговариваются и подтверждаются: в документах - подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах - подписью лица, осуществившего исправление.
Способ дополнительных проводок применяется в случаях, когда в учетных регистрах или бухгалтерской проводке указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма хозяйственной операции. Для исправления таких ошибок на разность между правильной и преуменьшенной суммами составляют дополнительную бухгалтерскую проводку. На сумму допущенной ошибки бухгалтером организации оформляется справка, в которой со ссылкой на первичный документ указывается, когда и какая ошибка допущена. Бухгалтерская справка служит документом бухгалтерского оформления и основанием для исправления бухгалтерской ошибки.
Способ «красное сторно» (отрицательных чисел) применяется в случае, если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов. Сущность этого способа состоит в том, что вначале неправильная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись производится красными чернилами. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами, вычитаются из итога. Таким образом, неправильная запись аннулируется. После этого составляется новая проводка, отражающая правильную корреспонденцию счетов, и записывается в учетные регистры обычными чернилами.
Документация и первичный учет не могут обеспечить полного отражения в учете фактического движения имущества и источников его формирования (возможны расхождения учетных записей с фактическими остатками средств и источников). Более того, изменения бухгалтерского учета, проводимые Минфином России в соответствии с Программой реформирования бухгалтерского учета , порождают многообразие нетрадиционных ситуаций, позволяющих организациям допускать существенные отклонения данных бухгалтерского учета и реального состояния имущества, что приводит к искажениям в бухгалтерском учете информации о наличии объектов, их налогообложения. Решению перечисленных проблем способствует инвентаризация, как один из важнейших этапов подготовки к составлению годового отчета, подтверждающая достоверность данных этого документа.
Инвентаризацией называется установление фактического наличие средств и их источников путем пересчета остатков в натуре или проверке учетных записей. Слово «инвентаризация» происходит от латинского «опись» и означает проверку наличия и состояния ценностей в натуре путем пересчета, взвешивания, измерения и т.д.
Основными целями инвентаризации является: имущества, фактически имеющегося в наличии у организации, сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета и выявление отклонений, а также подтверждение достоверности учета обязательств по всем видам дебиторской, кредиторской задолженности, другим видам расчетов.
Методическое указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Минфина РФ 13 июня 1995г.) устанавливают порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организаций и оформление ее результатов. При проведении инвентаризации подсчитывается, обмеривается все имущество по местам его нахождения и материально ответственным лицам, имеющееся у организации. Кроме того, согласно Методическим указаниям инвентаризации подлежит имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете на ответственном хранении, полученное для переработки, а также учтенное по каким-либо причинам.
Перечень первичных документов:
1. АКТЫ :
Приема (передачи) основных документов;
Списания основных документов;
Приема-сдачи отремонтированных объектов;
Приема материалов;
О выявленных дефектах;
Инвентаризации;
На замену.
2. ТРЕБОВАНИЯ :
Акт-требование на замену материалов;
Накладная;
Требование на отпуск материалов;
Платежное требование;
Требование-поручение.
3. НАКЛАДНЫЕ :
Накладная (требование) на внутреннее перемещение;
Накладная на отпуск на сторону.
4. НАРЯДЫ :
На выполненную работу;
На сдельную работу.
5. ПРИКАЗЫ :
Приказ о приеме, о переводе, о прекращении договора;
О предоставлении отпуска;
Приказ на отгрузку.
6. ОРДЕРА :
Приходный кассовый ордер;
Расходно-кассовый ордер;
Приходный ордер.
7. КАРТЫ :
Линейные карточки;
Заработная плата.
8. ЗАЯВЛЕНИЯ :
На открытие счета;
Об отказе от акцента.
9. ПОРУЧЕНИЯ :
Платежное поручение;
Свободное платежное поручение;
Платежное требование-поручение.
10. СЧЕТА :
Счет-фактура;
Счет (поставщика);
Счет платежное требование;
Лицевой счет.
11. ДОВЕРЕННОСТЬ .
12. ОТЧЕТЫ :
Авансовый отчет;
Материальный отчет.
13. РЕЕСТРЫ (списки, опись):
Реестр чеков;
Реестр не выданной зарплаты;
Реестр платежных требований;
Реестр приходных и расходных ордеров;
Инвентарный список;
Инвентарная опись.
КЛАССИФИКАЦИЯ ПЕРВИЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
| По степени обобщения информации | По количеству учетных позиций | По времени обработки | ||||||||||
| Разовые | Накопительные | Однострочные | Многострочные | Первичные | Вторичные | |||||||
| График документооборота | ||||||||||||
| Виды работ с документом | Исполнители | |||||||||||
| Цех | Маркетинговая служба | Склад | В.Ц. | Бухгалтерские | ---- | Архив | ||||||
| 1. Выписка 2. Выдача-разрешение 3. Отпуск материала 4. Таксировка 5. Проверка документов 6. Хранение документов |  |
|||||||||||
Достаточно важное место среди всей документации, которую ведет бухгалтерия занимает первичная документация. Она постоянно проверяется налоговой службой, и должна быть составлена в соответствии с необходимыми нормами и законами, действующими в РФ. Что относится к первичной документации, как правильно ее оформлять и составлять, чтоб потом не иметь проблем с налоговой инспекцией разберем в нашей статье.
Первичные документы – это основания, при наличии которых в бухгалтерском учете могут составляются записи, он может быть внесен в общий регистр. Это важная часть управленческой документации предприятия или организации.
Во всех предприятиях, которые государство заставило вести бух учет, хозяйственные операции должны быть оформлены в соответствии с первичной документацией. Под хозяйственной операцией понимается любая активность предприятия, которая влечет за собой передвижение денежных средств или на структуру его активов.
Согласно закону о бухгалтерском учете оформление первичной документации должно происходить одновременно с хозяйственными действиями, то есть сразу же документироваться. Но если это не представляется возможным можно сделать документацию сразу же по окончанию действия.
Первичная документация может быть оформлена как на бумаге, так и в электронном виде. Но во втором варианте все бумаги должны обязательно быть заверены электронной подписью, иначе они просто не будут иметь юридической силы. Но, если в договоре четко прописано наличие бумажного варианта документа, то он обязательно должен быть в наличии.
Сохранятся первичные документы должны 4 года. В этот период налоговая имеет право в любой момент запросить их для проверки вас и вашего контрагента. Особенно внимательно следует относится к документам, в которых вы что либо покупаете. Помните, именно благодаря ним вы сможете обратится в суд, если возникнет такая потребность.
Все сделки, которые проводятся предприятием или организацией условно можно разделить на 3 этапа:
В качестве подтверждения может выступать товарная накладная или чек, в случае получения товара, или акт выполненных работ в случае оказания услуги.
В зависимости от операции, которая будет проводится список необходимых документов может различаться. Давайте рассмотрим самый распространенный список необходимых бумаг. Обычно все документы готовит либо исполнитель либо поставщик товаров.
Список документов имеет такой вид:
После того, как первичные документы были оформлены, их проверяют по форме и содержанию. После этого, если все сделано верно, их оформляют, и проходит экономическая группировка данных, которые в ней содержатся в общей системе бухгалтерского учета. Для этого все сведения об остатке имущества компании, денежных средств, о хозяйственных операциях из первичных (свободных) документов переносятся в учетные регистры.
Сами учетные регистры – это специализированные таблицы, которые выполнены в строго указанной форме, в полном соответствии с экономической группировкой сведений о имуществе компании и источниках его появления.
Все существующие регистры делятся на 3 группы:
Учетные регистры обязательно должны иметь:
Проведенные хозяйственные операции обязательно должны быть отражены именно в том периоде, в котором они проводились. Если документальное отражение невозможно сделать непосредственно во время проведения хозяйственной операции, то сделать оформление нужно сразу же по его окончания.
В целом учетные регистры созданы для того, чтоб накапливать и систематизировать информацию о принятых на учет первичных документах, для отображения бухгалтерской отчетности. Если финансовая и первичная документация предприятия хранится в печатном виде, то по требованию иных участников хоз операций или правоохранительных органов (если это в их компетенции) копии должны быть предоставлены именно тем лицом, которое их составило и предъявило к подписи.
Во время ведения финансово – хозяйственной деятельности бухгалтеру придется работать с огромным количеством документации. Это разного рода бланки, договора, отчетная документация, сметы и калькуляции. Некоторые из них не имеют большой значимости и являются второстепенными, но есть и очень важные документы, в которых даже незначительная ошибка может привести к плачевным последствиям и для целого предприятия, и для отдельных должностных особ. Именно такими являются первичные документы организации.
С помощью программы 1С вы сможете управляться и орудовать ними значительно проще. В ее функциях есть управление с товарно-сопроводительными и денежными документами, со складскими документами и теми, которые касаются розничной торговли.
На сегодняшний день программное обеспечение компании 1С занимает лидирующие позиции среди программ по бухгалтерскому учету, которые постоянно используются в нашей стране.
Среди самых востребованных функций 1С можно выделить такие:
Программа имеет большое количество режимов и настроек, с помощью которых вы сможете полностью подстроить ее под себя, отрегулировать так, как удобно именно вам.
Оформление первичной документации – дело сложное и кропотливое, но просто необходимое. В помощь вам современные компьютерные технологии и высокая квалификация сотрудников. Если подходить к нему со всей ответственностью и знанием дела, то проблем не возникнет.
Вконтакте
