Командировка – это рабочая поездка сотрудника по распоряжению руководства. Все расходы на проезд, проживание и питание работника организация должна взять на себя. В этой статье мы рассмотрим проводки по командировочным и суточным расходам.
Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику :
Если после командировки деньги остаются, их необходимо вернуть в кассу:
В случае, когда работник, наоборот, потратил еще и свои личные деньги, организация при наличии соответствующих доказательств должна компенсировать их:
По всем расходам в командировке работник должен отчитаться. Для этого он составляет авансовый отчет, к которому он прикладывает все квитанции, билеты, чеки и иные документы, подтверждающие затраты.
Если расходы сотрудника, даже при наличии документов, будут не целесообразными, организация может их не принять. В этой ситуации работник должен будет вернуть деньги.
Если в расходных документах есть счет-фактуры с выделенным НДС, его можно принять к вычету:
Когда организация часть расходов оплачивает с расчетного счета, то делают запись:
Поступление билетов, приобретенных для сотрудника, отражают проводкой:
Выдачу сотруднику:
Помимо командировочных – на оплату проживания, проезда, сотруднику выдают суточные – на питание. Это нормируемые в налоговом учете расходы фирмы, на которые она может уменьшить прибыль. Для командировок по России такая норма – 700 руб. в день, за границу – 2100 руб. Если выдать сотруднику суммы, превышающие эти лимиты, то придется удержать НДФЛ.
Сотрудник направлен в командировку на 6 дней. Билеты куплены организацией в авиакомпании. Их стоимость 31 270 руб. Расходы в командировке на оплату гостинцы составили 13 000 руб. (НДС 1983 руб.), на использование общественного транспорта – 250 руб., – 3000 руб. Суточные выданы в размере 4200 руб. и командировочные, в размере 12 000 руб.
Проводки:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| 50.3 | 76 | Поступили билеты в кассу | 31 270 | Билеты |
| 71 | 50.3 | Выданы билеты сотруднику | 31 270 | Билеты |
| 71 | 50 | Проводка по выдаче суточных | 4200 | Расходный кассовый ордер |
| 71 | 50 | Проводка по командировочным расходам | 12 000 | Расходный кассовый ордер |
| 20 | 71 | Списаны расходы на гостиницу | 13 000 | Авансовый отчет Счет-фактура |
| 19 | 71 | Учтен входной НДС | 1983 | Счет-фактура |
| 68 НДС | 19 | НДС принят к вычету | 1983 | Бухгалтерская справка |
| 20 | 71 | Расходы на транспорт | 250 | Авансовый отчет |
Если в фирме сотрудники выезжают из своего города для выполнения служебных заданий, то получают в кассе деньги на командировочные расходы. Затем бухгалтерия получает отчёт командированного. Бухгалтерам полезно узнать, как этот отчёт проверить, провести по бухгалтерскому учёту и не заплатить лишних налогов, все ли расходы считать обоснованными и оплачивать сотруднику.
Работникам зачастую приходится отправляться в другие населённые пункты по служебной надобности. Такие поездки (командировки) предусмотрены законом (ст. 166 ТК РФ) и предполагают выполнение конкретных заданий. Понятие командировки не относится к наёмным работникам, у которых вид деятельности предполагает постоянную работу в дороге (водители междугородного транспорта, проводники и т. п.).
Ст. 167 ТК РФ гарантирует сотруднику возмещение работодателем тех расходов, которые связаны со служебной командировкой.
Согласно трудовому законодательству (ст. 168 ТК РФ) работнику, направленному в командировку, необходимо оплатить:
К дополнительным расходам можно отнести, например, расходы на питание в кафе, проезд на городском транспорте в населённом пункте, куда сотрудник был командирован, оплату услуг такси. Сюда же относятся и расходы на услуги связи. Особенное внимание следует уделить согласованию между командированным сотрудником и работодателем представительских расходов.
Законодательство обязывает выдать из кассы сотруднику, направленному в командировку, аванс на оплату расходов в поездке. Важно, что все расходы сотрудника будут оплачиваться бухгалтерией на основании представленных им чеков и квитанций.
Вернувшись из командировки, сотрудник в течение трёх рабочих дней составляет отчёт, по которому работодатель проведёт по бухгалтерскому учёту расходы командированного сотрудника. Если на обоснованные и документально подтверждённые командировочные расходы сотрудник потратил личные средства, бухгалтерия возвратит человеку эти деньги. А если документально подтверждена не вся выданная из кассы сумма командировочного аванса, то неизрасходованный остаток сотрудник возвращает в кассу или эту сумму удержат из его ближайшей зарплаты.
Величина суточных при командировках устанавливается работодателем самостоятельно. Очевидно, что такая сумма должна быть экономически обоснована.
Единой нормы суточных командировочных расходов, которая была бы обязательна для всех организаций в 2018 году, не установлено. Однако законом установлен максимальный размер суточных, который для сотрудника не будет облагаться НДФЛ: для командировок по России 700 рублей в сутки, а для командировок за границу - 2500 рублей.
По установленному порядку сотрудник перед отъездом в командировку получает в кассе сумму на оплату командировочных расходов по расходному ордеру формы № КО-2 (). Бухгалтер работодателя подготавливает документ, а сотрудник расписывается в получении денежных средств.
Выданный аванс на командировочные расходы оформлен расходным кассовым ордером
Все более широкое распространение получают безналичные расчёты организаций со своими сотрудниками. Это относится не только к зарплате, но и к перечислению подотчётных сумм, в том числе командировочных, на зарплатные карты сотрудников (письмо Минфина РФ, Казначейства РФ от 10.09.2013 № 02–03–10/37209 № 42–7.4–05/5.2–554).
На имя сотрудника разумно открыть корпоративную банковскую карту, на которую можно зачислить аванс на командировочные расходы. Это особенно удобно для сотрудников, часто выезжающих в командировку.
Вернувшийся из командировки, сотрудник составляет и предъявляет авансовый отчёт (форма № АО-1). На оборотной стороне его должны быть отображены все расходы командированного. Суточные отражают отдельной строкой. Остальные расходы (оплата за билет, плата за номер в гостинице или съёмное жильё и т. п.) отражают на основании приложенных билетов, чеков, квитанций, оформленных надлежащим образом. Эти документы должны соответствовать положениям ст. 252 НК РФ . Иначе подтвердить расходы командированному сотруднику будет невозможно. Хотя в особых случаях (например, при утере железнодорожного билета) такое возмещение производят на практике по отдельному алгоритму с составлением актов, приложением справок от транспортной организации, являющихся обоснованием расходов.
Авансовый отчёт при сдаче в бухгалтерию подписывает командированный (подотчётное лицо), затем на документе появляется подпись бухгалтера, который проверил отчёт. После этого отчёт подписывает главный бухгалтер и утверждает директор.
Если сотрудник, вернувшийся из командировки, не использовал часть выданного аванса, он обязан вернуть оставшуюся сумму в кассу. Эта сумма может быть удержана из ближайшей зарплаты сотрудника. Если сотруднику в командировке не хватило полученного аванса на обоснованные расходы и он потратил собственные деньги, ему возмещаются работодателем такие расходы.
Для учёта расчётов по командировкам используют счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», где по дебету отражают выданные суммы командировочного аванса, а по кредиту - расходы командированного сотрудника.
| Дебет | Кредит | Бухгалтерская операция |
| 71 | 50 | Выдано под отчёт на командировку. |
| 71 | 51 | Перечислены командировочные на зарплатную карточку. |
| 55 | 51 | Перечисление аванса на специальную корпоративную карту. |
| 71 | 55 | Отражение расхода командированным средств со специальной карты. |
| 50 | 71 | Возвращены в кассу неизрасходованные суммы командировочного аванса. |
| 70 | 71 | Удержан из зарплаты неизрасходованный остаток аванса на командировку. |
| 71 | 50 | Выдана сотруднику сумма, равная личным средствам, обоснованно потраченным в командировке. |
Отдельные расходы, отражённые в авансовом отчёте, работодатель может не признать обоснованными. Эти суммы удерживают из зарплаты сотрудника, либо сотрудник самостоятельно возмещает сумму непризнанных расходов.
В бухгалтерии проверка отчёта командированного начинается с подтверждения правильности расчёта суточных. Дневную сумму суточных умножают на количество дней командировки. В эти дни всегда входят день отъезда и день приезда. Эти даты проверяют по билетам, приложенным к отчёту.
Не имеет значения время отправления и прибытия транспорта.
Если поезд отправился 17 января в 23 часа 50 минут, то 17 января следует считать днём отъезда в командировку с платой за этот день суточных (даже если днём сотрудник находился на рабочем месте). И также днём приезда из командировки (с оплатой суточных) будем считать день, в который поезд командированного прибыл, например, в 2 часа ночи.
Командированному работнику оплачиваются все дни нахождения в пути
Суточные положено выплачивать также за выходные и праздничные дни, приходящие на срок командировки, а также за дни в пути. На выплату суточных не влияет включение стоимости питания в стоимость билета (Письмо Минфина от 02.03.2017 № 03–03–07/11901).
Расходы относят на те счета учёта, которые отражают цель работы сотрудника в командировке.
Если в приложенных к авансовому отчёту документах НДС выделен надлежащим образом (в счетах-фактурах, на бланках строгой отчётности), НДС по таким документам относим на счёт 19 и предъявляем в бюджет к вычету.
Стоимость проездного документа (билета на самолёт, автобус или поезд) возмещается работодателем. Обычно выбор категории транспорта согласовывается командируемым сотрудником с руководством, поскольку от категории транспорта зависит и стоимость билета.
Длительность командировки согласовывается работодателем и сотрудником самостоятельно и обосновывается приказом руководителя, а командировочное удостоверение оформлять с 2015 года не нужно (Постановление Правительства от 29.12.2014).
| Дебет | Кредит | Виды расходов |
| 20 (23, 25, 26, 29) | 71 | Основная деятельность компании, занятой производством (балансовый счёт зависит от вида деятельности командированного и задания на командировку). |
| 44 | 71 | Основная деятельность торговой компании. |
| 08 | 71 | Цель командировки - покупка и/или доставка новых объектов основных средств. |
| 10 | 71 | Сотрудник командирован для приобретения материалов, запчастей и т. п. |
| 28 | 71 | Перевозка бракованной продукции или выполнение гарантийного ремонта. |
| 19 | 71 | Выделение НДС по документам, приложенным к авансовому отчёту. |
| 68.НДС | 19 | НДС предъявлен к вычету. |
Если проезд командированного оплачивает напрямую работодатель, то билет нужно приходовать на счёте 50.3 «Касса. Денежные документы».
Российское налоговое законодательство не относит суммы, полученные от работодателя на расходы в командировке, к доходам командированного работника, поэтому такие суммы не входят в базу обложения по НДФЛ и по страховым взносам (п. 2 ст. 422 НК РФ и п. 3 ст. 217 НК РФ).
В эти необлагаемые суммы входят подтверждённые документами расходы на проезд от места расположения компании в пункт выполнения командировочного задания и обратно, а также все сопутствующие этому проезду обоснованные расходы (посадочные талоны, услуги аэропортов, оплата провоза багажа).
В состав необлагаемых сумм включены также расходы в населённом пункте, куда сотрудник был командирован. Сюда относят чеки гостиниц, чеки на оплату услуг связи.
Не облагаются налогом и суточные, но здесь установлен необлагаемый максимум: 700 рублей за день в РФ и 2500 рублей для командировки за пределы РФ. Это ограничение относится и к НДФЛ, и к страховым взносам (п. 2 ст. 422 НК РФ). Исключение для такого ограничения суточных составляют взносы по соцстраху «на травматизм» - для них необлагаемой считается вся сумма суточных, установленных в организации (Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14–03–11/08–13985).
Аналогично суточным производится налогообложение НДФЛ оплаты за наём жилого помещения в случае, когда не представлены документы (не более 700 рублей за день в РФ и не более 2 500 рублей за границей). Страховыми взносами здесь не облагается вся сумма.
В составе расходов для расчёта налога на прибыль учитывают в полном объёме фактические командировочные расходы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), включая суточные. Эти затраты следует относить к общим расходам.
Исключение составляют оплата обслуживания в ресторане, дополнительное обслуживание в номере гостиницы и т. п. Такие расходы либо не признаются работодателем и оплачиваются за счёт личных средств командированного, либо (при согласовании с работодателем) списываются на расходы фирмы, но облагаются налогом на прибыль.
Общим основанием для приёма НДС к вычету является наличие счёта-фактуры. Для командировочных расходов можно принимать другие документы с выделенной суммой НДС, например, железнодорожные билеты (п. 1 ст. 172 НК РФ).
С 01.01.2017 услуги железной дороги по перевозке пассажиров облагаются по ставке НДС 0% (пп. 9.3 п. 1 ст. 164 НК РФ), поэтому к вычету по НДС может быть принят с оплаты за пользованию постельными принадлежностями.
Если в билете НДС выделен одной суммой с платы за пользование постельными принадлежностями и за услуги питания, НДС нельзя принять к вычету (Письмо Минфина от 06.10.2016 № 03–07–11/58108). Эта сумма будет отражена в расходах компании, не облагаемых налогом на прибыль.
Менеджер Д.В. Петров работает в ООО «Альфа» в Саратове. Петров был приказом директора ООО «Альфа» от 15.01.2018 направлен в командировку в Москву для переговоров и подписания договора с поставщиком.
В ООО «Альфа» установлена приказом директора сумма суточных для командировок сотрудников в размере 1000 рублей в день.
Петрову выдали под отчёт аванс в сумме 13400 рублей из расчёта на следующие расходы:
19 января Д.В. Петров сдал в бухгалтерию ООО «Альфа» авансовый отчёт, в котором отражены следующие расходы:
Итоговая сумма фактических расходов Д.В. Петрова по авансовому отчёту составила 13290 рублей.
Авансовый отчёт Петрова содержит бухгалтерские проводки по учёту расходов, сделанных им в командировке
Оборотная сторона авансового отчёта Д.В. Петрова отражает каждый вид расходов со ссылкой на приложенные документы (два железнодорожных билета).
Авансовый отчёт Петрова (оборотная сторона) детализирует сумму расходов
Налогооблагаемой суммой по НДС в расходах Петрова является только стоимость пользования постельным бельём в поездах в сумме 218 * 2 = 436 рублей. Сумма НДС составляет 436 /118 * 18 = 66,51 рублей.
По командировочным расходам Д.В. Петрова бухгалтером сделаны проводки в учёте.
| Сумма | Дебет | Кредит | Операция |
| 13 400 | 71 | 50 | Выдан Петрову под отчёт из кассы аванс на командировку. |
| 10223,49 | 26 | 71 | Списаны расходы на билеты за вычетом НДС. |
| 66,51 | 19 | 71 | Выделен НДС 18% по дополнительным расходам на пользование постельными принадлежностями в ж/д билетах Петрова. |
| 66,51 | 68.НДС | 19 | Выделенный НДС по дополнительными расходам предъявлен к вычету. |
| 3000 | 26 | 71 | Суточные Петрова списаны на затраты в полном объёме. |
| 117 | 71 | 68.НДФЛ | Начислен НДФЛ на суточные свыше 700 рублей в сутки ((1000 – 700) рублей * 3 * 13% = 117 рублей). |
| 110 | 50 | 71 | Петров возвратил в кассу неистраченные суммы. |
После возвращения из командировки сотрудник отчитывается перед работодателем в своих расходах. Бухгалтер должен знать, какой отчёт считать правильно составленным, как отразить расходы в бухгалтерии и в налоговом учёте.
Что такое служебная командировка? Служебная командировка – поездка работника на определённый срок по распоряжению руководителя для выполнения служебного задания в пункте, отличном от постоянного места работы.
Во время командировки за работником сохраняется место работы, занимаемая должность и средняя заработная плата. Организация возмещает работнику затраты, связанные с командировкой, и это не зависит от того, есть от командировки результат или нет.
Что не является командировками? Если постоянная работа сотрудников осуществляется в дороге или носит разъездной (подвижный) характер, такие поездки не считаются командировками. При таких видах работ работникам выплачиваются специальные надбавки к заработной плате.
Командировка оформляется приказом (распоряжением) руководителя, что является обязательным для исполнения.
По закону в командировку не допускаются:
1) беременные женщины;
2) лица до 18 лет;
3) учащиеся, работающие в организации, на период действия учебного договора.
Женщины, у которых есть дети в возрасте до 3 лет, могут быть направлены в командировку только с их согласия.
Оформление командировок.
Максимальная длительность командировки в пределах России достигает 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
При направлении в командировку рабочих и руководителей, связанных с выполнением монтажных, строительных и наладочных работ, срок командировки не должен превышать одного года.
Максимальная длительность командировок сотрудников за пределами РФ не установлена. За границей командировки выплачиваются так: до 61 дня во время пребывания сотрудника в командировке за границей, ему выплачиваются суточные по нормам РФ, более 61 дня - по нормам, установленным для работников загранучреждений РФ, расположенных в пределах государства, куда отправлен работник в командировку.
Какие расходы возмещаются при командировках?
При командировках работнику возмещаются:
1) расходы по проезду к месту назначения и обратно;
2) расходы по найму жилого помещения;
3) суточные за время нахождения в командировке;
4) иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя.
К тому же, за работником на период командировки сохраняется место работы, должность и средний заработок за все рабочие дни недели по установленному графику, характерному для постоянной работы.
Командировочное удостоверение .
Что такое командировочное удостоверение? Командировочное удостоверение – это документ, в котором отражается время пребывания работника в командировке (время его прибытия к месту назначения и время убытия оттуда).
Удостоверение подтверждает факт пребывания работника в командировке и передаче ему определенных полномочий.
Командировочное удостоверение оформляется на основании приказа руководителя о направлении в командировку и визируется его подписью. Затем оно передается командированному работнику. На предприятии должен вестись журнал командировок, где указываются сведения о командированных сотрудниках, время их убытия и прибытия.
Форма командировочного удостоверения является унифицированной – форма по учету и оплате труда №Т-10.
Она может заполняться вручную или в электронном виде. При допущенных ошибках в оформлении ошибочные записи зачеркиваются и над ними вписываются правильные. Исправления визируются подписями уполномоченных лиц.
Обратная сторона формы командировочного удостоверения заполняется уже при нахождении в командировке. Сотрудник ставит отметки при прибытии и убытии из организации, куда его отправили. Отметки заверяются печатью и подписью уполномоченных лиц.
При возвращении из командировки работник отдает полностью заполненное командировочное удостоверение в бухгалтерию и прикладывает к нему авансовый отчет с подтверждающими расходы документами.
Форму командировочного удостоверения можно .
Приказ на командировку .
Приказ о направлении работника в служебную командировку составляется по форме N Т-9, а если работников несколько - по форме N Т-9а. Основание для издания приказа - служебное задание.
Приказ распечатывается в необходимом для данного предприятия количестве экземпляров. Один из которых (оригинал) обычно хранится у руководителя (в секретаря) или в отделе кадров, а другие – в бухгалтерии или у начальника структурного подразделения, где работают командированные лица.
В приказе указываются:
- Ф.И.О. работника, его табельный номер (если есть), наименование профессии (должности), структурное подразделение и другие сведения, необходимые на предприятии;
- место назначения;
- цель командировки.
Эти данные берутся из служебного задания.
Днем начала командировки считается день отправления транспортного средства с места постоянной работы, а днем окончания – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.
Срок командировки начинается со времени отправления транспортного средства из места постоянной работы. Если станция места назначения: вокзал, пристань аэропорт и пр., находятся далеко за чертой населенного пункта, то время, необходимое для проезда до этих транспортных узлов тоже учитывается.
Срок командировки (в календарных днях) - это и время нахождения работника в месте командировки, и время нахождения в пути.
Командировка может быть оплачена за счет отправляющей или за счет принимающей организации. Все зависит от договоренности между организациями. При работе по совместительству, работник может направляться в командировку как по основной, так и по совмещаемой работе. В этом случае работодатели заключают соглашение о направлении работника в командировку. Каждый работодатель издает свой приказ, где указываются источники возмещения каждого вида затрат и дается ссылка на это соглашение.
По строке "Основание" формы N Т-9 указывается номер и дата служебного задания. Если командировка необходима для головной организации, то по строке "Основание" указывается номер и дата предписания головной организации, а служебное задание формулируется уже по приезду работника в головную организацию.
В приказе о направлении работника в служебную командировку должны быть заполнены все строки, иначе налоговики могут придраться к некорректному заполнению и выкинуть этот отчет из расходов из-за невозможности доказать, что командировка была служебная. Незаполненные строки должны быть прочеркнуты.
Если в предприятии заведен такой порядок, что согласие сотрудника на командировку оформляется отдельным документом (заявлением), то в строке "Основание" указываются реквизиты данного документа.
Приказ на командировку (распоряжение) составляется кадровой службой или другим уполномоченным лицом.
Приказ заверяется подписями руководителя структурного подразделения, который составляет служебное задание, кадровиком, главным бухгалтером, в последнюю очередь руководителем. С приказом знакомят работника под расписку.
Командировочные удостоверения выписываются на основании приказов (распоряжений) руководителя.
Срок хранения приказа на командировку - 75 лет.
Служебное задание.
При направлении работника в командировку, составляется служебное задание на основании сведений из плана командировок, либо по решению руководителя, изложенного в служебной записке.
Обычно для оформления служебных заданий применяется форма № Т-10а, где указывается цель командировки и результаты выполнения задания.
После прибытия из командировки работник составляет отчет о выполнении служебного задания от руки в графе 12 бланка № Т-10а. Также, работник составляет авансовый отчет.
Форму служебного задания можно .
Авансовый отчёт.
С помощью авансового отчета подотчетные лица подтверждают израсходованные суммы выданного аванса соответствующими документами.
На основании приказа руководителя работнику выдается аванс и указываются сроки командировки, цели, на которые выдаются денежные средства и их размер.
Оплата суточных.
Работнику за каждый день командировки (в т.ч. за время нахождения в пути) организация выплачивает суточные.
День выезда в командировку - календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется транспортное средство из места постоянной работы командированного, а день приезда – календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает в место постоянной работы.
Если аэропорт, пристань или станция, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, где расположена организация, учитывают время, необходимое для проезда до места отправления транспорта.
При командировке сроком в один день суточные не выплачиваются. Такое же правило, если работник имеет возможность возвращаться к месту своего проживания ежедневно. Это решает сам работодатель.
Организация может устанавливать суточные в повышенном размере, но это должно быть оговорено в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте. Повышенные по отношению к нормативу суточные облагается НДФЛ и единым социальным налогом.
Суточные на сегодняшний день составляют 700 рублей - по командировкам по России, и 2500 - по загранкомандировкам.
Оплата транспортных расходов.
Транспортные расходы возмещаются работнику в размере:
1. стоимости проезда водным, воздушным, автомобильным, железнодорожным транспортом общего назначения,
2. страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте,
3. услуг по предоплате проездных билетов;
4. стоимости постельных принадлежностей;
5. стоимости расходов по проезду к станции, аэропорту, пристани, если они находятся за чертой населенного пункта, где расположена организация.
Оплата проезда на такси не включается в транспортные расходы.
При утере проездных документов работнику возмещаются расходы по минимальной стоимости.
Расходы по найму жилого помещения.
При найме жилого помещения расходы оплачиваются сотруднику в полном размере на основании подтверждающих документов.
Если работник не может подтвердить расходы по найму жилого помещения документально, они возмещаются по нормативам.
Пользование мини-барами, саунами и прочими прелестями жизни не оплачиваются, если они выделены в счете отдельной строкой.
Питание и другие личные услуги, включаемые в счет по найму жилого помещения, оплачиваются за счет суточных. Расходы возмещаются в пределах установленных норм за каждые сутки.
Если работник сам выбирает себе жилое помещение, его расходы, связанные с наймом жилья, не возмещаются. Такие расходы могут возмещаться только с разрешения руководителя с последующим начислением всех налогов.
Если в счете отдельной строкой выделено наличие в номере телефона, холодильника или телевизора, эти услуги считаются минимально необходимыми удобствами. Соответственно, они возмещаются как расходы за проживание и не учитываются в совокупном доходе работника.
Возмещение прочих расходов.
При заграничной командировке аванс может быть выдан работнику банковскими или дорожными чеками в иностранной валюте. В этом случае сотруднику возмещаются комиссионные, удержанные за обмен валюты.
Если командировка связана с выполнением задания работодателя, такие расходы могут возмещаться работнику и не облагаться НДФЛ. Это, например, страховые сборы (включая медицинскую страховку), оплата переводчика, стоимость входных билетов на выставку, ярмарку, биржу, конгресс для работы, стоимость каталогов, консульские сборы и прочие.
Командировочное удостоверение без отметок о прибытии и убытии.
Если в командировочном удостоверении нет отметок о прибытии или убытии, такой документ не принимается налоговиками. Например, если командировка связана с переговорами у физического лица.
Какие документы подтверждают факт командировки в этом случае?
1. приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку;
2. проездные документы, где указана дата прибытия и выбытия из места проведения служебной поездки;
3. служебное задание;
4. авансовый отчет с подтверждающими документами: счет из гостиницы, где указывается время нахождения работника в месте проведения командировки.
Заграничные командировки.
Если работник находится в зарубежной командировке длительное время, он должен декларировать свои доходы самостоятельно. В этом случае не применяются нормы Российского законодательства (ст. 226 и ст. 230 НК РФ).
Однодневные командировки.
Выплачивать ли суточные при однодневных командировках? Как показывает практика, налоговые органы исключают суточные при однодневной командировке из себестоимости.
При этом все остальные расходы оплачиваются: проезд к месту командировки и обратно, расходы по найму жилого помещения. Суточные выплачиваются работнику, если он находится вне места постоянного жительства более 24 часов.
Вместо суточных возмещение питания.
Иногда компании вместо суточных, выплачивают работнику компенсацию за питание, что оговаривается внутренними документами.
В этих случаях сумма на питание не включается налоговиками в себестоимость, так как возмещение расходов на питание в командировке не предусмотрено законодательством: ни Положением о командировках, ни Трудовым кодексом.
А вот с НДФЛ другая ситуация: сотрудника в служебную поездку направляет работодатель по своей инициативе, соответственно, расходы на питание даже в ресторанах, он несет в силу выполнения своих обязанностей.
Поэтому возмещение расходов на питание не может определяться как доход работника (ст. 41 НК РФ).
Итак, все командировочные расходы списываются в себестоимость по нормам. При превышении норм, работнику по решению руководителя могут быть возмещены расходы, но они не учитываются при налогообложении прибыли, а также на них начисляются ЕСН и отчисления в пенсионный фонд. Кроме того, эти расходы увеличивают доход самого работника и, соответственно облагаются НДФЛ. Если дополнительные расходы можно оправдать как экономически обоснованные, такие расходы НДФЛ не облагаются, но вам нужно очень постараться это доказать!
Скорее в отпуск!
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".
Суточные командировочные расходы включают проживание, проезд, питание и другие затраты, отраженные в коллективном договоре. Для снижения налогооблагаемой базы суточные не должны превышать 700 рублей при поездках по России, 2 500 рублей при выезде за границу.
Практически все организации при необходимости направляют своих работников в командировки. При этом компания гарантирует своему сотруднику – сохранение его основного места работы, должность занимаемую им, средний заработок и возмещение всех затрат, имевших место во время поездки. Согласно ТК РФ ст. 168 подобные траты – командировочные расходы.
Командировочные расходы в полном объеме возмещаются организацией. Затраты на поездку по служебным нуждам включают:
Перечисленные расходы отражены в коллективном соглашении компании, предприятия. Данный договор используется при льготном налогообложении (доходы минус затраты).
Перечисленные в локальном документе командировочные расходы подтверждаются работниками документально.
Оплата поездок по служебной необходимости осуществляется на основании определенного комплекта бумаг.
До отправки сотрудника в поездку предприятие оформляет:
По окончанию поездки, работник предоставляет в бухгалтерию организации на протяжении 3-х дней следующую отчетность:
Для подтверждения расходов во время командировки необходимо предоставить определенный перечень документов, чтобы при превышении выданного аванса сотруднику компании были возмещены его затраты, предусмотренные коллективным договором.
При исчислении суммы подлежащей к выплате для начала определяются с основным показателем – продолжительностью нахождения работника в поездке. При этом время начала командировки – сутки отправления к месту назначения (с учетом поездки до станции, вокзала либо аэропорта). Соответственно, окончание поездки – день, когда работник приступил к основной работе.
С учетом продолжительности командировки, определяется количество суток, которые сотрудник должен был отработать за данный период времени на постоянном месте.
Согласно ТК РФ командировочные оплачиваются с учетом средней зарплаты, которая рассчитывается исходя из официальной оплаты труда за предшествующий год, которая может оказаться ниже фактического материального вознаграждения.
Предприятие по закону вправе восстановить утраченную сумму заработной платы, основываясь на внутренних бумагах компании, коллективном договоре. То есть сотруднику гарантируется обязательный средний заработок, а доплата осуществляется на основании локальных актов организации. Зачастую работодатели выплачивают максимально возможные командировочные, ведь ущемлять права командируемого не вправе никто.
Если сотрудник во время командировки в праздничные, выходные дни отдыхает, тогда средняя оплата труда за ним не сохраняется. Если ему на основании приказа приходится выполнять свои служебные обязанности, тогда ему положено возмещение в 2-х кратном размере либо однократном, но с дополнительным отгулом. Время нахождения в дороге также оплачивается в двойном размере.
Относительно суточных, то они определяются на основании локальных актов компании. Если их размер превышает 700 рублей при поездках по России и 2 500 рублей при выезде за границу, тогда они подлежат налогообложению.
Затраты подтвержденные документально на проживание, проезд возвращаются полностью, если чеков нет – возмещаются по нормальной либо номинальной стоимости. Также оплачиваются дополнительные траты, связанные с выполнением поставленных перед работником задач. Возмещение расходов подобного типа не относится к доходам, поэтому налогообложению не подлежат.
Личные затраты, представленные в отдельных счетах оплачиваются из суточных. Предприятие может по собственной инициативе возместить работнику такие расходы, но только при условии удержания НДФЛ.
Оплата командировочных затрат, за исключением ситуаций, предусмотренных законодательством, не облагаются пенсионными отчислениями, ЕСН. Работодатель может вычесть данную сумму из налогооблагаемых доходов.
Каждое предприятия размер суточных устанавливает самостоятельно, госучреждения на основании нормативных актов. Норма – 2 500 рублей применяют только для снижения налогообложения. Превышение этой планки влечет увеличение налога на доходы физлиц для сотрудника, и невозможности снизить базу по налогу на доходы для компании.
При определении размера суточных нужно разделить время нахождения гражданина на территории РФ и за границей. Компенсация для каждого срока начисляет отдельно, ведь в пределах нашего государства выплаты осуществляются в рублевом эквиваленте, а за пределами – в валюте страны, куда был командирован работник.
Для точного определения периодов используется отметки в загранпаспорте. При этом сутки отъезда за границу относятся к нормам суточных, предусмотренных для иностранных поездок, а в день приезда – действуют российские нормы. Если при переезде за границу не проставляются отметки в загранпаспорте, то используется информация их проездных билетов. Если сотрудник за одни сутки посещает несколько стран, применяется официальная норма суточных для поездок в пункт назначения.
Отдельно учитываются командировки с продолжительностью не более 24-х часов, при которых день отъезда и въезда идентичны. При наличии подобных обстоятельств используется 1/2 установленной суточной нормы для иностранных государств.
Не следует забывать и про разницу в курсе при определении суточных для соблюдения установленного норматива. Так как ЦБ России при учете движений в валюте иностранной страны регламентирует устанавливать ее рублевый эквивалент на момент выдачи средств и время предоставления авансовой отчетности. На момент выплат пересчитанная сумма должна быть ниже 2 500 рублей, а при приезде и предоставлении необходимых бумаг – ее превышать.
Дополнительно предприятие возмещает сотруднику такие затраты, как:
При возвращении из командировки на протяжении 10 дней необходимо представить подробный отчет, к которому должны прилагаться следующие документы: чеки, копии страниц загранпаспорта с отметками таможни, точный отчет. Остаток подотчетных материальных средств возвращаются в кассу организации или перерасход выданного аванса возмещается работнику.
Командировочные суточные расходы устанавливаются предприятием самостоятельно. Но в целях снижения налогообложения не могут превышать 700 рублей при местных поездках и 2 500 рублей при выездах за рубеж. Для возмещения выплат предоставляется финансовая отчетность, на основании которой сотруднику возмещаются средства, затраченные на служебные цели.
Вконтакте
Командировочные расходы - это расходы, оплачиваемые работнику за время его нахождения в командировке.
Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан оплатить работнику связанные с этим расходы, а именно:
Выплатить заработную плату за все время командировки (т.е. оплатить все рабочие дни, когда сотрудник находился в командировке и в пути);
Оплатить проезд к месту прибытия и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров);
Оплатить расходы работника на жилье (стоимость гостиничного номера или аренды квартиры);
Оплатить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути. Исключение составляет случай, когда у работника однодневная командировка или у работника есть возможность возвращаться домой ежедневно);
Компенсировать дополнительные расходы, которые командированный сотрудник произвел по согласованию с руководством.
Например, стоимость участия в деловых мероприятиях (), добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходов на оформление визы при загранкомандировках.
Если все эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН.
Нормативы и порядок возмещения работнику командировочных расходов как при командировках по РФ, так и за границу организация устанавливает сама в локальном нормативном акте, например в «Положении о служебных командировках».
Законодательством установлен норматив только по размеру суточных, не облагаемых НДФЛ, а именно не облагаются НДФЛ суточные:
За каждый день командировки по России в размере 700 руб.;
За каждый день загранкомандировки в размере 2500 руб.
Все остальные командировочные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль, налога при УСН в том размере, в котором они установлены в локальном нормативном акте организации.
Оплата командировочных расходов производится на основании полного, надлежащим образом оформленного комплекта документов в соответствии с требованиями действующего законодательства.
До начала командировки и выезда сотрудника в командировку работодатель должен оформить следующие документы:
Служебное задание;
Приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;
Командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.
Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок следующие документы:
Командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращения на работу;
Командировочные расходы: подробности для бухгалтера
Правила применения КОСГУ в части командировочных расходов изменились. Для наглядности приведем... банкомат. Согласно учетной политике учреждения командировочные расходы включаются в себестоимость оказываемых услуг... 000 Приняты к учету произведенные командировочные расходы на основании утвержденного авансового... бухгалтерском учете с 2019 года командировочных расходов учреждениям спорта необходимо учитывать... разрешения работодателя); 2) при выплате командировочных расходов (суточных, расходов на проезд, ...
Аванса или выдаче перерасхода на командировочные расходы необходимо принимать во внимание следующие...
В отношении командировочных расходов и как они отражаются в учете? Командировочные расходы возникают почти... на территории иностранных государств возмещение командировочных расходов работникам федеральных государственных учреждений осуществляется... , подтверждающих произведенные расходы; 2) возмещение командировочных расходов осуществляется в размерах, установленных постановлениями... размеры возмещения командировочных расходов; 3) выдачу работникам аванса на оплату командировочных расходов, а также...
КОСГУ отражается возмещение указанным лицам командировочных расходов на оплату услуг спортсооружений (использование... КОСГУ отражается возмещение указанным лицам командировочных расходов на оплату услуг спортсооружений (использование... отношении выплат, связанных с возмещением командировочных расходов: Код ВР Вид расходов Код...
Уменьшение налоговой базы на командировочные расходы в момент начала командировки... признать командировочные расходы? В данном случае компания должна признать командировочные расходы на дату... признания доходов и расходов, командировочные расходы учитываются при расчете «упрощенного» ... размере работодатель будет производить возмещение командировочных расходов своим работникам – он... внимание: При документальном подтверждении командировочных расходов на приобретение авиабилета необходимо учитывать...
А также рассмотрим порядок отражения командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений... , а также рассмотрим порядок отражения командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений... заключением. Нормы возмещения командировочных расходов. Размеры и порядок возмещения командировочных расходов работникам, заключившим трудовой... следует руководствоваться при определении размера командировочных расходов, подлежащих компенсации (см., например, Постановление...
Выданному ему денежному авансу на командировочные расходы. Фактический срок пребывания в командировке... (п. 3 Постановления № 729). Учет командировочных расходов. Согласно Указаниям № 65н возмещение... зависимости от способа получения (возмещения) командировочных расходов в учете учреждений в соответствии... (перечислены) денежные средства на оплату командировочных расходов… …из кассы учреждения 1 208 ... сумм, выданных (перечисленных) для оплаты командировочных расходов… …в кассу учреждения 1 201 ...
ТК РФ гарантирует возмещение работодателем командировочных расходов работникам, направляемым на профессиональное обучение... основан на том, что командировочные расходы, понесенные работодателем в связи... предоставленных ему работодателем компенсаций (командировочных расходов) в связи с направлением... .; требование общества о возмещении командировочных расходов (стоимость проезда к месту... работодатель не вправе требовать возмещения командировочных расходов, поскольку такое требование противоречит...
Компенсационное вознаграждение, а также возмещаются командировочные расходы. Все эти выплаты осуществляются за... Кроме того, таким заседателям возмещаются командировочные расходы при командировании в пределах РФ... компенсационное вознаграждение, а также возмещаются командировочные расходы в порядке и размерах, ... что суд возмещает присяжному заседателю командировочные расходы, а также транспортные расходы на... работы, учебы) и обратно, и командировочные расходы; прохождения военных сборов – освобождение от...
В командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы... в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных расходов... сведению: Порядок отражения в учете командировочных расходов зависит от того, может ли... целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из... 8 175 Для целей налогобложения командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из...
Договоре. Должен ли он возместить командировочные расходы? Работник отозвал заявление об увольнении... договоре. Должен ли он возместить командировочные расходы? Оспариваемая норма На учеников распространяется... не стал взыскивать с женщины командировочные расходы. Он отметил, что перечень затрат...
В командировку денежному авансу на командировочные расходы. Эта норма, очевидно, призвана прежде... задолженности работника перед ним по командировочным расходам. Работник должен представить документы, подтверждающие... , поскольку данные суммы не являются командировочными расходами, к ним не применяются п...
Не отражает в расчете командировочные расходы и компенсацию за использование личного... фактически произведенных и документально подтвержденных командировочных расходов, а также вышеназванных компенсационных... в пользу работников, включая оплату командировочных расходов и упомянутые компенсационные выплаты, ... облагаемые страховыми взносами суммы оплаты командировочных расходов и компенсационных выплат необходимо... за вычетом упомянутых выплат по командировочным расходам и компенсационных выплат. Такие...
Производится расчет суточных; наличие возмещения командировочных расходов за счет клиента. При этом... все условия компенсации командировочных расходов должны быть прописаны в договоре... , организации, в которое он командирован. Командировочные расходы Работодателю необходимо определить и зафиксировать...
Могут заменить счет-фактуру по командировочным расходам. При этом согласно п. 18 ... по НДС; - учитываются в составе командировочных расходов при определении налоговой базы по... выдан под отчет аванс на командировочные расходы в сумме 50 000 руб... средств Выдан работнику аванс на командировочные расходы 71 «Расчеты с подотчетными лицами... утверждения авансового отчета работника Отражены командировочные расходы в виде стоимости авиабилетов до...
