Приходный кассовый ордер - один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления поступления денежных средств в кассу ИП или организации.
Обычно приходный кассовый ордер (на основании Z-отчёта, бланков строгой отчётности (БСО), товарных чеков, а также иных документов, приравненных к кассовому чеку) оформляется в конце дня на общую сумму принятых за весь день денег.
Что касается вопроса оформления отдельного ПКО по какой-то определённой денежной операции (например, при получении денег от юридического лица), то это остаётся на усмотрение самой организации. То есть строгой обязанности в этом плане нет, акцент ставится на том, как вам будет удобно вести учётную политику.
Приходник состоит из 2-х частей:
ПКО оформляется в одном экземпляре. Его подписывает кассир, а также главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии - лицо, их заменяющее, например, руководитель организации или ИП).
Отрывная квитанция подписывается этими же лицами (главный бухгалтер и кассир), заверяется печатью и передаётся человеку, сдавшему деньги в кассу. Печать должна стоять только на квитанции. Очень популярно мнение, что печать должна краешком «заезжать» на ПКО. Такое и правда практикуется, но это является нарушением правил заполнения кассовых документов.
Оформленный ПКО остаётся в кассе. Но перед этим его нужно зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов ().
Исправления и помарки в ПКО категорически не допускаются!
ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У).
ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РАСХОДНОГО КАССОВОГО ОРДЕРА
(нажмите на это поле, чтобы появилась подробная информация)
Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если ПКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)
В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет - ставится прочерк.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер ПКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.
Поле «Дата составления». ПКО составляется в день поступления денег в кассу! И никак иначе. Дата указывается в формате - ДД.ММ.ГГГГ. Например, 02.06.2017.
Графа «Дебет». Указывается номер счета, по дебету которого приходуются денежные средства. Обычно это счет 50 – «касса». ИП эту графу не заполняют.
ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «КРЕДИТ». ИП его не заполняют.
Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается ПКО.
Графа «Корреспондирующий счет, субсчет». Указывается номер счета (субсчёта) источника поступления денежных средств согласно плану счетов бухучёта, например:
51 – поступление денежных средств с расчётных счетов организации
62 – поступление денежных средств от покупателей и заказчиков
71 – возврат денег от подотчётных лиц
75-1 – внесение учредителями денежных средств в уставной капитал
90-1 - выручка
Графа «Код аналитического учета». Отражается соответствующий код по счету, указанному в предыдущей графе (при условии, что в организации предусмотрено наличие таких кодов).
Графа «Сумма». Записывается цифрами сумма денег, поступивших в кассу.
Графа «Код целевого назначения» . Указывается код назначения использования поступивших денежных средств (обычно при целевом финансировании). Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.
Строка «Принято от». Указывается:
ФИО физлица в родительном падеже – если деньги принимаются от работника организации.
- «Наименование организации» через «ФИО» (см. образец ниже) - если деньги принимаются от работника сторонней организации.
Строка «Основание». Прописывается основание поступления денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Оплата по договору №31 от 22.10.2015»; «Возврат остатка подотчётных сумм».
Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые поступают в кассу. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.
Строка «В том числе». Указывается сумма и ставка НДС. Если в финансовой операции не предусмотрен налог на добавленную стоимость, то ставим прочерк, либо делаем запись «Без НДС».
Строка «Приложение». Указываются прилагаемые первичные и другие документы (при наличии).
Отрывная квитанция. В ней дублируются данные из ПКО.
Квитанция приходного кассового ордера является первичным документом, подтверждающим факт приема денег кассиром от вносителя, например, сотрудника, учредителя (участника, собственника). Сам ордер и квитанция к приходному кассовому ордеру бланк имеют общий (квитанция — это отрывная часть документа-формы КО-1).
Форма (унифицированная) самого ордера, а также квитанции к приходному кассовому ордеру утверждена постановлением Государственного комитета статистики от 18.08.1998 № 88 (далее — постановление № 88). И хотя с 2013 года унифицированные формы первичных документов перестали быть обязательными к применению, использование унифицированных бланков по кассовым документам, в частности формы 0310001, продолжает оставаться актуальным (указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Бланк квитанции к приходному кассовому ордеру можно скачать на нашем сайте.
Квитанция к приходному кассовому ордеру заполняется кассиром при осуществлении приема денежных средств одновременно с ПКО. В отрывной части документа дублируется вся информация из ордера, а также проставляется его регистрационный номер и актуальная дата.
Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается кассиром и главным бухгалтером с расшифровкой их Ф. И. О., также на нем проставляется круглая печать предприятия (при наличии).
На практике печать на квитанции должна быть проставлена таким образом, чтобы ее край оставался на приходном ордере. То есть при отрыве квитанции на образовавшемся документе должно остаться неполное отображение печати. Следует также постараться, чтобы код и название предприятия на квитанции присутствовали и читались разборчиво.
А вот в самих нормативных актах, в которых описывается порядок составления кассовых первичных документов (в постановлении № 88 и указании Банка России № 3210-У) говорится о том, что печать должна стоять и на квитанции, и на самом ордере. При этом многие считают квитанцию к ордеру с половиной печати недействительной.
В судебной практике не сложилось однозначного мнения по поводу того, какой конфигурации должен быть оттиск печати на квитанции. Так, в постановлении ФАС МО от 30.07.2009 № КА-А40/6945-09 указывается на то, что отпечаток половины круглой печати на документе не указывает на то, что нет подтверждения расходов. А вот в постановлении Свердловского облсуда от 10.04.2014 по делу № 33-4373/2014, наоборот, говорится, что фрагмент печати на документе не позволяет отождествить его с печатью компании, выдавшей документ.
Квитанция к приходному кассовому ордеру может быть оформлена и в электронном формате, а затем распечатана, подписана и передана лицу, сдавшему в кассу деньги.
Образец квитанции к приходному кассовому ордеру также можно скачать на нашем сайте.
Квитанция к ПКО — это отрывная часть документа, которая передается вносителю денежных средств. Форма ПКО и квитанции к нему официально утверждена и обязательна к применению. Правильно заполнить квитанцию к ПКО вам поможет наш образец.
ПКО — это документ, который всегда оформляется бухгалтером-кассиром при получении наличных денег. Бланк приходного кассового ордера имеет унифицированную форму (КО-1) и регламентирован Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Бюджетные организации обязаны использовать именно его, поэтому ниже вы можете скачать (Word) приходный кассовый ордер, бланк.
Документ составляется в единственном экземпляре. При заполнении исправления не допускаются. Если вдруг бланк испорчен, то просто нужно заполнить его заново.
Заполнять можно как от руки, так и с помощью бухгалтерской программы на компьютере. Кроме того, некоторые сайты позволяют составить приходный кассовый ордер онлайн.
Главные инструкции по грамотному заполнению ПКО прописаны в Указаниях Банка России № 3210-У (в ред. от 19.06.2017 № 4416-У).
Обратим внимание, что бланк разделен линией отрыва на две части, обе заполняются единовременно.
Слева — сам приходный документ, эта часть остается в бюджетной организации. Ее подписывает главный бухгалтер и кассир.
Справа — квитанция. Она подписывается и заверяется печатью бюджетной организации, а затем отдается тому, кто вносит наличные деньги.
ПКО можно составлять:
Кассовую книгу ведет кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). Центробанк разрешает заполнять книгу любому сотруднику. Когда поправки вступят в силу, заполнять книгу сможет, например, директор (п. 4 Указания № 3210-У).
Изучить и скачать приходный кассовый ордер (бланк) бесплатно вы смогли в начале статьи. Теперь разберемся, как правильно заполнить его.
Рассмотрим эту процедуру по шагам.
Указываем полное наименование организации. Если есть касса в структурном подразделении — вписываем его название, а если нет — ставим прочерк.
Здесь же указываются коды ОКУД и ОКПО, присвоенные органом статистики.
Номер документа соответствует порядковому номеру по журналу регистрации (форма № КО-3) с начала календарного года. Дата должна совпадать с днем передачи денег.
Строки «Дебет» и «Кредит» заполняются согласно утвержденному плану счетов учета.
В строке «Принято» вписываем Ф.И.О. человека, от которого были приняты наличные деньги.
В строке «Основание» требуется уточнить хозяйственную операцию. К примеру, оплата за платные образовательные услуги.
Сумму указываем прописью.
Помните, что сумма наличных расчетов в рамках одного договора может составлять не более 100 000 рублей. Принятие нескольких ПКО на общую сумму больше разрешенной также будет нарушением!
В строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или запись «Без налога (НДС)».
Квитанция к ПКО заполняется аналогично.
Ставим печать только на квитанции. Левая часть ПКО оформляется без печати.
Поступление наличности в кассу обязательно сопровождается приходным кассовым ордером. В 2019 году оформить данный документ можно не только от руки, но и онлайн. Как правильно при этом его заполнять?
Любое поступление наличности в кассу юридического лица фиксируется приходным кассовым ордером. Независимо от обстоятельств и основания поступления денег порядок заполнения ордера остается неизменным.
Не меняются правила оформления и при онлайн заполнении. Как в 2019 году заполнить приходник правильно онлайн?
Одним из важнейших элементов кассовой дисциплины считается . Им отмечается всякий прием денежных средств в кассу организации или индивидуального предпринимателя.
Обыкновенно документ составляется по окончании дня на совокупный объем, поступивших за всю рабочую смену денег.
Относительно создания отдельного приходного кассового ордера по какой-либо определенной операции, то данное действие остается полностью на усмотрение самого субъекта.
Строгих требований в этом случае не предполагается. Юрлицо само решает, как удобнее оформлять поступление наличности, руководствуясь действующей .
Что касается формата заполнения документа, то это зависит от самого предприятия. Некоторые юридические лица ведут документацию в бумажном виде.
Другие автоматизируют процессы и применяют компьютерное заполнение. В любом случае приходник составляется лишь в одном экземпляре.
Приходным кассовым ордером (ПКО) именуется отчетный документ, оформляемый при поступлении денежной наличности в кассу любой организации. Данный документ унифицирован с августа 1998 года.
Без этого документа обойтись невозможно. Именно ПКО в качестве первичного учетного документа подтверждает любое поступление денег.
Состоит приходный кассовый ордер из двух частей – непосредственно ордера и отрывной к нему. Оформленный документ остается в кассе.
Но предварительно требуется зарегистрировать его в . ,
Он представляет собой неотъемлемую часть в вопросе контроля над состоянием кассы. ПКО является основание для отображения данных в бухучете.
Важен он и при принятии управленческих решений. На данное время бланк приходного кассового ордера обладает утвержденной формой КО-1. Она является межотраслевой. Применять ее могут все субъекты предпринимательской деятельности.
Надлежаще оформленный приходный кассовый ордер подписывается кассиром. Также подписать документ должен бухгалтер либо главный бухгалтер.
При отсутствии таковых подписывает ПКО лицо, заменяющее их. Таковым может стать руководитель организации либо индивидуальный предприниматель.
Отрывную квитанцию подписывают те же лица. Затем отрывная часть ордера заверяется печать. Только после этого можно передать ее лицу, внесшему денежные средства в кассу. Печать должна присутствовать лишь на отрывной квитанции.
Популярным является мнение, что оттиск печати должен захватывать часть подписи. Такое можно не редко увидеть на практике. Но на деле это неправильно и считается нарушением правил по заполнению документов.
Кассир обязан проверить и сверить все данные ПКО. Важно убедиться в подлинности подписи бухгалтера или замещающего его лица. Данные в ордере должны быть записаны верно, без исправлений и ошибок.
При указании приложений, нужно убедиться в их наличии. Если все установленные правила соблюдены, отклонений не замечено, то кассир принимает наличность.
При этом он проставляет дату свершения операции, подписывает бланк и передает клиенту квитанцию ПКО. При обнаружении ошибок кассир возвращает приходник на переделку.
После передачи квитанции основная часть приходного кассового ордера остается в кассе. Прием наличных в кассу должен осуществляться именно в тот день, когда произошло составление и подписание документа.
Форма приходного кассового ордера утверждена . Применяться она начала с 1999 года. При этом дополнять форму новыми реквизитами или удалять имеющиеся нельзя.
Даже, несмотря на принятие в . Обусловлено это тем, что данный кассовый документ не предназначается для бухучета.
Он включается в понятие кассового учета, который регулирует оборот денежных средств в кассе организации. Обязанность по применению исключительно формы КО-1 для оформления принимаемых денежных средств учреждена и Банком России.
Это очевидно из Указания №3210-У от 11.03.2014 «О порядке ведения кассовых операций».
ПКО состоит из двух частей и каждая из них обязательна к заполнению. Оформлять прием наличности в кассу приходным кассовым ордером обязаны лишь юридические лица.
Банк России в разрешил индивидуальным предпринимателям самостоятельно принимать решение по поводу применения утвержденных кассовых документов.
Но это касается только случаев, когда ИП ведут учет доходов/расходов и иных обязательных объектов при учете норм налогового законодательства. В противном случае ИП обязаны применять те же кассовые унифицированные формы, что и юрлица.
Составляется приходный кассовый ордер при любом поступлении денег в кассу:
Требования к заполнению ПКО остаются неизменными при любых обстоятельствах.
При осуществлении приходных операций дозволяется применять бухгалтерские онлайн-сервисы либо автоматизированные системы.
При помощи подобных средств можно существенно ускорить оформление ПКО. Наиболее часто используются такие программы как «1С», «БЭСТ», «ИНФО-Бухгалтер», «Парус» и прочие.
Пользоваться системой при заполнении приходника удобно еще и тем, что автоматически определяется номер документа и также автоматически он регистрируется в журнале учета.
Плюсом для ведения бухучета становится и то, что базы программ нормативных документов регулярно обновляются. Это устраняет риск применения устаревших форм.
Алгоритм заполнения формы КО-1 при построчном заполнении выглядит следующим образом:
После того как ПКО заполнен в единственном экземпляре можно перейти к следующему шагу по его оформлению:
Нужно помнить, что все приходные ордера нумеруются по порядку. Отсчет начинается с первого января каждого нового календарного года.
В программе 1С имеются готовые шаблоны всех документальных форм, необходимых для бухучета. Для начала работы нужно занести в память программы данные организации и сформировать аналитику.
При каждом последующем оформлении ПКО не придется писать название юрлица, ОКПО. Система самостоятельно их впишет.
Так же автоматически будут проставлены дата составления документа и порядковый номер его. Сделать приходный кассовый ордер онлайн в 1С можно так:
| Войти в программу | И открыть вкладку «Банк и касса» |
| Из выпавшего меню | Выбрать «Приходный кассовый ордер» |
| В открывшемся окошке | Нажать кнопки «Действия» → «Добавить» |
| В созданном документе указать сумму и наименование контрагента | Для указания суммы следует нажать на значок калькулятора в графе о сумме. Ниже в строке о контрагенте нужно нажать на многоточие. Из выпавшего списка следует выбрать нужную группу и нужного субъекта |
| Далее нужно нажать на закладку «Печать» | На открывшейся странице указывается от кого приняты средства. Здесь же указываются прилагаемые документы |
| Для сохранения данных | Следует нажать кнопку «Записать» |
Для просмотра всех приходных кассовых ордеров и поиска любого из них необходимо войти во вкладку «Банк и касса», нажать «Приходный кассовый ордер». Можно просматривать все созданные приходники и каждый из них по отдельности.
Перед тем как распечатать сформированный бланк в 1С нужно еще раз проверить правильность его заполнения. При обнаружении каких-либо ошибок можно изменить неточности в ручном режиме.
Для этого нужно выбрать документ, нажать кнопку «Движение документа». Далее следует проставить галочку в пункте «Ручная корректировка». После этого в документ модно внести необходимые изменения и правки.
После выправки ордера нажимается кнопка «Записать». Далее нажимается кнопка «Приходный кассовый ордер», возле кнопки нарисован значок принтера.
На распечатанном ордере ставятся необходимые подписи и печать. Вдоль разрывной линии отделяется квитанция, которая передается получателю. Сам ордер сохраняется в бухгалтерии.
Возможность онлайн заполнения приходного кассового ордера не означает, что нельзя заполнять документ на компьютере в режиме оффлайн или вручную.
Все эти варианты имеют место быть. Что касается именно онлайн создания приходника, то можно отметить такие преимущества как:
К недостаткам можно отнести ситуации, когда Интернет недоступен. Это может случиться вследствие проблем у провайдера, при профилактических работах или повреждении кабеля. В таком случае пользоваться готовым образцом более удобно.
Возможность заполнения приходного кассового ордера онлайн значительно облегчила процесс ведения бухучета.
Автоматизация процедуры заметно экономит время и снижает в разы вероятность ошибок. При этом недостатки онлайн программ практически не ощущаются, являясь скорее исключением из правил.
Приходник можно заполнить онлайн, на персональном компьютере без выхода в сеть или шариковой ручкой. В некоторых организациях доступны программно-технические средства автоматизации, которые при приеме денежных средств не только пересчитывают наличность, но и формируют кассовые документы.
Многочисленные сервисы в сети интернет позволяют приходный кассовый ордер заполнить онлайн. Это можно сделать как с регистрацией в системе, так и без. Неудобство при заполнении документов в интернете может заключаться в том, что иногда сервис может быть недоступен вследствие профилактики или повреждения кабеля, либо в связи с проблемами у провайдера. Удобнее всего воспользоваться готовым образцом. Бланк приходного кассового ордера скачать можно на нашем сайте.
Обратите внимание: исправления ошибок и помарок в приходных и расходных кассовых ордерах не допускаются.
Правильное заполнение приходного кассового ордера важно тем, что в случае помарок или ошибок документ придется подписывать составлять и подписывать заново. Это один из немногих (наряду с расходным ордером) документов, в отношении которого не разрешены исправления.
Для приема в кассу наличных средств, заполненный приходник должен иметь подпись главного бухгалтера (или бухгалтера в случае отсутствия главного). Перед принятием наличных средств кассовый работник должен убедиться в том, что в приходнике есть все необходимые подписи.
Обратите внимание: Если при перерасчете вносимых денежных средств выяснится недостаток наличных, а лицо, которое вносит деньги, отказывается довнести недостающую сумму, то деньги возвращаются, а приходный ордер перечеркивается и возвращается бухгалтеру для переоформления.
Бланк ПКО состоит из двух, разделенных линией отреза, частей. Самого ордера и . Заполняются они следующим образом:
После приема кассиром наличности, корешок приходного кассового ордера отрывается и передается лицу, внесшему деньги. Сам ордер остается на хранение в кассе. Общий срок, установленный для хранения таких документов, равен пяти годам. Течение срока начинается с окончания того финансового года, в котором и был составлен приходный ордер.
