С зарплаты сотрудников вы удерживаете налог на доходы физических лиц или НДФЛ — 13%, перечисляете его государству, а оставшиеся деньги выдаёте работнику. Вот как это происходит в жизни.
Вы наняли работника и договорились, что будете выдавать ему «на руки» 20 тысяч рублей в месяц. В трудовом договоре нужно указать зарплату 22 990 рублей. Эта сумма включает 13% НДФЛ, который вы перечислите государству. Каждый месяц вы платите 20 тысяч рублей сотруднику и 2 990 рублей — налоговой.
За удержанный и перечисленный НДФЛ нужно отчитаться. Для этого придумали два отчёта: 6-НДФЛ, который сдают каждый квартал, и 2-НДФЛ, который налоговая ждёт только раз в год.
Кроме зарплаты сотрудников НДФЛ нужно платить и с других доходов, которые физлица получают от вас:
Если физик получил от вас доход хотя бы один раз в течение года, вам нужно сдавать 6-НДФЛ.
В отчёте укажите общие данные по всем физ. лицам, которые получали от вас доходы. Не нужно разделять информацию по каждому человеку, для этого есть другой отчёт — 2-НДФЛ.
Нулевого 6-НДФЛ не бывает. Если вы не платили физлицам, просто не сдавайте отчёт.
6-НДФЛ следует сдавать один раз в квартал:
Если вы впервые заплатили физлицу только во 2 квартале, сдайте 6-НДФЛ за полугодие, 9 месяцев и год.
Антон — индивидуальный предприниматель и работает один. В июне он обратился к копирайтеру, который написал 5 статей для сайта. Всё оформили договором авторского заказа. Антон заплатил 10 000 рублей копирайтеру и 1495 рублей НДФЛ государству. В июле Антону нужно сдать 6-НДФЛ за полгода, 9 месяцев, а потом ещё отчитаться за год.
Строка 020: укажите доходы физлиц с 1 января по 30 июня — до того, как из них вычли НДФЛ. Зарплату с января по июнь, включая зарплату за июнь, которую вы выплатили уже в июле. Отпускные и пособия по больничным, которые выплатили с января по июнь — неважно, за какой период. Другие доходы, которые физик получил с января по июнь и с которых вы должны удержать НДФЛ.
Строка 030 — сумма вычетов по доходам из строки 020. Например, детских, имущественных, социальных вычетов.
Строка 040 — сумма НДФЛ с доходов из строки 020.
Строки 025 и 045 — заполняйте, только если платили дивиденды.
Строка 050 — заполняйте, если есть иностранные работники с патентом.
Строка 060 — число людей, доходы которых вы отразили в 6-НДФЛ.
Строка 070 — сумма НДФЛ, которую удержали с начала года. Она может не совпадать с суммой в строке 040. Например, не получается удержать НДФЛ до конца года или доход получен в одном квартале, а налог удержан в другом.
Строка 080 — НДФЛ, который вы не сможете удержать до конца года. Например, НДФЛ с подарка дороже 4 000 рублей человеку, который не получает от вас денежные доходы.
Строка 090 — заполняйте, если возвращали налог работникам.
Указывайте только выплаты третьего квартала — с 1 июля до 30 сентября, отдельно за каждый месяц.
Строка 100 — дата получения дохода:
Строка 110 — дата удержания налога. Обычно совпадает со строкой 100. Исключения:
Строка 120 — дата, когда нужно заплатить налог. Определяется по ст.226 Налогового кодекса . Если эта дата относится к 4 кварталу, не указывайте доход в разделе 2, даже если вы уже показали его в разделе 1. Например, не включайте в раздел 2 зарплату за июнь, которую выдали в июле.
Строка 130 — вся сумма доходов за 2 квартал, до того, как из неё удержали НДФЛ.
Строка 140 — сумма НДФЛ, удержанного за 2 квартал.
В одном блоке строк 110-140 покажите доходы, у которых совпадают все три даты: получения дохода, удержания и уплаты налога. Как сдавать на бумаге или в электронном формате — если у вас не больше 25 сотрудников только электронно — если у вас больше 25 сотрудников.
Сдавайте отчёт в налоговую по прописке ИП или юридическому адресу ООО.
Но за сотрудников, которые заняты в деятельности на ЕНВД или патенте, отчитывайтесь в налоговую по адресу работы. Эта налоговая может отличаться от налоговой по адресу регистрации.
Не вовремя сдать отчёт: штраф 1 000 рублей за каждый месяц просрочки, блокировка счёта в банке после 10 дней. Указать недостоверные сведения: 500 рублей за каждый недостоверный документ.
6-НДФЛ в Эльбе состоит всего из двух шагов. На первом вы проверяете выплаты сотрудникам, а на втором отправляете отчёт в налоговую.
Но перед этим добавьте физлиц в раздел «Сотрудники» и укажите их зарплату. Задача «Сдать отчёт 6-НДФЛ» появляется В Эльбе в начале каждого квартала в разделе «Актуальные задачи».
Каждый российский гражданин обязан уплачивать в бюджет РФ налог со своих доходов. За работников предприятий расчеты, удержания и уплата производится бухгалтерией самостоятельно. Такая обязанность вменена всем налоговым агентам.
По всем выплаченным персоналу доходам и произведенным по ним перечислениям НДФЛ все работодатели отчитываются перед налоговой службой. С 2016 года основная отчетность, отражающая необходимые сведения (форма 2-НДФЛ), дополнена новым расчетом. Помимо годового документа теперь необходимо поквартальное заполнение и сдача расчетов 6-НДФЛ. Форма установлена на федеральном уровне и носит строгий характер.
В форме 6-НДФЛ показывается вся информация по доходам работников, полученным у работодателя, и суммам НДФЛ. Целью ее введения является ужесточение контроля за налоговыми агентами со стороны ИФНС и обеспечение тем самым большей защиты работающих граждан.
Все доходы граждан, получаемые у работодателя, подлежат обложению НДФЛ. Налоговый кодекс обязывает налоговых агентов самостоятельно рассчитывать, удерживать и уплачивать налоги с доходов своих сотрудников.
До 2016 года работодатели отчитывались об удержанных и уплаченных суммах подоходного налога только один раз в году – по окончании налогового периода. До 1 апреля подавался отчет по форме 2-НДФЛ со сведениями о каждом наемном специалисте.
Налоговые агенты повсеместно нарушали свои обязанности, могли задерживать или не уплачивать заработную плату, поскольку налоговая служба не имела достаточной информации для осуществления контроля за ними в течение года.
Для исправления ситуации была разработана новая форма отчетности. Теперь всем предприятиям и бизнесменам, в штате которых работает наемный персонал, необходимо отчитываться перед налоговой службой поквартально, представляя справки 6-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ). Бланк формы ФНС утвердила своим приказом № ММВ-7-11/450 в 2015 году.
В новом отчете работодатели показывают сведения:
Образец заполнения формы 6-НДФЛ:
Сдавать расчет обязаны все фирмы и бизнесмены, являющиеся налоговыми агентами по налогу с доходов граждан в соответствии с НК РФ:
Документ составляется по всем гражданам, получившим от налогового агента доходы: заработок по трудовым договорам, вознаграждения по гражданским контрактам, дивиденды и пр. Исключением являются физические лица, получившие доходы от продажи имущества и по контрактам, в которых они являются частными предпринимателями (пп. 1 п. 1 ст. 227, пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).
При оформлении расчета 6-НДФЛ необходимо соблюдать следующие правила:
Форма 6-НДФЛ разделена на три части: титульная страница и два раздела.
На первой странице документа фирмы проставляют свой и , бизнесмены – лишь ИНН, в поле, предусмотренном для КПП делаются прочерки. При подаче документа в отчетном периоде впервые, номер корректировки – «000». При представлении уточненного отчета, число указывается в соответствии с порядковым номером вносимой корректировки: «001», «002» и т.д.
Период сдачи отчета отражается специальным шифром:
В налоговом периоде формы проставляется год ее фактической подготовки. На титульном листе также необходимо проставить код ИФНС, принимающей отчетность. Узнать его легко на сайте налоговой службы.
Место нахождения имеет следующую кодировку мест:
Налоговый агент прописывает свое сокращенное наименование, соответствующее Уставу, в одноименном поле. Бизнесмен указывает свои Ф.И.О. полностью в соответствии с паспортом. В первом листе также отражаются ОКТМО компании, контактный номер телефона, общее число листов отчета.
В заключении нужно отразить, кем представляются сведения. Если это сам работодатель, проставляется код «1». Когда форму подает представитель налогового агента, ставится «2» с указанием реквизитов документа, подтверждающего его полномочия.
Дату и подпись пишет то лицо, которое сдает 6-НДФЛ. В нижнем правом углу раздел предназначен для заполнения налоговым инспектором.
Первый раздел заполняется суммами по нарастанию с начала года.
В строках указываются следующие сведения:
| 010 | Фиксируется налоговая ставка. Если выплачивались доходы по различным ставкам подоходного налога, по каждой ставке оформляется отдельный раздел. |
| 020 | Пишется сумма дохода начисленного с учетом выплат по трудовым договорам, пособиям по болезни, дивидендам. |
| 025 | Отражает отдельную сумму по дивидендам. |
| 030 | Предназначена для указания суммы предоставленных вычетов. |
| 040 | Фиксируется сумма НДФЛ исчисленного (13% с разницы между доходом начисленным и вычетами). |
| 045 | Указывается сумма подоходного налога с дивидендов. |
| 050 | Необходима для показания данных о фиксированной сумме аванса, уплачиваемого компанией за иностранного сотрудника на патенте. |
| 060 | Численность персонала, получившего доходы от работодателя. |
| 070 | Содержит сумму НДФЛ удержанного. |
| 080 | Показывается налог, удержать который не удалось. |
| 090 | Предназначена для указания размера налога, возвращенного гражданину. |
Между строками 040 и 070 не должно соблюдаться равенство, если имеется переходящий доход, например, заработная плата за март, которая выдана в апреле. В связи с тем, что начисление заработка произведено в марте, НДФЛ с нее отражается по строке 040. Удержание и перевод налога в бюджет будет произведен работодателем в апреле.
Превышение значения строки 040 над суммой, обозначенной в строке 070, налоговая служба не сочтет за ошибку (письмо ФНС № БС-4-11/4222 от 2016 года). Аналогичным образом заполняются строки по выплатам за июль, сентябрь, декабрь.
Раздел 2 отчета 6-НДФЛ предназначен для показания данных о суммах, перечисленных налоговым агентом за последние три месяца.
Доходы отражаются по датам получения работниками доходов:
| Вид дохода | Дата получения выплаты | День удержания НДФЛ | Крайняя дата перевода налога в бюджет |
| Основная заработная плата | Последний день в месяце | Выплата по месячным итогам | Рабочий день, следующий за датой произведения выплаты зарплаты по месячному итогу |
| Отпускные выплаты | Дата осуществления выплаты | Дата выплаты (совпадение строк 100 и 110) | Последняя дата месяца начисления |
| Пособия по болезни | |||
| Компенсационные выплаты за отпуска при увольнении | Рабочий день, идущий за датой произведения выплаты |
В последующие строки вносится информация:
Для каждого вида выплат предусмотрены отдельные строчки с 100 по 140, расположенные по хронологии. В случае нехватки строк добавляются дополнительные страницы документа. Дублирование первого раздела при этом не требуется.
Расчет представляется нарастающим итогом поквартально, т.е. четыре раза в год. Законом установлен сроки сдачи, согласно которым крайней датой является последний день месяца за кварталом, по которому готовиться документ. К примеру, за второй квартал 2017 года — 31 июля. Годовой отчет нужно подавать до 1 апреля (ст. 230 НК РФ).
За нарушение установленного порядка подачи 6-НДФЛ предусмотрены штрафные санкции. Один месяц опоздания обойдется в 1000 рублей.
По общему правилу документ можно подавать в бумажной форме при численности персонала, не превышающей 25 штатных единиц (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Способ подачи выбирается по усмотрению отчитывающегося лица:
В случае большого штата работников (свыше 25 человек) расчет требуется сдавать в электронном варианте. Предприятия и бизнесмены сдают отчеты 6-НДФЛ по месту своей регистрации. При наличии у юридического лица обособленных подразделений, документы необходимо представлять и в инспекцию ФНС по месту нахождения головного офиса, и по своему фактическому месту расположения.
С начала 2018 года был утвержден новый образец заполнения 6 НДФЛ. Справку необходимо предоставлять в качестве отчетного документа о зарплате сотрудников, а также всех сумм соответствующих налогов. Готовый образец и пошаговые рекомендации по заполнению можно найти ниже.
Образец формы 6-НДФЛ состоит из титульного листа и двух разделов. Инструкция по заполнению бланка формы приводится ниже.
Здесь заполняют данные по компании:
В этом разделе прописывают ставку налога НДФЛ (т.е. 13%), все вычеты (если они были), а также суммы удержанных НДФЛ. Важно понимать, что работник в большинстве случаев получает только заработную плату. Но иногда он также может получать, например, дивиденды, поэтому все выплаты должны учитываться при заполнении формы.
В строке «сумма начисленного дохода» указываем все доходы сотрудников, которые подлежат обложению налогом.
Строка 030 «сумма налоговых вычетов» формы 6-НДФЛ — в ней отражаются налоговые вычеты которые были предоставлены сотруднику, если таковых нет, то не заполняется.
«Сумма исчисленного налога» рассчитываться как:
Ставка налога (010) * (Сумма начисленного дохода (020) — сумма налоговых вычетов (030))
Строчка 050 заполняется в том случае если в компании работают иностранные граждане на основании патента 
В итогах указывают общее количество всех сотрудников, которые получили зарплату, а также иной доход благодаря сотрудничеству с компанией. Также фиксируют общую сумму НДФЛ.
В этом разделе необходимо расписать итоговые суммы по всем ставкам:
Подробный видео комментарий налогового консультанта по особенностям заполнения формы 6-НДФЛ в программе 1С:
Поскольку компании и индивидуальные предприниматели обязаны правильно производить заполнение формы 6-НДФЛ, в налоговом законодательстве утверждены и определенные меры ответственности по разным основаниям (подробнее см таблицу).
С первого дня 2016 года действует норма, согласно которой налоговая инспекция может временно приостановить банковское обслуживание счетов компании, если форма 6-НДФЛ не была предоставлена вовремя, причем с момента просрочки прошло более 10 рабочих дней.
Форму 6 НДФЛ обязаны сдавать все юридические лица и частные предприниматели (ИП) каждый квартал, т.е. 4 раза в год. В документе содержится информация о:
Важно понимать, что эти сведения приводятся по всем сотрудникам, которые заключили с работодателем официальный трудовой договор, в том числе по:
6-НДФЛ подается в местное отделение ФНС. Если юридическое лицо имеет несколько обособленных подразделений, справку предоставляют в ту инспекцию, которая территориально соответствует юридическому адресу головного офиса.
Все данные в форме приводятся нарастающим итогом – сначала первый квартал, затем полугодие, 9 месяцев и весь календарный год (12 месяцев).
Важно понимать, что под моментом сдачи документа подразумевается фактический момент, когда письмо было отправлено в адрес ФНС. То есть если оно было отправлено даже в 23:59 последнего отчетного дня, формально это не будет нарушением установленного регламента.
Компании предоставляют образец заполнения формы 6-НДФЛ:
Форма 6-НДФЛ сдается даже в тех случаях, когда работнику была произведена только 1 выплата за весь год (например, по больничному, после чего он уволился). Если же в данном отчетном периоде работодатель не производил никаких выплат, сдавать документ не нужно. На всякий случай компания или предприниматель могут подстраховаться и отправить в налоговую инспекцию уведомление в произвольном виде, например:
Обязанность предоставления 6 НДФЛ не освобождает от обязанности составления 2 НДФЛ.
В основном заполнение справки 6-НДФЛ не вызывает особых затруднений, поскольку образец выглядит довольно просто. Тем не менее, могут возникнуть ошибки, связанные с неточным указанием необходимых дат выдачи отпускных:
Таким образом, при заполнении справки 6-НДФЛ важно внимательно вписать все сведения. Никаких помарок, исправлений и зачеркиваний, равно как и не читаемого текста в документе не допускается. Если необходимо исправить какие-либо данные или отдельные символы, оформляют другой бланк.
Отчет не отменяет привычную всем годовую форму справки 2-НДФЛ. Главное отличие двух форм в порядке отражения данных: справка 2-НДФЛ представляется отдельно на каждое физическое лицо, которому был выплачен доход, а 6-НДФЛ подается в целом по организации.
В квартальной отчетности отражается совокупный доход, выплаченный всем физическим лицам. Данные в форме 6-НДФЛ показываются нарастающим итогом с начала года.
Представлять отчетность нужно по месту регистрации организации или ИП. На каждое обособленное подразделение представляется отдельный расчет 6-НДФЛ по месту его регистрации (письмо Минфина РФ от 19.11.2015 № 03-04-06/66970 , письмо ФНС РФ от 28.12.2015 № БС-4-11/23129@).
Небольшим фирмам с численностью работников до 25 человек разрешается сдавать отчетность 6-НДФЛ на бумажном бланке.
Если численность превышает 25 человек, отчитаться придется в электронной форме. Легко и быстро отправить отчетность по телекоммуникационным каналам связи поможет система Контур.Экстерн.
Форму 6-НДФЛ необходимо сдавать не позднее последнего числа месяца, который следует за отчетным кварталом. С учетом выходных и праздничных дней в 2019 году предусмотрены следующие сроки отчетности:
Чтобы сдать форму 6-НДФЛ сохраните в закладках календарь бухгалтера .
Ниже вы найдете краткую инструкцию по заполнению 6-НДФЛ.
Форма 6-НДФЛ содержит титульный лист и два раздела.
Если у организации есть обособленные подразделения, на титульном листе нужно указывать КПП и ОКТМО таких подразделений. ИНН в любом случае ставится по головной организации.
В этом разделе следует показать сумму начисленных доходов в разбивке по ставкам налога. Отдельной строкой записывается сумма начисленных дивидендов. Информация о дивидендах необходима ИФНС для сопоставления ее с цифрами, отраженными в декларации по налогу на прибыль.
Раздел №1 расчета 6-НДФЛ может размещаться на нескольких страницах, если в организации применяют разные ставки НДФЛ.
Бухгалтеры часто спрашивают о порядке заполнения строки 070 6-НДФЛ. Что туда входит, расскажем ниже.
Строка 070 6-НДФЛ включает общую сумму удержанного налога нарастающим итогом с начала года. Важно, чтобы НДФЛ был удержан. Например, в строке 070 отчета за I квартал 2019 года не нужно отражать налог с мартовской зарплаты, если она выплачена в апреле (письма ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@ , от 01.07.2016 № БС-4-11/11886@).
Во втором разделе нужно сгруппировать доходы по датам получения. По каждой группе нужно отметить даты удержания налога и перечисления его в бюджет.
С 2016 года по некоторым видам доходов действует новый порядок определения даты их получения физическим лицом (ст. 223 НК РФ). Так, доход в виде материальной выгоды за пользование займом необходимо определять на последнюю дату каждого месяца. Если работник пользовался займом в течение первого квартала, по строкам 100 и 130 нужно отразить материальную выгоду по состоянию на 31.01.2019, 28.02.2019 и 31.03.2019. НДФЛ с дохода отражается в строке 140.
Встречаются ситуации, когда доход начисляется в одном квартале, а выплачивается уже в следующем. Исчисление и удержание НДФЛ приходятся на разные кварталы. Такая ситуация характерна для мартовской, июньской, сентябрьской и декабрьской зарплаты.
Если в компании есть переходящий налог, его нужно отражать в квартале удержания. Для отпускных, премий и больничных предусмотрена иная схема — налог отражается в том периоде, когда выплачен доход.
Уточненный расчет по форме 6-НДФЛ организации и ИП должны представить, если в первичном отчете обнаружены ошибки или указана недостоверная информация.
