Независимо от того, какие товары производит предприятие, для успешной его работы нужно грамотно организовать его складское хозяйство. Товары до отправки на реализацию нужно где-то хранить, при этом необходим постоянный учет их динамики. Если учет организован правильно, это поможет сохранить весь товарный объем и быть в курсе о том, какой именно товар и в каком количестве имеется в наличии на данный момент.
Проанализируем нюансы организации складского хозяйства на предприятии и учета проданных и остающихся товаров.
Учет материальных запасов на складе регламентируется распоряжениями Министерства финансов РФ от 9 июня 2001 года №44н, а конкретней – Положением по бухучету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации. Исключение составляют кредитные и бюджетные организации, подчиняющиеся иному регламенту.
Согласно этому акту, заниматься складским учетом должен специально назначенный материально ответственный работник. Этот же документ уточняет список материальных ценностей, которые можно отнести к материально-производственным запасам (МПЗ), которые полагается хранить на складах.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Еще несколько десятилетий назад учет складского хозяйства производился исключительно вручную. Сейчас этот процесс в основном автоматизирован: для этой цели существует обширное программное обеспечение.
Склад – специальное помещение, оборудованное для хранения материально-производственных запасов и подготовки их к производственному использованию или доставке покупателю.
Материально-производственные запасы (МПЗ) – ценности, которые проходят таковыми по бухгалтерскому учету на основании п.2 ПБУ 5/01. К ним относятся:
К МПЗ не принято относить:
На складе хранят и готовят к отправке в производственный цикл или дальнейшему потребителю МПЗ. Чаще всего склады применяются для сбережения в течение определенного срока:
Складское хозяйство, обеспечивая разнообразные функции, связанные с ранением и передачей товарно-материальных ценностей, может быть по-разному классифицировано.
ВНИМАНИЕ! Каждому складскому помещению в приказе по организации присваивается собственный номер, его помещают на всей учетной документации, относящейся к этому складу.
Складское хозяйство должно быть укомплектовано квалифицированным штатом, в который входят:
Чтобы в системе функционирования складского хозяйства всегда был порядок, то есть ценности могли быть найдены и выданы по первому требованию, а также не утрачивались вследствие нарушений условий хранения, следует соблюдать ряд важных условий:
Любая операция, производимая на складе с МПЗ, должна правильно отражаться в соответствующих документах.
Первичная документация оформляет все процедуры, производимые с активами на складе. Ее регламентирует федеральное законодательство РФ. Основные документы для обеспечения сделок с МПЗ на складе приведены в таблице.
| № п/п | Название документа | Какую операцию с МПЗ он отражает | |
|---|---|---|---|
| 1 | Акт по форме МХ-1 | При приеме товарно-материальных ценностей на хранение | |
| 2 | Акт по форме МХ-3 | При возврате ранее сданных на хранение активов | |
| 3 | Складское свидетельство | Оформляются при передаче ценного актива на ответственное хранение | Это ценная бумага на предъявителя, то есть выдать товар нужно будет только по предъявлении свидетельства |
| 4 | Складская квитанция | Выдается непосредственно тому, кто сдал товар на хранение, удостоверяет его принятие | |
| 5 | Доверенность по или М-2а | Документ, позволяющий выдать со склада определенные ценности представителям другого предприятия | |
| 6 | Приходный ордер по | Учет МПЗ, поступивших от поставщиков | |
| 7 | Акт приемки активов по форме М-7 | Все сведения об активе, только что поступившем на склад | |
| 8 | Лимитно-заборная карта по | Текущий контроль над соблюдением норм выдачи со склада определенных лимитированных МПЗ – активов на нужды производства. | |
| 9 | Накладная-требование по | Учет динамики МПЗ внутри предприятия между его подразделениями | |
| 10 | Накладная по | Сопровождает отпуск ценностей другим организациям | |
| 11 | Учетная карточка по | Учет материальных ценностей внутри склада | |
| 12 | Акт приходования по форме М-35 | Сопровождает демонтаж основных средств | |
Кроме первичной документации, работники склада должны регулярно оформлять:
Поскольку МПЗ, часто называемые товарно-материальными ценностями, являются серьезной долей активов предприятия, уполномоченные лица несут материальную ответственность за возможные проблемы и допущенные нарушения в работе с ними. Эти моменты четко зафиксированы в трудовом договоре, заключаемом с ответственными работниками склада.
Соответствующие денежные санкции регламентируются:
ВАЖНО! Если был допущен рецидив нарушения в том же отчетном году, сумма штрафов возрастает.
250. Для хранения материальных запасов в организациях создаются:
а) центральные (базисные) склады, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы (отдела) снабжения и сбыта. Центральные склады, как правило, должны быть специализированными, особенно в случаях, когда в организации имеются материалы, требующие разных режимов хранения. Для хранения готовой продукции создаются, как правило, отдельные склады;
б) склады (кладовые) цехов, филиалов и других подразделений организации.
251. Не должно допускаться создание излишних промежуточных складов и кладовых, а также перемещение материальных запасов с одних складов в другие.
252. Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.
253. Склады (кладовые) должны быть обеспечены исправными весами, другими необходимыми измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием. Измерительные приборы должны периодически проверяться (переосвидетельствоваться) и осуществляться их клеймение.
Для материалов открытого хранения оборудуются специально приспособленные площадки.
254. На складах (кладовых) материальные запасы размещаются по секциям, а внутри них - по группам, типо- и сорто - размерам на стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях.
Размещение материальных запасов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия.
К месту хранения материальных запасов, как правило, прикрепляется ярлык, а на ячейках (ящиках) делаются надписи (например, на приклеенных листках бумаги или бирках) с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.
255. На складах (в кладовых) должны соблюдаться соответствующие режимы хранения материальных запасов (температурно-влажностные и другие) с тем, чтобы не допускать их порчу и потерю необходимых физико-химических и других свойств.
256. Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по каждому складу возлагаются на соответствующих должностных лиц (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договора о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
257. Если в штате организации, подразделения отсутствует должность заведующего складом (кладовщика), то его обязанности могут быть возложены на другого работника организации с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности.
258. Прием на работу и увольнение заведующих складами, кладовщиков и других материально ответственных лиц осуществляются по согласованию с главным бухгалтером организации.
Заведующий складом, кладовщик и другие материально ответственные лица могут освобождаться от занимаемых должностей только после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту. Акт приема-передачи визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом), а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений - руководителем соответствующего цеха (подразделения).
259. Распоряжения (указания) главного бухгалтера организации в части учета материальных запасов, оформления и представления учетных документов и отчетности (сведений) обязательны для заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и других материально ответственных и должностных лиц, а также ее работников.
260. Учет материальных запасов (т.е. материалов, тары, товаров, основных средств, готовой продукции и др.), находящихся на хранении в складах (кладовых) организации и подразделений, ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материальных ценностей (сортовой учет). При автоматизации учетных работ указанная выше информация формируется на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.
261. На складах ведется количественный сортовой учет материальных запасов в установленных единицах измерения, с указанием цены и количества, кроме случаев, приведенных в пункте настоящих Методических указаний.
262. Учет измерительных приборов и приспособлений, мерной тары, а также основных средств, находящихся на складах (в кладовых) в эксплуатации (т.е. используемых по прямому назначению, а не на хранении), ведется в том же порядке, что и учет соответствующих ценностей в других подразделениях организации.
263. Карточки складского учета открываются на календарный год службой снабжения (снабженческо - сбытовой) организации. При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты.
На каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная карточка.
Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке - на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации.
Карточки выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку в реестре.
В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т.п.).
264. Учетные цены материальных запасов, хранящихся на складах (в кладовых) организации и подразделений, проставляются на карточках складского учета организации.
В случаях изменения учетных цен на карточках делаются дополнительные записи об этом, т.е. указывается новая цена и с какого времени она действует.
В случае применения организацией в качестве учетной цены цен поставщиков или фактической себестоимости материалов:
а) открывается новая карточка складского учета при каждом изменении цены;
б) учет ведется на одной и той же карточке независимо от изменения цены. В этом случае в карточках по строке "Цена" указывается "Цена поставщика" или "Фактическая себестоимость". Новая цена записывается по каждой операции.
Если в бухгалтерской службе учет материалов ведется по сальдовому методу, карточки заполняются по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Записи сумм в карточках, как правило, производит работник бухгалтерской службы. Решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера эта работа может быть возложена на лицо, ведущее учет на карточках складского учета.
265. Учет движения материальных запасов (приход, расход, остаток) на складе (в кладовой) ведется непосредственно материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.). В отдельных случаях допускается возлагать ведение карточек складского учета на операторов с разрешения главного бухгалтера и с согласия материально ответственного лица.
После полного заполнения карточки для последующих записей движения материальных запасов открывается второй лист той же карточки и последующие листы. Листы карточки нумеруются и брошюруются (скрепляются).
Второй и последующие листы карточки визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке.
При автоматизации (механизации) учета движения материальных запасов указанные в настоящем пункте формы учетной документации и накопительные регистры оперативного учета могут быть представлены на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.
266. На основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) заведующий складом (кладовщик) делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).
В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех таких документов или составляется их реестр.
Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).
Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.
В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.
267. Работники бухгалтерской службы организации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складах (в кладовых) в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей (разносок) операций в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.
При ведении в бухгалтерской службе сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской службы сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках. Сверка карточек с документами и подтверждение операций подписью проверяющего могут производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет материалов ведется с использованием оборотных ведомостей.
При ведении карточек учета в бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерской службы со складскими карточками.
268. Материально ответственные лица обязаны по требованию проверяющего работника бухгалтерской службы предъявлять для проверки наличия материальные ценности.
269. Периодически в сроки, установленные в организации графиком документооборота, заведующие складами (кладовщики) обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы или иного подразделения организации (например, вычислительного центра) - принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие (исполненные) по складам (кладовым) за соответствующий период.
Прием-сдача первичных учетных документов оформляется, как правило, составлением реестра, на котором работник бухгалтерской службы или иного подразделения организации расписывается в получении документов.
Сдача складом лимитно-заборных карт производится после использования лимита. В начале месяца должны быть сданы все карты за прошлый месяц независимо от использования лимита. Если лимитно-заборная карта была выдана на квартал, она сдается в начале следующего квартала, а в начале второго и третьего месяцев текущего квартала сдаются месячные талоны от квартальных карт, если талоны оформлялись.
До сдачи лимитно-заборных карт их данные выверяются с цеховыми экземплярами карт (при ведении карт в двух экземплярах). Выверка подтверждается подписями заведующего складом (кладовщика) и ответственного работника подразделения организации, получавшего материалы.
270. О результатах произведенных на складах (в кладовых) проверок и выявленных недостатках и нарушениях, а также принятых мерах работники бухгалтерской службы, проводившие проверки, докладывают главному бухгалтеру организации.
Если при выборочной проверке склада (кладовой) были выявлены недостачи, порча, излишки, они оформляются актом, на основании которого излишки приходуются, а недостачи и потери от порчи списываются с одновременным учетом их стоимости по счету "Недостачи и потери от порчи ценностей".
Главный бухгалтер организации по результатам проверок обязан информировать руководителя организации о выявленных недостатках и нарушениях.
271. При оформлении отпуска материалов подписями получателей непосредственно в карточках складского учета, без оформления расходных документов (пункт 99 настоящих Методических указаний), карточки складского учета в конце каждого месяца передаются в бухгалтерскую службу или иное подразделение организации по реестру и после обработки (составления соответствующих учетных регистров) возвращаются на склад.
При использовании средств вычислительной техники карточки передаются на вычислительный центр и после ввода данных возвращаются на склад.
272. Если склады (кладовые) отдельных подразделений организации (филиалов, производств, цехов, подсобных хозяйств и т.д.) расположены от бухгалтерской службы организации на отдаленном расстоянии, прием первичных учетных документов и проверка могут осуществляться непосредственно в бухгалтерской службе организации или ином подразделении организации (например, вычислительный центр). В этом случае первичные учетные документы в установленные сроки представляются (передаются, пересылаются) в соответствующие подразделения организации с реестром сдачи документов, в котором указываются номера и наименования сдаваемых документов.
Кроме того, заведующий складом (кладовщик) представляет в указанное подразделение организации в те же сроки ведомость остатков материалов на конец отчетного месяца или квартала. Форма ведомости остатков материалов, порядок ее составления и периодичность представления устанавливаются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.
Работник бухгалтерской службы должен в отдаленно расположенных складах (кладовых) производить проверки (пункт 267 настоящих Методических указаний) в сроки, установленные главным бухгалтером, или в порядке, изложенном в пункте 277 настоящих Методических указаний.
273. По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки: "остаток перенесен в карточку 200_ года N ..."), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации.
По указанию руководителя службы снабжения (снабжения и сбыта) и разрешению главного бухгалтера карточки складского учета могут вестись (продолжаться) и в следующем календарном году. В необходимых случаях новые карточки могут закрываться и открываться в середине года.
274. На складах (в кладовых) вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета.
В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.
В начале или в конце книги помещается оглавление лицевых счетов с указанием номеров лицевых счетов, наименований материальных ценностей с их отличительными признаками и количества листов в книге.
Книги складского учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью (при наличии печати).
(см. текст в предыдущей редакции)
Системы учета товаров, называемые также инвенторными системами, призваны предоставлять работникам склада полную и достоверную информацию о его состоянии, необходимую для принятия решений специалистами. Эти системы обычно не решают такие задачи, как оптимизация размещения товаров, маршрутизация перемещения товаров, управление персоналом склада, автоматическое пополнение запасов. В то же время они оперативно обеспечивают пользователя необходимой информацией, в результате чего принимаемые им решения становятся более обоснованными. В настоящей статье рассматриваются выгоды от внедрения и использования системы учета товаров для разных категорий пользователей
Примером подобной системы учета товаров является CoreIMS. Она обеспечивает доступ ко всей информации о состоянии склада в режиме реального времени, облегчая процесс принятия бизнес-решений, и предоставляет пользователю широкий спектр услуг:
позволяет работать одновременно с несколькими складами и учитывать все индивидуальные особенности каждого склада;
поддерживает все основные складские операции: прием товара по заказу на поставку, отпуск товара по заказам на отгрузку, перемещения товаров как внутри одного склада, так и между складами;
включает неограниченный набор настраиваемых параметров, которые позволяют учесть специфические особенности складского процесса конкретного заказчика;
допускает многопользовательскую работу в локальной сети и поддерживает разграничение прав доступа к складской информации. Каждый пользователь имеет доступ лишь к той функции системы, которая определяется предоставленными ему правами;
поддерживает технологию штрихового кодирования, что позволяет автоматизировать процесс идентификации товара и мест хранения при выполнении складских операций;
обеспечивает выполнение складских операций с помощью переносных устройств коммуникации, что дает возможность одновременно работать с нею пользователям, находящимся в разных местах склада;
ведет запись выполнения операций, сохраняя информацию обо всех действиях пользователя;
взаимодействует с лидирующими российскими и зарубежными системами бухгалтерского учета, в частности с системой 1С;
имеет гибкую систему построения отчетов: ряд встроенных отчетов, включая подготовку собственных отчетов.
Кроме того, она имеет возможность доступа к системе через интернет, включая ввод заказов на прием / отгрузку.
Инвенторные системы являются достаточно простыми, они должны иметь низкую стоимость и короткие сроки внедрения. Так, например, срок внедрения систем семейства CoreIMS – около одной недели. Наиболее эффективно применение системы учета товаров на малых и средних складах, поскольку она позволяет сотрудникам оперативно «видеть» весь склад и принимать правильные решения, а также обеспечивает точную идентификацию товаров и мест хранения за счет использования штрихового кодирования и переносных устройств коммуникации (радиотерминалов и пакетных терминалов). Количество ошибок в работе персонала при этом сокращается в десятки раз.
Выгоды для владельцев и руководителей складов
Сокращение пересортицы и ошибочно отгруженного товара. По данным западных статистиков, одна ошибка только на приеме товаров обходится владельцу склада в 240USD. Инвенторная система позволяет существенно снизить пересортицу, сократить количество ошибок при приеме и отгрузке товара за счет:
Применения технологии штрихового кодирования. Статистика показывает, что при использовании сканирования вероятность ошибочной идентификации составляет 1:3000000. Таким образом эта технология практически исключает ошибки, связанные с неправильным определением места хранения и выбором товара.
Применения адресного хранения товаров. Каждое место хранения может быть помечено путем наклеивания этикетки со штрих-кодом, что обеспечивает точное определение места хранения с помощью сканирования.
Указания предпочтительного места хранения товара. Товары размещают не случайным, а оптимальным образом, на основе предварительно разработанного плана.
Возможности задания дополнительных свойств товара, связанных с особенностями бизнеса. Эта информация позволяет более точно указывать товары при выполнении операций отбора и отгрузки.
Наличия фильтров поиска товара. За счет этой функции обеспечивается поиск мест хранения только интересующих пользователя товаров.
Снижение накладных расходов. Инвенторная система позволяет сократить накладные расходы на основе оптимизации работы склада за счет:
Снижения объема возвратов, причиной которых являются ошибки персонала склада. Применение технологии штрихового кодирования и адресного хранения позволяет резко снизить количество ошибок при отборе и отгрузке товара, возникающих из-за «человеческого фактора».
Уменьшения численности персонала склада. Широкое внедрение переносных терминалов позволяет значительно повысить производительность труда работников. Сокращаются длина «холостого» пути грузчиков и срок поиска нужного товара, экономится время на составление сопроводительных документов.
Снижения потерь, вызванных истечением срока хранения товара. Применение предоставляемых системой фильтров поиска и методов сортировки списка товаров позволяет отгружать в первую очередь виды товара, срок хранения которых истекает раньше, чем остальных.
Снижения потерь из-за недобросовестности персонала.
Инвенторные системы, подобные CoreIMS, содержат средства защиты от несанкционированного доступа, контроля действий пользователя и блокировки товаров. Каждый из пользователей способен выполнять только те операции, на которые распространяются предоставленные ему права. Все их действия автоматически отмечаются системой в журнале операций и могут быть легко проконтролированы руководством склада.
Ускорение оборачиваемости товаров. Оно обеспечивается за счет:
Ускорения выполнения складских процессов. Применение технологии штрихового кодирования в сочетании с использованием переносных терминалов позволяет не только повысить точность выполнения складских операций, но и существенно ускорить их. Это приводит к увеличению объема продаж, выполняемых складом, без сколько-нибудь существенного увеличения накладных расходов.
Предварительного планирования размещения товаров на складе. Руководитель склада имеет возможность составить план оптимального размещения товаров, с которыми он постоянно работает. План учитывает свойства товара и особенности поставки, хранения и отгрузки. На его основе система может выдавать подсказки персоналу о месте наиболее целесообразного размещения товара. Соблюдение плана оптимального размещения позволит снизить потери времени на перемещение товаров и, в конечном счете, ускорить выполнение всех складских процессов.
Уменьшение потерь из-за недобросовестных действий персонала. CoreIMS позволяет снизить потери из-за недобросовестных действий персонала. Для этого используются следующие возможности системы:
Разграничение прав доступа. Инвенторная система поддерживает разграничение прав доступа к складской информации. Каждый пользователь может выполнять лишь те операции, которые определены предоставленными ему правами. Установка прав доступа осуществляется администратором системы при регистрации пользователя.
Запись выполнения операций. Система учета товара ведет запись выполнения операций, сохраняя информацию обо всех действиях пользователя. Все операции, выполняемые с товаром, заносятся в журнал. По этим записям в любой момент можно установить, кто и когда произвел те или иные действия.
Блокирование товаров. Некоторые инвенторные системы обладают возможностью не допускать одновременного участия товара или ячейки в различных операциях, выполняемых рабочими склада. Для этого предусмотрен механизм блокировок товаров, ячеек, паллет или контейнеров. Например, при выполнении инвентаризации ячейка, определенная в задании, может блокироваться, чтобы ни она, ни хранящийся в ней товар не участвовали в других складских операциях.
Снижение требований к квалификации сотрудников склада. Каждый сотрудник выполняет только те действия, которые соответствуют его квалификации и роли на складе. Инвенторная система позволяет снизить требования к квалификации за счет:
Простого, «интуитивно» понятного интерфейса, предоставляемого сотрудникам склада.
Использования переносных терминалов. CoreIMS поддерживает технологию штрихового кодирования и работу с переносными радиотерминалами и batch-терминалами. Информация, передаваемая системой пользователю, отображается на экране терминала. Ввод данных производится через встроенный сканер устройства или клавиатуру. С их помощью пользователь в соответствии с выделенными правами может проводить основные складские операции, например, прием или отгрузку товара. Наличие таких терминалов позволяет использовать персонал, вообще не знакомый с работой на персональных компьютерах.
Оперативная и детальная информация о состоянии склада. Возможность получения таких данных в реальном режиме времени позволяет владельцу или руководителю склада успешно и оперативно проводить анализ ведения складского бизнеса и поиск оптимальных решений. Необходимая информация выдается системой в виде отчетов о состоянии склада и о зафиксированных в журнале операциях.
Возможность визуального контроля (в том числе удаленного) состояния склада в реальном времени. Некоторые инвенторные системы, в том числе и CoreIMS, включают специальные средства визуального отображения топологии склада с указанием мест хранения товаров и позволяющие осуществлять поиск товаров на графической схеме склада. В любой момент времени руководитель имеет полную и актуальную информацию о том, какие есть на складе товары и где они размещены. Это позволяет четко оценить текущее состояние склада и принять правильные стратегические решения.
Поддержка складов любых типов. Инвенторная система может использоваться на любых складах – производственных и товарных, общего, совместного и индивидуального пользования, промышленных и продовольственных. Такая универсальность достигается благодаря:
- Поддержке любого числа свойств товара. Это позволяет учесть особенности бизнеса, в котором используется инвенторная система, и тем самым легко адаптировать ее под требования конкретного пользователя.
Поддержке наборов товаров любой степени вложенности. Например, набор в CoreIMS может обрабатываться как единый товар. При необходимости его можно разъединить на составляющие товары. Набор может включать в себя другие наборы, причем глубина их вложенности друг в друга системой не ограничивается.
Возможности учета партий товаров, серийных номеров, сроков годности.
Поддержке цен товара, в том числе закупочных и продажных цен.
Возможности задания любых единиц измерения количества товара.
Поддержке адресного хранения.
Поддержке работы с клиентами склада.
Поддержка нескольких складов, в том числе удаленных. Под складом в CoreIMS понимается склад в целом, отдельное здание, этаж, большая зона, отведенная под хранение товара и т. п. Для каждого склада определяется свой набор ячеек, предназначенных для хранения товара. Все основные складские операции проводятся внутри одного склада. Система учета товаров способна поддерживать неограниченное число складов с возможностью перемещения товаров между ними.
Удаленный доступ через Интернет обеспечивает владельцу или руководителю склада возможность просматривать наличие товаров на складе, даже не находясь на его территории, а также печатать отчеты о состоянии склада. Полноценный доступ через web-интерфейс позволит постоянно быть «у руля» компании даже за пределами офиса. Поэтому и в деловой поездке, и во время отдыха можно получать актуальную информацию о состоянии склада и управлять бизнес-процессами. Руководителю всегда будет доступна информация о текущих и закрытых контрактах, оказанных услугах и выставленных клиентам счетах. Кроме того, он может вносить изменения в условия уже заключенного контракта, добавлять платежи за дополнительные услуги, а также заключать договоры на оказание складских услуг с новыми клиентами.
Короткое время развертывания и ввода в эксплуатацию. Процесс внедрения любой информационной системы требует затраты ресурсов. Поэтому любая компания стремится сократить срок внедрения. Приобретая систему учета товара, заказчик может самостоятельно настроить ее с учетом особенностей своего склада или начать пользоваться на основе уже заложенных в ней предопределенных параметров.
Отсутствие дополнительных затрат, в том числе на администрирование и поддержку. Ввод в эксплуатацию и поддержка таких систем, как CoreIMS, не требуют наличия в штате системных программистов и специалистов по базам данных. Администрирование системы, предполагающее включение новых пользователей и назначение им соответствующих их должностным обязанностям прав доступа осуществляется средствами самой CoreIMS.
Окончание следует
Склад предназначен для хранения материальных запасов предприятия. Правильно на производстве и в реализации товаров позволяет избежать потерь товарных единиц, а также хищений материальных ценностей.
Порядок учета различается в зависимости от способов хранения материалов и от других факторов, таких как, например, частота поступления материалов на склад.
Сортовую методику рекомендуется использовать, если товар распределяется по складу в соответствии с сортами и названиями, вне зависимости от того, когда продукция поступила и какова ее стоимость.
Поступившая продукция складируется и учитывается вместе с уже хранящимися на складе товарами. Лицо, которое несет материальную ответственность за учет, обязано открыть карту складского учета на номенклатуру продукции или, в зависимости от объемов операций по приходу и расходу материала, оставить определенное число страниц в книге кладовщика.
Номенклатура продукции различается в этом случае не только по типу или марке товара. Иметь значение может и сорт, и цвет продукции, единицы измерения. Поэтому учет необходимо вести раздельно.
Цвет товара имеет важное значение, например, при продаже автомобилей, тогда как при реализации молока цвет упаковки особой роли не играет.
При складском учете материалов, ведущемся в соответствии с сортовым методом, площадь склада используется рационально, управление остатком продукции происходит быстрее, однако при нем трудно выделить товары одного и того же сорта, которые поступили с разной ценой.
Отдельного аналитического учета по ценам или партиям не производится. Исходя из этого и того, что условия свободного рынка позволяют назначать на товар одного сорта разную цену, выбор товара на реализацию происходит произвольно.
Для оценки товаров можно воспользоваться методом средней цены, ФИФО, методикой цены единицы запасов или методом оценки товара по цене последней закупки.
Запись в карточку или книгу кладовщика, занесение в , если учет на складе ведется с помощью компьютера, совершаются на основе первичных документов (приходных или расходных) или на основе накопительных ведомостей, если объем записей велик.
Карточки, страницы в книге кладовщика пронумеровываются бухгалтерией и выдаются лицам, отвечающим за товар на складе, под роспись в специальном журнале.
Как следует из названия, эта методика основывается на партиях товара, поступающих на склад. Согласно партионному методу, поступившая под одной товарно-транспортной накладной партия товара хранится отдельно.
Тем не менее состав каждой партии может содержать разные категории товара, сорта и наименования. Каждую партию, под которой подразумевается товар, поступающий одновременно с одним транспортным документом, хранят отдельно.
В состав партии могут входить товары разных сортов и названий. Поступившую партию регистрируют в специальном журнале учета поступающей продукции. Номер партии является порядковым номером при регистрации, его указывают в расходных документах вместе с названием товара, отпущенного из партии.
Материально ответственное лицо обязано открыть на каждую партию товара партионную карточку – одну для склада, а другую для бухгалтерии или завести запись в базе данных, если ведение складского учета компьютеризировано.
Запись в партионной карточке в приходе делается на основании документа, сопровождающего поступившую продукцию.
В нем должны быть указаны:
В расходную часть партионной карточки проставляются:
Записи по продовольственной части товара ведутся линейным позиционным методом по отдельно взятому тарному месту, вплоть до внесения конкретной товарной единицы. Это имеет особое значение, когда ведется учет продукции, имеющей уникальный заводской номер, например при реализации ювелирных изделий.
Эта методика позволяет усилить контроль над сохранностью материальных ценностей и предупреждает пересортировку товара. С этой же целью следует указывать номер партии на ящиках, пакетах и других товарных местах, а на отрезах ткани – писать или наклеивать кусковой ярлык (партионный кусковой учет).
Когда учет ведется по каждой конкретной единице товара, активно используют уникальный заводской номер изделия, а поступление товара сопровождается присваиванием ярлыка с отдельным номером, который и вносится в партионный лист на момент оприходования товара на складе.
Когда вся партия товара реализована, материально ответственному лицу необходимо закрыть партионную карту. Для этого составляется акт, что товар партии израсходован, после чего товаровед и заведующий складом расписываются в этом.
Форму акта составляют в зависимости от разновидности товара и наличия отклонений от количества оприходованного товара. Данный акт, партионную карточку, отчет по товару и тару материально ответственное лицо обязано передать в бухгалтерию на проверку.
Если проверка по партии выявляет недостачу товара в пределах нормы естественного убытка, происходит списание за счет учреждения, а недостача сверх нормы взыскивается с материально ответственного лица. Если проверкой фиксируется излишек товара, его приходуют.
С помощью партионного метода учета выявляются результаты реализации партий товара без инвентаризации, которая проводится после закрытия каждой партии товара.
Ко всему прочему партионный способ позволяет контролировать сохранность материальных ценностей и помогает снизить товарные потери.
Однако в этом случае складская площадь используется не так рационально, как при сортовом методе учета. Кроме того, отсутствует возможность более оперативно управлять материальными запасами из-за хранения определенной разновидности товара в разных местах и отражения остатка в разных партионных карточках.
Существует также партионно-сортовой метод складского учета товара, при котором каждая поступившая партия хранится отдельно. В условиях большого ассортимента данная методика учета используется наиболее часто.
Кроме вышеизложенных методик учета, считающихся основными, есть также общие рекомендации, которые можно использовать при учете материальных ценностей на складе, автоматизировать и ускорить отбор и размещение товара.
Например, товар, на который спрос достаточно велик, должен располагаться ближе к проходу. Исходя из этого расположения, можно выбирать место для размещения определенной продукции. Также лучше предусмотреть наиболее рациональное местоположение для товара, который хранится долго, и для продукции, срок хранения которой небольшой.
Товары можно размещать в соответствии с их наименованием, а при мелком опте или рознице – группировать с учетом размера товара. Для каждого размера в этом случае отводится секция: мелкие товары, средние и крупные. На основании уже существующего или предполагаемого товарооборота можно произвести расчет соотношения количества мелких ячеек, средних и крупных.
Существует также возможность с помощью специальных компьютерных программ и веб-сервисов, которые оперативно и точно систематизируют данные по количественному учету, о поступлениях товара и отгрузке, по входящим и исходящим документам.
Таким образом, при ведении учета товара на складе используется достаточно большое количество методик и приемов. зависит от профиля предприятия, а также от конкретных условий, существующих на самом складе.
Предлагаемая нами программа позволяет проводить учет продажи товаров с минимальными затратами. Наше приложение помогает автоматизировать и оптимизировать процесс учета складских и торговых операций, существенно экономя как финансовые средства, так и трудозатраты персонала. Добиться такого результата позволяет удобный интерфейс приложения.
Программа по управлению товарами на складе и в торговле содержит в себе следующие модули:
С помощью нашей программы вы сможете удалённо осуществлять учет реализуемого товара. Приложение может работать с любого портативного устройства (нетбука, планшета, телефона), имеющего доступ к сети Интернет. Пользоваться сервисом можно за небольшую абонентскую плату, которая включает поддержку пользователей.
С нашей программой складского учета остатков товара и других операций стало действительно удобнее!
Уникальная бесплатная программа учета товаров на складе поддерживает сканер штрих-кодов. С помощью данного сервиса можно быстро и просто обработать большой объем текущей информации, а именно:
Чтобы начать пользоваться, вам необходимо скачать бесплатно программу учета остатков.
С помощью сервиса МойСклад вы сможете автоматизировать и существенно упростить процесс управления товаром. Пользуясь нашей программой, вы оцените все преимущества приложения для учета продукции, которое идеально подходит для любых видов продаж. Наш сервис облегчит рутинный учет продажи товаров и услуг.
Все модули (особенно учет продукции и услуг, создание документов и отправка накладных) имеют высокую степень конфиденциальности и надежно защищены от взлома, так как для передачи данных используются зашифрованные каналы.
