внутренний контроль регулирование нормативный
В широком смысле под целью функционирования СВК следует понимать сохранение и эффективное использование разнообразных ресурсов и потенциалов коммерческой организации, обеспечение ее эффективного функционирования, а также устойчивости и максимального развития в условиях многоплановой конкуренции.
Достижение общей цели СВК обеспечивается взаимодействием различных ее элементов для достижения следующих показателей, по которым можно судить об эффективности управления и развития организации:
Эти и многие другие задачи обусловливают создание в организации эффективной СВК. В качестве одной из второстепенных причин стремления руководства организовать приемлемую СВК может выступать возможность снижения издержек на внешний аудит.
Принципы системы внутреннего контроля.
Критерием эффективности СВК служит соблюдение принципов внутреннего контроля организации.
Совокупность указанных принципов является основанием эффективности СВК, т.е. функционирование СВК при соблюдении данных принципов эффективно независимо от организационно-правовой формы, размера, видов и масштаба деятельности организации.
Внутренний контроль имеет широкое определение как процесс, осуществляемый органом управления организации или другими сотрудниками, с целью получить информацию относительно выполнения следующих задач:
Эффективностьи рациональность деятельности.
Достоверностьфинансовой отчетности.
Соблюдение законовинормативных актов.
Одной из основных функций бухгалтерского учётаявляется егозащитная функция, заключающаяся в обеспечении охраны интересов собственника путём создания базы для осуществленияфинансового контроля. Однако реализация защитной функции требует наличия средств по осуществлению контроля. В первую очередь, это - внутренний контроль.Под внутренним контролем понимают систему мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих должностных обязанностей при совершениихозяйственных операций. При этом подразумевается не только и не столько функционирование контрольно-ревизионного подразделения организации, а создание системы всеобъемлющегоконтроля, когда он является делом не только ревизора, а всего аппарата управления предприятия.
При разработке эффективной системы внутреннего контроля администрация предприятия ставит следующие цели:
обеспечение бизнесанадёжнойинформацией,
обеспечение сохранности активов,
обеспечение защиты информации,
обеспечение эффективности хозяйственной деятельности,
обеспечение соответствия учётапринятойучётной политике,
обеспечение соблюдения правил составления и представления бухгалтерской финансовой отчётности.
Внутренний контроль на предприятии состоит из трёх элементов:
контрольная среда,
учётная система,
контрольные процедуры.
Система внутреннего контроля включает следующие элементы:1. контрольная среда; 2. процесс оценки рисков аудируемым лицом; 3. информационная система, в том числе связанная с подготовкой финансовой (бухгалтерской) отчетности; 4. контрольные действия; 5. мониторинг средств контроля. Контрольная среда включает следующие элементы: а) доведение до всеобщего сведения и поддержание принципа честности и других этических ценностей. б) профессионализм (компетентность сотрудников). Профессионализм - это профессиональные знания и навыки, необходимые для выполнения задач, которые определяют суть деятельности конкретного работника. в) участие собственника или его представителей.
Определения и цели системы внутреннего контроля, организация системы внутреннего контроля.
Внутренний контроль определяется как процесс, осуществляемый совместно Советом директоров, Правлением, подразделениями и работниками Общества и их действия, призванные обеспечить разумную гарантию выполнения целей Общества, в том числе достижения:
эффективности деятельности Общества;
сохранности активов и эффективного использования ресурсов Общества;
полноты, надежности и достоверности финансовой и управленческой отчетности Общества;
соблюдения требований законодательства Республики Казахстан и внутренних документов Общества;
снижения вероятности и размера возможных потерь (в том числе, сокращение доходов, убытки, снижение рейтинга корпоративного управления и др.);
содействие в построении оптимальной организационной структуры.
Система внутреннего контроля определяется как совокупность политик, процессов и процедур, норм поведения и действий, способствующих эффективной и рациональной деятельности, позволяющей Обществу соответствующим образом реагировать на существенные риски в части достижения целей Общества.
Система внутреннего контроля включает следующие взаимосвязанные компоненты:
контрольную среду;
процедуры внутреннего контроля;
систему информационного обеспечения и обмена информацией;
оценку эффективности самой системы внутреннего контроля.
Система внутреннего контроля должна быть способна быстро реагировать на риски, встраивается в процессы и ежедневные операции Общества, включает процедуры для немедленного информирования соответствующего уровня управления о любых существенных недостатках и слабых местах контроля, которые были обнаружены, вместе с деталями корректирующих мероприятий, которые были предприняты или которые следует предпринять. В Обществе разграничивается компетенция органов, входящих в систему внутреннего контроля, в зависимости от их отношения к процессам разработки, утверждения, применения и оценки системы внутреннего контроля.
Принципы функционирования системы внутреннего контроля
Система внутреннего контроля в Обществе строится на следующих принципах:
неизменно бесперебойное функционирование - постоянное и надлежащее функционирование системы внутреннего кон¬троля позво¬ляет Обществу своевременно выявлять любые отклонения от нормы и предупреждать их возникновение в будущем;
подотчетность всех субъектов системы внутреннего контроля - качество выполнения контрольных функций каждым лицом контролируется другим субъектом системы внутреннего контроля;
разделение обязанностей - Общество стремится не допустить дублирования контрольных функций, и эти функции должны распределяться между должностными лицами и работниками Общества таким образом, чтобы одно и то же лицо не объединяло функций, связанных с утверждением операций с определенными активами, учетом операций, обеспечением сохранности активов и проведением их инвентаризации;
надлежащее одобрение и утверждение операций - Общество стремится установить порядок утверждения всех финансово-хозяйственных операций уполномоченными органами и лицами в пределах их соответствующих полномочий;
ответственность всех субъектов внутреннего контроля, работающих в Обществе, за надлежащее выполнение контрольных функций;
осуществление внутреннего контроля на основе четкого взаимодействия всех органов и подразделений Общества;
постоянное развитие и совершенствование - Общество стремится обеспечить условия для гибкой настройки системы внутреннего контроля, чтобы она могла быть адаптирована с учетом необходимости решать новые задачи и расширять и совершенствовать саму такую систему;
своевременность передачи сообщений о любых существенных недостатках и слабых местах контроля - в Обществе должны быть установлены максимально короткие сроки передачи соответствующей информации органам и/или лицам, уполномоченным принимать решения об устранении любых существенных недостатков и слабых мест контроля;
соответствие между уровнем сложности системы внутреннего контроля и уровнем сложности контролируемого объекта;
определение приоритетности областей деятельности Общества, в которых налаживается контроль - выделяются стратегические направления, охватываемые системой внутреннего контроля, даже если эффективность их функционирования (соотношение «затраты - экономический эффект») трудно измерить;
комплексный и системный характер внутреннего контроля.
Внутренний контроль - это важнейшая часть современной системы управления, позволяющая достичь целей, поставленных собственниками, с минимальными затратами. Эффективность функционирования хозяйствующих субъектов во многом зависит от грамотно организованного контроля, так как он не только призван выявить недостатки и нарушения, но и предупреждать их, а также способствовать их своевременному устранению.
До 2013 г. вопрос создания службы внутреннего контроля являлся правом организаций (за исключением кредитных организаций, для которых это обязанность).
С 1 января 2013 г. согласно ст. 19 Федерального закона от 6.12.11 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ) все экономические субъекты должны осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, а те, которые подлежат обязательному аудиту, - также и внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности (за исключением случаев, когда руководитель принял обязанность ведения бухгалтерского учета на себя). Решение о введение бухгалтерского учета им самим может принять руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства, соответственно в такой организации необходимо осуществлять только внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.
Каким образом, по мнению финансистов, внутренний контроль должен быть организован на практике, сегодня сказать затруднительно, поскольку Минфин России до сих пор не разработал рекомендации для хозяйствующих субъектов по организации и осуществлению ими внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, которые планировалось выпустить сразу после принятия Закона № 402-ФЗ. При этом в информации Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» отмечается, что законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на порядок, способы, процедуры осуществления внутреннего контроля.
Систему внутреннего контроля можно определить как систему финансового и прочего контроля, организованную руководством в целях осуществления упорядоченной и эффективной работы организации, обеспечения соблюдения политики руководства, охраны активов, полноты и точности документов.
Каким образом будет организован внутренний контроль, решается в самом хозяйствующем субъекте (например, путем создания отдела внутреннего контроля, внутреннего аудита, ревизионного отдела или заключения договора со сторонней организацией). Основной принцип должен быть следующим: всем придерживаться разумности и сопоставлять трудозатраты при осуществлении контроля с полученным результатом. При построении системы внутреннего контроля необходимо использовать наиболее эффективные подходы с учетом масштабов организации и стремиться к тому, чтобы с разумными затратами (на штатных работников, консультантов, аутсорсинг и используемые программы) проводить необходимый, но достаточный объем контроля.
Краткие сравнительные характеристики служб внутреннего аудита, внутреннего контроля и контрольно-ревизионной службы представлены в табл. 1. Следует иметь в виду, что различие между функциями, выполняемыми службами, в первую очередь определяется теми задачами, которые ставит перед этими подразделениями руководство.
Таблица 1
Сравнительные характеристики служб внутреннего аудита, внутреннего контроля и контрольно-ревизионной службы<1>
_________________________
<1> Кабашкин В.А., Мышов В.А. Повышение роли внутреннего аудита и контроля в условиях рыночной экономики // Международный бухгалтерский учет. 2011. № 13. С. 36-46.
Характеристика | Служба внутреннего аудита | Контрольно-ревизионная служба | |
Цель | Повышение эффективности деятельности организации | Построение и поддержание эффективной системы внутреннего контроля | Недопущение неэффективного использования ресурсов, выявление и предотвращение злоупотреблений |
Основные заказчики (клиенты) | Совет директоров и высшее исполнительное руководство | Линейное (операционное) руководство | Высшее исполнительное руководство |
Специфика | Ориентация на перспективу, т.е. на анализ бизнес-процессов и выявление рисков | Анализ бизнес-процессов в целях построения системы контроля | Ориентация на ретроспективу, т.е. на уже произошедшие события и их последствия |
В общем случае работа контрольно-ревизионных служб фокусируется на вопросах проверки сохранности товарно-материальных ценностей, эффективности использования ресурсов, выполнения распоряжений вышестоящих органов, а также на расследовании случаев мошенничества.
Задачей службы внутреннего контроля может быть построение системы внутреннего контроля организации (точнее, активное содействие менеджменту в построении системы), а задачей внутреннего аудита - проведение оценки надежности и эффективности этой системы.
Внутренний аудит призван выполнять более широкие задачи по оценке процедур внутреннего контроля, процессов управления рисками, корпоративного управления. Однако в зависимости от уровня развития корпоративной культуры (в том числе среды контроля) приоритетом для службы внутреннего аудита может стать выполнение задач, обычно стоящих перед контрольно-ревизионной службой.
Например, если в организации отсутствует эффективная система внутреннего контроля, то внутренний аудит в меньшей степени будет заниматься оценкой системы внутреннего контроля и в большей - вопросами сохранности активов и выявлением случаев мошенничества. В данной ситуации по мере построения системы внутреннего контроля потребность во внутреннем аудите как в функции независимой оценки эффективности контроля будет со временем возрастать.
Система внутреннего контроля в организации распространяется на все возникающие бизнес-процессы, начиная с планирования деятельности и заканчивая составлением финансовой отчетности.
Финансовый контроль, в том числе контроль за полнотой и достоверностью бухгалтерских записей и составлением финансовой отчетности, является важным элементом внутреннего контроля.
Эффективная структура внутреннего контроля предполагает разумное разграничение полномочий и разделение несовместимых функций. Последние несовместимы, если их сосредоточение у одного лица в любых комбинациях не только потенциально приведет к совершению непреднамеренных ошибок, но и затруднит их выявление. К несовместимым функциям относятся<2>: непосредственный доступ к активам; разрешение на осуществление операций с активами; непосредственное осуществление хозяйственных операций; отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете.
<2> Гусарова Л.В. Организация внутреннего аудита в некоммерческих организациях // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. 2012. № 1. С. 32-37.
Концепция внутреннего контроля включает несколько основных элементов:
внутренняя среда организации, т.е. этические ценности, стиль управления, процесс принятия решений, делегирование полномочий и принятие ответственности, политика в отношении персонала, компетентность сотрудников и отношение управленческого аппарата организации к внутреннему контролю;
определение, анализ и управление рисками, стоящими перед организацией на пути достижения своих целей;
повседневное осуществление контроля, т.е. учет и отчетность, разделение полномочий, права доступа к активам, мониторинг;
система санкционированного доступа к информации;
мониторинг самой системы внутреннего контроля, необходимый для определения его эффективности.
Цель хозяйствующего субъекта - не создание системы контроля, которая бы полностью гарантировала отсутствие отклонений, ошибок и неэффективности в работе, а система, которая помогала бы их своевременно выявлять и устранять, способствуя повышению эффективности работы. Основной принцип организации внутреннего контроля заключается в том, что не нужно концентрироваться на экспертном контроле операций, а необходимо контролировать то, как построен и работает сам процесс и какие качественные изменения в нем происходят. Повышение эффективности процесса внутреннего контроля состоит в повышении качества внутреннего контроля, а не в увеличении количества перепроверенных операций.
Функционирование системы внутреннего контроля будет результативным, если в процессе ее работы соблюдены следующие основные принципы<3>:
1) ответственности - каждый субъект внутреннего контроля за ненадлежащее выполнение контрольных функций, предусмотренных должностными обязанностями, должен нести экономическую и (или) дисциплинарную ответственность;
2) сбалансированности - субъекту внутреннего контроля нельзя поручать выполнение функций, не обеспеченных соответствующими организационными (приказ, распоряжение) и техническими (программы, счетные и мерные устройства) средствами для их надлежащего исполнения;
3) своевременного сообщения о выявленных существенных отклонениях - информация о них должна быть оперативно доведена до лиц, непосредственно принимающих решения по данным отклонениям;
4) соответствия контролирующей и контролируемой систем - степень сложности системы внутреннего контроля хозяйствующего субъекта должна в каждый конкретный момент времени соответствовать степени сложности его бизнеса;
5) постоянства - система внутреннего контроля должна действовать на постоянной основе, что позволит своевременно выявлять отклонения от плановых заданий и норм;
6) комплексности - весь комплекс объектов внутреннего контроля в хозяйствующем субъекте должен быть охвачен его различными формами в зависимости от уровня риска;
7) распределения обязанностей - функции работников аппарата управления распределяются между ними таким образом, чтобы выполнялись требования к формированию контрольной среды.
С учетом указанных принципов разрабатываются конкретные требования к участникам процесса внутреннего контроля, среди которых можно выделить следующие<4>:
________________
<4> Соколов Б. Внутренний контроль и аудит // Аудит и налогообложение. 2008. № 12.
1) требование подконтрольности каждого субъекта внутреннего контроля, работающего в организации. Выполнение одним субъектом контрольных функций должно быть в обязательном порядке подконтрольно на предмет качества другому субъекту внутреннего контроля;
2) требование ущемления интересов. С помощью нормативных документов создаются условия, при которых любые отрицательные отклонения ставят конкретного работника в экономически невыгодное положение, что стимулирует его к устранению отрицательных отклонений и вызвавших их причин;
3) недопущение сосредоточения прав контроля на всех его объектах в руках одного лица. В системе внутреннего контроля могут действовать независимо различные субъекты контроля. Несоблюдение этого требования создает условия для необъективного отражения в отчетных материалах результатов проверок;
4) требование заинтересованности руководства хозяйствующего субъекта. Эффективное функционирование системы внутреннего контроля невозможно без должной заинтересованности и участия в ее работе представителей собственников и топ-менеджмента хозяйствующего субъекта;
5) требование компетентности, добросовестности и честности внутренних контролеров хозяйствующего субъекта. Если сотрудники организации, в служебные функции которых входит осуществление внутреннего контроля, не обладают указанными характеристиками, то даже идеально организованная система не сможет работать эффективно;
6) требование пригодности методик и программ, применяемых в работе системы внутреннего контроля. Методики и программы должны быть целесообразны и рациональны, так как благодаря применению в минимальной степени будет снижаться эффективность работы объектов внутреннего контроля, а последний будет рационален, т.е. не станет нести излишних затрат труда и средств;
7) требование единичной ответственности. Недопустимо закрепление одной и той же контрольной функции за несколькими субъектами контроля, так как это неизбежно приведет к безответственности, затрате излишних сил и средств;
8) требование функционального потенциального замещения. Временное выбытие отдельных субъектов контроля (например, в отпуск) не должно прерывать контрольные процедуры или затруднять их выполнение. Для снижения влияния этого фактора необходимо добиться того, чтобы каждый субъект контроля умел выполнять в должной степени контрольную работу вышестоящего и одного-двух работников своего уровня;
9) требование регламентации. Эффективность функционирования системы внутреннего контроля напрямую зависит от наличия, качества и уровня утверждения регламентов (правил, стандартов), которыми руководствуются и точно выполняют субъекты контроля;
10) требование взаимодействия и координации. Система внутреннего контроля должна функционировать на основе четкого взаимодействия всех подразделений и служб хозяйствующего субъекта. Такого взаимодействия можно добиться путем разработки комплекса нормативных документов, регламентирующих контрольную деятельность структурных подразделений и руководителей хозяйствующего субъекта.
Функция внутреннего контроля может быть реализована несколькими способами, и поэтому, для того чтобы пользоваться преимуществами, которые дает организации эффективный внутренний контроль, необязательно создавать отдельное подразделение. При этом функцию внутреннего контроля может выполнять внешний консультант или специализированная компания при условии недопущения конфликта интересов.
Можно выделить три основных подхода к построению функции внутреннего контроля:
создание собственной службы внутреннего контроля, если организация для этого обладает необходимыми ресурсами;
аутсорсинг - выполнение функции внутреннего контроля полностью передается специализированной компании (внешнему консультанту);
косорсинг - служба внутреннего контроля создается в рамках организации; к выполнению заданий также привлекаются эксперты специализированной компании (внешнего консультанта), обладающие соответствующими знаниями и опытом.
Указанные подходы могут применяться в хозяйствующих субъектах в различных комбинациях. При выборе из возможных вариантов следует оценить преимущества и недостатки каждого из них (табл. 2).
Таблица 2
Преимущества | Недостатки |
Служба внутреннего контроля | |
Сотрудники хорошо знакомы с внутренней культурой и особенностями деятельности хозяйствующего субъекта, его подразделений и филиалов Навыки и опыт внутренних аудиторов остаются внутри хозяйствующего субъекта | Сравнительно высокий уровень затрат на формирование службы |
Аутсорсинг, косорсинг | |
Возможность использовать услуги экспертов в различных областях Доступ к высокопрофессиональным аудиторским кадрам Гибкость в вопросе использования привлеченных аудиторских ресурсов Доступ к передовым технологиям и методикам проведения внутреннего аудита | Стороннему человеку или организации трудно «почувствовать» хозяйствующий субъект изнутри |
Организация, цели и функции внутреннего контроля определяются руководством и (или) собственником экономического субъекта в зависимости от организационно-правовой формы и сложившейся системы управления, содержания, специфики и масштабов деятельности, состояния внутреннего контроля и объемов финансово-экономической деятельности.
Служба внутреннего контроля создается в основном хозяйствующими субъектами крупного и среднего бизнеса при наличии следующих условий: стремления собственников и высшего руководства получить достоверную информацию и оценку действий руководителей всех уровней управления; усложненной структуры; наличия филиалов и дочерних компаний; разнообразия видов деятельности.
Возможности аутсорсинга и косорсинга используют как небольшие организации, у которых нет достаточных финансовых ресурсов для создания собственной службы внутреннего контроля, так и крупные, имеющие в своем штате соответствующие структуры. Последним такие услуги, как правило, нужны для проведения отдельных контрольных мероприятий или в «пиковые» периоды нагрузки на штатных внутренних контролеров.
Формирование службы (отдела) внутреннего контроля следует начинать с подбора кандидатуры руководителя службы. Наилучшим вариантом является ситуация, когда руководитель службы внутреннего контроля функционально подчиняется совету директоров, а административно - генеральному директору организации. Если в хозяйствующем субъекте отсутствуют совет директоров или аналогичный орган, службу внутреннего аудита следует подчинить как функционально, так административно высшему должностному лицу организации. В идеальной ситуации служба внутреннего контроля отчитывается перед высшим руководством и освобождается от другой управленческой подотчетности.
К числу внутренних нормативных документов, регламентирующих деятельность службы внутреннего контроля и аудита, относятся:
положение о службе внутреннего контроля (определяет миссию, цели и задачи, ответственность и полномочия);
руководство службы внутреннего аудита (содержит вопросы организации работы службы и взаимодействия с другими подразделениями);
внутрифирменные стандарты (содержат типовые формы и методики проведения проверок и других задач);
должностные инструкции сотрудников службы.
Численность службы внутреннего контроля должна зависеть от поставленных задач, состояния контрольной среды и степени подверженности организации разного рода рискам. Численность определяется прежде всего исходя из количества подразделений и бизнес-процессов, имеющихся в организации, и временными затратами на контроль и аудит каждого из них.
Как показывает практика, основными ошибками при создании службы внутреннего контроля, снижающими эффективность контроля либо сводящими его на нет, являются:
низкая культура внутреннего контроля;
неадекватное отношение к риску на фоне высоких финансовых результатов;
игнорирование принципа разделения полномочий;
неадекватные каналы передачи информации;
бездействие руководства в отношении выявленных проблем.
Внутренний контроль не дает ожидаемых результатов в случаях, когда руководство демонстрирует свое пренебрежительное отношение к нему и своевременно не предпринимает мер по исправлению обнаруженных недостатков.
Отсутствие процедур контроля, относящихся к какому-либо из направлений деятельности, замедляет процесс развития или вовсе останавливает его. Так, если малые предприятия целиком сосредоточатся на защите активов и предотвращении мошенничества, при этом не обращая внимания на мотивацию сотрудников, начнется текучка кадров, меньше станет инициатив. Если сконцентрироваться на оптимизации налогообложения и не обращать внимания на обеспечение прозрачности организации и управленческий учет, то менеджмент не будет иметь достоверных данных для необходимой аналитической работы, благодаря которым можно гибко реагировать на изменение внешней среды.
Типичными проблемами в деле организации систем внутреннего контроля, характерными для российских организаций, являются <5>:
<5> Шуклов Л.В. Постановка внутреннего контроля как основа для перехода на МСФО: типичные проблемы и пути их решения // Международный бухгалтерский учет. 2011. № 38. С. 2-11.
отсутствие какого-либо вида процедур контроля применительно к какому-либо процессу;
излишняя бюрократизация контроля на малых предприятиях, концентрация внутреннего контроля только на защите активов, конфиденциальности, подготовке управленческих отчетов;
недостаток полномочий для осуществления контроля, конфликт интересов в системе контроля;
недостаток какого-либо вида процедур в исследуемом центре ответственности;
использование устаревших или не согласованных с другими подразделениями контрольных процедур.
Несмотря на то что организация системы внутреннего контроля сама по себе не гарантирует автоматического достижения целей, ее отсутствие создает больше возможностей для совершения ошибок или их необнаружения. Создавая систему внутреннего контроля, организации должны избегать применения правил и практики, которые могут неумышленно создавать стимулы или соблазн для совершения неправомерных действий. В частности:
чрезмерный акцент на достижении показателей или других операционных результатов, особенно имеющих краткосрочный характер и игнорирующих более долговременные риски;
схемы вознаграждения сотрудников, чрезмерно ориентированные на краткосрочные показатели;
неэффективное распределение обязанностей или контроля, которое создает возможности для неправильного использования ресурсов либо для сокрытия отрицательных показателей;
слишком незначительные или, напротив, непомерно строгие наказания за нарушения и злоупотребления.
Собственник любого экономического объекта всегда заботится о качестве организации его хозяйственной деятельности. Любое рентабельное предприятие несет собой потенциальную прибыль для своего владельца. Какой же грамотный предприниматель не будет интересоваться условиями функционирования собственного детища, приносящего ему такие серьезные доходы? Наверное, нужно быть глупцом, чтобы пустить все на самотек и предполагать, что так будет всегда, что работа в организации будет протекать так же планомерно и будет приносить такие же положительные финансовые результаты вечно, не вникая и не вмешиваясь в трудовой процесс своих подчиненных. Именно потому, что каждый бизнесмен в здравом уме и с объективным отношением к управлению своей компанией боится потерять свою прибыль и стать однажды банкротом, им вводится система внутреннего контроля деятельности организации. Что это такое? Что эта система дает? Как она организовывается? И какие цели преследует? Обо всем по порядку.
Образцом любого показательного субъекта хозяйствования является то предприятие, которое бесперебойно осуществляет свою экономическую деятельность и выполняет главное условие своего существования - приносит прибыль, регулярно ее увеличивая. Все усилия и капиталовложения владелец компании всегда направляет только в то, что делает его организацию еще более сильнее и мощнее, расширяя источники отдачи в виде дохода. Конечно же, любой собственник желает, чтобы его фирма функционировала бесперебойно. И он понимает, что для этого нужно предпринимать соответствующие действия. Вот здесь и возникает глобальная потребность в организации системы внутреннего контроля организации. Здесь четко просматривается необходимость формирования внутри предприятия такого аппарата наблюдения и выявления недочетов в процессе хозяйствования, который будет сигнализировать собственнику о любых нарушениях и несоответствиях. Что должен представлять собой подобного рода аппарат?
Система внутреннего контроля в управлении организацией - это совокупность методов слежения, наблюдения, проверки, оценки и анализа всех происходящих на предприятии процедур и процессов хозяйствования, которые имеют непосредственное отношение к результатам экономической деятельности компании в целом. Иными словами, это специальные сотрудники, конкретные методики исследования, перечень аналитического оборудования и соответствующих технологий, которые в совокупности дают тот самый эффект контроллинга, которым хочет быть обеспечен бизнесмен-собственник. Такой контроллинг нужен ему для того, чтобы обезопасить себя от недобросовестных подчиненных или некачественного выполнения ими обязанностей, что в итоге может повлиять на финансовый результат деятельности предприятия в целом. Но каким образом этот процесс организовывается?
Внутреннего контроля в компании - это формирование такой благоприятной почвы для функционирования контролирующих органов во взаимосвязи с их доступом к техническому оборудованию и всей необходимой информации субъекта хозяйствования, которая может обеспечить качественный контроль в наблюдении за работой трудящихся и выполнением ими непосредственных задач в соответствии с их должностными инструкциями. Проще говоря, создание на предприятии аппарата контроллинга предполагает собой выполнение специалистами-аудиторами проверок на всех функциональных участках фирмы.
Грамотный бизнесмен никогда ничего не делает бесцельно, поэтому любое свое действие, нововведение, распоряжение или приказ, отдаваемый через директора, он обдумывает до мелочей и внедряет в хозяйственную деятельность своего предприятия для достижения конкретного результата. Соответственно, так же и с контролирующим аппаратом. Существует четыре основные цели системы в организации, которыми руководствуется любой собственник во избежание появления проблем:
Пытаясь обезопасить себя и плоды функционирования своей компании в виде выручки, ее владелец ставит перед собой конкретные цели. Эти цели успешно реализовываются благодаря эффективной организации системы внутреннего контроля в организации.
Механизм контроллинга на любом предприятии осуществляется посредством иерархической подчиненности контролирующих органов. На каждом участке есть ответственные за проведение наблюдательных и проверочных мероприятий органы. Как выглядит образец системы внутреннего контроля в организации с точки зрения структурно-иерархического подчинения?
Конечно же, многое зависит от формы правления на предприятии. С маленькой фирмой и кадровым штатом в три-четыре человека все понятно, там и контролировать особо нечего, этим занимается непосредственный руководитель. Но в крупных предприятиях все иначе: чем больше компания, тем больше соответствующих мероприятий внутреннего контроля должно распространяться по ее структурным отделам. К примеру, организация внутреннего контроля в корпоративных системах осуществляется в разрезе нескольких структурных блоков:
Исходя из блочного структурирования органов контроля в компании, можно сделать вывод о том, что в корпоративных формах правления предусмотрено два направления: это отдельные структурные органы внутри предприятия и начальники отделов, которые ведут наблюдение за своими подчиненными. Зачастую именно так и происходит организация системы внутреннего контроля на предприятии.
Немного иначе выглядит структура надзора финансовых учреждений. Система внутреннего контроля кредитной организации предусматривает шесть основных источников распространения соответствующих мероприятий на определенных уровнях иерархии:
Классификация разновидностей внутреннего надзора довольно многогранна ввиду большого количества признаков подразделения. Так, создание системы внутреннего контроля организации предусматривает несколько разветвлений по главным направлениям.
По порядку осуществления:
По форме предоставления:
По временному признаку:
По полноте охвата:
Помимо перечисленных видов надзора, ревизионные процедуры, производимые на предприятии, могут проявляться в осуществлении различных методологических подходов к проверке. Поэтому организация системы внутреннего контроля на предприятии предполагает применение набора трех основных методических направлений.
Общеметодические приемы:
Приемы документального контроля:
Приемы фактического контроля:
Организация системы внутреннего надзора в организации любой формы собственности предусматривает выполнение соответствующими органами конкретных функций. Ведь каждая контроллинговая операция предполагает достижение определенного результата. Глобальным результатом должна стать бесперебойная работа предприятия с регулярным и стабильным объемом дохода. А достичь его представляется возможным только при выполнении совокупности стратегических функций. Вот некоторые из них:
Переходя от общего к частному, можно выделить текущие функции системы внутреннего контроля бухгалтерского учета в организации, как основополагающие информационные данные для проведения качественного внутреннего инспектирования на предприятии:
Как и любая другая хозяйственная или процессуальная процедура, проведение контролирующих мероприятия предусматривает поэтапную очередность выполнения конкретных задач. Вот какими основными этапами организации системы внутреннего контроля характеризуется подобного рода процессия:
Анализ системы внутреннего контроля в организации имеет немаловажное значение в поддержании качества и корректности проведения внутреннего аудита на предприятии. Почему он так важен в системе современного предпринимательства? Потому что анализ и оценка системы внутреннего контроля организации являются толчком для разработки рекомендаций по его совершенствованию и модернизации хозяйственного процесса в целом. Не только сама по себе проверка процессуальных операций экономической деятельности предприятия важна, но и уровень эффективности ее проведения может повлиять на процветание и рентабельное функционирование фирмы как таковой.
Анализ системы внутреннего организации осуществляется соответствующими органами централизованной подчиненности компании по следующим направлениям:
Понятие анализа неразрывно связывают с понятием оценки. В обширном понимании этот термин предполагает установление абсолютной или относительной ценности исследуемого объекта, предмета, явления. В плане экономического подтекста оценка системы внутреннего контроля организации подразумевает сопоставление с нормой проведенных ревизорами в ходе проверки действий, а также рассмотрение качества составленных ими мероприятий, направленных на выявление несоответствий, неточностей, ошибок в процессе хозяйственной деятельности. Попросту говоря, это проверка качества работы самих проверяющих.
Совокупность двух смежных понятий - оценки и анализа - предопределяет необходимость проведения дополнительных мероприятий после проверки. Ведь по итогам анализа системы внутреннего контроля бухгалтерского учета в организации оценивается необходимость ужесточения, к примеру, трудового регламента касательно оформления и хранения документооборота, или же принимаются решения о более тщательных и более частых инвентаризациях основных средств предприятия, поскольку в этой части бухучета зачастую встречаются несоответствия с предыдущими показателями, и так далее. И это касается не только конкретно бухгалтерии предприятия. То есть, иными словами, оценка результатов, полученных в ходе проверки, дает возможность судить о необходимости совершенствования системы внутреннего контроля организации или, наоборот, сделать выводы о ее качественном функционировании на данном конкретном этапе. Оценивая приобретенные в ходе проверки итоговые показатели, можно также оценить работу самих контролирующих органов, исходя из глубины и содержательности их доклада по окончании контрольных мероприятий.
При всем при этом не стоит забывать, что применяемая организацией система внутреннего контроля должна соответствовать установленным нормам и регламенту. Причем осуществляться данное соответствие должно как на уровне предприятия, так в плане соблюдения действующего законодательства. Федеральной налоговой службой предусмотрено следование всех существующих организаций как субъектов хозяйствования приказу от 16 июня 2017 года «Об утверждении Требований к организации системы внутреннего контроля». Вот что эти требования собой представляют:
Исходя из требований к организации системы внутреннего контроля, можно сделать выводы о серьезной доле значения, которая отведена именно рискам - существующим возможным угрозам, которые являются неотъемлемым элементом потенциальных страхов предпринимателей.
Модель внутреннего контроля, ориентированного на риск, - это модель, которая позволяет анализировать угрозы предприятия, обусловленные необходимостью овладения достоверной информацией об активах и обязательствах данного экономического субъекта. Ориентирование на риски в организации системы внутреннего контроля подразумевает цель руководства компании получать разумную степень уверенности в том, что компания будет достигать поставленных целей наиболее эффективным образом. И в этом ключе главное предназначение контроля - это обеспечение своевременного выявления и анализа рисков надежности бухгалтерской отчетности, соответствия деятельности сотрудников регламенту и предусмотренным учетной политикой предприятия нормам регламентирования рабочего трудового процесса, а также выполнение финансово-хозяйственных планов, эффективное использование ресурсов, правдивость финансовой и управленческой информации. Поэтому главным щитом для осуществляющего хозяйственную деятельность субъекта предпринимательства в борьбе с угрозами и рисками, мешающими ему функционировать в нормальных условиях, является качественно построенный и правильно организованный контроль.
В соответствии со ст. 13 Закона РФ «О бухгалтерском учете» включение в состав годовой бухгалтерской отчетности аудиторского заключения необходимо только для тех организаций, которые подлежат обязательному аудиту в соответствии с федеральными законами. В остальных случаях аудиторская проверка как форма внешнего контроля является добровольной. Она осуществляется по решению руководства предприятия.
Внутренний контроль обязателен для каждого предприятия, независимо от его организационно-правовой формы, формы собственности, величины и отраслевой принадлежности. На крупных предприятиях могут быть организованы специальные подразделения внутреннего контроля - отделы внутреннего аудита. Цель внешнего независимого контроля - подтверждение достоверности бухгалтерской отчетности для пользователей бухгалтерской (финансовой) отчетности организации. Как только аудиторская проверка закончена и аудитор выдал аудиторское заключение, цель считается достигнутой.
Цель внутреннего контроля - обеспечение соблюдения всеми сотрудниками предприятия своих должностных обязанностей в соответствии с целями организации. Цель внутреннего контроля во времени непрерывна, перманентна и достигается только на короткое время.
Потребителями информации, являющейся результатом внешнего независимого контроля, являются внешние пользователи.
Информация, являющаяся результатом осуществления внутреннего контроля, готовится для внутренних пользователей - в частности для руководителей и менеджеров организации. Внешний независимый контроль основан на общепринятых нормах - стандартах (правилах) аудиторской деятельности, которые регулируют основные принципы, цели, правила поведения, порядок исследования и сбора аудиторских доказательств, оформления результатов, взаимодействия с третьими лицами и руководством проверяемой организации. Таким образом, внешний контроль до определенной степени централизован и регламентирован.
Внутренний контроль организуется исходя из целей и задач управления предприятием. Государством регламентируются только основные направления внутреннего контроля - порядок проведения инвентаризаций, правила организации документооборота, рекомендации по организации аналитического учета, определение должностных обязанностей управленческого персонала и некоторые другие. Кроме того Государство регламентирует организацию внутреннего контроля в некоторых областях хозяйственной жизни, в частности в банковской сфере. В настоящее время порядок организации внутреннего контроля в банках устанавливается в соответствии с приказом ЦБ РФ от 28 августа 1997 г. № 02-372 «О введении в действие Положения «об организации внутреннего контроля в банках».
Так как целью внешнего контроля является подтверждение достоверности бухгалтерского учета, который ведется в российской валюте - рублях, в рублевой оценке должна быть составлена бухгалтерская (финансовая) отчетность.
При организации и осуществлении внутреннего контроля используются как денежные, так и не денежные измерители. Успешно применяются натуральные показатели: штуки, метры, тонны, литры - в зависимости от отраслевой принадлежности предприятия. Для измерения рабочего времени применяются такие показатели, как часы, машино-часы.
Объектами внешнего контроля являются разделы и участки бухгалтерского учета - основные средства, нематериальные активы, производственные запасы, расчеты, уставный капитал, кредиты и займы и др. По каждому разделу и участку бухгалтерского учета применяются тесты средств контроля и тесты оборотов и сальдо по счетам бухгалтерского учета.
При осуществлении внутреннего контроля объектами организации контроля и, соответственно, объектами проверки являются циклы деятельности предприятия:
¦ снабжения - совокупность хозяйственных операций, предполагающих осуществление закупок товарно-материальных ценностей и платежей по ним, а также проведение соответствующих мероприятий и процедур контроля, действие которых распространяется на такие хозяйственные операции, как направление заказа на закупку, получение товарно-материальных ценностей, оплата заказанных и полученных материальных ценностей;
¦ производства - совокупность хозяйственных операций, предполагающих производство продукции, выполнение работ, оказание услуг, а также наличие соответствующих мероприятий на такие хозяйственные операции, как поддержание уровня запасов, передача товарно-материальных ценностей в производство, начисление и выплата заработной платы и др.;
¦ реализации (сбыта) или получение дохода - совокупность хозяйственных операций, предполагающих мероприятий и процедур контроля, результаты которых распространяются на такие хозяйственные операции, как получение заказов на продажу продукции предприятия, отгрузка продукции и получение выручки.
При внешнем контроле хозяйственная деятельность предприятия воспринимается как единое целое.
При осуществлении внутреннего контроля основное внимание уделяется центрам ответственности - структурным подразделениям, возглавляемым руководителями, которые несут ответственность за результаты их работы. К центрам ответственности относятся:
¦ на промышленном предприятии - цех, участок, бригада;
¦ на предприятии торговли - секция;
¦ в научно-исследовательской организации - отдел;
¦ в лечебном учреждении - отделение и т.д.
В отличии от управленческого учета, согласно принципам которого в сферу ответственности руководителя подразделения включаются лишь такие показатели издержек и выручки, на которые он может оказывать реальное воздействие, внутренний контроль включает в себя и соблюдение руководителями подразделений своих должностных обязанностей, нормативных документов, внутренних инструкций.
В управленческом учете различают центры ответственности:
¦ затрат;
¦ выручки;
¦ прибыли.
Для целей внутреннего контроля все центры ответственности являются прежде всего и центрами контроля.
Обязательный внешний контроль, осуществляемый внешней (независимой) аудиторской организацией, проводится не чаще одного раза в год. Аудиторским заключением подтверждается годовая бухгалтерская отчетность. Внутренний контроль осуществляется непрерывно. Отдельные контрольные мероприятия проводятся по мере надобности. Руководство предприятия самостоятельно устанавливает состав, сроки периодичность контрольных процедур. Главный принцип организации внутреннего контроля - целесообразность и экономичность. Аудиторское заключение по результатам обязательной аудиторской проверки в составе своей первой и третьей частей (вводной и итоговой) является открытым документом. Каждый заинтересованный пользователь бухгалтерской отчетности экономического субъекта может ознакомиться с аудиторским заключением по данной отчетности. Конфиденциальной информацией предприятия является только аналитическая часть аудиторского заключения и письменная информация аудитора руководству проверяемого экономического субъекта по результатам проведения аудита. При публикации бухгалтерской отчетности указываются и результаты аудиторской проверки.
Все документы внутреннего контроля носят сугубо конфиденциальный характер.
При внешнем аудите аудитор должен оценивать достоверность бухгалтерской отчетности экономического субъекта во всех существенных аспектах. Это значит, что оценки аудитора не могут быть абсолютно точными.
Внутренний контроль зачастую не связан с операциями на счетах бухгалтерского учета. Руководство предприятия заинтересованно в предотвращении случаев мошенничества на своем предприятии, однако атмосфера всеобщей подозрительности, тотального надзора за каждым сотрудником не должна быть целью работы предприятия. Таким образом, внутренним контролем используются приблизительные, но оперативные оценки.
В то же время для внутреннего контроля важна каждая деталь. Своевременно не замеченный симптом может привести к существенным нарушениям, мошенничеству. Внешний аудит изучает финансово-хозяйственную деятельность организации. В соответствии с принципом документальной обоснованности бухгалтерские проводки выполняются после совершения хозяйственной операции. Таким образом, основной целью внешнего контроля является оценка достоверности отражения в учете того, что уже свершилось.
Внутренний контроль призван организовать структуру контроля, а также поддерживать ее в таком состоянии, чтобы в каждый момент времени она соответствовала целям предприятия. Если предприятие имеет только один вид деятельности и реализует свою продукцию только по договору поставки, ему соответствует одна структура внешнего контроля, если это же предприятие организует реализацию своей продукции в розницу через торговый павильон, структура внутреннего контроля должна быть изменена. Таким образом, основной целью внутреннего контроля является ведение деятельности в соответствии с установленными правилами.
контролирующий нарушение потребитель работодатель