Перед тем как организация начинает использовать основное средство в своей работе, оно должно быть принято к бухгалтерскому учету. Единицей для учета основных средств признается инвентарный объект. О том, что признается инвентарным объектом, мы говорили .
Итак, после того как инвентарный объект определен, нам предстоит следить за его сохранностью и перемещением по организации, введением в эксплуатацию и списанием. Для этого каждый объект получает свой инвентарный номер основного средства. Что это такое и как присваивается номер?
Общие правила присвоения инвентарных номеров прописаны в Методических указаниях по бухучету основных средств (утв. приказом Минфина от 13.10.2003г. № 91н). Согласно п.11:
1. Присвоенный объекту номер сохраняется в течение всего срока использования на предприятии.
2. Если объект комплексный, т.е. состоит из частей, которые учитываются как отдельные инвентарные объекты, то каждой такой части присваивается свой номер.
3. Если объект комплексный — состоит из частей, которые учитываются как один инвентарный объект, то номер присваивается один.
4. Инвентарные номера объектов, которые списаны с бухгалтерского учета, в течение 5 лет после окончания года списания новым объектам не присваиваются.
5. При перемещении объекта внутри организации присвоенный инвентарный номер не изменяется.
6. Если объект поступил в организацию по договору аренды, то он может учитываться по тому номеру, который присвоил ему арендодатель (п.14 Методических указаний).
Порядок составления самих инвентарных номеров нормативными документами не регламентируется. Поэтому конкретный порядок того, как будет присваиваться инвентарный номер основного средства, организация устанавливает самостоятельно. Для этого он прописывается в учетной политике или другом локальном акте.
В номере могут учитываться:
— номер бухгалтерского счета (субсчета), на котором объект основных средств учитывается;
— код обособленного подразделения;
— порядковый номер основного средства.
В организации ООО «Ромашка» к бухгалтерскому учету принимается компьютер стоимостью 42 000 руб. Ему присвоен инвентарный номер 050148, где:
05 – код подразделения;
01 – код синтетического учета Плана счетов;
4 – код аналитического счета;
8 – порядковый номер объекта в совокупности ему подобных.
В ОАО «Белошвейка» принят на учет ткацкий станок, которому присвоен инвентарный номер 010415, где:
01 — код синтетического учета Плана счетов;
04 — код аналитического счета;
15 — порядковый номер объекта в совокупности ему подобных.
Если у организации основных средств немного, то инвентарные объекты присваиваются по порядку, например, 001, 002, 003 и т.д. При этом удобно вести журнал учета инвентарных номеров.
Инвентарный номер основного средства обозначается путем нанесения краской на объект, прикрепления жетона и т.п.
О критериях признания объекта в качестве основных средств . О том, каков порядок признания отдельных инвентарных объектом, .
А как присваиваются инвентарные номера основным средствам в вашей организации? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!
Инвентарный номер - это уникальный номер, присваиваемый каждому объекту основных средств при принятии к учету. Такие номера необходимы для целей ведения бухучета в целом и для контроля за сохранностью ОС в частности (п. 11 Методических указаний по бухучету ОС , утв. Приказом Минфина от 13.10.2003 N 91н).
Если объект состоит из нескольких частей и для них установлен общий срок полезного использования, то ОС присваивается единый инвентарный номер. Если же у разных частей разные сроки полезного использования, то они учитываются как разные инвентарные объекты со своими инвентарными номерами.
В Методических указаниях нет каких-либо особых требований к порядку формирования инвентарных номеров. Соответственно, в небольших организациях можно использовать хоть ряд натуральных чисел: 1, 2, 3 и т.д.
Вместе с тем, в инвентарные номера можно добавлять и буквенные коды, которые будут нести дополнительную информацию об объекте ОС. К примеру, указывать, к какому отделу (подразделению, сектору, цеху) он относится. Допустим, отдел логистики можно обозначить, как «ОЛ», а отдел маркетинга, как «ОМ». Тогда инвентарные номера могут выглядеть так: ОЛ-01, ОЛ-02, ОМ-01, ОМ-02 и т.д.
Также в инвентарный номер можно «зашить» и иную информацию, допустим, год постановки на учет ОС.
Обозначить инвентарный номер на объекте можно разными способами: нанести краской (несмываемыми чернилами, маркером), прикрепить металлический жетон, приклеить нестирающуюся этикетку и т.д. Сегодня при нанесении номеров используются также штрихкоды. В любом случае номер должен быть таким, чтобы его невозможно было изменить или удалить с объекта.
Инвентарный номер сохраняется и не подлежит изменению на протяжении всего периода «жизни» объекта в организации. И даже после выбытия ОС в течение 5 лет его инвентарный номер не рекомендуется присваивать новому объекту.
Инвентарные номера указываются в первичных документах по учету ОС: в акте по форме ОС-1, в инвентарной карточке ОС-6, а затем и в акте о списании ОС-4. При инвентаризации номера с объектов сличаются с номерами в аналитическом учете.
Инвентаризация заключается в фактическом подтверждении наличия у организации активов, заявленных в бухучете, т.е. в сверке фактических и учетных данных (ст. 11 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — закон о бухучете). Для проведения такой проверки каждому объекту заранее присваивается специальный инвентаризационный номер. Законодательство, регулирующее бухучет в коммерческих организациях, никаких особых требований к этим номерам не предъявляет. В результате бухгалтеры нумеруют объекты, что называется, как бог на душу положит, что, зачастую создает сложности при инвентаризации. Особенно если номера присваивал один главбух, а инвентаризацию проводит уже другой. Однако есть способы упорядочить эту сторону деятельности бухгалтерии, сделав учет объектов простым, удобным и прозрачным.
По большому счету, к инвентарному номеру можно предъявить всего два требования: номер должен быть уникальным, а система нумерации должна быть упорядоченной.
Под уникальностью понимается присвоение одному объекту только одного неповторимого инвентарного номера. Проще говоря, один и тот же номер не может быть присвоен двум или более объектам и, наоборот, одному объекту не стоит присваивать два или более инвентарных номера. Причем, мы рекомендуем придерживаться этого правила даже если объект выбыл с балансового учета. Во избежание возможной путаницы лучше не присваивать номер выбывшего объекта новому. Ведь документация по выбывшему объекту продолжает храниться в организации, и смешение номеров может привести к ошибкам.
Что касается упорядоченности, то здесь речь идет о выстраивании их в некую систему, а не о создании номеров случайным образом. Это дает возможность не заглядывая в карточку объекта, по первым цифрам узнать его основные характеристики, что значительно ускоряет процесс инвентаризации и учета. Согласитесь, когда по номеру сразу ясно, что это за вид объекта, когда он приобретен и где расположен, это удобно.
Какие же именно сведения можно и нужно «закодировать» в инвентарном номере? Например, в нем можно отразить счет учета; номер амортизационной группы; код по ОКОФ; период принятия к учету (год, месяц); подразделение (филиал) или здание (корпус), в котором будет использоваться объект. То есть, по своей сути инвентарный номер может быть похож на ВИН автомобиля, в котором также зашифровывается вся информация, начиная от места и года выпуска и заканчивая комплектацией. И опять же по аналогии с автопромом, инвентарный номер может состоять не только из цифр, но и из букв. Например, буквами можно кодировать период принятия к учету, либо место расположения объекта.
Выбирая сведения, которые нужно закодировать в номере, надо помнить, что слишком сложная и (или) избыточная структура инвентарного номера неудобна для работы. Соответственно в номер нужно включать только те критерии, которые реально будут использоваться в работе. Ну и, конечно, составляя номер, нужно учитывать возможности применяемых в компании программных средств: смогут ли они поддерживать все «закодированные» в номере критерии.
Обычно инвентарные номера наносят непосредственно на объект. Однако и тут есть нюансы. Первым делом, стоит конкретизировать, куда именно наносится номер. Это значительно упростит сам процесс инвентаризации, т. к. комиссия будет точно знать, где искать номер и ей не придется осматривать объект со всех сторон в поиске «заветных» цифр. Кроме того, такой подход улучшит эстетический вид объектов — они будут выглядеть опрятно даже спустя много лет.
Например, можно в организации правило, что на машины и оборудование инвентарный номер всегда наносится рядом с заводским (удобно искать; это место защищено от вредных воздействий). А на шкафы и тумбочки, имеющие дверцы, — внутри, на верхнем внутреннем углу левой дверцы (удобно наносить; меньше шансов повредить при пользовании и уборке; виден при любой перестановке). По той же логике на столах номер лучше располагать на внутренней части ножки или на боковой панели.
Важен и способ нанесения номера. При нанесении номера не должен причиняться ущерб самому объекту. Ведь вполне возможно его придется в будущем продать. А значит, номер нужно будет удалить. И, желательно, бесследно. Это также надо учитывать. Поэтому рекомендуется маркировать объекты с помощью прикрепления жетона, либо путем нанесения номера краской, маркером или путем прикрепления стикера на клейкой основе (о номерах и способах их нанесения см. также «Какие современные инструменты существуют для быстрой и качественной инвентаризации»).
Наконец, некоторые объекты слишком малы, чтобы на них можно было нанести номер. В таких случаях номер можно вообще не наносить, о чем необходимо сделать пометку в инвентарной карточке. При этом желательно настроить учетную программу таким образом, чтобы бухгалтер мог быстро сформировать список таких немаркированных объектов с указанием места их физического расположения. Это ускорит процесса их инвентаризации.
Ну и в заключение скажем несколько слов о документальном оформлении всех вышеприведенных правил. Как мы уже говорили, законодательно «бухгалтерская нумерология» никак не регламентирована. Это значит, что внедрить перечисленные правила организация может самостоятельно, утвердив соответствующий локальный акт.
Сделать это можно несколькими способами. Например, добавить соответствующий раздел в учетную организации, или сделать приложение к ней. Однако мы не рекомендуем использовать такой вариант, т.к. учетная политика подчиняется особым правилам в части внесения изменений и корректив (п. 6 и 7 ст. 8 закона о бухучете). Поэтому вносить в нее дополнительные положения не стоит, дабы не лишать себя свободы маневра.
Лучше, на наш взгляд, использовать другой вариант — внести правила нумерации объектов в Положение о проведении инвентаризации в организации. В таком документе правила нумерации будут смотреться вполне логично. Да и ознакомиться с ними не лишним будет не только бухгалтеру, но и любому сотруднику, включаемому в инвентаризационную комиссию.
Наконец, можно утвердить в организации и отдельный документ — Положение о порядке присвоения инвентарных номеров.
Вести бухгалтерский и налоговый учет в веб-сервисе
Одной из наиболее важных задач организации является правильное использование основных фондов. Для удобства бухучета каждой единице имущества присваивается инвентарный номер. Эти номера применяются на протяжении всего времени пользования имуществом.
Инвентарные номера должны составляться в соответствие с такими условиями:
Инвентарные номера присваиваются для таких видов активов:
Присвоение инвентарных номеров осуществляется в соответствие с такими правилами:
Законодательство не установило особых указаний по составлению инвентарных номеров. В связи с этим, организации должны сами установить порядок проведения данного процесса, и зафиксировать его в своей учетной политике.
В инвентарные номера следует закладывать те сведения, которые нужны компании для оперативного учета имущества.
К примеру, инвентарный номер может обладать следующей структурой:
Сохранность имущества предприятия, организации, учреждения обеспечивается комплексом организационных действий. В бухгалтерских ведомостях ведётся учёт имущественных ценностей, денежных средств, активов и пассивов. Объекты основных средств учитываются по инвентарным номерам.
Имущество организации в целях учёта состоит из инвентарных объектов. Инвентарный номер подтверждает, что объект оприходован и поставлен на учёт. Методические указания № 91н регламентируют общие требования к учёту инвентарных объектов и устанавливают правила присвоения инвентарных номеров. Название объекта, номер, местонахождение позволяют идентифицировать имущество, контролировать состояние активов, перемещение, срок использования.
Инвентарный номер сохраняется за объектом постоянно. Один номер всегда принадлежит только одному инвентарному объекту. Организация присваивает номера по порядку. Очерёдность устанавливается по журналу (книге) учёта инвентарных номеров. В инвентарной карточке объекта обязательно указывается инвентарный номер.
При заполнении инвентарной карточки по форме ОС-6 указывается место нахождения объекта, амортизационная группа, инвентарный номер При заполнении сведений об объекте ОС указывается первоначальная стоимость и срок полезного использования При заполнении данных о затратах на ремонт указываются сведения о ремонтных работах, фамилия ответственного за ведение карточки
Основные фонды, которые обязательно должны получить инвентарный номер:
Предметы стоимостью не выше 3 тыс. руб. используются без нумерации.
Структуру номера организация выбирает самостоятельно. К примеру, в приказе или учётной политике компании могут быть определены цифровые коды для филиалов, буквенные обозначения подразделений, четырёхзначные порядковые номера объекта внутри подразделения. Тогда инвентарный номер может иметь вид: 5БХ0037. Инвентаризационная комиссия по нему установит, что объект № 37 числится за бухгалтерией пятого филиала.
Руководитель приказом определяет, как именно распределяются номера между основными средствами.
Нумерация инвентарных объектов производится материально ответственным лицом. Нормы п. 46 инструкции № 157н предусматривают постоянство закрепления номера. Из этого следует, что инвентарные номера объектов не должны меняться. Требованиями этого же пункта закрепляется необходимость нумерации движимого и недвижимого имущества ценой более 3 тыс. руб. Инвентарный номер будет присвоен каждому объекту, который подпадает под указанный критерий.
Инвентарный номер закрепляется за объектами, задействованными в основной деятельности, а также теми, которые хранятся на складе или были законсервированы. Инвентарный номер указывается на каждом объекте учёта и записывается в учётных бухгалтерских документах. Номер наносится в том месте, куда легко обеспечить доступ: рабочая поверхность инструмента, внутренняя дверца шкафа, обратная сторона столешницы.
Инвентарный номер объекта:
На этикетку наносится номер, название объекта, логотип организации Инвентарный номер нередко наносится штрихкодированием 
Так номер наносится маркером - краской масляной В крупных компаниях номер маркируется лазером Иногда бирка с инвентарный номером просто прикрепляется к объекту
При необходимости проставить инвентарные номера на крупные партии объектов организация вправе заказать услугу нанесения номеров сторонней компании.
Присвоение номера в бухгалтерской программе требует внимательного внесения исходных данных. Ошибкой будет использование номера из 8 знаков, если в учётной политике предусмотрена шестизначная нумерация. В компьютерной программе инвентарный номер указывается отдельной колонкой, что облегчает поиск объекта среди однотипных основных средств. К примеру, в учёте числятся 5 компьютерных столов. У каждой позиции будет свой номер. Не будет 5 одинаковых столов под одним номером. Пример заполнения ведомости основных средств с указанием инвентарных номеров.
Инвентарный номер присвоен каждому инвентарному объекту из ведомости учёта имущества
В практике нумерации сложных объектов выделяются два подхода:
Задача инвентарного номера состоит в обеспечении контроля сохранности имущества внутри предприятия. При реорганизации имущество передаётся за пределы фирмы по передаточному акту. Организация передаёт основные средства, указывая инвентарные номера, принятые в учёте компании. Организация, которая принимает имущество, будет присваивать объектам инвентарные номера, руководствуясь собственными нормами и правилами.
Земельные участки и объекты недвижимости подлежат кадастровому учёту. На каждый участок и объект недвижимого имущества заводится кадастровое дело. Комитет по земельным ресурсам и землеустройству района учитывает инвентарные номера кадастровых дел. Когда на участке построен жилой или дачный дом, формируется единое кадастровое дело на земельный участок и первичный объект недвижимости. Инвентарный номер присваивается один.
Инвентарные номера недвижимых объектов регистрируются по порядку в Книге учёта инвентарных дел. Форма Книги устанавливается приказом руководителя учреждения. В структуру номера кадастрового дела входит номер из Книги учёта и код района Комитета по земельным ресурсам и землеустройству.
Чтобы узнать инвентарный номер квартиры, достаточно заполнить форму на сайте Росреестра.
Форма заявки на получение сведений об инвентарном номере объекта заполняется онлайн
Процесс занимает 3 шага:
Использование инвентарных номеров приводит в порядок учёт основных средств. Нумерация, кодификация, использование компьютерных программ создают условия для чёткого понимания состава инвентарных объектов, их расположения и состояния.
Конкретная, понятная информация - это основа принятия взвешенных финансовых решений.
Учёт основных средств, инвентаризация имущества требуют внимательной и кропотливой работы. При соблюдении нормативных требований организация вправе исходить из практического опыта и устанавливать собственные правила относительно структуры и способов присвоения инвентарных номеров. Нумерация объектов избавляет от неразберихи и путаницы. Сведения по инвентарным объектам сохраняются в учёте, а присвоенный номер идентифицирует имущество в каждый момент времени.
