![Первичная документация по зарплате. Первичные документы для расчетов по оплате труда](https://i1.wp.com/profiz.ru/upl/pictures/SE/08-17/3/%D0%9F%D0%B0%D0%BD%D1%87%D0%B5%D0%BD%D0%BA%D0%BE.png)
Как организовать учет объемов выполненных работ в пищевых цехах?
Какие формы документов применить?
Как на основе первичных документов построить управленческий учет и контроль затрат на оплату труда производственного персонала?
Учет оплаты труда начинается в цехе с оформления первичных документов по учету выработки, объемов выполненных работ отдельных рабочих или бригады.
Основные задачи учета выработки и зарплаты рабочих на предприятиях пищевой промышленности:
В статьи калькуляции «Основная заработная плата» и «Дополнительная заработная плата» производственных рабочих включается по каждому виду изделий зарплата, начисленная по сдельным расценкам, со всеми доплатами рабочим, непосредственно занятым в производстве мясных полуфабрикатов.
Заработная плата вспомогательных рабочих, инженерно-технических работников, служащих учитывается на счетах затрат «Цеховые расходы», «Общезаводские расходы», «Расходы на содержание и эксплуатацию оборудования», «Внепроизводственные расходы» и т. д.
Начисления заработной платы основным производственным рабочим оформляют ведомостями учета . Затем данные группируют в отчетные накопительные ведомости .
Обратите внимание!
Учет выработки, объемов выполненных работ и заработной платы организуют в зависимости от технологического процесса, типа производства, системы организации труда и его оплаты, уровня автоматизации учета и других условий.
Чтобы организовать учет заработной платы, экономист должен иметь представление о технологическом процессе.
Технологический процесс изготовления мясных полуфабрикатов упрощенно можно разделить на несколько стадий:
1. Подготовка ингредиентов согласно рецептуре (мясо, мука, яйца, сыр, лук, грибы, соль и т. д.).
2. Приготовление полуфабрикатов — фарша, теста и т. п.
3. Формовка изделий из приготовленного фарша, теста.
4. Замораживание мясных полуфабрикатов в низкотемпературных холодильных камерах.
5. Упаковка и маркировка замороженных полуфабрикатов.
6. Хранение продукции в холодильных камерах до их отгрузки.
Каждая стадия требует затрат на оплату труда. Экономисту необходимо согласовать с руководством, как каждый этап технологического процесса будет оформляться:
К сведению
Как правило, на производственных линиях объем выполненной работы относится на бригаду.
Применяется для учета выработки и начисления заработной платы отдельно по каждому рабочему. Оформляется за любой удобный (принятый в компании) период.
Индивидуальная ведомость позволяет учитывать объем выполненных работ по видам продукции.
В свою очередь, каждой продукции соответствует своя рецептура, технологический процесс, сдельные расценки. В ведомости указывается объем выполненной работы (графы 4-11) по датам (графа 2).
Так, 02.05.2017 цех изготавливал котлеты мясные «Охотничьи», котлеты мясные «Славянские» и зразы рубленые с грибами. Объем приготовленного фарша указан в графах 4, 5, 10. Объемы работ за каждый день просуммированы в графе «Итого». Всего за 02.05.2017 объем работы — 300 кг.
Сумма заработной платы (строка «Сумма, руб.») получена умножением данных графы «Итого» на данные графы «Расценка».
Например, 05.05.2017 рабочий Ветрова А. П. приготовила 140 кг фарша по рецептуре «Голубцы мясосодержащие “Сельские”». Расценка за данную работу — 2,4 руб. Тогда сдельная заработная плата — 336 руб.
К сведению
Поскольку сейчас бизнес ориентируется на потребности покупателей, продукция в производство запускается ограниченными партиями.
Размер партии продукции, подлежащей выпуску, в разрезе наименований продукции, количества каждого вида часто ведут по нарядам-заказам (или просто заказам).
Заказ — это сгруппированные заявки нескольких оптовых покупателей, торговых точек, собранные менеджерами торгового отдела или торговыми представителями компании.
В целях управленческого учета, для расчета фактической стоимости каждого заказа в индивидуальной ведомости учета выполненных работ указывают шифр затрат (заказ). Так, на заказ 120/25-04 экономист отнесет прямую зарплату в сумме 319 руб. за приготовление фарша в количестве 110 кг фарша для колбасок для гриля «Шашлычных», а также 299 руб. за приготовление 130 кг фарша для тефтелей «Хабаровских».
К сведению
В данном примере работы выполняются по сдельным расценкам. Такая же форма индивидуальной ведомости может применяться для учета работ по повременной системе оплате труда. Для этого в графе «Вид оплат» указывают «повременная», графы «Расценка» и «Сумма» не заполняют. Зарплату цеховому персоналу начисляют по табелям учета рабочего времени.
Часто в мясоперерабатывающих цехах технологические операции выполняются группой рабочих, обслуживающий комплекс оборудования или технологическую линию.
Бригадная ведомость учета выполненных работ (далее — бригадная ведомость) применяется для учета выполненных работ бригадой и распределения сдельной заработной платы и премии между членами бригады с применением коэффициента трудового участия (КТУ) бригады (цеха, участка) и коэффициента трудового вклада (КТВ) каждого отдельного рабочего.
Учет выработки продукции и выполненных работ ведут мастера, начальники участков, другие работники, на которых возложены эти обязанности в зависимости от организации производства.
Сдельную заработную плату, премии с учетом КТУ или КТВ рассчитывает экономист по труду, нормировщик или бухгалтер. Ведомость подписывает мастер (начальник цеха), бригадир и экономист по труду.
Согласно нашей бригадной ведомости зразы с сыром изготавливались 2, 5, 9 и 11 мая. Всего за отчетный период (в данном случае полмесяца — это удобно для расчета и выплаты аванса) изготовили 1900 кг указанных мясных полуфабрикатов.
В графе «Карта сдельной расценки» ссылаются на документ, на основании которого утверждена сдельная расценка и в котором должно быть обоснование применяемых норм времени, сдельных расценок, указано, для каких условий рассчитаны нормативы — оборудование, количество рабочих, рецептуры, ингредиенты и т. п.
Расценка на единицу в данном случае приведена на 1 кг выпущенной продукции.
В пищевой промышленности расценку (норму времени) часто устанавливают из расчета на 100 кг.
Сумма сдельной заработной платы рассчитывается умножением количества выработанных полуфабрикатов (графа «Всего») на «Расценку на единицу».
По мясным полуфабрикатам «Зразы с сыром» применена карта сдельной расценки 10, расценка за единицу — 5 руб., соответственно за выполненный объем работ бригаде полагается:
1900 кг × 5 руб. = 9500 руб.
Всего за отчетный период бригаде начислена сдельная заработная плата 87 960,00 руб.
На оборотной стороне ведомости приводится «Бригадный расчет» — распределение сдельной заработной платы и премии между членами бригады.
В нашем случае Положением по премированию установлено, что при КТУ = 1 премия составляет 10 % к сдельной заработной плате.
Бригаде установлен КТУ в размере 0,8 из-за нарушений трудовой дисциплины и нарушений по качеству. Значит, сумма премии к распределению составляет:
8796 × 0,8 = 7036,80 руб.
Всего между членами бригады необходимо распределить:
87 960 + 7036,8 = 94 996,8 руб. общего заработка.
В табеле бригадного расчета по числам месяца для каждого члена бригады вносят фактически отработанные часы.
К сведению
Учет по бригадной ведомости не отменяет ведение табеля установленной формы, в котором фиксируются также невыходы по причинам (командировки, болезнь, отпуск и т. д.).
КТВ зависит от вклада каждого члена бригады в общий результат, нарушений или, наоборот, инициатив.
В представленной бригадной ведомости сдельная заработная плата и премия распределены пропорционально:
В качестве примера рассмотрим порядок расчета заработной платы оператора линии Фролова А. П.
Коэффициент распределения составляет:
2 (разряд) × 82 (часы) × 1 (КТВ) = 164.
Сдельная зарплата:
87 960 × 164 / 1990,9 = 7245,69 руб.
7036,8 × 164 / 1990,9 = 579,66 руб.
Всего зарплата Фролова А. П.:
7245,69 + 579,66 = 7825,34 руб.
По результатам распределения наименьшая зарплата начислена Белоусовой Л. Д. — она отработала меньше всего часов (37), имеет низкий КТВ (0,5) и второй разряд.
Максимальная зарплата — 15 288,05 руб. — начислена Пановой М. Т. Это объясняется большим количество отработанных часов — 89, высоким КТВ — 1,2, третьим тарифным разрядом.
Мухина Е. Н. и Маслова Н. Н. отработали по 87 ч, у обеих 2-й разряд, но за счет разницы в КТВ — 1,2 и 1,0 соответственно — разница в зарплате составила 1660,50 руб.
К сведению
В зависимости от каких факторов распределять сдельную зарплату, премию, каждая компания устанавливает самостоятельности в Положениях об оплате труда, о премировании и т. п.
Размер премии может быть разным в каждом месяце в зависимости от результатов работы компании в целом.
По результатам обработки первичных документов в ПЭО формируют накопительные ведомости , которые:
Оптимальный вариант — необходимая форма печатается автоматически по запросу пользователя после ввода в базу данных ведомостей по учету выполненных работ.
Накопительная ведомость трудозатрат по видам продукции полезна для анализа зарплаты по видам продукции, калькулирования себестоимости.
В графе «Основная зарплата» указывается сдельная зарплата из ведомостей учета (индивидуальной, бригадной); в графе «Дополнительная зарплата» — премии, доплата за вредность и пр.
На предприятиях важно контролировать, как соблюдаются нормы времени, особенно в условиях сдельной оплаты труда.
Ведомость контроля нормативов времени формируется на основании бригадных ведомостей в целом по подразделению (цеху, участку, бригаде) и позволяет рассчитать процент выполнения норм времени.
Нормативное время на единицу продукции (в нашем случае на 100 кг, графа 4) указывается согласно картам сдельных расценок.
Поскольку зафиксирован объем продукции (графа 2), можно рассчитать норму времени на объем работ, который был выполнен бригадой, — графа 5. Фактическое отработанное время известно из табеля.
Процент выполнения норм рассчитан в целом за смену (рабочий день). Так, за 02.05.2017, исходя из объема выполненных работ, нормативное время — 108,75 ч. По факту бригада выполнила объем за 73 ч. Экономия — 35,75 ч.
Рассчитаем процент выполнения норм:
108,75 / 73 × 100 = 148,97 % — достаточно высокий.
Это может говорить о качественной организации труда в бригаде, малых потерях подготовительно-заключительного времени при переходе с одной продукции на другую.
Но экономисту следует обратить внимание на то, что при изготовлении трех видов продукции — зразы с сыром, люля-кебаб мясной экзотический, котлеты мясные «Татарские» — всегда высокий процент выполнения норм. Значит, необходимо:
В целом за месяц процент перевыполнения норм составил 115,33 %. Экономисту необходимо проверить, вписывается ли данный процент в лимиты на допустимые проценты перевыполнения (или недовыполнения) норм.
Процент выполнения норм 115,33 %, как правило, считают нормальным.
Обратите внимание!
Документальная проверка выполнения норм времени отдельными рабочими возможна только в случае, если рабочий выполняет отдельную операцию, например приготовление фарша, а его объем работ закрывают индивидуальными ведомостями учета выполненных работ.
На выполненный объем работ (приготовление фарша для котлет мясных «Охотничьих», котлет мясных «Славянских», зраз рубленых с грибами) Ветрова А. П. затратила 8 ч (графа 5) при норме времени 9,9 ч. (графа 7). Процент выполнения норм за 02.05.2017 — 123,75 %. В целом за месяц Ветрова А. П. выполняет нормы времени на 109,33 %.
По результатам контроля норм видно, что как при индивидуальном, так и при бригадном учете выработке продукции нормы труда перевыполняются. Это свидетельствует о высоком уровне организации труда:
Конечно, необходимо исключить ситуацию с ошибочными или устаревшими нормами времени.
Документы по учету зарплаты не должны ограничиваться учетной функции. На основе информации из них важно вести контроль фонда оплаты труда, контроль затрат на оплату труда, включаемых в себестоимость выпущенной продукции, выявлять недочеты в организации производства.
Всего за отчетный период (в данном случае полмесяца - это удобно для расчета и выплаты аванса) изготовили 1900 кг указанных мясных полуфабрикатов. В графе «Карта сдельной расценки» ссылаются на документ, на основании которого утверждена сдельная расценка и в котором должно быть обоснование применяемых норм времени, сдельных расценок, указано, для каких условий рассчитаны нормативы - оборудование, количество рабочих, рецептуры, ингредиенты и т. п. Расценка на единицу в данном случае приведена на 1 кг выпущенной продукции. В пищевой промышленности расценку (норму времени) часто устанавливают из расчета на 100 кг. Сумма сдельной заработной платы рассчитывается умножением количества выработанных полуфабрикатов (графа «Всего») на «Расценку на единицу».
В постановлении № 1 указано, что “на работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются”. Про возможность не составлять платежную ведомость при выплате заработной платы отдельному сотруднику по расходному ордеру не сказано. Из этого можно сделать вывод, что, даже если в платежную ведомость на выплату заработной платы наличными из кассы включен только один работник, выдача должна производиться именно по ведомости, а не по расходному ордеру, оформленному на имя работника.
III) Лицевой счет за календарный год (по каждому работнику) - формы № Т-54 или Т-54а (в последнем случае должны быть распечатаны и вклеены в форму расчетный листки за каждый месяц). IV) Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику - форма № Т-60 (на каждому факту предоставления отпуска).
Индивидуальная ведомость учета выполненных работ Применяется для учета выработки и начисления заработной платы отдельно по каждому рабочему. Оформляется за любой удобный (принятый в компании) период. Индивидуальная ведомость позволяет учитывать объем выполненных работ по видам продукции.
В свою очередь, каждой продукции соответствует своя рецептура, технологический процесс, сдельные расценки. В ведомости указывается объем выполненной работы (графы 4–11) по датам (графа 2). Так, 02.05.2017 цех изготавливал котлеты мясные «Охотничьи», котлеты мясные «Славянские» и зразы рубленые с грибами.
Объем приготовленного фарша указан в графах 4, 5, 10. Объемы работ за каждый день просуммированы в графе «Итого». Всего за 02.05.2017 объем работы - 300 кг. Сумма заработной платы (строка «Сумма, руб.») получена умножением данных графы «Итого» на данные графы «Расценка».
Формовка изделий из приготовленного фарша, теста. 4. Замораживание мясных полуфабрикатов в низкотемпературных холодильных камерах. 5. Упаковка и маркировка замороженных полуфабрикатов. 6.
Хранение продукции в холодильных камерах до их отгрузки. Каждая стадия требует затрат на оплату труда. Экономисту необходимо согласовать с руководством, как каждый этап технологического процесса будет оформляться:
К сведению Как правило, на производственных линиях объем выполненной работы относится на бригаду.
Перечень форм:
Краткая характеристика документов для учета заработной платы работников Табельный учет в организации ведется за всеми работниками предприятия.
Однако, для выполнения требования законодательства о первичных документах одна из форм - Т-49 или Т-51 должна быть в наличии. Соответственно, если вы выдаете заработную плату наличными из кассы, то выдача производится по платежной ведомости (форма Т-49 или Т-53) и также необходимо вести журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а). Обратите внимание, Трудовой кодекс устанавливает только две возможных формы оплаты труда: в денежной форме в валюте РФ (в рублях) и в неденежной форме (не более 20% от начисленной месячной заработной платы) (ст.131 ТК РФ).
При этом денежные средства допускается перечислять на указанный работником счет в банке (при соответствующем условии в коллективном или трудовом договоре) (ст.136 ТК РФ).
По факту бригада выполнила объем за 73 ч. Экономия - 35,75 ч. Рассчитаем процент выполнения норм: 108,75 / 73 × 100 = 148,97 % - достаточно высокий. Это может говорить о качественной организации труда в бригаде, малых потерях подготовительно-заключительного времени при переходе с одной продукции на другую. Но экономисту следует обратить внимание на то, что при изготовлении трех видов продукции - зразы с сыром, люля-кебаб мясной экзотический, котлеты мясные «Татарские» - всегда высокий процент выполнения норм. Значит, необходимо:
В целом за месяц процент перевыполнения норм составил 115,33 %.
Если табель ведется по форме № Т-12, то сведения о начисленных суммах могут быть занесены непосредственно в эту форму, в этом случае отдельная расчетная ведомость не составляется. 4. При необходимости (т.е. при использовании на предыдущем этапе формы № Т-51) составляется платежная ведомость по форме № Т-53. 5. Рассчитывается сумма страховых взносов по каждому работнику в специальном регистре (пп.2 п.2 ст.28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»). 6. Сводятся (собираются) в один регистр страховые взносы по всем работникам за месяц.
Чиновники разрешили часть документов хранить только в электронном виде, но добавили новые, которые нужно распечатывать. Мы поможем разобраться, какие документы вести и хранить на компьютере, а какие нужно выводить ежемесячно, в конце года или по требованию контролеров. Что грозит, если нет распечаток Если бухгалтер не может предъявить первичные документы или учетные регистры, инспектор оштрафует его на сумму до 20 000 руб.
либо дисквалифицирует (ст. 15.11
КоАП РФ). Судьи в таких вопросах поддерживают контролеров (решение Московского городского суда от 20.04.2017 по делу № 7-4792/2017). Компании грозит штраф 20% неуплаченных налогов и взносов, но не менее 40 000 руб., если документов или регистров нет (п. 1-3 ст. 120 НК РФ). Какие электронные документы безопаснее иметь на бумаге Любой документ за свою «жизнь» проходит четыре этапа.
Документ создают, ведут, хранят, уничтожают.
Это может быть главный бухгалтер или бухгалтер по кадрам. ВНИМАНИЕ! Ведомость не будет действительна без печати организации на последней странице. Кстати, по нормам допустимо заполнять столько строк ведомости, сколько необходимо.
У нее может быть два, три, четыре и более листов, составленных согласно образцу табличной части бумаги. Работник перед получением заработной платы имеет право в любой момент ознакомиться со сформированным документом. Нюансы заполнения Табельный номер работника при заполнении автоматически берется из его личной карточки.
Бумага может быть распечатана в единственном экземпляре. Она помещается в архив организации. Никаких исправлений на уже заполненной бумаге быть не должно. Все необходимые корректировки выполняются в электронном виде.
Т-54) переносятся данные о количестве отработанных дней (часов), использованных отпусках, переводах, увольнении, изменениях в оплате труда (сверяются с данными соответствующих приказов, предоставляемых кадровой службой). 2.2. Рассчитываются отклонения (на основании уже имеющихся данных в лицевом счете сотрудника по начислениям за предшествующие периоды): отпускные (расчет ведется в форме № Т-60), больничные листы (ввиду отсутствия специального документа, видимо, предполагается, что расчет ведется в самом больничном листе), средний заработок, например, за время нахождения в командировке или в других случаях, предусмотренных законодательством (для этого вида расчета также не предусмотрено специальной формы расчета, видимо, по мысли законодателя, расчет ведется “на бумажке”), компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении (расчет ведется в форме № Т-61). 2.3.
Кем подписывается На распечатанном документе обязательно должна быть указана должность, подпись и расшифровка подписи того должностного лица, которое составляло документ.
В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.
Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.
Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.
При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.
Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.
Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.
Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.
Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).
На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.
Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.
На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.
Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.
Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо - постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.
Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.
В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.
Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.
ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.
В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».
Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:
1. По учету кадров:
2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:
1. Трудовым кодексом:
2. Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»
3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках».
Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации.
В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.
Другие локальные нормативные положения:
Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:
Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.
В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя , осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.
В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то
руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе - по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).
Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании.
Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:
Акты о несчастных случаях.
Срок хранения 75
лет.
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.
Срок хранения 75
лет.
В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И СОХРАННОСТИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
В случае отсутствия утвержденных организацией в обязательном порядке кадровых документов, проверяющий инспектор по труду может привлечь организацию к административной ответственности.
Так, в соответствии со ст.5.27 КоАП РФ, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:
В соответствии со ст.13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относятся: трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и т.п.) влечет:
Это же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
В соответствии со ст.137 УК РФ, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений:
Жалобы сотрудников может рассматривать Прокуратура совместно с Трудовой инспекцией.
При повременной форме оплаты работникам на основании личной карточки работника, в которой указывается размер тарифной ставки или оклада, размер надбавки к зарплате (в процентах или сумме), а также на основании данных первичных документов по учету фактически отработанного времени формы N Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» или формы N Т-13 «Табель учета использования рабочего времени» производится начисление заработной платы: в «Расчетно-платежной ведомости» (ф. № Т-49); в «Расчетной ведомости» (ф. № Т-51); в «Платежной ведомости» (ф. № Т-53). Расчет заработка при сдельной форме оплаты труда осуществляется по документам о выработке. Учет выработки рабочих в организациях ведут мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности.
Этот документ применяется для определения заработной платы и других выплат сотруднику при прекращении трудового договора. Для учета фактически отработанного времени используются табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13).
Внимание
Эти формы являются основными первичными документами при расчете заработной платы. При использовании формы № Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счете (ф.
Однако, для выполнения требования законодательства о первичных документах одна из форм - Т-49 или Т-51 должна быть в наличии. Соответственно, если вы выдаете заработную плату наличными из кассы, то выдача производится по платежной ведомости (форма Т-49 или Т-53) и также необходимо вести журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а).
Обратите внимание, Трудовой кодекс устанавливает только две возможных формы оплаты труда: в денежной форме в валюте РФ (в рублях) и в неденежной форме (не более 20% от начисленной месячной заработной платы) (ст.131 ТК РФ). При этом денежные средства допускается перечислять на указанный работником счет в банке (при соответствующем условии в коллективном или трудовом договоре) (ст.136 ТК РФ).
Инфо
Ее должен утвердить своим приказом руководитель компании. Фактическую выдачу заработной платы осуществляет кассир.
Если табель ведется по форме № Т-12, то сведения о начисленных суммах могут быть занесены непосредственно в эту форму, в этом случае отдельная расчетная ведомость не составляется. 4. При необходимости (т.е. при использовании на предыдущем этапе формы № Т-51) составляется платежная ведомость по форме № Т-53.
5. Рассчитывается сумма страховых взносов по каждому работнику в специальном регистре (пп.2 п.2 ст.28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»).
6. Сводятся (собираются) в один регистр страховые взносы по всем работникам за месяц.
В зависимости от размера предприятия он может вестись как по отдельным подразделениям, так и по предприятию в целом. У каждого сотрудника имеется личный уникальный табельный номер, который фигурирует во всех документах по начислению заработной платы.
Суть составления табелей состоит в регистрации всех явок, опозданий или для учета сверхурочных работ. Ведет этот табель руководитель подразделения или другие работники, на которых возложили эту обязанность.
Все правильно оформленные документы попадают в бухгалтерию. Там работник рассчитывает сумму зарплаты к выдаче. Все расчеты по зарплате ведутся в расчетно-платежной ведомости.
В некоторых организациях составляют отдельные два документа по начислению заработной платы – расчетную ведомость и платежную ведомость.В первом из них осуществляется исключительно расчет, а во втором указываются только ФИО, табельный номер и сумма к выплате.
Прежде всего отмечу, что к документам, регулирующим учет заработной платы на предприятии относятся:
Оплата труда - отношения между работодателями и работниками, закрепленные законами и трудовыми договорами, согласно которым работодатель обеспечивает работникам выплаты за их труд. Заработная плата - вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера.
Оплата труда бывает основная и дополнительная. Основная оплата труда - оплата за отработанное время либо за количество работ.
Если бухгалтер использует форму лицевого счета N Т-54а, которая содержит только условно-постоянные реквизиты работника, то сведения по расчету зарплаты необходимо ежемесячно вкладывать в лицевой счет. Состав и перечень учетных регистров синтетического учета при журнально-ордерной форме, учета ограничиваются следующими журналами-ордерами: 1) оборот по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» находит отражение в журналах-ордерах № 10 и №10/1. В разделе I журнала-ордера № 1.0 «Издержки производства» отражаются суммы начисленной заработной платы, включаемые в себестоимость продукции (работ, услуг), т. е. отнесенные в дебет счетов 20,23,25,26,28 и в кредит счета 70. В журнале-ордере № 10/1 отражаются суммы, начисленные за счет других источников, отнесенные в дебет счетов 08,44,69,91 и др4 2) оборот по дебету счета 70, т. е.
Для расчета заработной платы и произведение удержаний Госкомстатом России установлено несколько форм документов: расчетные и расчетно-платежные ведомости, а также лицевые счета работников. При расчете заработной платы на компьютере вся информация о работниках хранится в соответствующей информационной базе, и программное обеспечение позволяет выдавать результаты расчета заработной платы в виде любой из этих форм.
А при расчете заработной платы вручную использование той или иной унифицированной формы вызвано спецификой организации работ. Все эти формы содержат, по существу, одну и ту же информацию, но сгруппирована она по-разному. Если надо рассчитать заработную плату всех сотрудников за месяц и выдать ее, то используется расчетно-платежная ведомость (форма N 49). Кроме того, расчетно-платежная ведомость служит еще регистром аналитического учета расчетов с работниками по оплате труда.
При приеме работника на работу по трудовому договору (контракту) оформляется приказ о приеме на работу: форма N Т-1 — для одного работника или Т-1а — для нескольких работников (Приложение 1). Подписанный руководителем приказ объявляется работнику под расписку, а его копия передается в бухгалтерию. На основании приказа вносится соответствующая запись в трудовую книжку, заполняется личная карточка (форма N Т-2) (Приложение 2) и открывается лицевой счет работника (форма N Т-54) (Приложение 3). Из этого приказа бухгалтер определяет, с какого числа будет начисляться зарплата работнику и каким образом будет оплачиваться его труд. Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации применяется штатное расписание (форма N Т-3).
Важно
Если для исправления брака, допущенного по вине рабочих, требуются только их трудовые затраты, то акт не составляется и наряд на исправление брака не выписывается, но работы принимаются лишь после его исправления. Если же брак исправляется другим работником, не являющимся виновником этого брака, то на такую работу выписывается обычный наряд, на котором ставится отметка «Исправление брака».
остается открытым
Могут быть не учтены новые законодательные требования, которые предъявляются к конкретному документу. В связи с этим, при разработке самостоятельных форм, рекомендуется обратиться к грамотному специалисту, осведомленному в широком спектре законодательных вопросов.
Перечень форм:
Табельный учет
В Т-53а
В Т-54
При увольнении сотрудника
&ТЕМА 3. УЧЁТ РАСЧЁТОВ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА И СОЦИАЛЬНОМУ СТРАХОВАНИЮ
Вопрос 1. Учет расчётов с персоналом по оплате труда
Первичные документы, учётные регистры и отчёты
Порядок учёта расчётов по оплате труда
Учет личного состава работников осуществляет отдел кадров. Приказы руководителя содержат информацию о размере оклада или тарифа. Бухгалтерия открывает на каждого работника лицевой счёт (Т-54), где указаны:· табельный номер работника; · специальность (должность); · квалификация (оклад); · дата поступления на работу;· общий трудовой стаж.
Расчёты с персоналом по оплате труда включают 3 процесса: 1) начисление зарплаты; 2) удержания из зарплаты; 3) выдача зарплаты.
1. Начисление заработной платы
При повременной оплате заработок начисляют по окладам или тарифам за фактически отработанное время с учетом квалификации работника или занимаемой должности. Основной документ для начисления повременной оплаты – табель учёта рабочего времени .
При сдельной форме заработок зависит от количества изготовленной продукции и установленных расценок . Универсальным документом для оплаты сдельной работы является наряд – индивидуальный или бригадный. В серийном производстве применяют маршрутные листы , которые выписывают заранее на определенную партию изделий. В них последовательно отмечают передачу изделий от одного рабочего к другому по всей технологической цепочке.
Доплаты и надбавки к заработной плате.
Ночные. Ночным считается время с 22-00 до 6-00 (ст.96 ТК). Это время фиксируется в табелях итогами за месяц. Оплату в ночное время устанавливают по условиям коллективного договора (ст.154 ТК).
Сверхурочные. Продолжительность трудовой недели не может превышать 40 часов (ст.91 ТК), а продолжительность трудового дня определяется условиями коллективного договора. Оплата за первые 2 часа сверхурочных работ – в 1,5-ом размере, последующие часы – в двойном размере (ст. 152 ТК).
Выходные и праздничные – подлежат оплате в двойном размере или оговаривается предоставление другого выходного дня (ст. 153 ТК).
Простой – это время вынужденного перерыва в работе, когда рабочие находятся на предприятии, но не могут быть использованы. Простой по вине рабочего не оплачивается. Простой по вине администрации или внешним причинам оплачивается в размере 2/3 тарифной ставки (если работник письменно предупредил работодателя о начале простоя), оформляется листком о простое (ст. 157 ТК).
Оплата бракованной продукции . Брак – это продукция, не отвечающая требованиям стандартов и технических условий. Брак бывает частичный (исправимый) и полный (неисправимый). На обнаруженный брак составляется акт. Полный брак по вине рабочего оплате не подлежит, с виновного удерживается сумма ущерба. Проводка: ______________________
Частичный брак по вине рабочего оплачивается по пониженным расценкам. Брак, допущенный не по вине рабочего, оплачивается наравне с годными изделиями. Исправление брака сопровождается начислением зарплаты за исправление. Проводка: _____________________
Начислениями за фактически непроработанное время в бухгалтерском учёте также условно именуют заработной платой и регистрируют на счёте 70. К этой категории начислений относят отпускные и больничные.
Порядок расчёта отпускных
Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней. Работодатель имеет право установить дополнительный отпуск отдельным категориям работников в соответствии с коллективным договором – максимальным пределом он не ограничивается. Основанием для расчета отпускных является приказ руководителя о предоставлении работнику очередного отпуска.
Для определения суммы отпускных применяется порядок, основанный на расчёте среднего заработка . В расчёт среднего заработка включаются только те выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда в организации. При этом не принимаются к расчёту: больничные, разовые премии, материальная помощь, подарки к праздникам и юбилеям.
1. Определяем зарплату работника за 12 месяцев, предшествующих отпуску:
Как быть, если работник болел? Рабочие дни в не полностью отработанных месяцах переводим в календарные при помощи коэффициента 1,4.
3. Рассчитываем сумму отпускных. Среднедневной заработок умножаем на количество дней отпуска:
Отпускные, как правило, выплачиваются в летнее время. Для равномерного включения этих сумм в издержки в течение года организация может создавать резервы.
Синтетический учёт резерва для отпускных ведётся на счете 96 «Резервы предстоящих расходов и платежей».
Начисление резерва означает создание предварительного источника финансирования для отпускных: суммы резерва включаются в себестоимость продукции ежемесячно равными долями еще до фактического расхода средств на начисление отпускных.
Порядок расчёта больничных (пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам)
Основанием для расчёта больничных является табель учёта рабочего времени и листок о временной нетрудоспособности. С 2007 г. пособие выплачивается не только по месту основной работы, но и по совместительству.
Пособие по временной нетрудоспособности, беременности и родам исчисляется исходя из среднего заработка за ________, предшествующих месяцу наступления нетрудоспособности.
1. Определяем зарплату работника за ___________, предшествующих болезни:
2. Определяем среднедневной заработок:
Умножаем среднедневной заработок на поправочный коэффициент Кст в зависимости от страхового стажа (общего стажа работы):
Независимо от стажа Кст = 1,0: при наличии 3-х детей, инвалидам ВОВ, при производственном увечье, для пособия по беременности и родам.
4. Определяем размер пособия, умножением среднедневного заработка на количество дней болезни:
5. Сравниваем с суммой максимального пособия, выбираем меньшую:
6. Определяем величину пособия, оплачиваемую работодателем:
Проводка:
7. Определяем величину пособия, оплачиваемую Фондом социального страхования:
Проводка:
Таблица 10
предусмотрен НК, гл. 23.
Пример расчета НДФЛ:
1) Определяем совокупный доход (СД) работника по все видам начислений:
2) Определяем налоговые вычеты: стандартные (СНВ), социальные, имущественные:
3) Исключаем налоговые вычеты из совокупного дохода:
4) Рассчитываем сумму налога на доходы физических лиц по ставке 13%:
На сумму начисленного налога составляем проводку _______________________
Удержания по исполнительным листам.
Исполнительный лист – это постановления судебных и административных органов по удержанию алиментов, штрафов и взысканий. Бухгалтерия регистрирует исполнительные листы и делает пометку в лицевом счете работника.
Алименты удерживаются с суммы зарплаты (после удержания налогов), больничных, а также с суммы пенсий, стипендий.
Проводка ________________
Выдача заработной платы
Для организации расчетов с каждым работником бухгалтер составляет специальный регистр – расчетную ведомость. Это регистр аналитического учета, так как ведут его по каждому табельному номеру.
Расчетная ведомость содержит 3 раздела: «Начислено», «Удержано», «К выдаче».
Возможны 2 варианта оформления расчетов:
1) расчетно-платежная ведомость – в одном документе производится и расчет, и выдача зарплаты под роспись;
2) расчетная ведомость + платежная ведомость + расчетный листок для каждого работника.
На работников, получающих заработную плату с применением платёжных карт, составляют только расчетную ведомость.
Зарплату наличными выдают в установленные дни кассир или раздатчики. По истечении пяти дней кассир построчно проверяет и суммирует выданную зарплату, а против фамилий не получивших ставит «депонировано».
«Депонировать» означает отдавать на хранение, сохранять. Неполученная зарплата должна быть сохранена в течение определенного времени. Кассир составляет реестр невыданной зарплаты и передает его в бухгалтерию вместе с платёжной ведомостью. Суммы невостребованной зарплаты кассир сдаёт в банк на расчётный счёт с указанием «депонированные суммы», чтобы банк хранил их отдельно и не мог использовать на прочие выплаты организации.
Суммы депонированной зарплаты организация обязана хранить в течение 3-х лет. Если за этот срок они не востребуется, то их следует отнести на прочие доходы.
Проводки:
Зарплата безналичными выплачивается в случае перечисления денежных средств на лицевые счета работников в банке, в том числе на карточные счета.
Вопрос применения унифицированных или их самостоятельно разработанных, в сфере трудовых отношений пока остается открытым , поэтому рекомендуется придерживаться специально разработанных форм еще в 2004 году.
Ведь со стороны контролирующих органов могут возникнуть притязания, ведь при самостоятельной разработке форм могут быть не учтены новые законодательные требования, которые предъявляются к конкретному документу.
В связи с этим, при разработке самостоятельных форм, рекомендуется обратиться к грамотному специалисту, осведомленному в широком спектре законодательных вопросов.
Поэтому основные документы по учету заработной платы, действующие на российских предприятиях, целесообразнее всего рассматривать в свете Постановления №1 от 05 января 2004 года Госкомстата России .
Перечень форм:
Табельный учет в организации ведется за всеми работниками предприятия. В зависимости от размера предприятия он может вестись как по отдельным подразделениям, так и по предприятию в целом. У каждого сотрудника имеется личный уникальный табельный номер, который фигурирует во всех документах по начислению заработной платы.
Суть составления табелей состоит в регистрации всех явок, опозданий или для учета сверхурочных работ. Ведет этот табель руководитель подразделения или другие работники, на которых возложили эту обязанность. Все правильно оформленные документы попадают в бухгалтерию. Там работник рассчитывает сумму зарплаты к выдаче.
Все расчеты по зарплате ведутся в расчетно-платежной ведомости
. В некоторых организациях составляют отдельные два документа по начислению заработной платы - расчетную ведомость и платежную ведомость.
В первом из них осуществляется исключительно расчет, а во втором указываются только ФИО, табельный номер и сумма к выплате. Второй документ является своеобразной распиской в получении заработной платы.
В Т-53а регистрируются ведомости за один календарный год.
В Т-54 отражаются ежемесячные сведения о заработной плате, полученной работником в течение года, там содержаться записи всех начислений и удержаний. В следующем документе по учету заработной платы — записке-расчете на предоставление ежегодного отпуска работнику производится расчет положенной заработной платы и др. положенных выплат при уходе в отпуск.
При увольнении сотрудника в организации составляется Т-61. Сам документ составляется кадровым работником, а расчет производится в бухгалтерии. Учитываются дни, за которые не был взят отпуск и производится компенсация, либо удержания из зарплаты, если отпуск брался авансом.
Последний документ из этого перечня составляется при оформлении выполненных работ, которые выполнялись по трудовому соглашению, заключенному на определенный срок. Этот акт является основанием для полного или частичного расчета по выполненным работам.
Документы для учета труда и заработной платы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Унифицированные формы документов по учету труда, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.
Кроме унифицированных форм документов в организации следует разработать и другие документы, регулирующие трудовые отношения, так называемые локальные нормативные акты (далее — ЛНА). Большинство документов являются обязательными для каждой организации. Так, например, при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).
Если в организации есть отдел кадров или специалист по кадрам, то большинство документов оформляются ими, в других случаях обязанности по ведению кадровых документов возлагаются на бухгалтера.
Характеристики некоторых документов, которые обязательно должны присутствовать в каждой организации, приведены в таблице.
Наименование документа |
Нормативный акт | Цель создания документа |
Срок хранения документа |
1. Правила внутреннего трудового распорядка (ЛНА) |
Статья 189 ТК РФ | Регламентируют порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя |
Постоянно |
2. Положение о защите персональных данных работников (ЛНА) |
Статья 86 ТК РФ | Регламентирует порядок обработки персональных данных работника (получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника) |
Постоянно |
3. Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании (ЛНА) |
Статья 135 ТК РФ | Установка системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования |
Постоянно |
4. Инструкция (Положение) по охране труда (ЛНА) |
Статья 212 и другие статьи разд. Х ТК РФ |
Устанавливает требования охраны труда в организации на основе государственных нормативных требований, в том числе стандартов безопасности труда |
Постоянно |
5. Журнал учета инструктажа по технике безопасности |
Статьи 214, 225 и другие статьи разд. Х ТК РФ |
Подтверждает выполнение требования об ознакомлении работодателем работников с требованиями охраны труда |
10 лет |
6. Приказы по кадрам (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, направление в командировку и т.д. — унифицированные формы) |
Статьи 68, 72.1, 84.1, гл. 19 ТК РФ, п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749) и т.д. |
Применяются для учета работников и рабочего времени |
Постоянно |
7. Трудовые договоры | Раздел III ТК РФ | Регламентируют трудовые отношения, возникшие между работодателем и работником |
75 лет |
8.
2.1.5 Первичные документы по учёту труда и его оплаты.Должностные |
Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 |
Определяют трудовую функцию работника, его должностные обязанности, предел ответственности, квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности |
Постоянно |
9. Приходно- расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее |
Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (Инструкция по заполнению трудовых книжек) |
В книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка. Ведется в бухгалтерии |
5 лет |
10. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них |
Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (Инструкция по заполнению трудовых книжек) |
В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Ведется кадровой службой или уполномоченным лицом |
75 лет |
11. Трудовые книжки | Статья 66 ТК РФ, Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (Инструкция по заполнению трудовых книжек), Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 |
Основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника |
До востребования работником |
12. Штатное расписание (форма N Т-3) |
Статья 57 ТК РФ | Приведение в соответствие с уставом организации ее структуры, штатного состава и численности работников |
Постоянно |
13. Табель учета рабочего времени (формы N Т-12, N Т-13) |
Часть 3 ст. 91 ТК РФ |
Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду |
5 лет, при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет |
14. График отпусков (форма N Т-7) |
Статья 123 ТК РФ | Для планирования времени предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам на следующий календарный год и для отражения сведений о времени распределения фактического предоставления по месяцам отпусков |
1 год |
15. Личная карточка работника (форма N Т-2) |
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 |
Основной документ унифицированного первичного учета персональных данных работника |
75 лет |
16. Расчетно- платежная (форма N Т-49) или расчетная ведомость (форма N Т-51) и платежная ведомость (форма N Т-53) |
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 |
Применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации |
5 лет. При отсутствии лицевого счета (форма N Т-54) — 75 лет |
17. Лицевой счет (форма N Т-54) |
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 |
Применяется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года |
75 лет |
18. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60) |
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 |
Применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска |
5 лет |
19. Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-61) |
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 |
Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора |
5 лет |
20. Командировочное удостоверение (форма N Т-10) |
Пункты 6, 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749) |
Подтверждает срок пребывания работника в командировке |
5 лет после возвращения из командировки |
21. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а) |
Пункты 6, 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749) |
Определяется цель командировки работника |
5 лет. Для долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет |
22. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации |
Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н |
Учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации |
5 лет |
23. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы |
Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н |
Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы |
5 лет |
24. Расчетный листок | Статья 136 ТК РФ | Информирует каждого работника в письменной форме о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате |
Выдается работнику при выплате заработной платы |
Этот список может быть дополнен в зависимости от специфики деятельности организации и условий труда в ней.
Так, при наличии системы обучения сотрудников организации следует разработать положение о системе обучения, а при проведении аттестации — положение об аттестации работников.
Если специфика работы в организации связана с вредными или опасными условиями труда, то также разрабатываются специальные обязательные документы. К ним относятся:
списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда;
списки работников, уходящих на льготную пенсию;
инструкции по охране труда по профессиям;
журнал учета инструктажа (ознакомления с инструкциями) и т.д.
При особой специфике деятельности организации должно быть разработано положение об охране коммерческой тайны.
Если работа в организации осуществляется по сменному принципу, то необходим график сменности.
При наличии ненормированного рабочего дня следует утвердить перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем.
Напоминаем, что наличие коллективного договора между работниками и работодателями не является обязательным условием (ст. 9 и гл. 7 ТК РФ).
Отсутствие обязательных документов по труду и его оплате, нарушения порядка работы с ними, а также правил их ведения приравниваются к нарушениям в сфере трудового законодательства.
Согласно ст. 419 ТК РФ "лица, виновные в нарушении трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами".
Административная ответственность предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ:
"1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда —
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет".
И.Каганова
Перечисление денежных средств на пластиковые карты — распространенный и удобный способ выдачи заработной платы, который используется во многих бюджетных учреждениях, в том числе и в учреждениях физической культуры и спорта. За изготовление карт, ведение счетов кредитные организации устанавливают комиссию.
Осуществление такого рода выплат вызывает у бухгалтеров вопросы: за счет чьих средств оплачивать изготовление пластиковых карт и комиссию по ведению счетов? Как данные выплаты отражать в учете? В статье мы ответим на эти вопросы.
Выплату заработной платы работнику учреждение может осуществлять:
Выдача заработной платы сотрудникам бюджетных учреждений путем перечисления ее на пластиковые карточки встречается все чаще. Данная форма оплаты труда имеет ряд преимуществ:
Перечисления зарплаты на пластиковые карточки производятся по письменному заявлению сотрудника. Далее учреждение заключает с банком договор об открытии банковского счета (ст. 846 ГК РФ). Для оформления договорных отношений с выбранным банком-эмитентом организация должна представить пакет документов, который, как правило, включает:
После заключения договора банк открывает каждому работнику специальный счет, на который и будет зачисляться его заработная плата, а также изготавливает и выдает банковские пластиковые карты.
Расчетная пластиковая карта — банковская карта, выданная владельцу денежных средств на банковском счете, использование которой позволяет ее держателю, согласно условиям договора между банком-эмитентом и клиентом, распоряжаться денежными средствами, находящимися на его счете, в пределах расходного лимита, установленного эмитентом, для оплаты товаров и услуг и (или) получения наличных денежных средств (п. 1.5 Положения N 266-П <1>). При выдаче таких карт банки обычно взимают плату за оформление карточек, а также за услуги по их годовому обслуживанию.
<1> Положение об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утв. ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П.
При оплате труда с использованием пластиковых карт работодатель так же, как и при наличной оплате, выдает сотруднику расчетный листок. Согласно ст. 136 ТК РФ работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний.
Зарплата сотрудников перечисляется на карточные счета одним платежным поручением, к которому прилагается реестр, содержащий реквизиты банка, фамилии, имена и отчества сотрудников, номера их счетов и суммы перечислений. Заработная плата при безналичной форме ее перечисления считается выплаченной работнику в момент зачисления денежных средств на его банковский счет. Следовательно, работодателю необходимо заранее, как минимум за два дня до даты выплаты заработной платы, установленной правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором, отправить платежное поручение на ее перечисление в банк.
Денежные средства клиента банки обязаны перечислить не позднее следующего операционного дня после получения соответствующего платежного документа, если иное не предусмотрено законодательством или платежным документом (ст. 31 Закона РФ N 395-1 <2>).
<2> Федеральный закон от 02.12.1990 N 395-1 "О банках и банковской деятельности".
При перечислении заработной платы сотрудников на пластиковые карточки возникает вопрос: за счет чьих средств (работников или организации) оплачивается стоимость пластиковой карточки и услуги банка по ее годовому обслуживанию. В бюджетных учреждениях, в том числе и в учреждениях физической культуры и спорта, финансируемых за счет средств федерального бюджета, оплата услуг кредитных организаций по перечислению заработной платы сотрудникам за счет средств бюджета не допускается (п. 5 Письма Минфина России от 07.07.2005 N 02-14-10/2091). Учреждениям физической культуры и спорта, финансируемым из бюджетов субъектов РФ, а также местных бюджетов, рекомендовано обратиться к нормам регионального, местного законодательства.
Если законодательством не запрещено оплачивать услуги кредитных организаций по перечислению заработной платы сотрудникам за счет средств бюджетов, то учреждение может производить оплату за счет этих средств (Письмо Минфина России от N 02-14-13/1254 <3>). В противном случае услуги кредитных организаций по перечислению зарплаты на пластиковые карточки осуществляются либо за счет средств сотрудников, либо за счет средств учреждения, полученных от приносящей доход деятельности, если утвержденной сметой доходов и расходов и разрешением на открытие лицевого счета по учету средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, указанные операции предусмотрены.
<3> Письмо Минфина России N 02-14-13/1254, Казначейства России N 42-7.1-15/5.1-209 от 16.05.2006 "Об оплате банковских услуг по перечислению заработной платы на пластиковые карты".Обратите внимание: оплата банковских услуг по перечислению денежных средств на счета, открытые в кредитных организациях, осуществляется по подстатье 226 "Прочие услуги" ЭКР (Письмо Минфина России N 02-14-13/1254). Оплата стоимости на изготовление пластиковых карт также производится по данной статье, поскольку входит в услуги банка по договору о банковском счете.
Во избежание споров с налоговыми органами обязанность работодателя нести расходы, связанные с безналичной формой выдачи заработной платы, а также оплату услуг банка по изготовлению и обслуживанию пластиковых карт за счет средств работников рекомендуем включить в коллективный или трудовые договоры.
Рассмотрим, как в бюджетном учете отражается выдача заработной платы по пластиковым картам и оплата банковских услуг.
Рассмотрим ситуацию, когда услуги банка оплачиваются за счет средств сотрудника бюджетного учреждения.
Пример 1 . Штатному сотруднику спортивного бюджетного учреждения начислена заработная плата за счет бюджетных средств за июнь в сумме 6000 руб. Налоговый вычет предоставлен в размере 400 руб. По заявлению работника заработная плата перечисляется на счет в банке. Комиссия банка за зачисление средств на счет сотрудника составляет 0,7% от суммы 6000 руб.
В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:
Дебет |
Кредит |
||
Начислена заработная плата |
|||
Начислен ЕСН на зарплату (6000 руб. х 26%) |
|||
Удержан НДФЛ (5600 руб. х 13%) |
|||
Начислена комиссия банка (5272 руб. х 0,7%) |
|||
Произведено удержание из заработной платы сотрудников для оплаты комиссии банка (5272 руб. х 0,7%) |
|||
Перечислена зарплата сотруднику |
|||
Перечислена комиссия банка |
А теперь рассмотрим бухгалтерские проводки при оплате комиссии банка за перечисление денежных средств за счет средств, полученных от деятельности учреждения, приносящей доход.
Пример 2 . Воспользуемся условиями примера 1, однако комиссию банка будем оплачивать за счет средств от приносящей доход деятельности.
Бухгалтерские записи будут следующими:
При перечислении заработной платы работникам на пластиковые карты возникают вопросы: можно ли уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму расходов, связанных с изготовлением и обслуживанием карт-счетов, нужно ли удерживать НДФЛ со стоимости изготовления и обслуживания банковских карт?
Вопрос об уменьшении прибыли на сумму расходов, связанных с изготовлением и обслуживанием банковских счетов, возникает, когда организация оплачивает эти расходы за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности.
Если руководствоваться Письмом Минфина России от 02.03.2006 N 03-03-04/1/167, в котором говорится об оплате комиссии за открытие и обслуживание счетов для перечисления заработной платы за счет средств учреждения, то данные расходы являются обоснованными и согласно пп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ относятся к внереализационным расходам. Поэтому их можно учитывать при определении налоговой базы по налогу на прибыль, главное условие — расходы должны быть документально подтверждены.
Если оплата банку за изготовление пластиковых карт по договору осуществляется за счет средств работника, то при определении налоговой базы по налогу на прибыль данные расходы не учитываются, поскольку они произведены в пользу работников (п. 29 ст. 270 НК РФ). Комиссионное вознаграждение также не подлежит обложению налогом на прибыль, так как оплачивается за счет средств сотрудников. Эти разъяснения даны в Письме Минфина России от 07.02.2005 N 03-05-01-04/19, Письме ФНС России от 26.04.2005 N 02-1-08/80@.
При оплате банку комиссии, взимаемой за изготовление пластиковых карт и обслуживание счетов при зачислении на них заработной платы за счет средств учреждения, возникает вопрос об обложении данных расходов НДФЛ.
Статьей 22 ТК РФ установлено, что работодатель обязан выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату. Следовательно, он должен обеспечить своевременное получение ими сумм заработной платы в любой форме: наличной или безналичной.
В соответствии с Письмом Минфина России от 03.08.2005 N 03-05-01-04/258 такие выплаты организации-работодателя банку, как комиссия за выпуск, годовое обслуживание банковских карт, не являются объектом обложения данным налогом, поскольку не являются доходом работников.
В соответствии с Письмом Минфина России от 07.02.2005 N 03-05-01-04/19 комиссия, взимаемая за изготовление и обслуживание банком пластиковых карт для перечисления заработной платы сотрудникам за счет средств учреждения, в соответствии с п. 3 ст. 236 НК РФ не признается объектом обложения ЕСН.
Эксперт журнала
"Учреждения физической культуры и спорта:
бухгалтерский учет и налогообложение"