Организации регулярно выдают своим сотрудникам подотчетные средства. Эти деньги работники тратят на хозяйственные нужды – командировочные, почтовые расходы, покупку канцелярских товаров, основных средств. Документ, в котором отражаются расходы подотчетных лиц, называется авансовый отчет. Как сделать авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам? Как оформить суточные в авансовом отчете в 1С 8.3? На эти вопросы мы ответим в статье.
Авансовый отчет составляют на каждого сотрудника, которому выданы деньги под отчет. Он состоит из двух разделов.
В первом можно увидеть:
Во втором разделе можно детально посмотреть, на что были потрачены деньги подотчетником. Сделать авансовый отчет в 1С 8.3 можно в 4 шага.
Зайдите в раздел «Банк и касса» (1) и нажмите ссылку «Авансовые отчеты» (2).
В открывшемся окне вы увидите список всех авансовых отчетов. Для создания нового авансового отчета нажмите кнопку «Создать» (3).
Откроется окно для формирования авансового отчета. Оно выглядит так:
В верхнем разделе авансового отчета заполните поля: «Организация» (4), «Подотчетное лицо» (5), «Склад» (6). Склад заполняют, если подотчетник приобретал товарно-материальные ценности или основные средства.
Расскажем о заполнении этих вкладок подробнее.
Во вкладке «Авансы» (8) отразите выданные подотчетнику суммы. Для ее заполнения в поле «Документ аванса» выберите из списка нужный расходный кассовый ордер. Сумма аванса заполнится автоматически.
Если подотчетник приобрел товары или материалы, то отразите их наименование и стоимость во вкладке «Товары» (9). В поле «Документ (расхода)» впишите вид документа, по которому получены ценности, его номер и дату. В поле «Номенклатура» укажите наименование товаров или материалов, которые приобрел подотчетник по этой накладной. Заполните также поля «Количество» и «Цена». Данные для поля «Сумма» авансового отчета, 1С 8.3 посчитает сама. «Счет учета» 1С 8.3 определит автоматически, в зависимости от вида приходуемой номенклатуры (товар, материалы, основные средства).
Если подотчетное лицо оплатило товар или услуги из подотчетной суммы, то заполните вкладку «Оплата» (10) авансового отчета в 1С 8.3. В поле «Документ (расхода)» укажите вид документа, который был оплачен. В поле «Контрагент / договор» выберите поставщика и укажите реквизиты договора с ним. В «Содержание» впишите назначение оплаты, например, «Оплата за аккумуляторные батареи». В поле «Погашение задолженности» выберите, по какому документу сделана оплата. Также укажите сумму оплаты (поле «Сумма»).
Вкладку «Прочее» (11) авансового отчета в 1С 8.3 заполняйте, если подотчетное лицо отчитывается по командировке, а также транспортным, почтовым и прочим расходам, не отраженным в предыдущих вкладках. Аналогично предыдущим вкладкам заполните «Документ расхода». В поле «Номенклатура» выберите расходы, за которые отчитывается подотчетник, укажите сумму расхода (поле «Сумма»). Поле «Счет затрат» авансового отчета, 1С 8.3 заполнит автоматически.
После заполнения всех полей авансового отчета в 1С 8.3, вы можете провести и распечатать авансовый отчет. Нажмите кнопку «Провести» (12). Теперь в учете есть бухгалтерские записи по авансовому отчету. Для того чтобы распечатать документ, нажмите кнопку «Печать» (13).
Бухгалтера очень часто встречаются с необходимостью создания авансовых отчетов при расчетах наличными с сотрудниками. Данный документ необходим для подтверждения израсходованной суммы либо денежных документов, выданных сотруднику ранее.
Приведем простой пример. Сотрудника и выдали определенную сумму на покупку билета. По возвращении он предоставляет этот билет бухгалтеру для того, чтобы подтвердить, сколько денег он израсходовал фактически. Затем бухгалтер на его основании делает авансовый отчет.
Можно привести еще множество примеров. Это покупка материалов, товаров (канцтовары, хоз. инвентарь и пр.), плата за , суточные, почтовые расходы и многое другое.
В этой статье мы рассмотрим инструкцию по шагам создание авансового отчета в 1С 8.3 и приведем образец его заполнения.
Первым делом сотруднику выдаются деньги или денежные документы. Оформить данную операцию в 1С 8.3 можно через кассовые документы и денежные документы соответственно. Они находятся в разделе «Банк и касса».
Кроме приведенных выше способов можно воспользоваться списанием с расчетного счета, но в нашем примере данный вариант рассматриваться не будет, потому что данный вид операции чаще встречается с наличным, а не безналичным расчетом.
Ниже приведен пример выдачи наличных подотчетному лицу. Он формирует проводки по счетам Дт 71.01 – Кт 50.1. Счет учета подставляется , но его можно изменить при заполнении документа.
Данный документ так же используется в тех случаях, когда произошел перерасход выданных средств. Проще говоря, сотруднику выдали 1000 рублей, а он потратил с разрешения руководителя 1500 рублей. Разницу в 500 рублей следует оформить выдачей наличных.
Оформление данного документа практически одинаково как в версии 3.0 (8.3), так и в 2.0 (8.2), поэтому эта статья подойдёт всем.
Чтобы сделать новый авансовый отчет, нужно в меню «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты». В открывшейся форме списка нажмите на кнопку «Создать».
Сначала необходимо выбрать сотрудника, на которого оформляется документ и подразделение.
На первой вкладке перечисляются те документы, по которым сотрудник получил эти денежные средства. Валюта и сумма подставится автоматически.
Вкратце рассмотрим содержимое остальных вкладок:
Перед печатью нужно провести документ. Печатная форма данного документа находится в меню «Печать» — «Авансовый отчет (АО-1)».
Как мы можем увидеть в печатной форме и в нижней части формы документа, у данного сотрудника получился перерасход.
Это означает то, что он истратил больше денежных средств, чем ему выдали изначально. В нашем примере разница в 100 рублей будет отражена на счете 71.01. Как было ранее указано, что разницу в суммах необходимо вернуть сотруднику при помощи документа кассового документа выдачи наличных.
Смотрите также видео инструкцию по заполнению авансового отчета в 1С:
В хозяйственной деятельности организации оформление авансовых отчетов является одним из самых распространенных действий бухгалтера. Большинство расчетов, совершаемых наличными средствами, оформляются авансовыми отчетами : это и командировочные расходы , и различные хозяйственные закупки.
Под отчет сотруднику организации выдаются наличные средства из кассы (или денежные документы, например, авиабилеты). Это оформляется расходным кассовым ордером или документом «Выдача денежных документов».
После совершения расходов сотрудник отчитывается, предоставляя в бухгалтерию документы, подтверждающие произведенные расходы, и заполняет авансовый отчет для проведения окончательных расчетов.
Рассмотрим порядок ввода документа «Авансовый отчет » на примере 1С Бухгалтерия 8.2 редакция 3.0.
Если Вы работаете в программе 1С Бухгалтерия Предприятия редакция 2.0 , то ничего страшного — документ «Авансовый отчет» в этих редакциях практически идентичен. Есть некоторая разница в , но найти документ в меню программы можно.
Открыть список документов «Авансовые отчеты» можно в разделе учета «Банк и касса», подраздел «Касса» в панели навигации, пункт «Авансовые отчеты».
Кнопкой «Создать» вводим новый документ. 
В шапке (верхней части) документа необходимо указать основные реквизиты:
Форма документа «Авансовый отчет» имеет пять закладок.
На закладке «Авансы» выбирается документ, которым выданы подотчетные средства. Для выбора возможны три вида документов:
Если подотчетному лицу были выданы денежные средства, то необходимо выбрать документ, которым отражена выдача.
В открывшемся списке документов выбираем уже созданный или создаем новый документ.
При вводе расходного кассового ордера из документа «Авансовый отчет» в РКО автоматически подставляется вид операции «Выдача подотчетному лицу», получатель — выбранное в авансовом отчете подотчетное лицо, и счет учета. Нам остается выбрать статью движения денежных средств и указать сумму аванса.
После проведения документа выбираем его, и в табличной части «Авансы» документа «Авансовый отчет» автоматически проставятся сумма и валюта выданного аванса.
На выданный аванс были закуплены канцтовары. Их приобретение необходимо отразить на закладке «Товары». На этой закладке вводится информация о приобретенных ТМЦ.
На закладке «Тара» заполняется информация о возвратной таре, полученной подотчетным лицом у поставщиков (например, бутылки для питьевой воды).
На закладке «Оплата» указывается информация о наличных суммах, уплаченных поставщикам за приобретенные ценности или выданные авансом в счет будущей поставки.
Закладка «Прочее» предназначена для отражения информации о командировочных расходах. Это могут быть суточные, билеты, расходы на бензин. На ней вводится название, номер, дата документа (или расхода), сумма расхода.
Товары, услуги и прочие расходы выбираются из справочника « «. В соответствующих табличных частях документа предусмотрены реквизиты «Счет учета» и «Счет учета НДС», которые заполняются автоматически, если в системе настроены счета учета номенклатуры (статья о том, как их настроить — ).
Если по расходу к отчету приложен счет-фактура, то нужно взвести флажок «СФ предъявлен», указать дату и номер счета-фактуры в соответствующих реквизитах строки, и при проведении авансового отчета система автоматически сформирует документ «Счет-фактура полученный». Такой же механизм формирования полученного счета-фактуры предусмотрен и на закладке «Товары».
После проведения документ сформирует проводки:
Из документа можно сформировать и распечатать форму АО-1 «Авансовый отчет»:
Таким образом в программе 1С Бухгалтерия 8.2 вводятся авансовые отчеты .
Видеоурок :
». Он фиксирует операции по взаиморасчетам с подотчетными лицами (сотрудниками), операции поступления через таких лиц на склад организации ТМЦ, МБП, ОС, прочих материальных и нематериальных активов в национальной валюте.
Сотрудник получает авансом деньги из кассы на хозяйственные, операционные, командировочные расходы. Оформляется выдача денег из кассы РКО.
Отчет по авансам в 1С 8 2 показывает целенаправленное использование денег, которые получил сотрудник. К авансовому отчету подкрепляют разъясняющую документацию: чеки, билеты, квитанции. Неиспользованные деньги возвращаются в кассу предприятия, формируется ПКО.
Фото № 1. Пункт авансовый отчет:
2. Нажать на кнопку «Создать».
Фото № 2. Создание нового авансового отчета:
Вверху документа (в шапке) заполняют реквизиты:
Документ «Авансовый отчет» состоит из 5 вкладок. Во вкладке «Аванс» добавляется документ, на основании которого выдавались деньги подотчетному сотруднику. По умолчанию стоят два вида документов «Выдача наличных» и «Списание с расчетного счета».
Фото № 3. Документ, по которому выданы денежные средства:
Если средства выдавались в наличном виде, тогда надо выбрать «Выдача наличных». Наличные из кассы выдаются на основании РКО. В разделе «Выдача наличных» создать новый РКО на сумму выдачи денег подотчетному сотруднику или выбрать уже существующий РКО.
Когда РКО (Выдача наличных) создается из «Авансового отчета», тогда в документе автоматом подтягивается вид операции, получатель, счет учета и организация. Сумму, статью ДДС пользователь проставляет вручную. После проведения РКО, в закладке «Аванс» авансового отчета надо выбрать этот РКО. Тогда в Авансовом отчете автоматом отобразится его сумма и валюта.
Фото № 5. Заполнение вкладки Аванс в 1С 8 2:
На выделенный аванс в 20 тыс. руб. была приобретена аудио техника. Этот факт отображается в закладке «Товары»:
Фото № 6. Заполнение вкладки Товары:
Во вкладке «Оплата» отображается сумма выданных денег в 1С 8 2 под аванс в счет предстоящей поставки или выплаченная наперед сумма поставщику за купленные ТМЦ. В закладке указывается вид документа (расхода), его дата, номер, наименование поставщика, договор с ним, содержание операции и ее сумма вписываются вручную, счета расчетов проставляются автоматически.
Фото № 7. Заполнение вкладки Возвратная тара:
Вкладка «Возвратная тара» отображает информацию о возвращенной таре от поставщика, например, поддоны.
Фото № 8. Заполнение вкладки Оплата:
Во вкладке «Прочее» отражаются расходы на командировку: стоимость гостиницы, суточные, цена билета, расход на топливо, питание и т.д. В табличной части закладки указывается:
Фото № 9. Заполнение вкладки «Прочее»:
Полученные счета-фактуры от поставщиков товаров, услуг в 1С 8 2 формируются и проводятся автоматом на основании проведенного авансового отчета. Их можно увидеть в разделе Покупка – подразделе НДС – пункт Реестр счетов-фактур полученных.
Фото № 10. Реестр счетов-фактур полученных:
Когда все вкладки в авансовом отчете будут правильно заполнены, согласно расходным документам, его можно проводить и сохранять с помощью кнопки «Провести и закрыть». При проведении документа «Авансовый отчет» сформируется определенный набор бухгалтерских проводок, который будет отражать факт расходования денег подотчетным лицом или приходования через него ТМЦ, прочих объектов, услуг.
Внизу авансового отчета отражен полученный аванс, сумма расходования и конечный остаток.
Фото № 11. Сумма аванса:
Остаток от аванса составил 4100, 18 руб. Его надо приходовать в кассу. Чтобы это сделать нужно в авансовом отчете выбрать «Создать на основании» — «Поступление наличных». Сформируется ПКО на 4100,18 руб. Все данные в нем заполнятся автоматически, вручную нужно будет внести статью движения денежных средств – Возврат подотчетных сумм.
Сформировать проводки, движения документа можно из самого авансового отчета, стоит нажать на кнопку Дт/Кт. Станут видны все проведенные суммы по Дт, Кт, расшифрованы субконто счетов.
Фото № 12. Движение документа «Авансовый отчет»:
Распечатать авансовый отчет можно из самого документа, нажав на «Печать» — «Авансовый отчет АО — 1».
Фото № 13. Печатная форма авансового отчета:
Аналогично можно распечатать документ «Приходный ордер М – 4», в котором отображаются оприходованные ТМЦ.
Существуют следующие причины, почему в 1С не зачитываются авансы:
Фото № 14. Карточка счета 71:
Проверить правильность зачтенных авансов можно с помощью оборотно — сальдовой ведомости по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за отчетный период. Через нее открыть карточку счета 71 и проверить все движения средств по подотчетному лицу, учет НДС и ТМЦ.
В описанном выше примере все суммы аванса зачлись, оборот по дебету на начало равняется 1000 руб. и на конец периода равен 1000 руб., все остальные суммы учтены на соответствующих счетах.
Если в вашем учреждении есть расчеты с подотчетными лицами (например, покупка тех или иных товаров или услуг через подотчетных лиц или возмещение расходов сотрудника при выполнении служебных обязанностей), то вы, наверняка, используете в своей работе авансовые отчеты. В этой статье хотелось бы рассказать о правильности заполнения этих документов в программе "1С: Бухгалтерии государственного учреждения, редакция 2.0".
Что такое авансовый отчет? В программе – это документ, подтверждающий факт выдачи аванса сотруднику и отчет по расходам. Поэтому методически правильно сначала формировать в программе документ «Заявление на выдачу аванса», а затем вносить «Авансовый отчет», в котором и будет отражена отчетность подотчетного лица.
Заявление можно найти:
Создадим документ:
Заполняем документ данными:
Обращу ваше внимание на обязательство: правильнее создавать обязательство на каждое заявление подотчетного лица, поэтому в нашем примере создадим обязательство:
Чтобы наше обязательство стало видно в списке, нужно снять флаг:
После заполнения документ выглядит следующим образом:
Проведенный документ формирует следующие движения по счетам:
Затем на основании создается документ «Авансовый отчет»:
Документ состоит из четырех вкладок. Рассмотрим последовательно каждую из них
1. Аванс
На этой вкладке указывается вся информация о выданном авансе сотруднику. При формировании на основании вкладка автоматически заполняется основными данными.
Если имеется перерасход или остаток предыдущего аванса, то нужно воспользоваться кнопкой заполнения:
Также важно заполнить табличную часть, в которой следует указать денежный расходный документ на выдачу средств подотчетнику в качестве аванса:
Сформируем новую строку. Как видно на рисунке, открывается список денежных документов с отбором по контрагенту (в нашем примере - это сотрудник Зайцева Ольга Константиновна). Но так как мы не успели еще создать документ выплаты аванса – список пустой. Поэтому выплатим аванс сотруднику:
Создадим документ выплаты денежных средств:
Заполним документ:
Выберем соответствующую бухгалтерскую операцию:
Выплатим денежные средства сотруднику, установим дату исполнения документа и проведем:
Документ формирует следующие проводки:
Документ создан и проведен. Теперь вернемся к нашему авансовому отчету и попытаемся снова добавить денежный расходный документ в табличную часть вкладки «Аванс»:
Как видно, теперь добавить денежный документ есть возможность:
На этом заполнение первой вкладки окончено. После того, как подотчетное лицо приобретет необходимые материалы, основные средства, услуги и отчитается соответствующими документами в бухгалтерию – заполняется вторая вкладка «Израсходовано».
2. Израсходовано.
Опять же, благодаря созданию на основании заявления, вкладка частично заполнена. В таблице данной вкладки указываются расходы подотчетного лица. Можно просто добавлять строки с описанием затрат либо привязывать приходный документ (для этого необходимо установить флаг в первой строке):
Так как в нашем примере приобретаются книги для библиотеки, создадим и укажем документ поступления основных средств:
Данный документ формирует следующие проводки:
После того, как документ поступления готов, укажем его в табличной части:
Так как в документе поступления основных средств в табличной части уже отражены реквизиты бухгалтерской операции, в авансовом отчете автоматически устанавливается запись:
Если же вы не указывается какой-либо приходный документ, а расшифровываете расходы подотчетного лица в табличной части авансового отчета, в столбцах бухгалтерской записи полностью указываются реквизиты. Для примера добавим такую запись:
Такого рода расходы можно отнести к общехозяйственным – счет 109.80 или сразу на расходы текущего финансового года – счет 401.20:
Также хотелось бы обратить ваше внимание, что при заполнении бухгалтерской записи в таком варианте отчета по расходам при попытке открыть список бухгалтерских счетов мы увидим, что список пуст. Дело в том, что установлен отбор по корректным счетам:
Снимем отбор:
После снятия список заполняется счетами.
Вариант с отчетом без документов прихода мы рассмотрели, но так как он не подходит для нашего примера, удалим эту строчку. Вторая вкладка примет вид:
3. Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода.
Данная вкладка заполняется в случае, когда сумма аванса не равна сумме расходов подотчетного лица (меньше или больше). Если сумма меньше – подотчетное лицо возвращает остаток суммы (также оформляется приходный денежный документ), если сумма расходов больше и вся сумма принимается к учету – подотчетному лицу выдается перерасход (оформляется денежный документ, уже расходного характера). И в авансовом отчете на этой вкладке в табличной части указывается документ, который доказывает выдачу перерасхода или возврат остатка. В нашем примере на всю сумму были закуплены основные средства, поэтому эта вкладка останется пустой.
4. Бухгалтерская операция.
На данной вкладке, как и в других документах, указывается бухгалтерская операция, которая позволит сформировать необходимые проводки при проведении. По умолчанию в документе проставлена бухгалтерская операция:
Это произошло потому, что у данного документа от поставщика поставляется только одна бухгалтерская операция:
После заполнения проводим документ. Необходимо просмотреть, какие проводки будут сформированы документом:
В нашем примере не было создано ни одной проводки. Разберемся, правильно ли это:
- первый документ, который был нами сформирован – это заявление на выдачу аванса. Он формирует проводки по принятию денежных обязательств. То есть мы должны выплатить деньги подотчетному лицу сейчас, не когда-то, когда поступит товар, а сейчас – значит, принимаем денежные обязательства.
- далее формируется расходный денежный документ – в нашем примере это была заявка на кассовый расход. Этот документ сформировал проводки, которые «положили» денежные средства в размере 10 000 руб. с соответствующей аналитикой (субконто «Контрагент») на счет 208.31 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств». Проводки этого документа правильны.
- после того, как подотчетное лицо отчитался – нами был создан документ поступления основных средств, сформировавший проводку, в которой как раз счет 208.31 был указан по кредиту, данная проводка закрывает счет 208 и заканчивает операцию расчетов с подотчетными лицами. Подотчетное лицо больше не имеет задолженности.
- касаемо счетов раздела 5 «Санкционирование», в частности – денежные обязательства – то эти счета закрываются в конце года, в течение года суммы на этих счетах накапливаются.
Поэтому документ «Авансовый отчет» при проведении не сформировал проводок.
Рассмотрим сложившуюся ситуацию в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость»:
Воспользуемся следующими настройками:
Сформируем отчет:
Как видно из отчета, в результате операций у нас осталось дебетовое сальдо на счете 106 – это наши капитальные сложения в основные средства, которые были приобретены через подотчетное лицо. Необходимо принять к учету с этого счета на счет 101, и в учете появится вновь приобретенное основное средство.
Также обратите внимание, что счет 208 закрылся. Это значит, что подотчетное лицо полностью отчиталось за выданный аванс.
Сохраняются остатки на счетах санкционирования, но, как я уже упоминала, это нормально, т.к. закрытие происходит в конце года.
И наконец, хотелось бы заострить ваше внимание на одном важном нюансе заполнения документов: при формировании и заполнении необходимых документов для подотчета обращайте внимание на последовательность, которая обеспечивается дата документа. То есть дата заявления на выдачу аванса должна быть самой ранней, дата авансового отчета – самая поздняя. Даты документов выдачи и принятия денежных средств, документов прихода ТМЦ, услуг должны быть внутри этого интервала.
