Вести бизнес в современных рыночных условиях без служебных командировок и представительских расходов на официальные встречи с партнерами практически невозможно, так как наличие деловых связей с другими компаниями важно для успешного развития в будущем. Как отражаются такие расходы в бухгалтерском учете, что к ним относится, как они должны быть оформлены и какие проводки по ним формируются — рассмотрим далее.
Затраты, связанные с командировочными и представительскими расходами предприятий, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
К командировочным расходам относятся:
Важно! Все командировочные расходы, кроме суточных, должны быть подтверждены документально и экономически обоснованными.
При переводе подотчётных сумм на карту для командировочных расходов для документального подтверждения необходимо:
Оплата командировки производится по среднему заработку. Возможна и другая оплата, например, оклад, но не менее суммы среднего заработка. Оплата выходных, выпадающих на командировку, производится в двойном размере или предоставляется дополнительный выходной.
Рассмотрим расходы, которые облагаются НДФЛ в виде схемы:
Суточные расходы – это разновидность командировочных расходов, предназначенные для возмещения расходов вне места проживания в связи с служебной необходимостью.
Важно! Если командировочное лицо имеет возможность возвращаться каждый день в течении командировки на место жительство, то суточные не выплачиваются.
Выплачиваются за каждый день, а также в праздники и выходные, в том числе и дни нахождения в пути. При этом суточные выплачиваются даже в случае документально подтверждённого больничного во время командировки.
Суммы суточных прописываются в локальных нормативных документах, при этом отдельно учитываются заграничные командировки и командировки в пределах Российской Федерации.
Суточные не выплачиваются при однодневных командировках в пределах РФ и оплачиваются в половинной стоимости при выезде за границу.
Пределы суточных расходов при начислении НДФЛ (суммы меньше предела не облагаются):
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Васильков И.И. командирован из Москвы в Сухум с 10 по 16 декабря. Поезд отправляется из Москвы 10 декабря в 07.44 и прибывает в Сухум 12 декабря в 09.47, при этом границу РФ пересекает 12 декабря. Васильков И.И. с 17 декабря был в отпуске по месту назначения командировки и 20 декабря выехал обратно. Локальным нормативным актом предприятия предусмотрен следующий размер суточных: 1 000,00 руб. — для командировок по России, 2 500,00 руб. — для командировок за границу.
За с 10 по 11 декабря работнику выплачиваются суточные в размере 1000,00 руб., а начиная с 12 декабря – 2 500,00 руб. за каждый день нахождения работника в иностранном государстве. Командировочные расходы учитываются в составе общехозяйственных затрат.
Следующие командировочные расходы были документально подтверждены:
Облагаемые расходы НДФЛ:
Бухгалтер сформировал следующие проводки по командировочным расходам:
Дата | Счёт Дт | Счёт Кт | Сумма, руб. | Описание проводки | Документ-основание |
09.12.2016 | 71 | 50 | 60 000,00 | Выдача аванса на командировочные расходы | КО-2 |
20.12.2016 | 26 | 71 | 15 000,00 | Дорога Москва- Сухум | Авансовый отчет |
20.12.2016 | 26 | 71 | 6 000,00 | Жилье | |
20.12.2016 | 26 | 71 | 14 600,00 | Суточные | |
20.12.2016 | 26 | 71 | 10 000,00 | Прочие расходы | |
20.12.2016 | 26 | 71 | 14 000,00 | Дорога Сухум — Москва | |
20.12.2016 | 50 | 71 | 400,00 | Возврат неизрасходованных денежных средств | КО-1 |
31.12.2016 | 70 | 68 | 2 119,00 | Удержан НДФЛ с командировочных расходов |
К представительским расходам относят:
Перечень является закрытым и не включённые в него представительские расходы не учитываются в налоге на прибыль.
К представительским расходам не относят организации:
Важно! Представительские расходы некоммерческой организацией за счёт целевого финансирования не учитываются в налогообложении по налогу на прибыль.
Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере не превышающие 4% от расходов на оплату труда за отчётный период. На превышение представительных расходов от нормы возникает постоянная разница.
Важно! Расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтверждёнными.
Допустим, у предприятия фонд заработной платы – 1 500 000,00 руб. Предприятие понесло расходы на создание представительского приёма в размере 154 000,00 руб. Из них:
Расчет представительских расходов согласно примеру:
Учет представительских расходов проводки:
Дата | Счет Дт | Счет Кт | Сумма, руб. | Описание проводки |
10.12.2016 | 26 | 60 | 154 000,00 | Представительские расходы учтены в общехозяйственных расходах |
Закрытие месяца | ||||
31.12.2016 | 90.08 | 26 | 154 000,00 | БУ |
31.12.2016 | 90.08 | 26 | 60 000,00 | НУ |
31.12.2016 | 90.08 | 26 | 94 000,00 | ПР |
Командировочные расходы - это расходы, которые осуществляются подотчетным лицом за счет предприятия. В этой статье мы разберем, как осуществляется учет таких расходов в бухгалтерском и налоговом учетах.
Обязанность работодателя - возместить расходы по служебной командировке. Об этом сказано в статье 168 ТК РФ и Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Перед направлением работника в командировку ему выдается денежный аванс.
Для расчета и выплаты аванса работнику основанием являются два внутренних документа:
Аванс рассчитывается исходя из следующих затрат:
Суточные - это отдельный вид расходов, они не зависят от расходов на проезд и жилье.
Ограничений по размеру суточных законодательном не установлено. Коммерческие организации вправе устанавливать их размер своим внутренним актом.
Однако существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника. В 2017 году лимит составляем 700 рублей в сутки для командировок по России и 2 500 рублей - для командировок заграницу.
Эти же лимиты действуют с 2017 года при уплате страховых взносов (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Суточные необходимо выплачивать за все дни нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Никаких документов подтверждающих расход суточных предоставлять не нужно.
Аванс выдается наличными через кассу предприятия или перечислением на банковскую карту. В течение 3 дней после возвращения на постоянное место работы работник должен отчитаться в бухгалтерии за полученные деньги.
Обратите внимание, что в 2017 году на основании постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 можно не оформлять командировочное удостоверение и служебное задание.
Для отчета работник предоставляет авансовый отчет, по форме АО-1 или по форме, самостоятельно разработанной предприятием. К отчету прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы (билеты, документы гостиницы, чеки и прочее).
Если проезд до места командировки и обратно осуществлялся личным или служебным транспортом, необходимо предоставить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, и приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения этих расходов должна быть отражена в учетной политике организации.
Предприятия на УСН («доходы минус расходы») рассчитывают командировочные расходы так же, как при общей системе, и принимают их в расходы.
Но дата включения в расходы сумм на командировки может отличаться.
Расходы на УСН признаются по мере оплаты. Если работнику выдавался аванс, то в расходах на УСН эти командировочные расходы будут отражены на дату утверждения авансового отчета при условии предоставления подтверждающих первичных документов.
За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст.167 ТК РФ)
19.06.2012начисление зарплаты в размере среднего заработка сотруднику за время командировки отражается проводкой:
Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91) Кредит 70 - начислена зарплата в размере среднего заработка за время командировки.
Помимо среднего заработка, организация компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т.д.) (ст.168 ТК РФ). Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по служебному заданию. С учетом особенностей служебного задания сумму расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, следует отразить проводкой:
Дебет 08 (10) Кредит 71 - если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;
Дебет 20 (25, 26) Кредит 71 - если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;
Дебет 44 Кредит 71 - если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;
Дебет 28 Кредит 71 - если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;
Дебет 91-2 Кредит 71 - если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).
При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов и т.д.) в бухучете делается проводка:
Дебет 76 (60) Кредит 51 - оплачены услуги гостиницы, проездные билеты и т.д. для сотрудника, направленного в командировку.
После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку списываются проводкой:
Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) - списаны расходы на командировку.
Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, то учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов):
Дебет 50-3 Кредит 76 (60) - приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;
Дебет 71 Кредит 50-3 - выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.
После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета списывается на расходы:
Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 71 - списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.
Такой порядок отражения командировочных расходов основан на положениях п. 5 и 7 ПБУ 10/99, а также Инструкции к плану счетов (счета 71, 50-3).
На практике возникает вопрос, как отразить в бухучете приобретение командированному сотруднику электронного билета к месту командировки (обратно), если компания не получает маршрут/квитанцию, оформленную на бланке строгой отчетности.
В целом электронный билет представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о перевозке представлена в электронно-цифровой форме. Такое определение содержится в приказах Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 и от 23 июля 2007 г. № 102. Таким образом, электронный билет не является бумажным документом. Поэтому в отличие от билетов в бумажной форме учесть его в кассе организации в составе денежных документов невозможно (Инструкция к плану счетов).
Покупку электронного билета следует отразить в бухучете как обычную оплату услуг сторонней организации (например, авиакомпании):
Дебет 76 (60) Кредит 51 - оплачен электронный билет, приобретенный для сотрудника, направленного в командировку (на основании платежного поручения).
После того как сотрудник предъявит документы, подтверждающие поездку (например, распечатку электронного билета, посадочный талон, маршрут /квитанцию), следует списать стоимость электронного билета на затраты (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается проводкой:
Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) - отнесена стоимость проездного билета на расходы организации.
На практике также возникает вопрос, как отразить в бухучете командировочные расходы (в т.ч. оплату времени нахождения в командировке по среднему заработку) сотрудника, выполнявшего задание по заключению договоров на будущий год
Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. С одной стороны, если сотрудник отправлен в командировку для заключения договора, это обычные командировочные расходы организации (расходы по обычным видам деятельности) (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). Сотрудник выполняет свои обязанности, определенные его служебным заданием. Расходы относятся к периоду, в котором состоялась командировка, т.е. условие списания затрат в бухучете соблюдено (п.18 ПБУ 10/99). Поэтому правомерны такие проводки:
Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 71 (76, 60) - учтены командировочные расходы сотрудника;
Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 70 - начислена зарплата в размере среднего заработка сотруднику за время командировки.
Подтверждает изложенный подход письмо УМНС России по г. Москве от 27 февраля 2001 г. №03-12/9748. Однако с другой стороны, порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Поскольку цель командировки - заключение договора на будущий год, то командировочные расходы относятся к будущим отчетным периодам. Поэтому они должны отражаться на счете 97 «Расходы будущих периодов» (Инструкция к плану счетов). Начать списывать их на себестоимость можно с момента вступления в силу заключенного договора равномерно в течение срока его действия (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Так полностью соблюдается условие о соответствии понесенных расходов полученным доходам (п. 19 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается так:
Дебет 97 Кредит 71 (76, 60), 70 - учтены в составе расходов будущих периодов командировочные расходы сотрудника, средний заработок за время командировки;
Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 97 - списана часть затрат на текущие расходы (с момента начала действия договора).
Таким образом, оба подхода соответствуют законодательству, и организация может выбрать один из них.
Далее отметим, что суммы НДС по командировочным расходам должны быть выделены в счетах-фактурах, бланках строгой отчетности и проездных документах (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. №914). Если командировочные расходы уменьшат налогооблагаемую прибыль, то НДС списывается проводками:
Дебет 19 Кредит 71 (76, 60) - учтен НДС по командировочным расходам;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 - принят к вычету НДС по командировочным расходам.
Сумму НДС по расходам, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль, принять к вычету нельзя (п. 7 ст. 171 НК РФ), ее следует списать проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 19 - списан НДС по расходам непроизводственного характера.
Рассмотрим пример отражения в бухучете командировочных расходов. Так в период с 17 по 19 марта 2010 г. начальник отдела снабжения ООО «Вега» был в служебной командировке в г. Москве. Цель командировки - заключение договоров на поставку материалов. 20 марта 2010 г. руководитель организации утвердил авансовый отчет, представленный начальником отдела снабжения.
К авансовому отчету приложены:
Счет гостиницы на сумму 9440 руб. (в счете указано, что стоимость услуг включает в себя НДС, но сумма налога не выделена);
Два авиабилета на общую сумму 11800 руб. (в билетах сумма НДС - 1800 руб. - выделена отдельной строкой).
За время нахождения в командировке сотруднику положены суточные в размере 700 руб. в сутки (согласно приказу руководителя компании).
В результате в бухучете ООО «Вега» сделаны следующие записи:
Дебет 26 Кредит 71 - 2100 руб. (700 руб. х 3 дня) - отражены суточные;
Дебет 26 Кредит 71 - 8000 руб. (9440 руб. - (9440 руб. × 18/118)) - включена в расходы стоимость проживания сотрудника в гостинице;
Дебет 19 Кредит 71 - 1440 руб. (9440 руб. - 8000 руб.) - выделен расчетным путем НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице;
Дебет 91-2 Кредит 19 - 1440 руб. - списана сумма НДС по командировочным расходам, не подтвержденная документально;
Дебет 26 Кредит 71 - 10000 руб. - отнесена на расходы стоимость проезда;
Командировка – это рабочая поездка сотрудника по распоряжению руководства. Все расходы на проезд, проживание и питание работника организация должна взять на себя. В этой статье мы рассмотрим проводки по командировочным и суточным расходам.
Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику :
Если после командировки деньги остаются, их необходимо вернуть в кассу:
В случае, когда работник, наоборот, потратил еще и свои личные деньги, организация при наличии соответствующих доказательств должна компенсировать их:
По всем расходам в командировке работник должен отчитаться. Для этого он составляет авансовый отчет, к которому он прикладывает все квитанции, билеты, чеки и иные документы, подтверждающие затраты.
Если расходы сотрудника, даже при наличии документов, будут не целесообразными, организация может их не принять. В этой ситуации работник должен будет вернуть деньги.
Если в расходных документах есть счет-фактуры с выделенным НДС, его можно принять к вычету:
Когда организация часть расходов оплачивает с расчетного счета, то делают запись:
Поступление билетов, приобретенных для сотрудника, отражают проводкой:
Выдачу сотруднику:
Помимо командировочных – на оплату проживания, проезда, сотруднику выдают суточные – на питание. Это нормируемые в налоговом учете расходы фирмы, на которые она может уменьшить прибыль. Для командировок по России такая норма – 700 руб. в день, за границу – 2100 руб. Если выдать сотруднику суммы, превышающие эти лимиты, то придется удержать НДФЛ.
Сотрудник направлен в командировку на 6 дней. Билеты куплены организацией в авиакомпании. Их стоимость 31 270 руб. Расходы в командировке на оплату гостинцы составили 13 000 руб. (НДС 1983 руб.), на использование общественного транспорта – 250 руб., – 3000 руб. Суточные выданы в размере 4200 руб. и командировочные, в размере 12 000 руб.
Проводки:
Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
50.3 | 76 | Поступили билеты в кассу | 31 270 | Билеты |
71 | 50.3 | Выданы билеты сотруднику | 31 270 | Билеты |
71 | 50 | Проводка по выдаче суточных | 4200 | Расходный кассовый ордер |
71 | 50 | Проводка по командировочным расходам | 12 000 | Расходный кассовый ордер |
20 | 71 | Списаны расходы на гостиницу | 13 000 | Авансовый отчет Счет-фактура |
19 | 71 | Учтен входной НДС | 1983 | Счет-фактура |
68 НДС | 19 | НДС принят к вычету | 1983 | Бухгалтерская справка |
20 | 71 | Расходы на транспорт | 250 | Авансовый отчет |
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок для выполнения служебного задания (поручения) вне места его постоянной работы.
Общий порядок направления работников в командировку установлен определяется нормами статей 166-168 ТК РФ и Постановлением Правительства от 13.10. 08 № 749. (Инструкция Минфина СССР ВЦСПС № 62 от 07.04.1988 «О служебных командировках в пределах СССР» может применяться, если не противоречит другим документам).
В соотв с ТК РФ максимальный срок служебных командировок м.б установлен коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом (приказ, распоряжение руководителя)
За весь период нахождения в командировке за работником сохраняется средняя заработная плата.
Направление в командировку оформляется унифицированной формой первичной учетной документации, которая утверждена постановлением гос.ком стата №1. К ним относятся:
1) Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку Ф № Т-9 или Т-9а.
2) Командировочное удостоверение Ф № Т-10.
3) Служебное задание для напраления в командировку и отчет о его выполнении, форма Т-10а
Перед отъездом работнику выдается денежный аванс, для определения размеров которого в бухгалтерии составляется смета командировочных расходов. Работнику возмещаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы , связанные с командировками, к которым относятся:
расходы по проезду, включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного проживания (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
Порядок и размер возмещения данных расходов определяется коллективным договором или локальным нормативным актом.
В бух.учете расходы, связанные со служебными командировками отражаются в полном объеме в составе расходов.
В отношении некоторых командировочных расходов существуют особенности учета для цели налогооблажения.
Виды командировочных расходов |
Для целей налогообложения |
|
НДФЛ |
Налог на прибыль |
|
Суточные |
Принимаются в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке в пределах РФ и не более 2 500 руб. за каждый нахождения в заграничной командировке |
Принимаются в полном размере, утвержденном коллективным договором или локальным нормативным актом |
Расходы по найму жилого помещения |
При отсутствии документального подтверждения расходов по найму жилья принимаются в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке в пределах РФ и не более 2 500 руб. за каждый нахождения в заграничной командировке |
Принимаются в полном размере фактически произведенных и документально подтвержденных затрат |
После возвращения из командировки подотчетное лицо составляет отчет о выполненной работе, кот. Предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.
В бухгалтерии проверяется наличие оправдательных документов, которые подтверждают командировочные расходы:
Проездные документы
Документы о найме жилого помещения
Расходы, связанные с командировками, как правило, являются расходами по обычным видам деятельности и отражаются по дт сч 26.
Если целью командировки является приобретение имущества, то командировочные расходы относятся на увеличение его стоимости. (Д 08,10,41 –К 71)
Направление работника в командировку за границу оформляется приказом и служебным заданием. Командировочное удостоверение,как правило, не выписывается. Время нахождения в командировке, подтверждается отметками в загран. паспорте. К авансовому отчету прилагается ксерокопия загран. паспорта.
Иностранная валюта на загран командировки поступает в кассу предприятия с текущего валютного счета. Для обособленного учета операций в иностранной валюте к сч «Касса» следует открыть специальный суб.счет «Касса в иностранной валюте».
Работнику, направляемому в командировку за границу, возмещаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду, по найму жилого помещения, суточные в рублях и в иностранной валюте, а также ряд дополнительных расходов:
расходы по оформлению загранпаспорта, визы и других выездных документов;
обязательные консульские и аэродромные сборы;
сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
иные обязательные платежи или сборы.
Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.
За время нахождения работника в пути суточные выплачиваются:
при проезде по территории РФ – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ;
при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств;
день пересечения границы при следовании в командировку с территории РФ оплачивается в иностранной валюте, а день пересечения границы при возвращении из командировки на территорию РФ оплачивается в рублях.
Для обособленного учета расчетов с работниками по загран.командировкам к сч 71 следует открыть субсчет «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте».
При расчете по загран командировкам могут возникать курсовые разницы
Пример: 1)выдано под отчет на командировочные расходы (42 руб/евро х 1000 евро)
Д71-К50 42000 руб
2)предоставлен авансовый отчет (40 руб/евро х1000 евро) Д26-К71 40 000руб
3)отражается отрицательная курсовая разница (40руб/евро- 42 руб/евро)х1000 евро