Начинаем новую тему, посвященную учету труда и заработной платы на предприятии. Прежде, чем перейти к проводкам и вычислениям различных удержаний и налогов с заработной платы, хочу представить немного теории, посвященной этой теме. Теория, конечно, не всегда бывает интересна, но все же необходима, так что советую прочитать.
В ближайшее время мы разберем на конкретном примере, как происходит расчет заработной платы и какие проводки при этом выполняет бухгалтер.
Прежде всего отмечу, что к документам, регулирующим учет заработной платы на предприятии относятся:
Оплата труда - отношения между работодателями и работниками, закрепленные законами и трудовыми договорами, согласно которым работодатель обеспечивает работникам выплаты за их труд.
Заработная плата - вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера.
Оплата труда бывает основная и дополнительная .
Основная оплата труда - оплата за отработанное время либо за количество работ.
К дополнительной относятся выплаты за не отработанное время ( , выходное пособие при увольнении).
Расчеты по заработной плате отражаются на счете 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”.
На рисунке ниже представлены основные этапы учета заработной платы в организации.
Этапы учета заработной платы в организации
Далее в следующей статье продолжим тему учета труда и заработной платы на предприятии, будем разбираться с начислением заработной платы, налоговыми вычетами, страховыми взносами и рассмотрим пример расчета заработной платы.
Всего за отчетный период (в данном случае полмесяца - это удобно для расчета и выплаты аванса) изготовили 1900 кг указанных мясных полуфабрикатов. В графе «Карта сдельной расценки» ссылаются на документ, на основании которого утверждена сдельная расценка и в котором должно быть обоснование применяемых норм времени, сдельных расценок, указано, для каких условий рассчитаны нормативы - оборудование, количество рабочих, рецептуры, ингредиенты и т. п. Расценка на единицу в данном случае приведена на 1 кг выпущенной продукции. В пищевой промышленности расценку (норму времени) часто устанавливают из расчета на 100 кг. Сумма сдельной заработной платы рассчитывается умножением количества выработанных полуфабрикатов (графа «Всего») на «Расценку на единицу».
В постановлении № 1 указано, что “на работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются”. Про возможность не составлять платежную ведомость при выплате заработной платы отдельному сотруднику по расходному ордеру не сказано. Из этого можно сделать вывод, что, даже если в платежную ведомость на выплату заработной платы наличными из кассы включен только один работник, выдача должна производиться именно по ведомости, а не по расходному ордеру, оформленному на имя работника.
III) Лицевой счет за календарный год (по каждому работнику) - формы № Т-54 или Т-54а (в последнем случае должны быть распечатаны и вклеены в форму расчетный листки за каждый месяц). IV) Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику - форма № Т-60 (на каждому факту предоставления отпуска).
Индивидуальная ведомость учета выполненных работ Применяется для учета выработки и начисления заработной платы отдельно по каждому рабочему. Оформляется за любой удобный (принятый в компании) период. Индивидуальная ведомость позволяет учитывать объем выполненных работ по видам продукции.
В свою очередь, каждой продукции соответствует своя рецептура, технологический процесс, сдельные расценки. В ведомости указывается объем выполненной работы (графы 4–11) по датам (графа 2). Так, 02.05.2017 цех изготавливал котлеты мясные «Охотничьи», котлеты мясные «Славянские» и зразы рубленые с грибами.
Объем приготовленного фарша указан в графах 4, 5, 10. Объемы работ за каждый день просуммированы в графе «Итого». Всего за 02.05.2017 объем работы - 300 кг. Сумма заработной платы (строка «Сумма, руб.») получена умножением данных графы «Итого» на данные графы «Расценка».
Формовка изделий из приготовленного фарша, теста. 4. Замораживание мясных полуфабрикатов в низкотемпературных холодильных камерах. 5. Упаковка и маркировка замороженных полуфабрикатов. 6.
Хранение продукции в холодильных камерах до их отгрузки. Каждая стадия требует затрат на оплату труда. Экономисту необходимо согласовать с руководством, как каждый этап технологического процесса будет оформляться:
К сведению Как правило, на производственных линиях объем выполненной работы относится на бригаду.
Перечень форм:
Краткая характеристика документов для учета заработной платы работников Табельный учет в организации ведется за всеми работниками предприятия.
Однако, для выполнения требования законодательства о первичных документах одна из форм - Т-49 или Т-51 должна быть в наличии. Соответственно, если вы выдаете заработную плату наличными из кассы, то выдача производится по платежной ведомости (форма Т-49 или Т-53) и также необходимо вести журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а). Обратите внимание, Трудовой кодекс устанавливает только две возможных формы оплаты труда: в денежной форме в валюте РФ (в рублях) и в неденежной форме (не более 20% от начисленной месячной заработной платы) (ст.131 ТК РФ).
При этом денежные средства допускается перечислять на указанный работником счет в банке (при соответствующем условии в коллективном или трудовом договоре) (ст.136 ТК РФ).
По факту бригада выполнила объем за 73 ч. Экономия - 35,75 ч. Рассчитаем процент выполнения норм: 108,75 / 73 × 100 = 148,97 % - достаточно высокий. Это может говорить о качественной организации труда в бригаде, малых потерях подготовительно-заключительного времени при переходе с одной продукции на другую. Но экономисту следует обратить внимание на то, что при изготовлении трех видов продукции - зразы с сыром, люля-кебаб мясной экзотический, котлеты мясные «Татарские» - всегда высокий процент выполнения норм. Значит, необходимо:
В целом за месяц процент перевыполнения норм составил 115,33 %.
Если табель ведется по форме № Т-12, то сведения о начисленных суммах могут быть занесены непосредственно в эту форму, в этом случае отдельная расчетная ведомость не составляется. 4. При необходимости (т.е. при использовании на предыдущем этапе формы № Т-51) составляется платежная ведомость по форме № Т-53. 5. Рассчитывается сумма страховых взносов по каждому работнику в специальном регистре (пп.2 п.2 ст.28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»). 6. Сводятся (собираются) в один регистр страховые взносы по всем работникам за месяц.
Чиновники разрешили часть документов хранить только в электронном виде, но добавили новые, которые нужно распечатывать. Мы поможем разобраться, какие документы вести и хранить на компьютере, а какие нужно выводить ежемесячно, в конце года или по требованию контролеров. Что грозит, если нет распечаток Если бухгалтер не может предъявить первичные документы или учетные регистры, инспектор оштрафует его на сумму до 20 000 руб.
либо дисквалифицирует (ст. 15.11
КоАП РФ). Судьи в таких вопросах поддерживают контролеров (решение Московского городского суда от 20.04.2017 по делу № 7-4792/2017). Компании грозит штраф 20% неуплаченных налогов и взносов, но не менее 40 000 руб., если документов или регистров нет (п. 1-3 ст. 120 НК РФ). Какие электронные документы безопаснее иметь на бумаге Любой документ за свою «жизнь» проходит четыре этапа.
Документ создают, ведут, хранят, уничтожают.
Это может быть главный бухгалтер или бухгалтер по кадрам. ВНИМАНИЕ! Ведомость не будет действительна без печати организации на последней странице. Кстати, по нормам допустимо заполнять столько строк ведомости, сколько необходимо.
У нее может быть два, три, четыре и более листов, составленных согласно образцу табличной части бумаги. Работник перед получением заработной платы имеет право в любой момент ознакомиться со сформированным документом. Нюансы заполнения Табельный номер работника при заполнении автоматически берется из его личной карточки.
Бумага может быть распечатана в единственном экземпляре. Она помещается в архив организации. Никаких исправлений на уже заполненной бумаге быть не должно. Все необходимые корректировки выполняются в электронном виде.
Т-54) переносятся данные о количестве отработанных дней (часов), использованных отпусках, переводах, увольнении, изменениях в оплате труда (сверяются с данными соответствующих приказов, предоставляемых кадровой службой). 2.2. Рассчитываются отклонения (на основании уже имеющихся данных в лицевом счете сотрудника по начислениям за предшествующие периоды): отпускные (расчет ведется в форме № Т-60), больничные листы (ввиду отсутствия специального документа, видимо, предполагается, что расчет ведется в самом больничном листе), средний заработок, например, за время нахождения в командировке или в других случаях, предусмотренных законодательством (для этого вида расчета также не предусмотрено специальной формы расчета, видимо, по мысли законодателя, расчет ведется “на бумажке”), компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении (расчет ведется в форме № Т-61). 2.3.
Кем подписывается На распечатанном документе обязательно должна быть указана должность, подпись и расшифровка подписи того должностного лица, которое составляло документ.
Вопрос применения унифицированных или их самостоятельно разработанных, в сфере трудовых отношений пока остается открытым . поэтому рекомендуется придерживаться специально разработанных форм еще в 2004 году.
Ведь со стороны контролирующих органов могут возникнуть притязания, ведь при самостоятельной разработке форм могут быть не учтены новые законодательные требования, которые предъявляются к конкретному документу. В связи с этим, при разработке самостоятельных форм, рекомендуется обратиться к грамотному специалисту, осведомленному в широком спектре законодательных вопросов.
Поэтому основные документы по учету заработной платы. действующие на российских предприятиях, целесообразнее всего рассматривать в свете Постановления №1 от 05 января 2004 года Госкомстата России .
Табельный учет в организации ведется за всеми работниками предприятия. В зависимости от размера предприятия он может вестись как по отдельным подразделениям, так и по предприятию в целом. У каждого сотрудника имеется личный уникальный табельный номер, который фигурирует во всех документах по начислению заработной платы.
Суть составления табелей состоит в регистрации всех явок, опозданий или для учета сверхурочных работ. Ведет этот табель руководитель подразделения или другие работники, на которых возложили эту обязанность. Все правильно оформленные документы попадают в бухгалтерию. Там работник рассчитывает сумму зарплаты к выдаче.
Все расчеты по зарплате ведутся в расчетно-платежной ведомости
. В некоторых организациях составляют отдельные два документа по начислению заработной платы - расчетную ведомость и платежную ведомость.
В первом из них осуществляется исключительно расчет, а во втором указываются только ФИО, табельный номер и сумма к выплате. Второй документ является своеобразной распиской в получении заработной платы.
В Т-53а регистрируются ведомости за один календарный год.
В Т-54 отражаются ежемесячные сведения о заработной плате, полученной работником в течение года, там содержаться записи всех начислений и удержаний. В следующем документе по учету заработной платы — записке-расчете на предоставление ежегодного отпуска работнику производится расчет положенной заработной платы и др. положенных выплат при уходе в отпуск.
При увольнении сотрудника в организации составляется Т-61. Сам документ составляется кадровым работником, а расчет производится в бухгалтерии. Учитываются дни, за которые не был взят отпуск и производится компенсация, либо удержания из зарплаты. если отпуск брался авансом.
Последний документ из этого перечня составляется при оформлении выполненных работ, которые выполнялись по трудовому соглашению, заключенному на определенный срок. Этот акт является основанием для полного или частичного расчета по выполненным работам.
Главная Документы ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И РАСЧЕТОВ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Справочная информация: «Формы первичных учетных документов» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)
ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И РАСЧЕТОВ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Унифицированная форма N Т-12) (ОКУД 0301007) >>>
Табель учета рабочего времени (Унифицированная форма N Т-13) (ОКУД 0301008) >>>
Расчетно-платежная ведомость (Унифицированная форма N Т-49) (ОКУД 0301009) >>>
Расчетная ведомость (Унифицированная форма N Т-51) (ОКУД 0301010) >>>
Платежная ведомость (Унифицированная форма N Т-53) (ОКУД 0301011) >>>
Журнал регистрации платежных ведомостей (Унифицированная форма N Т-53а) (ОКУД 0301050) >>>
Лицевой счет (Унифицированная форма N Т-54) (ОКУД 0301012) >>>
Лицевой счет (свт) (Унифицированная форма N Т-54а) (ОКУД 0301013) >>>
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-60) (ОКУД 0301051) >>>
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Унифицированная форма N Т-61) (ОКУД 0301052) >>>
Читайте также: Трудовой договор с бухгалтером
Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (Унифицированная форма N Т-73) (ОКУД 0301053) >>>
Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы >>>
Применение первичной документации по учету труда и заработной платы связано с особенностями деятельности предприятия (организации), технологическим процессам производства продукции, системой организации и формой оплаты труда, другими особенностями.
Независимо от этого во всех случаях документация по учету труда и заработной платы должна обеспечить на всех уровнях управления предприятием получения достоверной информации:
О выработка рабочих в натуральном измерении, в том числе за нормой, отклонением и фактически;
Об использовании рабочего времени в человеко-днях, человеко-часах, в том числе по плану, отклонений и фактически;
О производительности труда рабочих в рублях или нормо-часах, в том числе по плану, отклонений и фактически;
О начисленную заработную плату, в том числе по плану, отклонений и фактически.
Управление трудом и расходами на заработную плату требует, чтобы информация об отклонениях фактических значений показателей от плановых выдавалась с указанием причин и виновников.
Основой получения всей необходимой информации для управления является первичный учет численности, отработанного времени и выработки рабочих. Только эти данные подает первичный учет, все остальные формируются расчетным путем на их базе.
Основными нормативными документами, регулирующими организацию первичного учета личного состава, численности работников и учета использования рабочего времени, являются:
Приказ Госкомстата Украины от 28.09.2005 № 286 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ КОЛИЧЕСТВА РАБОТНИ-КОВ" (далее - Приказ № 286)
Приказ Государственного комитета статистики украины № 489 от 05.12.2008 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ ТРУДА" с изменениями и дополнениями, внесенными приказом Государственного комитета статистики Украины от 25 декабря 2009 года № 496 (далее приказ № 489).
Согласно приказу № 489 основными формами первичной документации по учету личного состава являются:
П-1 "Приказ (распоряжение) о приеме на работу";
П-2 "Личная карточка работника";
П-3 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска".
П-4 "Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)".
П-5 "Табель учета использования рабочего времени". П-6 "Расчетно-платежная ведомость работника". П-7 "Расчетно-платежная ведомость (сводная)".
Оперативный учет поступления, перемещения и выбытия личного состава на основе названных документов возлагается на сотрудника по кадрам.
Прием, перемещение и увольнение работников оформляется приказом (распоряжением) руководителя предприятия типовой формы № П-1, П-3, П-4. В приказах указывается на какую работу и с какого времени зачисляется работник, условия его оплаты (оклад, сдельная или почасовая, разряд), табельный номер, который в дальнейшем указывают во всех документах по учету личного состава, труда и заработной платы.
По нашему мнению, в приказе о приеме на работу (форма № П-1) в строке "фамилия, имя, отчество" стоит отбивать (через запятую или в скобках) его идентификационный номер, к которому следует применять во всех случаях (в формах учета) вместо реквизита "табельный номер".
При приеме на сезонную или временную работу указывается, на какой срок принимается работник.
При приеме на работу, перемещении и увольнении материально-ответственного лица в приказе должны быть указаны порядок и сроки передачи им материальных ценностей другому материально-ответственному лицу. Такие приказы должен подписывать главный бухгалтер предприятия. С принятием на работу с работником заключают договор о материальной ответственности.
Инструкцией № 286 (п. 1.8) предусмотрены следующие показатели определения количества работников и порядок их исчисления:
1. среднеучетное количество штатных работников
2. общее количество работников
3. среднего количества всех работников в эквиваленте полной занятости Первый применяется для определения используется для определения количества занятых работников по сферам экономической деятельности и ведения наблюдения за изменениями мобильности рабочей силы. Его Суть определения заключается в том, что занятый работник учитывается только один раз (по месту основной работы), независимо от срока трудового договора и продолжительности рабочего времени.
Второй используют для оценки занятости на микроуровне (предприятие). В состав этого показателя, кроме штатных работников, включает количество внешних совместителей и работающих по гражданско-правовым договорам.
Третий показатель характеризует условное количество работников (рабочих мест), отработавших полный рабочий день, которая необходима для выполнения установленного (определенного) предприятием объема работ (услуг). Его используют для определения среднего уровня заработной платы и других средних величин в целом по предприятию, а также анализа эффективности использования рабочей силы.
Расчет этих показателей ведется на основании сведений о наличии работающих и отработанного ими времени. Для установления точной численности всех категорий работников предприятия по каждому структурному подразделению и в целом по предприятию необходимо вести количественный учет движения работников. Такой учет целесообразно вести в книге (ведомости) по форме, приведенной в табл. 6.1. Отработанное работниками предприятия определяется табельным учетом.
Читайте также: Доплата за совмещение должностей на время отпуска
Учет личного состава работников предприятия ведется отделом кадров предприятия.
При устройстве на работу работники обязаны подавать трудовую книжку, которая является основным документом о трудовой деятельности работника. Подробнее учет трудовых книжек описаны в пит. 2.3 данного пособия.
С целью ведения учета личного состава работников предприятия состоят: личная карточка (типовая форма № П-2) и личный листок по учету кадров.
Значение и задачи учета труда и его оплаты
Основанием для начисления заработной платы являются первичные документы, которые должны быть представлены в бухгалтерию.
Это приказ о приеме на работу по условиям договора, в котором указывается должность, форма оплаты, условия премирования, особые условия.
Договор подряда или поручения. Штатное расписание. Документы, поступающие из производства – табель учета рабочего времени, карточки учета выработки, наряды на работу, акты- приемки по договорам подряда, заявление и приказ на отпуск, карты санаторно-курортного лечения, заявления на льготы по подоходному налогу. Утвержденные руководством предприятия документы по системам и формам оплаты труда на этом предприятия по Учетной политике, положения о премировании. Документы, поступившие от сторонних организаций – исполнительные листы, кредитные обязательства. Требования уплаты страховых взносов, решения органов опеки.
В обязанности отдела бухгалтерии по учету труда входят следующие обязанности:
Ø своевременно начислять по поступившим первичным документам заработную плату, премии, дотации, пособия по социальному страхованию, отпускных;
Ø производить расчет удержаний;
Ø начислять и перечислять в бюджет налоги, средства взносов во внебюджетные фонды;
Ø получать денежные средства на оплату из банка и их выдачу (при условии отсутствия кассира);
Ø подготавливать отчетные документы по труду и заработной плате;
Ø вести учет труда и заработной платы.
При приеме на работу каждому сотруднику присваивается табельный номер, открывается личный лицевой счет форма №Т-54, заводится налоговая карточка учета совокупного дохода физического лица.
На основе первичных документов, подтверждающих выполнение работы, бухгалтер приступает к начислению заработной платы и других выплат работнику.
В лицевой карточке ф. № Т – 54 отражаются все начисления и доходы, затем эти данные переносят в платежную ведомость ф. № Т – 53 или в расчетно-платежную ведомость ф. № Т- 49.Результаты расчетов переносятся в налоговую карточку работника. Это так называемый текущий первичный учет совокупного дохода работника и удержаний налогов с него.
По окончанию года лицевых счета и налоговые карточки сдаются в архив.
При проведении работы по начислению заработной платы бухгалтер должен определить источник, и отнести затраты по оплате труда на соответствующий счет.
Отнесение затрат на себестоимость по оплате труда должно соответствовать правилам их отнесения по Положению о составе затрат на производство и реализацию продукции (статья Затраты по заработной плате) с указанием корреспонденции счетов по учету этих затрат.
Затраты по оплате труда на производство относятся в дебет счетов 20,23, 25, 26, 44, 90.
При начислении средств на оплату из фондов предприятия (фонд потребления), производят выплаты в виде премий, материальной помощи. Затраты по этим начислениям отражаются в дебете счетов 96.
При формировании Учетной политикой счета 96 «Резервы предстоящих платежей и расходов» производятся выплаты очередных отпусков, тогда в дебете этого счета списываются суммы начисленных отпускных.
Начисление и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, пособий на погребение производится из средств Фонда социального страхования. Обычно предприятию предоставляется право использовать на собственные нужды до 75% начисленных для этих целей взносов. Остаток суммы в течение месяца подлежит возврату в фонд вместе с остальными 25%. Суммы, использованные на выплаты пособий, списываются дебетовыми проводками со счета 69-1 "Взносы в фонд социального страхования".
Пособия по временной нетрудоспособности не подлежат обложению ЕСН в соответсвии с подп.1 п.1 ст.238 НК РФ. В то же время пособия по нетрудоспособности, в том числе пособия по уходу за больным ребенком, включаются в налогоблагаемую базу налога на доходы физических лиц. Таким образом, учет по временной нетрудоспособности оформляется следующей записью:
Учет заработной платы ведется на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В кредит этого счета относятся все начисления с отнесением сумм затрат на соответствующие источники. В дебете счета отражаются все виды удержаний и выданная заработная плата.
При организации учета заработной платы используют соответствующие сводные регистры двух типов – хронологические (журналы регистрации операций), систематические (ведомости, журналы-ордера).
Ежемесячно нужно оставлять документы, которые влияют на сумму зарплаты в конкретном месяце (служебные записки, приказы о поощрении и т. п.). Суммы начисленной зарплаты каждый месяц фиксируйте в расчетной (форма № Т-51форма № Т-49). При выплате зарплаты каждому работнику выдавайте расчетный листок. Помесячно составляйте табель учета использования рабочего времени.
№ Т-54 или № Т-54а или по самостоятельно разработанной форме. В конце года составьте график отпусков. Утвердить график отпусков на новый год нужно не позднее 17 декабря текущего года.
Ежемесячно по счету 70 организация может вести и распечатывать регистры бухгалтерского учета: карточку или ведомость по счету 70 или иные регистры, разработанные в организации самостоятельно. Налоговым регистром по заработной плате является регистр учета расходов по оплате труда (образец ниже). Записи ведутся в нем ежемесячно нарастающим итогам в течении года.
Ежегодно нужно вести карточку пор по индивидуальному учету страховых взносов ПФР и ФСС РФ. Ее форма утверждена письмом ПФР и ФСС РФ от 09.12.2014 № АД-30-26/16030, № 17-03-10/08/4738П (см. http://www.1gl.ru/#/document/99/420246194/bssPhr8/?step=3). По НДФЛ ежегодно оформляйте Налоговую карточку по учету доходов и налога на
доходы физических. Его форма законодательно не утверждена, поэтому Вам нужно разработать ее самостоятельно. В нее нужно включить обязательные реквизиты: сведения о работнике и его статус, виды доходов и предоставленных вычетов, сумма дохода и дата его выплаты, информация об удержанном и уплаченном НДФЛ.
Сергея Разгулина , действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как вести бухгалтерские регистры
Формы регистров утверждает руководитель организации. Обязательными реквизитами регистра бухучета являются:
Регистры составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью .
При внесении исправлений в регистры нужно проставить дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра (с расшифровкой).
Обязательных форм (бланков) регистров налогового учета в законодательстве нет. Организация сама решает, какие регистры использовать в своей деятельности ().
Если различий между бухгалтерским и налоговым учетом нет, вести регистры налогового учета необязательно. Налоговый кодекс РФ позволяет формировать данные налогового учета на основе регистров бухучета (абз. 3 ст. 313 НК РФ). Такое положение объясняется рядом причин. Во-первых, сведения для налогового учета берутся из тех же первичных документов, которые используются для отражения операций в бухучете. Во-вторых, из-за совпадения многих методов и способов оценки в налоговом и бухгалтерском учете составлять отдельные налоговые регистры нецелесообразно. Для расчета налоговой базы можно использовать данные бухучета.
Таким образом, если отличий между бухгалтерским и налоговым учетом нет, налоговые регистры не ведите. А в учетной политике для целей налогообложения укажите источники, из которых берутся данные для расчета налоговой базы (перечень бухгалтерских регистров).
Обязательные реквизиты
Разрабатываемые организацией регистры налогового учета должны содержать ряд обязательных реквизитов:
- наименование регистра;
- период (дату) составления;
- измерители операций в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;
- наименование хозяйственных операций;
- подпись (расшифровку подписи) сотрудника, ответственного за составление указанных регистров.
Отсутствие налоговых регистров признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена Налогового кодекса РФ.
Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 руб. Если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб.
Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.
Кроме того, за непредставление налоговых регистров по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму от 300 до 500 руб. ( , ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ). Налоговая ответственность за аналогичное нарушение установлена Налогового кодекса РФ. Однако пункт 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ предусматривает начисление штрафа за каждый непредставленный документ. Поскольку количество и форму регистров налогового учета организация определяет самостоятельно (), заранее установить, сколько регистров должно быть представлено в инспекцию, невозможно. Следовательно, сумму штрафа в рассматриваемой ситуации определить нельзя. Некоторые арбитражные суды подтверждают такой вывод (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 2 февраля 2004 г. № А13-6442/03-21).
Если у организации нет возможности представить требуемые документы в течение 10 рабочих дней со дня получения требования, об этом нужно письменно уведомить налоговую инспекцию. В уведомлении укажите причины и срок, в который документы могут быть представлены. На основании этого уведомления инспекция может (но не обязана) продлить срок представления документов. Решение о продлении (отказе в продлении) сроков инспекция должна принять в течение двух рабочих дней после получения уведомления от организации. Такие правила предусмотрены пунктом 3 статьи 93 и пунктом 6 статьи 6.1 Налогового кодекса РФ.
<…>
Из формы
| Регистр учета расходов по оплате труда | ||
| N | Наименование показателя | Источник информации |
| 1. | Лицо, в пользу которого произведено начисление | Первичный документ |
| 2. | Вид персонала | Первичный документ |
| 3. | Дата осуществления (начисления) расхода | Первичный документ |
| 4. | Наименование расхода | Первичный документ |
| 5. | Сумма расхода | Первичный документ |
| 6. | Объект учета (вид расхода), в связи с созданием (приобретением) которого осуществлено начисление расхода по оплате труда | Первичный документ |
| 7. | Итого (по видам персонала) | Расчет |
| Регистр формируется для обобщения информации о составе и размере расходов на оплату труда в понимании статьи 255 НК РФ. | ||
| Регистр заполняется без учета расходов по добровольному страхованию, предусмотренных в подпункте 16 статьи 255 НК РФ. | ||
| Записи осуществляются ежемесячно нарастающим итогом за год по всем начислениям, производимым в пользу работников исходя из фактических сумм. Регистр ведется по каждому работнику по виду персонала, к которому он относится. | ||
| Итоговые показатели переносятся в Регистр-расчет НЗП и Регистр учета прочих расходов текущего периода. | ||
| Аналитический учет задолженности ведется в разрезе следующих показателей: | ||
| - "Лицо, в пользу которого произведено начисление" | ||
| Указывается Фамилия, И. О. (табельный номер) физического лица, по которому производится начисление расхода на оплату труда. | ||
| - "Вид персонала" | ||
| Требуется для выделения расходов по оплате труда относящихся к производственному или управленческому персоналу для дальнейшего учета в составе прямых или косвенных расходов (в случае возникновения необходимости). | ||
| Реквизит может быть заполнен на основании справочника должностей, относящихся к производственной и непроизводственной сфере. | ||
| - "Дата осуществления (начисления или выплаты) расхода, связанного с оплатой труда" | ||
| Заполняется с учетом положений пункта 4 и пункта 7 статьи 272 НК РФ. Показатель отражается по дате составления первичного документа, фиксирующего начисление расхода, связанного с оплатой труда. | ||
| - "Наименование расхода" | ||
| Данный реквизит указывает наименование каждого начисленного расхода (по оплате труда, по премиям, начислениям стимулирующего и (или) компенсирующего характера, и др.). | ||
| - "Сумма расхода" | ||
| Отражается сумма начисления по каждому виду расхода по оплате труда без учета сумм налогов. | ||
| - "Объект учета (вид расхода), в связи с созданием (приобретением) которого осуществлено начисление расхода по оплате труда" | ||
| Необходимо для отражения информации о произведенных начислениях расходов на оплату труда, имеющих отношение к созданию, приобретению объектов учета или осуществлению расходов. | ||
| Заполняется в случаях, когда расход на оплату труда имеет отношение к определению стоимости конкретного объекта учета или расхода. | ||
| - "Итого за период заполнения регистра" | ||
| Указывается итоговая сумма по всем работникам (в разрезе вида персонала) и всем начислениям за период, за который производится заполнение регистра. | ||
Из статьи Зарплата — 2014
1.3.2 Зарплатный документооборот
Основанием для начисления заработной платы служат документы, которые:
Это следует из положений статей , Трудового кодекса РФ и Указаний , утвержденных .*
Типовые формы первичных документов для учета труда и его оплаты, а также Указания по их применению утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 . Для некоторых отраслей разработаны специализированные унифицированные формы документов, позволяющие вести учет выработки для начисления зарплаты в зависимости от осуществляемого вида деятельности и установленной системы оплаты труда.
Вместе с тем с 1 января 2013 года все коммерческие организации вправе пользоваться формами первичных документов по учету труда и заработной платы, разработанными ими самостоятельно. Главное, чтобы при этом они содержали те обязательные реквизиты, что предусмотрены пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Исключение - кассовые документы. Однако в любом случае мы советуем взять за основу типовые документы, удалив из них лишние, на ваш взгляд, графы или строки.*
Сроки начисления и выдачи зарплаты должны быть закреплены в трудовом (коллективном) договоре, Положении об оплате труда, других локальных документах. Такой порядок следует из Трудового кодекса РФ.
Суммы начисленной зарплаты фиксируйте в расчетной (форма № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49). На сотрудников, которые получают зарплату на банковскую карту, ведомость по форме № Т-49 не заполняется. Правила заполнения данных форм приведены в Указаниях , утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 .
Данные о зарплате, начисленной сотруднику в течение календарного года, отражайте в лицевых счетах по типовым формам № Т-54 или № Т-54а . Лицевые счета заполняйте ежемесячно. В них указывайте все начисления и удержания по зарплате каждого сотрудника компании.
При выплате зарплаты вы, как работодатель, должны в письменной форме известить своего сотрудника о том, какая зарплата ему полагается (ч. и ст. 136 ТК РФ). Для этого каждому работнику нужно выдать расчетный листок. Организация обязана выдавать сотрудникам этот документ независимо от того, каким способом она выплачивает зарплату: наличными деньгами через кассу, перечислением на банковские карты или в натуральной форме. Такой вывод следует из положений Трудового кодекса РФ и подтверждается письмом Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6-1 .*
Типового бланка расчетного листка нет, поэтому его форму следует разработать самостоятельно, утвердив ее в специальном документе. В расчетном листке, в частности, укажите:
Выдавать работникам расчетные листки логичнее всего в день окончательной выплаты зарплаты за месяц. Причем и в том случае, если зарплаты своим сотрудникам вы переводите на банковские карты. Конкретный порядок выдачи расчетных листков закрепите в том же внутреннем документе, который определяет форму этого документа (письмо Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6-1).
<…>
Новая форма карточки индивидуального учета страховых взносов
Документ:
письмо ПФР и ФСС РФ от 09.12.2014 № АД-30-26/16030, № 17-03-10/08/4738П
Что нового:
в новом бланке карточки есть возможность отразить выплаты работникам, облагаемые по доптарифам, виды начисленных пособий
Компании обязаны вести учет выплат страховых взносов (ч. 6 ст. 15 и ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212?ФЗ).
В 2010 году ПФР и ФСС РФ уже приводили рекомендуемый образец карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов (письмо ПФР от 26.01.2010 № АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П). Однако прежний образец не учитывает последних изменений в законодательстве.
В первом отражается информация о выплатах и начислениях взносов по общим или пониженным тарифам. Во втором — сведения о выплатах и взносах по доптарифам в зависимости от класса условий труда. Третий блок предназначен для отражения информации о начисленных суммах по каждому виду пособий.
<…>
18.3.1 Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц
Все доходы, которые ваша компания выплачивает работникам, надо отражать в отдельном налоговом регистре для расчета НДФЛ. Причем Налоговый кодекс РФ требует от вас разработать учетный бланк самостоятельно. В частности, это написано в статье 230 кодекса.
В этой карточке вы будете в течение года собирать всю информацию о доходах человека, предоставленных ему налоговых вычетах, суммах удержанного НДФЛ. И именно отсюда вы потом возьмете данные для заполнения годовой справки по форме 2-НДФЛ .
И учтите, что, если инспекторы придут к вам с проверкой и не увидят карточек по НДФЛ, компанию могут оштрафовать по статье 120 Налогового кодекса РФ. Размер денежного наказания колеблется от 10 000 до 30 000 руб.
Перечислим реквизиты, которые должны быть в карточке обязательно.
Сведения о работнике и его статус. Это и Ф. И.О. сотрудника, и его ИНН, и адрес постоянного места жительства, и паспортные данные. Здесь же нужно отразить налоговый статус работника - резидент (код 1), нерезидент (код 2), высококвалифицированный иностранный специалист (код 3).
Виды доходов и предоставленных вычетов. Естественно, главными составляющими при расчете налоговой базы по НДФЛ являются суммы выплаченных доходов и предоставленных вычетов. Но чтобы различать такие показатели по видам, заносите их в карточку под соответствующим кодом.
Сумма дохода и дата его выплаты. В регистре по НДФЛ обязательно нужно показывать не только сумму дохода, которую получил от вашей компании человек, но и дату ее реальной выплаты. Для последнего показателя стоит ввести отдельную графу.
Информация об удержанном и уплаченном НДФЛ. Закон требует фиксировать даты, когда вы удержали НДФЛ с дохода работника (по сути, в день выплаты такого дохода) и когда вы перечислили этот налог в бюджет. И в том и другом случае вы покажете еще и соответствующие суммы налога. Кроме того, в регистре следует отображать дату и номер платежного поручения. Того, по которому вы направили сумму налога в бюджет.
Какие еще графы важно внести в бланк. Само собой, Налоговый кодекс не ограничивает содержание учетной карточки по НДФЛ лишь теми данными, которые названы в статье 230 . Помимо них вы можете свободно включить в бланк и другие сведения. В частности, о компании как о налоговом агенте. Советуем вам предусмотреть в бланке поля, где вы будете отражать следующие сведения.
1. Сумма дохода с прошлой работы. Чтобы вы всегда могли безошибочно определить сумму предоставляемых налоговых вычетов, добавьте в карточку графу, куда вы впишете доход с предыдущего места работы человека. Это на тот случай, если новый сотрудник появится в вашей компании в середине года. Ведь доход для стандартных вычетов вы определяете нарастающим итогом с начала года.
2. Основания для предоставления вычетов. Введите в бланке строки, где можно будет сослаться на документы, на основании которых вы предоставили работнику стандартные или имущественный вычеты. Так вы сумеете легко проконтролировать, кому из сотрудников они положены и в какой сумме их можно предоставить.
Реквизиты уведомления о праве человека на имущественный вычет стоит выделить отдельной графой.
Расходы на оплату труда являются важнейшими статьями себестоимости продукции. По способу включения в себестоимость расходы на оплату труда могут быть прямыми (зарплата персоналу основного производства) и косвенными (зарплата руководящего, обслуживающего персонала, служащих).
Начисление заработной платы зависит от применяемой системы оплаты труда, технологии и организации производства. Оплата труда может быть повременная, сдельная, сдельно-премиальная, агентское вознаграждение, оклад и другие.
Учет оплаты труда базируется на первичной документации по учету затрат труда и нормативных документов по формам оплаты труда, разработанных в организации.
Основой для начисления оплаты труда являются следующие документы:
Штатное расписание;
Утвержденное Положением об оплате труда персонала;
Табель учета рабочего времени; ^ наряд на выполнение работ; ведомость учета выработки;
Приказ на выплату премии;
Трудовой договор и акт выполненных работ;
Другие документы, связанные с трудовыми отношениями и оплатой труда.Дудченко О.Н. Зарплата: расчет и учет. -М.: Экзамен, 2010. -133с.
Документальное оформление расчетов с работниками - неотъемлемая часть учета расчетов по оплате труда, поскольку заработная плата начисляется в соответствии с документами по учету использования рабочего времени.
При повременной оплате труда таким документом является табель учета использования рабочего времени (типовая форма № Т-13), который является внутренним, первичным, накопительным и оправдательным бухгалтерским документом, а также регистром оперативного учета рабочего времени.
Каждому работнику, принятому на постоянную, временную, сезонную работу сроком на один день и более, за исключением работников, выполняющих работу по договору подряда, присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы.
Учет выработки при сдельной форме оплаты труда может быть организован при условии, что есть возможность измерить и подсчитать объем выполненных каждым работником работ в натуральном выражении и установить плановые, нормированные задания в единицу времени. Поэтому документация по учету выработки должна обеспечивать организацию данными о количестве и качестве произведенной продукции и выполненных работ; о соответствии объема выполненных работ количеству израсходованных при этом материалов, сырья, полуфабрикатов; об уровне выполнения норм выработки и размере заработной платы.
Учет выработки рабочих-сдельщиков ведется мастерами, бригадирами и другими работниками. В зависимости от характера производства, системы организации и оплаты труда, способа контроля качества продукции в промышленности применяются следующие формы первичных учетных документов: наряд на сдельную работу, маршрутный лист (карта), рапорт о выработке и приемке работ за смену, карточки (ведомость) учета выработки, табель- расчет, акт о приемке выполненных работ, заказ и другие.
Независимо от формы первичные документы должны содержать следующие реквизиты: место работы (цех, участок, отдел и т. д.), расчетный период (год, месяц, число), фамилию и инициалы работника, его табельный номер и разряд, код учета затрат (изделие, заказ, счет, статья расхода), наименование работы, плановый и фактический объем, расценка за единицу выполняемой работы, фактический заработок. Заполняются эти документы на основе технологических карт, действующих норм и расценок в соответствии с производственной программой цеха (участка), графика работы. Эти документы оформляются до начала работы и передаются рабочему или бригаде. По окончании работ отдел технического контроля (ОТК) проставляет фактически затраченное время и объем выработанной, принятой годной продукции и брака. Подписываются эти документы руководителем работ, нормировщиком и бригадиром (если работа выполняется бригадой) и подтверждаются руководителем организации.
В единичных производствах, где изготавливают индивидуальную (неповторяющуюся) продукцию, основным документом на сдельную работу является наряд. По форме различают индивидуальные наряды (на одного человека) и бригадные (коллективные) наряды; по сроку действия - разовые (на один вид работы в течение смены или месяца, относящиеся к одному и тому же заказу, коду производственных затрат) и накопительные наряды. Но более совершенными считаются накопительные наряды на весь отчетный период или его половину. В такой наряд последовательно записывают нормированные задания и их выполнение. Подсчитывают их за каждую половину месяца. По окончании месяца наряд закрывают и сдают в бухгалтерию, где проводится его дальнейшая обработка: проверяется правильность заполнения учетных реквизитов, рассчитываются суммы заработка и количество часов нормированного времени, определяются итоговая сумма заработка и нормо-часы.
Если работа по наряду до конца месяца не закончена, то расценивается выполненная часть, а на завершение работы дается задание в наряде на следующий месяц.
В серийных производствах, где по одному технологическому процессу изготовляется одновременно серия (группа) однородных изделий, для учета выработки и заработной платы применяют маршрутные листы (карты). Работу по ним может выполнять каждый рабочий. Маршрутный лист выписывается заранее на все операции технологического процесса и на определенную партию деталей и изделий. В нем последовательно отмечают передачу работы (количество) с одной операции на другую, что позволяет контролировать потери и брак в производстве. Ввиду того, что работы по маршрутному листу выполняют несколько рабочих, заработок каждого накапливается в специальном документе - рапорте о выработке, составляемом за 15 дней или за месяц.Дудченко О.Н. Зарплата: расчет и учет. -М.: Экзамен, 2010. -135с
