Денежные средства компании являются частью оборотных активов, которые используются в операциях с поставщиками, подрядчиками, персоналом, заемщиками и т.д. В данной статье мы рассмотрим бухгалтерский учет денежных средств, существующие проводки, учет инвестиций, денежных средств на валютных счетах, денег находящихся в пути и в кассе организации.
Рассмотрим основные задачи учета денежных средств в бухгалтерии организации:
Движение денежных средств, денежных документов и иностранной валюты отражается в бухгалтерском балансе на счета 50 «Касса».
К счету 50 могут быть дополнительно открыты субсчета:
Одной из самых распространенных проводок является «Поступление денежных средств в кассу предприятия с расчетного счета ». Для отражения данной операции используют следующую проводку.
Для отражения выручки от реализации (продажи) товаров или оказания услуг используют следующую типовую проводку. Данная проводка используется для розничной торговли.
Поступление денежных средств от оптовой продажи товаров, оформляется в виде двух следующих проводок. Первым делом покупателю предъявляется счет для оплаты продукции, который отражается в первой проводке, при отгрузке товара осуществляется вторая проводка, отражающая получение денежных средств от покупателя.
Рассмотрим типовую задачу бухгалтерского учета. Компания получила авансовый платеж под доставку и отгрузку продукции на сумму в 500 000 руб. в том числе НДС в размере 50 000 руб. Необходимо отразить данную операцию на счетах. В таблице ниже приводится решение данной задачи по учету аванса и НДС.
В уставе организации (ООО) был определен уставной капитал в размере 50 000 руб. При регистрации общества уставной капитал был оплачен на сумму 30 000 руб., что не менее 50% заявленного (на основе закона №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Предусмотрены взносы учредителей в кассу компании, которые составили после регистрации общества 20 000 руб. Разберем какие операции и проводки необходимы для регистрации данной ситуации.
Подотчетному лицу организации были выданы денежные средства на приобретение канцелярских товаров на сумму 1000 руб. После приобретения товаров, был составлен отчет о приобретении с товарным чеком на сумму 800 руб. Полученный остаток был сдан в кассу организации.
Следует заметить, что подотчетными лицами могут быть только работники организации, которые получают денежные средства под отчет на приобретение материальных ценностей, командировочных расходов. Операции с подотчетными лицами отражаются на . Рассмотрим какие операции и проводки будут отражать данную ситуацию.
Организация произвела вклад в совместную деятельность с индивидуальным предпринимателем на основании договора простого товарищества. Взнос производился наличными денежными средствами в размере 500 000 руб. По итогам производственной деятельности был получен доход в размере 25 000 руб., зачисленный в кассу организации. Далее организацией был выдан заем индивидуальному предпринимателю в размере 80 000 руб., часть которого была погашена через месяц. Объем полученных средств составил 20 000 руб. Рассмотрим проводки для данной экономической ситуации.
Денежные средства перечисляются на расчетные счета непосредственно кассирами организации в банке или инкассаторами. Денежные средства, полученные от реализации товаров или услуг, переданные инкассаторам и еще не зачисленные на расчетный счет отражаются на .
На основе заключенного договора между организацией и банком, компания сдает свою выручку два раза в день. Первый раз платеж осуществляется непосредственно кассиром, тогда как второй раз выручка забирается инкассатором банка. Итак, 1 июня была получена выручка в размере 75000 рублей, из которой 25 000 руб. была сдана кассиром и 50 000 руб. передана инкассатору. Так как денежные средства были переданы инкассатору во второй половине дня, то данная операция будет отражаться как денежные средства в пути и их приход будет отражен уже на следующий день. Разберем проводки для данной ситуации.
Валютные счета необходимы для осуществления финансовых отношений с иностранными компаниями. Для этого открываются бухгалтерские счета:
Организация осуществляет торговлю с иностранными компаниями и была осуществлена продажа экспортной продукции в размере 200 000 евро. Также был получен гран для модернизации производственной линии в размере 100 000 евро. При отгрузке продукции были ошибочно перечислены таможенные платежи за осуществления контроля на сумму 5000 евро. С валютного счета организации были осуществлены перечисления на расчетный счет по отгруженной продукции в размере 10000 евро. Курс валюты ЦБ РФ 50 руб. за 1 евро.
Следует заметить, что пересчет стоимости активов (денежных средств) осуществляется в день совершения операции. Рассмотрим проводки по данным условиям.
Компания приобрела иностранную валюту на сумму в 10 000 евро. по курсу 60 руб. за 1 руб. Официальный курс по данным ЦБ РФ составляет 50 руб. за 1 евро. Банку, приобретающему валюту, было уплачено вознаграждение в размере 1%.
При приобретении денежных средств необходимо оценить их текущую стоимость в день совершения операции, для этого используют данные Центрального Банка РФ по валютным курсам. При получении иностранной валюты возникла курсовая разница, что привела к внереализационным расходам, которые были отражены на счете 91.2. Рассмотрим проводки по данным операциям.
Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией банка России от 04.10.93 г. №18 О Порядке ведения кассовых операций в РФ. Размер сумм наличных денег в кассе предприятия ограничен лимитом, устанавливаемым кредитным учреждением по согласованию с предприятием. Сверх установленных норм наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий в течении трех дней, включая день получения денег в кредитном учреждении. Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными. Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 и отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и в ведомости №1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и в ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов. В кассе предприятия могут храниться, кроме денежных средств, ценные бумаги и бланки строгой отчетности. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с неправильным их хранением ущерб предприятию.
Все операции по поступлению и расходованию денежных средств записывают в кассовую книгу. Она пронумерована, прошнурована и заверена печатью организации. Количество листов подсчитывается и заверяется подписью главного бухгалтера и директора.
В конце рабочего дня кассир подводит итоги поступлений и выдачи из кассы денежных средств, выводит остаток денег в кассе на начало следующего дня.
Все записи в кассовой книге делаются шариковой или чернильной ручкой.
Записи делаются через копировальную бумагу на двух листах, один из которых потом отрывают. Его используют как отчёт кассира по проведённым за день операциям. Вместе с приходными и расходными кассовыми документами и журналом регистрации приходных и расходных ордеров она в конце дня сдаётся на проверку в бухгалтерию. Исправления в кассовой книге запрещены. Сделанные корректирующие записи заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.
Согласно инструкции по ведению кассовых операций руководитель предприятия обязан оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы и при доставке их из банка в кассу.
Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности не менее одного раза в месяц. Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности. Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Результаты инвентаризации оформляются актом (ф. № инв. 15). На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия - решение по результатам инвентаризации.
В случае выявления излишков в кассе оформляется записью Д 50-1 К91-1.
В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира) и оформляются записью: 1. Д-т сч. 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К-т сч. 50 «Касса» 2. Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» К-т сч. 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
При наличии у предприятия валютного счета и средств в валюте других государств может возникнуть необходимость в использовании наличной инвалюты. Отдельного счета для этих целей не предусмотрено, поэтому в составе счета 50 «Касса» открывается субсчет, например субсчет 50-2 «Касса в иностранной валюте». Учет операций организуется по видам валют. Банк выдает предприятию наличную инвалюту только на определенные цели: командировочные расходы и приобретения строго ограниченного круга. При получении в банке: Д-т сч. 50-2 «Касса в иностранной валюте» К-т сч. 52-2 «Текущий валютный счет». При выдаче под отчет: Д-т сч. 71-2 «Расходы с подотчетными лицами по загранкомандировкам» К-т сч. 50-2 «Касса в иностранной валюте». В любом случае, так же как и по счету 52 «Валютный счет», учет движения наличной инвалюты производится в двух оценках: по видам валют и в рублях. Синтетический учет ведется только в рублях. Используются учетные регистры: журнал-ордер №1/1 и ведомость №1/1. Остатки кассовой наличности в инвалюте подвергаются переоценке при изменении курса рубля по отношению к имеющейся у предприятия иностранной валюте. Результат переоценки отражается в корреспонденции субсчета 50-2 со счетом 80 «Прибыли и убытки». 3. Учет денежных средств на расчетном счете.
Все свободные денежные средства организации и другие юридические лица независимо от формы собственности и вида деятельности обязаны хранить в учреждении банка. Однако для мелких текущих производственных расходов наличными, для расчетов с работниками по оплате труда, выдачи денег под отчет и т. д. в каждой организации создается касса. Полную ответственность за сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе, несет кассир. Выполнение всех операций с наличными деньгами в ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» возложено на бухгалтера-кассира.
В соответствии с постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности", при приеме на работу с кассиром заключается трудовой договор о полной материальной ответственности (приложение № 1). Согласно пункту 32 Порядка ведения кассовых операций после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. При этом если работник отказывается заключать договор о полной материальной ответственности при приеме на такую работу, он нарушает свои трудовые обязанности (п. 36 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2). Материальную ответственность могут нести только штатные работники фирмы. И даже если работник уволится после причинения ущерба, это не избавит его от ответственности (ст. 232 ТК РФ). Если трудового договора нет, действует Гражданское законодательство.
Руководителем организации должны быть созданы необходимые условия для обеспечения сохранности денежных средств в соответствии с Письмом ЦБ РФ от 04.10.93 г. № 18 об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.1996 г. № 247), которые включают: рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке; единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс организаций. При получении денег в банке для расчетов с работниками по оплате труда кассиру должна быть выделена автомашина, так как ему категорически запрещается производить перевозку денег общественным или попутным транспортом.
В соответствии с указанными нормативными актами руководитель организации должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче их, а в случае необходимости - транспортное средство. После окончания рабочего дня кассир должен пересчитать денежную наличность в кассе, сверить ее с книжным остатком и опечатать (опломбировать) сейф и помещение кассы. Ключи от сейфов и печати хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах, шкатулках - у руководителя организации.
Согласно «Порядка ведения кассовых операций в РФ» от 22.09.1993 г. ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» помещение кассы изолировано, двери закрыты с внутренней стороны, доступа в помещение кассы посторонним лицам нет. Все наличные деньги и ценные бумаги, бланки строгой отчетности хранятся в несгораемом сейфе, по окончании рабочего дня сейф закрывается и опечатывается. Помещение кассы закрывается на две двери и сдается на пульт вневедомственной охраны.
Учреждением банка устанавливается лимит кассы, т.е. предельная сумма остатка денежных средств, которая может храниться в кассе организации. Для того чтобы банк установил лимит остатка денег в кассе, предприятие представляет расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу», а учреждение банка письменно сообщает каждому предприятию установленный ему лимит остатка наличных денег в кассе. Если у предприятия есть несколько счетов в разных банках, оно по своему усмотрению обращается в один из них с расчетом на установление лимита остатка кассы. После того как банк его установит, предприятие уведомляет об этом все другие банки, в которых ему открыты счета. Проверяя данное предприятие, учреждения банков руководствуются именно этим лимитом, который устанавливается ежегодно. Деньги сверх лимита могут находиться только в период выдачи заработной платы в течение 3 дней, включая день получения денег в банке. Утром на 4-й день не выданная (депонированная) сумма заработной платы должна быть внесена в банк.
Лимит остатка денежных средств в кассе ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» установлен в размере 50000 рублей Сбербанком РФ. Проверяя данное предприятие, учреждения банков руководствуются именно этим лимитом, который устанавливается ежегодно согласно Положения ЦБ РФ от 05.01.1998 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ». В организации данные документы датированы 2009, 2010, 2011 годами. Мною было рекомендовано составить расчет лимита остатка денежных средств в кассе на 2012 год. Лимит утвержден отделением Сбербанка России в размере 53 287,85 рублей на 2012 год.
Учреждение ежедневно сдает в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Наличные деньги сдаются в дневные и вечерние кассы банков.
Главный бухгалтер должен строго следить за соблюдением лимита кассы. Не только банки, но и органы государственного и негосударственного контроля (ведомственные и вневедомственные) систематически проверяют состояние кассовой дисциплины. При выявлении нарушений выясняется, когда, в какой сумме и по какой причине было допущено превышение лимита денежных средств в кассе. За накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита на должностных лиц организации налагается административный штраф в размере от четырех до пяти тысяч рублей; на юридических - от сорока до пятидесяти тысяч рублей (в ред. Федерального Закона от 22.06.2007 г. № 116-ФЗ). Банки, налоговые инспекции и правоохранительные органы в обязательном порядке проводят проверки соблюдения условий работы с кассовой денежной наличностью и в случае выявления нарушений применяют штрафные санкции. Кроме того, проверяется соблюдение организацией предельных сумм налично-денежных расчетов. В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, а так же между юридическим лицом и гражданином в рамках одного договора предусмотрен в сумме не более 100000 рублей.
Учет кассовых операций в ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» ведется по унифицированным формам первичной учетной документации по учету кассовых операций, предназначенные для юридических лиц всех форм собственности, утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»: N КО-1 «Приходный кассовый ордер»; N КО-2 «Расходный кассовый ордер»; N КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»; N КО-4 «Кассовая книга»; N КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».
В соответствии с Федеральным Законом от 21 ноября 1996 года № 129 ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.98 года за № 34н и 20 Положениями по бухучету (ПБУ № 1-20) утвержденными Минфином России бухгалтерский учет в ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» ведется по журнально-ордерной форме в электронном виде с использованием автоматизированной программы бухгалтерского учета «1 С». Модуль программного комплекса «1 С» по учету кассовых операций предназначен для учета операций с наличными средствами предприятия, в этом же блоке ведется учет авансовых отчетов и расчетов с подотчетными лицами, процедуры по обработке платежных ведомостей на выплату заработной платы и ведение картотеки депонентов. Главной особенностью данного модуля является то, что при регистрации первичных документов, формируются бухгалтерские проводки и отчеты.
В соответствии со статьей 2 Федерального закона РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» прием денежных средств за товары и услуги в ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» ведется с применением контрольно-кассовой техники, модели которых включены в государственный реестр, утвержденный Приказом Федерального агентства по промышленности от 06.03.2007 № 105. Кроме кассы, ККТ зарегистрированы в обособленном подразделении г.Адлер. Вся контрольно-кассовая техника находятся на сервисном обслуживании ООО «Ремтехсервис», с которым заключен договор на 2011 год. Регистрация и применение контрольно-кассовой техники, используемой в ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи», осуществляется в соответствии с Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470.
Все штатные сотрудники общества заработную плату, отпускные, больничные, с 2008 года, получают по пластиковым картам через банкомат Сбербанка России, согласно заключенного с каждым работником договора, на основании их заявлений. Эта форма расчетов имеет немало преимуществ: снизились затраты на снятие и доставку наличных денег, у бухгалтера сократился объем кассовых операций, не нужно депонировать невыплаченные деньги. Сумму, необходимую для выдачи зарплаты сотрудникам, ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» переводит в банк одним платежным поручением. К нему прилагаются два экземпляра реестра зачислений на кассовые счета. Один экземпляр остается в кредитной организации, второй с пометкой банка возвращается в общество. На каждого сотрудника в реестре указываются: фамилия, имя, отчество, реквизиты зарплатного счета, а также сумма, которая должна быть на него переведена.
Приход наличных денег в кассу отражается по дебету счета 50 «Касса» на основании приходного кассового ордера (форма № КО-1). В кассе могут храниться не только наличные деньги, но и другие денежные документы (почтовые марки, оплаченные авиабилеты, проездные билеты). Все поступающие в организацию денежные средства должны быть оприходованы своевременно и в полном объеме. Наличные деньги, не подтвержденные кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.
Расход наличных денег из кассы ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» отражается по кредиту счета 50 «Касса» на основании расходного кассового ордера (форма № КО-2). При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование, номер документа, кем и когда он выдан в расходном кассовом ордере. Лицо, получившее деньги, ставит свою подпись в расходном кассовом ордере. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере считается недостачей и взыскивается с кассира. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, должна осуществляться по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или отдельной ведомости. При выдаче денег по доверенности в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег должны быть указаны фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в кассовых документах как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. Разовые выплаты денег отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам Ф.А.Гмыра. Организация и учет кассовых операций и налично-денежного обращения.- М.: Экономика, 2005г.
Приходные и расходные кассовые ордера в ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» выписываются в день совершения операции в одном экземпляре с учетом правил их оформления. Не допускаются подчистки и исправления в приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также расходных ордерах и заменяющих их документах. Ненадлежащим образом заполненные документы подлежат уничтожению, и взамен их составляются новые документы. Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
Расходный кассовый ордер подписывается генеральным директором и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым документам имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. Кассовые ордера и приложенные к ним документы подписываются кассиром после осуществления операции и гасятся штампом «Получено», «Оплачено» с указанием даты. До передачи в кассу организации приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы регистрируются в Журнале регистрации (форма № КО-3). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Запрещается выдавать приходные и расходные кассовые ордера на руки лицам, вносящим или получающим деньги.
Для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе используется Кассовая книга (форма № КО-4).
Каждое предприятие ведет только одну Кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью на последней странице, где делается запись: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _ листов». Общее количество прошнурованных листов в Кассовой книге заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в Кассовой книге производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу и ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в Кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
Для контроля проводится ревизия кассы и проверка соблюдения кассовой дисциплины. В ходе инвентаризации необходимо обратить внимание на правильность оформления кассовых документов; ведения кассовой книги; соблюдения лимитов остатка наличных денежных средств, установленных обслуживающими организацию учреждениями банков; применения контрольно-кассовой техники. По каждому объекту контрольно-кассовой техники должны быть в наличии документы, связанные с его приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, применением. При инвентаризации производится проверка фактического наличия в кассе денежных знаков, бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности. Результаты инвентаризации в ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» оформляются актом (приложение № 3).
В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться периодическая проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Кроме ревизий, систематически проверяют соблюдение предприятиями Порядка ведения кассовых операций и банковские учреждения, так как банки заинтересованы в правильности денежных отношений с предприятием, и любое нарушение или хищение вредит и финансовому положению банка, и его репутации.
Основным учетным регистром является журнал-ордер № 1, состоящий из двух частей - журнала-ордера № 1, в котором осуществляется учет операций по кредиту счета 50 «Касса» и ведомости 1, предназначенной для учета оборотов по дебету счета 50. Бухгалтерский учет денежных средств в кассе осуществляется на главном счете 50 «Касса», к которому могут быть открыты следующие субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы» и др.
На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в отечественной валюте (руб., коп.), но при совершении в организации кассовых операций в иностранной валюте необходимо дополнительно открыть аналитические счета по видам валюты («Касса организации в долларах США», «Касса организации в евро» и т.д.).На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитываются наличие и движение денежных средств в филиалах кассы организации, которые открываются в случае необходимости на эксплуатационных участках, остановочных пунктах, билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т. п. На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, другие денежные документы В.И.Нестеров. Учет и ведение кассовых операций.- М.: ДИС, 2005г..
Счет 50 «Касса» по отношению к балансу является активным и размещается во II разделе актива баланса по статье «Касса». По дебету счета 50 «Касса» учитываются остаток и поступление денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту - их расходование и списание.
Для учета операций в иностранной валюте в организациях создается специальная касса. С кассиром по валюте заключают договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Кассам устанавливаются лимиты в иностранной валюте. Они должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т.п.). кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы. При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов. В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности денежные знаки от клиентов кассиром не принимаются. Оплату товаров и услуг разрешается принимать в нескольких иностранных валютах. Пересчет других видов иностранных валют в доллары осуществляется по рыночному курсу, информация о котором присылается банком в кассу. Таблица пересчета должна быть доступной для посетителей. При расчетах за валюту сдача выдается обычно в валюте платежа. С согласия покупателей сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещена.
Учет кассовых операций в ООО «ГрузоПодъемСпецТехника-Сочи» осуществляются в основном в соответствии с требованиями законодательства. Обороты, отраженные в регистрах бухгалтерского учета соответствуют оборотам аналитического учета. Расчеты наличными денежными средствами с юридическими лицами, превышающими установленные нормативы, не производились. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организация проводит обязательную инвентаризацию имущества и обязательств (пункт 2 статьи 12 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). В том числе инвентаризации подлежат наличные денежные средства в кассе, денежные документы, инкассированные денежные средства, а также внесенные в кассы кредитных организаций, но не зачисленные на счета в банках на дату инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49).
| Содержание хозяйственной операции | Первичные учетные документы | Д | К |
|---|---|---|---|
| Поступления в кассу | |||
| Переданы денежные средства с расчетного счета в кассу | Выписка банка, ПКО | 50 | 51 |
| Внесен вклад учредителя в уставный капитал в виде наличных денег | ПКО, протокол собрания учредителей | 50 | 75 |
| Поступили денежные средства от покупателя в счет задолженности по проданным товарам | 50 | 62 | |
| Поступил аванс от покупателя | ПКО, доверенность лица, вносящего денежные средства | 50 | 62 |
| Поступили неизрасходованные средства, выданные ранее подотчетному лицу | ПКО, авансовый отчет | 50 | 71 |
| Оприходованы в кассу излишки денежных средств, выявленные при ревизии кассы (инвентаризации) | ПКО, акт ревизии кассы, приказ руководителя | 50 | 91 |
| Выручка от продажи товаров поступила в кассу организации | ПКО, договор | 50 | 90 |
| Выручка от продажи прочих активов поступила в кассу | ПКО, договор, доверенность | 50 | 91 |
| Оплачена покупателем в кассу задолженность по проданным товарам в кредит | ПКО, договор, доверенность | 50 | 76 |
| Внесена в кассу сумма переплаты заработной платы работниками организации | ПКО | 50 | 73 |
| Внесена в кассу сумма возмещения недостачи виновными лицами (работниками организации) | ПКО, приказ руководителя | 50 | 73 |
| Получены в кассу денежные средства, являющиеся доходами будущих периодов | ПКО | 50 | 98 |
| Получены в кассу денежные документы от поставщика | ПКО, доверенность | 50 | 60 |
| Выбытия из кассы | |||
| Переданы денежные средства из кассы на расчетный счет | Выписка банка, РКО, объявление на взнос наличными | 51 | 50 |
| Выплачена из кассы заработная плата | 70 | 50 | |
| Выплачена из кассы депонированная заработная плата | Расчетно-платежная ведомость, РКО | 76 | 50 |
| Выданы из кассы денежные средства подотчетному лицу | Служебная записка, РКО | 71 | 50 |
| Выявлена при ревизии кассы (инвентаризации) и списана недостача денежных средств | Акт инвентаризации кассы, приказ руководителя, РКО | 94 | 50 |
| Оплачена из кассы задолженность поставщику за приобретенные товары или услуги, внесена предоплата за товары или услуги | РКО | 60 | 50 |
| Оплачена из кассы задолженность покупателям по возвращенным товарам | РКО | 62 | 50 |
При поступлении денежных средств в кассу в качестве первичного документа используется приходный кассовый ордер , при выплате денежных средств из кассы используется расходный кассовый ордер . К этим документам могут прикладываться другие - служебные записки, приказы (выдача денежных средств под отчет), ведомости выплаты заработной платы (выдача заработной платы), акты ревизий (при поступлении в кассу излишних денежных средств), протоколы, выписки банка.
Вкладчик ООО "Мебельщик" Петров П.П. внёс (см. пример к занятию №6) не всю часть вклада, в частности, он должен организации еще 14000 рублей. Он решил внести остаток в кассу организации 04.02.2013. Эта операция отражена следующей бухгалтерской записью:
Д50 К75-01 -Петров П.П. 14000 руб.
При этом, следуя порядку учета уставного капитала, принятого в организации, делается запись по субсчетам счёта 80:
Д80-04 -Петров П.П. К80-03 14000 руб.
Организация передаёт наличные денежные средства из кассы в банк 05.02.2013, в учете это отражается следующей записью:
Д51 -Расчетный счет №1 К50 14000 руб.
Отразим эти операции в Журнале регистрации хозяйственных операций за январь (табл. 9.2). Напомним, что одна из операций была рассмотрена в материалах занятия №8. При заполнении журнала мы используем сквозную нумерацию, последняя запись за декабрь шла под номером 16, поэтому в январе первая запись будет под номером 17.
| № | Дата | Содержание факта хозяйственной жизни | Корреспонденция счетов | Сумма, руб. | |
|---|---|---|---|---|---|
| Д | К | ||||
| 17 | 03.02.2013 | Начислены проценты по остаткам на расчетном счете | 51 | 91-01 | 823 |
| 18 | 04.02.2013 | Петров П.П. вносит остаток вклада в уставный капитал | 50 | 75-01 | 14000 |
| 19 | 04.02.2013 | Отражена оплата части уставного капитала Петровым П.П. | 80-04 | 80-03 | 14000 |
| 20 | 05.02.2013 | Переданы денежные средства из кассы на банковский счет | 51 | 50 | 14000 |
| Итого: | 42823 | ||||
В предыдущих примерах мы рассматривали операции организации за январь 2013-го года. В конце января мы можем посчитать остатки по счетам и отразить их в виде начального сальдо по счетам главной книги, открываемым в феврале. В таблицах 9.3 - 9.7 приведены счета главной книги, которые участвовали в операциях 17 - 20 Журнала:
| 50 "Касса" | |||
|---|---|---|---|
| № | Д | К | № |
| Сальдо начальное | |||
| 0 | |||
| Поступления: | Выбытия: | ||
| 18 | 14000 | 14000 | 20 |
| Дебетовый оборот | Кредитовый оборот | ||
| 14000 | 14000 | ||
| Сальдо конечное | |||
| 0 | |||
| 51 "Расчетные счета" | |||
|---|---|---|---|
| № | Д | К | № |
| Сальдо начальное | |||
| 159000 | |||
| Поступления: | Выбытия: | ||
| 17 | 823 | ||
| 20 | 14000 | ||
| Дебетовый оборот | Кредитовый оборот | ||
| 14823 | |||
| Сальдо конечное | |||
| 173823 | |||
| 75 "Расчеты с учредителями" | |||
|---|---|---|---|
| № | Д | К | № |
| Сальдо начальное | |||
| 14000 | |||
| Поступления: | Выбытия: | ||
| 14000 | 18 | ||
| Дебетовый оборот | Кредитовый оборот | ||
| 0 | 14000 | ||
| Сальдо конечное | |||
| 0 | |||
| 80 "Уставный капитал" | |||
|---|---|---|---|
| № | Д | К | № |
| Сальдо начальное | |||
| 1000000 | |||
| Выбытия: | Поступления: | ||
| 19 | 14000 | 14000 | 19 |
| Дебетовый оборот | Кредитовый оборот | ||
| 14000 | 14000 | ||
| Сальдо конечное | |||
| 1000000 | |||
| 91-01 "Прочие доходы" | |||
|---|---|---|---|
| № | Д | К | № |
| Выбытия | Поступления | ||
| 823 | 17 | ||
| Дебетовый оборот | Кредитовый оборот | ||
| 0 | 823 | ||
| Сальдо конечное | |||
| 823 | |||
В таблице 9.8 приведена оборотно-сальдовая ведомость
| Оборотно-сальдовая ведомость | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| № счета | Наименование счета | Сальдо начальное, р. | Обороты, р. | Сальдо конечное, р. | |||
| Д | К | Д | К | Д | К | ||
| 08 | Вложения во внеоборотные активы | 600000 | 0 | 600000 | |||
| 09 | Отложенные налоговые активы | 200 | 0 | 200 | |||
| 10 | Материалы | 100000 | 0 | 100000 | |||
| 19 | НДС | 126000 | 0 | 126000 | |||
| 50 | Касса | 0 | 0 | 14000 | 14000 | ||
| 51 | Расчетные счета | 159000 | 0 | 14823 | 0 | 173823 | |
| 68-02 | Расчеты по налогу на прибыль | 0 | 0 | ||||
| 75 | Расчеты с учредителями | 14000 | 0 | 0 | 14000 | ||
| 80 | Уставный капитал | 0 | 1000000 | 14000 | 14000 | 1000000 | |
| 91-01 | Прочие доходы | 0 | 0 | 0 | 823 | 823 | |
| 91-02 | Прочие расходы | 0 | 0 | ||||
| 91-09 | Сальдо прочих доходов и расходов | 0 | 0 | ||||
| 99 | Прибыли и убытки | -800 | -800 | ||||
| Итог | 999200 | 999200 | 42823 | 42823 | 1000023 | 1000023 | |
Обратите внимание на то, как повлияли на конечное сальдо операции получения процентов, начисленных на банковский счет организации. А именно, кредит субсчета 91-01 указывает на то, что на момент составления ОСВ имеется некоторый доход. Этот доход рано называть "прибылью", но, по сути, он указывает нам на то, что организация получила некоторые средства, которые повлияли на её финансовое состояние.
Лучше понять это можно, максимально упростив ситуацию, абстрагировавшись от учёта. А именно, представим, что у организации были средства размером 999200 рублей. Кто-то заплатил ей 823 рубля, не потребовав ничего взамен. Очевидно, теперь размер средств организации составляет 10000023 рубля.
На этом занятии вы познакомились с особенностями организации бухгалтерского учета наличных денежных средств в кассах организаций. В частности, обсудили такие темы, как лимит кассы, ограничения на расчеты наличными денежными средствами между организациями - юридическими лицами, рассмотрели особенности поступления денежных средств в кассу и выдачи их из кассы, поговорили о должности кассира и рассмотрели типовые хозяйственные операции и соответствующие им бухгалтерские записи.
Повторите материалы занятия №8, пройдите тестирование по материалам занятий №8 и №9. Решите выданную вам задачу к занятиям №8 и №9.
