Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.
ФАЙЛЫ
Открыть эти файлы онлайн
2 файла
Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.
После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет» .
Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и , квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.
На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —
Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.
Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.
Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.
Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.
Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.
В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.
В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.
Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).
После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.
Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.
Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается
Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.
Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются
Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.
Бухгалтерский документ, подтверждающий расходование денежных средств, выдаваемых сотруднику авансом, значится как авансовый отчет – бланк, состоящий из двух сторон: лицевой и оборотной.
Форму бланка заполняет подотчетное лицо, прикрепив к отчету документы, подтверждающие расходы.
Бухгалтер, получив комплект документов, проверяет их и фиксирует в бланке авансового отчета в местах, отведенных для заполнения бухгалтерам.
Отчет следует подписать у руководителя, списать подотчетные суммы
В последующем отчет располагают в альбоме унифицированных форм, учитывая в качестве кассовых операций, приведенных к единой форме № АО-1.
Авансовые средства выдаются сотрудникам на предприятии, если планируются представительские или хозяйственные расходы.
Для выдачи определенной суммы денег требуется приказ руководителя о подотчетных лицах, где указан список лиц и причины для выдачи.
Подотчетное лицо – это сотрудники, которым полагается сумма для будущих расходов под отчет.
Есть определенные сроки, в которые лицо обязано составить авансовый отчет об израсходованных средствах.
Пишем авансовый отчет на примере отправления сотрудника в командировку.
Бухгалтерия и отдел кадров собирают и оформляют необходимые документы по командировке:
При предъявлении приказа и при наличии расходного кассового ордера, подотчетному лицу выдаются средства из кассы. При определенных растратах, сотрудник обязательно сохраняет подтверждающие документы.
После возвращения сотрудника из командировки, ему необходимо в этот же день составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию.
Бухгалтер, проверив отчет, переводит его в специальную программу и производит списание, подтверждает обоснованность растрат.
Если имеется неизрасходованная сумма, сотрудник вносит остаток средств в кассу, или, в обратном случае, средства могут быть перерасходованы, тогда подотчетному лицу делают возврат.
При имеющихся недостачах с прошлого авансового отчета у сотрудника, следующий аванс запрещен к выдаче.
Сотрудник не имеет право передавать аванс другому лицу
Все документы должны быть оформлены в соответствии требованиям, установленным законодательством (Федеральный закон “О бухгалтерском учете”), чтобы избежать претензий налоговых органов, последующих штрафов.
Бланки авансового отчета заполняются только по унифицированной форме № АО-1, их можно скачать из официальных источников в интернете.
Имеется несколько способов заполнения: с помощью специальных бухгалтерских программ или электронного файла в формате (Еxcel), который можно скачать из интернета. Одна часть оформляется подотчетным лицом, а другая – бухгалтером.
На первой странице формы отчета сотрудник обязан указать требуемые реквизиты:
Цели, на которые были выданы средства, указываются в графе назначение аванса.
На оборотной стороне указывается весь список оправдательных документов. Необходимые колонки для заполнения – с 1 по 6.
Последовательность указания перечня осуществляется по порядку, в том числе и в самом отчете с указанием документов.
Проводки в авансовом отчете: последовательно указываются суммы расхода по каждой операции, дебет счета, субсчета.
После указания всех итоговых сумм, форма подписывается и расшифровывается. На лицевой стороне вписываются суммы в графу «израсходовано», те, что обозначаются на предыдущей стороне в графе «итого».
После приема документа на проверку авансового отчета, бухгалтер должен составить расписку о получении и отдать подотчетному лицу.
Бухгалтер сверяет проводки и принятые суммы, номера счетов, по которым ведется дебет расходов, и указывает их на обратной стороне формы.
Если были выявлены перерасход средств или остатки, из ранее полученного или нынешнего авансового платежа и по операциям их учета, тогда бухгалтер проставляет отметки на первой странице формы отчета.
В случае расходования средств на хозяйственные нужды, рекомендуется заполнять отдельный авансовый отчет
Документы на иностранном языке необходимо перевести на русский язык, в соответствии с положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.
После всех необходимых формальностей и проверок бухгалтера, авансовый отчет передается на утверждение руководителю организации.
Руководитель прописывает на лицевой части формы должность, ставит подпись с расшифровкой и дату утверждения. Только после этого отчет будет принят к учету.
В случае не предоставления авансового отчета в срок, устанавливается нарушение по кассовой дисциплине.
Чтобы рассмотреть возможные случаи несоблюдения сроков предоставления авансового отчета, можно обратиться за помощью к статье 15.1 КоАП РФ.
Следует учесть, что ответственность за авансовый отчет не устанавливается, но нарушение фиксируется. Поэтому организация может не ожидать штрафных санкций от налоговых органов.
Контролировать выделенные средства для расходов – задача, поставленная для организации, так как это сугубо внутренний контроль руководства.
В случае невозврата суммы подотчетным лицом, организация имеет право списать их с заработной платы сотрудника, только имеются ограничения по суммам удержания (ст. 137 ТК РФ). Если сотрудник не соглашается с мерами работодателя, ситуация разрешается через суд.
Так как директор – ответственное лицо за все денежные средства кассы, долг по невозврату подотчетных средств может числиться не за сотрудником, а за директором. И тогда бухгалтер теряется: что делать с тем авансом, по которому директор не дал отчета?
Требуется выяснить, куда включить сумму аванса, по которой нет авансового отчета (от сотрудника или директора).
Как быть с тем фактом, что сотрудник вовремя не предоставляет авансовый отчет?
Ранее налоговой службой было сказано, что с подобных подотчетных сумм списывается налог на доход. Но, как оказалось, это утверждение не является нормой законодательства.
Так как денежные средства числятся за сотрудником как долг перед организацией, но не являются его доходом.
Сотрудник, предоставивший авансовый отчет после, погашает долг. Соответственно, НДФЛ с этого дохода не списывается.
Неправомерно говорить о том, что в ту минуту, когда сотрудник не предоставил отчет, он автоматически получил доход. Следуя этим мерам, начислять страховые взносы не требуется.
Потому что они могут быть начислены только на выплаты в пользу физических лиц и их вознаграждений. Следовательно, за сотрудником будет числиться долг, и никаких начислений не происходит.
Образец бланка авансового отчета, скачать
Авансовый отчет относится к документам первичной бухгалтерской отчетности и учета и подтверждает несение организацией или индивидуальным предпринимателем хозяйственных расходов в ходе осуществления своей деятельности. Во избежание проблем с надзорными и проверяющими органами и в целях недопущения ошибок рассмотрим основные требования к документу, правила его формирования, функции бухгалтерии, а также приведем пример его заполнения.
Распространенным случаем составления и сдачи рассматриваемого документа является отчет о командировке, поэтому здесь и далее речь будет идти именно о нем. Однако законодательство не делает никаких разграничений и устанавливает общую форму для всех случаев оформления хозяйственных расходов через сотрудника (работника) организации. Форма авансового отчета о командировочных расходах зависит от организационно-правовой формы субъекта:
Указанным выше Постановлением Госкомстата установлены следующие основные требования к составлению отчетности:
На требованиях и правилах в отношении заполнения конкретных разделов остановимся ниже.
Формой № АО-1 авансового отчета пользуются организации всех форм за исключением бюджетных, для которых утверждается отдельная форма. В случае использования документа в качестве первичного учетного (например, для подтверждения расходов при исчислении налога) его заполнение должно соответствовать правилам, предъявляемым законодательством. В том числе это касается сроков его составления и сдачи ответственным работником, требований по заполнению конкретных разделом, а также требований к прилагаемым документам.
Срок, в течение которого сотрудник организации должен осуществить действия по заполнению авансового отчета, устанавливается двумя документами:
В соответствии с указанными нормами подотчетный работник должен сдать отчет по командировке в течение 3 рабочих дней, исчисляемые со дня его возвращения на работу.
Все разделы документа поименованы и не представляют сложности при заполнении авансового отчета. Важно учитывать, какие разделы заполняются командированным сотрудником, а какие – бухгалтерской службой организации. Работник заполняет в документе:
Под таблицей работник проставляет свою подпись и расшифровывает ее. После того, как отчет сдан работником, он проверяется и дозаполняется работником бухгалтерии, затем передается на утверждение руководителя. Если в организации или у предпринимателя отсутствует бухгалтер, то сотрудник должен сдать заполненный документ в те же сроки, но непосредственно руководителю.
Хотя в форме отчета по командировке отсутствует указание на наличие в ней приложений в виде подтверждающих расходы бумаг, все правила его составления и сдачи предписывают работнику их прикладывать. При отсутствии подтверждений понесенные работником расходы не компенсируются – организация не может учесть их при исчислении и уплате налога.
Каждый приложенный документ размещается в том порядке, как они прописаны в таблице. Они подлежат нумерации, как в отчете. Например, в отчет о командировке могут быть включены следующие бумаги:
Перечень не является исчерпывающим и предполагает возможность приложения иных подтверждающих документов.
Для формирования отчета в первую очередь необходимо получить бланк авансового отчета. Образец авансового отчета (форма) утвержден Постановлением Госкомстата, но его заполнение не утверждается правовыми документами. На нашем сайте можно скачать проверенный образец отчета по командировке, который не содержит ошибок и поможет составить правильный документ.
Отчет о командировке после сдачи его работником завершается бухгалтером организации, ответственным за ведение этой работы. Последним проверяются все те данные, которые внесены командированным сотрудником фирмы, и заполняются следующие разделы (в случае отсутствия ошибок):
После заполнения указанных разделов документ передается на утверждение руководителю.
Утверждение АО означает, что бухгалтерская служба предприятия должны выполнить соответствующие бухгалтерские проводки и отразить все приходные и расходные операции на соответствующих счетах. Может потребоваться не только отразить соответствующие расходы, но и удержать суммы, которые не были согласованы и приняты работодателем в качестве командировочных расходов, отразить данные по налогу на добавленную стоимость. Все расчеты в этом случае проводятся по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Авансовый отчет используется для подтверждения несения хозяйствующим субъектом расходов, связанных с осуществлением его деятельности. Он имеет утвержденную форму и устоявшиеся правила его оформления. Часть документа заполняется самим сотрудником, другая – работником бухгалтерии, утверждает его руководитель. Лишь после этого бухгалтерия может осуществить все соответствующие проводки.
Авансовый отчет - это документ, которым подтверждается расходование средств, выданных подотчетным сотрудникам. Он оформляется получателем денег и предоставляется в бухгалтерию для проверки. После этого авансовый отчет передается руководителю на утверждение. Расходы, отраженные в документе, подлежат списанию в порядке, установленном ПБУ. Рассмотрим далее особенности и образец заполнения авансового отчета.
Получение наличности подотчетным сотрудником осуществляется в кассе предприятия. Основанием для этого выступает расходный ордер. В нем должно указываться целевое назначение средств.
Руководитель предприятия издает приказ, в котором закрепляет перечень служащих, имеющих право получить средства на хозяйственные нужды. В этом же локальном акте устанавливаются сроки, на которые суммы могут быть выданы.
Этот документ передается в бухгалтерию в трехдневный срок с момента окончания периода, на который были выданы средства. Бланк сдается вместе с бумагами, подтверждающими расходование денег. При этом сотрудник осуществляет расчет затрат и остатка средств.
Документ предоставляется в одном экземпляре.
Если взять любой образец авансового отчета, можно увидеть, что он заполнен с обеих сторон. На лицевой части подотчетный сотрудник указывает:
В левой части на этой же стороне необходимо заполнить таблицу. В ней приводятся данные о предыдущем авансе, средствах, полученных в настоящее время, сумме расходов, перерасхода и остатке.
Обратная часть образца авансового отчета предназначена для указания перечня документов, подтверждающих затраты. В качестве них могут выступать:
Подотчетный сотрудник указывает также суммы расходов по документам. Нумерация бумаг, приложенных к отчету, осуществляется в порядке их указания в бланке.
На лицевой стороне присутствует строка 1а, а на оборотной - 6 и 8. В авансовом отчете эти поля заполняются в случае, если средства были выданы подотчетному лицу в инвалюте. К примеру, служащий был направлен в командировку за границу.
Специалист заполняет сначала лицевую сторону бланка. В первую очередь, в таблицу "Бухгалтерская запись" необходимо внести сведения о номерах корреспондирующих счетов и суммах.
На обратной стороне бланка отражаются расходы, принятые к учету. В авансовом отчете эти сведения заносятся в графы 7 и 8. Кроме того, указываются счета (субсчета), по дебету которых проводятся суммы затрат (гр. 9).
После этого оформляются подтверждающие документы, проверяется правильность оформления бланка и целевого расходования средств. Завершив все процедуры, бухгалтер ставит отметку на отчете. Он указывает, что документ проверен, и утверждена сумма затрат (она пишется цифрами и прописью).
На лицевой стороне также заполняется расписка, которая передается подотчетному сотруднику.
На бланке должны стоять подписи проверявшего документ сотрудника и гл. бухгалтера с расшифровками.
При необходимости в форму отчета вносятся сведения о суммах остатка либо перерасхода, реквизиты документов (ордеров), по которым будет осуществляться окончательный расчет.
Проверенный отчет передается директору организации. Он должен его подписать. Для этого в верхней части на лицевой стороне документа есть соответствующая графа. Подписать бланк может не только руководитель, но и другой сотрудник, имеющий полномочия. После утверждения отчет принимают к учету на списание средств.
Остаток аванса приходуется в кассу предприятия.
Если подотчетное лицо имеет задолженность по ранее предоставленным авансам, выдача средств не допускается. Кроме того, запрещено передавать деньги, полученные служащим, третьим лицам.
Они устанавливаются законодательством. Для разных документов установлены свои периоды хранения. Как правило, предприятия выбирают максимальный период.
На основании подп. 8 1 пункта 23 статьи НК, налоговые и бухгалтерские бумаги и прочие справки необходимо хранить не меньше 4-х лет. В п. 4 283 нормы Кодекса предусмотрен 10-летний период для документов, подтверждающих убытки. Стоит сказать, что сведения о расходах используются организациями для уменьшения облагаемой базы.
В ФЗ № 402 установлено, что хранить первичную документацию нужно не меньше 5 лет с момента завершения отчетного периода.
На компьютере. Для этого можно использовать программу Exel или "1С". Последняя применяется на большинстве предприятий. Рассмотрим коротко схему оформления в "1С".
Для работы нужно открыть документ "Авансовый отчет". Его создают из вкладки "Производство" или "Касса". В меню следует выбрать необходимый пункт.
После этого откроется журнал документации. Здесь хранятся данные обо всех отчетах. Для создания нового документа нужно нажать на кнопку "Добавить". Далее необходимо выбрать "Физическое лицо".
После этого выбирается необходимый тип документа. Например "Выдача средств в кассах по РКО". Далее откроется Здесь выбирается нужный документ.
В табличной части отражаются сведения, присутствующие в ордерах.
После этого заполняется вторая закладка. Здесь нужно указать продукцию, приобретенную подотчетным сотрудником. К примеру, это могут быть бланки. Нажав на "+", можно добавить новую позицию.
Если при приобретении использовалась возвратная тара, эту информацию необходимо отразить в соответствующей графе.
При оприходовании материалов и товара с помощью сч. 631 используется вкладка "Оплата". В графе "Прочее" отражается информация о дополнительных расходах. К примеру, это могут быть затраты на горюче-смазочные материалы, пользование Интернетом и т. д.
Чтобы вывести документ на бумажный носитель, нужно нажать на кнопку "Печать".
При необходимости некоторым сотрудникам могут выдаваться денежные средства на представительские или хозяйственные расходы предприятия. Получить деньги они вправе на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, если их Ф.И.О. и должность указаны в списке людей, обладающих такой возможностью.
Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета. Бланк представляет собой унифицированную форму № АО-1, одну часть которого заполняет сотрудник, вторую — бухгалтер.
Есть определенные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах.
После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У).
Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на израсходованную часть составляется авансовый отчет, в нем указывается сумма неизрасходованных денег — это и есть возврат подотчетных сумм по авансовому отчету.
Также нередки ситуации, когда работник сначала потратил собственные денежные средства, потом принес документы и получает возмещение. В этом случае он должен обратиться в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов. Такие расчеты бухгалтер также проводит с помощью авансового отчета. Поэтому и эту ситуацию можно отнести к возврату подотчетных сумм по авансовому отчету.
Если же сотрудник вообще не осуществил никаких расходов, он возвращает в кассу подотчетную сумму и авансовый отчет не составляет.
Необходимо помнить: если срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не был соблюден, это считается нарушением кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).
Теперь рассмотрим подробно порядок заполнения документа.
Лицевая сторона.
Итак, на лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:
Указать наименование фирмы и код по ОКПО.
2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.
3. В графу «отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хоз нужды предприятия. Например, ему было выдано пять тысяч рублей, а он потратил четыре тысячи. Поэтому в этой графе он указывает четыре тысячи.
4. Указываем наименование и код структурного подразделения.
5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).
6. Вписываем назначение аванса.
7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.
8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.
9. Указываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.
10. Указываем размер остатка.
Оборотная сторона.
11. На оборотной стороне бланка в графах 1-6 работник должен перечислить все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные сотрудником расходы, с указанием затраченных сумм. Документы должны быть пронумерованы согласно порядку их перечисления в авансовом отчете.
Теперь о том, какую информацию работнику следует внести в соответствующие графы:
12. После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он должен поставить в бланке свою подпись с расшифровкой. Далее необходимо документ передать в бухгалтерию. Бухгалтер проверит правильность заполнения.
Лицевая сторона.
13. Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок обнаружено не будет, в графе «отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.
После этого бухгалтер переходит к дальнейшему заполнению бланка.
15. Бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику
Оборотная сторона.
16. Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны быть одинаковыми.
После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона авансового отчета.
Лицевая сторона.
17. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит следующие сведения:
19. Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию. После этого он хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока уничтожается.
Скачать образец можно на нашем сайте.
