ПКО — это документ, который всегда оформляется бухгалтером-кассиром при получении наличных денег. Бланк приходного кассового ордера имеет унифицированную форму (КО-1) и регламентирован Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Бюджетные организации обязаны использовать именно его, поэтому ниже вы можете скачать (Word) приходный кассовый ордер, бланк.
Документ составляется в единственном экземпляре. При заполнении исправления не допускаются. Если вдруг бланк испорчен, то просто нужно заполнить его заново.
Заполнять можно как от руки, так и с помощью бухгалтерской программы на компьютере. Кроме того, некоторые сайты позволяют составить приходный кассовый ордер онлайн.
Главные инструкции по грамотному заполнению ПКО прописаны в Указаниях Банка России № 3210-У (в ред. от 19.06.2017 № 4416-У).
Обратим внимание, что бланк разделен линией отрыва на две части, обе заполняются единовременно.
Слева — сам приходный документ, эта часть остается в бюджетной организации. Ее подписывает главный бухгалтер и кассир.
Справа — квитанция. Она подписывается и заверяется печатью бюджетной организации, а затем отдается тому, кто вносит наличные деньги.
ПКО можно составлять:
Кассовую книгу ведет кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). Центробанк разрешает заполнять книгу любому сотруднику. Когда поправки вступят в силу, заполнять книгу сможет, например, директор (п. 4 Указания № 3210-У).
Изучить и скачать приходный кассовый ордер (бланк) бесплатно вы смогли в начале статьи. Теперь разберемся, как правильно заполнить его.
Рассмотрим эту процедуру по шагам.
Указываем полное наименование организации. Если есть касса в структурном подразделении — вписываем его название, а если нет — ставим прочерк.
Здесь же указываются коды ОКУД и ОКПО, присвоенные органом статистики.
Номер документа соответствует порядковому номеру по журналу регистрации (форма № КО-3) с начала календарного года. Дата должна совпадать с днем передачи денег.
Строки «Дебет» и «Кредит» заполняются согласно утвержденному плану счетов учета.
В строке «Принято» вписываем Ф.И.О. человека, от которого были приняты наличные деньги.
В строке «Основание» требуется уточнить хозяйственную операцию. К примеру, оплата за платные образовательные услуги.
Сумму указываем прописью.
Помните, что сумма наличных расчетов в рамках одного договора может составлять не более 100 000 рублей. Принятие нескольких ПКО на общую сумму больше разрешенной также будет нарушением!
В строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или запись «Без налога (НДС)».
Квитанция к ПКО заполняется аналогично.
Ставим печать только на квитанции. Левая часть ПКО оформляется без печати.
Образец заполнения приходного кассового ордера ИП нужно иметь каждому бизнесмену, так как в процессе работы возникают ситуации, когда требуется внести наличные деньги в кассу. Форма ордера является единой для всех организаций и индивидуальных предпринимателей. При оформлении документа требуется использовать только действующие бланки, иначе в процессе ведения бизнеса будут возникать различные неприятности. Бланк на 2017 год представлен в приложении 1.
Приходный кассовый ордер (ПКО, «приходник») условно разделен на 2 части. Левая представляет собой непосредственно «приходник», а вторая — это квитанция. После фактической передачи денег ордер остается у кассира, а квитанция передается человеку, внесшему наличность. Этот документ является подтверждением того, что кассир принял средства.
В ПКО для ИП обязательно должны быть указаны следующие данные:
Перечисленная информация должна содержаться не только в самом «приходнике», но и в квитанции к нему. Для человека, сдавшего наличность, она является подтверждением кассовой операции.
Приложение 1. Бланк приходного кассового ордера.
Как заполнить приходный кассовый ордер ИП в соответствии с установленными правилами, знает любой бухгалтер-кассир.
Но у предпринимателя обычно нет такого сотрудника, а есть или простой кассир, или другой работник, выполняющий функции по приему наличных денег. Иногда сам бизнесмен принимает наличность.
В поле «Организация» указывается имя предпринимателя, в табличке справа — ОКПО. У бизнесмена-физического лица он состоит из 10 знаков, если знаков 9, то впереди надо поставить нуль.
Структурное подразделение указывается только в том случае, когда в кассу приходуется выручка, поступившая от торговых точек. Обозначается название и/или номер точки, от которой поступили деньги.
Обычно нумерация документов ведется с 1 января текущего года. Нужно помнить, что ПКО печатается только в день фактической передачи наличности в кассу. Если документ будет сделан раньше или позже, то он признается недействительным.
Предприниматель имеет право не указывать бухгалтерские счета и код целевого назначения в «приходнике». В графе «Принято от» прописывается ФИО гражданина или название фирмы, от кого поступили наличные средства. Если деньги приняты от организации, то необходимо указать имя человека, непосредственно передавшего их в кассу. Например, от ООО «Колобок» через Волкова Петра Ивановича.
В строке «Основание» требуется указать, за что получены деньги или каков источник их поступления. Например, за проданные товары или торговая выручка от магазина №2. Приходный кассовый ордер подписывает кассир и сам индивидуальный предприниматель (при отсутствии бухгалтера). Документ заполняется в 1 экземпляре.
Информация в квитанции и в «приходнике» должна полностью совпадать. Квитанция заверяется печатью (если нет, то нужно на месте печати поставить «б/п»). Можно на квитанции поставить штамп «Оплачено». К квитанции прикладывается чек. Образец заполнения приходного кассового ордера ИП представлен в приложении 2. Все приходные и расходные ордера фиксируются в журнале регистрации кассовых документов. В ПКО нельзя делать исправления. Если испортили, то нужно распечатать и заполнить новый документ.
Вернуться к оглавлению
Приложение 2. Образец заполнения ПКО.
Некоторые индивидуальные предприниматели работают без использования контрольно-кассовой машины, то есть при поступлении наличных денежных средств не смогут выдать вносителю чек и ПКО. В этом случае ИП представляют гражданину бланк строгой отчетности (БСО). К нему относятся квитанции, путевки, абонементы, талоны и т.п. Эти бланки обязательно содержат следующую информацию:
Все БСО необходимо печатать в типографии. Каждый документ индивидуален. Все бланки строгой отчетности учитываются в специальной книге.
Приходный кассовый ордер не является бланком строгой отчетности, поэтому при работе предпринимателя без кассовой машины при приеме денежных средств нельзя выдавать лицам, внесшим деньги, «приходники».
Все поступления денежных средств в кассу организации должны быть оформлены соответствующим образом, для этого применяется приходный кассовый ордер по унифицированной форме бланка КО-1. Данный документ должен выписать в одном экземпляре ответственной за кассовые операции сотрудник. В конце статьи для вас выложен бланк, который вы можете скачать совершенно бесплатно.
Бланк состоит из двух частей:
Выписывать ПКО можно как с применением вычислительной техники, так и от руки, однако помарки и исправления в данном документе при его заполнении не допустимы. Если в ходе оформления ордера была допущена ошибка, то “приходник” переписывается заново.
Начинаем заполнять с заголовка, где необходимо указать наименование организации и структурное подразделение, если применяется, если нет – ставится прочерк. В строке “Коды” указываются соответствующие данные согласно справки Госкомстата или попросту статистики. Далее ставим порядочный номер документа, на основании данных журнала регистрации кассовых документов по форме № КО-3, где по порядку производится учет приходников и расходников. После ставим дату заполнения арабскими цифрами, если дата до 10 чисел, то вначале ставим “0”, к примеру, 3 марта 2015 года будет записано как 03.03.2015.
Нумерация документов в кассе предприятия начинается по порядку с начала нового календарного года. А дата составления документа должна быть той же, что и дата прихода денежных средств в кассу.
Графа Дебит и Кредит
Данные графы заполняются бухгалтером-кассиром, который обрабатывает этот первичный кассовый документ. В графе “Дебит” отражается номер счета и субсчет бухгалтерского учета, который соответствует проводимой приходной операции, так чаще всего это будет касса предприятия (Д 50.1).
В графе “Кредит” указывается код структурного подразделения (если оно есть) в соответствующей графе, которому производится приход денежных средств. Например, может быть указан код торговой точки или конкретного магазина.
В следующей графе указывается корреспондирующий счет бухгалтерского учета, по кредиту которого осуществляется данная операция. Так например, операция Д 50.1 К62.1 означает, что организация приняла деньги от покупателей за отгруженный ранее товар или произведенную услугу. При возврате неиспользованных средств в кассу организации от подотчетного лица по будет отражена следующая запись – Д50 К71 (при использовании субсчетов – они указываются).
В следующем поле указывается код аналитического учета, если такие ведутся, если нет – ставится прочерк.
Сумма
В строке “сумма” уполномоченным лицом (кассиром – операционистом) указывается точно сумма вносимых денег в кассу, пишется арабскими цифрами, например, 1800 рублей 00 копеек будет выглядеть как 1800-00. В случае применения организацией системы кодирования в следующих графах указывается код назначения поступлений, если нет – ставится прочерк.
Далее указывают от кого приняли денежные средства, если их вносил сотрудник своей организации, то в графе “Принято от” указывают его ФИО в родительном падеже, а если от сторонней организации, то указывают наименование организации и ФИО вносившего в родительном падеже.
Например, если ранее была произведена отгрузка по накладной, то в основании можно указать ее дату и номер, для того, чтобы после можно было разнести эту сумму на соответствующего контрагента и проще было проводить сверку взаиморасчетов.
Далее указываются прописью вносимая сумма. Запись начинается с заглавной буквы и суммы рублей, после указывается количество копеек цифрами. Пустое место после записи прочеркивается. Если в сумме нет копеек, то ставится “00” копеек. Например, если внесли 345 руб. 67 коп., то пишется: Триста сорок пять рублей 67 копеек.
При наличии в сумме выделенного НДС – так его необходимо указать с указанием ставки, если налога нет, то пишется “Без налога (НДС)”. К примеру, если вы ставка НДС 18%, а сумма 274 руб., 58 коп. – пишем: Налог на добавленную стоимость 18% – 274 руб. 58 коп.
В строке “приложение” описывается перечень приложенных к ПКО первичных или иных документов.
Квитанция к приходно-кассовому ордеру заполняется по выше описанной аналогии.
Перед поступлением ПКО в кассу организации его необходимо зарегистрировать в журнале кассира-операциониста по форме № КО-3. После того как “приходник” оформили и зарегистрировали, бланк и квитанцию подписывает уполномоченное лицо или бухгалтер с указанием фамилии и инициалов. После этого на основании ПКО принимаются деньги.
В свою очередь кассир проверяет правильность оформления документа, наличие всех описанных приложение и подлинность подписи главного бухгалтера. При наличии каких-либо несоответствий ПКО отправляется на соответствующее переоформление и доработку. Если претензии отсутствуют, то кассиром принимаются деньги и он проставляет свою подпись и расшифровку на ордере и квитанции. На квитанции отмечается дата приема и проставляется печать таким образом, чтобы ее край заходил на сам ордер.
На приложениях ставится надпись “Получено” или штамп с указанием полной даты и подпись кассира.
После получения в кассу денежных средств квитанция передается вносившему лицу, а ордер остается в кассе организации.
.
.
Все операции на предприятии, связанные с наличными денежными средствами, в обязательном порядке должны быть оформлены в соответствии с действующим законодательством. При этом используются первичные документы бухгалтерского учета. При поступлении денег в кассу предприятия обязательно оформляется приходный кассовый ордер. Занимается этим кассир или другой ответственный работник бухгалтерии. При оформлении используется унифицированная форма КО-1 (приходный кассовый ордер), соответствующая коду 0310001 общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) и утвержденная постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Несмотря на то, что в соответствии с действующим законодательством большинство форм первичных документов с 1 января 2013 года не являются обязательными к применению, и предприятие может использовать собственные бланки, приходный кассовый ордер остался неизменным для целей оформления поступления денежных средств. Что на самом деле очень удобно. Впрочем, как и расходный кассовый ордер , который также повсеместно применяется бухгалтерами.
Унифицированная форма КО-1 приходного кассового ордера состоит из двух частей - собственно самого ордера и подтверждающей отрывной квитанции, выдаваемой ответственным работником бухгалтерии человеку, сдающему деньги в кассу. Если используется готовый печатный бланк этого первичного документа, то он заполняется от руки. При применении электронной формы, приходный кассовый ордер после заполнения обязательно распечатывается для подписи и печати (если есть). К нему прилагаются другие первичные документы, например, авансовый отчет, используемые в дальнейших расчетах для целей налогообложения предприятия.
Оформление приходного кассового ордера требует внимательности - ведь это бухгалтерский документ. Его неправильное заполнение может негативно отразиться на финансовом состоянии предприятия и привести к штрафным санкциям при проведении налоговых проверок.
Для исключения ошибок при введении данных лучше всего использовать пример заполнения КО-1 формы.
Порядок заполнения приходного кассового ордера:
Пример заполнения приходного кассового ордера наглядно демонстрирует всю последовательность действий и упрощает сам процесс введения данных.
Скачать бланк формы КО-1 (приходный кассовый ордер)
В Российской Федерации кассовые операции надлежит осуществлять с применением специально установленных форм первичной документации. Для подобных операций унифицированные формы разработаны и утверждены государством. На основании ряда нормативных правовых актов они вменены к обязательному использованию. Не является исключением и приходный кассовый ордер (бланк ПКО можно посмотреть ).
Проведение субъектами предпринимательства кассовых операций по приему наличных денежных средств сопровождается оформлением рассматриваемого первичного документа (здесь можно бланк приходного кассового ордера в Word). Необходимость оформления кассовых операций по приему денег путем подписания ордера по форме 0310001 установлена в пунктах 4.1 и 5 Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У . Унифицированная форма и содержание этого первичного документа установлены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88 .
Унифицированная форма рассматриваемого кассового ордера установлена и подлежит применению для случаев, когда в кассу предприятия поступают наличные денежные средства. Этот документ (распечатать бланк приходного кассового ордера можно здесь) надлежит выписывать в единственном экземпляре. Подпись на нем проставляет главный бухгалтер предприятия или иное должностное лицо, имеющее соответствующие полномочия.
Унифицированная форма предусматривает наличие отрывной квитанции к ПКО, на которой при совершении операции проставляется подпись главного бухгалтера или иного лица, имеющего соответствующие полномочия. Кроме этого, квитанцию своей подписью и печатью заверяет кассир, после чего она (квитанция) передается лицу, от которого в кассу поступили наличные денежные средства (приходный кассовый ордер и образец его заполнения можно посмотреть здесь).
Приняв деньги, кассир сверяет их количество с суммарным значением, отраженным в рассматриваемом первичном документе. Если значения равнозначны, кассир ставит в соответствующей строке ордера свою подпись, печать или штамп. В случае, если значение поступившей в кассу суммы оказалось ниже, чем в ПКО, указанный документ отсылается для переоформления в бухгалтерию.
Порядок поступления наличных от обособленных подразделений в кассу головной организации утверждается юридическим лицом. Прием этих денег организации также надлежит производить по ордеру установленной формы (распечатать бланк приходного кассового ордера).
Унифицированная форма этого кассового документа содержит, в том числе, следующие реквизиты:
Предприниматели, которые на основании НК РФ учитывают свои доходы или доходы и расходы, другие объекты налогообложения либо физические показатели, вправе не применять кассовую документацию, в т.ч., при приеме наличных (образец приходного кассового ордера здесь).
