Кассир обязан сдать наличные деньги на расчетный счет. По приказу руководителя предприятия в бухгалтерии выписывается расходный кассовый ордер, в котором указывается сумма наличных, сдаваемая на расчетный счет.
При сдаче денег в операционном отделе банка кассиром заполняется объявление на взнос наличными, квитанция и ордер. Объявление на взнос наличными остается в банке, квитанция выдается банковским работником на руки лицу, внесшему наличные деньги на расчетный счет, в подтверждение получения данной суммы. Квитанция сдается в бухгалтерию, где хранится вместе с расходным ордером и копией листа кассовой книги. При выдаче бухгалтеру (кассиру) выписки с расчетного счета к ней прикладывается ордер - как документ, подтверждающий зачисление денежных средств на расчетный счет предприятия.
В бухгалтерии предприятия делается запись в кассовую книгу, включающая содержание операции по ордеру, с указанием корреспондирующего счета - 31 «Расчетный счет» и суммы расхода. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале.
Сумма наличных, сданная на расчетный счет, отражается в бухгалтерском учете проводкой в дебет счета 31 «Расчетный счет» и кредит счета 30 «Касса».
Рассмотрим порядок отражения операций по сдаче наличных на расчетный счет в банке на следующем примере.
Задача 3.3.
По приказу руководителя предприятия № 4 от 6.01.2010 кассиром производится сдача наличных денежных средств, полученных в качестве вклада учредителя, в размере 4000 грн. на расчетный счет в банк. Необходимо данный факт хозяйственной деятельности отразить в компьютерном учете.
Заполните дату.
Поле Счет учета введите счет 301.
В полеСумма вводится сумма взноса учредителя - 10000 грн.
На закладке Реквизиты платежа выберите основной счет.
В поле Счет учета выберитекорреспондирующий по кредиту со счетом 301 «Касса» счет - в нашем случае счет 311 «Текущие счета в национальной валюте».
На закладке Печать в поле Приложение перечисляются документы, прилагаемые к ордеру Приказ №4 от от 16.01.2010 о перечислении вклада учредителей на расчетный счет.
После заполнения всех полей документа нажмите кнопку Печать - на экране получите форму документа.
Проведение документа осуществите нажатием кнопки Ok .
Самостоятельно проверьте, что эта проводка отразилась в Журнале опер аций.
Основанием для ввода операций по расчетному счету служит банковская выписка с расчетного счета. Это документ, в котором отражается один факт прихода (расхода) денежных средств. К банковской выписке прикладываются копии документов, на основании которых произведено зачисление на счет или списание со счета обозначенной суммы.
Получите выписку банка (меню Банк ). Укажите дату, основной счет банка и нажмите на кнопку Открыть .
Как видим, бухгалтеру понадобилось ввести в экранную форму документ «Расходный кассовый ордер». Все остальные действия по разноске записей по журналам система выполнила автоматически.
Услуги по инкассации наличных денежных средств оказывают кредитные организации ().
Документальное оформление сдачи наличности
При приеме сумки инкассатор подписывает квитанцию к сумке и проставляет на ней оттиск штампа. Квитанция остается в организации.
Кассир банка сверяет фактически переданную сумму с суммой, указанной в объявлении. Если они сходятся, он подписывает каждый документ и отдает сотруднику организации квитанцию. Если суммы расходятся, то объявление на взнос нужно оформить заново - на фактическую сумму. При этом кассир банка перечеркивает ошибочно заполненное объявление на взнос наличными, а на обороте квитанции указывает фактическую сумму и расписывается. Такие правила установлены пунктами и Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П.
При обнаружении сомнительной купюры сотрудник банка отправляет ее на экспертизу и составляет:
Если экспертиза подтвердит, что купюра фальшивая, организация должна получить акт экспертизы (код ОКУД - 0402156) ().
Елена Попова,
2. Ситуация: В какой день нужно сделать запись в журнале кассира-операциониста и оприходовать выручку, если смена кассира длится с 11 часов утра текущего дня до 6 часов утра следующего дня
В данном случае организация вправе самостоятельно установить порядок признания выручки. Объясняется это следующим.
Кассир-операционист обязан ежедневно в конце рабочей смены заполнять журнал кассира-операциониста по . Журнал заполняется в хронологическом порядке. Основанием для записей в нем являются Z-отчеты, снятые с ККТ в конце каждой смены. Это следует из , утвержденных .
На основании контрольной ленты, изъятой из ККТ, оформляется приходный кассовый ордер на общую сумму принятых наличных денег ().*
Сведения о движении наличных денежных средств и наличных расчетах кассир фиксирует в кассовой книге по . Ежедневно бухгалтер подтверждает сумму наличной выручки, оприходованной за день и отраженной кассиром в кассовой книге (на основании приходных и расходных кассовых ордеров). Это следует из Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.*
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
3. Статья: Инспекторы утверждают, что без заявлений лимит кассы превышен
Стала складываться судебная практика по спорам с налоговиками о нарушениях кассовой дисциплины. Из нее видно, что если нет заявлений сотрудников о выдаче денег под отчет, то нет и самих подотчетных. Значит, их сумму надо прибавить к остатку по кассовой книге. Если полученное сальдо выше лимита, значит он превышен. За это инспекторы штрафуют на 40 тыс. рублей (). Есть два аргумента для отмены штрафа.
Аргумент № 1
Фактически компания выдала деньги из кассы и это подтверждают подписи кассира и работника в кассовом ордере. А значит, остаток в кассе уменьшился. Лимит был бы превышен, если бы деньги фактически остались в кассе.*
Аргумент № 2
Выдавать деньги под отчет компания действительно вправе только на основании заявления работника (). Но это лишь нарушение порядка выдачи наличных, а не ведения кассовых операций. За такие действия штраф не установлен. Так же считают и судьи (). А расходник с визой директора вполне подходит под признаки заявления ( Положения, утв. Банком России 12.10.11 № 373-П).
* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.
Сдача вклада на расчетный счет производится по приказу руководителя предприятия. В бухгалтерии предприятия на основании приказа выписывается расходный кассовый ордер, в котором указывается сумма наличных, сдаваемая на расчетный счет.
При сдаче денег в операционном отделе банка кассиром заполняются объявление на взнос наличными, квитанция и ордер. Объявление на взнос наличными остается в банке, квитанция выдается банковским работником на руки лицу, внесшему наличные на расчетный счет, в подтверждение получения данной суммы. Квитанция сдается в бухгалтерию, где хранится вместе с расходным ордером и копией листа кассовой книги. При выдаче бухгалтеру (кассиру) выписки с расчетного счета к ней прилагается ордер как документ, подтверждающий зачисление денежных средств на расчетный счет предприятия.
В бухгалтерии предприятия делается запись в кассовой книге, включающая содержание операции по ордеру с указанием корреспондирующего счета -- 51 «Расчетные счета» и суммы расхода. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации.
Сумма наличных, сданная на расчетный счет, отражается в бухгалтерском учете проводкой: дебет счета 51 «Расчетный счет» - кредит счета 50 «Касса».
Рассмотрим порядок отражения в компьютерной бухгалтерии операций по сдаче наличных на расчетный счет в банке.
Например, необходимо сдать на расчетный счет сверхлимитный остаток кассы.
Выписку расходного кассового ордера лучше всего заполнить с использованием документа «Расходный кассовый ордер» в меню «Касса» (или «Банк и касса»). Откроем окно, в котором для создания нового документа надо щелкнуть по кнопке «Добавить». Появится форма выбора вида операции документа (рис. 2.2). Выбираем операцию «Взнос наличными в банк».
Диалоговая форма ввода документа показана на (см. Приложение №2).
Операцию можно изменить и после (с помощью кнопки «Операция» в верхней части экрана) (см. Приложение №3).
Тогда форма ввода принимает вид (см. Приложение №2).
Первое поле предназначено для номера документа. Автоматически документу присваивается номер при записи. Во втором поле указывается дата документа, которая должна соответствовать дате сдачи наличных на расчетный счет. Автоматически указывается организация и счет учета - 50.01.
При оформлении операции «Взнос наличными в банк» в документе указывается сумма, которая сдается на расчетный счет, и банковский счет организации, на который они поступают. Выбирается счет учета - 51 (рис. 2.3).
В закладку «Печать» в графе «Выдать» вводится ФИО лица, получившего наличные, или (в случае сдачи наличных в банк) указывается «На расчетный счет».
Поле «По:» заполняется, если наличные выдаются физическому лицу, тогда в нем указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность.
В поле «Основание» вводится содержание хозяйственной операции по выдаче денег из кассы, например «сдан на расчетный счет сверхлимитный остаток кассы».
В поле «Приложение» перечисляются документы, прилагаемые к кассовому ордеру.
После заполнения всех полей документа и записи его нажатием экранной кнопки «Расходный кассовый ордер» на экран выводится окно, содержащее печатную форму документа «Расходный кассовый ордер» (см. приложение №4).
Бухгалтер должен проверить правильность составления документа. Если документ сформирован верно, все поля заполнены правильно, то данный документ можно распечатать на принтере.
После завершения печати документа окно с печатной формой можно закрыть, а также завершить процесс ввода документа нажатием кнопки «ОК» в диалоговой форме ввода документа.
Действия, выполненные бухгалтером, приведут к следующим результатам.
Сформирован расходный кассовый ордер, который распечатан и сохранен в компьютерной базе данных.
В журнале «Кассовых документов» (меню «Касса» или «Банк и касса») зарегистрирована запись о документе, в которой указаны наиболее важные его реквизиты (рис. 2.4).
В журнале операций (меню «Операции» или «Проводки») зарегистрирована запись о документе (см. Приложение №5).
В нашем примере мы сформировали проводки сразу.
Но если бы мы отложили этот процесс до прихода банковской выписки, то по записям, зарегистрированным в журналах, можно было бы повторно обратиться к документу (открыть документ двойным щелчком мыши), а затем щелкнуть по кнопке «ОК».
Проведение документа вызовет автоматическое формирование проводки, которая сохраняется в журналах операций и проводок.
Форма ввода первичного документа сохранена в компьютере и остается доступной для просмотра и корректировки. Она может быть вызвана из журнала операций или из журнала документов «Кассовые документы» двойным щелчком мыши по соответствующей записи. Кнопка «Печать» в экранной форме позволяет повторно напечатать неограниченное количество копий данного документа.
Как видим, бухгалтеру понадобилось ввести в компьютер документ «Расходный кассовый ордер» путем заполнения его экранной формы. Все остальные действия по формированию печатного документа, разноске регистрационных записей о документе и операциях по журналам, формирование и регистрацию проводок компьютер выполнил автоматически. Таким образом, режим ввода документов обеспечивает большое удобство и высокий уровень автоматизации выполнения учетных процедур.
Какие записи в учете предприятия нужно сделать при сдаче наличной выручки в банк? Ответ зависит от того, кто перевозит средства – собственный сотрудник или инкассатор. Рассмотрим, на примере, как оформляется сдача выручки в банк, и проводки, составляемые при этом.
Зачастую компании не пользуются услугами специальных инкассаторских служб, и самостоятельно перевозят деньги для зачисления на банковский счет. Как в таком случае оформить документы и сделать проводки в учете? Подтверждающим факт перевоза средств документом при этом выступает РКО. В ордере среди прочих обязательных данных необходимо указать ФИО ответственного сотрудника; данные его паспорта. При получении налички работник должен расписаться в ордере.
После того, как деньги поступят на счет, организации выдается банковская квитанция. Этот бланк прилагается к РКО. Проводки бывают двух видов:
Если компания привлекает для перевозки средств инкассаторские службы , такая операция отражается в учете особенным образом. В соответствии с п.п. 2.4, 9.6, 9.7 Положения ЦБ РФ № 318-П от 24.04.2008 г. ответственный кассир организации передает инкассатору деньги в сумке с приложением обязательных документов. Комплект состоит из ведомости (вкладывается в сумку), накладной (вручается инкассатору) и квитанции (остается у кассира). Дополнительно составляется РКО в обычном порядке.
Сдача денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью:
По факту зачисления средств на банковский счет составляется запись:
Предположим, торговая фирма 2 апреля реализовала продукцию на сумму 315 000 руб. Кассовый лимит установлен в 15 000 руб., сдать в банк нужно 300 000 руб. Для этого кассир подготовила сумку с наличностью, заполнила сопроводительные документы по общему регламенту. В РКО на 300 000 руб. по строке «Выдать» указывается ФИО передающего средства кассира, по строке «Приложение» – данные квитанции. Такие рекомендации ЦБ содержатся в Письме № 29-1-1-ОЭ/4065 от 16.10.15 г.
Сумка с наличкой и вложенной ведомостью запечатывается. Затем кассир передает сумку инкассатору совместно с накладной. Квитанция, подписанная инкассатором, и РКО остаются в организации.
Сдача выручки в банк через инкассатора – проводка:
Соответственно, сдача денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью всегда через сч. 57, а при перевозке средств сотрудником компании может быть использована и проводка Д 51 К 50. Но только в том случае, если зачисление налички на счет выполнено банком в тот же день.
Все наличные денежные средства сверх установленного лимита в обязательном порядке должны храниться на счете в банке.
Организация может сдать денежные средства в банк следующими способами:
Перечень должностных лиц, которые имеют право сдавать денежные средства в банк законом не установлен. Однако для организации более целесообразным будет вариант, при котором сдавать наличные в банк будет кассир, который несет материальную ответственность за сохранность вверенных ему денег. Согласно Положения ЦБ РФ от 29.01.2018 г. № 630-П , услуги по инкассации денежных средств могут оказывать кредитные организации.
Для того чтобы отразить сдачу в банк через кассира или же сотрудника, который его замещает, следует сделать следующую проводку:
Именно такой порядок проведения данной операции предусмотрен инструкцией к плану счетов (счета 57, 51, 50).
Как оформить передачу денежных средств в банк документально? В независимости от того каким образом были сданы денежные средства в банк, нужно оформить расходный кассовый ордер, а также внести запись в кассовую книгу. В кассовом ордере, который оформляется при расходе денежных средств следует указать:
В том случае, если денежные средства сдаются в кассу банковского учреждения, необходимо заполнить соответствующее объявление на взнос наличными.
Объявление на взнос наличными включает в себя 3 документа:
В том случае, если наличность сдается инкассаторам, то к их приезду уполномоченное лицо (кассир, старший кассир) должно подготовить денежные средства, которые необходимо положить в специальную сумку, выдаваемую банком и составить следующий перечень документов:
Уполномоченное лицо должно вложить ведомость непосредственно в банковскую сумку с наличностью. Далее, сумку следует опломбировать, так чтобы в процессе транспортировки ее нельзя было незаметно открыть. Сумка с наличностью и накладная должны будут быть переданы инкассатору.
Также уполномоченное лицо при передаче денежных средств должно будет заполнить специальную явочную карточку. Инкассатор при приемке сумки с наличностью должен будет подписать квитанцию, которая прилагается к сумке и оставить на ней оттиск штампа.
Данная квитанция остается в организации. Порядок действий уполномоченного лица предусмотрен в Положении ЦБ РФ от 29.01.2018 г. № 630-П В банковском учреждении кассир банка должен будет сверить ту сумму денежных средств, которую ему фактически передали из организации с суммой, которая указана в объявлении. В том случае, если суммы идентичны, то он подписывает все документы и передает сотруднику данной организации квитанцию.
В том же случае, если суммы не совпадают, то объявление на взнос придется оформить повторно с указанием фактической суммы, сданной в банк. Кассир банковского учреждения при повторном заполнении объявления должен будет перечеркнуть ошибочно составленное объявление на взнос и на обратной стороне квитанции оставить свою подпись с указанием фактически принятой им суммы. Правила повторного заполнения объявления прописаны в Положении ЦБ РФ от 29.01.2018 г. № 630-П
Если сотрудник банка при осмотре наличности обнаружил сомнительные купюры, то их он должен будет отправить на соответствующую экспертизу, а также должен будет составить следующий перечень документов:
Порядок действий при работе с сомнительными купюрами прописан в Положении ЦБ РФ от 29.01.2018 г. № 630-П. В том случае, если экспертиза подтвердит факт того, что купюра фальшивая, то в организацию должны будут передать акт о проведенной экспертизе.
Кассы, которые обслуживают своих клиентов после окончания операционного дня называются вечерними. Данные кассы осуществляют операции только по приему денежных средств. Время работы таких касс коммерческий банк устанавливает самостоятельно.
Приемка денежных средств осуществляется кассиром, его при этом контролирует бухгалтер-контролер или же деньги может принимать кассир самостоятельно, но при использовании специального контрольно-кассового аппарата. Денежные средства, принятые вечерней кассы обрабатываются в этот же день , для того чтобы уже на следующий день с утра их возможно было использовать для операций по кассе.
При передаче денег в вечернюю кассу банка, лицо вносящее данные денежные средства, должно будет заполнить соответствующее объявление и передать его контролеру. Далее, контролер должен будет осуществить сверку денежных средств отраженных в объявлении и фактически ему передаваемых и если все верно он подписывает документ.
После этого контролер должен произвести регистрацию суммы взноса в кассовом журнале по приходу, далее уже объявление будет передано непосредственно кассиру банка. Кассир банка после приема наличных должен будет подписать объявление, ордер и квитанцию и передать квитанцию с оттиском вечерней кассы своему клиенту.
Пошаговая инструкция как сдавать выручку:
Размер лимита остатка денежных средств определяется согласно предписанию финансовой службы. Каких-либо иных указаний относительно обязательной передачи наличности из кассы организации в банковское учреждение не предусмотрено.
Из этого следует, что в случае, если в кассе организации находиться сумма меньше установленного лимита, то соответственно и сдавать денежные средства в банк не требуется.
ИП, которые находятся на патенте имеют право не использовать в своей деятельности контрольно кассовые аппараты. Соответственно и денежные средства, полученные в результате осуществления своей деятельности в данном конкретном случае ИП имеют право не сдавать в банк.
В том случае, если у организации не установлен лимит денежных средств, которые могут находиться в кассе на конец рабочего дня то данный лимит считается равным нулю соответственно избежать сдачи выручки в банк у такой организации не получиться.
Если же лимит по кассе установлен и торговая выручка, находящаяся в кассе, не превышает этот лимит, то организация имеет право не производить сдачу денежных средств в конце рабочего дня.
Внимание. Все, что свыше установленного лимита должно в обязательном порядке быть сдано в банк в конце рабочего дня.
Хранить в кассе организации наличные денежные средства можно только в том случае, если сумма не превышает установленного лимита, в ином случае денежные средства организация должна сдать в банк в конце рабочего дня. Исключением из правил являются лишь субъекты малого бизнеса, которые имеют полное право не устанавливать лимит по кассе (Согласно пункту 2 Указания ЦБ РФ № 3210-У , и п.п. 1,4 Письма ФНС от 9 июля 2014 года № ЕД-4-2\13338).
Следует помнить, что только лишь субъекты малого бизнеса, которые не установили лимита по кассе имеют право хранить свою выручку в кассе в независимости от ее размера, остальные же субъекты предпринимательской деятельности обязаны сдавать денежные средства сверх установленного лимита в банк.
