Потребность во внутренних проверках уже стала обыденностью для средних и крупных организаций. Малые компании не всегда проводят аудит из-за меньшего объема рабочих процессов, но и некоторым из них такой контроль смог бы принести немало пользы. Про совершенствование процесса проведения внутреннего аудита, планирование и его подготовку читайте в этой статье. У нас вы найдете также информацию о проведении внутреннего аудита на предприятии на примере.
Планирование проверки - это один из очень важных этапов подготовки. В это время необходимо оценить общий объем работ, определиться с графиком и сроками проведения аудита, составить программу контроля, выбрать подходящую методику и предварительно выявить наиболее неблагополучные подразделения. Также на этапе планирования желательно постараться учесть потенциальные внешние факторы воздействия.
Программа проведения внутреннего аудита составляется совместно с планом. Чаще всего программа имеет персональную форму, учитывающую наиболее важные аспекты, подвергаемые контролю в конкретной компании. Этот документ описывает все нюансы деятельности аудитора и включает в себя такие пункты:
У нас доступен для скачивания график-план проведения внутреннего аудита (пример).
Программа проведения внутреннего аудита (пример)
Для получения достоверных результатов проверки во время аудиторского контроля необходимо придерживаться определенной методики проведения внутреннего аудита на предприятии. Необходимо заранее определить методы, планируемые для использования аудиторами и создать из них единую систему проведения, отталкиваясь от программы и плана проверки.
Допустимы такие методы:
Методов на практике значительно больше, сюда входят опрос и наблюдение, доказательство и оценивание, а также ряд других приемов, причем за их выбор ответственны аудиторы.
Проведение внутреннего внутреннего кадрового аудита в организации рассмотрено в этом видео:
Набор методов в системе проверки может значительно отличаться в зависимости от объекта контроля и глубины аудирования. По этой причине не существует единой качественной системы проведения внутреннего аудирования - каждая компания имеет свою структуру, что вынуждает изменять используемый порядок контроля.
При этом любая система проведения аудирования должна подчиняться следующим принципам:
Без учета этих принципов внутренняя проверка не может быть эффективной. Также важную роль в положительной результативности аудита играет его организация.
Процедура проведения аудиторского контроля должна быть четко организована для исключения ошибок в работе самых проверяющих. Качественная организация деятельности аудиторов позволяет сделать контроль простым, быстрым и эффективным.
Проведение ВА всегда начинается с подготовки. Первым пунктом ежегодного контроля является соответствующее распоряжение руководства. Далее идет привлечение сторонней компании или формирование аудиторского штата из числа сотрудников. При наличии в организации уже созданной службы внутреннего аудита в приказе отражаются данные на проведение подготовки проверки и конкретные сроки.
Далее важным пунктом является планирование предстоящего аудита. На основании конкретной программы и плана выбираются адекватные методы, производится подготовка необходимой документации и окончательно определяются сроки ВА.
Приказ о проведении ВА выпускается непосредственным руководителей компании. Часто выпускаются 2 приказа - один на составление плана и программы аудитов, другой на начало их проведения. Поэтому непосредственным документом для начала действия является тот, который содержит в себе такие данные:
Приказ на проведение внутреннего аудита в организации вы можете скачать здесь.
Приказ о проведении внутреннего аудита (образец)
Правила и порядок проведения внутреннего аудита описаны ниже.
Проведение внутреннего аудита СМК с целью соответствия ИСО 9001 показано в данном видеоролике:
Существуют определенные международные и российские стандарты проведения внутреннего аудита. При этом законодательно не запрещено разрабатывать свои внутрифирменные правила ВА. Основная часть федеральных стандартов касается деятельности сторонних аудиторов, регламентируя их работу для обеспечения качества предоставляемых услуг.
В то же время внутренние стандарты аудита, создаваемые конкретной компанией, не могут противоречить федеральным и международным правилам. Вне зависимости от уровня правил они все делятся несколько блоков. Из них 3 являются обязательными:
Важно понимать, что для получения достоверных данных по итогам аудита необходимо иметь структуру проверки с четкими правилами. Только систематизированная деятельность по определенным стандартам способна демонстрировать ясный результат.
На первый взгляд проведение внутренней аудиторской проверки довольно простое. Эта процедура включает в себя всего 3 этапа:
Часто эти этапы называются так: подготовительный, рабочий и завершающий. Упразднение или пренебрежительное отношение к любому из этапов лишает внутреннее аудирование какого-либо смысла.
При проведении внутреннего аудита большая роль отводится и его подготовке (и не забывайте о чек-листе!). Без правильно проведенной подготовительной части невозможна качественная работа проверяющих. Единой системы аудита не существует, каждая компания самостоятельно комбинирует методы контроля, поэтому стоит особое внимание уделять и подготовке, и самой проверке, и анализу эффективности работы службы ВА.
Проведение внутреннего аудита системы менеджмента описано в этом видео:
Порядок проведения внутреннего аудита на предприятии в законодательстве не определен, но очевидно, что в отличие от внешнего, внутренний аудит проводит специализированное подразделение компании. Таким подразделением не может выступать бухгалтерия, поскольку в этом случае не будет соблюден принцип независимости. В статье дадим несколько важных советов о том, каким образом провести внутренний аудит.
Определение лиц, которые проводят внутренний аудит, осуществляется непосредственно руководителем организации. Это может быть собственная служба внутреннего аудита или постоянно действующая комиссия. К выбору работников, которые участвуют в проведении аудита, необходимо подойти достаточно серьезно. Прежде всего, они должны обладать необходимыми познаниями, а также быть независимыми. Так, если мы назначим в комиссию специалистов из бухгалтерии, то критерий независимости нивелируется, а если включим в комиссию только технических специалистов, то они не смогут провести аудит бухгалтерских счетов учета и уплату налогов.
Перечень сотрудников, состоящих в комиссии, как ровно и структура службы внутреннего аудита определяется приказом руководителя организации.
Скачайте полезные документы
Положение о внутреннем аудите
Политика внутреннего контроля и управления рисками
Положение о процедурах внутреннего контроля над финансово хозяйственной деятельностью
Положение о системе внутреннего контроля
Очень важно, в какие сроки проводится аудит. Аудит может проводиться как на постоянной основе, например, ежедневный мониторинг платежей, документации, так и проводиться как и инвентаризация один раз в год перед сдачей бухгалтерской отчетности. Порядок и соки проведения внутреннего аудита утверждается руководителем компании. Вместе с тем, рекомендуется проводить аудит не менее чем один раз в квартал, что позволит и проверить правильность ведения бухгалтерского учета, своевременно выявить и исправить ошибки и правильно исчислить и уплатить налоги.
Сроки проведения аудита могут быть закреплены в соответствующем плане.
План внутреннего финансового аудита
(наименование субъекта аудита)
Наименование
аудиторской проверки (камеральная, выездная
или комбинированная)
Срок
проведения аудиторской проверки
Начальник финансового управления
Структурное подразделение, осуществляющее внутренний аудит, может проводить аудит на ежедневной основе и не оформлять результаты конкретными документами. Однако обычно документом, который фиксирует ошибки, недочеты в учете является отчет о проведенном внутреннем аудите. Такой отчет предоставляется руководителю. В отчете также указываются возможные направления и рекомендации по усовершенствованию учета и отчетности.
Если в компании или группе компаний существует достаточно много обособленных структурных подразделений, филиалов и представительств, целесообразно унифицировать процедуры проведения аудита. За основу можно взять Информацию Минфина России № ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности».
Основными элементами внутреннего контроля будут:
Если говорить о ведении бухучета, необходимо оценить риски, которые могут повлиять на достоверность финансовой отчетности.
Если речь идет о группе компаний или о большом количестве структурных подразделений, лучше использовать типовые формы:
Каждый внутренний аудитор может самостоятельно определять контрольные процедуры. Одни специалисты больше времени уделяют методологии учета, другие сути осуществления сделок, третьи – проверке первичных документов. Поэтому важно подготовить четкий план мероприятий и описать конкретные процедуры. К таким процедурам относятся:
Законодательство и новые технологии постоянно совершенствуются, не стоят на месте, появляются новые программы для проверки контрагентов, новые форматы документов, новые законодательные акты. Поэтому функция внутреннего контроля состоит не только в том, чтоб проверить учет и отчетность на наличие конкретных ошибок, но и в том, чтобы их предотвратить, поэтому служба внутреннего контроля или специальная комиссия должны разрабатывать методические рекомендации, указывать на изменения, которые бухгалтер или юрист могут пропустить в силу занятости. Например, с 2017 года порядок переноса убытков изменится, что необходимо отразить в учетной политике. В части уплаты налога на прибыль связана еще одна важная поправка, касающаяся переноса убытков. Переносить убытки на будущее до 2020 года возможно только в размере 50%. Но одновременно есть и положительная поправка, так сумму убытка теперь можно переносить на все последующие годы, а не только в течение 10 лет. Кроме того, изменится классификация основных средств. Новая классификация действует с 2017 года и установлена Постановлением Правительства РФ от 07.07.2016 № 640. Данную классификацию необходимо применять только в отношении основных средств, которые введены в эксплуатацию только с 2017 года. Например, если мы приобрели автомобиль в 2016 году, но ввели его в эксплуатацию в 2017 году, то нужно использовать уже новый классификатор.
Соответственно, все изменения должны учитывать подразделения компании, а предупреждающую функцию может взять на себя служба внутреннего контроля.
В заключении необходимо обратить внимание, что служба внутреннего аудита или соответствующая комиссия достаточно важна в любой компании. Внутренний аудит играет предупреждающую функцию, снижает значительно риски компании, а также позволяет сэкономить на внешнем аудите, если последний не является обязательным.
Внутренний аудит на предприятии – пример самостоятельного поиска организацией объективной информации о состоянии учета и его правильности. Он необходим руководству компаний для оценки эффективности принимаемых решений и определения стратегии, тактики совершенствования деятельности фирмы.
Аудиторы, проводящие внутренние проверки, должны руководствоваться положениями:
Предприятия, использующие в числе методов самопроверки аудит, разрабатывают собственные локальные акты, регулирующие порядок проведения всех этапов проверочных мероприятий. Основу внутрифирменного свода правил формируют национальные стандарты внутреннего аудита. Порядок проведения проверок в компаниях может отличаться от общепринятых норм, но не должен им противоречить. Степень детализации стандартов определяется руководством предприятия.
Аудит проводится для решения проблемного вопроса, поиска источника несоответствий, подбора путей развития с максимальным уровнем эффективности. Цель внутреннего аудита заключается в:
Задачи внутреннего аудита:
Аудит на регулярной основе необходим для уменьшения рисков появления незапланированных задолженностей, убытков и принятия неправомерных решений.
Инициируемые проверки могут относиться к одному из таких типов:
Функционал аудиторской проверки распространяется на такие мероприятия:
Проверка инициируется приказом управляющего. С этого момента начинается подготовительный этап аудита. Следующим шагом будет реализация рабочей части и итогового блока работ. Проведение внутреннего аудита на первоначальной стадии подразумевает:
На этом этапе изучаются локальные нормативные акты, рассматриваются итоги предыдущих ревизий, анализируются риски и формируется система показателей, которые необходимо определить для эффективности проверки. При необходимости может быть запрошен доступ к специализированному программному обеспечению. В плане мероприятий должно быть выделено время для опроса участников внутрипроизводственных процессов.
Внутренний аудит на предприятии проводится лицами, которые назначены ответственными руководством организации. До заинтересованных сотрудников доводится информация о характере предстоящей работы, ее объеме, конкретных задачах, обязательных для выполнения. Для каждого аудитора разрабатываются должностные инструкции. Их содержание должно соответствовать нормам, которые включены в актуальное Положение о внутреннем аудите.
Рабочая часть заключается в реализации аудиторских процедур. Они предполагают сбор фактов, касающихся обозначенной проблематики. На основе полученных сведений производятся расчеты, сравнительные анализы и выводятся оценочные суждения. На их базе будет строиться аудиторское заключение.
В процессе деятельности проверяющими могут применяться такие методы внутреннего аудита:
Внутренний аудит посредством тестирования может давать оценку уровню надежности существующей системы контроля, модели управления. Итогом проверки становится отчет, в котором фиксируется полный набор выявленных недостатков и ошибок, приводятся рекомендации по их устранению и советы профилактического характера.
Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»
О проведении внутреннего аудита соблюдения требований охраны труда
Для улучшения работы службы охраны труда и минимизации рисков, связанных с неправильной организацией охраны труда в ООО «Бета»,
1. Провести внутренн ий аудит соблюдения требований охраны труда сплошным методом в период с 11 марта по 21 марта 2014 г.
2. Проведение внутренн его аудит а соблюдения требований охраны труда поручить комиссии в следующем составе:
1) председатель комиссии по проведению внутреннего аудита соблюдения требований охраны труда – директор по персоналу Семенова В.В.;
2) члены комиссии по проведению внутреннего аудита соблюдения требований охраны труда:
– главный юрисконсульт Зеленин Н.Н.;
– специалист по кадрам Иванова М.Е.;
– специалист по охране труда Павлов П.Д.;
– бухгалтер Юдина С.В.
3 . Руководителю службы охраны труда Уварову К.В. организовать работу по подготовке документации по охране труда для проверки и передать ее комиссии по проведению внутреннего аудита соблюдения требований охраны труда в срок до 11 марта 2014 г.
4 . Председателю комиссии по проведению внутреннего аудита соблюдения требований охраны труда после завершения проверки пред ставить письменный отчет о результатах проведения внутреннего аудита соблюдения требований охраны труда Генеральному директору ООО «Бета» в срок до 28 марта 2014 г.
5 . Контроль за исполнением настоящего П риказа возложить на директора по персоналу Семенову В.В.
Генеральный директор _________________________ А.И. Петров
Профессиональная аудиторская проверка призвана помочь:
Выбрать подходящие услуги.
Проведение бухгалтерского аудита независимой консалтинговой компанией актуально, когда требуется:
Заказать услугу.
При необходимости получить полную и достоверную информацию о финансово-хозяйственной деятельности компании можно провести инициативный аудит.
Аудит отчетности по МСФО позволит повысить доверие к отчетности компании, использовать отчетность в качестве весомого аргумента в переговорах с партнерами, в том числе с зарубежными.
Требуется определить точную рыночную стоимость всех видов имущественных активов компании? Комплексная оценка стоимости предприятия — эффективный помощник в решении сложных задач.
В рамках бухгалтерского и налогового консультирования предоставляется помощь в выборе налогового режима и ведении учета, в формировании стратегии взаимодействия с налоговыми органами.
Опыт, надежность, точность и хорошая репутация — критерии удачного выбора независимой консалтинговой компании для проведения аудиторской проверки.
Аудит обеспечивает основу для анализа финансово-хозяйственной деятельности бизнеса, что позволяет выявить сильные и слабые стороны последнего, принять обоснованные решения, а также предотвратить административные взыскания. Аудит можно сравнить с врачебной диспансеризацией или технической диагностикой автомобиля. Зрелый руководитель полностью понимает необходимость аудиторских проверок и, как правило, не откладывает их в долгий ящик.
Однако не все так просто. Итоги проверки и дальнейшая деятельность компании напрямую будут зависеть от квалификации аудиторов, поскольку отраслевые стандарты оставляют им большой простор для принятия решений. Так в каких же случаях и кого следует пригласить для проверки, чтобы это принесло пользу вашему бизнесу?
Аудит - это анализ данных финансовой (бухгалтерской) отчетности на предмет степени их достоверности и соответствия порядка ведения бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации. Аудит призван подтвердить или опровергнуть, что любые пользователи финансовой информации, содержащейся в отчетности, смогут на ее основании сделать правильные выводы о результатах хозяйственной деятельности, финансовом и имущественном положении компании и принимать базирующиеся на этих выводах обоснованные решения. Основной целью аудита является проверка достоверности отчетности, а основным условием ее проведения - независимость аудитора. Результатом аудиторской проверки становится официально зафиксированное в установленной форме компетентное мнение аудитора о точности финансовой информации, содержащейся в отчетности за определенный период, то есть - аудиторское заключение .
Однако «пользователь не должен принимать мнение аудитора ни как выражение уверенности в непрерывности деятельности аудируемого лица в будущем, ни как подтверждение эффективности ведения дел руководством данного лица» (Федеральное правило (стандарт) (далее - ФСАД) № 1 «Цель и основные принципы аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности»). Такая формулировка обусловлена тем, что существуют объективные и субъективные ограничения, которые влияют на вероятность и возможность выявления значительных искажений финансовой информации в отчетности: тестирование, использование выборочных методов, несовершенство самого бухучета и внутреннего контроля в аудируемой организации, представление доказательств в форме доводов в обоснование вывода, отсутствие исчерпывающих ответов. Поэтому задача аудиторской проверки - в процессе сбора необходимых и достаточных доказательств, лежащих в основе аудиторского вывода, обеспечить разумную уверенность в точности и достоверности отчетности (пункты 6–9, ФСАД № 1). Аудитор несет ответственность за формулирование и выражение мнения о достоверности отчетности, а менеджмент компании - за подготовку и представление отчетности.
Аудитор самостоятельно решает, какие количественные (значения) и качественные (характер) искажения в отчетности можно считать существенными, а какие - нет. Он устанавливает своеобразную планку приемлемой «существенности в аудите» (ФСАД № 4), которая чем ниже, тем выше риск ошибки аудитора в заключении.
Учитывая вышесказанное, многие клиенты аудиторских организаций задаются вопросом: «Если искажения, неточности и ошибки в нашей финансовой (бухгалтерской) отчетности будут пропущены, у аудитора всегда есть оправдание в виде выборочного способа проверки и установленного уровня существенности?» Такое понимание аудиторских процедур является примитивным и в корне неправильным. Вероятность аудиторской ошибки нивелируется такими методами, как изменение характера, сроков проведения и объема запланированных процедур проверки, проведение расширенных или дополнительных тестов средств контроля. Их применение и/или изменение опирается на оценку вероятных последствий искажений в отчетности аудируемого лица. Кроме того, напомним про закон Вильфредо Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата. Он в известной степени отражает принцип формирования аудиторской выборки, включающей наиболее значимую информацию об отдельных активах, обязательствах, доходах и расходах, хозяйственных операциях и структуре капитала. Эти данные могут быть существенными или нет в зависимости от величины показателей, периодичности, характера их влияния на хозяйственную деятельность аудируемого лица. Очевидно, аудитор может пропустить какую-либо ошибку, но при профессиональном формировании выборки данная ошибка не будет образовывать основную часть финансового показателя, являться определяющей.
Указанные выше, как и другие нормы ФСАД, а также федеральных законов, свидетельствуют о том, что аудиторскую деятельность осуществляют только те лица, которые профессионально и непрерывно ей занимаются и способны подтвердить свою квалификацию соответствующим аттестатом, выдаваемым СРО аудиторов. Кроме того, в соответствии с «Кодексом профессиональной этики аудиторов» аудитор обязан соблюдать базовые этические принципы:
Таким образом, профессиональная деятельность аудитора регулируется:
Признанные МСА применяются при оказании аудиторских услуг начиная с года, следующего за годом их признания. Они становятся обязательными не только для аудиторов, аудиторских организаций, СРО аудиторов и всех их работников, но и аудируемых лиц - всех, кто заключил договор на оказание аудиторских услуг. МСА главенствуют над любыми другими стандартами - принятыми Минфином РФ и Правительством РФ (заменяют их по мере признания) и принятыми СРО аудиторов, которые также являются обязательными к исполнению всеми членами СРО.
Кроме изложенных документов, не относящихся к нормативным , существует определенная иерархия в довольно обширной нормативной базе по вопросам проведения аудита, которая выглядит следующим образом:
Мы умышленно привели нормативную базу в иерархическом порядке . Дело в том, что, вопреки устоявшемуся представлению, в случае возможных правовых коллизий в первую очередь будет применяться именно Федеральный закон № 307-ФЗ, а не ГК РФ или НК РФ, и следующие за ними иные федеральные законы, постановления Правительства РФ, ведомственные приказы, информационные сообщения Минфина РФ, не содержащие норм права, но обращающие внимание на изменения в законодательстве и их практическое применение.
Итак, прояснив основную суть аудита, перейдем к рассмотрению его форм и порядку проведения.
Обязательный аудит определяется статьей 5 Федерального закона № 307-ФЗ, где установлены периодичность, случаи и обстоятельства его применения, а также юридические лица, на которых распространяется его проведение.
Обязательная аудиторская проверка проводится ежегодно , если:
Итак, мы перечислили все случаи и обстоятельства обязательности проведения аудита, диктуемые не только статьей 5 Федерального закона № 307-ФЗ, но и другими федеральными законами и кодексами, однако этот перечень остается открытым и может корректироваться в соответствии с правовыми новеллами.
Во всех определенных законодательством ситуациях, в которых аудит не обязателен, он может проводиться на добровольной основе. В законодательстве отсутствует термин «инициативный аудит» - в этом законотворцы не увидели особого смысла. И действительно, аудит, который не подпадает под порядок обязательного проведения, может трактоваться как инициативный, добровольный и даже как внеочередной.
Добровольная аудиторская проверка обычно назначается по следующим причинам:
Необходимость и частота проведения так называемого инициативного аудита определяется менеджментом организации (или собственниками) исходя из состояния бухгалтерского учета предприятия и других причин.
В число связанных с аудитом услуг , но не регулируемых стандартами аудиторской деятельности, входят такие области экспертной деятельности как:
В то же время, кроме собственно аудита, существуют аудиторские услуги, или сопутствующие аудиту услуги , которые, как и он, регулируются стандартами аудиторской деятельности, а именно - .
Поскольку добровольная (инициативная) аудиторская проверка по своей структуре, процедуре, правилам и порядку проведения ничем не отличается от обязательного аудита, то и ее стоимость находится на аналогичном уровне. Однако добровольную проверку можно провести не в формате традиционного аудита, а, например, как оценку налоговых и предпринимательских рисков (см. рис. 1), обеспечив себе существенную экономию на услуге.
Такие транзакционные издержки, как время, затрачиваемое аудитором на документирование (копирование подтверждающих документов и оформление рабочих), составляют от 10% стоимости традиционного аудита, еще примерно столько же уходит на охват тех областей учета, которые в действительности не вызывают сомнений у руководства или собственников компании. Поэтому проведение инициативной проверки в формате отличной от аудита услуги может оказаться выгоднее аудита не только по экономическим соображениям, но и с точки зрения полезности получаемой финансовой информации.
Отличие аудита от других видов услуг фиксируется в предметной части договора (см. табл. 1).
Таблица 1. Примеры согласования условий проведения аудита и формулирования действий, которые должен совершить аудитор (в соответствии с ФСАД № 12)
Как можно заметить, цель, объемы и результаты оказания услуг везде разные. Имманентные, принципиальные условия аудиторской проверки - независимость, выражение мнения о достоверности, аудиторское заключение - теряются в других формах договора на оказание аудиторских услуг. Это имеет не только сущностные, но и правовые последствия. Например, чтобы опротестовать в суде заключение аудитора, сославшись на ненадлежащее выполнение им взятых обязательств, придется доказать, что услуга предоставлялась клиенту именно в формате аудита, а не каких-либо других услуг. И если в договоре однозначно не зафиксировано, что цель, объемы и результаты оказания услуги соответствуют аудиту, рассчитывать на признание аудиторского заключения заведомо ложным на основании частей 5 и 6 статьи 6 № 307-ФЗ не придется. Достаточно обратиться к судебной практике, например, к Определению ВАС РФ от 30 мая 2011 г. № ВАС-6725/11 и постановлению Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 08 ноября 2011 г. № 15АП-11726/2011.
Аудитор или группа аудиторов должны иметь квалификацию, позволяющую как составить всестороннее представление о предмете и объектах проверки, так и провести проверку в соответствии с действующими стандартами. Аудиторское заключение, составленное без проведения аудита или явно противоречащее предоставленным со стороны заказчика документам, признается в суде заведомо ложным.
Итак, с позиции закона существует собственно аудит , который характеризуется как традиционный, финансовый, внешний, независимый, обязательный или не обязательный. Он проводится только аттестованным аудитором, состоящим в СРО аудиторов и занесенным в реестр аудиторов и аудиторских организаций, который выполняет все требования, содержащиеся в международных и отраслевых стандартах и российском законодательстве. Существуют также аудиторские услуги - обзорные проверки, согласованные процедуры и компиляция финансовой информации , которые, не являясь аудитом, все же подчиняются стандартам аудиторской деятельности. Существуют услуги, связанные с аудиторской деятельностью , которые определены в № 307-ФЗ, - на них не распространяются аудиторские стандарты. И, наконец, существует все остальное (см. рис. 2).
Рис. 2. Структура деятельности аудиторских организаций
Тем не менее, никому не запрещено проводить собственные классификации. Так появилось разнообразие аудита, классифицированного по предмету изучения и объекту аудирования, по стадиям развития, по назначению, по методике и методу проведения, по типу и характеру проверки, по периодичности и пр. Эти деления по признакам представляют для заказчика скорее чисто академический интерес. Коме того, в практическом отношении отдельные классификации уходят далеко в сторону от самого аудита и носят его название лишь как синоним слову «проверка» и не более. Под многими «видами» аудита скрываются сопутствующие или свзанные с аудитом услуги.
Приведем некоторые формы классификаций:
Выше подробно разъяснялось, что такое аудит и кто такой аудитор. Принимая это во внимание, можно констатировать, что в строгом понимании (да и не в строгом) внутренним аудит быть не может хотя бы потому, что в этом случае невозможно реализовать режим независимости аудитора. Здесь уместнее говорить не об аудите, а о внутреннем финансовом контроле, имитирующем аудит.
В вопросе независимости аудиторов и аудиторских организаций обратимся к правилам протокола № 6 и разъяснениям протокола № 15, одобренных Советом по аудиторской деятельности при Минфине России 20 сентября 2012 г. и 18 декабря 2014 г. соответственно. В них говорится о концептуальном подходе к независимости аудитора, который всегда должен задаваться вопросом: «Может ли разумное и хорошо информированное третье лицо, взвесив все факты и обстоятельства, обоснованно посчитать, что в условиях конкретного задания честность, объективность или профессиональный скептицизм аудитора скомпрометированы?» В зависимости от ответа на поставленный вопрос аудитор должен оценить значимость угрозы независимости и предпринять меры предосторожности в случае, когда угроза независимости оценивается им как высокая и существенная. В разделе 2 «Правил независимости…» приводятся конкретные ситуации, обстоятельства и взаимоотношения, реально или даже потенциально угрожающие независимости аудитора, меры предосторожности, уместные для нивелирования угроз и условия, в которых не существует действенных мер по снижению угрозы независимости. В этом случае долг аудитора - отказаться от задания, даже ранее принятого и уже выполняемого.
Можно ли представить себе ситуацию, при которой лицо, проводящее так называемый внутренний аудит, способно безапелляционно противостоять влиянию своего руководства или разорвать с ним трудовые отношения? Вопрос риторический.
Аудит - процесс, требующий значительных временных затрат и обстоятельного подхода, поэтому работа аудиторов должна быть спланирована. Только в этом случае их взаимодействие с руководителями и сотрудниками компании будет эффективным, а экспертное заключение - корректным.
Выделяется несколько этапов:
В общем плане указываются:
Программа аудита - это более подробный документ, развивающий общий план и содержащий перечень и содержание конкретных аудиторских процедур, которые будут проводиться.
Аудит оформляется договором возмездного оказания услуг, в котором стороны определяют в частности срок проведения проверки и могут предусмотреть проведение аудита в несколько этапов (например, 1 этап по итогам 6 или 9 месяцев и 2 этап по завершении года). Поэтапное проведение аудита дает клиенту возможность получить экспертное мнение о текущем отчетном периоде и скорректировать свою деятельность до завершения финансового года.
Аудиторская проверка стартует после проведения специального собрания - так называемого открытия аудита . На нем руководителям подразделений рассказывается о целях аудита, критериях его проведения и порядке, даются ответы на все возникшие вопросы. Проверяется выполнение необходимых условий для проведения аудита, например: возможность беседы с персоналом в назначенное время, обеспечение аудиторов спецодеждой и транспортом. Цель собрания - установить доверительный деловой контакт между аудиторами и руководством предприятия.
Далее аудиторы переходят к работе по утвержденному плану, которая включает тщательную проверку документов, аудиторские беседы, выборочную проверку работы сотрудников на местах с помощью аудиторских опросников и запись результатов.
Закрытие аудита состоит в распределении выявленных несоответствий по категориям, выявлении системных нарушений, информировании высшего руководства и согласовании сроков и состава корректирующих действий. После этого можно перейти к оформлению финальных документов.
Как говорилось ранее, по итогам аудита составляются два официальных документа - отчет и экспертное заключение. Отчет составляется по следующей схеме:
Аудиторское заключение содержит информацию о периоде аудиторской проверки, составе финансовой или бухгалтерской отчетности организации, использованных нормативах, целях, методах и результатах проверки. Заключение подписывают уполномоченное лицо аудиторской организации и руководитель аудиторской проверки. Также должны быть указаны номер, тип квалификационного аттестата аудитора и срок его действия. На документе ставится печать аудитора.
Очевидно, подобный процесс, затрагивающий сотрудников всех уровней, а также требующий изучения финансовой документации, можно доверить не каждой компании. Но если вы найдете «своего» аудитора, с которым удастся выстроить доверительные конфиденциальные отношения, это обеспечит вашему бизнесу дополнительную степень защиты на годы вперед.
При выборе аудиторской компании имеет смысл учитывать не только годы ее работы на рынке, но и опыт проведения проверок в вашей отрасли. Не забудьте проверить деловую репутацию компании на основе отзывов, проследите за тем, чтобы эти отзывы не были ангажированными и им можно было доверять. Привлекаемые специалисты должны значиться в реестре аудиторов и аудиторских организаций, а их ответственность должна быть застрахована. Разумнее отдать предпочтение аудиторской компании, которая предоставляет комплекс услуг по бухгалтерскому, налоговому, юридическому консультированию и оценочной деятельности. В этом случае вы сможете установить с ней долгосрочные отношения на базе первичного аудита - если, конечно, сочтете стоимость аудиторских услуг оправданной и разумной.
Предлагаем обратить внимание на КСК групп, которой уже доверили различные виды аудиторских проверок сотни крупных, в том числе публичных, компаний российского бизнеса. Это известная консалтинговая компания, многие годы занимающая лидирующие позиции в российских рейтингах. Эксперты КСК групп, штат которых насчитывает 160 экспертов, квалифицированно подготовят и проведут все мероприятия, которые помогут определить соответствие текущей финансовой деятельности вашей компании российскому законодательству, оценят предпринимательские и налоговые риски, а при необходимости - весь имущественный комплекс активов предприятия. Аудит - одно из приоритетных направлений для КСК групп, поэтому опыт работы и профессиональные знания специалистов компании по-настоящему помогают клиентам в налаживании бизнес-процессов и приведении документации к надлежащему виду.
Квалифицированные аудиторы не требуют создания им каких-либо исключительных условий. В свою очередь, руководителю проверяемой компании следует проявить понимание реалий их работы и при необходимости обеспечить транспорт, питание, спецодежду, как если бы речь шла о его собственных сотрудниках. Подобные меры никак не повлияют на экспертное заключение при наличии выявленных нарушений в работе компании, но помогут сделать работу эффективной и безопасной.
Рисунки взятка На борьбу с коррупцией мобилизовали детей. Подведены итоги конкурса рисунков Наверное, действительно имеет смысл воспитывать негативное отношение к такому злу, как коррупция уже с детства. Другое дело, что это скорее часть воспитания. Моральные принципы воспитанного в […]
«_ 03 » _февраля 2011 г. Санкт – Петербург №_17/1_
О проведении плановых внутренних аудитов
системы менеджмента качества в 2010/2011 учебном году
В целях обеспечения внутренних гарантий качества образования, совершенствования системы менеджмента качества академии и согласно требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО
ПРИКАЗЫВАЮ :
1. Сформировать аудиторскую группу в составе:
Руководитель группы: директор ИРВДТИО
Аудиторы:
Руководитель службы качества;
Специалист отдела лицензирования, аккредитации и статистики;
Доцент кафедры менеджмента;
Начальник отдела координации НИР и организации
конгрессной деятельности;
Начальник отдела аспирантуры;
Заместитель декана факультета социального управления;
Начальник методического отдела;
Начальник отдела по работе с выпускниками, работодателями
и повышения квалификации;
Заместитель директора Центра дополнительного образования ;
* Примечание: требования пп. 1.2; 4.1; 4.2; 5.3; 5.4; 5.5; п.6; 8.2.1; 8.2.3; 8.4, 8.5 стандарта ГОСТ Р ИСО
принимаются во внимание при проверке всех указанных подразделений.
Разработал: руководитель службы качества СПбАУиЭ
«_01 _» _февраля __2011 г.
1.1. Настоящая инструкция предназначена для работников, осуществляющих ремонт крупногабаритных шин.
1.2. К ремонту крупногабаритных шин допускаются лица, достигшие 18 лет, имеющие соответствующую квалификацию, прошедшие медицинский осмотр, производственное обучение, а также инструктажи: вводный, первичный на рабочем месте, а также обучение и проверку знаний до начала самостоятельной работы.
1.3. Периодический медицинский осмотр, производственное обучение и проверка знаний для таких работников проводятся не реже одного раза в год.
1.4. При изменении технологического процесса или модернизации оборудования, приспособлений, переводе на новую временную или постоянную работу, нарушении работающим требований безопасности, которое может привести к травме, аварии или пожару, а также при перерывах в работе более чем на 30 календарных дней работник обязан пройти внеплановый инструктаж.
1.5. К самостоятельной работе допускаются лица, ознакомившиеся с особенностями и приемами безопасного выполнения работ и прошедшие стажировку под наблюдением мастера или бригадира.
1.6. Разрешение на самостоятельное выполнение работ выдает руководитель работ.
1.7. В процессе работы работник может быть подвержен воздействию различных вредных производственных факторов, таких как:
1.8. Опасным состоянием оборудования является:
1.9. Опасными действиями являются:
1.10. Пар под давлением представляет опасность, поскольку может привести к серьезным ожогам. Бензин при неосторожном обращении может привести к пожару. Сернистый ангидрид, оксид углерода и другие газы, выделяемые в процессе вулканизации, попадая в организм, приводят к отравлению.
1.11. Работник должен работать в специальной одежде, а в случае необходимости использовать другие средства индивидуальной защиты.
1.12. Средства индивидуальной защиты следует использовать по назначению и своевременно ставить в известность администрацию о необходимости их чистки, стирки, сушки и ремонта. Не допускается их вынос за пределы предприятия.
1.13. Знать и соблюдать правила личной гигиены. Не курить на рабочем месте, не употреблять до и во время работы спиртные напитки. Не хранить продукты и не принимать пищу на рабочих местах.
1.14. Выполнять только ту работу, по которой пройдено обучение, инструктаж по охране труда и к которой допущены руководителем.
1.15. На рабочее место не допускаются лица, не имеющие отношения к выполняемой работе. Не перепоручать выполнение своей работы другим лицам.
1.16. Выполнять требования знаков безопасности.
1.17. Не заходить за ограждения электрооборудования.
1.18. Быть внимательными к предупредительным сигналам грузоподъемных машин, автомобилей, тракторов и других видов движущегося транспорта.
1.19. Сообщать руководителю о замеченных неисправностях оборудования, нарушениях требований безопасности и до принятия соответствующих мер к работе не приступать.
1.20. Если пострадавший сам или с посторонней помощью не может прийти в лечебное учреждение (потеря сознания, поражение электрическим током, тяжелые ранения и переломы), сообщить работодателю, который обязан организовать доставку пострадавшего в лечебное учреждение. До прибытия в лечебное учреждение оказать пострадавшему первую (доврачебную) помощь и по возможности успокоить его, так как волнение усиливает кровотечение из ран, ухудшает защитные функции организма и осложняет процесс лечения.
1.21. Работники обязаны знать сигналы оповещения о пожаре, место нахождения средств для тушения пожара и уметь ими пользоваться. Не допускается использовать пожарный инвентарь для других целей.
1.22. Не загромождать проходы и доступ к противопожарному оборудованию.
1.23. Не хранить на рабочем месте легковоспламеняющиеся и горючие жидкости, кислоты и щелочи в количествах, превышающих сменную потребность в готовом к употреблению виде.
2.1. Надеть средства индивидуальной защиты.
2.2. Получить задание на работу у своего непосредственного руководителя. Выполнять работу только в соответствии с полученным заданием.
2.3. Осмотреть свое рабочее место и подготовить его к работе.
2.4. Проверить состояние пола на рабочем месте. Если пол скользкий или мокрый, потребовать, чтобы его вытерли или посыпали опилками, или сделать это самому.
2.5. Проверить наличие и исправность оборудования, предохранительных устройств, инструмента, приспособлений.
2.6. Проверить наличие заземления оборудования, ограждений, исправность электропроводки, местного отсоса (от станка для шероховки).
2.7. Включить приточно-вытяжную вентиляцию.
2.8. При использовании для накачивания шин компрессорной установки с электроприводом:
2.9. Перед включением компрессора, прокручиванием вручную проверить, нет ли заклинивания, ударов, толчков и посторонних звуков.
2.10. Опробовать работу компрессора на холостом ходу с выпуском воздуха наружу (продолжительность работы в режиме холостого хода устанавливается заводом-изготовителем).
2.11. После перевода компрессора на режим «Работа» проверить смазку механизмов, охлаждение и давление воздуха в ресивере.
2.12. При обнаружении неисправностей приборов компрессорная установка не может быть пущена в работу.
При осуществлении шиноремонтных работ необходимо:
3.1. Вырезать поврежденные места покрышек только после тщательной очистки (мойки) покрышек от грязи. Мыть покрышки в специальной камере или в ванне.
3.2. Соблюдать требования электробезопасности при работе.
3.3. Во время шероховки покрышек надевать защитные очки и включать местный отсос.
3.4. Вырезку поврежденных мест и заплат осуществлять держа нож от себя. Работать только ножом, имеющим исправную рукоятку и остро заточенное лезвие.
3.5. Производить установку и снятие шин с вулканизационного оборудования с помощью подъемных механизмов или двумя рабочими одновременно.
3.6. Сосуды с бензином и клеем держать постоянно закрытыми, открывать их лишь по мере надобности. На рабочем месте хранить бензин и клей в количестве, не превышающем сменной потребности. Бензин и клей должны находиться не ближе трех метров от топки парогенератора.
3.7. Приготавливать клей только в заготовительном помещении.
3.8. Отворачивать и заворачивать паровые вентили и зажимы только в рукавицах.
3.9. При ремонте камер поврежденное место (прокол или порез до 60 мм) зачистить теркой или шлифовальной шкуркой, промыть бензином и промазать клеем. При шероховании поврежденных мест камеры на заточном станке работать в защитных очках и при включенном пылеуловителе.
3.10. Клей наносить кистью, ручка которой имеет отражатель, предохраняющий пальцы.
3.11. Раскрой материала на заготовки и вырезку повреждений производить с помощью специальных ножей и шаблонов. Нож должен иметь исправную рукоятку и остро заточенное лезвие. Ножи при резании для снижения прилагаемого усилия смачивать водой.
3.12. Наличие бензина, клея и других составов, содержащих бензин, на рабочем месте не должно превышать трехчасовой потребности.
3.13. Хранить бензин и клей в металлической плотно закрывающейся посуде.
3.14. При ремонте камеры с использованием электровулканизатора на поврежденное место наложить заплату из сырой резины и с помощью струбцины к заплате плотно прижать нагревательный элемент электровулканизатора. На заплату сверху положить лист бумаги или целлофана.
3.15. Не работать на электровулканизаторе:
3.16. При мелких ремонтах шины для осмотра внутренней поверхности покрышки пользоваться спредером.
3.17. Для изъятия из шины металлических предметов, гвоздей пользоваться клещами, а не отверткой, шилом или ножом.
3.18. Проколы в покрышке диаметром до 10 мм устранять постановкой грибков. Грибок ввести в прокол с внутренней стороны покрышки до плотного прилегания его шляпки к внутренней поверхности покрышки, предварительно промазав клеем ножку и шляпку грибка. Эту операцию производить на специальном стенде или на верстаке с применением распорок или борторасширителей.
3.19. При выполнении ремонтных работ в помещениях, где используется бензин или резиновый клей, применять только медный, латунный или деревянный инструмент, чтобы исключить возможность возникновения искры.
4.1. При накачивании шин немедленно остановить компрессор:
4.2. После аварийной остановки компрессора пуск его производить с разрешения руководителя работ.
4.3. В случае ухудшения самочувствия (удушья, головокружения и пр.) немедленно выключить вулканизатор, закрыть плотно емкости с клеями и растворителями, поставить в известность руководителя подразделения, обратиться к врачу.
4.4. Немедленно прекратить работу при появлении дыма или запаха, характерного для горящей резины, а также при повреждении проводки электровулканизатора или завышении температуры электровулканизатора сверх установленной (140–150 °С).
4.5. Выключить электровулканизатор общим рубильником при исчезновении напряжения в питающей сети.
4.6. При поражении электрическим током как можно быстрее освободить пострадавшего от действия тока, т. к. продолжительность его действия определяет тяжесть травмирования. Для этого быстро отключить рубильником или другим отключающим устройством ту часть электроустановки, которой касается пострадавший.
5.1. Обесточить оборудование. Привести в порядок рабочее место, очистить оборудование, протереть инструмент и приспособления, сложить их в специально отведенное место.
5.2. Запрещается оставлять ремонтируемый агрегат со снятыми колесами на гидроподъемнике (домкрате). При установке машины на специальных подставках необходимо проверить их надежность.
5.3. Все сосуды с бензином и резиновым клеем, кисти и другие инструменты необходимо уложить в запирающиеся металлические ящики, находящиеся в специально оборудованном помещении.
5.4. Отсоединить и убрать в отведенное место шланги для накачки шин.
5.5. Сообщить мастеру об имеющихся неполадках в работе оборудования и о принятых мерах по их устранению.
5.6. Снять, очистить и уложить в отведенное место средства индивидуальной защиты.
5.7. Вымыть лицо и руки, принять душ.
5.8. Обо всех недостатках, обнаруженных во время работы, известить своего непосредственного руководителя.
Аудит — это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций. Аудит бывает внутренним, когда проводится силами самой организации, и внешним, когда для оценки деятельности в той или иной области компании привлекаются сторонние специалисты на договорной основе. Чаще всего термин «аудит» употребляется применительно к проверке бухгалтерской отчетности компаний, однако есть и иные виды, например, кадровый аудит. Многие слышали это словосочетание, а вот в чем суть данной процедуры, не представляют. Сегодня мы поговорим именно об аудите кадровой документации, расскажем, для чего он необходим, когда и кем проводится.
Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто. Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для:
— подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;
— оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);
— повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях);
— оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом;
— разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений;
— оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.).
Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы), увольнении (приеме) сотрудников отдела персонала (кадров).
Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.
Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год. Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности. Помните, что услуги солидной консалтинговой фирмы, предлагающей аудит кадровой документации и имеющей в штате профессионалов, не могут стоить дешево.
Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами. Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика. Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения.
Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами. Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу. Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять.
Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.
Для начала назовем основные нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации. Основными из них являются:
— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек);
— Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция по заполнению трудовых книжек);
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1);
— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
— Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;
— ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
— Трудовой кодекс.
Кроме этого, существует достаточное количество ведомственных нормативных актов, которыми регламентированы делопроизводство, порядок ведения личных дел или урегулированы иные аспекты трудовых отношений. Эти акты также необходимо изучить и применять при инспектировании кадровой документации.
Мы не будем рассматривать, как проводит аудит консалтинговая организация на основании гражданско-правового договора, а остановимся на внутреннем аудите. Порядок его проведения зависит от целей. Можно проверить все сферы ведения и оформления кадровых документов, а можно лишь один участок, например, трудовые договоры. В любом случае первым шагом к началу аудита будет издание приказа о проведении проверки, которым назначается проверяющий или создается комиссия по проведению аудита. В приказе же можно определить тему проверки.
Приведем примерный образец приказа.
Муниципальное бюджетное образовательное учреждение
«Средняя общеобразовательная школа N 72»
Приказ N 42
о проведении кадрового аудита
Для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,
Приказываю:
1. Провести внутренний кадровый аудит по теме «Оформление приема на работу и предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков» с 28 мая по 5 июня 2012 года.
2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.
3. Включить в состав комиссии:
— заместителя директора по административно-хозяйственной работе Золотову О. Л.;
— учителя русского языка и литературы Парамонову В. С.;
— юрисконсульта Лопухова И. Р.
4. Представить отчет о проведенной проверке до 08.06.2012.
5. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.
Директор Комова /Л. В. Комова/
С приказом ознакомлены:
Волкова А. Г. 16.05.2012, Волкова
Золотова О. Л. 16.05.2012, Золотова
Парамонова В. С. 16.05.2012, Парамонова
Лопухов И. Р. 16.05.2012, Лопухов
Если тема проверки определена, то руководителю отдела кадров остается лишь подготовить необходимые документы. Если же аудит проводится при смене руководства службы персонала или при передаче дел от одного специалиста другому, необходимо определить перечень документов, подлежащих инспектированию.
Помните, что есть перечень обязательных документов, которые должны быть в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности. К таким документам относятся:
1. Штатное расписание. Скажем сразу, что о данном документе в Трудовом кодексе есть лишь упоминание, но указания на обязательность его составления нет. Постановлением N 1 унифицирована форма этого документа — Т-3. Отметим, что контролирующие органы, будь то государственная инспекция труда, прокуратура или налоговики, практически всегда его запрашивают: из расписания ясны структура учреждения, фонд оплаты труда, надбавки и доплаты работникам.
2. График отпусков. Обязательность данного документа не ставится под сомнение, так как в ст. 123 ТК РФ прямо говорится, что ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения представительного органа работников не менее чем за две недели до наступления нового года. Форма графика Т-7 также унифицирована Постановлением N 1.
3. Личные карточки — формы Т-2 и Т-2ГС (МС). Их обязательно ведут на каждого работника, так как с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его личной карточке — в ней в силу п. 23 Правил ведения и хранения трудовых книжек повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
4. Личные дела. Обязанность по их ведению установлена для отдельных категорий работников, к которым относятся государственные гражданские служащие, муниципальные служащие, сотрудники таможенных органов и пр.
Порядок ведения личных дел государственных гражданских служащих установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Для государственных служащих субъекта РФ порядок ведения личного дела устанавливается нормативными актами этого субъекта. Например, для служащих г. Москвы он определен Указом мэра г. Москвы от 15.06.2011 N 44-УМ, а для государственных служащих г. Санкт-Петербурга — Постановлением Правительства г. Санкт-Петербурга от 30.06.2008 N 773.
5. Табель учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13) также должен быть в каждом учреждении, поскольку ст. 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым сотрудником.
Обратите внимание! Раньше органы государственной власти, управления государственных внебюджетных фондов, управления территориальных государственных внебюджетных фондов, местного самоуправления, бюджетные учреждения, органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы России, для учета рабочего времени пользовались табелем по форме 0504421, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 N 148н. Однако ввиду того, что он утратил силу с 01.01.2011 (Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н), применяется форма из Приказа Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н — 0301008, а это точная копия формы Т-13.
6. Трудовые книжки установленного образца являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязан каждый работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 ТК РФ).
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Обратите внимание! Проверьте, назначено ли лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, все ли они зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Кроме этого, просмотрите записи в трудовых книжках — они должны быть сделаны на основании приказов.
7. Трудовые договоры или служебные контракты. Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать зарплату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
8. Приказы по личному составу:
— о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а);
— о переводе на другую работу (формы Т-5, Т-5а);
— о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а);
— о направлении в командировку (формы Т-9, Т-9а);
— о поощрении (формы Т-11, Т-11а);
— о прекращении (расторжении) трудового договора (формы Т-8, Т-8а).
Данные унифицированные формы должны применять все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности (п. 2 Постановления N 1).
Проверяя данные приказы, необходимо убедиться в наличии документов — оснований для их издания. Довольно часто они отсутствуют — ссылка в приказе на соглашение, заявление или иной документ есть, а самого его нет. Это нарушение.
9. Приказы по основной деятельности. Необходимо проверить наличие в них подписей руководителя, виз согласования. Напомним, что такие приказы должны храниться отдельно от приказов по личному составу.
Отметим, что надо не просто проверить наличие данных документов, но и обратить внимание на то, как они составлены. Например, в силу требований ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение экземпляра трудового договора работником должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя. Статьей 57 ТК РФ определены условия, которые должны быть включены в текст трудового договора.
А вот со служебным контрактом все обстоит иначе. Помимо того, что федеральным законом определено его содержание, Указом Президента РФ от 16.02.2005 N 159 утверждена примерная форма контракта о прохождении государственной гражданской службы и замещении должности государственной гражданской службы. Поэтому проверьте, чтобы контракты соответствовали требованиям законодательства не только по содержанию, но и по форме. А в части содержания отметим, что, например, важнейшим объектом проверки приказов об увольнении будет указание в них причины и основания увольнения. На основании ст. 84.1 ТК РФ они должны быть указаны в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи. Проверяя содержание трудовых договоров, заострите внимание на наличии условий, которые в силу ст. 57 ТК РФ обязательны для включения в их текст.
Начнем с того, что на основании ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Положения таких актов не должны ухудшать положение работника по сравнению с тем, что установлено трудовым законодательством.
Следующие документы также необходимо проверить.
1. Правила внутреннего трудового распорядка. Согласно ст. 189 ТК РФ этот документ регламентирует порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.
2. Инструкции по охране труда. Они обычно состоят из требований охраны труда перед началом работы, во время нее и по окончании, а также содержат порядок действия в аварийных ситуациях. Разрабатываются эти инструкции исходя из должности работника, его профессии или вида выполняемой им работы, на основе межотраслевой или отраслевой типовой инструкции по охране труда, межотраслевых или отраслевых правил по охране труда, требований безопасности, изложенных в эксплуатационной и ремонтной документации организаций — изготовителей оборудования, технологической документации организации, с учетом конкретных условий производства на основе Методических рекомендаций.
3. Положение о хранении и защите персональных данных работников (или иной документ, устанавливающий порядок их хранения и использования). Составление данного локального акта обязательно в силу требований ст. 87 ТК РФ.
4. Положение об оплате труда или иной локальный нормативный акт, регламентирующий систему оплаты труда в учреждении и премирования сотрудников. Это положение обязательно в силу ст. 135 ТК РФ — системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Помимо названных существуют и другие необходимые документы — обязательные для некоторых организаций в силу специфики их деятельности, например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, положение о коммерческой или иной охраняемой законом тайне.
Если в учреждении разработаны иные локальные нормативные акты, регламентирующие какую-то область трудовых отношений, рекомендуем проверить их на предмет наличия условий, ухудшающих положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством, и юридической силы (учтено ли в необходимых случаях мнение представительного органа работников, утвержден ли документ руководителем учреждения, ознакомлены ли с актом работники и пр.). Это могут быть:
— коллективный договор;
— договор о коллективной материальной ответственности;
— положение об адаптации работников;
— положение о порядке прохождения испытательного срока;
— положение о проведении аттестации работников.
Рекомендуем особо внимательно отнестись к проверке должностных инструкций. С одной стороны, они не являются обязательными, с другой — на основании ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является трудовая функция, а она прописывается либо в трудовом договоре, либо, чтобы его не загружать, в должностной инструкции. Поэтому иногда инструкция просто необходима.
Перейдем к журналам, среди которых, как и среди локальных нормативных актов, есть обязательные для ведения.
| Наименование журнала | Нормативный акт |
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним | Пункты 40, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, форма установлена приложением 3 к Инструкции по заполнению трудовых книжек |
| Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее | Те же |
| Журнал учета проверок | Статья 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141 |
Кроме названных обязательных журналов в учреждении могут вестись иные журналы для систематизации информации по кадровому учету, такие как:
— журналы учета трудовых договоров, приказов по личному составу, личных дел, листов нетрудоспособности;
— журнал ознакомления с локальными нормативными актами;
— журнал выдачи командировочных удостоверений, справок.
Проверяя журналы и книги учета, обратите внимание на их оформление. Все листы журналов должны быть пронумерованы, сами журналы прошнурованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы и заверены руководителем организации. Никаких исправлений в журналах регистрации не допускается. Также необходимо удостовериться, что в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним заполнены все графы, в ней нет исправлений, данная книга прошнурована и опечатана.
Примечание. Анализ системы регистрации и систематизации документов очень важен, поскольку даёт информацию о том, как в учреждении организована система хранения документов.
В настоящее время большинство учреждений ведет кадровую документацию с помощью специализированных программных продуктов, а это значит, что проверять придется и их.
Инспектируя, обязательно проверьте, обеспечивает ли программа возможность ведения кадровой документации в соответствии с требованиями действующего законодательства (возможно, что разработчики программного продукта «потеряли» отдельные необходимые реквизиты), все ли унифицированные формы содержатся в программе, насколько часто она обновляется, все ли формы документов актуальны.
Следующий немаловажный аспект, который нужно проверить, — порядок доступа к программному обеспечению и (или) создаваемой кадровой документации. При этом необходимо выяснить, кто из сотрудников компании связан с обработкой данных о персонале, и удостовериться в том, что система исключает возможность доступа к электронным формам документов тех сотрудников, в чьи служебные обязанности не входит работа с такими данными.
Аудит программного обеспечения работы кадрового подразделения позволит определить возможные каналы несанкционированного доступа или утраты кадровой информации, а также оценить целесообразность использования конкретного программного продукта.
Итак, в ходе аудита кадровой документации проверяются наличие обязательных документов, правильность оформления, а также соответствие содержания документов требованиям законодательства.
Сам процесс проведения проверки лучше документировать, чтобы потом при составлении итогового отчета не забыть что-нибудь важное.
Последним этапом проверки документов станет составление отчета, в котором будет описано текущее состояние дел, указаны проблемные зоны и возможные риски. Также обычно в отчете дают рекомендации по устранению выявленных нарушений трудового законодательства и недочетов, а также сообщают о возможном наказании, если нарушения не будут устранены (см. на стр. 45).
В случае аудита кадровой документации при смене руководства кадровой службы или специалиста по кадровому делопроизводству к заключению дополнительно нужно составить акт приема-передачи дел, приложением к которому будет перечень трудовых книжек (с указанием Ф. И.О. владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)).
В заключение отметим, что при периодическом проведении аудита кадровой документации у работодателя есть возможность избежать санкций со стороны контролирующих органов — штрафов, приостановления деятельности организации, уголовной ответственности. Кроме того, если аудит проводится собственными силами, у кадровых работников появляется возможность повысить свой профессиональный уровень, обнаружив и исправив собственные ошибки.
И помните, правильное ведение кадровой документации — залог успешного разрешения конфликтов с работниками и контролирующими органами.
| Выявленные нарушения | Нарушенный нормативный акт | Возможное наказание | Рекомендации по исправлению |
| 1. Штатное расписание и документы по оплате труда | |||
| Установлена вилка окладов в штатном расписании | Статьи 3, 20, 22, 132 ТК РФ. Нарушен принцип одинаковой оплаты за равный труд | Разработать дифференцированную систему оплаты труда, например, ввести доплату работникам, имеющим дополнительные качества | |
| 2. Трудовые книжки | |||
| В раздел «Сведения о поощрении» внесена запись о приеме на работу | Пункт 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек | Административный штраф от 1 000 до 50 000 руб. либо административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ) | Оформить вкладыш в трудовую книжку и перенести в него ошибочно внесенные в раздел «Сведения о поощрении» записи |
| 3. Приказы об увольнении работника | |||
| В основании расторжения не указывается часть статьи Трудового кодекса | Формы Т-8, Т-8а, ст. 84.1 ТК РФ | Административный штраф от 1 000 до 50 000 руб. либо административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ) | Указывать в дальнейшем |
| 4. Журналы регистрации и учета кадровых документов | |||
| Нет журнала учета мероприятий по контролю | Статья 16 Федерального закона N 294-ФЗ | — | Оформить |
| 5. Иные нарушения | |||
| Не проводится проверка на наличие дисквалификации при приеме работников на руководящие должности | Статья 32.11 КоАП РФ | Административный штраф до 100 000 руб. (ст. 14.23 КоАП РФ) | Перед заключением трудового договора с работниками, претендующими на руководящую должность, направлять запрос о возможной дисквалификации физического лица в ФНС, ведущую реестр дисквалифицированных лиц |
В большинстве крупных компаний владельцы не занимаются управлением. Тем не менее, для них очень важно, чтобы бизнес развивался и процветал. Поэтому так важно вести контроль и проверку. В этой связи возникает необходимость организации и проведения внутреннего финансового аудита. Он призван контролировать и регулировать финансовую деятельность, а также минимизировать риски. Особенно важно проводить внутренний финансовый аудит в крупных компаниях, у которых достаточно разветвленная структура. В статье мы рассмотрим внутренний финансовый аудит, особенности организации, порядок проведения и необходимые документы.
Можно выделить 4 уровня, на которых осуществляется регулирование аудита. Подробное описание каждого из них представлено в таблице.
Номер уровня | Наименование | Регулирующая документация |
| Федеральное законодательство | ФЗ-307 «Об аудиторской деятельности» от 30.12.2008 Гражданский кодекс Уголовный кодекс Налоговый кодекс |
|
| Стандарты аудиторской деятельности | Стандарт аудиторской деятельности №8 Стандарт аудиторской деятельности №29 Кодекс корпоративного управления Профстандарт «Внутренний аудитор» |
|
| Приказы Департамента финансов | Рекомендации Минфина по организации и осуществлению внутреннего аудита По разработке и принятию мер, целью которых является предотвращение коррупции МР по организации работы внутреннего аудита |
|
| 4 | Внутренние документы организации | Положение о службе внутреннего аудита Руководство службы ВА Должностные инструкции сотрудников СВА (система внутреннего аудита) |
Положение о службе внутреннего аудита содержит миссию, цели, задачи, полномочия, а также ответственность. Руководство службы ВА описывает организацию СВА, особенности взаимодействия с другими подразделениями, содержит формы и методики проведения проверок.
Внутренний финансовый аудит призван изучить и представить полную, а главное объективную картину функционирования компании в целом, а также каждого ее подразделения. Конечной целью такой проверки является рост качества выполняемых функций, а также эффективности ведения бизнеса .
В рамках внутреннего финансового аудита проводится оценка и анализ следующих направлений деятельности:
Кроме того, в рамках проверки могут проводиться расследования различных особых случаев. Это, например, касается фактов злоупотребления должностными обязанностями.
Роль внутреннего финансового аудита не ограничивается проверкой достоверности и полноты сведений, предоставляемых в отчетах. Финансовые аудиторы в штате компании, а также независимые эксперты стремятся разработать рекомендации по способам повышения эффективности деятельности фирмы, а также роста ее конкурентоспособности .
С этой целью всесторонне рассматриваются и анализируются различные аспекты деятельности организации. Так, в рамках проводимой проверки осуществляется анализ:
Круг вопросов, которые рассматриваются в ходе аудита, можно расширять до бесконечности. Конкретный перечень обычно утверждает инициатор проверки . Им может выступать руководитель, один из собственников фирмы или иное заинтересованное уполномоченное лицо.
В процессе проведения проверки важно соблюдать ряд принципов . Это позволяет гарантировать высокую степень эффективности аудита, а также использования его результатов. В целях обеспечения соблюдения принципов внутренними аудиторами важно издать положение об их деятельности, в котором отражаются права и обязанности сотрудника отдела аудита.
Описание принципов проверки представлено в таблице.
Принцип | Пояснение |
| Системность и внеочередность | Проверки должны проводится регулярно в соответствии с разработанными планами, а также в случае необходимости |
| Объективность | Применяемые методы проверки, а также требования к проверяемым должны быть одинаковыми для всех структурных подразделений компании |
| Открытость | Нельзя скрывать ход проведения проверки, а также ее итоги от проверяемой стороны |
| Независимость | Аудиторы не должны быть зависимыми от объекта проверки, а также конкурировать с ним |
| Документированность | Весь ход аудита, его итоги и вынесенное решение должны быть тщательно задокументированы |
| Предупредительность | Если в ходе проведения проверки выявлены нарушения и несоответствия, после их документальной фиксации проверяемым следует принять меры, необходимые для их устранения |
В проведении внутреннего финансового аудита можно выделить несколько этапов. В рамках каждого из них проводится ряд необходимых процедур и мероприятий.
Этап | Процедуры и мероприятия |
| Предварительное планирование | Сбор сведений об объекте проверки Анализ законодательно установленных обязательств, стандартов и нормативов, применяемых в деятельности компании Разработка задач проверки Оценка требуемых трудозатрат Определение необходимости помощи внешних аудиторов |
| Оценка риска | Оформление описания объекта проверки Выделение рисков, присущих деятельности компании или подразделения Разработка задач аудита на основе присущих деятельности рисков Оценка и изучение риска несовершенства проводимого в организации контроля |
| Разработка плана, а также программы проверки | Оформление списка основных ошибок, характерных деятельности объекта проверки с учетом опыта предыдущих аудиторских проверок Оценка существующих норм контроля с точки зрения предотвращения, обнаружения, а также исправления возможных ошибок |
| Проведение аудита | Распределение обязанностей между аудиторами в соответствии с их квалификацией, а также опытом Выполнение утвержденной программы аудита |
| Оценка и документальное оформление результатов | Опираясь на результаты аудита, проверяющие составляют отчет о выявленных ошибках и нарушениях, их существенности |
В завершение проводимой аудиторской проверки в обязательном порядке составляется заключение. Аудиторское заключение представляет собой официальный документ, в котором отражены результаты проведенной проверки. Он предназначен для лиц, имеющих право пользоваться финансовой отчетностью организации.
В обязательном порядке заключение аудитора должно содержать следующие сведения:
Аудиторское заключение подписывается руководителем проверки, а также лицами, осуществлявшими ее. В обязательном порядке внизу заключения следует указать дату его составления, после которой вносить в него изменения нельзя. Желательно, чтобы проверяемое лицо также поставило свою подпись под этим документом. Оно может указать, что не согласно с результатами проверки. При этом следует пояснить, с какими именно пунктами и по каким причинам (желательно с указанием ссылок на нормативные акты). Обычно аудиторское заключение составляется в двух экземплярах – один для проверяемой стороны, второй для передачи руководству организации.
Процесс организации и проведения внутреннего финансового аудита достаточно сложен. Поэтому зачастую в компаниях (особенно недавно образованных) возникает большое количество вопросов по этой тематике.
Зачем мне заниматься организацией внутреннего аудита, если я пользуюсь услугами внешнего проверяющего?
Следует понимать, что функции внешнего и внутреннего аудита не совпадают. Внешний аудит направлен исключительно на проверку соответствия нормам и правилам оформления отчетности и операций. При этом цель внутреннего аудита – оценка рисков, которые не дают компании достигать поставленных целей, и рекомендации по их минимизации. Внутренний аудит проводит оценку экономической эффективности деятельности и ориентирован на руководство компании. Внешний аудит чаще всего ориентируется на внешних заинтересованных лиц, например, кредиторов и инвесторов.
Хотим организовать службу внутреннего аудита. С чего следует начать?
Можно выделить несколько шагов, которые следует предпринять при формировании службы внутреннего аудита:
Как определить оптимальное количество сотрудников в службе внутреннего аудита?
Количество сотрудников, входящих в состав отдела, осуществляющего внутренний аудит, зависит от поставленных перед ним задач. Исходя из числа подразделений, входящих в состав компании, а также имеющихся бизнес-процессов, определяется время, необходимое для проведения проверки. В соответствии с этим определяется количество сотрудников.
Какие требования следует предъявлять к внутреннему аудитору?
Важнейшими навыками аудитора являются независимость мышления, а также здоровый скептицизм. Хороший аудитор никогда не примет на веру всевозможные утверждения, а будет искать им подтверждение.
Кроме того внутренний аудитор должен:
Внутренний аудитор должен иметь представление о принципах управления, бухгалтерском и финансовом учете и анализе, праве. Кроме того, важно, чтобы внутренних аудитор обладал достаточными знаниями в области осуществляемой организацией деятельности.
Как проверить, насколько эффективна работа службы внутреннего контроля?
В процессе анализа эффективности работы службы внутреннего контроля можно руководствоваться следующими критериями:
Важно не только оценивать качество работы, но и повышать эффективность службы внутреннего аудита.
