Бланк строгой отчетности (БСО) вместо чека ККТ: какие требования к отчетности, в каком случае выдается БСО вместо ККТ, хранение и списание БСО.
В случае, когда у маленьких компаний или частных предпринимателей, предоставляющих населению различные услуги нет кассового аппарата, они могут выдавать вместо него квитанции. Об этом гласит вторая статья второй пункт Федерального закона РФ от 22.05.2003 года (№ 54 Ф3). О работе с такими документами написано в постановлении правительства РФ № 359 от 08.05.2008 года.
В каких случаях позволяется использование БСО вместо ККТ?БСО должен включать следующую информацию:
Основные правила учета и хранения документации, которая относится в категорию «строгая отчетность»:
1. Учет таких бумаг ведется в отдельном журнале учета бланков документов. К такому журналу выдвигается ряд требований. Основные требования: журнал нужно вести аккуратно и не допускать в нем ошибок и исправлений. Он должен быть пронумерован, скреплен печатью, прошнурован и засвидетельствован подписью директора и главного бухгалтера предприятия.
2. Если обнаруживается недостача БСО, необходимо создать акт , в котором указывается серия и номера недостающих бланков. Акт подписывает специальная комиссия. Комиссию создает директор организации.
3. Движение таких документов должно фиксироваться в специальной карточке для их учета.
4. Бланки строгой отчетности нужно хранить в сейфах или шкафах , которые закрываются на ключ. В конце каждого рабочего дня сейф или шкаф нужно опечатывать и опломбировать.
5. Использованные бланки СО должны храниться на территории организации в специально отведенных для этого местах не менее пяти лет. По окончании этого срока создается акт об уничтожении бланков строгой отчетности и корешки уничтожаются. Испорченные бланки подлежат утилизации в том же порядке, что и корешки от использованных бумаг СО.
6. Бланки могут печататься на типографии, изготовляться с помощью автоматизированных систем или заполнятся в онлайн-режиме.
Если изготовление бланков строгой отчетности производится автоматизированной системой, она должна обязательно защищаться от несанкционированного доступа, а все отчеты должны храниться на протяжении 5 лет. Каждый БСО должен иметь номер и серию. Если налоговые органы затребуют информацию о документах, организация должна ее предоставить.
Кроме этого, существуют онлайн-системы, которые позволяют печатать, аннулировать и систематизировать отчеты в режиме онлайн.
Корешки от ДСО списывают специальным актом на списание. Порядок списания таких бумаг прописан в постановлении правительства России № 359 от 06.05.2008 года.
Постановление № 359 говорит о том, что предприятие должно хранить корешки, на которых указаны суммы принятых средств не менее 5 лет. Данные корешки хранятся все время в опечатанных пакетах, для предотвращения их хищения или повреждения. По истечению 5 лет корешки подлежат уничтожению. Для этого составляется акт на списания, в котором указаны номера документов, подлежащих списанию. Акт подписывает специальная комиссия, которую создает директор предприятия.
Образец бланка квитанции строгой отчетностиЭто форма бланка строгой отчетности. Как вы видите, он выполнен согласно всем правилам оформления таких документов. В нем есть вся информация, осталось лишь вписать дату совершения операции, наименование услуги, стоимость услуги, ответственное лицо (человек, который выписывает документ), и поставить подпись и печать.
Образец заполнения бланка БСО :
Квитанция для каждого предпринимателя или компании распечатывается индивидуально, ведь печатный вариант предполагает указание данных о конкретном юридическом лице.
Данный бланк можно взять за основу и за его примером создать аналогичный документ для вашего предприятия. Помните, что такие документы должны печататься в типографии либо с помощью автоматизированных систем.
Помните, что должное заполнение, хранение, учет, использование и уничтожения БСО убережет вас от проблем с налоговой инспекцией, поэтому отнеситесь ответственно к данным документам и их заполнению.
Смотрите также видео о том, когда можно выдавать бланки строгой отчетности:
Статьи по теме:
Интернет-сервис «Мое дело»: реальная помощь бухгалтеру
Учет бланков строгой отчетности и организация их хранения - процедуры, которые предприятия обязаны проводить согласно требованиям законодательства. Какие нормы права могут использоваться при организации учета бланков строгой отчетности и обеспечении сохранности БСО?
Основные правила хранения бланков строгой отчетностиПравила, в соответствии с которыми российские организации должны хранить БСО, зафиксированы в Положении о денежных расчетах без применения ККТ (далее — Положение), утвержденном Постановлением Правительства РФ № 359 от 06.05.2008.
Традиционный способ изготовления БСО — обращение в типографию (п. 4 Положения). Законодательство РФ также допускает выпуск бланков при задействовании автоматизированных систем (п. 11 Положения).
Что касается БСО, изготовленных типографскими методами, их следует размещать в сейфах либо в специальных помещениях предприятия, в котором гарантируется сохранность бланков. Каждый день место, где хранятся БСО, подлежит опечатыванию или опломбированию (п. 16 Положения).
Функции по обеспечению сохранности бланков строгой отчетности обязано выполнять материально ответственное лицо (далее — МОЛ) — сотрудник организации, с которым работодатель должен подписать договор о полной материальной ответственности (п. 14 Положения).
Свои функции МОЛ начинает исполнять с момента поступления БСО в распоряжение организации (например, из типографии). Его задачи в момент получения бланков сводятся к тому, чтобы:
Все 3 действия МОЛ должен осуществить в присутствии комиссии, которая создается на основании приказа руководителя фирмы (п. 15 Положения).
В качестве книги учета БСО (либо основы для ее создания) коммерческими компаниями может быть использована форма, соответствующая номеру 0504045 по ОКУД. Для государственных и муниципальных организаций ее использование обязательно (приказ Минфина РФ № 52н от 30.03.2015).
Акт приемки (чуть позже мы рассмотрим, на основе какой формы он должен составляться) подлежит подписанию всеми членами комиссии. Он также должен быть утвержден руководителем. Книгу учета бланков строгой отчетности следует прошить и пронумеровать. Она должна быть подписана руководителем фирмы, главным бухгалтером, а также скреплена печатью.
Хранение бланков с помощью автоматизированных систем«Инновационный» сценарий изготовления БСО — с помощью автоматизированных систем (АС) — значительно упрощает руководству фирмы задачу по организации хранения бланков. Если соответствующая система удовлетворяет критериям, содержащимся в п. 11 Положения (обладает защищенностью от несанкционированного доступа, идентифицирует и фиксирует операции с БСО в течение 5 лет и более, сохраняет в памяти данные о бланке), то необходимости в осуществлении отмеченных выше процедур не возникает, так как:
Вместе с тем однажды распечатанные с помощью АС, но по тем или иным причинам испорченные БСО должны, как и те, что созданы типографским способом, храниться в сейфах организации либо в иных надежных местах.
Функции МОЛ в случае использования АС возлагаются чаще всего на бухгалтера, обученного работе с соответствующим ПО, реже — на системного администратора, управляющего автоматизированной системой.
Внимание! В связи с переходом на онлайн-кассы налогоплательщик обязан с 01.07.2018, а в некоторых ситуациях с 01.07.2019 формировать БСО с помощью автоматизированных систем для бланков строгой отчетности, способных передавать сведения о взаиморасчетах в ФНС в режиме онлайн. Подробнее см. в материале "Закон об онлайн-кассах - как применять БСО (нюансы) ". БСО выдается покупателю на бумажном носителе или отправляется по электронной почте или на телефонный номер клиента.
Передача бланков в распоряжение сотрудников организацииЕсли расчеты, при которых используется БСО, осуществляет не МОЛ, а другой работник фирмы, то передача в его распоряжение соответствующих бланков осуществляется материально ответственным лицом на основании письменной заявки. Данные о выданных БСО заносятся МОЛ в книгу учета бланков строгой отчетности.
Копии БСО, выданных клиентам организации, либо корешки бланков (в зависимости от того, какая конкретная форма БСО используется) передаются работниками материально ответственному лицу. Данные об этом также фиксируются в книге учета БСО. Если какой-либо из ранее выданных бланков оказался испорченным, то он перечеркивается, после чего прилагается к книге учета.
Имеют ли юридическую силу протоколы ГМЭК?Некоторые положения законодательства, регулирующие оборот БСО, содержатся в протоколе заседания Государственной межведомственной экспертной комиссии (ГМЭК) № 4/63-2001 от 29.06.2001. Имеют ли они юридическую силу, распространяющуюся на все российские организации?
Несмотря на то что ГМЭК прекратила существование с 09.08.2004, ее решения, которые были приняты в период осуществления данным учреждением полномочий, носят общеобязательный характер (письмо ФНС РФ № ЕД-18-2/947 от 17.06.2014).
Так, в том, что касается формы акта приемки БСО, следует использовать ту форму, которая соответствует номеру 070000 по ОКУД. Предписание задействовать данную форму включает п. 18 протокола ГМЭК № 4/63-2001.
Аналогично сохраняют юридическую силу и иные положения протокола ГМЭК № 4/63-2001. В частности, те, что регулируют бухгалтерский учет БСО.
Бухгалтерский учет бланков строгой отчетностиОборот БСО фиксируется на забалансовом счете 006, который называется «Бланки строгой отчетности». Бухучет БСО осуществляется посредством проводок, отражающих суммы затрат на изготовление бланков (п. 22 протокола заседания ГМЭК № 4/63-2001). Как правило, это проводки:
В некоторых случаях бухучет БСО предполагает создание субсчетов для счета 006. Это возможно, если бланки, оприходованные бухгалтерией, впоследствии выдаются другим сотрудникам, фактически распоряжающимся БСО (выше мы рассмотрели подобный сценарий). В этом случае может быть сформирован субсчет 006-1 «БСО в бухгалтерии», а также субсчет 006-2 «БСО у исполнителей».
Критерии корректной нумерации бланков строгой отчетностиВажный критерий, характеризующий учет и хранение БСО, — корректная нумерация соответствующих бланков.
Главное требование к БСО — наличие уникального 6-значного порядкового номера и серии, состоящей из 2 букв. На уровне федерального законодательства отмеченные критерии не закреплены, однако они регулярно встречаются в ведомственных правовых актах, регулирующих изготовление БСО (например, в письме Минкультуры РФ № 2344-01-39/03-Е4 от 13.04.2009). Данные положения могут быть применены субъектами правоотношений в иных отраслях по принципу правовой аналогии.
Соответствующие реквизиты бланков — серия, номер — необходимо будет фиксировать в отмеченных формах (акт приемки БСО, книга учета БСО).
Как мы отметили в начале статьи, БСО подлежат изготовлению типографским методом либо при задействовании автоматизированных систем. В первом случае организация, как правило, заказывает изготовление бланков у стороннего подрядчика, обладающего необходимым типографским оборудованием. Если подобный заказ осуществляется впервые, то можно начать выпуск БСО с серии АА и номера 000001. Но в последующих заказах распечатанные бланки должны начинаться с номера, следующего за тем, что присутствовал на последнем БСО предыдущего тиража.
Задействование автоматизированных систем выпуска бланков предполагает, что корректная нумерация БСО (в корреляции с занесением необходимых сведений в реестры системы) будет осуществляться соответствующим ПО автоматически.
Инвентаризация и списание БСОВ число задач, которые включает в себя процесс хранения бланков строгой отчетности, входит инвентаризация. Данная процедура предполагает сверку имеющихся копий БСО, а также их корешков с данными, содержащимися в книге учета бланков строгой отчетности. Инвентаризация БСО должна проводиться одновременно с аналогичной процедурой, установленной в отношении наличных денежных средств в кассе (п. 17 Положения).
По истечении 5 лет хранения бланков (включая испорченные либо некомплектные) в организации необходимо осуществлять списание БСО. Эта процедура осуществляется посредством составления отдельного акта (можно использовать форму, соответствующую номеру 0504816 по ОКУД, а для государственных и муниципальных структур ее задействование обязательно). Данный документ составляется при участии комиссии, создаваемой на основании приказа руководителя фирмы.
В структуре современных автоматизированных систем, как правило, присутствуют решения, позволяющие издавать необходимые акты об инвентаризации и списании БСО в электронном виде. Также в соответствующих системах предусмотрены алгоритмы исключения списанных цифровых БСО из аппаратных регистров.
ИтогиБСО приравнены к кассовым чекам и должны формироваться с использованием автоматизированных систем, способных передавать сведения в ФНС в режиме онлайн. Учет бланков в таком случае ведется также с использованием таких систем. Некоторым налогоплательщикам законодательно разрешено перейти на использование онлайн устройств с 01.07.2019. До этого они вправе применять типографские бланки. Приобретение таких бланков ведется на счетах учета затрат (25,26,44 - в зависимости от подразделения), а последующий учет с использованием звабалансового счета 006.
Если организация или ИП оказывает услуги населению, в этом случае они могут не применять до 1 июля 2019 года , а взамен этого при наличных расчетах оформляются бланки строгой отчетности. А поскольку БСО - это бланки с номерами, поэтому необходимо организовать учет таких бланков.
Почему нужно вести учет бланков строгой отчетности БСО?Штрафы за нарушения учета бланков строгой отчетности БСОВ случае если книга учета бланков строгой отчетности не ведется совсем или ведется с нарушениями, то при проверке фирме или индивидуальному предпринимателю может грозить как налоговая, так и административная ответственность за нарушение порядка учета и сроков хранения бланков строгой отчетности ( , ст. 2.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Налоговая инспекция может применить Налогового кодекса РФ «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения». Штраф по этой статье составляет от 10 000 до 30 000 руб.
Кроме того, по представлению налоговой инспекции суд может применить к сотруднику фирмы, ответственному за хранение документов, или к руководителю фирмы или индивидуальному предпринимателю административную ответственность в виде штрафа на сумму от 2000 до 3000 руб. – за несоблюдение порядка и сроков хранения документов ().
Поступление БСОБланки строгой отчетности изготавливаются типографским способом или формируются с использованием автоматизированных систем ( , утвержденного постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359).
Бланки, изготовленные типографским способом, учитывайте по наименованиям, сериям и номерам в книге учета бланков документов. Форма такой книги для коммерческих организаций не утверждена. Поэтому организации нужно разработать ее самостоятельно. За основу для разработки собственной формы документа можно взять:
Листы книги учета бланков должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации, а также скреплены печатью.
Примечание : Пункт 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359, и письма Минфина от 31.08.2010 № 03-01-15/7-198.
Учет бланков, изготовленных с использованием автоматизированных систем, ведется в автоматическом режиме посредством программного обеспечения, которое позволяет получить информацию о выпущенных бланках строгой отчетности. В связи с этим при формировании бланков строгой отчетности автоматизированным способом организация должна соблюдать следующие требования:
Примечание : Пункт 11 Положения постановления № 359.
Поступление БСО оформите в тот же день актом приемки. Его можно составить, например, по форме, утвержденной протоколом ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001. Акт должен быть утвержден руководителем организации и подписан членами комиссии по приемке бланков строгой отчетности. Состав комиссии по приемке БСО закрепите приказом руководителя организации.
Примечание : Пункт 15 Положения
Руководитель организации должен приказом назначить ответственного за хранение и выдачу бланков строгой отчетности. C этим сотрудником нужно заключить договор о полной материальной ответственности и создать ему условия для хранения БСО. Бланки строгой отчетности нужно хранить в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных комнатах, которые ежедневно опечатываются или опломбируются.
Примечание : Пункты 14 и 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359.
Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. По окончании этого срока, но обязательно после истечения месяца со дня последней инвентаризации копии использованных бланков уничтожьте на основании акта. Его составляет комиссия, которую назначает руководитель организации приказом. Уничтожение в зависимости от количества документов можно провести несколькими способами:
| ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме |
(БСО) является документом, который подтверждает получение оплаты денежных средств. Фактически БСО заменяет собой кассовый чек.
В случае оказания услуг населению, на бланках строгой отчетности оформляются: проездные документы, талоны, квитанции, билеты, путевки, абонементы и другие документы.
В нашей сегодняшней публикации мы расскажем о том, как ведется учет бланков строгой отчетности. А в нижней части страницы размещена книга учета бланков строгой отчетности, которую можно скачать.
Реквизиты и особенности бланков строгой отчетностиОбязательными реквизитами бланков строгой отчетности являются:
Типографский документ БСО обязательно должен содержать информацию об изготовителе: сокращенное наименование, место нахождения, ИНН, номер заказа, тираж и год выполнения.
На каждом бланке строгой отчетности, изготовленном типографским способом, проставляется серия и номер документа.
Учет бланков строгой отчетностиИндивидуальный предприниматель (или руководитель организации) заключает договор о материальной ответственности с работником, который будет заниматься получением, хранением, учетом и выдачей бланков документов и приемом от населения наличных денежных средств.
Поступившие бланки документов должны приниматься ответственным работником в присутствии комиссии, образованной индивидуальным предпринимателем (руководителем организации).
Проверке подлежит соответствие количества, номеров и серий бланков данным, указанным в сопроводительных документах.
После этого составляется акт приемки. Он утверждается ИП (руководителем организации) и является основанием для принятия документов на учет.
Сведения о полученных бланках БСО следует внести в специальную «Книгу учета бланков строгой отчетности».
Обратите внимание, что унифицированной книги учета БСО не существует и поэтому ИП (организация) составляет журнал учета бланков строгой отчетности на свое усмотрение.
Все страницы книги учета бланков строгой отчетности необходимо прошнуровать и пронумеровать.
Работник, ответственный за ведение книги, а также бухгалтер и руководитель организации, ставят свою подпись на документе (и печать — при наличии).
В книге учета бланков строгой отчетности отражаются все движения бланков:
Вышеперечисленная процедура учета БСО актуальна для бланков строгой отчетности, напечатанных типографским способом. Если БСО были изготовлены при помощи автоматизированной системы самой организацией (ИП), то журнал учета бланков строгой отчетности вести нет необходимости. Система сама все фиксирует и учитывает.
Бухгалтерский учет бланков строгой отчетностиВ бухгалтерском учете БСО принимаются на забалансовый счет — 006 (приходуются в дебет). По мере выдачи бланков строгой отчетности населению, их списывают с кредита 006.
В бухгалтерском учете затраты на изготовление БСО отражаются так:
Как уже упоминалось ранее, если бланки строгой отчетности были распечатаны типографским способом, то вести книгу учета БСО является обязательным.
ИП или организация, в соответствии с действующим законодательством вправе самостоятельно разработать удобную для себя модель книги учета БСО. Журнал нужно прошить и не забыть пронумеровать. Ответственный работник, руководитель и бухгалтер организации подписывают документ и скрепляют его печатью.
Учет в книге БСО ведется по наименованию, серии и номеру бланка. Также указывается дата поступления бланков (их количество и реквизиты).
Регламент ведения книги (журнала) учета бланков строгой отчетности закрепляется на локальном уровне путем издания соответствующего акта (с указанием ответственного лица за ведение журнала).
Руководитель и работник подписывают договор о материальной ответственности. ИП (руководитель) обязуются создать условия для сохранности БСО.
БСО, выпускаемые при помощи автоматизированных систем не требуют ведения книги учета. Доступ к системе должен быть ограничен. В этом случае каждый бланк должен иметь серию и номер.
Инвентаризация БСОРевизия БСО осуществляется в период инвентаризации наличных денежных средств, находящихся в кассе. Проверку наличия бланков строгой отчетности проводят по каждому месту хранения, с учетом начальных и конечных номеров БСО (в соответствии с Приказом Минфина от 13.06.1995 г. № 49 в редакции от 08.11.2010 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»).
Для инвентаризации используют форму ИНВ-16: «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности», утвержденную постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88 в последней редакции от 03.05.2010 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
Перед началом инвентаризации БСО, берется расписка с материально ответственных лиц (она включается в часть заголовка инвентаризационной описи).
Опись составляется в двух экземплярах.
Хранение БСОДля хранения бланков строгой отчетности выделяется специально оборудованное помещение. Место хранения БСО по окончании рабочего дня опломбируется (опечатывается).
Лучше всего БСО хранить в сейфах или в специальных помещениях — это позволит избежать их кражи или порчи.
Каждый бланк должен иметь копию, которая хранится пять лет.
Оригиналы бланков строгой отчетности также хранятся не менее пяти лет.
Хранение БСО с помощью автоматизированных системПри оформлении БСО с помощью автоматизированной системы необходимость во всех вышеперечисленных операциях при хранении обычных БСО отсутствует. Автоматизированная система БСО должна соответствовать критериям п 11. Постановления Правительства РФ № 359 от 06.05.2008 (последняя редакция от 15.04.2014).
К таким критериям относятся:
Однако распечатанные с помощью автоматизированной системы, но испорченные БСО должны по аналогии с типографскими БСО храниться в сейфе организации.
Уничтожение БСОПо истечении пятилетнего срока хранения бланков строгой отчетности, их следует уничтожить. Акт об уничтожении БСО является основанием для их уничтожения. Он составляется специальной комиссией, которая действует на основании приказа индивидуального предпринимателя (руководителя организации).
Бланки строгой отчетности уничтожаются в присутствии всех членов комиссии.
Скачать книгу учета бланков строгой отчетностиСтатья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 04.06.2018
Тоже может быть полезно: Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегамУважаемые читатели! Материалы сайта сайт посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.
Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос - обращайтесь . Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК - 74999385226. СПБ - 78124673429. Регионы - 78003502369 доб. 257
А.С. Колосовская, налоговый консультант
Как правильно работать с бланками строгой отчетности Порядок оформления, хранения, уничтожения БСО и отражения операций с ними в учетеКак известно, организации и предприниматели, оказывающие услуги населению, вправе вместо чеков ККТ выдавать заказчикам бланки строгой отчетности (БСО)п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее - Закон о ККТ) .
В этой статье мы рассмотрим, как правильно работать с такими бланками с момента их приобретения и до уничтожения, а также как отражать движение БСО в бухгалтерском и налоговом учете.
Форма бланка зависит от вида услугДля того чтобы определить, какой бланк вам надо использовать, необходимо проверить, нет ли для вашего вида услуг действующей утвержденной формы. Если такая форма есть, то надо использовать именно ее, а если нет - вам придется разработать форму бланка самостоятельнопп. 3, 5, 7 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 (далее - Положение), . Напомним, что принадлежность вида деятельности к услугам населению определяется по Общероссийскому классификатору таких услуг (ОКУН)Общероссийский классификатор услуг населению ОК 002-93, утв. Постановлением Госстандарта России от 28.06.93 № 163 .
Формы БСО, утвержденные «сверху»Для отдельных видов услуг формы БСО могут быть разработаны и утверждены каким-либо федеральным органом властипп. 5-7 Положения . Например, Минтранс вправе устанавливать формы авиабилета и иных документов, используемых при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, багажа, грузовп. 4 ст. 105 Воздушного кодекса РФ ; подп. 5.2.3 п. 5 Положения о Министерстве транспорта Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.07.2004 № 395 ; Приказ Минтранса России от 18.05.2010 № 116 .
В настоящее время действуют следующие утвержденные Минфином БСОп. 3 Положения... утв. Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 № 171 (утратило силу) :
Теперь о том, как использовать старые БСО, утвержденные еще до вступления в силу действующего сейчас Положения о наличных расчетах без ККТ :
Если вы выяснили, что обязательной формы БСО для ваших услуг нет (а в большинстве случаев это именно так), то с мая 2008 г. у вас есть право самостоятельно разработать форму БСОИнформационное письмо Минфина России от 22.08.2008 . Важно лишь включить в БСО все обязательные реквизиты, перечисленные в Положениип. 3 Положения . То есть меньше, чем указано, реквизитов быть не может, а вот добавлять дополнительные реквизиты в БСО можноподп. «к» п. 3 Положения . Однако особенно усердствовать с дополнительными реквизитами все же не стоит. Ведь даже если вы, заполнив все обязательные реквизиты, не заполните дополнительно введенный вами реквизит, то суд теоретически может приравнять это к невыдаче БСО и вас оштрафуют за неприменение ККТст. 14.5 КоАП РФ .
Компоновка реквизитов в бланке также отдана на откуп исполнителям услуг.
Если для ваших услуг нет обязательной формы БСО, разработайте ее сами с соблюдением требований Положения и утвердите приказом по организации. За образец можно взять старую форму БСО, убрав оттуда ссылки на реквизиты нормативного документа, утвердившего форму бланка, и код ОКУД. Этим вы избавите себя от лишних судебных споров о правомерности использования старых форм БСО.
И еще одно общее для всех бланков требование: форма должна обеспечивать одновременное заполнение копии бланка либо иметь отрывную частьп. 8 Положения .
Обязательные реквизиты БСОп. 3 Положения :
Кроме случаев, когда:
А может ли приходный кассовый ордер (ПКО)унифицированная форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 заменить БСО?
ПКО и квитанцию к нему можно использовать в качестве БСО, если они изготовлены в типографии и в них есть все реквизиты, обязательные для БСО. Так же считают и многие судысм., например, Постановления ФАС ЗСО от 05.11.2009 № А45-10533/2009 ; ФАС ПО от 08.10.2009 № А65-12792/2009 . Правда, наличие судебных споров показывает, что подобные действия одобрения у налоговых органов не вызывают. Есть и судебное решение не в пользу организацииПостановление ФАС СЗО от 03.09.2009 № А21-1389/2009 .
К тому же если приходные кассовые ордера у вас будут не просто первичными кассовыми документами, а еще и БСО, то оформлять, хранить и учитывать их придется так же, как и бланки строгой отчетности. Так что безопаснее все-таки самостоятельно разработать бланк и пользоваться именно им.
Как можно изготовить БСОБланки строгой отчетности надо изготавливатьп. 4 Положения :
В типографиях БСО печатались и раньше. Напомним только, что на типографском БСО должны быть дополнительно указаны сведения об изготовителе (сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер и год выполнения заказа, тираж)п. 4 Положения , п. 9 Положения .
А что же такое автоматизированная система? Вообще-то давать разъяснения по этому вопросу - компетенция МинпромторгаПисьма Минфина России от 03.08.2010 № 03-01-15/6-170 , от 03.02.2009 № 03-01-15/1-43 , от 06.03.2009 № 03-01-15/2-96 . Он же пока никаких разъяснений не выпускал.
Положением установлены лишь требования к автоматизированной системе, согласно которым она должнап. 11 Положения :
При этом контролирующие органы считают, что обычный компьютер для изготовления БСО не подходит. Причина - он не обеспечивает защиту, фиксацию и хранение сведений о бланке. По мнению Минфина и налоговых органов, автоматизированная система должна отвечать требованиям, предъявляемым к кассовой техникеПисьма Минфина России от 25.11.2010 № 03-01-15/8-250 , от 03.02.2009 № 03-01-15/1-43 ; Письмо УФНС России по г. Москве от 30.11.2009 № 17-15/126038 .
Так что по-прежнему этот вопрос остается открытым.
Покупаем, храним и уничтожаем БСО ВниманиеИспорченный бланк нельзя просто выбросить. Его нужно перечеркнуть и приложить к книге учета бланковп. 10 Положения .
Сначала вам нужно выбрать ответственного за БСО работника. С таким работником необходимо заключить договор о полной материальной ответственностист. 244 ТК РФ ; п. 14 Положения . Он будет получать БСО, учитывать их в специальной книге, отвечать за их сохранность, заполнять их сам или выдавать тем работникам, которые получают в оплату услуг наличные деньги. Принимать купленные бланки ответственный работник должен в присутствии созданной по приказу руководителя комиссии, сверяя количество бланков, серии и номера с данными в накладной типографии. По результатам приемки комиссия оформляет акт приема бланков в произвольной форме, и ответственный работник фиксирует их приход в книге учета БСОпп. 13, 15 Положения . А передавая бланки работнику, который будет непосредственно рассчитываться с клиентами, ответственный за бланки указывает в книге учета БСО расход и остаток бланков.
Сразу скажем, что если вы выдали БСО сразу после оказания услуги и выручка попала в кассовую книгу за этот день, то только за отсутствие книги учета БСО и актов об их приеме и уничтожении к административной ответственности вас привлечь никто не сможетст. 14.5 , ст. 15.1 КоАП РФ . А поскольку акты и книга учета БСО - это не первичные документы и не учетные регистры, оштрафовать вас по ст. 120 НК РФ у налоговых органов тоже не получится.
Однако не стоит по этой причине отказываться от составления книги и акта об уничтожении БСО. Ведь в их оформлении в первую очередь заинтересована сама организация. Вам же нужно контролировать количество бланков, которые находятся у работников. А услуга - это не товар, и инвентаризацией мало что можно выявить. Тогда как по книге учета БСО сразу видно, что вы, например, передали работнику, принимающему от заказчиков деньги за услуги, 100 бланков, а вернулись к вам только 80. Значит, работнику придется объяснить, куда он дел остальные 20 бланков. По нашему мнению, чем действительно можно пренебречь, так это актом приема бланков - для приемки БСО вполне достаточно книги учета и накладной на бланки, выписанной типографией.
Унифицированной формы книги учета БСО нет, поэтому ее можно разработать самостоятельно, а можно взять форму из Указаний ГМЭКприложение № 6 к Указаниям по применению, изготовлению, хранению, учету документов строгой отчетности (приложение № 2 к Протоколу заседания ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001) или воспользоваться формой книги, утвержденной Минфином для бюджетниковПриказ Минфина России от 23.09.2005 № 123н . Ее листы нужно пронумеровать, прошнуровать, проставить подписи руководителя и главного бухгалтера и скрепить печатью организациип. 13 Положения .
Предупреждаем работникаЗаполнение не всех реквизитов БСО приравнивается к его невыдаче, что приведет к наложению штрафа за неприменение ККТст. 14.5 КоАП РФ ; п. 4 Постановления Пленума ВАС РФ от 31.07.2003 № 16 ; п. 3 Положения ; Постановления ФАС ДВО от 28.02.2007 № Ф03-А51/07-2/123 ; ФАС СКО от 29.04.2009 № А32-18480/2008-56/286-13АЖ :
К порядку хранения БСО сложных требований нет - достаточно, если вы будете хранить бланки в сейфе, который в конце каждого рабочего дня надо опечатыватьп. 16 Положения . Кроме того, инвентаризацию бланков необходимо проводить одновременно с инвентаризацией наличных в кассеп. 17 Положения ; пп. 3.39, 3.40, 3.41 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 ; пп. 37, 38 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 .
Копии и корешки использованных и испорченных бланков, упакованные в опечатанные мешки, надо хранить не меньше 5 лет со дня окончания года, в котором они были использованы. Когда закончится этот срок и пройдет месяц со дня последней инвентаризации БСО, их можно будет уничтожить, создав комиссию и составив акт об уничтожении бланковп. 19 Положения , п. 1.4 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 . Форму такого акта вы можете разработать самостоятельно или взять форму акта, разработанную для бюджетниковприложение № 2 к Инструкции по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 № 148н .
Учитываем БСОВ бухгалтерском учете БСО отражают на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценкеПлан счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н . Проще оценить БСО в сумме фактических затрат на их изготовление.
Раньше ГМЭК рекомендовала купленные БСО сначала учитывать на счете 10 «Материалы» по их фактической стоимости и по мере использования списывать на затратные счетаУказания по применению, изготовлению, хранению, учету документов строгой отчетности (приложение № 2 к Протоколу заседания ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001) . Однако это, во-первых, усложняло учет. А во-вторых, вообще противоречило назначению счета 10, поскольку никакой ценности БСО сами по себе не имеют, и поэтому вряд ли их можно назвать материально-производственными запасами. По этим причинам счет 10 для учета БСО использовать неправильно. Обычно стоимость бланков сразу при их оприходовании включают в затраты проводкой: дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» (или 44 «Расходы на продажу») и кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Либо канцелярских расходовподп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ; Письмо Минфина России от 17.05.2005 № 03-03-02-04/1/123 .
Пример. Учет бланков строгой отчетности/ условие / ООО «Артель» ремонтирует обувь по заказам физических лиц (бытовые услуги населению).
01.08.2010 бухгалтер-кассир В.Л. Орионова получила из типографии (по накладной от 01.08.2010 № 509) 1000 квитанций (БСО), по которым общество принимает наличную выручку.
Стоимость услуг типографии - 1062 руб. (в том числе НДС 162 руб.). Серия бланков ЛХ, номера от 000001 по 001000.
На следующий день, 02.08.2010, 70 бланков переданы обувщику А.В. Меркурьеву, оказывающему услуги по ремонту обуви и принимающему оплату от заказчиков. Право обувщика получать бланки строгой отчетности в бухгалтерии предусмотрено приказом руководителя ООО от 11.01.2010 № 5. 02.08.2010 обувщик сдал пять копий квитанций на оплату услуг по ремонту обуви. Помимо этого, две квитанции обувщик испортил и также сдал их в бухгалтерию.
/ решение /
Для забалансового счета 006 организация открыла субсчета: 006-1 «Бланки квитанций в бухгалтерии», 006-2 «Бланки квитанций у исполнителя». Забалансовый учет БСО ведется в сумме фактических затрат. Стоимость 1 бланка - 0,9 руб.
((1062 руб. - 162 руб.) / 1000 шт.).
Прием бланков из типографии и их выдачу обувщику В.Л. Орионова отразила в книге учета БСО. Также к книге она приложила испорченные бланки.
Книга учета бланков квитанций на оказание услуг по ремонту на 2010 год| Дата | От кого получено и кому отпущено | Основание (наименование, номер и дата документа) | Приход | Расход | Остаток | ||||||
| число | месяц | год | количество | серия и номер бланка | количество | серия и номер бланка | подпись лица, получившего бланки | количество | серия и номер бланка | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 01 | 08 | 2010 | Типография | Товарная накладная от 01.08.2010 № 509 | 1000 | ЛХ 000001 - ЛХ 001000 | - | - | - | 1000 | ЛХ 000001 - ЛХ 001000 |
| 02 | 08 | 2010 | А.В. Меркурьев | Приказ руководителя от 11.01.2010 № 5 | - | - | 70 | ЛХ 000001 - ЛХ 000070 | 930 | ЛХ 000071 - ЛХ 001000 | |
Давайте посмотрим, какие записи нужно сделать бухгалтеру ООО «Артель», чтобы отразить операции в бухгалтерском учете.
| Содержание операции | Дт | Кт | Сумма, руб. |
| В день приобретения квитанций (01.08.2010) | |||
| Отражены затраты на приобретение квитанций (1062 руб. – 162 руб.) |
26 «Общехозяйственные расходы» | 900,0 | |
| Отражен НДС по квитанциям | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | 162,0 | |
| НДС по квитанциям принят к вычету | 68-НДС | 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» | 162,0 |
| Квитанции в условной оценке приняты к забалансовому учету (0,9 руб. х 1000 шт.) |
900,0 | ||
| В день выдачи квитанций обувщику (02.08.2010) | |||
| Обувщику выданы квитанции (0,9 руб. х 70 шт.) |
006-1 «Бланки квитанций в бухгалтерии» | 63,0 | |
| 63,0 | |||
| Обувщик отчитался по использованным и испорченным квитанциям ((5 шт. + 2 шт.) х 0,9 руб.) |
006-2 «Бланки квитанций у исполнителя» | 6,3 | |
Не забывайте, что даже если вы применяете ЕНВД по бытовым услугам населению и не используете при этом ККТ, то вам необходимо применять БСОпп. 2, 2.1 ст. 2 Закона о ККТ . Иначе налоговики могут вас оштрафовать так же, как за неприменение кассового аппаратаст. 14.5 КоАП РФ .
