Все многообразие форм документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения.

Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают Произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д. Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций.

Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приемки-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие производственные расходы, отчеты Материально ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, Приходные и расходные кассовые ордера и т. д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете.

Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т. д.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов, счета, платежные требования, акты приемки-передачи основных средств, акты на списание основных средств и т. п.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетным лицом: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. Например, акты приемки-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств; с их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К денежным документам относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты и др.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами: платежные поручения, расчетные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет и др.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются один раз для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Накопительные документы составляются за определяемый период (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы от сводных отличаются тем, что сводный документ составляется постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются в организации для отражения текущих операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, наряды, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Внешние документы заполняются вне пределов данной организации и поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники. Документы, составляемые вручную, заполняются от руки либо на пишущей машинке. Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Поэтому к оформлению документов предъявляются особые требования.

Своевременность оформления документов. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в конце рабочего дня на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запущенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление, а затем передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

Точность, ясность и полнота содержания операции, оформляемой документом. В каждом документе текст, характеризующий операцию, должен быть конкретным, с тем чтобы после заполнения не возникали неясности. Все показатели по форме документа должны быть заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты.

Четкое заполнение документа. Заполнение бланка документа должно производиться на машинке, чернилами или химическим карандашом, аккуратно и разборчиво. В документах не допускаются не оговоренные исправления. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы; они не могут служить доказательством совершения операций или правильности записей в бухгалтерском учете. Документы с дефектами возвращают лицам, ответственным за их составление; документы, содержащие подчистки, не возвращают, а лиц, виновных в их совершении, привлекают к ответственности.

Для проведения контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут быть на бумажных и машинных носителях информации.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

код формы;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

измерители хозяйственных операций (количество, сумма);

должность лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровку, включая случай создания документов с применением вычислительной техники.

При необходимости могут быть включены дополнительные реквизиты.

Документы на машинных носителях информации в обязательном порядке содержат:

ѕ наименование организации;

ѕ дату записи документа;

ѕ местонахождение организации;

ѕ код оператора, записавшего документ на магнитную ленту. Документы на машинограммах обязательно содержат:

ѕ наименование и местонахождение организации;

ѕ дату составления.

Решение задачи выполняется в следующей последовательности:

• 1. На основании инвентарных данных об остатках хозяйственных средств и источников их образования, указанных в Условиях задачи, составить сальдо на начало месяца на бланке (форма №1)
• 2. На основании баланса на начало месяца и сведений об остатках средств и источников открыть схемы счетов синтетического учета о указанием их шифра, полного наименования по Плану счетов бухгалтерского учета 2000г. и записать в них остатки на начало месяца.
• 3. На основании данных для аналитического учета открыть схемы аналитических счетов и записать в них остатки на начало месяца.
• 4. На основании приведенных хозяйственных операций за месяц составить бухгалтерские записи (проводки) и записать их в регистрационный журнал.
• 5. Разнести бухгалтерские записи по счетам бухгалтерского учета.
• 6. Подсчитать в каждом счете обороты по дебету и кредиту за месяц и вывести остатки на конец месяца.
• 7. По данным синтетических счетов составить оборотную ведомость и проверить правильность итогов в ней

На 1 февраля 2005 г. на автотранспортном предприятии числяться следующие остатки хозяйственных средств и источников их образования:
Шифр счета	Наименование счета	Сумма руб.
	Материалы
	Основные средства
	Уставный капитал
	Амортизация основных средств
	Расчеты о персоналом по оплате труда
	Расчеты о поставщиками и подрядчиками
	Расчеты по социальному страхованию и обеспечению
	Расчетный счет
	Запасные части
	Краткосрочные кредиты банков
	Расчеты с покупателями и заказчиками (остаток
	Инвентарь и хозяйственные принадлежности
	Автомобильные шины в запасе
	Расчеты с подотчетными лицами
82 | Резервный канал

Аналитические счета к синтетическому счету № 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Хозяйственные операции автотранспортного предприятияза февраль 2005 г.

№ операции		Сумма руб.	Проводка
	Согласно отчету по кассе значатся операции:
а) по приходу:
По чеку № 275438 с расчетного счета получено на выплату заработной платы работникам
Возврат неиспользованных подотчетных сумм:
Сорокин С.Н.
Лукояновым Л.В,
б) по расходу:
по платежным ведомостям выдана заработная плата работникам
Выдано под отчет Надеждину Н.В.
	Предъявлены счета заказчика за выполненные автомобильные перевозки
	По выпискам из расчетного счета значатся следующие операции:
а)по приходу:
Поступило от заказчиков за выполненные автомобильные перевозки
Зачислена ссуда банка под материальные ценности
б)по расходу:
Получено в кассу по чеку № 275438
Перечислена задолженность поставщикам
	По счетам поставщиков поступили и оприходованы на оклад запасные части
	По заправочным ведомостям выдано водителям горючее для заправки автомобилей
	По путевым листам фактически израсходовано на работу грузовых автомобилей горючего
	Утверждены авансовые отчеты подотчетных лиц:
Лукоянова Л.В. на хозяйственные расходы
Сорокиной С.Н. на почтовые расходы
Маркина Ю.В. на приобретенные материалы
	По требованиям выданы со склада и израсходованы смазочные материалы на ремонт грузовых автомобилей
	По расчетным ведомостям начислена заработная плата за месяц:
Водителей грузовых автомобилей
	Согласно ведомости распределения заработной платы отчислено на социальное страхование в размере 26% от суммы начисленной заработной платы за месяц:
Водителям грузовых автомобилей
Руководителям и специалистам
	Из заработной платы работников удержаны:
Неиспользованные подотчетные суммы Марковым Ю.Н.
Налог на доходы с физических лиц
	Справка бухгалтерии: списываются общехозяйственные расходы за месяц на соответствующий счет
	Справка бухгалтерии: списываются расходы на автомобильные перевозки за месяц на соответствующий счет
	Справка бухгалтерии: определить финансовый результат от грузовых автоперевозок за месяц (прибыль, убыток) и списывать его на соответствующий счет

Аналитические счета к синтетическому счету № 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за февраль

Фамилия, имя, отчество подотчетного лица
1. Лукоянов
2. Сорокина С.Н.
З.Марков Ю.В.
4. Надеждин Н.Е.

Схемы синтетических счетов за февраль

Счет 50 Касса	Счет 51 Расчетный счет
Сальдо начальное	Сальдо начальное
Оборот по дебету	Оборот по кредиту	Оборот по дебету	Оборот по кредиту
Итого по дебету	Итого по кредиту
Сальдо конечное
Итого по дебету	Итого по кредиту
Сальдо конечное
Счет 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками	Счет 68 Расчеты с бюджетом
Сальдо начальное	Сальдо начальное
Оборот по дебету	Оборот по кредиту	Оборот по дебету	Оборот по кредиту
Итого по дебету	Итого по кредиту
Итого по дебету	Итого по кредиту	Сальдо конечное
Сальдо конечное

Счет 70 Расчеты по оплате труда	Счет 62 Расчеты с покупателями
Сальдо начальное	Сальдо начальное
Оборот по дебету	Оборот по кредиту	Оборот по дебету	Оборот по кредиту
Итого по дебету	Итого по кредиту
Сальдо конечное
Итого по дебету	Итого по кредиту
Сальдо конечное
Счет 10 Материалы	Счет 26 Общехозяйственные расходы
Сальдо начальное	Сальдо начальное
Оборот по дебету	Оборот по кредиту	Оборот по дебету	Оборот по кредиту
Итого по дебету	Итого по кредиту
Итого по дебету	Итого по кредиту	Сальдо конечное
Сальдо конечное

Оборотная ведомость

	Сальдо начальное		Сальдо конечное

Утвержден
приказом Министерства финансов РФ
БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС
Форма N 1 по ОКУД
Дата (год, месяц, число)
Организация Автотранспортное предприятие	ООО Парус
Идентификационный номер налогоплательщика
Вид деятельности
Организационно-правовая форма / форма собственности
	по ОКОПФ/ОКФС
Единица измерения: тыс.руб./млн.руб. (ненужное зачеркнуть)
Местонахождение (адрес)
Дата утверждения
Дата отправки (принятия)
	Код показателя	На начало отчетного периода	На конец отчетного периода
I. ВНЕОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ Нематериальные активы
Основные средства
Незавершенное строительство
Доходные вложения в материальные ценности
Долгосрочные финансовые вложения
Отложенные налоговые активы
Прочие внеоборотные активы
ИТОГО по разделу I
II. ОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ
в том числе:
сырье, материалы и другие аналогичные ценности
животные на выращивании и откормке
затраты в незавершенном производстве
готовая продукция и товары для перепродажи
товары отгруженные
расходы будущих периодов
прочие запасы и затраты
Налог на добавленную стоимость по приобретен- ным ценностям
Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты)
Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)
в том числе покупатели и заказчики
Краткосрочные финансовые вложения
Денежные средства
Прочие оборотные активы
ИТОГО по разделу II
	Код показателя
III. КАПИТАЛ И РЕЗЕРВЫ Уставный капитал
Собственные акции, выкупленные у акционеров
Добавочный капитал
Резервный капитал
в том числе:
законодательством
резервы, образованные в соответствии
учредительными документами
Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)
ИТОГО по разделу III
IV. ДОЛГОСРОЧНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА Займы и кредиты
Отложенные налоговые обязательства
Прочие долгосрочные обязательства
ИТОГО по разделу IV
V. КРАТКОСРОЧНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА Займы и кредиты
Кредиторская задолженность
в том числе:
поставщики и подрядчики
задолженность перед персоналом организации
задолженность перед государственными вне- бюджетными фондами
задолженность по налогам и сборам
прочие кредиторы
Задолженность перед участниками (учредителя- ми) по выплате доходов
Доходы будущих периодов
Резервы предстоящих расходов
Прочие краткосрочные обязательства
ИТОГО по разделу V
СПРАВКА о наличии ценностей, учитываемых
на забалансовых счетах
Арендованные основные средства
в том числе по лизингу
Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение
Товары, принятые на комиссию
Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов
Обеспечения обязательств и платежей полученные
Обеспечения обязательств и платежей выданные
Износ объектов внешнего благоустройства и других аналогичных объектов

ВВЕДЕНИЕ. 17

1. Формы и реквизиты документов. 18

2. Порядок составления и обработки документов. 19

3. Изъятие первичных документов. 24

4. Хранение документов. 24

Литература. 27

ВВЕДЕНИЕ

Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Хозяйственные операции отражаются на бумажных и машиночитаемых носителях информации (перфокартах, перфолентах, магнитных лентах и др.). Следовательно, документ - это любой носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтерского учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

1. Формы и реквизиты документов

Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их количество в документах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Некоторые реквизиты являются основными (обязательными) для каждого документа. Они определяют содержание отражаемых операций и придают документу доказательную силу. К таким реквизитам относят наименование документа, дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Перечень должностей лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленных порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.

С 1 января 1999 г. организации применяют формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме новых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, т.е. установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.

2. Порядок составления и обработки документов

Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают.

Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ. Текст оговорки таков:

Написанному в исправление ошибки.................................. верить

(новый текст или сумма)

Дата Подпись

В некоторых документах, например в приходных и расходных кассовых ордерах, исправления делать не разрешается.

Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяют. Прежде всего производят проверку по фopмe J в процессе которой устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются бухгалтерской обработке, которая включает в себя их расценку, группировку и разметку (контировку).

Расценка, или таксировка, документов - это денежная оценка указанных в документе материальных ценностей.

Группировка - это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами. На основе групп первичных документов часто составляют сводные документы.

Разметка, или контировка - это определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.

После разметки данные документов о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а использованные документы сдают в архив. Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом.

Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить: однородные первичные документы формируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие условия: документы постоянного и временного сроков хранения группировать в дела раздельно; подлинники должны быть отделены от копий, а годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных; в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного периода - месяца, квартала, календарного года, - кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединятся к документам, к которым они относятся.

Существуют определенные правила группировки в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами; приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, отчет за 2002 г., составленный в 2003 г., должен быть отнесен к 2002 г.

Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности организации, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, баланс, а затем приложения. Лицевые счета сотрудников организации по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий. Протоколы заседаний совета трудового коллектива или собрания акционеров организации группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.

Папки с документами заключаются в переплет. На титульном листе указывают наименование организации, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.

Сроки хранения отдельных первичных документов, ведомостей, отчетов и других материалов определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков хранения материалов, утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г., с учетом изменений, внесенных решением Госналогслужбы РФ и Росархива от 27 июня 1996 г. «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета».

В соответствии с этим Перечнем к документам со сроком хранения 1 год относят подтверждения сальдо по взаимным расчетам; к документам со сроком хранения 3 года - квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению квартальных бухгалтерских балансов и отчетов, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, контрольные книги, журналы и ведомости, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы и ряд других документов; к документам со сроком хранения 5 лет - Главные книги и журналы, а также акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним; к документам со сроком хранения 10 лет - годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационной комиссии по рассмотрению сличительных ведомостей и другие материалы по инвентаризации зданий и сооружений, книги и картотеки по учету зданий -к сооружений. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса указанных ценностей. Лицевые счета рабочих и служащих должны храниться (75 - В) лет, где В - возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 75 лет. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.

3. Изъятие первичных документов

Изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам, налоговым инспекциям и налоговой полиции на основе их постановлений в соответствии с действующим законодательством РФ. Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру.

С разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, главный бухгалтер или другое должностное лицо может снять копии с изъятых документов с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем предприятия.

4. Хранение документов

После обработки и использования в бухгалтерии документы сдают на хранение в архив.

Все организации и предприятия обязаны хранить первичные учетные документы, а также заполняемые на основании их регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет, как это предусмотрено Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководитель предприятия.

Конкретный порядок хранения первичных документов и учетных регистров установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Другие инструктивные документы могут уточнять отдельные положения данного документа.

Текущее хранение бухгалтерских документов (за отчетный год) осуществляют непосредственно в бухгалтерии. Документы подшивают в папки по назначению, первичные учетные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета.

Однородные первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, подбираются в пачки в хронологическом порядке и подшиваются в отдельной папке. На папке указывают месяц и год, к которому относятся документы, их номера (с... по... включительно), другие справочные сведения.

Денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами) должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Если на предприятии учет осуществляют с помощью компьютеров, то в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались в последний раз для составления бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерский архив документов постоянного хранения организуется в специально подготовленном помещении или в закрытых шкафах. Передача документов в архив оформляется актом.

Выдача первичных учетных и других документов из бухгалтерии и из архива работникам организации не допускается, но в отдельных случаях это может быть сделано по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие или снятие копий первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета у организации может производиться только органами дознания, прокуратуры и судами, налоговой инспекцией и налоговой полицией на основании постановлений этих органов в соответствии с действующими уголовно-процессуальными правилами. Изъятие оформляется протоколом, копия которого остается в организации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо при этом имеет право снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных учетных документов руководитель организации приказом назначает комиссию для расследования причин, приведших к пропаже или гибели документов.

Литература

Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. — 4-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2002. — 640 с.

Понятие бухгалтерских документов, их экономическое и правовое значение

Документация является одним из элементов метода бухгалтерского учета и способом оформления хозяйственных операций, которые крайне важно отразить в бухгалтерском учете организации.

Оформление документа для этих целœей является обязательным, так как он является экономическим и правовым основанием для совершения любой хозяйственной операции, вызывающей изменения в составе имущества организации, в составе и структуре ее источников, а также в хозяйственных процессах и финансовых результатах.

Документ является деловой бумагой и письменным свидетельством о праве на совершение хозяйственной операции, о факте ее совершения и служит основанием для бухгалтерских записей. Никакая информация не отражается в бухгалтерском учете без надлежаще оформленного документа.

Документы, составляемые специалистами, ответственными за содержание и совершение каждой хозяйственной операции называются первичными документами. Первичный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции. Сведения, содержащиеся в первичных документах, могут обобщаться и систематизироваться за разные сроки отчетного периода (за неделю, декаду) и по разным признакам (приход материалов за день, расход материалов за день). Для этих целœей составляются сводные документы.

Первичные и сводные документы могут составляться вручную или с использованием средств автоматизации как на бумажных носителях, так и в электронном виде, с возможностью распечатки таких документов при крайне важности на бумажных носителях.

Документы являются носителями экономической информации, так как с их помощью осуществляется наблюдение за фактами хозяйственной деятельности, их регистрация, дальнейшее обобщение и группировка свершившихся фактов по определœенным признакам. Одновременно сведения, содержащиеся в документах являются юридическим основанием для подтверждения законности совершения указанных в них действий.

Принимая во внимание экономическое и юридическое значение информации, содержащейся в документах, используемых для целœей бухгалтерского учета͵ правила их оформления регламентируются законодательством Российской Федерации.

В законе «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 ᴦ. № 129-ФЗ статья 9 посвящена определœению понятия «первичные документы» и основному их содержанию. Согласно этой статье всœе первичные документы должны составляться на бланках типовых форм, утвержденных соответствующими постановлениями Государственного Комитета по статистике. Такое положение позволяет всœем организациям оформлять однотипные операции на бланках одинаковой формы, что облегчает понимание информации, содержащейся в них, внутренними и внешними пользователями разного уровня и способствует улучшению коммуникаций между организациями.

Для принятия документов к исполнению они должны содержать обязательные реквизиты, а именно:

Наименование документа;

Дату составления документа;

Наименование организации, от имени которой составлен документ;

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

Наименование должностных лиц, ответственных за проведение хозяйственной операции и правомерность ее совершения;

Личные подписи указанных лиц.

Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, обязательные реквизиты - ϶ᴛᴏ сведения, которые придают документу юридическую силу и являются основанием для отражения информации, содержащейся в нем в бухгалтерском учете. Наряду с обязательными реквизитами, первичные документы могут содержать различные дополнительные реквизиты. К примеру, банковские документы на осуществление платежей обязательно должны иметь печать организации.

В случае если для оформления хозяйственной операции организации типовой бланк не утвержден постановлением Государственного комитета по статистике, организация может самостоятельно разработать необходимый бланк с учетом всœех требований законодательства, утвердить его приказом руководителя организации и использовать для отражения хозяйственных операций. При крайне важности организации могут вводить в первичные документы дополнительные строки и графы.

Статья 9 пункта 6 Закона «О бухгалтерском учете» законодательно закрепляет обязанность организации составлять сводные документы. При этом их структура, периодичность составления и степень обобщения информации законодательством не регламентируется, а определяется организацией по степени своевременности и полезности обобщаемой информации для различных целœей.

Для эффективного использования информации, содержащейся в документах, и их своевременной обработки документы классифицируются по различным признакам.

Таблица 6.1

Классификация документов

Классификационный признак	Наименование групп документов	Примеры документов
Поназначению	1. Распорядительные	Банковский чек Наряд на выполнение работ
2. Исполнительные	Приходный ордер склада Приемный акт
3. Бухгалтерского оформления	Расчет суммы амортизации Расчет суммы прибыли
4. Комбинированные	Авансовый отчет Отчет кассира
Пообъемусодержащейсяинформации	1. Первичные	Приходный кассовый ордер
2. Сводные	Отчет кассира
Поколичествуоднородныхопераций	1. Разовые	Накладная на отпуск материала
2. Накопительные	Лимитно-заборная карта
Поколичествузаполненныхпозиций	1.Однопозиционные	Расходный кассовый ордер
2. Многопозиционные	Расчетно-платежная ведомость
Поместусоставления	1. Внутренние	Акт инвентаризации материальных ценностей
2. Внешние	Счет поставщика
Постепениподлинностиинформации	1. Подлинники	Денежный чек
2. Копии	Выписка из расчетного счета в банке
Поформедокумента	1. Типовые	Любые бланки, утвержденные Госкомстатом РФ
2. Нетиповые	Разработанные и утвержденные организацией
Постепениавтоматизации	1. Заполненные вручную	Денежный чек
2. Заполненные с использованием средств автоматизации	Платежное поручение
Посодержаниюинформации	1. Учет денежных средств	Приходный и расходный кассовый ордер
2. Учет материалов	Приходный ордер склада Лимитно-заборная карта
3. Учет заработной платы	Наряд на выполнение работ Расчетно-платежная ведомость
Посрокамхранения	1. Текущего хранения	Документы по учету денежных средств, материалов
2. Длительного хранения	Лицевые счета работников Устав организации

Классификация документов производится по многочисленным признакам, при этом, с точки зрения оправданности производимой хозяйственной операции, любой документ можно считать оправдательным (при наличии всœех необходимых реквизитов). Так распоряжение банку о выдаче денежных средств с расчетного счета можно считать оправдательным для осуществления этой операции. Исполнительный документ на оприходование материалов на склад – как оправдание такого оприходования.

Для обеспечения своевременности поступления необходимых документов во всœе структурные подразделœения организации крайне важно разработать документооборот.

Документооборотом принято называть движение документа в пределах организации с момента его составления (поступления в организацию) до завершения действия, указанного в нем всœеми заинтересованными пользователями данной организации и передачи документа для архивного хранения или отправки его за пределы организации.

С целью рациональной организации документооборота на каждом предприятии разрабатывается график пооперационного движения документов, в которых крайне важно указать:

Исполнителœей, ответственных за проведение операции, зафиксированной в документе;

Срок оформления документа;

Сроки обработки документа в каждом структурном подразделœении;

Направления передачи документа;

Количество экземпляров составляемого документа;

Правила общего пользования документами, составляемыми в одном экземпляре;

Исполнители, обрабатывающие документ на каждом этапе его движения;

Меры по обеспечению сохранности документа и информации, содержащейся в нем;

Место и сроки хранения.

1. Теоретический вопрос. Основные и дополнительные реквизиты бухгалтерских документов

реквизит бухгалтерский документ

Документ (от лат. documentum поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.

Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Приказом Министерства Финансов РФ от 29.07.98 г. 34-н, разработанному на основании Федерального закона О бухгалтерском учете от 21.11.96 г. 129-ФЗ, все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Значение бухгалтерских документов в финансово-хозяйственной деятельности определяется не только тем, что они служат основанием и подтверждением правильности учетных данных. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денежных средств организации, устанавливается законность и целесообразность тех или иных операций.

Документы, подтверждающие достоверность учетных данных, помогают выявить ошибки в бухгалтерском учете.

Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов.

Документы имеют контрольное значение, так как дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения. Большое значение имеют документы при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок хозяйственно-финансовой деятельности организации. Документы используют, анализируя результаты работы организации. Именно документ является основой информационной системы организации, которая используется в организации. В Законе Российской Федерации Об информации, информатизации и защите информации говорится: Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, установленном органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов, их массивов, безопасность Российской Федерации.

Бухгалтерский документ есть письменное свидетельство, удостоверяющее факт совершения хозяйственной операции.

Основным назначение бухгалтерских документов: письменное обоснование и отражение хозяйственных операций (активов), основание и источник бухгалтерских записей, осуществление контрольных функций и целесообразность хозяйственных операций. Этот контроль осуществляется ответственными лицами при совершении операций (предварительный контроль), работниками бухгалтерии при обработке документов, а также аудиторами при документальных аудиторских проверках и обследованиях.

Бухгалтерский документ по внешней форме представляет собой бланк, на котором записано содержание хозяйственной операции, время и место ее совершения, натуральные показатели, сумма операции и др. Эти и многие другие сведения записанные в документе, являются его составными элементами, именуемые в практике реквизитами.

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению, он должен содержать определенные показатели. Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами.

Реквизиты бывают обязательными и дополнительными.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа (формы), код формы;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участвующие в совершении операции и т.д.

Документация - способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами - начальная стадия бухгалтерского учета.

Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения.

Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д.

Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций.

Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приемки-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие производственные расходы, отчеты материально ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера.

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению и должен быть оформлен так, чтобы в нем содержались все сведения необходимые для получения исчерпывающего представления о совершаемой хозяйственной операции, его доказательной силы, т.е. он должен содержать определенные показатели.

Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами (от латинского: нужное, требуемое).

Реквизиты различают обязательные и дополнительные. Реквизиты необходимые для отражения любой операции в бухгалтерском учете называются обязательными. Обязательными реквизитами документов считаются:

наименование документа (форма);

наименование организации, от имени которой составлен документ; дата составления (дата, месяц, год);

измерители хозяйственной операции и ее оценка (в натуральных, количественных и денежных показателях);

наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц, и их расшифровка.

Эти требования закреплены статьей 9 Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности».

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участвующие в совершении операции, номера расчетных счетов в банке, пункты отправки и назначения продукции, показатели качества и др.

К бухгалтерским документам предъявляются определенные требования по их оформлению, обеспечивающие их юридическую полноценность, которые оговорены в статье 9 «Первичные учетные документы» Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности». Все документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операций, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее совершения, составляться доброкачественно, содержать достоверные данные и иметь обязательные.

Согласно пункта 23Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29. 07. 1983г.,№105 определено, что для того чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей, к их составлению предъявляются следующие требования:

заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами черного или синего цвета либо на машинных носителях информации;

строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

точно и ясно излагать содержание документа;

четко и разборчиво писать текст и цифры;

незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

снабжать документы необходимыми разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы заполняют вручную или при помощи пишущей или вычислительной техники. Каждый документ должен быть заполнен выбранным способом от начала до конца. Если первичные учетные документы составляются на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры. Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных первичных учетных документов на машинных носителях информации должны храниться в организациях в течение срока, установленного для хранения первичных учетных документов на бумажных носителях, и обладать системой защиты. Документы должны составляться аккуратно, текст и цифры следует писать четко и разборчиво, чтобы легко можно было понять содержание и объем оформленной операции. Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное их оформление, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных. Подписи лиц в документах должны быть разборчивыми.

В первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Документы, составленные на иных языках (кроме русского и белорусского) должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский язык.

Для того чтобы документы не использовались дважды, некоторые из них подлежат гашению. Гашение осуществляется специальным штампом или подписью. «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Штампом «Погашено» прекращается действие всех банковских документов, а также документов, на основании которых выдавалась заработная плата или делались иные выплаты.

Первичные учетные документы могут быть изъяты в соответствии с законодательством РБ только органами дознания и предварительного следствия, прокуратурой, судами, налоговыми органами и органами финансовых расследований на основании их постановлений.

Главный бухгалтер и другое должностное лицо организация вправе в присутствии представителя органа проводящего изъятие документов, снять с этих документов копии, а также с документа, являющегося основанием для изъятия документов. Изъятие документов оформляется актом с указанием даты изъятия.

Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утв. Минфином БССР 08. 03. 60 г., гласит о том, что первичные бухгалтерские документы хранятся отдельно от журналов ордеров или ведомостей аналитического учета. Внутри папки документы подписываются в порядке последовательности записей в журнале-ордере или ведомости. К каждой группе документов должна прилагаться справка для архивного хранения, в которой указываются месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов и количество листов. Изложены правила подготовки и оформления управленческой и организационной документации (приказов, распоряжений, актов, докладных записок), а также организация работы с документами, составление номенклатуры, порядок оформления дел и хранение документов до передачи их в архив.

Практическое задание. Решить тестовое задание

№ тестаПравильный ответ1А Б В Г Д ЕЖ2А Б В Г Д ЕЖ3А Б В Г Д ЕЖ 4А Б В Г Д ЕЖ5А Б В Г Д ЕЖ6А Б В Г Д ЕЖ

1. Документы, поступающие в федеральные органы исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства обработку в следующей последовательности:Апервичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям, помещение в делоБпервичную обработку, передачу руководству на рассмотрение, предварительное рассмотрение, передачу исполнителям, помещение в делоВрегистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям, помещение в делоГпервичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителямДрегистрацию, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям, помещение в дело

2. Какие из перечисленных документов подлежат регистрацииАФормы статистической отчетности, Инструктивное письмо, Жалоба гражданина, Заявления гражданБЗаявления граждан, Письмо профсоюзной организации, Инструктивное письмоВТелеграммы, Инструктивное письмо, Заявления граждан, Жалоба гражданинаГЖалоба гражданина, Заявления граждан, Инструктивное письмоДБюллетень высшей аттестационной комиссии Минобрнауки РФ, Заявления граждан, Инструктивное письмо, Жалоба гражданина

3. Какие документы хранятся постоянно:АПриказ о поощрении, Положение о ФЭО, Должностная инструкция, Штатное расписаниеБДолжностная инструкция, Штатное расписание, Положение о ФЭО, Правила внутреннего распорядка в организацииВПравила внутреннего распорядка в организации, Штатное расписание, Приказ о поощренииГПриказ о применении дисциплинарного взыскания, Должностная инструкция, Положение о ФЭОДПриказы по административно-хозяйственным вопросам, Правила внутреннего распорядка в организации, Штатное расписание

4. Что НЕ содержится в реквизите: «гриф утверждения»АФамилия, инициалы лица, утвердившего документБНаименование должности лица, утвердившего документВПодпись лица, утвердившего документГДата утвержденияДРезолюция

5. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки:АдокументооборотБделопроизводствоВрегистрация документаГэлектронный документооборотДсистема электронного документооборота

6. Какая зона содержит информацию о передаваемом документе - как в объеме стандартизованного набора РКД, так и, возможно, самого документа в электронном виде (в виде файла, набора файлов) ?АЗаголовокБДокумент (основная зона)ВЗаданияГДополнительные материалыДРасширениеЕ Уведомление (подтверждение приема)

Список использованной литературы

1.Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение М.: КноРус, 2012.

.Басаков М.И. Делопроизводство. М.: Дашков и Ко, 2012.

.Булат Р.Е. Документационное обеспечение управления М.: Бизнес-Пресс, 2012.

.Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство. М.: Издательство: Инфра-М, 2012.

.Гугуева Т.А. Конфиденциальное делопроизводство. М.: Изд-во Альфа-М, Инфра-М, 2012.

.Дегай П.И. Учебная книга российского гражданского судопроизводства и судебного делопроизводства. СПб.: тип. Фишера, 2012.

.Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. М.: Проспект, 2012.

.Кабашов С.Ю., Асфандиярова И.Г. Делопроизводства и архивное дело в терминах и определениях М.: Флинта, 2012.

.Кирсанова М. В. Современное делопроизводство. М.: Издательство: Инфра-М, 2011.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Хозяйственная деятельность любой организации или коммерческого предприятия всегда находит свое отражение в . Каждый шаг фиксируется документально, чтобы обеспечить полную прозрачность.

Разные формы помогают лучше понять огрехи в управлении и вести постоянный контроль. Происходит накопление информации, которая систематизируется и дает полное представление о финансовом и имущественном положении.

Чтобы облегчить порядок заполнения, разработаны стандартные формы. До недавнего времени они утверждались только на правительственном уровне. Но в последние годы произошли некоторые послабления.

Несмотря на то, что унификация и стандартизация применяются по-прежнему, некоторые формы теперь разрабатывает сама компания или организация, а затем они утверждаются руководством.

Осуществляется постепенный переход с бумажных носителей на электронные. Ведь получает распространение , заменяющая многие привычные атрибуты в виде штампов и печатей.

Сейчас нет таких жестких требований к использованию унифицированных форм, но обязательным условием при заполнении считаются реквизиты . Без них они просто будут считаться недействительными и это грозит серьезными последствиями.

Значение данных

Сведения о финансовой и хозяйственной деятельности находят свое отражение в , реестрах и первичных документах. Их содержание фактически дублируется и не должно быть никаких разночтений. Иначе будет сложно пройти все виды проверок, доказать законность проведения сделок и операций.

Следует придерживаться особых требований при оформлении бумаг:

• Информация заносится на бумажные бланки или присутствует на одном из электронных носителей. Именно им отдается предпочтение, многие отчеты отсылаются после подготовки и корректировки со своего персонального компьютера.
• Документ должен кратко изложить нужные данные, поэтому обычно разделяется на несколько разделов. Присутствует заголовок, содержательная и оформляющая часть.
• Для каждого раздела разработаны обязательные реквизиты, хотя иногда сюда включают дополнительные, чтобы добавить нужные сведения.
• Название документа считается одним из главных, но также присутствуют признаки в виде таблиц с многочисленными графами и строками. Основания связаны с количественными характеристиками.
• Присутствуют числа составления, согласования, визы, названия должностей, подписи руководства и печати. Хотя в последнее время их ставят все реже.

Основная часть документов заполняется непосредственно в момент сделки или операции, но данные не должны содержать ошибок и помарок. Пустые строки обычно прочеркивают.

При заполнении вручную используют чернила, в основном, синего или черного цвета. Но проще заполнить таблицы на компьютере, тем более что в дальнейшем удобно вносить исправления.

Для вписания сумм и дат применяют арабские цифры и пропись. Кроме подписей руководителя и бухгалтера, могут присутствовать росчерки лиц, отвечающих за выдачу и прием материальных средств и ценностей.

Для ведения строгой отчетности потребуются специальные бланки, отпечатанные в типографии, где заранее стоит серия и номер. Для учета накладных или ордеров есть книга типовой формы, куда занесут подробную информацию.

Главная ответственность за достоверность информации лежит на лицах, подписавших эти документы.

Классификация используемых бумаг

Деятельность предприятия состоит из постоянного проведения разных операций, где каждая находит свое отражение на бумаге или в памяти компьютера.

Чтобы не тратить время на поиск новых форм разработана подробная классификация, облегчающая процесс оформления:

• чтобы первичное действие стало документом и обрело законную силу, используют основные признаки, подразделенные на несколько групп и разделов;
• в назначение входит распорядительные, оправдательные и комбинированные пункты, чтобы подтвердить начало и законность действий;
• по времени составления они делятся на первичные и промежуточные, производные и сводные, когда подготавливается отчет;
• для использования понадобятся разовые ордера или накопительные карты по однотипным сделкам;
• по месту составления они классифицируются как внутренние, касающиеся компании, так внешние, когда речь идет о партнерах и поставщиках;
• используются типовые формы, где иногда достаточно вписать одну строку, а не заполнять весь лист (специализированные обычно разрабатываются в своей бухгалтерии, затем утверждаются руководителем);
• часть бумаг заполняется вручную, но можно применить пишущую машинку или компьютер;
• кроме подлинников подготавливаются копии, делаются выписки из документов.

Обозначены сроки текущего хранения, которые сейчас не превышают пяти лет. Это не касается бумаг, которые должны сохраняться постоянно и сдаются в архив.

Принципы заполнения

Вне зависимости от своего вида, документы должны образовывать определенную последовательность произошедших событий с самого первого момента. Первым дело следует сразу обозначить время составления, от которого начнется отсчет.

Именно на реквизиты возложена особая ответственность. Они помогают конкретизировать понятия, предоставить точную и исчерпывающую информацию.

Первичный учет крайне необходим, поскольку помогает организовать систему наблюдения и регистрации, производить подсчет и измерения, принимать управленческие решения.

Разрабатывается документооборот компании и организации, имеющий четкий план и график. Следует проследить движение документа с времени оформления до обработки и передачи на хранение.

Разночтений быть не должно. Если по форме реквизиты бухгалтерских документов соответствуют утвержденным стандартам, то по существу они придадут законность любой хозяйственной или финансовой операции.

Не менее важной задачей считается правильность подсчетов и отсутствие расхождений в бумагах. Удается без труда подвести итоги, начислить проценты.

Большая ответственность ложится на специалистов, подготавливающих эти документы.

Есть определенные требования к их оформлению, которых всегда придерживаются:

• Данные в первичных бумагах анализируются и обобщаются с учетом признаков и сроков. Важно знать расход материалов за день, неделю или месяц, поэтому на их основе подготавливают сводные документы.
• Автоматизация зависит от оснащенности предприятия, но в любом случае желательно делать распечатку и хранить информацию на бумажном носителе. Электронный подвержен риску заражения каким-либо вирусом.
• Исправления и явные ошибки недопустимы. Сведения обладают юридической силой и подтверждают законность действий.
• Если отсутствуют типовые бланки, то можно использовать свои документы стандартной одинаковой формы.
• В них нужно включить утвержденные реквизиты и добавить дополнительные, если в этом есть необходимость. Обычно это связано с платежками и переводом средств. Их заверяет не только подписью, но и печатью.
• Нужно постоянно использовать классификацию, имеющую многочисленные признаки, чтобы аргументировать цель операции и получить законные основания для ее проведения.

На следующем этапе первичные и сводные бумаги становятся частью документооборота и будут группироваться по разделам учета.

Основные элементы и отчет

Чтобы документальное подтверждение факта деятельности не вызывало вопросов, нужно понимать что представляют собой, с точки зрения закона, обязательные реквизиты:

• в верхней части следует указать название самой формы (поручение, отчет или фактура);
• затем следует наименование компании или организации, а также день составления;
• вписываются единицы измерений, фамилии сотрудников с указанием должности, ответственных за эту сделку;
• кроме подписи с рашифровкой можно указать данные, идентифицирующее ответственное лицо.

Именно этот человек будет отвечать за достоверность указанной информации, а не бухгалтер, к которому они затем попадут.

При создании отчетности в тоже обращают внимание на присутствие основных реквизитов:

• вновь повторяется название документа и предприятия;
• ставится даты начала и конца периода, когда велся регистр;
• указывается выбранная группа объекта учета;
• определяется вид и размер денежного измерения;
• присутствует наименование должности, фамилия и инициалы ответственного сотрудника, а также подписи лиц, занимавшихся подготовкой регистра.

Регистр может включать дополнительные пункты, особенно если был разработан и утвержден руководством компании. Их создают с учетом определенных шаблонов. К ним относят номер документа, основания для операции, расчетный счет и т.д.

При сдаче отчетов традиционно подготавливают готовые образцы бланков, имеющих нужную форму и все необходимые реквизиты. Остается только заполнить основное содержание, стараясь не допускать ошибок.

Особенности для разных форматов

Существуют некоторые отличия в расположении реквизитов.

Связано это с применением различных форм документа:

• Зональные считаются очень удобными. Они помогают разместить реквизит постоянно в одной графе, что выгодно исполнителю.
• В анкетных они располагаются в левой части, заполнение строк происходит постепенно, начиная сверху до окончания листа.
• В табельных реквизиты могут встречаться как по горизонтали, так вертикали. Есть отдельные группы и графы, которые выделяются.
• В комбинированных бумагах встречаются элементы всех трех первых форм. Многое зависит от вида деятельности и предназначения.

Характер сделок может различаться. В одном случае лучше использовать типовые бланки, в другом — специализированные.

Главные признаки

В приведенной ниже таблице изложен перечень основных признаков, разновидностей документов с конкретными примерами:

Признаки	Виды документов	Примеры
Назначение	распорядительные — сообщат по проведении операции, но не подтвердят ее совершение; оправдательные — оформляют в момент сделки; комбинированные — сочетают элементы первых двух видов, ускоряют процесс обработки.	чек или доверенность для получения средств; ордера, ; лимитная карта.
Место составления	внутренние нужны для бумаг, используемых в самой компании; внешние поступают от других фирм и организаций.	ведомости, отчеты по товарам; , поручения.
Обобщенность информации	первичные составляют во время или по окончании операции; сводные обобщают несколько первичных.	платежные требования, ордера; выписка из банка, отчеты кассира и т.д.
Способ охвата	разовые применяются для регистрации сделок; накопительные фиксируют однородные операции, проведенные за определенный период.	ордера и различные накладные; заборный лист или карта, отчет о перемещении.
Количество объектов	однострочные выписывают для одного вида материальных ценностей; многострочные зафиксируют сделки по нескольким видам.
Степень автоматизации	заполняются вручную; используется компьютер.	платежка.
Вид носителей	бумажная форма; электронные носители и компьютер.
Срок хранения	текущие; для длительного хранения.	учет средств и материалов; уставные бумаги, лицевые счета.

Если распорядительные бумаги не всегда находят отражение в учете, так как больше говорят о намерениях, то оправдательные подтверждают получение, выдачу или списание. Ведомости, расчеты отклонений, калькуляция себестоимости, разные справки и отчеты предназначены для бухгалтерского оформления.

Сейчас их стало возможно оформлять в электронном виде, что помогает избежать исправлений. Перед сдачей отчетности несложно внести коррективы и лишь затем все подтвердить электронной подписью, затем распечатать.

Прочие уточнения по подготовке

Чтобы успешно отчитываться перед налоговыми и контролирующими органами, управлять деятельностью потребуется наладить строгий учетный процесс. Он включается в себя записи, сделанные в определенный период. Сюда же примыкают укомплектованные и разложенные по папкам первичные документы, служащие доказательством операций и внесенной записи.

Для формирования оборотного и регистра нужно подготовить формы налоговой и бухгалтерской отчетности.

В комплект входят несколько книг и журналов регистрации, в которых содержатся показатели, взятые из унифицированных и стандартных форм.

Без грамотно оформленных документов просто невозможно проследить за движением средств, продукции, товаров и материальных ценностей.

Большое значение они будут иметь во время проведения аудита и ревизии. Соответствие всех записей станет неопровержимым доводом защиты при рассмотрении гражданских и уголовных дел.

Будет рационально при подготовке найти те формы, которые нужно использовать на протяжении долгого времени. Если они отсутствуют, то с помощью рекомендаций и образцов можно создать свой вариант, включив в него необходимые реквизиты. Повторение реквизитов в первичных документах и регистрах целесообразно, ведь они считаются обязательными.

Сюда подпадают:

• названия должностей сотрудников, отвечающих за проведение операции и проверяющих правильность оформления;
• личные подписи сопровождает расшифровка даже при использовании электронной формы;
• точное название бумаги, регистра, самой организации или компании;
• даты составления, ведения регистра за определенный срок;
• содержательная часть должна обосновать причину проведения сделки;
• единицы денежного или натурального измерения;
• систематические или выстроенные в хронологическом порядке группировки объектов.

Нередко присутствуют дополнительные элементы, ставшие довольно привычными.

Стоит эмблема компании и адрес вышестоящей организации. Указывается индекс, адрес головного и региональных офисов, номер и ссылка на дату входящего документа, отметки о контроле и переносе данных на другой носитель, резолюции и визы, печать и фамилия исполнителя.

Когда не получается подготовить своевременно бумаги до или во время совершения сделки, их оформляют сразу же после окончания операции.

Обработка и исправления

Ответственным лицом на этом этапе считается исполнитель. Проверкой должен заниматься сотрудник бухгалтерии.

Для этого необходимо убедиться в том, что:

• правильно была найдена унифицированная или стандартная форма;
• присутствуют абсолютно все обязательные реквизиты, есть допустимые дополнительные;
• все строки заполнены, поставлены прочерки при необходимости;
• подведен оборот, верно указаны денежные суммы;
• подписи и печать находятся на своих местах, соответствует число.

На втором этапе проходит регистрация бланка в соответствующем журнале или книге. Сам документ подшивается в папку и находится на хранении до отправления в архив.

Наверное не стоит повторять о достоверности сведений и своевременной сдаче бумаг.

Но если своевременно установлено, что найдена ошибка или опечатка, есть несколько способов внести исправления:

• Корректировку проводят при неправильном подсчете или внесении в регистр. Запись зачеркивается одной чертой, а сверху записывается новая. Ставится надпись «исправлено» вместе с числом, затем заверяется подписями ответственных работников.
• Подготавливается новый документ, куда вносят верные данные и дополнения. Фактически он может отменить первый вариант.
• При неправильной нумерации учетных записей, особенно когда сумма оказывается меньшей, используют красное сторно, которое к тому же может полностью аннулировать документ.
• Изменения вносят дополнительно уже после того, как подсчитаны суммы и подведены итоги.

Особых правил при внесении исправлений в электронном виде пока не существует. Их довольно несложно сделать в любой момент перед тем, как сдавать отчетность. Если файл с информацией был послан, то здесь могут возникнуть проблемы.

Штрафные санкции варьируются от 10 000 до 30 000 рублей. Не исключены затруднения с начислением налогов.

Случаи подделки, недостоверности

Первичные бумаги всегда привязаны к датам. Некоторые предприниматели стремятся обойти законодательные требования. Они пытаются использовать липовый документ, чтобы доказать проведение сделки или хозяйственной операции.

Реально она не будет осуществлена, но это даст возможность оправдать некоторые нецелевые расходы. За подобное уголовно наказуемое дело грозит штраф до 80 000 рублей.

Не исключены обязательные или исправительные работы от 480 часов до 3 лет, арест до полугода.

Именно по этой причине проверяющие обращают пристальное внимание на орфографические ошибки, явные подтирки и дописки, следы разных чернил и бумаг, смытый текст и оттиски печати.

Все это настораживает и говорит о недостоверности указанных сведений. После чего следует ожидать аудита, проблем с вычетами, и .

Обязательные реквизиты бухгалтерских документов

Для избежания подобной ситуации обычно разрабатывается четкий график, связанный с документооборотом:

• определяются исполнители, ответственные за сделку и проверку бумаг;
• уточняются сроки для оформления и обработки;
• выясняется направление передачи и количество экземпляров;
• принимаются меры по сохранности информации;
• оговаривается место и сроки хранения, но обычно они не превышают пяти лет.

Требования к оформлению есть в положениях федерального закона.

Несмотря на выбранную форму надо убедиться, что обязательно присутствуют основные реквизиты:

• наименование документа или журнала;
• число заполнения, начало и окончание ведения регистра;
• название компании, несущей ответственность за сделку и ведение отчетности;
• описание сделки, свершившегося события;
• единица измерения указывается в натуральном или денежном выражении;
• перечисляются должности, фамилии, имена и отчество всех причастных ответственных лиц, которые были утверждены;
• должна стоять собственноручная четкая подпись, а не факсимиле, с расшифровкой (по ней можно будет идентифицировать исполнителя).

Унифицированная форма используется как шпаргалка, чтобы создать собственную. В нее включают обязательные элементы, но можно использовать несколько видоизмененный порядок заполнения. Главное правило только одно — реквизиты должны всегда присутствовать на своих местах, сведения соответствовать действительности.