Может ли предприятие напрямую рассчитаться с поставщиком ч/з сотрудника поставщика (например, пришел директор за оплатой к покупателю) за товарпо РКО, без составления авансового отчета у покупателя?Куда в таком случае "прицепить" чек кас.аппарата, который выдал поставщик? Или так делать нельзя и все-таки необходимо оформить в учете покупателяоплату за товар по ав. отчету?Спасибо.
Если деньги выдаются представителю поставщика непосредственно из кассы предприятия-покупателя, достаточно оформить РКО. Авансовый отчет, т.к. деньги сотрудникам под отчет не выдавались, оформлять не нужно.
При выдаче денег из кассы надо потребовать у представителя поставщика паспорт (или другой документ, удостоверяющий личность) и доверенность на получение денег по конкретному договору или накладной (п. 6.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 №3210-У), которую приложить к расходнику. Если деньги получает руководитель организации-продавца, доверенность не нужна.
Обоснование
Можно упростить кассовый учет, если поставщик сам приехал за деньгами
Многие компании убеждены, что нельзя выдать наличные из кассы напрямую представителю поставщика. Для этого сначала надо оформить подотчет на сотрудника, затем взять у него авансовый отчет с подтверждающими документами. Но это лишняя процедура. Кассовые правила не запрещают выдавать наличные напрямую поставщику. Ведь выдача денег под отчет и оплата товаров - это разные статьи расходов (п. 2 Указания ЦБРФот07.10.13 №3073-У). Но главное без ошибок составить документы.
Оформление у поставщика
При получении денег за отгруженные товары поставщик должен пробить кассовый чек (п. 1 ст. 2 Федерального закона от22.05.03 №54-ФЗ). Идеальный вариант - если сотрудник привез с собой мобильную ККТ. Тогда время на чеке и момент расчетов будут совпадать и у инспекторов не возникнет претензий (письмо ФНС России от10.07.13 №АС-4-2/12406@).
На практике мобильные кассы есть не у всех компаний. Поэтому можно пробить чек заранее или сразу же, как только представитель вернется в офис с деньгами. Главное, чтобы чек был выбит в тот же день, когда покупатель принял деньги. Иначе инспекторы на проверке могут оштрафовать поставщика на 40 тыс. рублей (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).
После того как сотрудник привезет деньги, он внесет их в кассу компании. Надо оформить приходный кассовый ордер. В нем записать, от какой организации получены деньги и кто их внес.
Оформление у покупателя
При выдаче денег из кассы надо потребовать у представителя поставщика доверенность на получение денег по конкретному договору или накладной (п. 6.1 Указания ЦБРФот11.03.14 №3210-У). А оригинал документа приложить к расходнику. Доверенность подтвердит, что компания выдала деньги «физику», у которого есть полномочия на их получение. Документ не нужен, только если деньги из кассы забирает лично руководитель компании-поставщика.
В расходнике нужно записать, что деньги из кассы компания выдает поставщику, но через представителя. И обязательно внести его Ф. И. О. и паспортные данные. Также надо записать реквизиты договора и доверенности. А представитель должен записать сумму, которую получил, и поставить подпись (см. образец). Кассовый чек, который выдаст поставщик, не обязательно прикладывать к расходнику. Его можно хранить вместе с накладной на отгрузку.
"Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение", 2011, N 7
Отношения с поставщиками и подрядчиками - неотъемлемая часть деятельности любого предприятия. Предприятия общественного питания не являются исключением. Рассмотрим, какие виды безналичных расчетов применяются на практике, а также какие требования установлены законодательством для наличной и безналичной форм расчета с поставщиками.
Для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками Планом счетов <1> предназначен счет 60, на котором отражаются сведения о:
Все операции, связанные с расчетами, отражаются на счете независимо от времени оплаты. Принимаемые к бухгалтерскому учету ТМЦ, работы и услуги отражаются по дебету счетов учета этих ценностей (либо счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей") или счетов соответствующих затрат в корреспонденции с кредитом счета 60. В синтетическом учете счет 60 кредитуется согласно расчетным документам поставщика независимо от оценки ТМЦ в аналитическом учете.
Если счет поставщика акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке на склад обнаружена недостача ТМЦ или если после акцепта были обнаружены несоответствие цен, обусловленных договором, а также арифметические ошибки, счет 60 кредитуется на соответствующую сумму со счетом 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по претензиям"). Неотфактурованные поставки отражаются по кредиту счета 60 в сумме поступивших ценностей, определенной исходя из цены и условий, предусмотренных в договорах.
При оплате исполнения обязательств перед поставщиками (подрядчиками), включая авансы и предварительную оплату, счет 60 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. При этом суммы выданных авансов и предоплаты учитываются обособленно. Задолженность перед поставщиками, обеспеченная векселем, выданным организацией, со счета 60 не списывается, а учитывается в аналитическом учете обособленно.
Аналитический учет по счету ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей - по каждому поставщику и подрядчику. При этом должны быть доступны данные о:
В силу п. 2 ст. 861 ГК РФ расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. При этом данным положением определено также, что расчеты между этими лицами могут осуществляться и наличными деньгами, если иное не установлено законом. При использовании данного вида расчетов предприятия должны учитывать ряд требований законодательства, в противном случае они рискуют быть оштрафованными. Рассмотрим эти требования.
Лимит расчетов. В соответствии с п. 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У расчеты наличными деньгами между юридическими лицами, между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, а также между предпринимателями в связи с их предпринимательской деятельностью в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тыс. руб. Согласно Официальному разъяснению ЦБ РФ от 28.09.2009 N 34-ОР запрет на расчеты наличными деньгами в размере, превышающем 100 тыс. руб., распространяется на обязательства, предусмотренные договором и (или) вытекающие из него и исполняемые как в период действия договора, так и после окончания срока его действия.
Нарушение данного требования грозит штрафом: должностным лицам в размере от 4000 до 5000 руб., юридическим лицам - от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Предприятия обходят данное ограничение, заключая с поставщиком не один договор, а несколько. В некоторых случаях для судей то обстоятельство, что расчеты производятся обществом по разным договорам, а не в рамках одной сделки, является достаточным для освобождения его от ответственности (см., например, Постановления ФАС ПО от 10.09.2010 N А65-29900/2009, ФАС ВСО от 08.04.2010 N А33-20038/2009 <2>).
<2> Определением ВАС РФ от 15.07.2010 N ВАС-8618/10 в передаче дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора отказано.
Разрешение на расходование наличных денег. В силу п. п. 2.2, 2.7 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.1998 N 14-П наличные денежные средства, поступающие в кассы предприятий, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления их на счета. Деньги в кассе могут храниться только в пределах лимита, установленного банком, обслуживающим предприятие. Поступающую в кассу денежную выручку по согласованию с банком можно расходовать на цели, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами, действующими на территории РФ, и принятыми в их исполнение нормативными актами Банка России. Решение о расходовании денежной выручки из кассы принимается банком ежегодно на основании письменных заявлений предприятий и представленного расчета (ф. 0408020) с учетом соблюдения ими порядка работы с денежной наличностью, состояния расчетов с бюджетами всех уровней, государственными внебюджетными фондами, поставщиками сырья, материалов и услуг, а также с учреждениями банков по ссудам.
Так, в соответствии с п. п. 7, 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. Также предприятия вправе выдать наличные деньги под отчет, в том числе на хозяйственно-операционные расходы.
В силу п. 2 Указания ЦБ РФ N 1843-У юридические лица и предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные работы и оказанные ими услуги, а также страховые премии на заработную плату, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии, командировочные расходы, на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги с учетом положений п. 1 настоящего Указания. На основании данных положений можно сделать вывод: для того чтобы предприятие имело право расходовать выручку на расчеты с поставщиками, необходимо получить разрешение у банка.
Порядок осуществления наличного платежа. Деньги в кассу поставщика при наличных расчетах, как правило, вносит сотрудник предприятия общепита. Для этого из кассы ему выдаются денежные средства под отчет с оформлением расходного кассового ордера <3>. После осуществления оплаты работник оформляет авансовый отчет <4>, к которому прикладываются документы, подтверждающие факт передачи поставщику денежных средств (чек ККТ, квитанцию к приходно-кассовому ордеру <5>).
<3> Унифицированная форма КО-2 "Расходный кассовый ордер", утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
<4> Унифицированная форма АО-1 "Авансовый отчет", утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.
<5> Унифицированная форма КО-1 "Приходный кассовый ордер", утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
В отношении чека ККТ отметим, что в соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ <6> организации и предприниматели при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг в обязательном порядке применяют ККТ. В момент оплаты они обязаны выдать покупателям (клиентам) отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки (п. 1 ст. 5 Федерального закона N 54-ФЗ). Исходя из этого, расчеты между юридическими лицами и предпринимателями не являются исключением (Письмо УФНС по г. Москве от 27.04.2009 N 17-15-042431).
<6> Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".
Также известно, что согласно п. 3 Порядка ведения кассовых операций в РФ для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Прием наличных денег кассами предприятий ведется по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на то письменным распоряжением руководителя предприятия (п. 13 Порядка ведения кассовых операций в РФ). Соответственно, о приеме денег выдается заверенная печатью (штампом) квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера (или лица, уполномоченного на это) и кассира (Письмо ФНС России от 10.06.2011 N АС-4-2/9303@).
Дата утверждения авансового отчета работника руководителем предприятия является основанием для списания с первого подотчетной суммы и погашения задолженности перед поставщиком.
Пример 1 . ООО "Вкусный мир" заключило договор на поставку продуктов питания с ООО "Продукты" на сумму 50 000 руб., в том числе НДС - 18%. Поставка осуществлена 20.06.2011. Согласно условиям договора оплата производится наличными денежными средствами путем внесения денег в кассу поставщика в срок не позднее 10 календарных дней после получения продуктов. Для осуществления оплаты заместителю директора 27.06.2011 были выданы денежные средства в подотчет. Авансовый отчет работника был утвержден 28.06.2011.
Безналичные расчеты в силу п. 3 ст. 861 ГК РФ производятся через банки, иные кредитные организации, в которых открыты соответствующие счета, если иное не вытекает из закона и не обусловлено используемой формой расчетов. При осуществлении безналичных расчетов допускаются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, расчеты по инкассо, а также расчеты в иных формах, предусмотренных законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота (ст. 862 ГК РФ). Стороны вправе избрать и установить в договоре любую из этих форм расчетов.
Таким образом, форму расчета, а также реквизиты, необходимые для осуществления платежа, следует указать в договоре. В положениях, регламентирующих условия договора поставки, установлено, что если соглашением сторон не определены порядок и форма расчетов, расчеты осуществляются платежными поручениями (п. 1 ст. 516 ГК РФ). Рассмотрим немного подробнее каждый вид безналичных расчетов.
Расчеты платежным поручением. Данный способ безналичных расчетов является самым распространенным на сегодняшний день. При расчетах платежным поручением банк обязуется по поручению плательщика за счет средств, находящихся на его счете, перевести определенную денежную сумму на счет указанного им лица в срок, предусмотренный законом или устанавливаемый в соответствии с ним, если более короткий срок не предусмотрен договором между плательщиком и банком либо не определяется применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота (п. 1 ст. 863 ГК РФ).
В силу п. 3.2 Положения о безналичных расчетах в РФ <7> платежными поручениями денежные средства могут перечисляться за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды, в целях возврата/размещения кредитов (займов)/депозитов и уплаты процентов по ним, в других целях, предусмотренных законодательством или договором. Составляется такое поручение на бланке формы 0401060 (Приложение 1 к Положению о безналичных расчетах в РФ).
<7> Утверждено ЦБ РФ 03.10.2002 N 2-П.
В соответствии со ст. 80 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" общий срок осуществления платежей по безналичным расчетам не должен превышать два операционных дня, если платеж осуществляется в пределах субъекта РФ, и пять операционных дней - если платеж осуществляется в пределах территории РФ. Налоги должны перечисляться в течение одного операционного дня, следующего за днем получения поручения (п. 2 ст. 60 НК РФ).
Об исполнении поручения банк обязан по требованию плательщика информировать незамедлительно (п. 3 ст. 865 ГК РФ). В силу п. 3.9 Положения о безналичных расчетах в РФ такую информацию банк должен предоставить не позже следующего рабочего дня после обращения плательщика в банк, если иное не закреплено договором банковского счета. Порядок информирования плательщика определяется договором банковского счета.
Пример 2 . Изменим условия примера 1. Согласно договору оплата производится путем перечисления денег на расчетный счет поставщика в срок не позднее 10 кал. дн. после поставки продуктов. Денежные средства перечислены 28.06.2011.
В бухгалтерском учете ООО "Вкусный мир" будут сделаны следующие записи:
Расчеты по аккредитиву. При таких расчетах банк, действующий по поручению плательщика об открытии аккредитива (банк-эмитент), обязуется произвести платежи в пользу получателя средств при представлении последним документов, соответствующих всем условиям аккредитива, либо предоставить полномочие другому банку произвести такие платежи (банк-исполнитель) (п. 1 ст. 867 ГК РФ, гл. 4 Положения о безналичных расчетах в РФ). В качестве исполняющего банка могут выступать банк-эмитент, банк получателя средств или иной банк. Аккредитив обособлен и независим от основного договора.
В банке могут быть открыты следующие виды аккредитивов:
При открытии покрытого аккредитива банк-эмитент перечисляет сумму аккредитива (покрытие) за счет денег плательщика (или предоставленного ему кредита) в распоряжение исполняющего банка на весь срок действия аккредитива. В случае открытия непокрытого аккредитива исполняющему банку предоставляется право списывать всю сумму аккредитива с ведущегося у него счета банка-эмитента. Порядок списания денег определяется соглашением между банками, а порядок их возмещения - договором между плательщиком и банком-эмитентом.
Отзывным признается аккредитив, который может быть изменен или отменен банком-эмитентом без предварительного уведомления получателя средств (п. 1 ст. 868 ГК РФ). Безотзывным признается аккредитив, который не может быть отменен без согласия получателя средств (п. 1 ст. 869 ГК РФ). Аккредитив считается отзывным, если в нем не установлено иное.
Кратко документооборот при расчете аккредитивом можно представить следующим образом. Покупатель (плательщик) и продавец заключают договор, в котором указывается, что расчеты по нему будут осуществляться с использованием аккредитива. Далее плательщик обращается в банк-эмитент с соответствующим заявлением на открытие аккредитива, в котором, среди прочих сведений, указываются дата его закрытия и сроки представления документов (форму заявления банк разрабатывает самостоятельно). Далее банком составляется аккредитив по форме 0401063. Заметим, что требование об использовании бланка этой формы установлено п. 5.2 Положения о безналичных расчетах в РФ только для аккредитива на бумажном носителе. Как отмечается в Письме ЦБ РФ от 18.08.2010 N 14-27/447, при передаче аккредитива в электронном виде должны соблюдаться требования Положения о безналичных расчетах в РФ к реквизитам аккредитива и обеспечиваться достоверность информации. Порядок передачи аккредитива в электронном виде определяется по соглашению между банком-эмитентом и исполняющим банком.
Следующим этапом является либо перечисление банком-эмитентом суммы аккредитива в исполняющий банк (при покрытом аккредитиве), либо предоставление исполняющему банку права на списание денег (при непокрытом аккредитиве). Далее исполняющий банк извещает продавца (получателя) о поступлении денег. Продавец отгружает покупателю товары (выполняет работы, оказывает услуги) и представляет исполняющему банку документы, подтверждающие выполнение договора, а также четыре экземпляра реестра счетов формы 0401065 (Приложение 21 к Положению о безналичных расчетах в РФ). Банк проверяет эти документы и, если с ними все в порядке, зачисляет сумму аккредитива на расчетный счет получателя денег.
Как видим, отличие расчетов по аккредитиву от расчетов платежным поручением в том, что денежные средства не сразу поступают на расчетный счет поставщика, а на какое-то время "зависают" в исполняющем банке на весь срок действия аккредитива. Поставщик получит эти деньги только после того, как представит в установленные сроки документы, подтверждающие выполнение всех условий аккредитива.
Бухгалтерский учет аккредитива зависит от его вида (покрытый или непокрытый). Согласно Плану счетов расчеты по покрытому аккредитиву отражаются на счете 55 "Специальные счета в банках", субсчет 55-1 "Аккредитивы". Аналитический учет по субсчету ведется по каждому выставленному организацией аккредитиву. Зачисление денег в аккредитивы отражается по дебету счета 55-1 и кредиту счетов 51, 52, 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" и др. Списываются денежные средства со счета 55 по мере их использования (согласно выпискам банка), как правило, в дебет счета 60. Неиспользованные средства в аккредитивах возвращаются на тот счет, с которого они были перечислены. Открытие непокрытого аккредитива отражается на забалансовом счете 009 "Обеспечения обязательств и платежей выданные". Поставщик (получатель денег) независимо от вида аккредитива отражает его открытие на забалансовом счете 008 "Обеспечения обязательств и платежей полученные".
Пример 3 . ООО "Вкусный мир" заключило договор на поставку продуктов питания с ООО "Продукты" на сумму 50 000 руб., в том числе НДС - 18%. Согласно условиям договора расчеты производятся покрытым аккредитивом при представлении поставщиком документов, подтверждающих отгрузку продуктов питания. Аккредитив был открыт 20.06.2011. Отгрузка произведена 27.06.2011. Исполняющий банк зачислил сумму аккредитива на расчетный счет поставщика 30.06.2011. Вознаграждение банка-эмитента за услуги по обслуживанию аккредитива составило 1000 руб.
В бухгалтерском учете ООО "Вкусный мир" будут сделаны следующие записи:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| 20.06.2011 | |||
| Отражено открытие покрытого аккредитива | 55-1 | 51 | 50 000 |
| Отражено вознаграждение банка по обслуживанию аккредитива | 76 | 51 | 1 000 |
| 27.06.2011 | |||
| Получены продукты питания от поставщика | 41 | 60 | 42 373 |
| Отражена сумма комиссии в стоимости продуктов питания <*> | 41 | 76 | 1 000 |
| Отражен "входной" НДС по продуктам питания | 19 | 60 | 7 627 |
| "Входной" НДС принят к вычету | 68 | 19 | 7 627 |
| 30.06.2011 | |||
| Отражено использование суммы аккредитива | 60 | 55-1 | 50 000 |
В налоговом учете, по мнению автора, можно применить аналогичный порядок: в зависимости от выбранного в учетной политике способа учесть затраты, связанные с открытием аккредитива, в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ), или в стоимости приобретенных товаров (пп. 3 п. 1 ст. 268, ст. 320 НК РФ). Заметим, если комиссия за открытие аккредитива выражена в процентном отношении, чиновники считают, что такие расходы в целях налогообложения прибыли следует учитывать как проценты по долговым обязательствам (Письма Минфина России от 18.06.2009 N 03-03-06/1/408, от 19.01.2009 N 03-03-06/1/22). Обосновывают они свой вывод тем, что согласно п. 3 ст. 43 НК РФ процентами признается любой заранее заявленный (установленный) доход, в том числе в виде дисконта, полученный по долговому обязательству любого вида (независимо от способа его оформления). При этом процентами считаются, в частности, доходы, полученные по денежным вкладам и долговым обязательствам.
В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ расходы в виде процентов по долговым обязательствам любого вида, в том числе процентов, начисленных по ценным бумагам и иным обязательствам, выпущенным (эмитированным) налогоплательщиком, учитываются при расчете налога на прибыль в составе внереализационных расходов с учетом особенностей, предусмотренных ст. 269 НК РФ. Исходя из этого, Минфин считает, что проценты по долговым обязательствам учитываются в составе внереализационных расходов и, например, в первоначальную стоимость объекта основных средств не включаются.
Попробуем не согласиться с данными выводами. В силу п. 1 ст. 269 НК РФ под долговыми обязательствами понимаются кредиты, товарные и коммерческие кредиты, займы, банковские вклады, банковские счета или иные заимствования независимо от способа их оформления. Однако, как мы помним, в силу ст. 862 ГК РФ аккредитив - одна из форм безналичных расчетов. И вознаграждение, выплачиваемое банку, не является платой за пользование денежными средствами.
Расчеты чеками. Порядок расчетов чеками регулируется § 5 гл. 46 ГК РФ, гл. 7 Положения о безналичных расчетах в РФ.
В силу ст. 877 ГК РФ чеком признается ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Выдача чека не погашает денежного обязательства, во исполнение которого он выдан.
Чекодателем является юридическое лицо, имеющее денежные средства в банке, которыми оно вправе распоряжаться путем выставления чеков, чекодержателем - юридическое лицо, в пользу которого выдан чек, плательщиком - банк, в котором находятся денежные средства чекодателя (п. 7.1 Положения о безналичных расчетах в РФ). Банк-плательщик оплачивает чек за счет денежных средств чекодателя. Для оплаты чек предъявляется в банк, обслуживающий чекодержателя (п. 7.5 Положения о безналичных расчетах в РФ). Плательщик обязан удостовериться всеми доступными ему способами в подлинности чека (п. 7.6 Положения о безналичных расчетах в РФ). Убытки, возникшие вследствие оплаты плательщиком подложного, похищенного или утраченного чека, возлагаются на плательщика или чекодателя в зависимости от того, по чьей вине они были причинены (п. 4 ст. 879 ГК РФ).
Чек должен содержать реквизиты, установленные ст. 878 ГК РФ, и отсутствие какого-либо из указанных реквизитов лишает его силы чека. Он может быть именным и переводным (ордерным) (ст. ст. 880, 146 ГК РФ). Именной чек не подлежит передаче, а ордерный передается посредством передаточной надписи на его обороте. Платеж по чеку может быть гарантирован полностью или частично посредством аваля (ст. 881 ГК РФ). Такая гарантия может даваться любым лицом, за исключением плательщика.
Движение денежных средств, находящихся в чековых книжках, учитывается на счете 55 "Специальные счета в банках", субсчет 55-2 "Чековые книжки" (согласно Плану счетов). Аналитический учет по субсчету ведется по каждой полученной чековой книжке. Депонирование средств при выдаче чековых книжек отражается по дебету счета 55-2 кредиту счетов 51, 52, 66 и других аналогичных счетов.
Со счета 55-2 суммы списываются по мере погашения банком предъявленных ему чеков (согласно выпискам банка) записью: дебет счетов учета расчетов (60, 76) кредит счета 55-2. Соответственно, обязательство перед поставщиком считается исполненным только в момент получения им как чекодержателем платежа по чеку. Суммы на чеках, не предъявленных к оплате, остаются на счете 55-2, а суммы по неиспользованным чекам отражаются по кредиту счета 55-2 в корреспонденции со счетами 51, 52.
Пример 4 . ООО "Вкусный мир" 20.06.2011 оформило в банке чековую книжку, при выдаче которой были депонированы денежные средства в размере 300 000 руб. Вознаграждение банка за оформление чековой книжки составило 50 руб. (списаны банком с расчетного счета).
22.06.2011 общество заключило договор на поставку продуктов питания с ООО "Продукты" на сумму 50 000 руб., в том числе НДС - 18%. 23.06.2011 общество получило продукты питания и передало поставщику чек на сумму 50 000 руб. Согласно выписке банка поставщик предъявил чек к оплате 27.06.2011.
В бухгалтерском учете ООО "Вкусный мир" будут сделаны следующие записи:
<*> Расходы, связанные с оформлением чековой книжки, являются оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями, и учитываются в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99). В налоговом учете данные расходы также учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, признаваемых на дату списания денежных средств банком (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).Расчеты по инкассо. Порядок расчетов по инкассо регулируется § 4 гл. 46 ГК РФ, гл. 8 Положения о безналичных расчетах в РФ. В соответствии со ст. 874 ГК РФ при данном виде расчетов банк (банк-эмитент) обязуется по поручению клиента осуществить за счет клиента действия по получению от плательщика платежа и (или) акцепта платежа. Для выполнения поручения банк-эмитент вправе привлекать иной банк (исполняющий банк).
Расчеты по инкассо осуществляются на основании:
Предъявляются эти документы получателем средств (взыскателем) в его обслуживающий банк вместе с реестром переданных на инкассо расчетных документов формы 0401014 (Приложение 22 к Положению о безналичных расчетах в РФ), составляемом в двух экземплярах (п. 8.3 данного Положения). Банк-эмитент, принявший на инкассо расчетные документы, доставляет их по назначению (п. 8.6 Положения о безналичных расчетах в РФ).
Платежные требования применяются при расчетах за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, а также в иных случаях, предусмотренных основным договором (п. 9.2 Положения о безналичных расчетах в РФ). Без акцепта плательщика расчеты платежными требованиями осуществляются в случаях, установленных законодательством и предусмотренных сторонами по основному договору, при условии предоставления банку, обслуживающему плательщика, права на списание денег со счета плательщика без его распоряжения (п. 9.4 Положения о безналичных расчетах в РФ). В таком случае в документе должна быть ссылка или на закон (номер, дата принятия и соответствующая статья), на основании которого осуществляется взыскание, или на дату, номер основного договора и соответствующий его пункт, предусматривающий право безакцептного списания (п. 11.1 Положения о безналичных расчетах в РФ).
Инкассовые поручения применяются (п. 12.2 данного Положения):
В данном документе также должна быть ссылка на закон, исполнительный документ, договор (п. п. 12.4, 12.5 Положения о безналичных расчетах в РФ). Причем инкассовые документы, выставленные на основании исполнительных документов, должны быть с приложением подлинника исполнительного документа либо его дубликата.
При безакцептном списании денег по основному договору плательщик обязан предоставить в обслуживающий банк сведения о кредиторе (получателе средств), который имеет право выставлять платежные требования и инкассовые поручения, обязательстве, за которое будут производиться платежи, а также об основном договоре (дата, номер и соответствующий пункт, предусматривающий право безакцептного списания) (п. п. 11.2, 12.8 Положения о безналичных расчетах в РФ). В договоре банковского счета (или в дополнительном соглашении к нему) также должно быть условие о безакцептном списании денежных средств.
Итак, мы рассмотрели, какие требования законодательства необходимо учитывать предприятию общепита, если оно будет рассчитываться с поставщиками наличными денежными средствами, а также в каких случаях и в каком порядке осуществляются такие виды безналичных расчетов, как расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, по инкассо.
В первом случае денежные средства поступают на счета поставщиков практически сразу, однако данный вид расчетов не дает сторонам стопроцентной гарантии, что оплаченный товар будет поставлен (или, наоборот, отпущенный товар будет оплачен).
При расчете покрытым аккредитивом денежные средства резервируются в банке на срок действия аккредитива. Чтобы их получить, поставщик должен выполнить условия аккредитива и представить в банк пакет документов. При использовании в расчете чеков чекодатель дает банку распоряжение уплатить предъявителю чека указанную в нем сумму. Обязательство между чекодателем и чекодержателем погашается в момент оплаты чека, а не при его выдаче.
По платежному требованию денежные средства по поручению клиента снимаются банком с его счета с акцептом или без акцепта, а оплата инкассовых поручений производится в бесспорном порядке (без распоряжения плательщика). При инкассовой форме расчетов инициатором платежа является получатель.
В.А.Кузнецова
Эксперт журнала
"Предприятия общественного питания:
бухгалтерский учет и налогообложение"
Предприятие может произвести оплату поставщику наличными или путем перевода денежных средств на расчетный счет поставщика (безналичная оплата). Оплата наличными производится с помощью документа Расходный кассовый ордер.
Безналичная оплата (перевод денежных средств на расчетный счет поставщика) фиксируется документом Списание безналичных денежных средств.
Документы могут быть оформлены на основании ранее оформленных документов Поступление товаров и услуг. Перевод денежных средств на расчетный счет поставщика оформляется в два этапа: оформление и печать платежного документа (исходящего платежного поручения) и оформление фактического перечисления денежных средств с расчетного счета предприятия на расчетный счет поставщика (после получения банковской выписки).
Такой порядок ввода документов может быть в том случае, если на предприятии не ведется планирование поступлений и не контролируется расход денежных средств. Если на предприятии необходимо контролировать расход денежных средств, то расход денежных средств производится в соответствии с утвержденной заявки на расходование денежных средств. Для реализации такого варианта оплаты в программе, в разделе Администрирование - Организации и денежные средства должен быть установлен флажок Заявки на расходование денежных средств.
Контроль денежных средств можно осуществлять только в определенных кассах или на расчетных счетах. Предусмотрена возможность определить список тех касс и расчетных счетов, расход денежных средств из которых будет контролироваться. Это определяется в карточке конкретной кассы или расчетного счета.
Для контроля расхода денежных средств используется документ Заявки на расходование денежных средств.
Для того чтобы использовать механизмы планирования и контроля расхода денежных средств, необходимо, чтобы в разделе Администрирование – Организации и денежные средства был установлен флажок Заявки на расходование денежных средств.
Предусмотрена также возможность контроля расхода денежных средств в соответствии с установленными лимитами расхода денежных средств. Для осуществления такого контроля следует установить дополнительные флажки для контроля лимита в разделе Администрирование – Организации и денежные средства.
Лимит расхода денежных средств устанавливается на месяц и детализируется до статей движения денежных средств (оплата поставщикам, выдача зарплаты, коммерческие расходы и т.д.). Список статей движения денежных средств может быть произвольно дополнен пользователем (раздел Финансы – Настройки и справочники – Статьи движения денежных средств).
Предусмотрена возможность установки лимитов расхода денежных средств по каждому подразделению и по каждой организации.
Следует отметить, что если по какой-либо статье движения денежных средств расход контролировать не надо, то ее все равно необходимо включить в табличную часть документа Лимиты расхода ДС, для нее должен быть установлен вариант контроля не ограничено. Предусмотрена возможность автоматического заполнения табличной части документа всеми статьями движения по расходу денежных средств или теми лимитами расхода ДС, которые были установлены в предыдущем месяце.
Процесс согласования и утверждения заявки состоит из следующих этапов.
Подготовка заявки инициатором платежа.
Заявка на расходование денежных средств оформляется менеджером на основании документа поставки. Заявку на расходование денежных средств можно создать из списка или из формы документа.
Предусмотрена также возможность оформления одной заявки по нескольким документам поставки или без указания расчетного документа.
В новой заявке на расходование денежных средств заполняются все данные из того документа, на основании которого оформляется заявка. Менеджер контролирует правильность заполнения данных в заявке, устанавливает предполагаемую дату оплаты и проводит ее. Заявка проводится в статусе Не согласована.
К заявке менеджер может присоединить печатные копии счетов на оплату, выставленных поставщиком, документы поставки или какие-либо другие документы, которые подтверждают необходимость расхода денежных средств. Для этого используется механизм Присоединенные файлы (команда на панели навигации формы). Если заявка должна быть обязательно оплачена, то менеджер может установить у нее высокий приоритет.
Согласование заявок.
Список несогласованных заявок передается на согласование руководителю подразделения (казначею, финансовому директору). Для согласования заявок предусмотрено отдельное рабочее место Заявки к согласованию (раздел Финансы). Согласовать заявки смогут только те пользователи, у которых установлено право (роль) Согласование заявок на расходование денежных средств.
В списке можно отобрать те несогласованные заявки, по которым подходит срок оплаты. Для этого в списке нужно установить отбор по статусу Не согласована и по дате оплаты.
Также можно отдельно рассмотреть заявки, которые имеют наиболее высокий приоритет, и заявки по каждой организации.
При просмотре заявок руководитель подразделения (казначей, финансовый директор) видит в списке всю необходимую информацию о заявке: сумму заявки, получателя и т. д. Не открывая списка, он может посмотреть обоснование необходимости расхода средств по заявке (присоединенные файлы). Для этого нужно нажать пиктограмму.
Для согласования (отклонения) нескольких заявок на оплату можно выделить в списке нужные заявки и выбрать соответствующие команды:
Заявка проводится в статусе Согласовано. При согласовании заявки происходит контроль установленного лимита расхода денежных средств. Возможность согласования заявок сверх лимита доступна всем тем пользователям, которые имеют право на согласование.
Можно организовать согласование заявки несколькими лицами. В этом случае процесс согласования заявки можно организовать в программе 1С:Документооборот, используя возможности совместного использования программ Управление торговлей и 1С:Документооборот.
Утверждение заявок (подготовка заявок к оплате).
Для утверждения заявок у пользователя должна быть определена дополнительная роль – Утверждение к оплате заявок на расходование денежных средств. В программе эта роль установлена для профиля доступа Казначей.
Информация о согласованных заявках попадает в платежный календарь (раздел Финансы).
Сумма согласованных платежей по заявкам отображается в графе Все ожидаемые.
Финансист анализирует возможность оплаты заявок в указанный день наличными или перечислением денежных средств с расчетного счета. Заявка может быть открыта непосредственно из календаря и для нее может быть уточнена дата и способ оплаты. То есть в соответствии с доступным остатком денежных средств в различных кассах и на расчетных счетах финансист определяет как лучше оплатить данную заявку.
Непосредственно из календаря можно оформить распоряжение на перемещение денежных средств (из другой кассы, другого расчетного счета) или зарегистрировать ожидаемое поступление денежных средств (поступление дополнительных займов, кредитов и т.д.).
После уточнения даты и способа оплаты финансист утверждает заявки (устанавливает для них статус К оплате).
После окончательного утверждения заявок он проверяет возможность оплаты заявок. Сумма по утвержденным заявкам отображается в графе К оплате.
После утверждения заявки (установки статуса К оплате) можно оформлять платежный документ на расходование денежных средств.
После утверждения заявки желательно оформлять платежные документы с указанием того вида оплаты, который был зарегистрирован в заявке. Однако допускается и оформление другого вида платежа. Например, часть заявки может быть оплачена наличными, а часть – путем перечисления денежных средств с расчетного счета.
В случае наличных платежей оформляется документ Расходный кассовый ордер. Заявка на расходование денежных средств будет показана в качестве распоряжения на оплату в списке расходных кассовых ордеров. Для фиксации оплаты достаточно нажать на кнопку Оплатить. Информация в расходном кассовом ордере будет оформлена в соответствии с данными утвержденной заявки.
Перечисление денежных средств с расчетного счета оформляется в два этапа:
В программе можно оформить любой вид платежного документа: Платежное поручение исходящее, Аккредитив переданный, Инкассовое поручение переданное и т. д. Для регистрации всех этих видов документов в программе используется один документ – Списание безналичных денежных средств.
Какой именно вид платежного документа оформляется для передачи в банк, определяется установкой соответствующего типа в документе Списание безналичных денежных средств.
Перечень тех документов, по которым необходимо зарегистрировать оплату, отображается на странице К оплате списка документов Безналичные платежи.
Если планирование денежных средств не используется (снят флажок Заявки на расходование денежных средств в настройках), то в этом списке будут отображаться все те документы, по которым необходимо оформить расход денежных средств: заказ поставщику, поступление товаров и услуг и т. д.
Если взаиморасчеты с поставщиком ведутся в целом по договору (без детализации по заказам или накладным), то в списке будет отображаться сумма задолженности поставщику по договору.
Если на предприятии используется планирование денежных средств, то в этом списке будут отображаться только утвержденные заявки на расходование денежных средств (заявки со статусом К оплате).
Для оформления платежного документа на списание безналичных денежных средств нужно нажать кнопку Оплатить. Будет сформирован документ Списание безналичных ДС. Информация в документе будет заполнена в соответствии с утвержденной заявкой на расходование денежных средств. В табличной части документа будет заполнен тот объект расчета (Договор с поставщиком, Заказ поставщику, Поступление товаров и услуг), который был указан в заявке на расходование денежных средств.
После проведения документа автоматически заполняется сумма и валюта взаиморасчетов. Валюта взаиморасчетов определяется той валютой взаиморасчетов, которая была определена в объекте расчетов, указанном в платежном документе. В нашем случае объектом расчетов является документ поступления, в нем указана валюта взаиморасчетов рубль, поэтому сумма взаиморасчетов будет также зафиксирована в рублях.
Платежный документ печатается и передается в банк. Для правильного оформления платежного поручения нужно внимательно проверить и при необходимости откорректировать все реквизиты, которые представлены в поле Назначение платежа. Для автоматического заполнения назначения платежа использует команда Вставить. С помощью этой команды можно заполнить список тех документов, по которым надо зарегистрировать оплату (указанных в табличной части документа в качестве объекта расчетов).
После получения банковской выписки с отметкой о перечислении денежных средств с расчетного счета торгового предприятия на расчетный счет поставщика в платежном поручении устанавливается флажок Проведено банком.
Предусмотрена возможность установки групповой отметки проведения банком выделенных списке платежей.
В момент получения банковской выписки бухгалтер должен выполнить следующие действия.
Для всех отмеченных платежей будет установлен флажок Проведено банком. Для сверки платежей с полученной выпиской банка используется отчет Ведомость по дням, который вызывается гиперссылкой из списка.
Следует отметить, что в программе предусмотрена возможность автоматической регистрации платежей с помощью программы «Клиент банка». Запуск программы производится по кнопке Обмен с банком в списке Безналичные платежи.
Предусмотрена также смешанная оплата. То есть часть суммы может быть оплачена наличными, а часть – путем перевода денежных средств на расчетный счет поставщика. При этом на основании заявки на расходование денежных средств (или документа поступления) оформляются два документа: Расходный кассовый ордер и Списание безналичных денежных средств.
Информацию об оплате поставщику можно получить в отчете Карточка расчетов с поставщиками. Отчет вызывается из карточки поставщика.
Оформление такой операции имеет смысл только в том случае, если производятся расчеты с иностранным поставщиком. Валюта, в которой проводятся расчеты с поставщиком, определяется в договоре с поставщиком. Если договоры не используются, то валюта взаиморасчетов определяется в заказе поставщика или в документе поступления, если заказ поставщику не оформляется.
Денежные средства должны быть переведены с валютного счета предприятия на валютный счет поставщика.
Эта операция оформляется с помощью документа Списание безналичных ДС с последующей регистрацией оплаты (установка флажка Проведено банком) после регистрации банковской выписки. В документе выбирается расчетный счет. В нем должна быть указана та валюта, в которой необходимо перевести денежные средства на расчетный счет поставщика. Валюта расчетного счета может не совпадать с той валютой, в которой оформлены документы с поставщиком (договор поставщика, заказ поставщика, документ поставки). Например, взаиморасчеты с поставщиком ведутся в евро, а денежные средства переводятся в долларах. После оформления таких операций необходимо оформить переоценку валютных средств. Документ переоценки создается автоматически при выполнении обработки Закрытие месяца (раздел Финансы). Программа сама определяет нужно ли выполнять переоценку, автоматически переоценивает расчеты с поставщиками, вычисляет курсовую разницу и относит ее на прочие доходы (или расходы).
Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению
Тему статьи предложила Валентина Владимировна Бондаренко, главный бухгалтер ООО «Аскат», г. Новоалтайск.
Представитель поставщика может прийти к вам в организацию с доверенностью на получение наличных денег по разным причинам. Например, ваш директор подписал договор, по условиям которого водитель-экспедитор поставщика привозит вам товары и тут же получает наличные в их оплату. Или вашему кредитору по каким-то причинам удобнее получить долг наличными. Посмотрим, как оформить выдачу денег.
Многие убеждены, что нельзя оплачивать приобретенные товары (работы, услуги) из своей кассы напрямую представителю поставщика. А если уж представитель явился за наличными, то нужно оформить все так, как будто кассир сначала выдал деньги под отчет какому-либо работнику своей фирмы, потом тот расплатился с поставщиком и составил авансовый отчет.
Выдавать из кассы представителю поставщика можно не больше 100 тыс. руб. по одному договор уп. 6 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У (далее - Указание ЦБ № 3073-У) .
На самом деле никакого нарушения в выдаче денег из кассы сразу представителю поставщика нет. Это соответствует:
Передачу денег представителю поставщика важно оформить правильно. Ведь всегда остается риск, что он по каким-либо причинам не довезет деньги до своей кассы. Тогда поставщик будет считать поставку неоплаченной и, скорее всего, станет требовать от вас сумму оплаты и неустойку. Чтобы свести этот риск к минимуму, нужно получить у представителя все необходимые документы и правильно оформить РКО. Вот как это сделать.
Упомянутые в статье Указания ЦБ можно найти: раздел «Российское законодательство» системы КонсультантПлюсВо-первых, потребуйте доверенность на получение именно у вашей организации конкретной суммы по конкретному договору (счету, товарной накладной и т. п.). Ее у представителя нужно взять до выдачи денег и затем приложить к РКОп. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . Реквизиты доверенности указывайте в строке РКО «Приложение».
Если доверенность оформлена на получение у вас нескольких выплат, ее нужно забрать при первой же выдаче денег. Она должна храниться в вашей организации у кассира. Прикладывайте ее копию к РКО на каждую выплату, а к расходнику на последнюю приложите оригина лп. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У .
Сложнее, если доверенность оформлена на получение нескольких выплат у разных организаций и из-за этого представитель поставщика не хочет оставлять оригинал у вас. Конечно, для соблюдения кассовых правил достаточно, чтобы у вас осталась копия, которая заверена в порядке, определенном руководителем вашей организаци ип. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . Но соглашаться на это опасно.
Без передачи вам доверенности деньги не выдавайте. Она необходима не только для соблюдения правил ведения кассовых операций. Оригинал доверенности понадобится вам:
Поэтому заранее обговаривайте это с поставщиками, а еще лучше - укажите в договоре, что условием получения денег является передача вам оригинала доверенности.
Доверенность не нужна, если:
Во-вторых, представитель поставщика в момент получения от вас денег должен выдать вам кассовый чекп. 1 ст. 2 , ст. 1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ . Для этого у него должна быть мобильная ККТ. Но на деле это пока скорее редкость, а чаще бывает по-другому.
СИТУАЦИЯ 1. Поставщик чек ККТ вообще не выдает. За это его могут оштрафоват ьч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ . Но такой штраф - только его проблемы. А означает ли отсутствие чека какие-либо неприятности для вашей организации? Вряд ли.
Для признания расходов по налогу на прибыль и вычета НДС достаточно первички на приобретенные вами товары (работы, услуги) и счета-фактуры.
В договоры с условием оплаты наличными из кассы лучше включить условие о том, что деньги выдаются только в обмен на чек ККТ. Это позволит без споров с контрагентом и инспекцией списать расходы на упрощенке.
На УСНО и при кассовом методе на ОСНО подтверждением оплаты расходов будут РКО с доверенностью. Оплата - это прекращение такого обязательства приобретателя товаров (работ, услуг) перед их продавцом, которое непосредственно связано с их поставко йп. 3 ст. 273 , п. 2 ст. 346.17 НК РФ . Ваше обязательство оплатить товары прекращается, как мы уже сказали, в момент выдачи денег представителю поставщик ап. 1 ст. 182 ГК РФ .
Вместе с тем есть давнее Письмо Минфина, где он говорит, что для подтверждения оплаченных наличными «упрощенных» расходов кассовый чек необходи мПисьмо Минфина от 21.02.2008 № 03-11-05/40 . Поэтому нельзя исключать, что ваша ИФНС при проверке снимет расходы, на которые нет чека ККТ.
СИТУАЦИЯ 2. Вы получаете от поставщика чек ККТ, дата на котором не совпадает с датой РКО (то есть с днем выдачи вами денег из кассы), потому что:
Заранее договаривайтесь о том, чтобы вам давали чек ККТ с датой выдачи вами денег. Но если это по каким-то причинам невозможно, то лучше уж чек с «неправильной» датой, чем никакого.
Не нужно требовать от представителя поставщика предоставить квитанцию к ПКО на причитающуюся ему сумму оплаты. Приходный ордер в кассе поставщика должен быть оформлен на вносителя денег, то есть на самого представителя. И квитанция к приходнику должна остаться у него - у вас ее быть не может. К тому же как подтверждение оплаты расходов на УСНО и при кассовом методе на ОСНО квитанция к ПКО вам не нужна.
Вот образец правильного оформления РКО.
| Руководитель организации |
Директор Лучше, чтобы директор (лицо, уполномоченное им принимать решения о расходовании денег) подписал РКО. Хотя по кассовым правилам его подпись в РКО при наличии подписи главбуха (бухгалтера) теперь не обязательн апп. 4.3 , 6.2 Указания ЦБ № 3210-У , для выдачи денег из кассы все равно необходимо его письменное распоряжение. А подписать РКО директору проще, чем составлять отдельный документ (должность) |
(подпись) |
А.А. Фомин (расшифровка подписи) |
| Главный бухгалтер |
(подпись) |
С.Б. Еремина (расшифровка подписи) |
|
| коп. |
Также, заполняя РКО, учтите следующее.
Во-первых, нельзя, как это нередко делают, указывать в РКО только наименование поставщика и реквизиты доверенности без ф. и. о. представителя и его паспортных данных. Это опасно - сама по себе доверенность на получение денег без подписанного представителем поставщика РКО не доказывает того, что он их получи лПостановление ФАС МО от 13.10.2004 № КГ-А40/9251-04 .
Нельзя также, получив от представителя чек ККТ и/или квитанцию к ПКО, просто указать их реквизиты в строках «Основание» и «Приложение», приложить их к расходнику и считать, что это успешно заменяет подпись на РКО конкретного человека, которому были выданы деньги, и передачу вам доверенности. Рассматривая похожую ситуацию, суд указал, что сами по себе квитанции к ПКО без доверенности не являются достаточным доказательством получения поставщиком оплаты товара, если оплата происходила на территории покупател яПостановление ФАС СКО от 19.03.2004 № Ф08-875/2004 .
Если необходим наличный расчет, лучше договариваться с поставщиком о том, что организация сама направит к нему своего представителя с деньгами в оплату товаров (работ, услуг). А когда за оплатой приезжает представитель поставщика, трудно убедиться, что у него точно есть полномочия на получение денег, и всегда остается риск, что поставщик будет считать поставку неоплаченной.
Кассир вправе выдать наличные только непосредственно получателю, указанному в РКО, и только после проведения его идентификации по предъявленному им паспорту и доверенност ип. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . А выдает он их не организации-поставщику в целом, а конкретному человеку, который ее представляет. Кроме того, указание ф. и. о. человека, который получает деньги, и наличие его подписи предусмотрено и самой формой РКО.
Во-вторых, если не указать в строке «Основание» реквизиты договора (счета), накладной, акта и наименования товаров (работ, услуг) и при этом наименований не будет в чеке ККТ, то это может стать для суда одним из аргументов в пользу того, что приобретенные товары, работы, услуги не считаются оплаченными и с покупателя следует взыскать деньги за нихПостановление ФАС СЗО от 20.03.2013 № А56-6781/2012 .
Иногда в этой строке указывают только реквизиты счета-фактуры. Как основание для расчетов он не вполне подходит, поскольку является документом НДС-учет ап. 1 ст. 169 , п. 3 ст. 168 НК РФ . Однако ничего страшного в этом нет, так как по указанному в РКО счету-фактуре обычно можно установить, какую именно поставку вы оплатили.
Если вы платите сразу по нескольким договорам или поставкам, лучше составить отдельный расходник на выплату по каждому договору (поставке). Тогда будет четко видно, какая сумма по какой поставке оплачена.
Записывая этот РКО в кассовую книгу, в графе 2 укажите ф. и. о. представителя, реквизиты доверенности и наименование поставщика с пометкой «Оплата по такому-то договору за такие-то товары по такой-то товарной накладной».
Во-первых, помните о лимите расчетов наличными. Он составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договор ап. 6 Указания ЦБ № 3073-У . Если налоговики обнаружат нарушение лимита в течение следующих 2 месяце вч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ , штрафом наказываются обе стороны расчето вч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ .
Во-вторых, проверьте, за что вы платите и из каких денег. На оплату товаров, работ, услуг можно расходовать и наличную выручку, и другие поступления в кассу. А вот для расчетов по договору аренды недвижимости, по выдаче и возврату займов и процентов по ним наличные вы обязаны снять с расчетного счет ап. 4 Указания ЦБ № 3073-У .
В-третьих, если речь идет о выдаче из кассы предоплаты в счет предстоящей поставки, имейте в виду, что Минфин как-то высказался против вычета НДС с оплаченных наличными авансо вп. 2 Письма Минфина от 06.03.2009 № 03-07-15/39 . Суды, правда, с этим не согласн ыПостановление 18 ААС от 03.05.2011 № 18АП-3563/2011 .
Если в вашем договоре с поставщиком не предусмотрен наличный расчет, то это не препятствие выдать деньги представителю, который пришел с доверенностью. Ведь выданная поставщиком доверенность на получение наличных является по сути предложением изменить указанный в договоре способ расчетов, а согласие вашего руководства оплатить поставку из кассы - акцептом этого предложения. То есть для этого не обязательно составлять допсоглашение к договору. Но важно, чтобы распоряжение руководителя выдать деньги из кассы было письменным - или в виде отдельного документа, или в виде подписи на РКО.
При получении денег за отгруженные товары поставщик должен пробить кассовый чек (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ). Идеальный вариант — если сотрудник привез с собой мобильную ККТ. Тогда время на чеке и момент будут совпадать и у инспекторов не возникнет претензий (письмо от 10.07.13 № АС-4-2/12406@).
На практике мобильные кассы есть не у всех компаний. Поэтому можно пробить чек заранее или сразу же, как только вернется в офис с деньгами. Главное, чтобы чек был выбит в тот же день, когда покупатель принял деньги. Иначе инспекторы на проверке могут оштрафовать поставщика на 40 тыс. рублей (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).
После того как сотрудник привезет деньги, он внесет их в кассу компании. Надо оформить приходный кассовый ордер. В нем записать, от какой организации получены деньги и кто их внес.
При выдаче денег из кассы надо потребовать у представителя поставщика доверенность на получение денег по конкретному договору или накладной (п. 6.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У). А оригинал документа приложить к расходнику. Доверенность подтвердит, что компания выдала деньги «физику», у которого есть полномочия на их получение. Документ не нужен, только если деньги из кассы забирает лично компании-поставщика.
В расходнике нужно записать, что деньги из кассы компания выдает поставщику, но через представителя. И обязательно внести его Ф. И. О. и паспортные данные. Также надо записать реквизиты договора и доверенности. А представитель должен записать сумму, которую получил, и поставить подпись (см. образец). Кассовый чек, который выдаст поставщик, не обязательно прикладывать к расходнику. Его можно хранить вместе с накладной на отгрузку.
При оформлении расходника стоит также учесть, что на оплату товаров покупатель может расходовать наличную выручку. А вот при расчетах за аренду недвижимости необходимо получить деньги в (п. 4 Указания № 3073-У). Кроме того, выдать наличные по одному договору можно в сумме, не превышающей 100 тыс. рублей (п. 6 Указания № 3073-У).
Как заполнить расходный кассовый ордер - приведем образец РКО.
