Управление денежными средствами - одна из наиболее актуальных задач, стоящих перед руководителями любой организации. Использование технологий бюджетирования денежных средств является эффективным решением этих вопросов. Процесс бюджетирования присутствует в каждой компании, вне зависимости от её размера и направления деятельности. Каждый день руководители и менеджеры каждой компании устанавливают цели, планируют способы их достижения, контролируют процесс выполнения поставленных задач, анализируют достигнутые результаты и вырабатывают новые управленческие решения, направленные на повышение эффективности работы организации. Это и есть классический процесс бюджетирования: планирование -> контроль -> анализ -> планирование, являющийся одной из основных технологий управления организацией.
В теории управления финансами предприятия существует огромное количество самых различных бюджетов: бюджет доходов и расходов, бюджет продаж, инвестиционный бюджет, функциональные бюджеты, бюджеты центров финансовой ответственности, бюджет заработной платы и т.п. Однако, несмотря на все многообразие способов и форм бюджетирования, наиболее актуальным и востребованным предприятиями малого и среднего бизнеса является бюджет движения денежных средств (БДДС). И этому есть очень простое и логичное объяснение: именно денежные средства в подавляющем большинстве случаев являются наиболее востребованным ресурсом, обеспечивающим деятельность организации и отражающим эффективность этой деятельности. А именно применение технологии бюджетирования денежных средств обеспечивает эффективное планирование, контроль и управление этим ресурсом.
Бюджет движения денежных средств является сводным бюджетом, включающим в себя бюджет поступления средств и бюджет их расходования. Объясняется это тем, что только совокупность показателей перечисленных бюджетов и их взаимосвязь позволяют согласовать процесс расходования денежных средств и их поступления, а также сформировать реалистичный финансовый план, обеспечивающий требуемый уровень платежеспособности предприятия.
Схема формирования БДДС
В системе БДДС заложена наиболее оптимальная для предприятий малого и среднего бизнеса структура аналитических разрезов и перечня доступных данных.
Перечень доступных аналитических разрезов:
Перечень доступных данных:
План поступления денежных средств организации представляет собой сводный план, включающий в себя суммы ожидаемых платежей. Как правило, данный бюджет формируется на основании данных центров финансовой ответственности, отвечающих за реализацию товаров и оказание услуг. Источником информации для формирования этого бюджета, в зависимости от направления деятельности ЦФО или организации в целом, являются:
Наличие четкого и детального плана расходования денежных средств является одним из главных условий, обеспечивающих возможность формирования реалистичного бюджета. Как правило, план расходования составляется на основании данных о потребности в денежных средствах, предоставляемых подразделениями (центрами финансовой ответственности) компании. Заложенные в системе бюджетирования механизмы обеспечивают планирование во всех необходимых аналитических разрезах: статей использования денежных средств, подразделений, контрагентов и их договоров, видов средств (наличных и безналичных), валют. В дальнейшем данные утвержденных планов расходования средств используются для проведения план-фактного анализа и контроля, оперативного контроля, осуществляемого в рамках процесса утверждения заявок на платежи, что позволяет значительно сократить объем сверхнормативных затрат и повысить уровень финансовой дисциплины сотрудников организации. Более подробную информацию о заложенных в систему инструментах и процессе планирования можно получить на странице БДДС: План расходов .
Анализ планов поступления и расходования средств организации позволяет выполнить их согласование, утверждение и сформировать бюджет движения денежных средств. Основным инструментом оценки реалистичности финансового бюджета является входящий в состав системы отчет "Контроль остатков денежных средств" , позволяющий контролировать уровень обеспеченности компании наличными и безналичными денежными средствами, а также прогнозировать возможность возникновения их нехватки (кассовые разрывы). Для контроля исполнения БДДС предназначен детализированный отчет "Контроль исполнения бюджета движения денежных средств" , обеспечивающий возможность сравнения запланированных показателей с данными об их фактическом исполнении, а также выявления значения абсолютных и относительных отклонений.
Обеспечение защиты конфиденциальной информации - важнейшая задача каждой финансовой системы и тем более системы, отвечающей за управление денежными средствами предприятия. В текущей версии системы "Бюджет движения денежных средств" заложена схема управления правами доступа пользователей, обеспечивающая широкие возможности для управления степенями допуска как на уровне объектов прикладного решения (справочников, документов, отчетов), так и на уровне доступа к данным в разрезе объектов учета (организаций, центров финансовой ответственности). Для решения задач администрирования пользователям могут быть предоставлены три предопределенных набора прав:
Бюджет движения денежных средств (БДДС) дает информацию о движении финансов (доходы и расходы) организации в аспекте её сфер деятельности. Составляется на различные периоды и с разной периодичностью, но в основном бюджет планируется и формируется помесячно на год.
В основе его создания находится полный финансовый оборот компании. Благодаря этому можно планировать и анализировать поступление и расход денег и вести управление финансированием при устранении кассовых разрывов. Примером кассового разрыва является нарушение в последовательности циклов (получение авансов и окончательного расчета) запланированных к определенному времени. Тогда необходимо пополнение средств с помощью дополнительного капитала или профицита по другим статьям. Эффективное же управление циклами денежных средств возможно благодаря правильному планированию.
Цель формирования бюджета движения денежных средств - планирование требуемого объема денежных средств, чтобы выявить случаи, когда в организации ожидается их дефицит или профицит. Именно это помогает избегать кассовых разрывов и последующих кризисов.
Для компании, работающей на открытых рынках, главное - это непрерывное планирование, обеспечивающее основную деятельность, покрытие обязательств и социальную защиту сотрудников.
Также он разрабатывается для управления денежными средствами компании. Это подразумевает поиск источников их поступления и целей расходования, поиск причин нехватки или избытка денежных средств. Такой бюджет должен полностью отвечать на следующие вопросы: Надо ли брать кредит компании? Когда именно его нужно брать? Как расставить приоритеты в расчетах? По каким причинам у компании с прибылью нет свободных денежных средств? В отличие от двух других мастер-бюджетов – «доходов и расходов» и «бюджетного баланса», бюджет движения денежных средств не напрямую зависит от политики ведения учета в организации. Сформировать его нетрудно, поэтому многие российские компании своё бюджетирование завершают только его формированием.
С организационной точки зрения есть как минимум два подхода к планированию БДДС. Это «снизу-вверху (bottom-up)» и «сверху-вниз (top-down)».
Подход «снизу-вверх (bottom-up)» предполагает, что все ЦФО (центры финансовой ответственности) формируют его только для своего подразделения. Далее информация собирается по каждому ЦФО, и получается объединенный вариант по всей организации. Главным плюсом этого подхода считается приближенность данных к реальности, потому что бюджет планируется на местах. Но, как бы странно это не было, главным минусом данного подхода считается искусственное занижение доходов или увеличение расходов, в зависимости от того что выгодно руководителям ЦФО.
При подходе «сверху-вниз (top-down)» все наоборот, на уровне управляющей компании планируется консолидированный БДДС в разрезе подразделений, а затем «спускается» подразделениям на выполнение. Основной плюс подхода это соответствие бюджета общей стратегии и целям предприятия, а минусами считаются отсутствие мотивации для руководителей подразделений на местах, и высокие трудозатраты на составление бюджета, приближенного к реальности, т.к. необходимо проводить рыночные исследования.
Также еще есть третий комбинированный подход «вверх и вниз (down-up)». Не сложно догадаться по названию, что это есть комбинация сразу двух, описанных выше подходов. То есть сначала руководители ЦФО формируют БДДС своих подразделений и передают в управляющую компанию, она формирует консолидированный вариант по всей компании, затем корректирует его в соответствии с целями и общей стратегией, получается финальный вариант, и он уже «спускается вниз» конечным подразделениям, и как правило этот вариант отличается от того, что подразделения подавали изначально в управляющую компанию. Данный подход собирает все основные плюсы и нивелирует минусы предыдущих подходов, но он имеет один большой минус, это значительные временные затраты на составление.
БДДС состоит из 100–300 статей, разбитых по сферам деятельности: операционная, финансовая, инвестиционная. Статьи должны отражать специфику бизнеса и в расходной, и в доходной части.
Источники для создания:
Также в источниках данных могут применяться различные рыночные исследования, из которых можно определить темпы роста для компании.
Наиболее популярным источником является информация из бюджета доходов и расходов. Его зависимость от статей доходов и расходов (БДР) является очевидной, поэтому еще одним способом формирования БДДС является его расчет через плановый БДР и типовые условия расчетов. За их соблюдение ответственны ЦФО. При использовании этого способа следует учитывать не только расходы рассматриваемого периода, но и погашение кредиторской задолженности за предыдущие периоды, и авансовые выплаты, которые могут стать в расходами в будущие отчетные периоды.
Как подготовку к проведению таких расчетов справочник выделяет и фиксирует денежные и неденежные статьи БДР по принципам:
Для организаций-плательщиков НДС кроме названных признаков по всем статьям БДР необходимо учесть, будет ли перечисляться НДС при оплате контрагенту или нет.
Программа «БИТ.ФИНАНС» позволяет автоматизировать процесс формирования БДДС. В системе предусмотрен справочник для хранения статей оборотов:
Также есть возможность указать иные структуры бюджетов, основанные на статьях оборотов с помощью справочника «Бюджеты».
Для планирования БДДС в аспекте ЦФО возможно указать финансовую структуру компании в справочнике «ЦФО».
Для ввода плановой информации используется документ «Форма ввода бюджета». В этом документе можно в удобной форме ввести данные вручную или заполнить его на основании любых алгоритмов расчета – измененные данные прошлых лет, графики договоров, загрузка из Excel, на основании данных БДР и любыми расчетами, написанными с помощью запросов. Данные в одной ячейке могут быть разбиты на несколько строк табличной части, что позволяет планировать сразу в разрезе множества аналитик.
После заполнения документа «Форма ввода бюджета» его необходимо отправить на согласование.
Вкладка согласования состоит из двух частей. Слева указан список согласующих, а справа сам маршрут согласования. Маршруты согласования легко настраиваются в режиме предприятия, без программирования. Для согласования необходимо кликнуть по нужному объекту схемы в правой части, либо указать решение в табличной части слева.
К каждой визе можно указать комментарий.
Историю установки виз можно просмотреть на закладке история (здесь будут выводиться комментарии, если они есть), а также написать сообщение к любой визе.
Еще одним способом установки виз является обработка «Рабочее место визирования». В обработке можно сформировать перечень доступных к установке виз, выполнить отборы, открыть необходимые документы для просмотра и выполнить групповую установку виз.
Поскольку в программе БИТ.ФИНАНС есть возможность контролировать заявки на расходование денежных средств, после согласования обычно устанавливаются контрольные бюджетные значения. Фиксация лимитов осуществляется документом «Установка контрольных значений», в котором можно указать по каким разрезам бюджетирования производить контроль заявок.
Сбор фактических данных происходит автоматически при проведении платежных документов в бухгалтерском учете. Для списания денежных средств аналитика берется из заявок на расходование денежных средств, а в случае прихода денежных средств существует возможность указать значения аналитик вручную или настроить соответствия – между статьями регламентированного учета и бюджетными статьями, между подразделениями организации и ЦФО.
Для анализа составленных плановых данных в системе служит отчет «Отчет по бюджету». Он выводит данные в различных разрезах аналитики и в любой периодичности.
Также в системе работает отчет «План-фактный анализ по бюджету», который позволяет сравнить между собой плановые и фактические данные.
Для реальной экономики очень важно отсутствие «дыр» в текущем планировании денежных средств, то есть должны быть своевременно оплачены все счета, вовремя выдана зарплата. Для этого предприятие стремится ускорить процесс получения выручки от клиентов и заказчиков. Бюджет движения денежных средств помогает финансовой службе предприятия принять решение о финансировании текущей деятельности (если образуются кассовые разрывы) или изъятии денежных средств из оборота.
Финансирование достигается путем переговоров с контрагентами об ускорении оплаты, с банками о краткосрочном кредитовании, с поставщиками об отсрочке платежа. Изъять деньги из оборота можно следующими путями: депозиты в банках с целью получения процентов, предоставление отсрочек контрагентам с целью улучшения партнерских отношений, вывод средств с предприятия с целью вложения в ценные бумаги, расширение производства и т. д. Также денежные средства могут быть просто аккумулированы с целью создания «подушки», что особенно актуально на заре внедрения планирования на предприятии, когда планы значительно отличаются от фактической ситуации.
Структура бюджета движения денежных средств похожа на структуру Отчета о движении денежных средств на предприятии (Форма № 4). Однако это не регламентированная, а управленческая форма, поэтому она имеет некоторые отличия.
В настоящей статье мы рассматриваем особенности планирования движения денежных средств в строительной отрасли.
Первая особенность строительства - в объектном учете, то есть в ведении нескольких (порой не связанных друг с другом) объектов. Вторая особенность заключается в том, что строительная компания может строить для себя (когда объект строительства переходит в собственность) и для заказчика. И третья особенность - строительная компания часто привлекает подрядчиков на работы или часть работ, что также накладывает отпечаток на планирование и бюджетирование.
В табл. 1 представлен бюджет движения денежных средств строительной компании. В данной статье мы не будем делать различий между организацией-подрядчиком и организацией-заказчиком, так как принципы поступления денежных средств одни и те же.
Таблица 1. Структура бюджета движения денежных средств строительной компании
|
Показатель |
Значение |
|
Cash flow от операционной деятельности | |
|
Поступления: | |
| |
| |
|
в том числе по объектам | |
|
Расходования: | |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
|
в том числе по объектам | |
|
Cash flow от инвестиционной деятельности | |
|
Поступления: | |
|
Приобретение основных средств | |
|
Прочие капиталовложения | |
|
Расходования: | |
|
Продажа основных средств | |
|
Прочие поступления | |
|
Cash flow от финансовой деятельности | |
|
Поступления: | |
|
Получение займов | |
|
Продажа акций и других ценных бумаг | |
|
Расходования: | |
|
Покупка акций | |
|
Возврат кредитов | |
|
Суммарный денежный поток | |
|
Денежные средства на начало периода | |
|
Денежные средства на конец периода |
Бюджет движения денежных средств состоит из трех больших частей: операционной деятельности, инвестиционной и финансовой деятельности.
Операционная деятельность - строительство объектов и их реализация (сдача заказчику). В операционной деятельности существуют расходования и поступления денежных средств.
Инвестиционная деятельность - долгосрочные вложения и поступления от приобретения основных средств и прочих капиталовложений. Данная часть плана является стратегически важной, так как без инвестиций развития компании не будет (мы говорим именно о качественном развитии, связанном с обновлением оборудования).
Финансовая деятельность - самая важная часть для «увязки» бюджета. Это связано с тем, что планирование первой части обеспечивается силами множества подразделений предприятия, не согласованных друг с другом. Инвестиционную деятельность планируют руководство и производственные подразделения. Финансовую деятельность планируют бухгалтерия предприятия, финансовый отдел и ПЭО. Но после сведения данных в табл. 1 может получиться так, что поток от текущей деятельности будет неблагоприятным. Это не значит, что он отрицательный. В БДДС присутствует две строки: остаток денежных средств на начало и на конец периода. Поэтому при излишнем остатке собственники предприятия могут принять решение о досрочном гашении кредита или инвестировании средств в основной капитал, а при недостатке (отрицательном остатке на конец месяца) - обратиться за дополнительным финансированием.
При планировании движения денежных средств, помимо увязки бюджета в целом, важно учитывать один аспект. Поток от операционной деятельности должен быть положительным. На этой части бюджета предприятие зарабатывает свою прибыль. В производственной деятельности (в строительстве тоже, с некоторыми ограничениями) предприятие каждый месяц должно аккумулировать прибыль. Поток от инвестиционной деятельности должен быть отрицательным, то есть предприятие должно инвестировать свои денежные средства в покупку нового оборудования. Поток от финансовой деятельности уравновешивает остальные два вида деятельности.
Обратите внимание! Если у предприятия поток от операционной деятельности отрицательный, а поток от инвестиционной деятельности положительный, это тревожный знак. Это может быть связано с тем, что предприятие финансирует текущую деятельность за счет продажи основных средств. Понятно, что такое предприятие в будущем не может ждать успех.
Таким образом, планирование движения денежных средств позволяет компании еще и двигаться в стратегически важном направлении. Можно добавить, что план доходов и расходов не покажет нам такой полной картины, как БДДС, потому что инвестиции в объекты основных средств являются не расходами, а затратами (то есть не уменьшают налогооблагаемую прибыль). А если составлять только бюджет доходов и расходов, то операций приобретения основных средств вообще не будет видно (если процесс планирования грамотно построен с точки зрения бухучета).
Теперь рассмотрим подробно, как планируется бюджет движения денежных средств. Как правило, данный бюджет составляется на год с разбивкой на кварталы и месяцы.
Составлением на год занимаются, как правило, руководство или собственники, так как они устанавливают стратегические приоритеты компании. Кроме того, составление БДДС на год не столь информативно,как на более короткий период, так как этот бюджет служит не для эффективности работы предприятия, а для обеспечения его финансирования. Поэтому рассмотрим только процесс составления на короткий промежуток времени - квартал или месяц (так называемая корректировка БДДС перед началом месяца).
Процесс планирования движения денежных средств на месяц состоит из нескольких этапов.
1 этап - определение прогноза на текущий месяц. Обычно проводится в 20–25 числах месяца. В процессе этапа собираются уточняющие данные от подразделений с целью определения остатка денежных средств в кассе и на счетах на конец месяца (текущего). Эта сумма в бюджете движения денежных средств на следующий месяц будет остатком на начало.
2 этап - сбор информации от подразделений о выплатах и поступлениях в планируемом месяце.
От сметного отдела поступают планируемые поступления за закрытые формы отчетности (если компания - подрядчик), от отдела продаж - планируемые поступления за реализованные объекты, от производственного участка, снабженцев - данные о планируемых оплатах по счетам подрядчикам за выполненные работы и поставленные материалы, от бухгалтерии - прогнозируемые выплаты по налогам. Выплаты работникам по заработной плате могут прогнозироваться как кадрами (штатное расписание ведут они), так и бухгалтерией (на основании предыдущих периодов). Часто прогнозированием зарплаты занимается ПЭО, что обусловлено высокой загруженностью бухгалтерии и простотой расчетов оплаты труда работникам.
Желательно планируемые поступления и выплаты формировать с разбивкой по неделям, а то и по дням. Это делается для того, чтобы избежать кассовых разрывов не только в конце месяца, но и в течение всего периода. Как правило, такой метод планирования помогает нестабильным компаниям либо таким компаниям, где финансово-экономическое планирование еще сырое.
Также от производственных подразделений поступают согласованные с руководством компании планируемые оплаты поставок оборудования (инвестиции), а от финансового отдела (бухгалтерии) - планируемые выплаты по кредитам.
3 этап - сведение бюджета движения денежных средств. Этим процессом занимается ПЭО. Желательно автоматизировать процесс в MS Excel, используя макросы или консолидацию. Важно, чтобы к следующему этапу у ПЭО в одной информационной системе был общий БДДС, а также заявки всех подразделений в читаемом виде. Для каждой статьи затрат можно определить свои коды (они могут быть уникальные либо в соответствии с РСБУ).
4 этап - обсуждение бюджета движения денежных средств на бюджетном комитете. В компаниях (особенно молодых) может не быть бюджетного комитета, тогда обсуждение происходит между всеми участниками процесса составления БДДС и руководством предприятия.
На это совещание ПЭО выносит бюджет движения денежных средств с разбивкой по дням, неделям. При требовании каждая статья затрат может быть разбита по подразделениям. Это обеспечивается путем применения программных средств, в частности функции Excel «Промежуточные итоги». Пример этого бюджета с разбивкой по неделям представлен в табл. 2. Рассматриваемая компания планируетв начале месяца поступления денежных средств от заказчика, а в конце месяца - от продажи собственных объектов.
Таблица 2. Пример бюджета движения денежных средств для строительной компании (тыс. руб.)
|
Показатель |
01–07 число |
08–14 число |
15–21 число |
22–28 число |
29–31 число |
Итого |
|
Cash flow от операционной деятельности |
13 000,0 |
–13 000,0 |
–14 000,0 |
12 500,0 |
23 000,0 |
21 500,0 |
|
Поступления: | ||||||
|
Расходования: | ||||||
|
Cash flow от инвестиционной деятельности |
–5000,0 |
|||||
|
Поступления: | ||||||
|
Расходования: | ||||||
|
Cash flow от финансовой деятельности |
-3 000,0 |
–3000,0 |
||||
|
Поступления: | ||||||
|
Расходования: | ||||||
|
Суммарный денежный поток |
–13 000,0 |
–14 000,0 |
12 500,0 |
23 000,0 |
13 500,0 |
|
Таким образом, несмотря на то, что суммарный денежный поток компании положительный, в определенные временные промежутки наблюдается «кассовый разрыв», то есть отрицательный остаток денежных средств (см. рисунок).
Кассовые разрывы на предприятии
Видя такую картину, бюджетный комитет может принять решение о дополнительном финансировании, ускорении получения денежных средств от продажи объектов. По информации отдела продаж, они смогут ускорить получение денежных средств на неделю. Но этого не хватит. Остальную часть руководство решает взять в банке. Тогда БДДС будет следующим (табл. 3).
Таблица 3. Скорректированный бюджет движения денежных средств
|
Показатель |
01–07 число |
08–14 число |
15–21 число |
22–28 число |
29–31 число | |
|
Cash flow от операционной деятельности | ||||||
|
Поступления: |
35 000,0 |
73 000,0 | ||||
|
Расходования: | ||||||
|
Cash flow от инвестиционной деятельности | ||||||
|
Поступления: | ||||||
|
Расходования: | ||||||
|
Cash flow от финансовой деятельности | ||||||
|
Поступления: |
13 000,0 | |||||
|
Расходования: |
13 000,0 | |||||
|
Суммарный денежный поток |
50 500,0 |
-50 000,0 |
13 500,0 |
|||
|
Денежные средства на начало периода | ||||||
|
Денежные средства на конец периода |
Мы видим, что в целом поток не изменился, просто ускорилось поступление денежных средств на предприятии (изменения выделены курсивом).
Такой бюджет движения денежных средств можно принимать за основу и руководство к действию всеми подразделениями.
Вкратце остановимся на контроле движения денежных средств. При наличии такого плана все платежные поручения должны подписываться начальником ПЭО, так как его отдел должен контролировать оплату в пределах плана. Как только ПЭО видит превышение платежей либо неполучение выручки (кредитов), он подает сигнал финансовому директору для принятия решения или поиска виновных. Это может быть отдел продаж, отдел производства, а также бухгалтерия, которая неправильно рассчитала налоги.
При зрелой системе планирования на предприятии за неправильный расчет применяются депремирования, а за соответствие факта плану - дополнительное вознаграждение.
Процесс внедрения планирования движения денежных средств включает следующие этапы.
1 этап - планирование без автоматизации. На этом этапе планирование осуществляется путем передачи записок подразделениям с данными, сведением их в одну систему в ПЭО и распечатыванием руководству. Длительность данного этапа наибольшая, так как в процессе его реализации определяется, какие виды планов составлять, кто за что отвечает, какие должны быть сроки. Как правило, он длится около трех-четырех месяцев, в зависимости от размера предприятия и заинтересованности генерального директора и подразделений во внедрении планирования.
На данном этапе происходят различные консультации между генеральным директором, главным бухгалтером (хотя он не должен быть замешан в этом процессе) и начальником ПЭО. При этом генеральный директор хочет понять, как эффективно работает предприятие, какая прибыль или убыток, сколько у него денег и кто кому должен. Бывают случаи, когда составляется бюджет, в котором есть элементы как БДДС, бюджета доходов и расходов, так и бюджета по балансовом листу. Такой бюджет никогда не будет сходиться, его нельзя будет автоматизировать, нельзя также будет организовать ответственность за то, что он не выполняется потому что при нехватке денежных средств могут сказать: зато прибыль есть, и наоборот. Поэтому при внедрении планирования ДДС важно отделить мух от котлет. Надо отдельно внедрять каждый из трех бюджетов, но в процессе они, естественно, должны быть связаны.
2 этап - автоматизированное планирование. На этом этапе создается информационная система для сбора показателей от подразделений, ее консолидации. Доставка информации до руководства также автоматизирована. На данном этапе могут быть даже исключены заседания бюджетного комитета, так как руководство может решить самостоятельно, какие подразделения могут увеличить денежный поток. На данном этапе при помощи службы информатизации предприятия автоматизируется процесс составления планов. Его можно решить при помощи стандартных офисных приложений, например MS Excel и MS Outlook. В зависимости от размера предприятия на данный этап может быть затрачено до двух месяцев.
На этапе автоматизации также необходимо обеспечить связанность бюджетов. Основные статьи БДДС должны переплетаться с двумя другими бюджетами, например, остатки на расчетном счете и кассе в бюджете по балансовому листу должны равняться остаткам в бюджете движения денежных средств.
В целом после прохождения двух этапов, как правило, развитие планирования движения денежных средств заканчивается, так как считается, что «и так все работает». Но на третьем этапе закладывается мотивация, что особенно важно для четкого исполнения планов.
3 этап - формализованное планирование. На данном этапе разрабатывается регламент планирования, который включает в себя следующее:
· подразделения, задействованные в планировании;
· сроки подготовки информации;
· различные варианты развития (если необходимо);
· процесс составления и утверждения планов;
· ответственность за выполнение плана.
Обычно на внедрение такого относительно простого элемента планирования, как планирование движения денежных средств, уходит до полугода.
Последнее, о чем хотелось бы сказать - воля генерального директора при внедрении планирования движения денежных средств. От того, насколько он будет заинтересован в таком внедрении, целиком зависит успех внедрения. Потому что производственные подразделения предприятия не охотно идут на планирование, им кажется, что оно отнимает много времени, при этом оно ни к чему, и все равно невозможно все спланировать. В этом случае генеральный директор должен показать, насколько важно планирование для развития предприятия и указать на то, что при правильной организации планирования все предприятия успешно решают эту задачу.
От ПЭО при планировании требуется грамотно составлять форматы управленческих таблиц, прописывать регламенты и участвовать в автоматизации планирования, а после его внедрения - в поддержании системы планирования в рабочем режиме.
При этом важно запомнить одно золотое правило: чем меньше создается таблиц для планирования, тем лучше. Все громоздкие расчеты лучше держать в пределах кабинета ПЭО.
Веселов А.И., главный специалист отдела бюджетного контроля управления экономики и финансов ООО КБ «Агросоюз» (г. Москва), канд. экон. наук
16 июня 2014Формирование БДДС (составление бюджета движения денежных средств) является одним из ключевых бизнес-процессов современного предприятия. Подготавливаемый в данной процедуре документ является одной из самых распространенных бюджетных форм, составляемых на практике.
Он дает возможность менеджерам предприятия управлять его платежеспособностью. Внимательное формирование БДДС, а также строгий контроль над его выполнением позволит избежать ряда негативных ситуаций – от так называемых «кассовых разрывов» до неэффективного управления избыточной денежной ликвидностью предприятия.
Являясь инструментом тактического планирования, БДДС, тем не менее, в разных компаниях имеет различную детализацию. Общее правило можно сформулировать следующим образом: чем более стабилен, предсказуем и прогнозируем бизнес, тем больше может быть период формирования БДДС. Например, в компаниях, работающих в системе госзаказов, планирование движения ДС может вестись и на квартал, и на полгода, и на год. А в случае торгового предприятия, ведущего свою деятельность на товарном потребительском рынке, оптимальным бюджетным периодом считается намного меньший срок – в один календарный месяц или квартал.
БДДС – важнейший документ системы бюджетирования, однако он не может дать полной картины финансово-экономического положения компании. Например, при отсутствии «кассовых разрывов» предприятие, тем не менее, может долгое время оставаться убыточным по своим показателям. Из БДДС этого не видно. Только после проведения всестороннего анализа исполнения всех основных документов системы – БДР (бюджет доходов и расходов), БДДС (бюджет движения денежных средств) и ББЛ (бюджет по балансовому листу, или прогнозный баланс) можно будет сделать выводы о причинах неудовлетворительного (или, наоборот, устойчивого и сбалансированного) финансово-экономического положения предприятия.
Например, в текущей работе торгово-производственной компании может возникнуть следующий вопрос. Что выгодней – осуществлять предоплаты за товар, материалы и ресурсы, получая при этом значительные скидки, или придерживаться равномерных плановых поставок необходимых компании товаров и материалов. Ответ на этот вопрос можно будет получить, лишь проанализировав финансовый результат каждого из этих вариантов.
Такой анализ заметно упрощается, если в работе используется специализированное программное обеспечение (такое, например, как «АстроСофт: бюджетирование»).
Рассмотрим кратко структуру формирования БДДС. В ней принято выделять следующие три блока:
Основной принцип, по которому эксперты разделяют инвестиционную и финансовую деятельность предприятия, формулируют следующим образом. В процессе инвестиционной деятельности компания вкладывает свои средства, а финансовой – наоборот, получает их из внешних источников (например, банки или акционеры). В то же время целевой кредит, направленный на обновление парка станков производственной линии предприятия, может быть признан относящимся к основной деятельности, потому что направлен на ее поддержание.
Если компания планирует успешно развиваться, то денежный поток по основной деятельности всегда должен быть положительным. Сальдо по инвестиционной деятельности в большинстве случаев отрицательное; то же самое можно сказать о финансовой деятельности предприятия. Суммарный же денежный поток должен всегда оставаться положительной величиной. Причем, даже если это так, то это еще не означает, что у компании грамотно поставлено финансирование. Здесь важно то, за счет чего достигается то или иное значение суммарного денежного потока. Пример: если положительное сальдо достигается за счет продажи основных средств предприятия, то о ликвидности такого бизнеса можно сделать весьма неутешительные выводы.
Многие эксперты отводят бюджету движения денежных средств ключевую роль во всей системе бюджетного управления. Наличие кассовых разрывов, отсутствие или недостаток денежных средств считается первым признаком кризисных явлений в системе финансового обеспечения. Именно поэтому на большинстве современных предприятий процедуре формирования БДДС уделяется столь пристальное внимание.
В большинстве случаев на практике последовательность разработки всего комплекса основных документов системы выглядит следующим образом:
Мы рассмотрим разработку бюджета движения денежных средств предприятия на примере торговой компании. Как правило, его подготовку начинают тогда, когда ее БДР уже сформирован. Например, в случае такого ЦФО, как розничный магазин, доходная часть БДДС почти полностью совпадает с одноименным разделом его БДР. Исключение составляют продажи «под заказ», когда магазин принимает предоплату (в полном или ограниченном объеме) за товар, который будет отгружен клиенту много позже (элитная мебель, сантехника и пр.). Как правило, эту часть денежных поступлений прогнозируют на основе данных предыдущих периодов плюс некий процент динамики рынка рассматриваемых товарных групп.
С доходной частью БДДС такого ЦФО, как отдел оптовых продаж, ситуация несколько сложнее. Менеджеру, который отвечает за формирование БДДС в таком подразделении, необходимо учитывать предоставляемую контрагентам отсрочку платежа. После ввода в систему временного сдвига в оплате товара, запланированного к отгрузке в соответствующем бюджете доходов и расходов, будут достаточно точно спрогнозированы денежные поступления от постоянных оптовых клиентов компании. А после того, как доходная часть БДДС данного ЦФО будет скорректирована на величину прогноза динамики оптового рынка сферы деятельности предприятия, ее можно будет считать сформированной.
Представляется, что формирование БДДС в его расходной части разумней всего осуществлять по методу «снизу вверх». Расходы любого подразделения (будь то бухгалтерия, отдел поставок или розничный магазин) лучше всего известны его менеджерам. Это и выплаты за аренду помещения, и оплата труда персонала, и оплата возвращенного клиентами товара, объем которого составляет из месяца в месяц примерно одинаковый процент от продаж. И, наконец, после подготовки расходной части БДДС бюджет проходит согласование и утверждение у финансового руководства компании, которое проводит проверку на обоснованность указанных подразделением выплат.
Если компания для автоматизации процессов бюджетного управления использует программу «АстроСофт: бюджетирование», то в этом случае процедура формирования БДДС будет включать в себя несколько этапов.
Напомним, что финансовая структура предприятия из нашего примера представлена в системе триадой «Группа – Организация – ЦФО». Поэтому процесс формирования любого бюджета предприятия сводится к последовательному заполнению соответствующих бюджетных форм менеджерами указанной структуры. Более подробно данная процедура рассматривалась нами в публикации «Бюджет доходов и расходов предприятия» на примере составления БДР торговой компании. Формирование БДДС принципиально не будет отличаться от означенного в статье процесса; надо лишь иметь в виду, что для БДДС зачастую назначаются другие бюджетные статьи в целях большей прозрачности и управляемости.
Этапы, которые проходит любой бюджет (БДР, БДДС, ББЛ) любого подразделения (ЦФО, организация, группа) выглядят следующим образом:
Рассмотрим на примере расходной части БДДС, каким образом могут быть осуществлены его согласование, корректировка и утверждение.
Допустим, все бюджеты по ЦФО уже сформированы. После этого они автоматически отправляются системой на согласование, и у ответственного за данный процесс (например, у финансового менеджера предприятия) появляется в его интерфейсе задача «Согласовать бюджет ЦФО»:
Рис.1. Прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Диалоговое окно «Невыполненные задачи»
При двойном клике на названии задачи открывается форма согласования бюджета ЦФО:
Рис. 2. Прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Диалоговое окно корректировки
Текущий бюджет может быть согласован ответственным (кнопка «Бюджет согласован») или отправлен на доработку с указанием соответствующего ситуации комментария:
_small.jpg)
Рис.3. Прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Диалоговое окно ввода примечаний по бюджету (указана причина корректировки)
Допустим, бюджет ЦФО отправлен финансовым директором на доработку. После этого у ответственного за формирование бюджета ЦФО появляется задача «Скорректировать бюджет ЦФО»
Рис.4. Прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Диалоговое окно «Невыполненные задачи»
При двойном клике открывается форма корректировки. В ней после записи исправлений флажками отмечаются скорректированные данные, по которым были введены примечания:
.%20%D0%B4%D0%B8%D0%B0%D0%BB%D0%BE%D0%B3%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B5%20%D0%BE%D0%BA%D0%BD%D0%BE_%D0%BA%D0%BE%D1%80%D1%80%D0%B5%D0%BA%D1%82%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BA%D0%B8%20%D0%B1%D1%8E%D0%B4%D0%B6%D0%B5%D1%82%D0%B0%20%D1%86%D1%84%D0%BE_small.jpg)
Рис.5. Прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Диалоговое окно «Корректировки бюджета ЦФО»
После нажатия на кнопку «Бюджет скорректирован» ответственный сотрудник ЦФО подтверждает произведенные изменения.
По завершению этапа корректировки бюджета ЦФО перед ответственным сотрудником возникает задача проверить сводные бюджетные данные по организациям, в состав которых входят бюджетируемые ЦФО. Это может быть уже упомянутый нами финансовый менеджер предприятия, финансовый директор или другой его работник, которому в системе установлены соответствующие права. На вкладках диалогового окна находятся консолидированные данные по всем бюджетам, которые он сможет проанализировать. Например, на вкладку «БДДС» выводится сводный бюджет движения денежных средств по указанной в форме организации:
Рис.6. Прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Диалоговое окно «Проверка бюджетов организации», вкладка БДДС. План, факт, отклонение от плана
На вкладке «ЦФО» содержится список бюджетных статей организации, по ЦФО которой проводится проверка, наименования подразделений и ответственных за исполнение планирования лиц, а также даты контрольных сроков, статусы проверки бюджетов и комментарии к ним:
Рис.7. Прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Диалоговое окно «Проверка бюджетов организации», вкладка «ЦФО»
Далее аналогичным образом проводится процедура «Проверка бюджетов группы организаций» и, на завершающем этапе, перед ответственным за утверждение бюджетов группы (например, финансовый директор компании) возникает задача «Утвердить бюджеты группы». После двойного клика открывается диалоговое окно «Утверждение бюджетов группы»:
Рис.8. Прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Диалоговое окно «Утверждение бюджетов группы»
После нажатия на кнопку «Все бюджеты утверждены» процесс формирования всех бюджетов группы организаций можно считать завершенным:
Организация, разработка и внедрение системы бюджетного управления предприятия даст намного более ощутимые результаты, если будет проводиться менеджерами с достаточным уровнем управленческих компетенций. Это вызвано, в первую очередь, тем, что в основе грамотно поставленной системы бюджетирования лежит сбалансированное сочетание централизованного стратегического управления всем холдингом с одной стороны, и разумной децентрализации управленческих функций в составляющих его подразделениях с другой.
Трудности, которые часто возникают в работе столь сложной бюджетной системы, можно во многом компенсировать при помощи ее автоматизации. Применяя для этого, например, программный продукт «АстроСофт: бюджетирование», компания сможет добиться ряда преимуществ – и заметного снижения издержек, и укрепления исполнительской дисциплины персонала, и повышения управляемости всей бюджетируемой структуры. Здесь упрощение процедуры формирования БДДС – лишь часть общей повседневной картины развития предприятия.
Для того, чтобы эффективно руководить столь сложной структурой, от ее менеджеров требуется не только опыт, харизма, интуиция и превосходное владение управленческим инструментарием. Они должны быть готовы доверять своим подчиненным – только тогда компания сможет успешно достичь заявленных в своей миссии целей.
Материал подготовил
Калинченко Павел
Бизнес-аналитик Департамента АСУ Компании АстроСофт
Бюджет движения денежных средств – это рабочий механизм управления денежными потоками предприятия. Но его надо правильно составить и следовать ему. В статье расскажем, что такое БДДС и приведем пошаговую инструкцию по составлению.
Бюджет движения денежных средств (БДДС) – это прогноз поступлений и расходований денежных средств, сформированный по периодам (неделя, месяц, год) для предотвращения кассовых разрывов.
Главная идея составления БДДС – обеспечить предприятию положительный остаток ДС в течение всего периода планирования, и сделать это самым оптимальным с точки зрения затрат образом.
Бюджет состоит из трех разделов:
В каждом из разделов платежи разнесены по статьям движения денежных средств. Многие статьи БДДС соответствуют статьям БДР, но есть статьи, которых в БДР не предусмотрено, например, получение и выплата кредита, уплата НДС. И, напротив, такие статьи, как амортизация, курсовые разницы, доход/расход по ценным бумагам есть в БДР, но их не может быть в БДДС.
Основой для составления бюджета денежных средств являются Бюджет доходов и расходов, условия оплаты в договорах с контрагентами, и также первичные документы движения денежных средств (платежки, банковские выписки).
Когда мы слышим «бюджет», в первую очередь мы представляем себе планирование предстоящих доходов и расходов предприятия, подразделения. И это правильно, ведь в 72% случаев на предприятии ведется только .
Но иногда этого бывает недостаточно, ведь доходы и расходы учитываются по начислению. Если предприятие работает со значительными отсрочками платежей, ему необходимо вести бюджет движения денежных средств, чтобы не попасть в кассовые разрывы и заранее планировать получение внешнего финансирования.
Бюджет движения денежных средств решает проблему планирования остатков на расчетных счетах, так как представляет любую хозяйственную операцию именно с точки зрения получения или оплаты денежных средств.
Пример
Проследим отличие БДДС от БДР на примере покупки автомобиля. Если предприятие планирует приобрести в будущем году автомобиль, то оно включит в бюджет доходов и расходов в этом и последующих годах суммы амортизации по автомобилю. А в бюджет движения денежных средств включит всю сумму за автомобиль в том периоде, когда планирует его оплатить.
Бюджет движения денежных средств особенно важно вести торговым компаниям и производственным предприятиям, так как в этих отраслях наиболее длинный финансовый цикл. От момента оплаты денег за товар/сырье до момента их получения за готовую продукцию может пройти 90–180 календарных дней. И в течение этого времени нужно изыскивать средства для закупки новых партий товаров и сырья, для оплаты заработных плат и других операционных расходов.
Если не отвести должное внимание планированию, есть риск оказаться в ситуации, когда, имея достаточный уровень прибыли, предприятие не может рассчитаться с долгами. Порой возникает серьезная угроза операционной деятельности. А срочное привлечение заемного капитала не всегда возможно и стоит совсем другие проценты.
И наоборот, используя планирование денежных средств, предприятие может построить стратегию общения с кредиторами и финансовыми организациями, а излишек денежной массы выгодно инвестировать.
Часто при первой верстке БДДС выясняется, что сальдо на конец планового периода отрицательно. Дальше начинаются многочисленные корректировки планов, призванные избавить предприятие от дефицита. Но если немного усовершенствовать привычный бюджет, можно быстро найти возможности для уменьшения сумм предстоящих платежей. .
В теории бюджет можно составлять двумя способами:
Прямой способ составления – это учет денежных потоков «как они есть».
То есть для того, чтобы составить бюджет, вы должны собрать всю информацию по платежам:
И внести их в бюджет согласно срокам произведения оплаты.
Косвенный способ составления предполагает использования БДР и .
Для того чтобы составить бюджет движения денежных средств косвенным способом, вы должны изменить величину прогнозной прибыли на все денежные операции:
На практике чаще всего БДДС составляют прямым способом, так как он понятнее, и его проще корректировать и контролировать. Поэтому и рассмотрим алгоритм составления на примере прямого способа.
Чтобы бюджет был сбалансированным и жизнеспособным, убедитесь, что поступления и платежи спланированы точно и без ошибок. Что и как проверить, читайте в решении «Системы Финансовый директор».
Чтобы приступить к составлению БДДС, вам нужно получить доступ к БДР (если он ведется), планам продаж, договорам с контрагентами (и с покупателями, и с поставщиками), к банковским выпискам и выделить часть рабочего времени на общение с коллегами из бухгалтерии, закупок и продаж.
У БДДС, по аналогии с БДР, есть подраздел «прямых» поступлений и платежей. То есть это те поступления и платежи, которые напрямую зависят от объема выпуска и продаж продукции. Как правило, они составляют 65–90% всех денежных потоков. С них и начнем.
Если БДР ведется не на каждом предприятии, по план продаж есть практически у всех. Цифры продаж, расписанные по заказчикам, и будут отправной точкой планирования поступлений денежных средств.
Вам остается только планомерно внести напротив каждого заказчика (или договора с заказчиком) сроки оплат, указанные в договоре, и преобразовать план продаж в план поступлений денежных средств.
Скорее всего, детализация продаж по заказчикам будет доступна только на первые месяцы планирования. Значит, для первых месяцев вы будете использовать детализированные поступления, а в более отдаленных периодах – среднюю отсрочку по платежам для всей суммы продаж.
То же правило работает для компаний, у которых план продаж не детализируется по заказчикам.
С поступлениями все было довольно просто, над оплатами основным поставщикам придется задуматься. Здесь в планирование вмешиваются понятия операционного и финансового циклов предприятия.
Напомним, операционный цикл – это период от момента приобретения сырья до момента реализации готовой продукции. Финансовый цикл – это период от момента оплаты поставщику за сырье до момента оплаты покупателем за готовую продукцию.
И если в БДР прямые затраты на единицу продукции возникают в момент ее появления на складе ГП, то в БДДС «прямые» платежи появляются раньше, порой намного раньше.
Если предприятие придерживается плана закупок, то, чтобы рассчитать платежи поставщикам, достаточно внести суммы оплат по каждой поставке согласно срокам из договоров.
Если же плана закупок нет, то нужно будет рассчитать операционные и финансовые циклы по каждой группе выпускаемых продуктов, а именно понять:
После того, как «скелет» бюджета готов, на него нанизываются прочие поступления и выплаты денежных средств, относящиеся к операционной деятельности.
Это статьи ДДС:
Как правило, прочие платежи имеют периодичность (неделя, несколько раз в месяц, месяц, квартал). Чтобы определить эту периодичность, воспользуйтесь договорами с поставщиками, банковскими выписками, нормативными документами. Всю недостающую информацию можно выяснить у сотрудников, ответственных за формирование платежей.
К примеру, для выплаты заработной платы и аванса на предприятии приказом установлены определенные календарные дни. А премии выплачиваются раз в квартал вместе с заработной платой.
Для тех статей движения денежных средств, по которым периодичность однозначно определить нельзя, принято указывать средние значения оплат в каждом из периодов.
Разовые платежи, такие, как маркетинг и развитие, вносятся в соответствии с согласованным планом.
Итогом заполнения раздела «Операционная деятельность» будет сальдо денежного потока от операционной деятельности. Проверьте себя: сальдо может быть отрицательным в нескольких периодах, но в целом оно должно быть положительным, если предприятие работает с прибылью и не находится в стадии активного роста.
Раздел «Операционная деятельность» готов, переходим к разделу «Инвестиционная деятельность».
Если на предприятии ведется инвестиционный бюджет или хотя бы БДР, то данные для формирования раздела инвестиционная деятельность можно почерпнуть там.
Если же нет, то узнать о планах на вложения в основные фонды и финансовые вложения можно в ходе общения с ключевыми сотрудниками предприятия. Но лучше все-таки собрать совещание и определить совместными силами инвестиционный бюджет на год минимум.
Главным правилом отражения капитальных затрат в БДДС будет отражение всей суммы, оплаченной за основное средство или финансовый актив, в периоде осуществления оплаты.
Предприятие может не только приобретать внеоборотные активы , но и продавать их. Финансовые вложения могут приносить доходы в виде дивидендов, процентов по кредиту и прочих выплат. Поступления от реализации внеоборотных активов и доход от финансовых активов также отражаются в разделе «Инвестиционная деятельность».
Итогом внесения выплат и поступлений в раздел «Инвестиционная деятельность» будет сальдо денежных потоков от инвестиционной деятельности.
Последним заполняем раздел «Финансовая деятельность».
Раздел «Финансовая деятельность» потому и формируется последним в БДДС, что его главная задача – найти денежные средства для компенсации отрицательных сальдо по инвестиционной деятельности и операционной деятельности.
Привлекать денежные средства можно из внутренних источников, например, выпустив акции или не выплачивая дивиденды собственникам на протяжении нескольких периодов.
Но чаще всего предприятия прибегают к внешним источникам:
