Дата размещения статьи: 12.07.2014
Многие организации вне зависимости от своего вида деятельности используют автомобильный транспорт. Как правильно оформить затраты, связанные с эксплуатацией транспортных средств, и отразить их в учете?
К горюче-смазочным материалам (ГСМ) относятся: топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные и охлаждающие). Они учитываются в составе материально-производственных запасов. Движение ГСМ в бухгалтерском учете отражается на счете 10 "Материалы", субсчет 3 "Топливо".
Поступившие в организацию ГСМ могут учитываться по фактической себестоимости их приобретения либо по учетным ценам. Чаще всего учет ГСМ ведется по фактической себестоимости.
Фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).
Приобретение ГСМ
Обычно осуществляется двумя способами: за наличный расчет через подотчетных лиц; приобретением талонов, топливных карт для последующей покупки по ним ГСМ.
Водители при приобретении ГСМ на АЗС обязаны получить кассовый чек, в котором указывается дата приобретения, марка топлива или смазочного материала, количество отпущенного и общая стоимость. Когда кассовые чеки не выдаются, водитель обязан получить иной документ (справку, квитанцию, накладную), имеющий приведенные выше данные, а также реквизиты продавца и заверенный подписью и штампом (печатью) организации, осуществившей отпуск материалов.
Кассовый чек является первичным учетным документом и должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные в п. 4 Положения по применению ККМ (утв. Постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 N 745), действующего в части, не противоречащей Закону N 54-ФЗ. Что должно содержаться в кассовом чеке, подробно описано в Письме УФНС России по г. Москве от 26.04.2011 N 17-15/041152. В частности, следующие реквизиты: наименование организации; ИНН продавца; заводской номер ККТ; порядковый номер чека; дата и время покупки или оказания услуги; стоимость покупки или услуги; признак фискального режима; стоимость ГСМ с учетом НДС. В некоторых регионах для АЗС введен единый налог на вмененный доход. В таких случаях стоимость ГСМ не включает в себя НДС; марку, количество ГСМ и цену за единицу. Эти реквизиты не являются обязательными для чека контрольно-кассового аппарата. Однако большинство АЗС в настоящее время выдают именно такие чеки. Если в чеке нет указанных реквизитов, то АЗС должна выдать товарный чек.
На чеке, выданном подотчетному лицу, могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ. Так, например, если на ККМ установлена ЭКЛЗ (электронная кассовая лента защищенная), то данный реквизит также приобретает статус обязательного.
При отсутствии любого из реквизитов или невозможности их прочтения чеки не могут служить оправдательными документами для целей налогообложения.
На практике нередко возникают ситуации, когда чернила на кассовом чеке с течением времени выцветают. В таких случаях контролирующие органы рекомендуют признавать затраты на основании ксерокопий кассовых чеков, заверенных подписью должностного лица и печатью организации, а также приложенного оригинала выцветшего кассового чека (Письма Минфина России от 17.09.2008 N 03-03-07/22 и от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209, УФНС России по г. Москве от 26.06.2006 N 20-12/56636@ и от 12.04.2006 N 20-12/29007). Существует возможность подтвердить расходы и без таких копий. Компания может представить иные документы, подтверждающие расходы подотчетного лица (Постановление ФАС Московского округа от 04.02.2011 N КА-А40/18116-10). Например, такими документами могут служить товарный чек или договор с контрагентом.
Бухгалтерия на основании авансового отчета приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости. Аналитический учет ГСМ ведется по материально ответственным лицам - водителям автотранспорта. НДС из стоимости ГСМ расчетным путем не выделяется. Это связано с тем, что для АЗС продажа ГСМ с выдачей чека контрольно-кассового аппарата является розничной торговлей, а гл. 21 НК РФ не предусмотрено принятие к налоговому вычету сумм НДС, выделенных расчетным путем из указанных чеков.
Стоимость топлива, приобретенного водителями за наличный расчет, подтвержденная документально, списывается с кредита счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в дебет счета 10, субсчет 3 "Топливо".
Расчеты с подотчетными лицами - водителями по суммам денежных средств (банковских корпоративных карт), выданным на приобретение ГСМ, отражаются в бухгалтерском учете в общепринятом порядке.
Стоимость топлива, использованного на производственные нужды, отопление и выработку энергии, относят в дебет счетов 20, 23, 25, 26 по назначению.
Остаток топлива, учтенный на счете 10, субсчете 3 "Топливо", должен соответствовать данным аналитического учета по каждому месту хранения и водителю автомобиля.
Использование топливных карт
Организация может выдавать водителям вместо наличных денег банковскую корпоративную карту или специализированную топливную карту для приобретения топлива и прочих видов ГСМ. Топливные карты, как и талоны, приобретаются по договору у собственника сети АЗС.
Расчеты по картам и талонам ведутся либо на условиях предоплаты, либо по фактически израсходованному топливу.
По сравнению с приобретением ГСМ за наличный расчет либо по талонам топливные карты имеют ряд преимуществ: нет необходимости выдавать наличные денежные средства под отчет водителям предприятия и вести учет талонов.
При отпуске ГСМ по пластиковым картам работники АЗС выдают водителю документ (терминальный чек), подтверждающий оплату топлива, который водитель передает в бухгалтерию. Держатель топливной карты освобождается от необходимости составлять и представлять в бухгалтерию авансовый отчет о стоимости заправленного топлива. Кроме того, топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени лица покупателя определенное количество товара.
Отметим, что топливная карта не является платежным средством, ее можно использовать только для оплаты ГСМ и только на заправках конкретного поставщика. Причем в момент оплаты при заправке происходит зачет внесенного ранее аванса в счет полученных ГСМ.
Порядок расчетов с поставщиками ГСМ по топливным картам устанавливается в договоре. В нем стороны определяют лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за бензин и обслуживание карты, а также иные условия, в частности предоставление скидки, порядок сверки расчетов.
Поставщик топлива ежемесячно представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное топливо, а также отчет (реестр) операций по картам. В реестре указываются данные с заправок: количество, марка, стоимость отпущенного бензина, а также дата, время, место заправки и остаток средств на карте.
Данные реестра поставщика ГСМ сверяются с путевыми листами, представленными водителями с приложением чеков АЗС (терминальных чеков), подтверждающих количество, вид топлива, стоимость полученных по конкретной топливной карте ГСМ, а также дату и время заправки.
Оплата ГСМ поставщику производится авансом по безналичному расчету, что отражается следующей бухгалтерской записью:
К-т сч. 51 "Расчетные счета"
уплачен аванс.
Ежемесячно организация-покупатель и организация - продавец ГСМ составляют акт приема-передачи ГСМ или отчет (ведомость) об отпуске топлива. В акте (отчете) указывают наименование, количество и стоимость отпущенных ГСМ. На основании акта (отчета) продавец выписывает счет-фактуру с выделением НДС.
По полученному акту (отчету) бухгалтерия производит следующие записи:
принят к учету бензин, фактически предоставленный поставщиком (залитый им в баки заправляемых автомобилей организации) без учета НДС;
произведен зачет аванса в части стоимости бензина, полученного водителями при заправке автомобилей по топливным картам;
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Расчеты с поставщиками",
отражен НДС, предъявленный продавцом в счете-фактуре;
НДС принят к вычету.
При использовании талонов на ГСМ также производится перечисление аванса поставщику. После оплаты организация получает талоны на ГСМ. В талонах указываются марка и количество топлива. Форму талонов поставщики разрабатывают самостоятельно, так как нормативными документами она не установлена.
Бухгалтерия приходует полученные талоны для контроля на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" в штуках по условной цене. Аналитический учет по счету 006 ведется на основании книги учета талонов на ГСМ, ведомости выдачи талонов на ГСМ и путевых листов.
Для учета талонов приказом руководителя организации назначается материально ответственное лицо. Движение талонов регистрируется материально ответственным лицом в специальной книге учета в количественном выражении по маркам и купюрам.
Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью организации и подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в ней производятся ежедневно по документам, которые послужили основанием для оприходования и списания в расход талонов на ГСМ. Каждый лист книги заполняется под копирку.
Второй лист является отрывным и служит отчетом материально ответственного лица. Отрывной лист сдается в бухгалтерию организации с приложенными к нему приходными и расходными документами.
Талоны выдаются водителям по ведомости учета выдачи талонов на ГСМ. Полученный по талонам бензин водители указывают в путевых листах.
Ежемесячно бухгалтерия проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку ГСМ в баках транспортных средств. По данным сверки бухгалтер определяет количество талонов, не израсходованных водителями в отчетном периоде.
В бухгалтерском учете организации поступление ГСМ на дату фактического получения на АЗС топлива по талонам отражается следующими записями:
Д-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Расчеты с поставщиками по выданным авансам",
К-т сч. 51 "Расчетные счета"
произведена предоплата за ГСМ;
Д-т сч. 006 "Бланки строгой отчетности"
полученные талоны на бензин отражены в составе бланков строгой отчетности;
Д-т сч. 10 "Материалы", субсч. 3 "Топливо",
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Расчеты с поставщиками",
по талонам получены ГСМ от поставщика;
Д-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Расчеты с поставщиками",
отражен НДС в стоимости поступивших ГСМ;
К-т сч. 006 "Бланки строгой отчетности"
списана с забалансового учета стоимость талонов, израсходованных водителями;
Д-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсч. 2 "Расчеты с бюджетом по НДС",
К-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"
НДС принят к вычету;
Д-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Расчеты с поставщиками",
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Расчеты с поставщиками по выданным авансам",
зачтен перечисленный аванс на сумму топлива, залитого в баки транспортных средств.
Вычет НДС по приобретенным ГСМ
Если НДС в кассовом чеке не выделен и счет-фактура не выдавался, суммы НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным у организаций и индивидуальных предпринимателей, к вычету не принимаются (Письма Минфина России от 09.03.2010 N 03-07-11/51 и от 03.08.2010 N 03-07-11/335).
Если организация приобретает топливо на основании договора с использованием топливных карт, то в этом случае поставщик предоставляет ей как покупателю полный пакет документов, необходимых для применения вычетов по НДС: счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное топливо, а также отчет (реестр) операций по картам. На основании полученных документов организация приходует приобретенные ГСМ и предъявляет "входной" НДС к вычету.
Списание ГСМ
В учете списание ГСМ отражается бухгалтерскими записями по дебету счетов учета затрат (20 "Основное производство", 23 "Вспомогательное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу") и кредиту счета 10, субсчет 3 "Топливо". Стоимость израсходованных ГСМ включается в расходы по обычным видам деятельности (п. п. 4, 5 ПБУ 10/99).
В налоговом учете на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ затраты на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта) относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Нормы списания ГСМ
Списание стоимости ГСМ на затраты производится по мере их расходования в фактических объемах на основании надлежаще оформленных соответствующих первичных документов в общеустановленном порядке.
Для обеспечения рационального использования указанных материалов каждая организация самостоятельно определяет нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей с учетом технологических особенностей своего производства. Они должны рассчитываться с учетом особенностей автомобилей, тракторов, механизмов, месторасположения организации и прочих условий.
Такие нормы организация разрабатывает для контроля над расходом ГСМ на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт автомобильной техники. Они утверждаются приказом руководителя организации. С приказом знакомят всех водителей автотранспорта.
Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды в состав норм не включается и устанавливается отдельно.
На автотранспортных цехах на внутригаражные разъезды и технические надобности (технические осмотры, регулировочные работы, приработку деталей двигателей и автомобилей после ремонта и т.д.) допускается увеличение нормативного расхода топлива до 1% от общего его количества, потребляемого автотранспортным цехом.
Для автомобилей общего назначения установлены следующие виды норм:
- базовая норма на 100 км пробега (данная норма в зависимости от категории автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т.д.) предполагает различное снаряженное состояние автомобиля и режим движения в эксплуатации);
- норма на 100 тонно-километров (т/км) транспортной работы (учитывает дополнительный расход топлива при движении автомобиля с грузом); данная норма зависит от разновидности двигателя, установленного на автомобиле (бензиновый, дизельный или газовый), и полной массы автомобиля;
- норма на поездку с грузом (учитывает увеличение расхода топлива, связанное с маневрированием в пунктах погрузки и выгрузки). Норма зависит только от полной массы автомобиля.
Базовые нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля установлены в следующих измерениях: для бензиновых и дизельных автомобилей - в литрах; для автомобилей, работающих на сжиженном нефтяном газе, - в литрах сжиженного газа; для автомобилей, работающих на сжатом природном газе, - в нормальных метрах кубических; для газодизельных автомобилей - в нормальных метрах кубических сжатого природного газа плюс в литрах дизельного топлива.
Особенности эксплуатации автомобилей, связанные с дорожно-транспортными, климатическими и другими факторами, учитываются путем применения к базовым нормам поправочных коэффициентов. Эти коэффициенты установлены в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы. При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.
Нормы расхода ГСМ на автомобильном транспорте введены Распоряжением Министерства транспорта РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р (Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте").
В соответствии с п. 3 Методических рекомендаций нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте предназначены для расчетов нормативного значения расхода топлива по месту потребления, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности предприятий в обеспечении нефтепродуктами, для расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т.д.
Нормы могут устанавливаться для каждой модели, марки и модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автомобильных транспортных средств согласно их классификации и назначению.
Повышенные нормы (для работы автотранспорта в городах с населением свыше 3 млн человек - до 25%) предусмотрены для автомобилей, эксплуатируемых в соответствующих условиях (особенности места эксплуатации), и не зависят от места регистрации автотранспортного средства.
По мнению Минфина России (Письма от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097, от 03.09.2010 N 03-03-06/2/157), при определении обоснованности затрат на приобретение ГСМ при исчислении налога на прибыль налоговое законодательство не содержит ограничений по учету расходов на ГСМ и конкретного перечня первичных документов, непредставление которых является основанием для отказа налогоплательщику в учете в составе расходов фактически понесенных затрат. Вместе с тем при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать Методические рекомендации, введенные Распоряжением N АМ-23-р.
Организация вправе самостоятельно установить нормы расходования ГСМ, а также учесть для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ в размере фактически понесенных затрат при условии их обоснованности (Постановления ФАС Центрального округа от 04.04.2008 N А09-3658/07-29, ФАС Северо-Кавказского округа от 15.12.2010 N А53-3254/2010).
Если организация включила в состав расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, затраты на ГСМ в части, превышающей нормы расхода на ГСМ (рассчитанные налогоплательщиком самостоятельно и утвержденные приказами по организации), то данные расходы не могут быть учтены для целей налогообложения по налогу на прибыль (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.04.2012 N А27-8757/2011).
Документальное оформление
Путевой лист является основным оправдательным документом, на основании которого определяются расход и списание топлива. При условии надлежащего оформления он является документом, подтверждающим в целях налогообложения прибыли расходы на приобретение ГСМ (Письмо ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@).
Организация должна разработать форму путевого листа, в котором будет содержаться информация, соответствующая требованиям ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и подтверждающая экономическую обоснованность произведенных расходов на списание топлива (Письмо Минфина России от 06.03.2013 N 03-03-06/1/6700).
В Письме от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77 Минфин России обращает внимание на то, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода. Если ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, то путевой лист, составленный с такой периодичностью, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.
Судебная практика подтверждает возможность и правомерность при определенных условиях составления путевых листов не за каждый день (Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 N А38-4082/2008-17-282-17-282, ФАС Центрального округа от 04.04.2008 N А09-3658/07-29).
Информация о норме и фактическом расходе топлива, показаниях спидометра при выезде и при окончании работы автотранспорта, наименование автомобиля и его государственный номер, сведения о маршруте поездок, указанные в путевом листе, являются подтверждением обоснованности расхода ГСМ. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля работниками организации в служебных целях (Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.05.2012 по делу N А27-10606/2011, ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.07.2010 N А33-10451/2009).
Некоторые суды придерживаются иной точки зрения.
ФАС Московского округа (Постановления от 26.08.2010 N КА-А41/9668-10, от 20.07.2010 N КА-А40/7436-10) отметил, что ссылка налогового органа на отсутствие в путевых листах сведений о конкретных маршрутах следования автомобиля и пунктах назначения не опровергает вывод о правомерности принятия налогоплательщиком к учету для целей налогообложения прибыли расходов на ГСМ. Указание пути следования автомобиля, а также адреса в маршруте в путевом листе в силу закона не является обязательным реквизитом путевого листа, при том что претензий к оформлению иных документов налоговый орган не предъявил.
Аналогичная позиция изложена в Постановлении ФАС Поволжского округа от 19.11.2010 N А55-38009/2009.
Отметим, что в путевых листах важно указывать показатели спидометра, особенно в случаях, когда организация арендует автомобиль у сотрудников или иных физических лиц.
Показатели спидометра используются для определения (подтверждения) пробега автомобиля, который по совокупности с данными о потреблении топлива напрямую определяет расчетную величину израсходованного топлива.
Если показания спидометра в конкретном периоде времени не могут достоверно отражать фактический пробег автомобиля (например, в результате выхода спидометра из строя), то данное обстоятельство должно быть задокументировано и соответствующим образом отражено в поле "показания спидометра" соответствующей формы путевого листа.
Фактический пробег автомобиля может быть подтвержден иными документами, в частности объективно (результаты измерений) отражающими расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром.
Когда переданный организации в безвозмездное пользование автотранспорт используется его собственником (работником организации) как в служебных, так и в личных целях, для подтверждения расходов на ГСМ в служебных целях путевые листы должны содержать информацию о конкретном маршруте следования, показания спидометра транспортного средства на начало и окончание рабочего дня.
Если автомобиль арендованный, то для включения арендной платы в расходы достаточно иметь следующий комплект документов: договор аренды; документы, подтверждающие уплату арендных платежей; акт приемки-передачи арендованного имущества (Письма Минфина России от 16.11.2011 N 03-03-06/1/763, от 13.10.2011 N 03-03-06/4/118). Затраты по арендованному автомобилю могут быть учтены в расходах при условии, что этот автомобиль используется в деятельности организации, направленной на получение дохода (Письмо Минфина России от 22.12.2011 N 03-03-06/1/844).
По мнению УФНС России по г. Москве, путевой лист - это один из возможных документов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования. Но есть и иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора, например приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за работниками, заявки на использование арендованных автомобилей (Письмо от 30.04.2008 N 20-12/041966.1).
При использовании работником личного автомобиля обоснованность расходов по выплате компенсации за использование личного имущества в служебных целях также подтверждают путевыми листами (Письма Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6, от 16.11.2006 N 03-03-02/275, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776 и др.).
Согласно Трудовому кодексу РФ, применение личной собственности сотрудника в интересах работодателя подлежит возмещению. Причём объём средств, направленный на покрытие расходов, связанных с обслуживанием и эксплуатацией такого имущества, законодательно не ограничен. К тому же с таких выплат не взимается НДФЛ.
Нормативными актами установлено, что если служащий привлекает свой автомобиль в рабочий процесс с согласия руководства, то возникающие в этом случае затраты на топливо должны быть восполнены. Объём компенсации оговаривается внутренними документами компании.
Возмещение расходов на использование транспортного средства не зависит от его вида:
Нередко возникают споры о том, можно ли возвращать суммы, потраченные на эксплуатацию машины, применяемой для выполнения трудовых обязанностей сотрудника, которой он управляет по доверенности. Разъяснения ФНС и сложившаяся судебная практика однозначно указывают, что выплаты в такой ситуации являются правомерными.
Организация должна возместить издержки, возникшие при использовании личного транспорта работника для её нужд, если ситуация удовлетворяет ряду условий:
Покрытие расходов на приобретение бензина, дизельного топлива, масел и других материалов предоставляется владельцу или лицу, имеющему полномочия на вождение либо распоряжение автомобилем. Привлечение сторонней техники для нужд организации с оплатой издержек на её применение может быть узаконено разными способами.
Чаще всего - это компенсация, оформленная в рамках трудового договора, соглашение о безвозмездной эксплуатации, или о найме транспортного средства с экипажем, а также без него.
У каждого варианта есть свои нюансы, важные для обеих сторон. Они связаны с налогообложением, размером выплат, возможностями по использованию имущества.
Один из самых очевидных способов возместить расходы на ГСМ - компенсация, установленная руководителем. Её объём и виды затрат, подлежащие возмещению, согласовывают с сотрудником. Кроме топлива, в список могут входить ремонт и амортизация. При необходимости сумма может быть увеличена.
Приведённый вариант имеет как достоинства, так и недостатки:
В этом случае нужно действовать следующим образом:
Оптимальный порядок покрытия финансовых затрат на эксплуатацию машины сотрудника в интересах организации - это . Гражданский кодекс РФ предлагает альтернативу: нанять транспорт с экипажем или без него. Первый вариант не может быть использован, поскольку в рассматриваемом случае водитель является собственником. Как следствие, у него не получится заключить трудовой контракт с самим собой.
Используя такой способ, можно учесть любые нюансы, например:
Оформление отношений таким способом, несомненно, выгодно организации и владельцу автомобиля вместе с тем есть отрицательные моменты:
Сделка по аренде предполагает следующий алгоритм:
Вариант, при котором вознаграждение за предоставление транспортного средства для исполнения служебных обязанностей не предполагается, выгоден, если оно принадлежит, например, учредителю. Впрочем, если необходимо, перечисление денег можно оформить, как материальную помощь сотруднику.
Использование имущества по безвозмездному соглашению увеличивает основу для расчёта налога на прибыль, согласно рыночной стоимости услуги, оказанной бесплатно.
В этом и состоит самый большой минус такого способа. И всё же он дешевле, чем простой возврат денег за ГСМ.
Покрытие расходов сотрудника на использование личной собственности в рабочем процессе происходит с периодичностью, указанной в соглашении, подписанном обеими сторонами. Чаще всего - один раз в месяц. Во время отпуска, больничного, командировки возмещение не предусмотрено.
Для получения денег нужно представить ряд документов:
По последнему пункту нередко возникают споры . Дело в том, что такая бумага предназначена для учёта перемещений транспорта, принадлежащего компании.
Законодательство не регламентирует применение личной собственности в служебных целях и не требует заполнения соответствующей документации.
Суды не настаивают на составлении путёвки лицом, которое не является водителем. Однако письма Минфина на эту тему неоднозначны. Тем, кто не желает использовать такую форму отчётности вполне реально доказать свою правоту в спорах с ФНС. А если отвечать на лишние вопросы инспекторов не хочется, то придётся документально подтверждать служебный характер разъездов.
Все организации, неважно применяют они общую систему или УСН, возмещение затрат на привлечение личного транспорта сотрудника для исполнения служебных обязанностей относят к расходам.
В случае легкового автомобиля - эта величина ограничивается на законодательном уровне:
Для грузовиков сумма не регламентируется. А при эксплуатации мотоцикла базу налога на прибыль можно уменьшить на 600 рублей. Тип легко определяется с помощью ПТС или свидетельства о регистрации.
На выплаты работнику, в свою очередь, не начисляются:
Чтобы избежать возникновения налога необходимо передать в организацию бумаги для подтверждения:
Нередко возникает вопрос, обложения доходов физического лица, полученных сверх норматива, установленного для прибыли Правительством РФ. Такой подход не совсем верен. И несколько лет назад ВАС принял решение, что указанные лимиты нельзя применять для определения базы НДФЛ. Следовательно размер возмещения ничем не ограничен.
В случае когда сотрудник управляет автомобилем, который ему не принадлежит, мнения о взимании налога с суммы компенсации разделились. ФНС и Минфин считают, что НДФЛ нужно начислять. В то же время есть несколько судебных решений в пользу освобождения от обязательной выплаты. Однозначного ответа пока не существует.
А вот организация, сможет учесть в составе расходов выплаты, связанные с возмещением затрат на использование транспортного средства, управляемого по доверенности.
Такие действия удовлетворяют нормам НК РФ, при условии, что сотрудник представит следующие бумаги:
Размер выплаты определяется по соглашению сторон. Бухгалтерия, в свою очередь, обязана провести соответствующие вычисления.
Ниже представлен примерный образец:
Работодатель исполняет обязательства, связанные с расходами подчинённого на применение собственного автотранспорта для служебной необходимости, ежемесячно.
Затраты на ГСМ в текущем периоде покрываются до его окончания.
Все сроки должны быть согласованы обеими сторонами и оформлены в письменном виде.
Таким образом, для восполнения расходов, связанных с эксплуатацией машины, которая находится в собственности или управляется по письменному уполномочию, нужно придерживаться простого алгоритма:
Негласно компенсация ГСМ помимо экономической справедливости, носит ещё и характер мотивационной выплаты. Компании, которые в полном размере и без задержек выплачивают вышеуказанное возмещение, находятся на более высоких позициях в рейтинге работодателей.
размер шрифта
3. Объектом налогообложения для налогоплательщиков изготовителей ГСМ является выручка от реализации ГСМ (без НДС).
4. При реализации ГСМ, ввозимых на территорию Российской Федерации, объектом налогообложения является выручка от реализации ГСМ (без НДС).
5. Налогоплательщики, передающие сырье для переработки его в ГСМ, уплачивают налог от выручки от реализации этих ГСМ (без НДС).
6. Для налогоплательщиков, приобретающих ГСМ для их доработки с целью улучшения качественных характеристик, товарного вида (в том числе за счет расфасовки в другую тару) и последующей перепродажи, объектом обложения налогом является сумма разницы между выручкой от реализации ГСМ (без НДС) и стоимостью их приобретения (без НДС).
7. Для организаций, которые определяют реализацию по отгрузке товаров (продукции), датой определения выручки от реализации считается день их отгрузки и предъявления покупателю расчетных документов или иной момент перехода права собственности к покупателю.
Для организаций, которые определяют реализацию по оплате товаров (продукции), датой определения выручки от реализации считается день поступления средств за реализацию отгруженных ГСМ на счета юридических лиц в учреждения банков, день поступления выручки в кассу или иной момент прекращения дебиторской задолженности за отгруженные ГСМ, числившейся за покупателем.
Учетная политика определяет дату определения выручки от реализации ГСМ и не влияет на ее объем, определяемый по первичным документам в момент (непосредственно по завершении) фактической продажи (поставки) ГСМ.
8. Включение расходов по транспортировке ГСМ у продавца в выручку от реализации этих материалов зависит от условий реализации.
При установлении цены реализации ГСМ на условиях их доставки за счет продавца до места, в котором предусмотрено получение ГСМ покупателем (получателем), расходы по транспортировке ГСМ, понесенные продавцом в связи с оплатой их третьим лицам, включаются в налогооблагаемую базу у продавца, в том числе и в случае выделения указанных расходов в первичных документах отдельной строкой.
При установлении цены реализации ГСМ на условиях их доставки за счет продавца до определенного договором места (далее - пункт отправления) и отправлении по согласию и за счет покупателя продавцом ГСМ до другого места (далее - пункт назначения) возмещаемые покупателем (получателем) суммы по транспортировке ГСМ от пункта отправления до пункта назначения, оплачиваемые продавцом за счет покупателя третьим лицам, у продавца в выручку от реализации ГСМ не включаются; при этом в первичных документах должны быть отдельно выделены стоимость ГСМ и сумма транспортных услуг.
9. Операции с возвратной тарой в целях налогообложения учитываются отдельно от стоимости фасованной в эту тару продукции (товаров) и не облагаются налогом.
10. При уступке права (требования) у продавца ГСМ, уступающего право (требование), выручка от реализации ГСМ определяется в соответствии с учетной политикой - по мере отгрузки ГСМ и предъявления покупателю расчетных документов (или иному моменту перехода права собственности на ГСМ) или по мере их оплаты (в момент погашения дебиторской задолженности, числившейся за покупателем).
При учетной политике "по оплате" у продавца ГСМ в момент уступки права (требования) возникает выручка от реализации ранее проданных (поставленных) ГСМ.
Для целей налогообложения размер выручки от реализации ГСМ определяется исходя из договорных отношений и первичных документов, оформленных с покупателем ГСМ, и не зависит от договорной стоимости уступаемого права (требования).
11. При расчетах за ГСМ векселями, когда покупатель является векселедателем, при учетной политике "по оплате" получение векселя не приводит к появлению налогооблагаемой базы. Объект налогообложения возникает в момент погашения дебиторской задолженности, продолжающей числиться за покупателем ГСМ: в момент погашения векселя или совершения индоссамента на третье лицо.
Для целей налогообложения размер выручки от реализации ГСМ определяется исходя из договорных отношений и первичных документов, оформленных с покупателем ГСМ.
Если покупатель расплачивается векселем третьего лица, в момент передачи векселя погашается дебиторская задолженность за покупателем и должна быть определена в целях исчисления налога выручка от реализации ГСМ у продавца, если учетная политика установлена "по оплате".
12. Налог уплачивается по ставке 25 процентов, применяемой к налогооблагаемой базе, не включающей налог с продаж, налог на добавленную стоимость (НДС) и налог на реализацию горюче-смазочных материалов.
13. Налогоплательщики, являющиеся одновременно плательщиками НДС, при перепродаже ГСМ могут в течение календарного года рассчитывать сумму налога, применяя расчетную ставку 17,24% к разнице между продажной стоимостью ГСМ с НДС, с налогом на реализацию ГСМ, без налога с продаж и стоимостью приобретения реализованных ГСМ со всеми налогами.
14. Налогоплательщики, не являющиеся плательщиками НДС, в т. ч. предприниматели, при перепродаже ГСМ могут в течение календарного года рассчитывать сумму налога, применяя расчетную ставку 20% к разнице между продажной стоимостью ГСМ с налогом на реализацию ГСМ, без налога, с продаж и покупной стоимостью реализованных ГСМ со всеми налогами.
15. Налог уплачивается по месту нахождения налогоплательщика в следующие сроки.
15.1. Ежемесячно, исходя из реализации ГСМ за истекший календарный месяц, в срок не позднее 20-го числа следующего месяца - организациями со среднемесячными платежами налога от 3 тыс. рублей.
15.2. Ежеквартально, исходя из реализации ГСМ за истекший квартал, в срок не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом:
Организациями со среднемесячными платежами до 3 тыс. рублей;
предпринимателями, а также малыми предприятиями, не перешедшими на упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности согласно Федеральному закону от 29.12.95 N 222-ФЗ "Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности для субъектов малого предпринимательства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 1, ст.15).
15.3. Размер среднемесячного платежа определяется исходя из отчетных данных за предыдущий квартал.
16. Налог на реализацию ГСМ полностью зачисляется в Федеральный дорожный фонд Российской Федерации.
17. При исчислении налога на реализацию горюче-смазочных материалов из налогооблагаемой базы исключается выручка от реализации ГСМ за пределы государств - участников Содружества Независимых Государств по ценам, приближенным к мировым.
Право на льготу обосновывается представлением документов, подтверждающих экспортную льготу по налогу на добавленную стоимость.
18. Не являются налогоплательщиками субъекты малого предпринимательства - юридические лица, применяющие упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности в соответствии с Федеральным законом от 29.12.95 N 222-ФЗ "Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности для субъектов малого предпринимательства".
19. Не уплачивается налог по видам деятельности, осуществляемой на основе свидетельства об уплате единого налога на вмененный доход в соответствии с Федеральным законом от 31.07.98 N 148-ФЗ "О едином налоге на вмененный доход для определенных видов деятельности" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст.3826; 1999, N 14, ст.1661).
20. Налогоплательщик в срок, установленный для уплаты налога, ежеквартально (ежемесячно) представляет в налоговый орган по месту своего нахождения декларацию по форме, приведенной в Приложении 1 к настоящей инструкции.
21. Сумма платежей по налогу на реализацию ГСМ включается предпринимателями в состав расходов декларации о доходах.
22. При приобретении ГСМ и использовании их для собственных нужд сумма налога на реализацию ГСМ, выделенная в документах на приобретение ГСМ, включается в стоимость их приобретения.
23. Бухгалтерский учет операций, связанных с начислением и уплатой налога, осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, налог является косвенным, и суммы налога, начисляемого к уплате, исключаются из выручки от реализации ГСМ.
"Главбух". Приложение "Учет в торговле", 2005, N 3
Торговля горюче-смазочными материалами имеет ряд особенностей. Это лицензирование, исчисление и уплата акцизов, а также некоторые нюансы бухгалтерского учета, связанные со спецификой товара.
Нужна ли организации, реализующей ГСМ, лицензия на осуществление этого вида деятельности?
Перечень видов деятельности, на осуществление которых требуются лицензии, содержится в ст. 17 Федерального закона от 8 августа 2001 г. N 128-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности". Реализации горюче-смазочных материалов в этом перечне нет.
Однако там упомянуто хранение нефти, газа и продуктов их переработки.
Значит, организации, которая хранит ГСМ в собственных емкостях, придется получать лицензию на этот вид деятельности. Положение о таком лицензировании утверждено Постановлением Правительства РФ от 28 августа 2002 г. N 637. Лицензии выдает Федеральная служба по экономическому, технологическому и атомному надзору (Постановление Правительства РФ от 30 июля 2004 г. N 401).
В перечень подакцизных нефтепродуктов входят автомобильный бензин, дизельное топливо, моторные масла для дизельных и (или) карбюраторных (инжекторных) двигателей, а также прямогонный бензин (ст. 181 Налогового кодекса РФ).
Определение объекта налогообложения акцизом зависит от того, имеет ли организация свидетельство о регистрации лица, совершающего операции с нефтепродуктами (см. таблицу).
| Налогоплательщики | Объект налогообложения (операция) |
| Не имеющие свидетельства | Принятие на учет организацией произведенных из собственного сырья и материалов, получение нефтепродуктов в собственность в счет оплаты услуг по производству нефтепродуктов из давальческого сырья и материалов |
| Имеющие свидетельство | Получение нефтепродуктов: - приобретение в собственность; - принятие на учет нефтепродуктов, полученных в счет оплаты услуг по их производству из давальческого сырья и материалов; - принятие к учету подакцизных нефтепродуктов, самостоятельно изготовленных из собственного сырья и материалов; - получение собственником сырья и материалов нефтепродуктов, произведенных из этого сырья и материалов, на основе договора переработки |
| Все | Передача нефтепродуктов, произведенных из давальческого сырья и материалов, собственнику этого сырья и материалов, не имеющему свидетельства |
Налоговый кодекс приравнивает к производству подакцизных товаров их розлив, а также любые виды смешения товаров в местах их хранения и реализации, в результате которых получается подакцизный товар (п. 3 ст. 182 Налогового кодекса РФ).
Например , АЗС получает с завода бензин Аи-80 и закупает присадки для повышения октанового числа. Путем смешения получается бензин Аи-92. Тогда считается, что АЗС произвела этот бензин и должна платить акциз с его реализации.
Свидетельства выдают на следующие операции с нефтепродуктами (отдельно на каждый вид деятельности):
Примечание. Свидетельство о регистрации
Это документ, который служит основанием для принятия к вычету сумм акциза (кроме свидетельства на розничную торговлю) в соответствии со ст. ст. 200, 201 Налогового кодекса РФ. Налогоплательщик, не имеющий свидетельства, не сможет принять к вычету начисленные при получении нефтепродуктов акцизы.
Свидетельство на розничную реализацию выдают лицам, которые отпускают нефтепродукты через топливораздаточные колонки. Остальные способы продажи топлива относят к оптовой торговле.
Получение свидетельства - дело добровольное. Но предприятиям следует помнить, что лицо, имеющее свидетельство, признается плательщиком акцизов, а это дает возможность приобретать нефтепродукты по ценам, не включающим акциз. Если же свидетельства нет, то нефтепродукты придется покупать по ценам, в состав которых входит сумма акциза. Это связано с тем, что поставщики топлива могут принять к вычету ранее начисленные акцизы, только если у покупателя есть свидетельство. А значит, они предпочитают отпускать бензин тем автозаправкам, которые получили этот документ.
Для оптовиков основное преимущество, которое дает свидетельство, состоит в том, что при его наличии они могут предъявлять к вычету ранее начисленные суммы акцизов.
Свидетельство автозаправка может получить, только если у нее есть в собственности мощности для хранения и реализации нефтепродуктов (п. 4 ст. 179.1 Налогового кодекса РФ). Например , топливораздаточные колонки, измерители уровня топлива и масла (уровнемеры), подземные резервуары и т.д. При этом не имеют значения ни емкость, ни местонахождение этих объектов. Важно лишь право собственности на них. Поэтому АЗС, арендующие мощности для реализации, получить свидетельство не могут.
Для получения свидетельства в налоговую инспекцию подают заявление в двух экземплярах. В нем указывают, на какой срок требуется свидетельство. Этот срок не может быть более одного года.
Кроме того, в налоговую инспекцию придется представить заверенные копии документов, подтверждающих право собственности предприятия на мощности (емкости) для хранения и реализации ГСМ.
Ко всему этому прилагают сведения о том, сколько бензина, дизельного топлива и моторного масла организация продает в розницу и оптом.
Реализация нефтепродуктов на территории РФ не подлежит налогообложению акцизами. Значит, объектом налогообложения является не реализация нефтепродуктов, а их получение. Плательщиками акцизов становятся организации и индивидуальные предприниматели, которые приобретают подакцизные нефтепродукты. Исключение составляет ситуация, когда такую продукцию, произведенную из давальческого сырья, передают собственнику сырья, не имеющему свидетельства. В этом случае плательщиком акциза становится передающая сторона.
Примечание. Если есть филиалы
Учтите, что если организация имеет обособленные подразделения, то для получения свидетельства на каждое из них составляют справку о его мощностях и указывают местонахождение. А вот в инспекции в регионах, где находятся эти подразделения, никаких документов представлять не надо.
Поскольку акциз при получении нефтепродуктов начисляют только лица, имеющие свидетельство, то и освобождение от уплаты акциза могут получить только они.
Сумму акциза исчисляют как произведение налоговой базы и налоговой ставки:
Налоговую базу определяют в соответствии со ст. ст. 187 - 191 Налогового кодекса РФ:
Начислив акциз по операциям, признаваемым объектом налогообложения, оптовик имеет право уменьшить его на величину налоговых вычетов.
А вот если организация имеет свидетельство только на розничную реализацию, то при продаже ГСМ она не сможет принять к вычету акцизы, которые были уплачены при их покупке (п. 8 ст. 200 Налогового кодекса РФ). При продаже в розницу бензина, дизельного топлива или моторных масел возможно два варианта:
Организации, имеющие свидетельство только на розничную реализацию, уплачивают акциз не позднее 10-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом.
Для контроля над производством и реализацией (передачей) подакцизных нефтепродуктов по решению руководителя налогового органа у налогоплательщика, который получил в этом же налоговом органе свидетельство, может быть создан постоянно действующий налоговый пост. Это комплекс мер и мероприятий налогового контроля. Их проводят налоговые органы в целях проверки правильности исчисления и уплаты налогов и сборов.
Функции налоговых постов определены в ст. 197.1 Налогового кодекса РФ. Отметим, что при выполнении своих задач сотрудники налоговых органов не имеют права вмешиваться в оперативно-хозяйственную деятельность организации.
В этой ситуации начислять акциз АЗС должна в тот момент, когда приходуется топливо. При этом автозаправка, которая имеет свидетельство только на розничную продажу нефтепродуктов, не может возместить из бюджета этот акциз. Поэтому сумму налога включают в первоначальную стоимость нефтепродуктов (п. 6 ПБУ 5/01). В налоговом учете акциз также включается в их стоимость (п. 4 ст. 198 Налогового кодекса РФ).
Пример 1 . В июне 2005 г. АЗС ООО "Заправщик" получила бензин Аи-92 в количестве 6 тонн. У автозаправочной станции есть свидетельство на розничную торговлю нефтепродуктами. Покупная цена бензина - 15 000 руб. за тонну. Всего поступило бензина на сумму:
6 т х 15 000 руб/т = 90 000 руб.,
в том числе НДС:
90 000 руб. : 118% х 18% = 13 728,81 руб.
Ставка акциза для бензина с октановым числом больше 80 составляет 3629 руб. за тонну. Поэтому акциз, который нужно начислить, составил:
6 т х 3629 руб/т = 21 774 руб.
Отпускная цена бензина установлена в размере 16,5 руб. за 1 литр.
Количество бензина, приобретаемого в тоннах, надо пересчитывать в литры для продажи. В товаросопроводительных документах, как правило, указана плотность приобретенного топлива в соответствии с ГОСТом либо ТУ производителя.
При плотности 0,826 г/куб. см в 6 тоннах (6000 кг) содержится:
6000 кг: 0,826 г/куб. см = 7263,92 л.
Общая продажная стоимость топлива составила:
7263,92 л х 16,5 руб/л = 119 854,68 руб.
Бухгалтер АЗС сделал в учете такие записи:
Дебет 41 Кредит 60
Дебет 19 Кредит 60
Дебет 41 Кредит 68 субсчет "Расчеты по акцизам"
Дебет 60 Кредит 51
Дебет 50 Кредит 90 субсчет "Выручка"
Дебет 90 субсчет "Прибыль/убыток от продаж" Кредит 99
Если же АЗС имеет свидетельство на оптовую или оптово-розничную торговлю ГСМ, то операции с акцизами оформляют иначе, ведь начисленный налог можно принять к вычету.
Пример 2 . Используем условия примера 1, но немного изменим их. Пусть у АЗС ООО "Заправщик" есть свидетельство на оптово-розничную реализацию нефтепродуктов. АЗС перепродала поступивший бензин по безналичному расчету ЗАО "Автотопливо", у которого тоже имеется свидетельство, за 110 000 руб. (в том числе НДС - 16 779,66 руб.).
В учете бухгалтер отразил это так:
Дебет 41 Кредит 60
Дебет 19 Кредит 60
Дебет 60 Кредит 51
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19
Дебет 19 субсчет "Акцизы" Кредит 68 субсчет "Расчеты по акцизам"
Дебет 62 Кредит 90 субсчет "Выручка"
Дебет 90 субсчет "НДС" Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"
Дебет 90 субсчет "Себестоимость продаж" Кредит 41
Дебет 51 Кредит 62
ООО "Заправщик" представило в налоговые органы договор купли-продажи с ЗАО "Автотопливо" и реестр счетов-фактур с отметкой налоговой инспекции покупателя. После этого ООО получило право зачесть из бюджета акциз:
Дебет 68 субсчет "Расчеты по акцизам" Кредит 19 субсчет "Акцизы"
При "вмененке" к розничной торговле не относится (ст. 346.27 Налогового кодекса РФ) реализация подакцизных товаров, в частности:
Следовательно, розничная торговля ГСМ не подпадает под действие ЕНВД.
А вот на "упрощенку" предприятия, торгующие ГСМ, перейти могут. Дело в том, что закрытый перечень организаций и индивидуальных предпринимателей, не имеющих права применять УСН, приведен в п. 3 ст. 346.12 Налогового кодекса РФ. В нем упомянуты только производители подакцизных товаров, а не продавцы.
А.С.Базарова
Консультант по налогам
ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"
Наличие у организации собственного или арендованного автомобиля неминуемо сопряжено с расходами, связанными с его эксплуатацией. Основной статьей таких затрат является приобретение горюче-смазочных материалов. Как и многие другие расходы, их можно учесть при расчете налога на прибыль. О том, как это делать, и пойдет речь в нашей статье.
Любые расходы, принимаемые к налоговому учету, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Это следует из статьи 252 Налогового кодекса. Под экономической обоснованностью понимается направленность затрат на цели получения компанией прибыли. Причем такая связь расходов с планируемым доходом может быть прямой либо же косвенной, если речь идет о таких суммах, которые непосредственно не связаны с основной коммерческой деятельностью.
Документальное подтверждение предполагает, что любая сделка закрывается двумя документами – об оплате и о получении товара или услуги. Оплата в свою очередь фиксируется либо выпиской банка, либо чеком ККМ или другим допустимым при наличных расчетах документом, а приобретенные товары и услуги оформляются соответственно накладной и актом.
Расходы на покупку ГСМ в налоге на прибыль исключением не являются. Правомерность их учета в налоговой базе также необходимо подтвердить и документально оформить на случай возможной проверки.
Как же подтвердить экономическую обоснованность затрат на ГСМ для налога на прибыль и оформить такие расходы документально?
Вопрос сводится к тому, какие именно объемы топлива при его заданной стоимости являются необходимыми в рамках осуществления коммерческой деятельности компании. Нормы расхода топлива в частности приводятся в Распоряжении Минтранса России от 14 марта 2008 года № АМ-23-р. Хоть этот документ и не нов, контролеры рекомендуют опираться именно на него. Тем не приведенное распоряжение является лишь методическими рекомендациями по расчету объемов горюче-смазочных материалов в рамках эксплуатации конкретного автомобиля. Так или иначе компания должна сама закрепить внутренним приказом нормы расхода бензина по имеющимся в ее распоряжении машинам.
Выглядеть этот документ может следующим образом:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1) Утвердить для автомобилей на балансе организации следующие нормы базового расхода топлива:
2) С учетом особенностей условий эксплуатации применить к указанным нормам сезонные повышающие коэффициенты:
2) Установить, что летний период длится с апреля по октябрь, зимний период – с ноября по март включительно.
Директор ООО «Альфа» ____________ Максимов П.А.
Конечно же, одних утвержденных норм расхода топлива для обоснования затрат на ГСМ в налоге на прибыль недостаточно. Итоговая сумма расходов на ГСМ будет также зависеть и от количества поездок, совершаемых на автомобиле. Они в свою очередь отражаются в путевых листах.
Существуют несколько используемых в различных случаях форм для данного документа. Утверждены они постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78. Но, как известно, компания вправе разработать и собственные бланки первичных учетных документов, так что приведенные в постановлении формы не являются обязательными к использованию.
В путевом листе указывается информация о марке автомобиля, его госномере, сведения о водителе. Особенно важно расшифровать информацию о самой поездке: о месте выезда и адресу назначения, времени в пути, а также километражу. Количество пройденных машиной километров с учетом утверждённых норм топлива в конечном итоге и позволит рассчитать расход бензина на каждый эксплуатируемый организацией автомобиль. Далее дело за малым – подтвердить сам факт приобретения топлива.
Наличная покупка бензина предполагает выдачу кассового чека, в котором собственно и указывается стоимость бензина. В подобной ситуации наличные расходы компании оформляются с помощью авансового отчета. Деньги на покупку ГСМ при этом выдаются сотруднику-подотчетному лицу. Он же в свою очередь должен требовать на заправке не только кассовый, но и товарный чек или накладную на приобретаемые в каждом конкретном случае ГСМ.
Оплата топлива возможна и безналичным путем, непосредственно со счета фирмы. В подобной ситуации договор на приобретение ГСМ заключается непосредственно между юрлицами – покупателем и топливной компанией. Последняя, как правило, выдает по итогам месяца общую накладную на весь объем проданного топлива. В учете покупателя это оформляется обычной сделкой с безналичной оплатой, а составлять авансовый отчет не требуется. При оформленных путевых листах и имеющихся в компании нормах расхода топлива подтверждённая стоимость приобретенных ГСМ учитывается при расчете налога на прибыль.
