Проведение учета материалов с фиксированием соответствующих данных проводится в специальной карточке формы М-17. Утвержденный бланк, а также инструкцию по оформлению этого документа вы найдете ниже.
Основное назначение документа состоит в том, что с помощью формы М-17 осуществляют учет материалов, т.е. в ней отмечают любые перемещения ценностей:
Таким образом, основное назначение формы состоит в том, чтобы компания могла вовремя отследить реальные остатки товара на складе, а также их поступление и отпуск.
Документ относится к первичному учету, а сведения из него заносятся из других бланков:
Ведение формы М-17 обязательно. Учет позволяет отследить актуальные остатки, увидеть движение всех ценностей, а также основания для такого движения. Поэтому правильный учет позволяет решить сразу несколько задач:
В случае с карточкой учета материалов М-17 организация вправе разработать и свой собственную форму, однако в большинстве случаев удобнее пользоваться утвержденным, единым шаблоном, бланк которого представлен далее.
Карточки заполняются работником склада – чаще всего его заведующим. Допускается также заполнение другим сотрудником (например, оператором склада), однако в этих случаях должно быть соответствующее распоряжение администрации.
Допускается разработка шаблона собственного вида, в соответствии с особенностями учета ТМЦ в конкретной компании. Учет всегда проводится по отличительным признакам ценностей:
Образец, разработанный внутри компании, должен содержать все разделы, которые приведены в унифицированном шаблоне.
Карточка состоит из шапки трех табличных частей:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По драгоценным материалам, а также изделий из них заполняется отдельная таблица, в которой наряду с обычными параметрами указываются данные сопроводительного паспорта.
Образец заполнения, на который можно ориентироваться при оформлении такого документа, представлен ниже.
Таким образом, вне зависимости от образца (унифицированный или собственный) в нем должны отражаться следующие сведения:
Учет, а также хранение документов осуществляется по таким правилам:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В случае с небольшими предприятиями, когда нет необходимости создавать отдельную систему учета передвижения материалов, допустимо пользоваться обычными книгами складского учета, а также составлять ежемесячные отчеты в произвольной форме и направлять их в бухгалтерию.
В организациях различных сфер производственной деятельности бухучёт требует ведения учета товарно-материальных ценностей. В связи с этим компании вынуждены применять карточки учёта материалов. В данной статье расскажем о применении учётных карточек по форме М-17.
Как уже было сказано ранее, предприятия вынуждены вести учёт ТМЦ, используя при этом такой документ, как карточка учёта материалов. До 2013 года ведение такого значимого для бухгалтерии документа было строго предусмотрено законодательством – применять для целей складского учета можно было только предусмотренные карточки по форме М-17. На сегодняшний день учетные карточки для ТМЦ могут быть разработаны своими силами. Однако, многие организации не спешат отказываться от традиционных карточек. Это обусловлено тем, что они достаточно удобные для учета и для их применения не требуется вновь придумывать колесо.
Ответственность за ведение карточек возлагается на материально-ответственных лиц, коими обычно являются заведующие складом. МОЛ должно вносить в неё записи каждый раз, когда поступает материал, а так же каждый раз при его потреблении.
Важно ! Возложить обязанность за ведение карточек М-17 можно и на кладовщиков или иных работников складка. Для этого заведующему складского хозяйство необходимо заручиться согласием главного бухгалтера.
Применение карточек учета М-17 необходимо в организациях, где большое количество материалов различающихся по наименованиям, артикулам, сортам, цветам, размерам и так далее. Это обусловлено тем, что применение таких карточек позволяет учитывать ТМЦ как раз по этим самым признакам.
Жизненный цикл карточки учёта М-17 начинается с оформления таковой службой закупки и продолжается в течение года. В ней закупщик указывает следующие данные:
Все карточки регистрируются в специализированном реестре ответственным работником бухгалтерии. При этом он проставляет свою подпись на каждой из них. Далее все зарегистрированные и подписанные карточки М-17 выдаются заведующему складским хозяйством, который в свою очередь вносит в них информацию о том, где хранится ТМЦ.
Важно ! При этом каждая новая карточка заводится только в случае, если номенклатурный номер разный с уже существующими карточками.
Как было сказано ранее, во время поступление или убытия товарно-материальных ценностей ответственное лицо обязано делать записи в учётных карточках. По окончании каждого месяца проставляются итоги по операциям поступления и отгрузок, так же выводится остаток ТМЦ на складе. Тогда, когда карточка заполняется полностью, заводятся последующие листы (второй, третий и далее). Их так же заверяет главбух при очередной проверке. Все они должны быть пронумерованы и скреплены для удобства их использования и хранения.
В конце года в карточках указывают остаток ТМЦ на первый день нового года – 1 января, после чего заводят новую карточку и переносят эту цифру туда. По прошествии года карточки собирают, закрывают, подшивают в папку и сдают на хранение в архив.
При ведении карточек М-17 в учётных системах, у сотрудников закупочной службы не возникает трудностей с их поиском, поскольку распечатать из можно прямо из системы. Люди же ведущие учёт по-старинке постоянно сталкиваются с необходимостью поиска бланка в интернете или покупкой его в специализированных магазинах. Именно поэтому мы разместили ссылку здесь, по которой можно сказать бланк учётной карточка учета по форме М-17 .
Работники склада должны помнить о необходимости соблюдения правил ведения учетных карточек М-17.
Таким образом, следует учитывать, что оформление карточек может осуществляться как вручную, так и с помощью оргтехники. При этом в учётных карточках должна присутствовать живая подпись материально-ответственного лица, отвечающего за сохранность ТМЦ. При ручном оформлении следует всегда пользоваться шариковой ручкой.
Если необходимо отпустить товар со склада в производство или на другие нужды, то в карточке делается запись о том, что товар отпущен с указанием даты отпуска и реквизитов получателей. На основании этого документа получателю могут выписывать лимитно-заборную ведомость, которая у него и остаётся. Так же допустимый лимит может быть указанная самой карточке. В этих случаях другие документы, подтверждающие движение не оформляются, а получатель проставляет подпись под операцией в карточке.
Записи в учётную карточку N М-17 вносятся на основании следующих документов:
При внесении записи об операции указываются следующие данные:
Оформленные вручную записи не должны содержать помарок. Исправления так же лучше не делать. Однако, если это произошло, то следует аккуратно перечеркнуть неверную информацию и написать вверху верные данные, заверив исправления подписью.
Если говорить о том, сколько требуется хранить карточку учета ТМЦ по форме М-18, то однозначного ответа на этот вопрос нет. Все зависит от нормативных актов, принятых в организации. Тем не менее следует сказать, что в складском хозяйстве карточка заводится, как правило в начале года и используется в течение одного календарного года, собственно в этот период она там хранится. После того, как срок ее действия истёк, ее подшивают в папку с остальными карточками. Затем эту папку передают в архив. Срок хранения бухгалтерских документов в архиве не должен быть меньше 5 лет.
Вопрос N1: Добрый день! Если учётная карточка М-17 оформляется в середине года, то когда ее необходимо переоформлять?
Ответ: Все карточки учёта ТМЦ независимо от даты их открытия подлежат закрытию в конце года. Следовательно карточки, открытые в середине года, переоформляются в общем порядке – в начале следующего года.
Все субъекты хозяйствования должны организовать у себя систематичный учет движения ТМЦ, проходящих через склад. Для этого они применяют карточку учета материалов формы М-17. Этот документ относят к разряду рекомендуемых шаблонов. Предприятия могут использовать его либо на базе этого образца создавать собственный бланк. Главное условие – должен быть обеспечен учет всех перемещений материальных активов и изменения их фактического местоположения.
Форма М-17 утверждена Госкомстатом в постановлении от 30.10.1997 № 71а. Сразу скажем, что бланк необязателен для применения в искомом виде. В его шаблон можно вносить корректировки. Но если предприятие решило разработать собственный образец, то необходимо ориентироваться на перечень обязательных реквизитов для подобных бланков. Он зафиксирован Законом о бухучете № 402-ФЗ в части регламентации содержания первичных документов (ст. 9).
Упоминания о том, как следует вести карточку учета материалов формы М-17, есть в приказе от 28.12.2001 № 119н авторства Минфина.
По сути, М-17 – карточка складского учета материалов. В ней отражают учетные данные о материальных запасах, сформировавшихся на объектах хранения фирмы. В расчет входят все активы, которые есть на предприятии и с учетом ресурсов его структурных подразделений.
Разделение ценностей в учете ведут с привязкой к отличительным признакам активов:
В карточках фиксируют не только фактическое наличие ТМЦ, но и их отпуск в производство.
Передача материальных ресурсов со складских помещений при условии, что составлена форма М-17, происходит на основе лимитно-заборной карты. Её выписывают в единственном экземпляре и оставляют на хранении у получателя соответствующих ценностей. Он ставит подпись в форме М-17, а должностное лицо, производящее отпуск ТМЦ, расписывается в бланке лимитно-заборной карты.
Бухгалтер при анализе данных карточки М-17 сверяет внесенные в нее сведения с данными первичной документации. При помощи бланка этой формы проверяют факт наличия ТМЦ и количества активов, значащихся по учету.
Задача бухгалтера – сверить все записи по операциям с материалами и произвести контрольный пересчет итоговых показателей. Если все данные были занесены правильно, то бухгалтерский работник заверяет бланк М-17.
С нашего сайта бесплатно скачать бланк карточки учета материалов формы М-17 можно по прямой ссылке ниже:
Форма М-17 предназначена для заполнения в течение года. И на каждый новый отчетный интервал заводят её отдельные экземпляры.
Ответственность за открытие карточек возлагают на службу снабжения. По общему правилу карточка учета материалов формы М-17 должна содержать такие сведения:
Для разных номенклатурных кодов должны быть заведены отдельные карточки.
Оформляемые бланки М-17 бухгалтерская служба регистрирует в реестре с проставлением нумерации документов и визированием бухгалтером. Завскладом при получении экземпляра М-17 ставит подпись в реестре, после чего указывает детальную расшифровку местоположения ТМЦ (приводится номер складского помещения, стеллажа, полки, ящика и т. п.).
Если на странице карточки закончились свободные графы, а год еще не подошел к завершению, необходимо завести дополнительные листы к этому бланку. Каждая страница должна быть завизирована бухгалтером и пронумерована.
Документальными основаниями для обновления сведений в карточке выступают:
Операции отображают в бланке М-17 обособленно. Исключение делают для однотипных действий с ТМЦ, совершенных в один день. Завскладом должен ежедневно заполнять форму М-17 и выводить остатки после произведенных операций. В последний день месяца выводят итоговые данные по приходным и расходным операциям.
Карточка, в которой отражается учет движения и остатки материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Карточки открывают в бухгалтерии и записывают в ней номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит. После этого карточки передают на склад и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных и т.п.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов.
КАРТОЧКА СКЛАДСКОГО УЧЕТА -- отпуск материалов со складов (кладовых) подразделения организации на производство может оформляться путем записи непосредственно в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются. Материалы отпускаются на основании лимитно-заборных карт, выписываемых в одном экземпляре. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карточке складского учета. Здесь же указывается шифр или наименование заказа (затрат). При этой системе отпуска материалов со склада карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции первичного учетного документа. Перечень материалов, отпускаемых указанным способом, и подразделения организации, где он применяется, устанавливает руководитель организации. Карточки складского учета открываются на календарный год службой снабжения (снабженческо-сбытовой) организации. При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках, как то: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты. На каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная карточка. Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке -- на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации. Карточки выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку в реестре. В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т. п.).
Для отражения изменений в составе имущества, собственного капитала и обязательств используются счета бухгалтерского учета. В каждом счете на основании первичных документов отражаются лишь однородные хозяйственные операции, для которых этот счет предназначен. При этом эти операции увеличивают или уменьшают величину учитываемого показателя. Таким образом, счет бухгалтерского учета - это специальный способ группировки, текущего отражения и контроля изменений отдельных однородных объектов бухгалтерского учета.
Счета бухгалтерского учета отдельно отражают увеличение и уменьшение соответствующего показателя. Таким образом, счета имеют двусторонюю форму - имеют две части дебет и кредит. Таким образом, счет обычно имеет следующий вид:
Деление баланса на две части (актив и пассив) предопределяет одну из основных классификаций счетов. Для учета имущества, которое показывается в активной части баланса, используются активные счета. Для учета собственного капитала и обязательств предприятия используются пассивные счета. В каждой статье баланса указывается, какие данные из каких счетов формируют показатель данной статьи.
При открытии счета на конкретный временной период (месяц, квартал, год) в него сначала записывается остаток (сальдо) на начало этого периода. В случае активного счета его сальдо на начало периода записывается в дебет счета, в случае пассивного счета - в кредит счета. В дальнейшем записи увеличения соответствующего показателя производятся на той же стороне, что и сальдо счета, а уменьшение - на противоположной стороне. Таким образом, в активных счетах увеличение происходит по дебету, а уменьшение по кредиту, в пассивных счетах увеличение происходит по кредиту, а уменьшение по дебету счета. В конце периода вычисляются суммарные показатели увеличения и уменьшения средств по дебету и по кредиту. Эти суммарные показатели называют дебетовыми и кредитовыми оборотами счета. При подсчете оборотов во внимание не принимаются начальные сальдо по счетам, т.е. обороты определяют увеличение/уменьшение за тот период времени, на который был открыт счет. После завершения периода рассчитываются сальдо на конец периода, на базе которых строится бухгалтерский баланс на дату завершения отчетного периода.
Таким образом, схемы записей на счетах бухгалтерского учета выглядит так:
Для подсчета конечного сальдо применяются следующие формулы: для активных счетов
Скон = Снач + ОбД - ОбК
для пассивных счетов
Скон = Снач + ОбК - ОбД
Когда конечное сальдо по счету равно нулю, говорят, что счет закрывается.
Кроме активных и пассивных счетов применяются также активно пассивные счета, которые имеют признаки и активных, и пассивных счетов. Активно-пассивные счета, как правило, используются для учета различных расчетов. Например, расчеты с поставщиками за поставляемые материалы может иметь характер как кредиторской задолженности (материалы поставлены, но еще не оплачены), так и дебеторской задолженности (наше предприятие заплатило аванс в счет последующей поставки материалов). Таким образом, на этом счете отражаются и составляющие актива баланса, и составляющие пассива. Схема записей на таких счетах выглядит так:
Сальдо начальное и сальдо конечное в активно-пассивных счетах может быть как только дебетовым, так и только кредитовым, а также дебетовым и кредитовым одновременно.
Двойная запись
Каждая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета методом двойной записи, который заключается в том, что каждая операция записывается в одной и той же сумме дважды: по дебету одного счета и кредиту другого. Взаимосвязь дебета одного счта и кредита другого называют корреспонденцией счетов, а счета - корреспондирующими. Запись на корреспондирующих счетах называют бухгалтерской проводкой.
Соответственно четырем видам влияний операций на бухгалтерский баланс существуют четыре типа корреспонденций бухгалтерских счетов.
Изменения, приводящие к увеличению и актива, и пассива. Происходит запись по дебету активного счета (увеличение в активе баланса) и по кредиту пассивного счета (увеличение в пассиве баланса).
Изменения, приводящие к уменьшению и актива, и пассива. Происходит запись по дебету пассивного счета (уменьшение в пассиве баланса) и по кредиту активного счета (уменьшение в пассиве баланса).
Изменения, приводящие к перегруппировке средств внутри актива баланса. Происходит запись по дебету одного активного счета (увеличение по счету) и по кредиту другого активного счета (уменьшение по счету).
Изменения, приводящие к перегруппировке средств внутри пассива баланса. Происходит запись по дебету одного пассивного счета (уменьшение по счету) и по кредиту другого пассивного счета (увеличение по счету).
Таким образом, посредством метода двойной записи устанавливается взаимосвязь экономических явлений, что делает этот метод универсальным способом моделирования реальных процессов хозяйственной деятельности предприятия.
Предприятия для отслеживания перемещений хранящихся на складах материальных ценностей, используют специальные карточки учета. Бланки могут разрабатываться учреждениями самостоятельно (при условии, что в шаблоне будут показаны все обязательные для бухгалтерской документации реквизиты). Альтернативный вариант – типовая форма М-17, которая утверждена Госкомстатом РФ постановлением от 30.10.1997 г. № 71а.
Все имеющиеся на складах у предприятия ценности должны быть оприходованы, информация о них отражается в карточках учета. Эти документы заводятся сроком на 1 год. Учет должен быть организован с разбивкой материалов по отличительным свойствам (например, марка товара, сорт продукта, размер изделия).
Карточка складского учета служит документальным подтверждением факта получения и отпуска сырья и других материалов со склада. Данные из этого бланка используются при проведении инвентаризации и документальной сверке. Ответственные лица проверяют, правильно ли заполнены графы по приемке и передаче ценностей в другие отделы, соответствуют ли указанные объемы сведениям из первичной документации, верны ли итоги по колонкам.
Правила ведения карточек учета на складских объектах предписывают оформление отдельного документа для каждого номенклатурного номера материалов. Все составляемые экземпляры должны быть пронумерованы и завизированы сотрудником бухгалтерии, зарегистрированы в реестре. Записи вносятся в бланк на основании сведений из приходных ордеров, накладных и других первичных документов. Каждая произведенная операция с материальными ценностями показывается в отдельной строке с указанием даты и сути действий.
По окончании года в карточке выводится остаток, который переносится в новый регистр, а завершенные карточки хранятся в архиве.
В шаблоне документа должны быть предусмотрены поля для информации о наименовании организации, к которой относится конкретный склад, названии места хранения. При обозначении местонахождения ценностей необходимо прописывать номер склада, кодировку стеллажа или полки на нем, номер ячейки, в которой лежит объект учета.
Карточка складского учета материалов (неважно, бланк типовой или самостоятельно разработанный) должна содержать реквизиты первичной документации, на основании которой осуществляются все операции с конкретной материальной ценностью. Для каждого актива указываются его ключевые характеристики, единицы измерения и данные об имеющемся в наличии объеме. Дополнительно надо прописать стоимостную оценку материалов, срок их пригодности, сведения о поставщике продукции. Все записи в карточках вносятся в день совершения операции и визируются материально ответственными лицами.
