Регламент по стимулированию рекомендаций 1. При оплате услуг пациентом администратор предлагает порекомендовать нашу клинику.2. Текст для администратора:«Если вам все понравилось у нас в клинике, пожалуйста, порекомендуйте нас своим родным, друзьям, коллегам. Вам не

Внешний или внутренний бренд Один из моих постоянных клиентов попросил меня оказать помощь в формировании стратегии расширения бизнеса. Проанализировав различные сферы его деятельности, мы пришли к выводу, что мой клиент недостаточно времени уделяет управлению

Дебиторская задолженность - обычное дело в бизнесе. Вот только грамотная работа по взысканию «дебиторки» ещё не стала, к сожалению, повседневной практикой для российских предприятий. Тем не менее за время действия Гражданского, Уголовного, Гражданско-процессуального и Арбитражно-процессуального кодексов РФ, а также Федерального закона «Об исполнительном производстве» накоплен достаточный опыт эффективного взыскания долгов, использовать который может каждый бизнесмен.

Долги неизбежны

Практически любая отечественная компания вынуждена время от времени продавать товары/работы/услуги (далее - товары) с отсрочкой платежа и приобретать сырьё или иную продукцию по предоплате с отсрочкой момента поставки, что приводит к появлению дебиторской задолженности.

Подобное положение дел вполне естественно, поскольку продажа с отсрочкой платежа зачастую является необходимым маркетинговым ходом, способом обойти конкурентов, захватить новый рынок сбыта, а приобретение товаров по предоплате с отсрочкой момента поставки - распространённая практика работы с крупными поставщиками, которые таким образом страхуются от риска неплатежа.

Образование долгов в бизнесе - вещь почти неизбежная. Однако это отнюдь не означает, что можно махнуть на них рукой и спать спокойно. Как раз наоборот: для того чтобы сон был крепким и здоровым, с «дебиторкой» нужно уметь грамотно работать - опираясь как на отечественный опыт, так и на богатую практику западных стран, имеющих длительную историю рыночных отношений. В США, например, взысканием просроченной задолженности занимаются специализированные агентства (collection agencies ). Данные организации, выработавшие нормативно закреплённый регламент работы (Fair Debt Collection Practices Act ) и руководствующиеся принципами профессиональной этики, берут на себя выполнение всех процедур по общению с должником - от ведения переговоров до розыска имущества.

• В Гаити существует курьёзная, но эффективная традиция: за должником несколько дней неотступно следует нанятый кредитором человек, одетый в костюм местного фольклорного героя, внешне напоминающего нашего Чебурашку и знаменитого раздачей пустых обещаний и большими долгами. Каким бы забавным ни казалось это действо, общественное осуждение вскоре заставляет неплательщика рассчитаться с кредитором.

Как работать с дебиторской задолженностью?

После того как была разрушена советская планово-административная система хозяйствования, молодой российский бизнес долгое время относился к планированию крайне негативно. Большинство крупных и средних предприятий создавалось стихийно, управление финансами и активами зачастую также осуществлялось по наитию.

Сегодня ситуация коренным образом изменилась: компании ясно определяют стратегию и тактику развития. Работа с дебиторской задолженностью тоже требует планирования и чётко выстроенного процесса управления риском неплатежа.

В первую очередь следует определить, какой размер дебиторской задолженности является для компании критическим, а какой нормальным, рабочим. Эти плановые показатели будут своего рода индикаторами, сигнализирующими о необходимости усилить (либо, наоборот, немного ослабить) работу с неплательщиками.

Целесообразно написать регламент либо положение по работе с «дебиторкой», в котором будет чётко оговорено, кто имеет право подписывать договоры с условиями последующей оплаты, на какую сумму и в какой срок партнёру направляется напоминание о погашении задолженности, кто организует судебную защиту и отвечает за нормальную оборачиваемость дебиторской задолженности.

Практика волгоградских предприятий показывает, что систематизированная работа с дебиторской задолженностью, как правило, не ведётся и ответственных за своевременный возврат долгов администрация не назначает. В результате руководитель или главный бухгалтер компании всякий раз изобретают велосипед: тратят время на изучение ситуации с каждым конкретным должником, назначают работников, ответственных за составление претензии, проведение переговоров о возврате долга и т. д. Бесспорно, любому делу присущи свои особенности, но в то же время большинство случаев достаточно стандартны и могут быть решены сходным образом.

Именно поэтому работу с дебиторской задолженностью важно выстроить таким образом, чтобы каждый сотрудник знал, что именно, как и в какой срок необходимо сделать. Здесь возможны три варианта:

• распределить обязанности по работе с долгами фирмы (мониторинг размера и состава дебиторской задолженности, проведение переговоров, написание писем и претензий, судебная защита, взаимодействие с судебными приставами) между сотрудниками;
• создать в штатном расписании специализированную единицу либо структурное подразделение, ответственное за взаимодействие с неплательщиками;
• всю работу по взысканию долгов отдать на аутсорсинг юридической компании или агентству, специализирующимся на данном виде деятельности. Стоимость подобных услуг зависит от срока возникновения долга, его размера и т. д.

К факторам, определяющим выбор в каждой конкретной ситуации, относятся численность компании, специфика бизнеса, размер и состав дебиторской задолженности. Первый вариант чаще всего используется небольшими фирмами, не имеющими возможности держать в штате юриста или менеджера-претензиониста. Второй вариант применяется средними и крупными компаниями, имеющими как юридический отдел, так и службу безопасности. Передача взыскания долгов на аутсорсинг в чистом виде встречается довольно редко: этот способ решения проблем, как правило, дополняет два предыдущих. На аутсорсинг обычно передаётся крупная либо проблемная задолженность.

Что касается управления риском неплатежа, его можно и нужно осуществлять в процессе подготовки к заключению сделок. Главное - внимательно выбирать контрагентов, анализируя их благонадёжность и финансовую устойчивость. Для этого, как правило, запрашиваются учредительные документы, баланс, сведения об открытых расчётных счетах. На основе данной документации анализируются история компании, её «юридическая безупречность», состав активов, соотношение собственных и заёмных средств, сроки оборачиваемости кредиторской и дебиторской задолженности. В дальнейшем это позволяет сделать вывод о целесообразности заключения договора и использования тех или иных обеспечительных мер (неустойка, залог, поручительство и т. д.). Полезной может также оказаться информация о контрагенте, полученная из СМИ, от клиентов или поставщиков контрагента либо иных источников (Интернет и др.).

Арсенал кредитора

Компании, постоянно работающие с дебиторской задолженностью, выработали специализированные методы и подходы, которые в совокупности можно назвать арсеналом кредитора. Выбор того или иного инструмента зависит от ситуации: особенностей должника, суммы задолженности, количества дней просрочки и т. д. Рассмотрим наиболее распространённые способы работы с должниками.

Предварительные (досудебные) меры. К их числу относятся:

• личные встречи (переговоры) с руководством организации-неплательщика, телефонные звонки;
• письма, напоминающие о приближении сроков погашения задолженности;
• претензии.

Важно отметить, что такие меры, как переговоры и звонки, по большому счёту должны применяться не только на досудебной стадии, но и в течение всего процесса возврата дебиторской задолженности. Они позволяют непрерывно осуществлять наблюдение за поведением и настроем должника и, кроме того, формируют у последнего образ настойчивого кредитора, с которым надо как можно быстрее расплатиться.

Судебная защита осуществляется путём подачи искового заявления о взыскании задолженности и - желательно - обеспечении риска, скажем, в виде наложения ареста на имущество должника в размере заявленных исковых требований. Согласно положениям действующего процессуального законодательства (ст. 139 ГПК РФ и ч. 2 ст. 90 АПК РФ) обеспечительные меры принимаются судом на любой стадии процесса, если их непринятие может затруднить или сделать невозможным исполнение судебного акта, а также в целях предотвращения причинения значительного ущерба заявителю.

Исполнительное производство.

• Предъявление исполнительного листа в банк, обслуживающий должника, для взыскания долга с расчётного счёта должника в соответствии со ст. 6 Федерального закона «Об исполнительном производстве», положениями Раздела VII АПК РФ, а также Постановлением Президиума ВАС РФ от 29.03.02 № 10103/01.
• Предъявление исполнительного листа в службу судебных приставов для ведения исполнительного производства, а также самостоятельный розыск имущества должника, открытых им расчётных счетов; рассылка запросов в ГАИ, БДД, БТИ и т. д.

Практика показывает, что долги взыскиваются эффективнее в том случае, когда кредитор действует совместно со службой судебных приставов, осуществляя в параллельном режиме поиск имущества должника, рассылая запросы в соответствующие государственные и муниципальные органы и учреждения. Действуя таким образом, вы в ряде случаев можете получить информацию быстрее, чем пристав (который одновременно ведёт несколько дел и порой по причине большой загруженности направляет запросы позже, чем следует), а также проверить объективность сообщаемых им сведений. К сожалению, иногда должник даёт приставу взятку, чтобы последний не проявлял активности и составил акт о невозможности взыскания.

К направляемым запросам в обязательном порядке необходимо прикладывать надлежащим образом заверенные копии исполнительного листа, свидетельства о государственной регистрации и документа, удостоверяющего полномочия заявителя (протокол об избрании директора либо доверенность).

При этом важно отметить ещё один нюанс, касающийся направления в налоговую инспекцию запроса об открытых должником расчётных счетах в банковских и иных кредитных учреждениях. Такое право взыскателя при наличии исполнительного листа с неистёкшим сроком давности прямо предусмотрено ч. 3 ст. 46 Федерального закона «Об исполнительном производстве», а порядок предоставления информации определён приказом МНС РФ от 23 января 2003 г. № БГ-3-28/23. Тем не менее, некоторые налоговые органы отказывают в предоставлении данной информации, ссылаясь на то, что она составляет налоговую тайну. В этом случае полученный отказ вкупе с вашим заявлением о незаконности действий налоговой инспекции следует немедленно направить в прокуратуру, которая, как показывает практика, быстро объясняет налоговикам их неправоту.

Дополнительные меры, стимулирующие должника к погашению долга.

• Заявление в территориальное подразделение Службы судебных приставов о привлечении руководителя организации-должника к уголовной ответственности за неисполнение решения суда по ст. 315 УК РФ.
• Заявление в ОБЭП о привлечении руководителя организации-должника к уголовной ответственности за злостное уклонение от погашения кредиторской задолженности по ст. 177 УК РФ.
• Заявление в ОБЭП о привлечении руководителя организации-должника к уголовной ответственности за мошенничество по ст. 159 УК РФ (если имеются данные, что должник изначально не собирался расплачиваться с кредитором).
• Инициирование процедуры банкротства в отношении должника.
• Публикация в СМИ материала (имеющего соответствующее документальное подтверждение) об уклонении должника от погашения задолженности и/или информирование банковских (кредитных) учреждений и потенциальных партнёров неплательщика о наличии «долгового инцидента».

Перечисленные меры эффективны именно как дополнительные. То есть параллельно с исполнительным производством разумно попробовать возбудить уголовное дело в отношении руководителя организации-должника. Зачастую один лишь факт обращения с подобным заявлением в правоохранительные органы отрезвляет неплательщика и позволяет решить имеющуюся проблему. Что касается инициирования процедуры банкротства, то данная мера может оказаться действенной только в том случае, если предприятие-должник ведёт реальную бизнес-деятельность и имеет активы. В таком случае, скажем, при назначении конкурсного управления у собственника возникает угроза потери контроля над предприятием. Публикации в СМИ, информирование клиентов и партнёров должника принесут желаемый результат только в том случае, если компания-неплательщик имеет хорошую репутацию и подобные сообщения могут негативно отразиться на её имидже. Разумеется, применение подобного механизма давления предполагает основательную документальную подготовку. В противном случае велик риск погрязнуть в судах по искам организации-должника о защите деловой репутации и возмещении убытков, причинённых распространением недостоверной информации.

Избавление от проблемной дебиторской задолженности. Речь идёт о факторинге (договоре финансирования под уступку денежного требования). Безусловно, в данной ситуации денежное требование приходится уступать по цене ниже номинала, однако в ряде случаев эта мера является лучшим способом вернуть хоть часть своих денежных средств и избавиться от проблем, связанных с взысканием. Как говорится, «с паршивой овцы хоть шерсти клок».

Закон, и ещё раз закон!

Искушённый читатель наверняка заметит, что в указанном перечне приводятся только легальные способы работы с неплательщиками и не упоминаются методы взыскания долгов при помощи криминальных структур. По этому поводу хочется сказать следующее: во-первых , услуги «джентльменов удачи» стоят достаточно дорого - порой до 60-70% от суммы долга, а во-вторых , как показывает практика работы правоохранительных органов, подавляющее большинство предприятий и бизнесменов, рискнувших обратиться за помощью к бандитам, только удвоили свои проблемы. Так, например, широкую известность приобрёл случай, когда некий бизнесмен обратился к уголовным авторитетам с просьбой оказать помощь во взыскании долга с нерадивого партнёра, отказывающегося платить за совместно приобретённый магазин, а должник тем временем обратился за содействием к другой преступной группировке. В итоге бандиты решили, что им проще сотрудничать друг с другом, нежели воевать, и «развели» бизнесменов. Взяв с каждого из прежних партнёров крупную денежную сумму на оперативные расходы, они продолжительное время имитировали бурную деятельность, а затем, воспользовавшись ситуацией, лишили предпринимателей их магазина.

Именно поэтому работать с неплательщиком необходимо в рамках правового поля. Это касается не только отказа от обращения за помощью к криминальным структурам, но и общего характера взаимодействия с должником. В рамках устного и письменного общения с представителями предприятия-неплательщика недопустимы угрозы и оскорбления, так как любая подобная ошибка кредитора может быть использована против него. Например, не так давно в СМИ Волгограда был опубликован материал, в котором рассказывалось о возбуждении уголовного дела в отношении начальника службы безопасности одного из волгоградских предприятий, в прошлом сотрудника правоохранительных органов. Причиной возбуждения уголовного дела стали высказанные им в адрес руководителя организации-должника угрозы во что бы то ни стало взыскать долг, в том числе путём обращения ко вчерашним коллегам (для проведения заказных проверок, обысков и т. д.).

Необходимо в любой ситуации сохранять деловой тон общения, быть настойчивым, но вежливым. Возвращаясь к зарубежной практике, стоит отметить, что нормативно закреплённые в США правила работы агентств, занимающихся возвратом долгов, предписывают их сотрудникам быть сдержанными, негативных эмоций не проявлять, должника не оскорблять и не унижать, угроз не высказывать.

Везёт тому, кто сам «везёт»

Практика показывает, что толще кошелёк у того кредитора, который проявляет наибольшую активность и настойчивость. Этому есть вполне разумное объяснение: должник стремится расплатиться в первую очередь с тем, кто регулярно о себе напоминает и мешает спокойно жить. Именно поэтому в процессе заключения договора и в ходе его исполнения важно поддерживать в глазах партнёра имидж компании, умеющей отстаивать свои права и выбивать долги. Зачастую одно только грамотное позиционирование позволяет привести «сомневающегося» неплательщика к нужным выводам и, следовательно, снизить риск неплатежа. При этом необходимо отметить, что «правильный» имидж нужно создавать как на внешнем уровне (в официальных заявлениях должностных лиц предприятия, публикациях и т. д.), так и на внутреннем (в глазах работников предприятия). Ведь чаще всего образ компании формируется именно в результате общения с её сотрудники: огромную роль играет то, как они говорят о своём работодателе и как описывают его потенциальным партнёрам.

Важно также, чтобы предприятие, выступающее кредитором, само имело репутацию исправного плательщика.

Таким образом, можно с уверенностью сказать: будут вам платить в срок либо с задержкой, во многом зависит от вас самих и ваших сотрудников.

Подводя итоги, важно отметить следующие ключевые моменты:

• образование дебиторской задолженности - естественная составляющая ведения предпринимательской деятельности;
• необходимо планировать размер и состав дебиторской задолженности, чётко организовывать процесс работы с ней, управлять риском неплатежа;
• с должником следует работать строго в рамках правового поля, используя наработанную практику и возможности действующего законодательства. Выбор мер и способов воздействия на неплательщика зависит от особенностей конкретной ситуации;
• важным условием снижения риска неплатежа, помимо всего прочего, является формирование имиджа надёжной компании, исправно выполняющей свои финансовые обязательства, а также умеющей отстаивать права и эффективно работать с должниками.

Р егламент по управлению дебиторской задолженностью я разрабатывала для группы, в которую входили около 50 небольших и средних организаций, работавших по разным бизнес-направлениям: оказание услуг, оптовая и розничная торговля, несколько видов производства и спортивные комплексы. Вот задачи, которые нам необходимо было решить с помощью этого регламента:

• внедрить единый подход к управлению задолженностью;
• конкретизировать процессы и мероприятия по возврату дебиторки;
• установить порядок взаимодействия сотрудников;
• определить функционирование комиссии по работе с дебиторкой.

Четыре этапа управления

Процесс работы с дебиторкой разбили на четыре этапа. И алгоритм действий в рамках каждого из них четко прописали в регламенте. В документе закрепили ответственных сотрудников за результаты этапов и привели шаблоны документов, которые понадобятся им.

Этап 1. Анализ задолженности и прогноз ее возврата. Бухгалтерия сверяет расчеты с контрагентами и выявляет величину дебиторки. Задолженность конкретных дебиторов подразделяют на текущую, просроченную, исковую и т. д. Также выявляют мнимую дебиторку (когда услуги оплачены, но контрагент не представил первичные документы). Контролирует работу главный бухгалтер, который направляет отчет о структуре просроченной задолженности на начало месяца в комиссию по работе с дебиторкой за четыре дня до ее заседания согласно графику.

Этап 2. Внесудебные меры по возврату дебиторки. Задействованы в рамках этого этапа ответственные сотрудники по договорам, бухгалтеры, юристы. А контролирует процесс комиссия по работе с дебиторкой, которая и определяет методы взыскания задолженности на основе отчета главного бухгалтера. С этой целью она собирается каждые два месяца. В течение дня после заседания акт с рекомендациями по уменьшению дебиторки комиссия направляет руководителю компании (см. образец). На данном этапе используют разные способы возврата долга: от телефонных переговоров до претензий. Если глава компании решает прибегнуть к претензии, в тот же день передает акт комиссии ответственному юристу, который в течение двух дней после этого запрашивает необходимые документы в других отделах, на их сбор у них есть три дня. Спустя еще два дня юрист направляет претензию дебитору. Если тот откажется ее удовлетворять или не ответит на нее, то юрист сообщает об этом в течение трех дней руководителю компании, а в комиссию направляет отчет за день до ее нового заседания. Комиссия может инициировать погашение задолженности через зачетные схемы, ее уступку третьим лицам по договору цессии или факторинга. В случае просроченной дебиторки могут быть использованы и менее предпочтительные способы (например, оформление задолженности векселем). Также проводится наблюдение за возможностью взыскания реструктуризированной задолженности. И именно на этом этапе контрагента можно занести в «черный список».

oбразец. Aкт с рекомендациями комиссии по уменьшению дебиторской задолженности

Этап 3. Взыскание задолженности в судебном порядке. Данный этап включает исковое производство и ведение исполнительного производства. Инициирует их комиссия по работе с дебиторкой, а необходимые меры принимают юристы. Сроки и порядок действий по подготовке и подаче искового заявления и претензий схожи.

Этап 4. Списание дебиторки. После исчерпания методов взыскания задолженности бухгалтерия списывает ее на основании приказа руководителя, который издается в течение пяти дней после подписания акта инвентаризации дебиторки. А проводится инвентаризация до 20-го числа месяца, следующего за кварталом. Работы контролирует главный бухгалтер.

Как документ помог компании

После внедрения регламента его эффективность компании отслеживали по отдельности, затем формировался сводный отчет по группе. На адаптацию сотрудников к работе по регламенту ушло около пяти месяцев. К новым правилам быстрее подстроились небольшие компании с незначительным объемом задолженности, срок которой не превышал месяца.

Ощутимый результат по группе получили только спустя год:

• отлажен весь процесс управления дебиторской задолженностью;
• завершена и отлажена основная масса претензионно-исковой работы;
• дебиторка в среднем по группе снизилась до 35 процентов (в том числе исковая задолженность - 3%, проблемная - 1,5% и «мертвая» - 0,3%);
• повысился рейтинг деловой репутации группы;
• стала прозрачнее работа с контрагентами;
• повысилось качество взаимоотношений сотрудников внутри компаний и в целом по группе.

Об авторе

Татьяна Толстова

Опыт работы в сфере финансов - 14 лет. Ранее была финансовым директором в ООО «Ангара» и ОАО «Стерлитамакский завод строительных машин» и др. Реализовала проекты по внедрению системы бюджетирования на следующих предприятиях: ООО «СНХЗ-Инвест» - оптовая торговля; ООО «СНХЗ Финанс» - оптовая торговля и финансовая деятельность; ЗАО «СтерлитамакНефтеХимРемСтрой» - строительно-монтажная деятельность; ОАО «Стерлитамакский завод строительных машин» - тяжелое машиностроение.

Утверждено Приказом руководителя Организации от "___"__________ ____ г. N ____

ПОЛОЖЕНИЕ об организации работы по взысканию дебиторской задолженности в ____________________________________ (наименование организации)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок работы подразделений Организации по взысканию дебиторской задолженности.

1.2. Используемые в настоящем Положении понятия:

Должник, дебитор - одна из сторон гражданско-правового обязательства имущественной связи между двумя или более лицами;

Дебиторская задолженность - не исполненное в срок контрагентом обязательство о выплате денежных средств в пользу Организации в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором, а также не исполненное в срок обязательство контрагента, задолженность по которому возникла в соответствии с предварительно уплаченной контрагенту суммой (авансом) по договору;

Срок погашения дебиторской задолженности - срок, установленный договором или законом;

Просроченная дебиторская задолженность - долг дебитора перед Организацией, который не был погашен в предусмотренные договором или законом сроки;

Подразделение-исполнитель - структурное подразделение Организации, инициировавшее заключение договора либо отвечающее за осуществление расчетов с контрагентами в соответствии со своей компетенцией.

1.3. Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств перед Организацией, полноту и достоверность документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, несет подразделение-исполнитель.

1.4. Бухгалтерское подразделение ведет учет и проводит инвентаризацию дебиторской задолженности.

1.5. Юридическое подразделение несет ответственность за правильность составления претензий и исков к контрагентам, представление в установленном порядке интересов Организации в уполномоченных органах при взыскании дебиторской задолженности, за соблюдение сроков и порядка обжалования судебных актов.

2. ДОСУДЕБНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ ПО ВЗЫСКАНИЮ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

2.1. Подразделение-исполнитель осуществляет следующие меры, направленные на погашение дебиторской задолженности:

Подготовка и направление письменных обращений к дебитору по вопросу погашения им в добровольном порядке дебиторской задолженности;

Проведение переговоров с представителями дебитора с целью получения причитающейся оплаты во внесудебном порядке (уточнение сроков и порядка погашения дебиторской задолженности).

2.2. В течение ________ дней с даты образования дебиторской задолженности подразделение-исполнитель направляет в юридическое подразделение служебную записку о необходимости предъявления претензии, к которой прилагаются следующие документы:

Копии документов, на основании которых возникла дебиторская задолженность, и документов, подтверждающих ее размер (договоры, акты передачи товарно-материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты сверок взаимных расчетов и т.д.);

Реквизиты контрагента (наименование и местонахождение контрагента, банковские реквизиты, ИНН и т.д.);

Расчет суммы требований (основного долга и начисленных штрафных сумм);

Копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательства;

Копии иных документов, имеющих отношение к неисполнению контрагентом обязательства.

2.3. Юридическое подразделение в течение ___________ с момента получения служебной записки о наличии дебиторской задолженности предъявляет должнику претензию, которая передается ему под роспись или направляется заказной почтой с уведомлением о вручении.

2.4. Если оснований для предъявления претензии нет, юридическое подразделение письменно сообщает об этом подразделению-исполнителю.

2.5. О факте предъявления должнику претензии юридическое подразделение не позднее ____________ после ее предъявления информирует подразделение-исполнителя, а также направляет ему копию претензии.

2.6. Подразделение-исполнитель осуществляет контроль за исполнением контрагентом требований, содержащихся в претензии. О результатах рассмотрения претензии должником подразделение-исполнитель сообщает служебной запиской юридическому подразделению в течение __________ с даты получения ответа на претензию или истечения срока ответа на нее.

3. СУДЕБНЫЙ ПОРЯДОК ВЗЫСКАНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

3.1. В случае если дебитор не исполнил заявленные в претензии требования в указанный в ней срок, дебиторская задолженность подлежит взысканию в судебном порядке.

3.2. Юридическое подразделение в течение _______ с даты получения служебной записки подразделения-исполнителя и оплаты госпошлины предъявляет исковое заявление в суд в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации.

3.3. В случае если имеющаяся информация и документы не позволяют обосновать исковые требования, иск не предъявляется, о чем в письменном виде юридическое подразделение сообщает руководителю Организации и подразделению-исполнителю.

3.4. Передача в юридическое подразделение материалов и документов для ведения судебной работы в отношении должника не освобождает подразделение-исполнителя от обязанности контроля за исполнением контрагентом своих обязательств. В случае погашения контрагентом задолженности (полного или частичного), достижения договоренности об условиях мирового соглашения или иной договоренности о погашении долга подразделение-исполнитель незамедлительно направляет в юридическое подразделение письменное сообщение об этом.

3.5. При рассмотрении искового заявления о взыскании дебиторской задолженности подразделение-исполнитель обязано оказывать юридическому подразделению помощь в подготовке документов, а при необходимости - обеспечить присутствие на судебных заседаниях своих специалистов.

3.6. После выдачи судом исполнительного листа о взыскании просроченной дебиторской задолженности юридическое подразделение организует взаимодействие с подразделениями службы судебных приставов для взыскания дебиторской задолженности на основании выданного судом исполнительного листа.

3.7. Юридическое подразделение ежемесячно, до _________ числа, предоставляет в подразделение-исполнитель сведения о результатах проведенной судебной работы с указанием дебиторов, по которым были представлены документы для предъявления исков, и информацию о ходе взыскания по исполнительным листам.

4. ОСНОВАНИЯ СПИСАНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

4.1. Основаниями для списания дебиторской задолженности являются 1:

Истечение срока исковой давности;

Невозможность исполнения, если она вызвана обстоятельством, за которое ни одна из сторон не отвечает;

Если в результате издания акта государственного органа исполнение обязательства становится невозможным полностью или частично;

Смерть должника;

С ликвидация должника - юридического лица.

1 Дебиторская задолженность, нереальная к взысканию (безнадежный долг), при определенных условиях может быть списана и учтена в составе внереализационных расходов для целей исчисления налога на прибыль на основании пп. 2 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса Российской Федерации.

Похожие документы

от 04.09.2015 г. № 231 _

г. Нарьян-Мар
«Об утверждении Положения об организации работы

по взысканию дебиторской задолженности»
В целях уменьшения дебиторской задолженности Муниципального предприятия Заполярного района «Севержилкомсервис» и организации работы по её своевременному взысканию задолженности, приказываю :
1. Утвердить прилагаемое Положение об организации работы по взысканию дебиторской задолженности МП ЗР «Севержилкомсервис».
2. Секретарю МП ЗР «Севержилкомсервис» ознакомить под роспись ответственных работников МП ЗР «Севержилкомсервис».
3. Предупредить ответственных работников МП ЗР «Севержилкомсервис» о персональной ответственности.
4. Контроль за исполнениям приказа оставляю за собой.

Генеральный директор

МП ЗР «Севержилкомсервис» С.Л. Калашников

ПОЛОЖЕНИЕ

об организации работы по взысканию дебиторской задолженности

МП ЗР «Севержилкомсервис»
1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок работы структурных подразделений МП ЗР «Севержилкомсервис» (далее – Предприятие) и ответственных лиц по взысканию дебиторской задолженности.

1.2. Используемые в настоящем Положении понятия:

- контрагент – юридическое или физическое лицо, которому на основании заключенного договора, поданной заявки или иного документа Предприятием были оказаны услуги, выполнены работы или реализована продукция;

- дебитор (должник) – контрагент, который в установленные договором или законодательством Российской Федерации сроки не произвел оплату оказанных Предприятием услуги, выполненных работ или реализованной продукция;

- дебиторская задолженность - не исполненное в срок контрагентом обязательство о выплате денежных средств в пользу Предприятия в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором, а также не исполненное в срок обязательство контрагента, задолженность по которому возникла в соответствии с предварительно уплаченной контрагенту суммой (авансом) по договору;

- срок погашения дебиторской задолженности - срок, установленный договором или законом, для исполнения обязательств по оплате выполненных работ (оказанных услуг);

- ответственный исполнитель – работник (и) Предприятия, на которого/которых в соответствии с должностной инструкцией или приказом (распоряжением) Руководителя Предприятия возложена обязанность по взысканию просроченной дебиторской задолженности.

1.3. Ответственность за своевременный и надлежащий учёт исполнения обязательств перед Предприятием, полноту и достоверность документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, несёт бухгалтерия Предприятия (главный бухгалтер).

1.4. Бухгалтерия (главный бухгалтер) несёт ответственность за ведение учёта и проведение инвентаризации дебиторской задолженности Предприятия.

1.5. Главный юрисконсульт Предприятия несёт ответственность за правильность составления претензий и исков к контрагентам, представление в установленном порядке интересов Предприятия в судах, органах прокуратуры, внутренних дел и иных органах при взыскании дебиторской задолженности, соблюдение сроков и порядка обжалования судебных актов.

1.6. При наличии у контрагента неисполненного обязательства о выплате денежных средств в пользу Предприятия в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором, срок образования задолженности по которому превышает 60 (шестьдесят) календарных дней, бухгалтерия (главный бухгалтер) Предприятия обязана предоставлять главному юрисконсульту данную информацию с целью не заключения (продления) договоров с таким контрагентом, а при непосредственном обращении контрагента к бухгалтерии отказывать ему в заключении (продлении) договора(ов), за исключением случаев, когда неисполнение обязательства связано с обстоятельствами непреодолимой силы либо когда обязанность заключить договор предусмотрена законодательством Российской Федерации.

1.7. Для контроля за состоянием дебиторской задолженности, бухгалтерия Предприятия ведет Реестр контрагентов, имеющих дебиторскую задолженность.
2. Досудебное урегулирование споров о взыскании дебиторской задолженности

2.1. Бухгалтерия осуществляет контроль за полным и своевременным погашением контрагентом дебиторской задолженности в соответствии с данным Положением.

2.2. В случае образования дебиторской задолженности в связи с неисполнением обязательства перед Предприятием контрагенту предъявляется претензия в порядке, предусмотренном договором или настоящим Положением.

2.3. Цель предъявления контрагенту претензии- доказательно убедить контрагента в том, что его действия не соответствуют условиям договора и невыгодны для него. Принимая меры досудебного разбирательства.

2.4. Предъявление контрагенту претензии не освобождает бухгалтерию Предприятия от осуществления таких направленных на погашение дебиторской задолженности мер, как направление писем, в т.ч. электронной форме, составление актов сверок и т.д.

2.5. При осуществлении мер, направленных на погашение дебиторской задолженности используются следующие форму:

Подготовка и направление письменных обращений к дебитору по вопросу погашения им в добровольном порядке дебиторской задолженности;

Проведение переговоров с дебитором, его представителями с целью получения вознаграждения, причитающегося по договору во внесудебном порядке (уточнение сроков и порядка погашения дебиторской задолженности).

2.6. Бухгалтера по жилищно- коммунальным участкам Предприятия обязаны в срок не позднее 08 числа, месяца следующего за отчетным проводить следующую работу по анализу дебиторской задолженности:

Осуществлять сверку бухгалтерской отчётности с целью выявления контрагентов, имеющих дебиторскую задолженность сроком более 60 (шестьдесят) дней;

Проводить устные переговоры с контрагентами о возможных сроках погашения дебиторской задолженности;

Определять возможность предоставления рассрочки и запросить у дебиторов (должников) графики погашения дебиторской задолженности;

Направлять акты сверки расчетов дебиторам.

2.7. Результаты досудебных мероприятий, а также документы, представленные дебиторами (должниками) бухгалтера Предприятия обязаны предоставлять главному бухгалтеру Предприятия.

2.8. Главный бухгалтер Предприятия аккумулирует полученные сведения, документы и в срок до 30 числа каждого месяца докладывает руководителю Предприятия.

2.9. Главный бухгалтер ежемесячно не позднее 10 числа месяца следующего, за отчётным при установлении дебиторской задолженности обязан предоставлять главному юрисконсульту следующие документы:

Копии документов, на основании которых возникла дебиторская задолженность, и документов, подтверждающих её размер (договоры, акты передачи товарно- материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты передачи товарно- материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты сверок взаимных расчётов, платёжные поручения, акты взаимозачётов, подтверждающих частичную оплату и т.д.);

Реквизиты контрагента (наименование и местонахождение контрагента, банковские реквизиты, ИНН и т.д.);

Расчёт суммы требований (основного долга и начисленных штрафных сумм), который должен содержать следующие сведения: номер счёт- фактуры, дата составления документа, сумма, размер оплаты, дата оплаты, остаток задолженности и т.д.;

Копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательства;

Копии приказов о тарифах, копии, утверждённых расчётов цен и калькуляций, подтверждающих обоснование выставления счёт- фактуры;

Копии иных документов, имеющих отношение к неисполнению контрагентом обязательства.

2.10. Главный юрисконсульт в течение 3 (трёх) рабочих дней с даты получения указанных документов обязан рассмотреть поступившие документы с целью определения правовых последствий для предъявления претензии предъявляет контрагенту претензию, а при необходимости запрашивает в соответствующих структурных подразделениях Предприятия недостающие документы, сведения.

2.11. Работники Предприятия несут персональную ответственность за достоверность предоставленной информации и документов.

2.12. Работники Предприятия обязаны оказывать помощь главному юрисконсульту Предприятия, в рамках своих полномочий, в получении необходимых документов, информации.

2.13. Претензия должна содержать следующие данные:

Наименование контрагента;

Обстоятельства, являющиеся основанием для предъявления претензии, со ссылками на соответствующие статьи договора;

Указание о предполагаемом способе исполнения обязательств;

Расчёт суммы требований по претензии и номер счёта, на который должны быть перечислены денежные средства;

Срок исполнения контрагентом обязательств и/или срок ответа на претензию, который не может превышать 30 (тридцать) дней с даты, когда обязательство контрагента должно быть исполнено, если иной срок не предусмотрен договором или законодательством Российской Федерации;

Информация о мерах, которые будут осуществлены в случае отклонения претензии (приостановка обязательств Предприятия, обращение в суд и т.д.);

Дата и регистрационный номер претензии;

Подпись уполномоченного лица.

2.14. Претензия направляется контрагенту заказным письмом или вручается лично под роспись (иным способом, позволяющим доказать факт направления претензии).

За своевременность направления претензии персональную ответственность несёт начальник канцелярии Предприятия.

2.15. Претензии должны предъявляться всем контрагентам без исключения, даже если направление претензий не предусмотрено условиями договора.

2.16. В случае если контрагент не исполнил заявленные в претензии требования в указанный в претензии срок, дебиторская задолженность подлежит взысканию в судебном порядке.

2.17. Не позднее 20 числа месяца следующего за отчетным на основании результатов досудебных переговоров с должниками бухгалтера по жилищно- коммунальным участкам обязаны предоставить ответственному исполнителю справку по неоплаченным и частично оплаченным счетам- фактурам с привязкой к договорам по форме, установленной Приложением № 1, либо иной форме, которая в любом случае отражает все данные, установленные Приложением № 1.

2.18. При наличии дебиторской задолженности более 60 (шестидесяти) дней по договорам, контрактам снабжения электрической энергией начальники жилищно- коммунальных участков совестно с бухгалтерами по жилищно- коммунальным участкам Предприятия обязаны докладывать об этом главному энергетику Предприятия, который совместно с руководителем Предприятия принимают следующие решения:

О направлении предупреждений об отключении;

Об отключении объектов, которые обеспечиваются электрической энергией.
3. Организация работы по взысканию дебиторской задолженности

в судебном порядке

3.1. При получении полного или частичного отказа контрагента от исполнения заявленных в претензии требований или не поступления ответа на претензию в указанный срок юрисконсульт Предприятия при наличии правовых оснований и документов в полном объёме в течение 5 (пяти) рабочих дней предъявляет исковое заявление в суд в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации. Данные сроки не применяются, по согласованию с руководителем Предприятия, в случае если главному юрисконсульту в данный период поручена иная работа, предусмотренная должностными обязанностями и трудовым договором или он является представителем Предприятия в судах разных инстанций, а также выполняет срочную и/или безотлагательную работу по поручению руководителя Предприятия.

3.2 Бухгалтерия Предприятия обязана в течение 3 (трёх) рабочих дней по требованию юрисконсульта представить ему следующие документы:

Заверенные копии договоров, приложений, дополнительных соглашений и прочих документов в 2 (двух) экземплярах, на основании которых возникла дебиторская задолженность;

Расчёт суммы задолженности основного долга и пеней за весь период задолженности в 2 (двух) экземплярах;

Акты сверок в 2 (двух) экземплярах;

Заверенные копии переписок и прочих документов, составленных в рамках договорных отношений в 2 (двух) экземплярах;

Документ, подтверждающий уплату госпошлины;

Заверенные копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательств;

Копии иных документов, имеющих отношение к неисполнению контрагентом обязательств.

3.3. После выдачи судом исполнительного листа о взыскании с контракта дебиторской задолженности главный юрисконсульт Предприятия в соответствии с законодательством Российской Федерации:

Направляет исполнительный лист в подразделения службы судебных приставов для взыскания дебиторской задолженности, на основании выданного судом исполнительного листа;

Обращается в суд с заявлением о признании должника несостоятельным (банкротом).
4. Порядок списания безнадёжной дебиторской задолженности

4.1. Списать с баланса можно только нереальную к взысканию дебиторскую задолженность неплатёжеспособных дебиторов.

4.2. Задолженность можно классифицировать, как нереальную к взысканию в случаях, если выполняется одно из следующих условий:

4.2.1. истёк срок исковой давности (ст.ст. 196-197 ГК РФ);

4.2.2. обязательство прекращено в связи с ликвидацией дебитора (ст. 419 ГК РФ);

4.2.3. обязательство прекращено из- за невозможности исполнения (ст. 416 ГК РФ);

4.2.4. обязательство прекращено на основании акта государственного органа (ст. 417 ГК РФ).

4.3. Списанию с учёта подлежит задолженность:

4.3.1. должность, ликвидированных в установленном законом порядке (кроме случаев, когда законом или иными правовыми актами исполнение ликвидированного должника возложено на другое лицо);

4.3.2. по обязательствам, прекратившимся по другим основаниям, установленным законом, иными правовыми актами или договором новацией, прощением долга, отступным, зачётом или исполнением;

4.3.3. по требованиям, которые в соответствии с законом считаются погашенными;

4.3.4. по обязательства (сделкам), признанным судом:

Недействительными;

Исполненными (погашенными);

Невозникшими (незаключёнными);

Оформленными поддельными (подложными, ложными, фальшивыми, фиктивными, сфабрикованными, сфальсифицированными) документами;

Совершёнными несуществовавшими на момент совершения сделки (в т.ч. вымышленными, мнимыми, фиктивными) лицами, подставными, неустановленными, неизвестными лицами, лицами, действовавшими от их имени, а также иными лицами, необладавшими на момент совершения сделки правоспособностью (полномочиями);

4.3.5. должников, исключённых из Единого государственного реестра юридических лиц в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации о государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

4.4. Основанием для списания безнадёжной дебиторской задолженности в связи с истечением срока исковой давности признаются документы:

Подтверждающие возникновение долга (договоры, контракты, платёжные поручения и т.п.);

Подтверждающие претензионную работу (почтовые квитанции, описи вложения к письмам и т.п.);

Подтверждающие прерывание срока исковой давности (акты сверок задолженности, частичное возмещение задолженности и т.п.);

Из которых следует, что срок исковой давности истёк (инвентаризационная опись расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами);

Решение инвентаризационной комиссии, распоряжение руководителя Предприятия.

4.5. Основанием для списания безнадёжной дебиторской задолженности до истечения срока исковой давности признаются документы, подтверждающие прекращения обязательства:

Вследствие форс- мажорных обстоятельств;

На основании акта государственного органа, в результате чего исполнение обязательств становится невозможным;

Вследствие ликвидации юридического лица (выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (индивидуальных предпринимателей), содержащих сведения в связи с его ликвидацией, справки налогового органа по месту нахождения дебитора о сумме задолженности, копии решения арбитражного суда о признании дебитора банкротом, решение суда или уведомление ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего) о том, что требования кредитора не будут удовлетворены из- за недостаточности имущества;

Вследствие смерти физического лица (копии свидетельства о смерти физического лица или копии судебного решения об объявлении физического лица умершим и т.п.);

4.6. Списание суммы дебиторской задолженности отражаются на соответствующем забалансовом счёте и учитываются в течение 5 (пяти) лет с момента её подписания.

Приложение № 1

к Положению
Расшифровка

дебиторской задолженности __________________

по состоянию на «____» ___________ 20___ года

Составил:
Должность Ф.И.О. Подпись