Из этой статьи вы узнаете:
- По каким причинам возникает дефицит рабочего времени
- Каких правил нужно придерживаться при планировании рабочего времени в течение дня
- Какие методы применяются при планировании рабочего времени
- Как проверить эффективность планирования рабочего времени сотрудников
Планирование рабочего времени включает в себя эффективное управление временем и технологию его рационального использования для того, чтобы достичь цели какой-либо организации и повысить результативность деятельности. В современном мире также именуется тайм-менеджментом. Время является самым невосполнимым и ценным ресурсом, поэтому использовать его необходимо очень рационально. Также необходимо работать над умением планировать свое рабочее время.
Утверждать, что временем можно управлять, – не совсем правильно. Время не может зависеть от каких-то процессов, не обозначает постоянную величину, оно не может ускоряться либо тормозить.
Важно уметь использовать различные инструменты для планирования рабочего времени независимо от должности сотрудника предприятия. Это важно учитывать на всех уровнях – от подчиненных до начальников. Результативное планирование рабочего времени напрямую оказывает влияние на производительность труда, а, следовательно, и на прибыль предприятия.
Для каждого сотрудника эффективное планирование рабочего времени влияет на завершение к необходимому сроку всех намеченных дел.
Одним из показателей, который обязательно учитывается в организации, является фонд рабочего времени. Он определяет потребляемые ресурсы рабочего времени и влияет на количество работающих сотрудников, а, следовательно, и на материальные затраты организации.
Дефицит – это значит недостача чего-либо. При планировании рабочего времени этот термин обозначает недостачу рабочего времени для исполнения определенной задачи отдельным сотрудником либо структурным подразделением и организацией в целом.
В результате это может привести к срыву срока выполнения заказа, который может повлечь за собой негативные последствия. Чаще всего неумелое планирование рабочего времени связано с безграмотностью руководителя организации.
Причины, приводящие к недостатку времени, классифицируются на три группы:
Личные качества начальника , которые приводят к потерям рабочего времени и связаны с неправильным его планированием, выражаются в следующем:
При безграмотных действиях начальника и без планирования рабочего времени появляются следующие признаки неорганизованности:
Причинами, которые не зависят от воли руководителя и ведут к дефициту рабочего времени у него самого и всех сотрудников организации, с точки зрения планирования рабочего времени являются:
В большинстве случаев вышеизложенные причины не появляются порознь. Обычно одна следует из другой.
В конечном счете, складывается тупиковая ситуация, улучшить которую можно эффективным планированием рабочего времени. Также следует установить контроль над осуществлением плановых мероприятий и проверку потраченного рабочего времени.
На планирование рабочего времени также существенно влияет то, как вы себя настроите. Вы сами подсознательно можете препятствовать результативному планированию рабочего времени. Что именно может вам мешать:
Нужно помнить, что после решения одной задачи, у Вас есть возможность взяться за более интересную.
Согласно этому принципу, 20 % приложенных стараний ведут к 80%-ному результату, а оставшиеся 80 % от напряженного труда выдают лишь 20 % результата. Например:
Принцип Парето также применим в работе менеджера: на получение 80 % результата сотрудник тратит 20 % рабочего времени, оставшиеся 80 % рабочего времени дают только 20 % от общего результата. Это означает, что при планировании рабочего времени надо помнить, что рабочий день лучше начинать с решения самых важных и сложных задач, а «мелочь» оставить напоследок.
Последовательное применение принципа Парето становится реальным, если анализировать все задачи согласно их доли вклада в конечный результат и располагать их по АВС категориям.
Использование принципа Парето становится действительно возможным, если все задания систематизировать по их важности для достижения результата и расположить по АВС категориям.
Основная цель АВС-планирования рабочего времени состоит в том, чтобы выполнить последовательную расстановку задач по приоритету. ABC-планирование можно проводить в любой сфере деятельности. Если проанализировать в процентном соотношении более важные и менее важные дела, то мы увидим, что данное соотношение будет примерно одинаковым. Планирование рабочего времени начинаем с того, что все задачи распределяем по трем категориям в соответствии с их важностью. Для этого используются буквы A, B и C. Этот метод планирования рабочего времени стал популярен среди менеджеров в связи с тем, что дает ощутимый результат.
В основе методики ABC-планирования лежат следующие принципы:
По данной методике надо сначала решать наиболее важные задачи, затем переходить к чуть менее важным и напоследок оставить незначительные задачи, которые не оказывают особого влияния на результаты работы. Это надо учитывать при планировании рабочего времени.
Для того чтобы правильно расставить приоритеты при планировании рабочего времени, можно использовать метод Эйзенхауэра.
Задайте себе вопросы:
Согласно принципу, предложенному американским генералом Д. Эйзенхауэром, преимущество решения задач надо рассматривать исходя из их значимости и отведенному времени.
Все дела, которые необходимо сделать, можно распределить на четыре группы:
Эксперт по саморазвитию Брайан Трейси утверждает: 10 минут на планирование дня экономит не менее 2 часов в сутки. Но как составлять план задач на день, чтобы успеть не только рутинные дела, но и что-то более важное? Мы поделимся тремя эффективными техниками, которые изменят ваш день.
Вроде весь день вы были заняты, а в итоге уходите из офиса с мыслью, что ничего не успели - знакомая ситуация? Давайте посмотрим, что можно с этим сделать.
1. Выделяйте приоритетные дела - задачи, позволяющие достигать глобальных целей. Ответьте на вопрос, насколько важная и срочная каждая задача и нельзя ли ее кому-то . Если можно - так и сделайте, а сами займитесь более приоритетным делом.
2. Анализируйте день: выясняйте, что помешало выполнить все пункты вашего листа задач на день. По итогам решайте, что можно улучшить: планировать меньше дел, больше делегировать другим, или меньше внимания уделять неважным и несрочным вопросам.
3. Выберите инструмент для составления плана задач на день. Это можно делать как на бумаге, так и с помощью и приложений, главное, чтобы было удобно. Остается только один вопрос: как правильно написать задачи на день, чтобы верно рассчитать свои силы и успеть как можно больше?
Если просто хаотично записать все дела в список, это скорее запутает, чем поможет успевать больше. Поэтому мы предлагаем подойти к вопросу системно.
Интеллект-карты придумал английский психолог Тони Бьюзен. Эта методика подробно описана в его книге «Супермышление». Внешне карта представляет собой ветвящуюся схему.
Пример интеллект-карты с планом задач на деньКак написать задачи на день в интеллект-карте:
Задачи можно пояснить примечаниями, указать сроки их реализации, придумать забавные иллюстрации. Если вы не любите чертить от руки, на помощь придут десятки специальных сервисов, к примеру: Mind42 , Coggle , MindMeister или iMindMap .
На таких картах удобно отмечать выполненные дела и добавлять новые. Они дают наглядное представление об объеме задач на день и позволяют видеть картину в целом .
Впрочем, у этого метода есть минусы: интеллект-карты плохо сочетаются с жестким планированием и временной последовательностью событий. К тому же на них нельзя указать приоритетность задач, а значит, вы всегда рискуете потратить время на не самые важные дела. Если для вас это важно, то попробуйте следующую методику.
В основе этой методики - классический to-do list, только немного дополненный и измененный. Главная особенность результативно-ориентированного планирования - формулировка задачи в списке должна отвечать на вопрос «что сделать?» и отражать желаемый результат.
Пример: новому клиенту нужно выслать коммерческое предложение. Эту задачу следует записать как «подготовить и отослать КП Ивану Ивановичу», а не просто «коммерческое предложение», «подготовить документы» или другими размытыми формулировками.
Пример таблицы с задачами на день
Задачи записываются в произвольном порядке - без учета их срочности и важности, но разные категории задач выделяются разным цветом:
Это позволит сразу увидеть, что является самым срочным и важным, а значит, именно с этого и стоит начать. Как только дело сделано, напротив него в табличке ставится галочка. Или можно просто вычеркнуть задачу из списка.
Единственный минус этой методики - дела не ранжируются по дедлайнам, и есть риск сорвать сроки. Тогда для вас лучше будет воспользоваться третьей методикой.
Как правило, часть задач в распорядке дня привязана ко времени (это жесткие задачи), а другая - нет. Удобно совместить эти два типа дел помогает жестко-гибкая методика планирования.
Как работать с таблицей:
Жесткие задачи | Гибкие задачи | |
Время | Задача | |
8:00 | Прослушать запись звонков отдела продаж в CRM (1 ч) | |
9:00 | Провести планерку для менеджеров | Согласовать план отпусков |
10:00 | Запросить в бухгалтерии данные по поступившим оплатам | |
11:00 | Отправить презентацию по итогам года Васильеву | |
12:00 | Посмотреть договор с ООО «Интерпретация» | |
14:00 | Провести собеседование с кандидатом на должность менеджера | Согласовать макет визиток и бейджей |
15:00 | Совещание с отделом маркетинга | Доделать бюджет продаж на следующий месяц (2 ч) |
17:00 | Посмотреть в CRM статистику по сделкам менеджеров за неделю |
Пример таблицы для жестко-гибкого планирования
Планирование и организация работы - ключ к дальнейшему саморазвитию. Об основных принципах и правилах ежедневного планирования читайте в статье.
Не всем понятно, для чего нужно планировать свой рабочий день. Ведь каждый человек и без планирования знает, какие функции он выполняет и какие дела ему предстоят. Многие не видят смысла в составлении планов на день, поскольку всегда есть неожиданные поручения, способные спутать все заранее намеченные пункты.
Скачайте документы по теме:
Если сравнивать двух работников, выполняющих одинаковые функции и имеющих одинаковые способности, можно обнаружить, что объемы и качество выполняемой ими различны. Один сотрудник успевает решить и текущие, и стратегические задачи, второй - не успевает выполнять даже срочные поручения и вынужден все время оставаться после работы. Лучшие результаты покажет тот, кто более . То есть тот, для кого процесс планирования является ежедневной обязанностью и потребностью. Наличие плана даже на психологическом уровне заставляет человека мобилизоваться. У него есть зафиксированная цель и появляется внутренняя потребность в ее достижении.
Планирование и организация работы выполняется сотрудником. Не руководитель, а работник должен ставить себе задачи. В этом случае он ставит перед собой цели самостоятельно, действует в том направлении, который выбирает сам. Как правило, процент выполненных задач при самостоятельном планировании оказывается выше, чем при выполнении общего , разработанного руководителем.
Существует система планирования работы, опробованная на практике и обеспечивающая оптимальное использование рабочего времени. Это набор принципов, следуя которым человек может составить грамотный, реалистичный и выполнимый план.
Прежде всего, определите, что нужно включить в ежедневный план. Он должен составляться с учетом стратегического плана, разработанного на полгода или год. Планирование на каждый день учитывает все дела, намеченные к выполнению, как непосредственно касающиеся работы, так и второстепенные. Например, поздравление коллеги с днем рождения. Кроме тех пунктов, выполнения которых ждет руководитель, в план нужно вносить и личные дела. Это необходимо для личного развития и создания положительного имиджа.
При планировании работы большие задачи, для решения которых потребуется несколько дней или недель, нужно разбить на этапы и выполнять их последовательно. Для каждого из этапов установите дату исполнения. Составьте план на ближайший день, включив в него и подзадачи. Для составления плана можно воспользоваться обычным бумажным ежедневником или специальной программой.
Цель планирования работы - не выполнение пунктов плана любой ценой, а своевременное и качественное исполнение приоритетных и задач и срочных заданий. Поэтому список намеченных к выполнению дел необходимо рассортировать и расположить пункты по мере убывания приоритетности. В процессе можно одновременно пользоваться несколькими методами.
Например, высший приоритет получают дела с фиксированным сроком выполнения и задачи, для решения которых нужно затратить больше усилий. Вторыми по степени важности станут ежедневные обязательные к исполнению дела и те задачи, сроки исполнения которых намечены на ближайшие дни. Низший приоритет при ежедневном планировании имеют второстепенные дела, неисполнение которых не будет иметь значимых отрицательных последствий.
Так же, как и планирование работы предприятия, планирование рабочего дня отдельного сотрудника должно происходит по правилам. Следование им поможет обеспечить исполнение намеченных планов в комфортном для вас режиме.
Вывод
Планирование на каждый день - полезный и необходимый навык. Это способ самоорганизации и саморазвития, гарантия того, что вы сможете работать эффективно. Предложенная система планирования работы поможет понять основные принципы тайм-менеджмента и успешно использовать эти знания на практике.
генеральный директорПланы на год составляй весной, планы на день - утром
Китайская пословица
кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям
Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных
Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.
Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.
А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.
Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 - 7 часов в день (да, восемь - это уже высший пилотаж!).
Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.
Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).
Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.
Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.
В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:
Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой - берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.
И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил, и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, - “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.
Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.
Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:
Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.
Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия :
1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена в самом низу статьи, см. скриншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным).
2) Отправьте запрос на получение примера таблицы приоритетов через мои личные аккаунты в социальных сетях:
В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные - не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 - название задачи; 2 - крайний срок выполнения; 3 - планируемое время выполнения.
После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.
Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24» .
Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.
Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.
Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач - это вопрос компетенции непосредственного руководителя.
Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.
Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”
Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения - прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. В помощь статья “ ”.
Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными , производство же результатов - во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, - это хороший специалист, но плохой руководитель.
Читавшие эту статью, также читали
Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»
Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): цели, базовые принципы, предстартовая подготовка
Составление плана на день важная задача которая относится к сфере управления и распределения временем. Ранее мы рассматривали основные методики постановки жизненных целей, и как известно каждая цель должна быть разделена на более мелкие задачи, которые нужно выполнять для получения конечного результата и чем более правильно Вы будете распределять свои ресурсы для решения этих задач, тем быстрее Вы достигнете поставленной цели.
В каждом деле наш основной ресурс - это время. Мы всегда думаем, что имеем довольно большое количество времени и у нас есть большой его запас, но если посмотреть на это с другой точки зрения, каждая потраченная минута времени уходит безвозвратно, и главное то, насколько мы эффективно расходуем временный ресурс. Поэтому очень важно составить план работы на день, который поможет вам правильно расставить приоритеты.
В течение дня нам не всегда удается выполнить все поставленные задачи которые мы себе наметили и не всегда получается так, что самые важные задачи выполняются в первую очередь.
Нам попалась на глаза очень интересная методика которая помогает сформулировать и идентифицировать задачи распределяя их в зависимости от приоритетности, таким образом план работы на день составляется наиболее эффективно. Данная методика называется матрица Эйзенхауэра.
Основная идея этой матрицы, разделение всех задач на 4 блока. Возьмите чистый лист бумаги поделите на равных 4 пронумерованных квадрата которые в дальнейшем вы будете вписывать свои основные задачки на день.
Рассмотрим каждый квадрат по отдельности.
1. «Важно и срочно » - вообще в идеальном случае этот квадрат должен быть пуст. Потому что в этот квадрат следует вписывать самые срочные дела которые нужно выполнить как можно скорее. Сюда могут попадать те дела которые вы не выполнили вчера, дела невыполнение которых может привести к неприятным последствиям, либо не достижению поставленных целей.
2. «Важное, но не срочное » - самый основной квадрат на который нужно обратить, как можно больше своего времени. Сюда мы вписываем все дела которые не требуют спешки, которые составляют действительную важность и ценность, которые направленны на будущий результат.
Над этими делами мы можем работать не спеша, и тщательно сконцентрироваться над их выполнением. Это могут быть задачи абсолютно различного плана, например, сюда Вы можете записывать такие дела как посещение тренажерного зала либо бассейна, назначение встречи, разработка нового проекта, в общем все то что требует тщательных и обдуманных действий.
Спешка тут явно ни к чему, и поэтому важно выполнять задания из этого блока в первую очередь, а затем переходить к срочным залежавшимся делам.
3. «Срочное и не важное » - сюда мы вписываем все дела которые требуют от нас срочного выполнения, но с оговоркой на их необходимость. Например, если в разгар рабочего дня у Вас внезапно возникла необходимость какой-то маловажной не запланированной встречи, либо же вы выделяете 15 минут на срочный телефонный разговор. В общем все то, что никак не повлияет на Ваше продвижение по тропинке развития. Также следует оговориться по поводу того, что не следует путать задачи из этого квадрата с задачами из первого, последний будет приоритетнее.
4. «Не срочное и не важное » - на этом квадрате мы можем позволить себе полностью расслабиться, сюда вписываются все действия, которые только поглощают наше время не принеся нам никакой пользы, к ним относятся: просмотр телевизора, серфинг в интернете, чтение новостей, компьютерные игры, времяпрепровождение в социальной сети и многое другое, остальное додумаете самостоятельно, Вы ведь сами прекрасно знаете чем бы не хотели заниматься.
И напоследок, несколько советов: