Учет компьютеров начинается с их постановки на баланс у предприятия-покупателя. Способ их отражения на счетах бухгалтерского учета зависит от стоимости техники, ее комплектации, методе записи товарных групп в накладной и сроков использования отдельных деталей. В ситуациях, когда закупаются отдельные комплектующие и их стоимость значительна, такие активы должны учитываться под обособленными инвентарными номерами.
Подход к учету оргтехники, как моноблока, не вызывает разночтений с контролирующими органами. Аргументация проверяющих основана на том, что отдельные комплектующие не могут функционировать самостоятельно, поэтому учитывать их надо только в качестве одного рабочего агрегата. Норма приводится в ПБУ 6/01 и повторяется положениями Письма Минфина от 14.11.2008 г. под № 03-11-04/2/169.
Учет компьютеров и оргтехники ведется на счете 10, если стоимость оборудования не превышает лимит в 40 тысяч рублей. В этом случае суммы, потраченные на приобретение, будут полностью и сразу отнесены на расходы. При превышении установленного предела активы признаются основными средствами и подлежат амортизации. Оприходование сопровождается оформлением акта приема-передачи и заведением инвентарной карточки.
Как оприходовать компьютер бухгалтерскими записями:
Запасные детали, набор комплектующих к оргтехнике учитывается на счете 10. Операции по изменению владельца таких расходных ценностей, корректировке стоимости, оприходованию и списанию находят отражение на субсчете 10.5.
Как оприходовать компьютер, если куплен по запчастям – в этой ситуации необходимо ориентироваться на предполагаемые сроки использования деталей и стоимость активов. Если ценником не достигнута отметка в 40 тысяч рублей за единицу товара, то учитывать детали следует как материалы. Учет компьютеров на предприятии в ситуациях, когда цена закупаемых блоков превышает лимит, а сроки эксплуатации по товарным позициям разнятся, ведется по отдельным инвентарным объектам. Допускается раздельный учет и при планируемой эксплуатации в разных комплектациях техники.
При проведении модернизации необходимо контролировать строгое отделение этих мероприятий от ремонта техники. Модернизация оборудования направлена на изменение технических характеристик в сторону повышения их качественного уровня (п. 2 ст. 257 НК РФ). Учет компьютеров в организации предполагает отнесение к модернизации ремонтных работ, которые привели к изменению функционального предназначения техники. Различия ремонта и модернизации кроются в причине проводимых замен деталей:
Когда учет компьютерной техники на предприятии ведется по отдельным блокам, то при замене деталей списываются вышедшие из строя элементы. Основанием будет выступать акт на списание. Новые запчасти приходуются как запчасти или основные средства в зависимости от их стоимостной оценки.
Учет компьютеров при ремонте предполагает отнесение затрат в тот период, в котором они фактически были понесены. Тип расходов будет идентифицирован, как обычные виды деятельности. Комплектующие списываются корреспонденцией с дебетованием счета 20 (или 23, 25,29, 26, 44) и кредитованием счета 10. Норма регламентируется п. 67 приказа Минфина от 13.10.2003 под № 91н.
Учет компьютерной техники при ее модернизации затрагивает 08 счет. Затраты на улучшение собираются на 08 счете. При завершении всех этапов доработки техники накопленные суммы с 08 счета переводятся на дебет 01 счета для формирования обновленного значения первоначальной стоимости (п. 42 Приказа Минфина № 91н). Обязательно должны составляться такие проводки:
Информация о произведенной модернизации показывается в акте ОС-3 и инвентарных карточках.
В практике работы с основными средствами довольно часто встречаются случаи, когда основные средства комплектуются из нескольких составляющих, зачастую даже приобретенных у разных поставщиков и в разное время.
У бухгалтера по основным средствам при этом возникает вопрос: как правильно отразить в программе 1С Бухгалтерия Предприятия 8.2 операции по приобретению комплектующих, сборке из них основного средства и принятию его к учету.
Рассмотрим наиболее часто встречающийся в организациях случай — принятие к учету компьютера, собранного из комплектующих.
Сначала приходуются комплектующие для компьютера как оборудование. Для этого в программе 1С Бухгалтерия Предприятия 8 используется документ « «, вид операции «Оборудование» .
Поскольку мы закупаем комплектующие для последующей сборки основного средства, то необходимо оприходовать их на счет 07 «Оборудование к установке».
Для этого приобретаемые комплектующие необходимо ввести в справочник « » в группу «Оборудование к установке «. Для этой группы номенклатуры в настройках указан счет 07 «Оборудование к установке».
После выбора элемента справочника в табличной части документа автоматически заполнятся реквизиты «Счет учета» и «Счет учета НДС» в соответствии с настройками.
При проведении документа сформировались следующие бухгалтерские проводки:
У другого поставщика были закуплены системные блоки, клавиатуры и мыши. Отражены в базе аналогичным документом.
Теперь необходимо отразить сборку основного средства. Это делается при помощи документа ««.
Этот документ формирует первоначальную стоимость основного средства — компьютер. Для отражения затрат используется счет 08.03 «Строительство основных средств». На счете 08.03 ведется аналитический учет в разрезе объектов строительства. В качестве объекта аналитического учета к счету 08.03 как объект строительства вводим компьютер, который мы собираем.
В табличную часть документа добавляем комплектующие для компьютера, указывая необходимое для одной единицы оборудования количество. На счете 08.03 количественный учет не ведется, и несколько единиц оборудования одним документом ввести не получится.
После проведения документ «Передача оборудования в монтаж» формирует проводки в дебет счета 08.03, кредит счета 07.
Расходы на сборку компьютера можно отразить документом «Поступление товаров и услуг», вид операции «Оборудование», закладка «Услуги».
В качестве счета затрат указываем 08.03, объект строительства — наш компьютер.
При проведении документ сформирует следующие проводки:
Таким образом, услуги по сборке компьютера тоже отнесли на формирование первоначальной стоимости основного средства «Компьютер».
После того, как по дебету счета 08.03 была собраны все затраты на приобретение и монтаж оборудования, вводим его в эксплуатацию.
Делается это документом «Принятие к учету ОС».
Создаем новый документ. Выбираем вид операции «Объекты строительства», событие «Принятие к учету с вводом в эксплуатацию».
Счет подставляется автоматически: при выборе операции «Объекты строительства» это счет 08.03.
В качестве объекта строительства выбираем наш компьютер. При нажатии на кнопку «Рассчитать суммы» программа автоматически формирует первоначальную стоимость нового основного средства по бухгалтерскому и налоговому учету, списывая ее с дебета счета 08.03, объект аналитического учета «компьютер» (можно свериться с оборотно-сальдовой ведомостью по счету 08.03).
Следующий этап — создание нового основного средства «компьютер» в справочнике «Основные средства». Для этого в табличной части «Основные средства» добавляем новую строку и в открывшейся форме списка справочника «Основные средства» интерактивно добавляем новый элемент справочника.
На этапе ввода нового элемента в справочник нет необходимости сразу вводить все реквизиты — большинство из них записывается документом «Принятие к учету». Введем только необходимые, без которых элемент справочника не запишется: наименование и группу учета ОС.
Переходим к закладке «Бухгалтерский учет». После выбора порядка учета «Начисление амортизации» на закладке становятся доступны реквизиты, заполнить которые необходимо для корректного начисления амортизации.
Аналогично заполняем закладку «Налоговый учет» для начисления налоговой амортизации по этому основному средству.
Более подробно об учете основных средств я расскажу в спецкурсе.
После ввода всех реквизитов проводим документ.
При проведении сформируются проводки:
Из документа печатается форма ОС-1 «Акт о приеме-передаче ОС»
Таким образом отражается в программе 1С Бухгалтерия Предприятия 8.2 приобретение, монтаж и принятие к учету основного средства из нескольких комплектующих .
Видеоурок:
Когда основное средство принимается к учету, очень важно правильно сделать все операции правильно, при этом ситуация усложняется по разным причинам. К примеру, во время работы с основными средствами в работе специалиста по бухгалтерской работе нередко бывают случаи, когда основные средства состоят из нескольких частей, более того, их приобретают часто даже у разных поставщиков в разное время.
Следует заметить, что под основным средством в нашей стране понимается имущество, которое находится в собственности организации, используется для получения дохода, первоначальная его стоимость более 40 тысяч рублей, а срок полезного использования составляет более одного года.
Бухгалтер по основным средствам в таком случае задается вопросом наиболее правильного отражения операции по покупке комплектующих в программе 1С Бухгалтерия 3.0, а также сборки (монтажа) основного средства из них и его принятие на учет.
В организациях, предприятиях и учреждениях различных форм собственности чаще всего встречается проблема принятия на учет персонального компьютера, который был собран из отдельных комплектующих.
Подобный случай встречается в практике практически любого бухгалтера, поэтому нюансы проведения такого объекта нелишним будет знать каждому.
Чтобы принять на учет основное средство, которое состоит из комплектующих, купленных у разных продавцов, а также оплаты услуг по настройке необходимого программного обеспечения, в бухгалтерии используются следующие документы:
. «Поступление товаров и услуг», с видом операции «Оборудование» (чтобы оприходовать то оборудование, которое необходимо еще установить);
. «Передача оборудования в монтаж»;
. «Поступление товаров и услуг», операция «Покупка комиссия» (чтобы отразить услуги по установке и настройке специального лицензионного программного обеспечения);
. «Принятие к учету ОС», операция «Объекты строительства».
Изначально происходит оприходование комплектующих для компьютера, как оборудования. Чтобы это сделать, нужно в программе использовать документ под названием "Поступление товаров и услуг", выбрав вид операции "Оборудование".
Так как комплектующие приобретаются с целью дальнейшего их использования для сборки основного средства, оприходовать их необходимо на счет 07 "Оборудование к установке". Последовательно заполняются карточки для комплектующих. Для создания карточки, нужно нажать кнопку "Создать", ввести все необходимые реквизиты (группа, наименование, производитель, артикул, импортер и т.д.) и подтвердить действия "Записать и закрыть".
Все купленные комплектующие нужно ввести в группу под названием "Оборудование к установке" справочника "Номенклатура". В настройках счетов учета номенклатуры счет для данной группы номенклатуры указан под номером 07 "Оборудование к установке".
После того, как в табличной части документа элемент справочника был выбран, реквизиты "Счет учета НДС" и "Счет учета" заполнятся автоматически согласно ранее заданным настройкам.
Во время проведения документа были сформированы такие бухгалтерские проводки:
Рис.2
Если мыши, клавиатуры и системные блоки приобретались у другого поставщика, это отражается в базе аналогичным документом. Приходные документы для каждого отдельного контрагента, а также набора товара вводятся в таком случае отдельно.
Рис.3
Такой документ может сформировать первоначальную стоимость персонального компьютера, как основного средства. Чтобы показать затраты нужно использовать счет под номером 08.03, название которого "Строительство основных средств". На данном счете бухгалтером ведется аналитический учет в разрезе строительных объектов. Как объект строительства в данном случае вводим компьютер, подлежащий сборке, это и будет объектом аналитического учета к счету номер 08.03.
Там, где находится табличная часть документа, будут добавляться комплектующие будущего компьютера, при этом не стоит забывать указывать правильное количество оборудования, необходимого для одной единицы объекта основного средства. Счет 08.03 не предполагает ведение количественного учета, поэтому ввести одним документом несколько единиц оборудования никак не получится.
После проведения документом "Передача оборудования в монтаж" формируется проводка в дебет счета 08.03, кредит счета 03.
Рис.4
Рис.5
После проведения данный документ сформирует необходимые проводки.
Рис.6
Из данных бухгалтерских проводок видно, что стоимость услуг по сборке компьютера также вошла в первоначальную стоимость основного средства под названием "Компьютер".
Ведение в эксплуатацию осуществляется при помощи документа "Принятие к учету ОС". Если объект основного средства требует работ по сборке, выполняемых с учетом дополнительных затрат, то подобное действие следует также оформлять с помощью документа "Принятие к учету ОС". Для этого нажимается гиперссылка "Принятие к учету ОС", которая находится в разделе "Основные средства и НМА" ниже ссылки "Передача оборудования в монтаж"
Итак, создаем новый документ. В ячейке "Вид операции" выбираем "Объекты строительства". Правее находится ячейка с оглавлением "Событие ОС", там находим "Принятие к учету с вводом в эксплуатацию".
Рис.7
Так как была выбрана операция "Объекты строительства", то счет во вкладке "Основные средства" подставится автоматически 08.03.
Там, где необходимо ввести объект строительства, выбираем "Компьютер", а справа от него располагается кнопка "Рассчитать суммы". После нажатия на нее программа автоматически сформирует первоначальную стоимость основного средства по налоговому и бухгалтерскому учету. Эту стоимость будет списано с дебета счета номер 08.03, объектом аналитического учета является "Компьютер" (свериться можно будет с оборотно-сальдовой ведомостью по счету 08.03).
Следующим этапом является создание в справочнике "Основные средства" нового основного средства с наименованием "Компьютер". С этой целью в табличной части справочника "Основные средства" нужно добавить новую строку, а в форме списка, который открылся в том же справочнике, добавляем интерактивным способом новый элемент.
В процессе ввода в справочник нового элемента сразу вводить все необходимые реквизиты совершенно не обязательно, ведь их основная масса записывается с помощью документа "Принятие к учету". На начальном этапе можно ввести только самые необходимые реквизиты, то есть те, без которых запись элемента справочника не осуществится — наименование основных средств и их группа учета.
Рис.8
В поле "Наименование" следует указать "Компьютер", а если нажать на кнопку выбора строки "Группа учета ОС", то там нужно поискать определение "Офисное оборудование". Таким образом, вкладка "Основные средства" будет заполнена только частично. То есть такие поля, как "Группа", "Изготовитель", "Заводской номер", "Номер паспорта (регистрационный)", "Дата выпуска (постройки)" остаются незаполненными.
Далее необходимо перейти на закладку "Бухгалтерский учет". В поле "Порядок учета" выбираем "Начисление амортизации", после чего станут доступными на закладке реквизиты, которые обязательно нужно заполнить, чтобы амортизация была начислена адекватно. Это и "МОЛ", и "Способ поступления", и "Счет учета", "Счет начисления износа", "Способ начисления амортизации", "Способы отражения расходов по амортизации", сколько составляет срок полезного использования основного средства в месяцах.
Рис.9
Аналогичным способом заполняется закладка "Налоговый учет", чтобы можно было по данному основному средству зачислить налоговую амортизацию.
Рис.10
После того, как все реквизиты были введены, проводим документ.
При проведении сформируются такие проводки:
Рис.11
Из данного документа можно напечатать форму ОС-1 "Акт о приеме-передаче ОС". Для этого вверху справа есть клавиша "Акт о приеме-передаче ОС (ОС-1).
Рис.12
Как видим, в программе 1С Бухгалтерия отражается приобретение, монтаж, а также принятие к учету основного средства, которое состоит из нескольких комплектующих.
Рассмотренный случай по покупке в разных местах монитора, системного блока, мыши, клавиатуры, а также учет сборки и стоимости программного обеспечения, является всего лишь одним из возможных вариантов приобретения основного средства путем покупки и сборки комплектующих деталей. Нередко таким способом организация решает приобрести, например, кондиционеры, либо специализированную аппаратуру, ведь руководство, в первую очередь, заинтересовано в экономии бюджета. В обязанность же бухгалтера, в свою очередь, входит правильное оформление всех бухгалтерских операций.
Перечень объектов основных средств, используемых в хозяйственной деятельности организаций, с каждым годом расширяется. И уже независимо от размера компания обязательно имеет в составе основных средств компьютерную технику. Возникает очень много вопросов об учете данной группы основных средств. Можно ли одновременно учитывать как основные средства компьютер и его комплектующие? Каким образом отнести компьютерную технику к малоценным предметам? Как ускорить начисление амортизации? С этими и другими вопросами сталкивается бухгалтер в момент приобретения компьютера.
Отражая в бухгалтерском учете факт приобретения компьютера, бухгалтер встает перед дилеммой: в составе какого вида имущества учитывать его комплектующие – мышь, клавиатуру, процессор и монитор? Что это – один объект или всё-таки разные?
Конечно, можно учитывать всё отдельно, исходя из стоимости или срока полезного использования каждого объекта. Но лучше поступить по-другому.
Первый вариант – учитывать компьютерную технику как единый инвентарный объект, входящий в состав основных средств (ОС).
Для этого обратимся к нормам ПБУ 6/01. В пункте 4 данного Положения указано, что объект учитывается в составе основных средств, если выполняются следующие условия:
— его планируется использовать в деятельности организации (для производства, оказания услуг, передачи в аренду и т.п.);
— срок его полезного использования (СПИ) свыше 1 года;
— объект не предназначен для перепродажи и способен в будущем приносить доход организации.
Если компьютерная техника соответствует данным требованиям, организация имеет право учитывать ее как единый инвентарный объект в группе основных средств, ведь каждая из его составляющих не может самостоятельно выполнять свои функции, независимо от других (п. 6 ПБУ 6/01). В этом же пункте указано и то, что если сроки полезного использования у отдельных частей объекта существенно различаются, то каждая из них принимается к учету как самостоятельный инвентарный объект. Как правильно поступить в этом случае?
Данный вопрос решается просто – достаточно установить для всех компьютерных комплектующих единый срок полезного использования. Он определяется в момент оприходования объекта с использованием Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 г. № 1).
Редакция данного Постановления от 18.11.2006 г. № 697 относит компьютерную технику ко второй амортизационной группе, а для основных средств, приобретенных с 1 января 2007 года, СПИ составляет от 2-х до 3-х лет включительно (п. 3 ст. 258 НК РФ).
Следовательно, установив для мыши, клавиатуры, системного блока и монитора единый срок полезного использования, можно отразить как основные средства компьютер и его комплектующие, не разделяя их в учете. Такой вариант учета компьютерной техники организации необходимо указать в учетной политике.
Еще один вариант – установить лимит для малоценных предметов и внести его в учетную политику.
Конечно, стоимость объекта не является единственным и определяющим условием отнесения его к группе основных средств, но все же удобнее заранее определить стоимостной лимит, который не должен быть выше 40 тыс. руб., и отразить его в учетной политике. Несмотря на тот факт, что организация самостоятельно определяет размер лимита, во избежание расхождений между бухгалтерским учетом и налоговым, его стоит установить в размере 40 тыс. руб. Следовательно, объекты, стоимость которых свыше установленного лимита, будут учитываться как основные средства, а остальные можно включать в состав материальных запасов.
Если стоимость компьютера позволяет оприходовать его в составе МПЗ, надо помнить о том, что его срок полезного использования достаточно продолжительный, и в течение всего этого периода необходимо организовать сохранность объекта. Для этого ведется учет МПЗ и, в частности, компьютерной техники за балансом, а также проводятся плановые и внеплановые инвентаризации «забалансовых» ценностей.
Пунктом 1 статьи 259.3 НК РФ предусмотрена такая возможность. Организациям разрешено применять к нормам амортизации повышающий коэффициент, который должен быть не выше 2. Этот пункт действует и в отношении основных средств, использующихся для работы в условиях повышенной сменности или агрессивной среды.
Что подразумевает термин «повышенная сменность»? По мнению чиновников, в Классификации основных средств сроки полезного использования определены исходя из режима двухсменной непрерывной работы, а повышающий коэффициент можно применять при трехсменной и круглосуточной работе оборудования (письма Минфина России от 13.02.2007 г. № 03-03-06/1/78, от 30.05.2008 г. № 03-03-06/1/341).
Судьи также считают, что применять повышающий коэффициент можно для амортизации объектов основных средств, работающих более двух смен подряд, при условии, что такое оборудование не предназначено для непрерывной работы. Такое решение указано в постановлении ФАС Московского округа от 27 октября 2010 г. № КА-А40/12461-10. Поэтому в данном случае необходимо руководствоваться технической документацией основного средства.
Другой указанный фактор – условия агрессивной среды, т.е. такие, под влиянием которых износ основных средств происходит быстрее. И если компьютерная техника каким-то образом контактирует с агрессивной технологической средой (например, токсичной или пожароопасной), то организация вправе применять повышающий коэффициент. Но, безусловно, данные обстоятельства должны быть подтверждены документально.
Следует помнить, что повышающий коэффициент позволяет ускорить начисление амортизации, но при этом никак не изменяет метод ее начисления. Особое внимание надо обратить и на то, что при учете компьютеров использование нелинейного метода амортизации не позволяет применить повышающий коэффициент к амортизационным нормам (пп.1 п.1 ст.259.3 НК РФ).
Кстати, организации, занимающиеся деятельностью в сфере информационных технологий, вправе не начислять амортизацию на компьютерную технику, а сразу учитывать стоимость компьютеров в составе материальных затрат в момент ввода данного оборудования в эксплуатацию (п. 6 ст. 259 НК РФ).
Для возможности использования данного права необходимо соблюдение таких условий, как:
— компанией должна быть получена документация о прохождении государственной аккредитации;
— доля доходов, получаемых от деятельности в сфере информационных технологий, не должна составлять менее 90%, в т.ч. от иностранных фирм – менее 70%;
— в отчетном периоде среднесписочная численность не превышает 50 человек.
При соблюдении указанных условий, организация освобождается от необходимости начисления амортизации (причем, стоимость актива здесь не имеет значения), но в бухгалтерском учете компьютерная техника будет учитываться, как и в обычных организациях, в составе основных фондов или МПЗ. Все зависит от лимита, указанного в учетной политике.
О том, как определить срок полезного использования для основных средств, читайте здесь. О лимите признания объектов основными средствами смотрите тут.
А в вашей организации есть на балансе компьютер? Учитываете ли вы его как единый инвентарный объект? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!
